Software gestione risorse umane: tutto ciò che c’è da sapere

Negli ultimi anni i dipartimenti delle risorse umane si stanno evolvendo notevolmente, non solo per le tendenze del settore, ma anche per l’emergere di nuovi concetti come: la “cultura aziendale”, la “retribuzione emotiva” ecc. Tali concetti mettono in primo piano il benessere dei dipendenti, dal momento che sono considerati la risorsa più importante di un’azienda.

Le imprese che investono più tempo e risorse per gestire e formare i propri dipendenti, sono quelle che trattengono meglio i talenti e hanno una produttività elevata. In questi ultimi mesi stiamo vivendo in un contesto sociale che ha imposto la digitalizzazione di molte attività lavorative per poter lavorare in smart working. La crisi causata dal Coronavirus, ha reso necessario gestire da casa tutti gli aspetti delle risorse umane con un software, semplice ed intuitivo, appositamente progettato per il dipartimento delle risorse umane.

Un software HR aiuta a digitalizzare le aziende e ad adattarle al futuro (e al presente), oltre ad offrire un maggiore controllo sull’orario di lavoro e sui documenti dei dipendenti. Pertanto, i manager  delle risorse umane hanno più tempo per concentrarsi sui talenti e sulle strategie che apportano valore all’azienda.

Di seguito spieghiamo passo per passo ciò che costituisce un software per le risorse umane e come può aiutarti nella gestione della tua azienda.

software-risorse-umane

Sommario

Cos’è un software delle risorse umane?

I professionisti delle risorse umane devono svolgere molte attività ripetitive durante le loro giornate lavorative, come firmare contratti, selezionare i candidati per una nuova posizione, controllare le ore di lavoro per ogni lavoratore, gestire le ferie dei dipendenti, licenziamenti, onboarding … E così tante altre attività che meritano un articolo a parte.

Sebbene fino a poco tempo fa, un responsabile delle risorse umane era sepolto da tutti i documenti da gestire, oggi grazie alle nuove tecnologie alcuni processi che richiedevano ore sono automatizzati. Il software gestionale per le risorse umane è un’unica soluzione per le diverse esigenze del dipartimento risorse umane.

Il software hr  “digitalizza” e automatizza le attività più complesse. Infatti Oltre a far risparmiare tempo, permette di evitare errori umani. Lo scopo di questi programmi è facilitare il lavoro dei responsabili delle risorse umane, e permettergli di dedicare più tempo alla gestione delle persone, non solo alle loro buste paga o all’orario lavorativo. Inoltre, un programma per le risorse umane agevola la comunicazione e le interazioni tra il dipartimento HR e i lavoratori di un azienda.

I vantaggi della digitalizzazione del reparto risorse umane con software

Se lavori nel dipartimento Risorse umane della tua azienda, è possibile che passi ore a svolgere attività manuali. Come approvare le vacanze, gestire le ricevute salariali, firmare documenti e persino comunicare con i dipendenti per far compilare e firmare loro il registro delle presenze. Se ti stai identificando con tutto ciò sei nel posto giusto.

Non pensi che alcune di queste attività potrebbero essere automatizzate? Hai la sensazione di perdere tempo in cose che potrebbero essere modificate e cambiare radicalmente il significato delle risorse umane? La digitalizzazione delle risorse umane le sta migliorando, ed ecco un elenco di vantaggi per dimostrarlo:

1.Meno errori

Ti ricordi che abbiamo parlato di errore umano? Con questo non ci riferiamo solo a un errore nel registro delle ore di lavoro, confondendo un 4 con un 9, o piccoli scivoloni come questo. Se tutte le informazioni sono chiare e possono essere facilmente consultate, è possibile, ad esempio, organizzare le ferie dei lavoratori senza sovrapposizioni.

2.Maggiore sicurezza

Proteggere tutte le informazioni sensibili dei tuoi lavoratori con una chiave è la cosa meno sicura al mondo; I tempi sono cambiati e ora hai la possibilità di migliorare il tuo sistema. Quando i dati sono custoditi su cloud e crittografati, puoi fornire autorizzazioni univoche in modo che ogni dipendente possa accedere solo ai propri documenti (e questo ti farà risparmiare tempo, poiché non dovrai cercarli fisicamente).

3.Trasparenza 

Sia per il dipartimento Risorse umane che per i lavoratori e un’eventuale ispezione del lavoro e della sicurezza sociale è importante avere il pieno controllo di tutte le informazioni che vengono create, sii chiaro riguardo a quando è stato creato un documento/contratto e dove trovarlo. Se è un programma intuitivo, migliorerà anche l’esperienza che il tuo dipendente avrà; il quale potrà accedere facilmente a tutte le informazioni che lo riguardano.

4. Informazioni sempre aggiornate

Con pochi clic puoi inviare documenti e chiedere ai tuoi dipendenti di firmare, nonché di apportare modifiche alle informazioni che hai inserito nel programma. Considerando che un software per risorse umane diminuisce le attività amministrative, l’aggiornamento dei dati richiederá molto meno tempo, quindi è possibile farlo più rapidamente (cioè automatizzando le modifiche da apportare).

5.  Disponibilità immediata di qualsiasi documento

Non dovrai più passare un’ora a cercare un documento che non sai dov’è stato collocato. In pochi secondi avrai a portata di mano il documento che ti serve.

6. Migliore organizzazione dell’azienda

Con le informazioni più ordinate, chiare e disponibili per tutti, l’organizzazione dell’azienda migliora, così come la comunicazione interna. Con il software per le risorse umane che, ad esempio, ha un organigramma aziendale, tutti i dipendenti sapranno a chi rivolgersi se desiderano lavorare con un team o fare una domanda su un processo specifico. Inoltre, con la possibilità di assegnare autorizzazioni ai supervisori, la catena di comando sarà anche molto più definita.

7. Monitoraggio e follow-up dei processi

Ciò ha a che fare con la trasparenza e la possibilità di accedere a tutti i dati necessari. Quando hai tutte le informazioni a portata di mano, è molto facile rilevare possibili errori, nonché analizzare i dati, fare relazioni e trarre conclusioni più significative.

E tutto ciò può essere riassunto in due concetti; risparmio di tempo ed efficienza. Ciò porta inevitabilmente a un miglioramento della produttività, a partire dal dipartimento Risorse umane e terminando con il resto dei lavoratori in generale.

Problemi che i software delle risorse umane risolvono

Sì, è tutto molto buono e molto promettente. Ma in che modo un software per le risorse umane migliora nella pratica il business di un’impresa? Di seguito elenchiamo tutti i problemi che un programma HR risolve.

Gestione dei documenti e firma digitale

Con un software di gestione dei documenti sarai in grado di archiviare tutti i documenti della tua azienda in un unico luogo centralizzato e più sicuro; più sicuro perché puoi decidere cosa è pubblico, cosa è privato, cosa necessita dell’autorizzazione di accesso e quali utenti hanno accesso univoco.

Con questo tipo di soluzioni avrai anche assistenza nella gestione delle buste paga e le variazioni che si verificano in queste possono essere elaborate più facilmente. E puoi usare la firma digitale per semplificare qualsiasi gestione relativa a contratti o altri documenti in qualunque momento e da qualunque posto!

Controllo orario lavorativo dei dipendenti

Ti consigliamo di rispettare le misure legislative per controllare l’orario di lavoro dei dipendenti, con un metodo valido per eventuali ispezioni di lavoro.

Un software consentirà ai tuoi dipendenti di registrare le loro ore  lavorative in diversi modi; dovrai scegliere quello più adatto alle esigenze della tua azienda.

Questo tipo di soluzione riduce l’assenteismo e aiuta a calcolare gli straordinari.

Controllo dell’assenza e calendario del team

Riesci a immaginare di vedere facilmente le ferie imminenti dei tuoi dipendenti e di essere in grado di organizzare i loro turni in modo più efficiente?

Con un software che si occupa di questo aspetto, è possibile avere queste informazioni sempre aggiornate e disponibili per la consultazione; Conoscerai i giorni di ferie che ogni lavoratore ha a disposizione, le ferie utilizzate … puoi persino creare assenze personalizzate a seconda delle esigenze!

Con questi dati, avrai la possibilità di gestire meglio i team e le politiche di ferie che desideri.

Assunzione e selezione di nuovi talenti

Se desideri un portale di lavoro che attiri l’attenzione dei professionisti più preparati, hai bisogno del software ATS. Crea offerte di lavoro, tieni traccia dei candidati e dimentica il filtraggio manuale dei curriculum.

Una volta fatto ciò, un software per le risorse umane ti permetterà anche di realizzare un piano di onboarding automatizzato che migliora la soddisfazione dei tuoi dipendenti e facilita il processo di inserimento.

Valutazione delle prestazioni o della produttività

Se analizzi la produttività dei tuoi dipendenti e i risultati delle loro attività, puoi adattare le tue strategie e vedere come puoi aiutarle.

Scegli il tipo di valutazione delle performance che ritieni possa funzionare meglio e applicalo. Creare report per analizzare le informazioni.

Raccolta e analisi dei dati

Quando tutte le informazioni della tua azienda si trovano nello stesso posto, è molto facile e veloce analizzarle e prendere decisioni basate su dati qualitativi.

Portale dei dipendenti

Il fatto che il dipendente abbia accesso alle informazioni di cui ha bisogno ti toglie molto lavoro dalle spalle; invece di contattarti, cercherà le informazioni sul portale hr. Anche per i lavoratori ciò sarà una cosa positiva; Tutto ciò che devi fare in relazione alle risorse umane dell’azienda sarà molto più veloce e non ti sottrarrà del tempo che puoi dedicare alle tue attività.

Tipi di software per risorse umane

Esistono molte soluzioni che mirano a risolvere problemi specifici che potrebbero avere i dipartimenti delle risorse umane delle aziende.

Ad esempio, ci sono software per la rilevazione delle presenze, che permettono di controllare le ore di lavoro in vari modi offrendo opzioni di registrazione varie come i metodi che utilizzano le impronte digitali o un codice QR, ecc. Esistono poi i software specifici per la gestione dei documenti o HRIS, progettati per la gestione stipendi e documenti in generale. Esistono molte soluzioni e puoi scegliere una o più specifiche che coprono più fronti (o tutti).

Vuoi digitalizzare il tuo dipartimento delle risorse umane per lavorare al meglio da remoto e adattarti alla crisi del Coronavirus? Factorial offre un periodo di prova gratis illimitato.

Tra i software che cercano di risolvere più di un problema e diventano così “‘unica soluzione”, dobbiamo distinguere tra:

Software installati su un dispositivo. Questi richiedono un download e l’installazione, poiché sono programmi fisici che devono essere installati su un computer o un altro dispositivo.

Software ospitato nel cloud. Non richiedono download o installazione e sono completamente online. Questi, oltre a fornire una maggiore sicurezza non dipendono affatto da alcun tipo di supporto fisico, sono più accessibili.

Quali domande ti devi porre quando cerchi un software per le risorse umane?

Non tutte le aziende beneficiano dello stesso tipo di software per risorse umane. Inoltre, oggi ci sono molte opzioni tra cui scegliere, ed è per questo che dovresti porti alcune domande quando scegli l’uno o l’altro.

Quali sono le esigenze del dipartimento risorse umane? E l’azienda?

Indagare su questo punto prima di iniziare a cercare soluzioni; e chiediti anche se hai davvero bisogno del software delle risorse umane o se non è ancora arrivato il momento. Una buona strategia è, ad esempio, quella di cronometrare il tempo che dedichi alle attività, facendo un elenco di esse e visualizzando come sarebbe la tua giornata con un programma specializzato. C’è una differenza sostanziale?

Trova i punti più conflittuali nel tuo dipartimento e vedi se possono essere risolti con un software per le risorse umane.

Quanti dipendenti hai? Che profili hanno?

La quantità di lavoro che hai come responsabile delle risorse umane non sarà la stessa con 5 dipendenti come con 50. Inoltre, questo determinerà anche il tipo di software che funziona meglio per te; Ad esempio, se hai più dipendenti, vorrai una soluzione che ti consenta di inviare documenti in blocco ai tuoi dipendenti e non uno per uno. Molte volte, il volume dei dipendenti determina anche il prezzo del programma, quindi questo è un punto importante.

Hai dipendenti che non vanno in ufficio ma devono comunque firmare? Sono esperti di tecnologia o hanno bisogno di una soluzione semplice e facile da usare? Hai bisogno di software disponibile anche su dispositivi mobili? Pensa a come i tuoi lavoratori saranno in grado di adattarsi al software giorno per giorno. O, meglio, pensa a come il software può adattarsi a loro e alle loro routine.

Ecco ciò che dovresti aspettarti da un buon software per le risorse umane

Ora che hai le idee chiare su ciò che desideri, sarai interessato a sapere ciò che dovrebbe includere un software per le risorse umane per esserti utile. Ecco i nostri consigli per scegliere il miglior software per le risorse umane.

Archiviazione delle informazioni nel cloud

Potresti sentirti più sicuro con un mezzo più “fisico”, che può essere utilizzato solo su computer aziendali. Tuttavia, sei interessato a dare un facile accesso alla piattaforma da qualsiasi luogo, soprattutto se di solito ci sono dipendenti che lavorano in smart working o se i tuoi dipendenti non lavorano sempre in ufficio.

Inoltre, la possibilità di archiviare tutte le informazioni nel cloud ha un vantaggio in termini di sicurezza, non solo di accessibilità. E questo ci porta al punto successivo.

Sicurezza e privacy

I dati di un lavoratore sono un argomento delicato; lo sai più di chiunque altro. Il programma scelto dovrà garantire la loro sicurezza e rispettare gli standard più severi per raggiungere questo obiettivo.

Ma non solo quello; Dovrebbe inoltre darti la possibilità di assegnare le autorizzazioni per la revisione di determinati dati, in modo tale che ogni dipendente sappia chi ha accesso alle proprie informazioni e chi no, oltre ad avere un posto dove solo lui può accedervi.

Portale dei dipendenti intuitivo

A che serve una soluzione che non può essere implementata? Se il programma che scegli è difficile sia per te che per i tuoi dipendenti e passi più tempo a imparare a usarlo che a risolvere problemi e ottimizzare i processi … 

L’obiettivo di questo software è di agevolare le attività lavorative, e anche di consentire ai lavoratori di eseguire la firma o la firma di documenti, ad esempio, più velocemente.

Sincronizzazione automatica

Se stiamo parlando di un software di gestione ferie e permessi, i giorni di assenza devono essere aggiornati automaticamente quando un dipendente apporta modifiche. Pertanto, le informazioni saranno sempre aggiornate e sarà più facile lavorare e programmare le attività. In tal caso, processi come l’inserimento di nuovi dipendenti o l’invio di documenti possono essere automatizzati, risparmiando molte ore di lavoro.

Inoltre il software deve essere integrato con qualsiasi strumento che si utilizza quotidianamente.

Adattato alla legislazione attuale (con aggiornamenti)

Oltre a rispettare le normative sulla sicurezza dei dati e la GDPR, dovrà adeguarsi a qualsiasi legge con la quale devi lavorare sul posto di lavoro. Ad esempio, la legge sul controllo dell’orario lavorativo se si desidera utilizzare il software per registrare le ore dei dipendenti.

Altrettanto importante è che il Software si evolva e sia sempre al passo con le nuove leggi; Il software deve essere sempre conforme alle ultime modifiche normative, per assicurarti di fare tutto nel modo più corretto possibile.

Prova il software per le risorse umane di Factorial

In Factorial vogliamo fornire ai dipartimenti delle risorse umane lo strumento migliore, quello che risolve tutti problemi e si adatta alle esigenze dell’azienda.

Vuoi digitalizzare il tuo dipartimento delle risorse umane per applicare il telelavoro e adattarti alla crisi del Coronavirus? Factorial offre un periodo di prova gratis illimitato.

software-risorse-umane

This post is also available in: Español Deutsch Français Português PT Português BR

Leave a Comment