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Smart Working Factorial

Smart working: come ottimizzare i risultati aziendali e gestire i dipendenti da remoto [+Webinar]

Alla fine del 2019 è apparso un virus che nessuno conosceva e ha portato alla comparsa di una pandemia globale. I diversi paesi hanno decretato misure per fermare la sua espansione, la più difficile è stata la reclusione domestica e, per molte aziende, l’adattamento allo smart working.

Con i confinamento, molte aziende hanno optato per il telelavoro o lo smartworking per continuare la loro attività lavorativa. Ma non tutte le aziende possono adottare una modalità di lavoro agile.

Anche se può sembrare un ossimoro, nell’ambito lavorativo i concetti di libertà e successo sono strettamente correlati. Proprio per questa ragione, molte imprese si stanno evolvendo, includendo nella propria realtà aziendale degli approcci d’organizzazione lavorativa differenti da quelli tradizionali. Stiamo parlando dello Smart Working, che viene adottato sempre di più dai datori di lavoro.

controllo orario smart working

Smart Working: il significato

Lo Smart Working, chiamato anche Lavoro Agile, consiste in una filosofia gestionale che permette ai collaboratori di avere una maggiore libertà e indipendenza a livello di organizzazione degli orari, degli spazi e degli strumenti lavorativi.
Il compromesso? Una maggiore responsabilizzazione rispetto al conseguimento dei risultati.

La normativa nazionale di riferimento

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha trattato l’argomento in questione in un processo iniziato nel 2014.

Il Lavoro Agile è direttamente disciplinato dalla Legge 81 del 22 maggio 2017, che stabilisce le misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato. Al suo interno, negli articoli che vanno dal n. 18 al 24, vengono stabilite le disposizioni volte a favorire lo Smart Working nel lavoro subordinato.

La circolare INAIL n. 48/2017 delinea invece le tutele a livello di salute e sicurezza degli smart workers.

I benefici del Lavoro Agile

Lo Smart Working comprende una maniera di lavorare “intelligente” e concorde allo sviluppo della società odierna, e delle nuove tecnologie. La flessibilità, la personalizzazione e la digitalizzazione, oltre che alla rimozione di barriere orarie e spaziali, permette di aumentare il benessere dei lavoratori, migliorando l’equilibrio tra vita privata e lavorativa e incrementando il welfare aziendale.
Più i dipendenti si sentono liberi d’organizzare il proprio workflow, più saranno predisposti a ottenere i risultati richiesti, riuscendo a superare i propri limiti e le “limitazioni” che impone un ambiente rigido.
Attraverso un’organizzazione autonoma tanto nello spazio lavorativo quanto nell’orario d’ufficio e utilizzando le modalità e le tecnologie più affini alle proprie abilità, i lavoratori non possono che ottenere benefici.

Tutto ciò si riflette direttamente in un aumento della produttività aziendale, un abbattimento dei costi per gli spazi fisici e una riduzione dell’assenteismo.

👉 Potrebbe interessarti questo articolo in cui spieghiamo 9 consigli di produttività per lavorare in smart working e come gestire i lavoratori.

smart working

Come mettere in pratica lo Smart Working?

Il Lavoro Agile si sostenta su quattro colonne portanti:

1.       Ristrutturazione della cultura organizzativa, non più ancorata alla rigidità ma propensa all’adattabilità.

2.       Flessibilità oraria e dei luoghi di lavoro, permettendo agli impiegati di svolgere le proprie mansioni in completa libertà, sempre nel rispetto degli obbiettivi predisposti.

3.       Rivoluzione degli spazi fisici, ristrutturati in modo da potersi sentire come a casa all’interno degli uffici.

4.       Disposizione di attrezzature tecnologiche, che permettano di lavorare utilizzando i mezzi digitali per ottimizzare i risultati.

Gestione delle risorse umane durante telelavoro e smart working

L’era COVID-19 ha fortemente influenzato i dipartimenti delle risorse umane. Le sue funzioni continuano a ruotare attorno a quelle classiche che già conosciamo, ma tenendo conto che molte cose sono cambiate e quelle funzioni sono state ampliate.

Queste funzioni estese e modificate sono:

  • Chiarimento dei dubbi su telelavoro e smart working
  • Chiarimento dei dubbi sulla situazione occupazionale di ciascuno dei dipendenti.
  • Dettagli da modificare nella busta paga.
  • Modifiche ai contratti per il lavoro da remoto.
  • Essere sempre aggiornato sui cambiamenti delle normative relative a smart working e telelavoro..
  • Gestione remota dei dipendenti (orari, ecc.).

Molti dei dipendenti che si trovano a lavorare a distanza potrebbero non esserci stati abituati. Questo è il motivo per cui i reparti delle risorse umane devono essere consapevoli di questo dettaglio.

Possono anche sentirsi isolati perché non interagiscono più con i loro coetanei e sentono che ogni giorno è uguale a quello precedente. Pertanto, le Risorse umane dovrebbero incoraggiare il fatto di sentirsi parte di qualcosa di grande anche quando ci si trova a lavorare da casa.

In che modo le risorse umane possono motivare i dipendenti? Vi diamo alcuni esempi:

  • Prepara guide per il telelavoro lo smart working, includendo informazioni riguardo i decreti legge, le pubbliche amministrazioni, le decisioni del presidente del consiglio, del consiglio dei ministri, ecc…
  • Incoraggia la formazione aziendale online.
  • Organizza riunioni online in modo da non perdere la sensazione di compagnia.
  • Siate aperti ai lavoratori che vi contattano per commentare qualsiasi problema che possa influire sul loro lavoro, come per esempio gli accordi individuali, le modalità di esecuzione del lavoro, gli strumenti tecnologici e disposizione ecc…
  • Scoraggia le chiamate e i messaggi al di fuori dell’orario di lavoro.

👉 Qui trovi delle importanti informazioni sul diritto alla disconnessione durante lo smart working in Italia.

Sappiamo che dopo marzo 2020 sono molte le aziende che hanno introdotto la modalità di lavoro da remoto, ma questa purtroppo non è sempre un’opzione possibile. Vediamo allora come ottimizzare i risultati aziendali anche laddove non è possibile implementare lo smart working.

Il passaggio allo smart working può risultare complicato in diverse aziende e settori. Ascolta le parole di Simone Terreni e scopri come è riuscito a trasformare la sua azienda in un esempio per lo smart working in Italia 👇

Gestione delle risorse umane laddove non è possibile implementare lo smart working nel mezzo della pandemia

Nonostante l’aumento del telelavoro e dello smart working, ci sono molte aziende in cui il lavoro deve essere in presenza, almeno per gran parte dei loro lavoratori.

Ciò non significa che i compiti delle risorse umane non siano cambiati da quando è cambiato tutto. Alcune delle loro nuove funzioni, infatti, coincidono in parte con quelle dei reparti Risorse Umane delle società di telelavoro e smart working. Per esempio:

  • Chiarimento dei dubbi sulla situazione occupazionale di ciascuno dei dipendenti.
  • Preparazione della documentazione necessaria per gli spostamenti.
  • Modifiche al contratto e dettagli per modificare la busta paga: potrebbero esserci modifiche negli accordi individuali e nello stipendio. Ci sono stati casi in cui i lavoratori sono passati dal lavoro a tempo pieno al lavoro a tempo parziale. Ciò significa modificare il contratto e la busta paga.
  • Essere sempre aggiornati sull’aggiornamento delle normative relative al lavoro: questo potrebbe essere considerato il più importante perché il governo ogni giorno emette ordini e bisogna esserne consapevoli.

Ora, oltre a tutto questo, va ricordato che l’ambiente di lavoro non è lo stesso di prima della pandemia. I dipendenti hanno paura di essere infettati e sono irrequieti. Questo è il motivo per cui il lavoro delle risorse umane deve essere orientato alla serenità.

Come gestire le risorse umane in aziende che non possono applicare telelavoro e smart working

Fino ad ora, il telelavoro è stato applicato molto poco in Italia ed è stato nel 2020 con COVID-19 quando si è diffuso di più.

Telelavoro e smart working hanno i loro vantaggi e svantaggi. Da un lato, poche persone sono abituate e hanno difficoltà ad organizzarsi. Dall’altro, i lavoratori si sentono più sicuri nelle loro case contro un possibile contagio.

La realtà è che il telelavoro non è possibile in tutte le aziende. Quando non puoi lavorare da remoto, i luoghi di lavoro sono luoghi che non ispirano sicurezza, soprattutto quando sono grandi aziende e ci sono molti lavoratori nello stesso spazio.

Inoltre, il fatto di non poter telelavorare può far sì che alcuni lavoratori non si sentano a proprio agio in azienda.

Vedremo come il dipartimento Risorse umane può risolvere questo problema.

Suggerimenti sulla sicurezza per le aziende che non possono applicare lo smart working

Come abbiamo visto sopra, le aree Risorse Umane hanno la funzione di prevenire i rischi professionali. Ciò implica sia gli standard che i lavoratori devono soddisfare sia altri standard che l’azienda deve applicare.

Standard che i lavoratori devono rispettare:

  • Obbligatorio l’uso della mascherina: è bene informare i dipendenti sui modelli più sicuri che permettono di proteggere sia chi le indossa che gli altri. Anche le mascherine igieniche o chirurgiche sono appropriate, mentre bisognerebbe scoraggiare l’uso di quelle che proteggono solo chi le indossa.
  • Non andare sul posto di lavoro se hai sintomi di COVID-19 o sei stato in contatto con una persona che ne ha sofferto.

Standard a cui le aziende devono conformarsi:

  • Pulizia e disinfezione del posto di lavoro ogni volta che ci sono cambi di turno.
  • Presenza di gel idroalcolico in vari punti del luogo di lavoro in modo che i dipendenti possano lavarsi le mani regolarmente.
  • Il virus viene trasmesso principalmente per via aerea, quindi deve esserci un’adeguata ventilazione in tutto lo stabilimento. Per questo è possibile aprire porte o finestre o disporre di sistemi di ventilazione meccanica.
  • Mantenere le distanze di sicurezza quando possibile. Se ciò non è possibile, sarà necessario installare barriere protettive tra i lavoratori. Nel caso in cui anche quest’ultima non sia possibile, il ricorso alla protezione individuale è del massimo obbligo.
  • Stabilire diverse zone di entrata e di uscita.
  • Evita di far timbrare la giornata lavorativa ai dipendenti con l’impronta digitale.
  • Incoraggia l’uso delle scale e lascia l’ascensore per l’essenziale.
  • Capacità limitata di aree comuni e sale da pranzo.

👉 Se vuoi approfondire questo punto, ti rimandiamo al seguente articolo: la gestione dei turni in smart working vs riapertura degli uffici.

Tutti i lavoratori devono conoscere gli obblighi che loro e l’azienda devono adempiere. Saranno le Risorse Umane a riferire tutto.

Come evitare la fuga di talenti se la tua azienda non può offrire il telelavoro e smart working

Possono esserci lavoratori scoraggiati dall’impossibilità di offrire telelavoro e smart working. Per evitare la fuga di talenti per questo motivo, l’azienda deve offrire ogni tipo di motivazione e incentivo.

Vediamo alcuni possibili.

  • Formazione online e personalizzata: per motivare il lavoratore è necessario un piano di carriera in cui vede di poter progredire all’interno dell’azienda. Inoltre, l’adozione di nuove tecnologie dà luogo a nuove esigenze di formazione. Per questo motivo, i dipartimenti delle risorse umane devono progettare piani di formazione online in base alle esigenze di ciascuna posizione.
  • Politiche di conciliazione: le politiche di conciliazione possono fornire validi motivi per trattenere i dipendenti. L’azienda deve essere aperta a rendere gli orari più flessibili in modo che i suoi lavoratori possano prendersi cura dei propri figli o delle persone a carico o degli anziani. Tutte queste figure avranno bisogno del lavoratore che si prenda cura di loro e anche con i bambini c’è la possibilità di chiusura di scuole e asili nido.
  • Promozione della comunicazione: i reparti Risorse Umane devono promuovere la comunicazione per trasmettere sicurezza al personale, che si sente valorizzato e parte dell’azienda. In questo modo si sentiranno più coinvolti. Per renderlo più chiaro, vi lasciamo un articolo con un template gratuito sul piano di comunicazione interna in azienda.
  • Compensazioni e benefici: in questo periodo di pandemia, può essere richiesto uno sforzo maggiore da parte dei lavoratori, quindi è importante che vedano valorizzata la loro prestazione lavorativa. I dipendenti che vedono riconosciuto il proprio lavoro sono più impegnati rispetto ai dipendenti di aziende che non offrono loro alcuna ricompensa.

Factorial: il software che rende il lavoro smart

Ci sono piattaforme che tutte le aziende possono utilizzare per aiutare i dipendenti nella loro quotidianità. Sono strumenti validi sia per le aziende che hanno applicato il telelavoro e lo smart working sia per quelle che non possono lavorare da remoto. È proprio nel campo di telelavoro e smart working che entra in gioco Factorial. Il nostro software migliora la gestione delle Risorse Umane, grazie alle sue molteplici funzionalità.

Dimenticati di mille scartoffie, calendari segnati a penna: tutto sarà ordinato e in un unico posto. Nel nostro cloud potrai trovare tutte le informazioni, le comunicazioni importanti e i documenti aziendali; con il calendario virtuale potrai facilmente gestire ferie, assenze e orari di lavoro dei tuoi dipendenti; oltre che poter prendere le migliori decisioni grazie ai report e indici personalizzati e l’organigramma aziendale generato automaticamente dal nostro programma.

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I'm a communication specialist, international oriented with a creative mind and a divergent thinking, willing to change the world. Content Marketer & Country Manager for the Italian Market @ Factorial HR https://www.linkedin.com/in/nicolo-rossi96/

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