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Diritto alla disconnessione: una panoramica su smart working e Italia

Cos’è il diritto alla disconnessione? Come funziona in Italia? Ma soprattutto… qual è la situazione relativa ai dipendenti in smart working? Cerchiamo di capirne qualcosa in più.

In un mondo del lavoro sempre più digitalizzato e interconnesso, abbiamo sempre vicino a noi dispositivi che ci aiutano nella comunicazione, nella gestione dei documenti, nel controllo dello stato dei nostri progetti, nella gestione di ferie e permessi e chi più ne ha più ne metta. È chiaro che, in un contesto simile, il rischio di ricadere in una situazione di “over-comunication” sia molto elevato.

Le nuove possibilità di reperibilità costante e connessione totale hanno avuto un impatto straordinario in ogni realtà lavorativa. Hanno portato a facilitare lo scambio di informazioni fra colleghi e diversi reparti di un’azienda, semplificato i processi di recruiting, velocizzato moltissimi processi operativi e decisionali e sicuramente aumentato la nostra produttività. Quello che molti di noi non si sono mai chiesti, però, è quale possa essere il rovescio della medaglia.

In contrapposizione a tutti questi benefici, dipendenti e manager rischiano di vedersi intrappolati in un loop di continua comunicazione, rendendo difficile la separazione fra lavoro e vita privata. Fortunatamente, esistono dei contesti normativi che, soprattutto in questo nuovo contesto di smart working, tutelano i lavoratori favorendone e garantendone la disconnessione.

Scopriamo insieme cos’è il diritto alla disconnessione, perché la sua tutela sia di fondamentale importanza e quali scenari potrebbero aprirsi in un futuro paradigma lavorativo dominato dallo smart working.

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Cos’è il diritto alla disconnessione dei lavoratori?

Il diritto di disconnessione si riferisce in breve al diritto di dipendenti di disconnettersi dal lavoro e di non ricevere o rispondere a qualsiasi e-mail, chiamata, o messaggio al di fuori del normale orario di lavoro.

Nei luoghi di lavoro possono crearsi aspettative implicite o esplicite riguardo al controllo delle e-mail a casa e durante la notte, come così come durante i fine settimana e le vacanze, soprattutto da parte di manager e supervisori. Questo collegamento costante e la conseguente mancanza di riposo porta con sé importanti rischi psicosociali per i dipendenti, compresa l’ansia, la depressione e il burnout.

Il diritto alla disconnessione è stato pensato per stabilire dei confini marcati alle comunicazioni dopo l’orario di lavoro e per fornire ai dipendenti il diritto di non impegnarsi in alcuna attività lavorativa una volta a casa. Esso riguarda non solo il diritto di scollegarsi, ma anche quello di non essere rimproverati per non essersi connessi (o, al contrario, premiati per essere rimasti collegati quando si sarebbe potuto non farlo).

Il diritto alla disconnessione a livello legale, trova il primo riscontro in Francia nel 2016 all’interno della “Loi du Travail”. Questa legge ha introdotto l’obbligo, per le aziende di almeno 50 dipendenti, di regolamentare il tempo libero dei dipendenti assieme al divieto di inviare comunicazioni fuori dall’orario di lavoro. Dopo l’iniziativa francese, anche in Italia dal 2017 è stato introdotto il diritto alla disconnessione, così come in Spagna nel 2018 e ora altri Paesi, europei e non, stanno valutando di inserire il diritto alla disconnessione nel proprio ordinamento nazionale.

Diritto alla disconnessione in Italia

Ora che ne abbiamo definito con più precisione il significato e l’importanza, è arrivato il momento di guardare alla situazione nel nostro Paese. Come funziona il diritto alla disconnessione in Italia?

In Italia, come accennavamo, il diritto alla disconnessione è stato introdotto per la prima volta con la legge 81/2017, la cosiddetta legge sullo smart working. L’articolo 19 della legge specifica come l’accordo di smart working debba contenere delle “misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche del lavoro”. In questo caso, viene imposto che il tempo libero venga definito dal contratto ma non c’è indicazione di alcuna norma generale che funga da “quadro” per tutti i lavoratori in smart working.

Salta all’occhio che, seppur fattivamente presente nell’ordinamento, il diritto alla disconnessione non viene mai nominato come tale e che la sua applicazione ricada nella negoziazione individuale. Lasciando i termini relativi alla disconnessione all’accordo tra datore di lavoro e dipendente, la legge concede ampio respiro ad abusi e iniquità che possono essere perpetrati dal datore di lavoro. Oltre a questo, come detto, in Italia la norma riguarda solamente i lavoratori in smart working. Sarebbe opportuno invece avere una norma che estenda tale diritto a tutte le categorie di lavoratori e soprattutto a quelli ai quali, pur non lavorando in regime di smart working, viene richiesto un alto grado di reperibilità.

Alcune imprese italiane, già nel passato, si sono distinte per l’apertura a concedere tutele speciali ai propri dipendenti relativamente al diritto alla disconnessione ma così non accade per tutte le aziende indistintamente. Il recente avvento della pandemia ha risollevato fortemente la questione e non è da escludersi la futura introduzione di una nuova legge a riguardo.

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Il punto di vista del Garante della Privacy italiano

Il presidente del Garante per la protezione dei dati personali ha espresso un interessante punto di vista nella sua audizione del 13 maggio 2020 sulle “ricadute occupazionali dell’epidemia da Covid-19”.

Il presidente del Garante ha affermato come sia necessario assicurare “in modo più netto di quanto già previsto – anche quel diritto alla disconnessione, senza cui si rischia di vanificare la necessaria distinzione tra spazi di vita privata e attività lavorativa, annullando così alcune tra le più antiche conquiste raggiunte per il lavoro tradizionale”.

Oltre all’importante tema della tutela del tempo libero del lavoratore, il presidente del Garante si è soffermato anche sulla necessità di impedire ai datori di lavoro “un computer dotato di funzionalità che consentano al datore di lavoro di esercitare un monitoraggio sistematico e pervasivo dell’attività compiuta dal dipendente tramite, appunto, questo dispositivo”. In questo modo è stata ricalcata l’importanza non solo del diritto alla disconnessione, ma anche del prevenire gli eccessi nell’utilizzo del potere di controllo da parte del datore di lavoro.

Rischio di stress e abbassamento della produttività

Oltre a costituire un importante diritto a tutela del tempo libero del lavoratore, il diritto alla disconnessione per i dipendenti in smart working è di fondamentale importanza per prevenire l’insorgenza di problematiche o disturbi legati al lavoro.

La diminuzione o, in alcuni casi, la totale mancanza di separazione fra lavoro e vita privata comporta rischi gravissimi per la salute psicologica dei lavoratori. I principali danni causati possono essere:

  • Tecnostress: ovvero lo stress derivato da un utilizzo lavorativo incorretto delle nuove tecnologie, che porta a sovraccaricare i flussi di informazione generando ansia, insonnia e mal di testa.
  • Sindrome da burnout: ovvero un grave logorio psichico ed emotivo derivato dallo stress lavorativo che può sfociare in disturbi dissociativi, aggressività e svariate problematiche fisiche

Oltre ai rischi patologici della mancata disconnessione, l’eccessivo sovraccarico di informazioni e la costante necessità di mantenere un’elevata attenzione può tradursi in una drastica diminuzione della produttività individuale. Nella valutazione della performance del personale, è importante tenere a mente la stanchezza fisica e la demotivazione. Questi elementi, infatti, possono portare il lavoratore “iperconnesso” ad essere incredibilmente meno efficiente di un lavoratore più moderato.

Come impostare e valutare il diritto alla disconnessione nella tua azienda

Sei un dirigente o responsabile HR e vorresti regolamentare il diritto alla disconnessione nella tua azienda? Impostare una comunicazione basata sulla trasparenza è sempre il primo passo ma, se non sai da dove cominciare, ecco alcuni consigli pratici per implementare il diritto alla disconnessione in modo chiaro ed efficace per i lavoratori in smart working.

Definisci chiaramente limiti e motivazioni

Quando si incomincia un processo per l’introduzione del diritto di disconnessione in un luogo di lavoro, è importante assicurarsi che i dipendenti capiscano ciò che comporta. In breve, ha 3 elementi principali:

  • Il diritto di un dipendente a non svolgere attività lavorative al di fuori del normale orario di lavoro
  • Il diritto a non subire alcuna conseguenze negativa per non averlo fatto
  • L’obbligo per gli tutti di rispettare il diritto alla disconnessione altrui (per esempio, non inviando email fuori orario)

Nonostante i primi due vengano quasi sempre facilmente rispettati, il terzo può venire facilmente trascurato (soprattutto dai manager). È importante, invece, farlo rispettare in quanto essenziale per assicurarsi che non venga attribuita ad un singolo dipendente tutta la responsabilità.

È altrettanto importante ricordare come il diritto alla disconnessione non implica un obbligo automatico. I dipendenti devono poter essere ancora in grado, volontariamente, di utilizzare gli strumenti di lavoro dopo l’orario in caso di esigenze particolari, purché tali circostanze siano state definite in precedenza.

Un altro aspetto rilevante riguarda la spiegazione del motivo per cui viene regolamentato il diritto alla disconnessione e quali sono i rischi se del non farlo.

Come abbiamo già detto, un collegamento costante con il lavoro e la conseguente mancanza di riposo può avere importanti implicazioni per la salute dei dipendenti e sul rendimento complessivo dell’azienda. Definire chiaramente il lo scopo principale è fondamentale per la sua attuazione. Al contrario, comunicare semplicemente che si tratta di un obbligo legale potrebbe far sì che dipendenti e manager vedano il diritto alla disconnessione come una mera necessità legale senza un vero significato.

Definisci sia le cause che gli effetti del diritto alla disconnessione

Non ci sarebbe bisogno del diritto alla disconnessione se non ci fossero problemi organizzativi di fondo negli ambienti di lavoro. La maggior fonte di preoccupazione dei dipendenti è l’elevato carico di lavoro, che non sono in grado di svolgere durante la normale giornata lavorativa. Questo porta spesso molti quindi a lavorare ore aggiuntive (spesso non retribuite) per la necessità di essere collegati al lavoro.

Le cause principali vanno dalla pressione reale o percepita da parte dei manager, alla paura di perdere conversazioni importanti, passando per il timore che non rispondere alle mail dopo l’orario di lavoro o il fine settimana significherebbe una mancanza di impegno, influendo negativamente sulla loro carriera.

Al contrario, i dipendenti possono anche rimanere connessi se il comportamento viene adeguatamente ricompensato dal datore di lavoro. Il diritto alla disconnessione, certo, non può risolvere tutti i problemi organizzativi, ma è di sicuro un primo passo.

Analizza la situazione di partenza

Prima di implementare il diritto alla disconnessione dovresti iniziare con un’analisi della situazione in corso, scoprendo le abitudini di tutto il personale. Quante email vengono inviate fuori dall’orario di lavoro? Quante chiamate e altri messaggi? Ci sono differenze tra i diversi dipartimenti, o tra i diversi team? È una caratteristica costante, stagionale o legata a determinati eventi come il lancio di prodotti o servizi? Analizza tutti gli strumenti di comunicazione, e quindi email, telefonate e strumenti non ufficiali o privati come come WhatsApp e Slack. Sulla base di questi dati iniziali, potrai sviluppare una strategia adeguata a livello globale o adattarla ad ogni team o reparto.

Definisci con chiarezza l’orario di lavoro

Come abbiamo appena accennato, è possibile che la disconnessione influisca in modo diverso sui diversi reparti aziendali e che sia necessario sviluppare e concordare soluzioni diverse per i team che svolgono funzioni non paragonabili. Particolare attenzione dovrebbe essere data ai dipendenti che lavorano regolarmente con clienti o collaboratori in diversi fusi orari. Una chiara comunicazione tra i dipendenti e il datore di lavoro per definire quale siano l’orario di lavoro e i periodi di disponibilità e di riposo normali, è essenziale. Senza questo importante elemento, i dipendenti potrebbero non essere in grado di esercitare appieno il diritto, o potrebbero anche vederlo come controproducente e trovare il modo di aggirare le disposizioni.

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Educa e sensibilizza i manager in primo luogo sul diritto alla disconnessione

I manager giocano un ruolo cruciale nell’implementazione di qualsiasi diritto alla disconnessione, in particolare i dirigenti. Se un manager continua a inviare email dopo la fine della giornata lavorativa e si aspetta una risposta immediata dai componenti del suo team, questo influenzerà inevitabilmente il comportamento dei dipendenti nel rispettare il diritto alla disconnessione.

Al contrario, quando i manager ricevono una formazione adeguata sull’importanza del diritto di disconnettersi e sull’uso corretto degli strumenti di lavoro, possono garantire che la politica sia seguita sia dando il buon esempio e avviando conversazioni costruttive con i membri del loro team. Il tuo dipartimento delle risorse umane dovrebbe essere disponibile per fornire ulteriore supporto ai manager in caso di bisogno.

Crea un sistema di controllo adeguato

Nonostante decisioni drastiche, come lo spegnimento del server di posta elettronica aziendale fuori dall’orario di lavoro, possono forse essere controproducenti, ci sono altre soluzioni che possono essere integrate nella tua strategia di controllo del diritto alla disconnessione.

Fra questi, l’invio di promemoria automatici o messaggi di avvertimento agli utenti che cerchino di inviare email dopo l’orario stabilito e l’impostazione di ritardi programmati sulle email inviate di notte, e che quindi vengano consegnate solo al mattino. Le possibilità sono molteplici, ma sicuramente aggiungere degli incentivi al rispetto delle regole risulta importante.

Garantisci pari opportunità a tutti i lavoratori

Padri e madri hanno tradizionalmente più responsabilità per la famiglia e la casa rispetto ai lavoratori senza figli e potrebbero non essere in grado di rimanere connessi dopo la fine della giornata lavorativa normale, anche volendo.

Questo aspetto vale in particolare per le madri appena rientrate dalla maternità, per le quali il diritto alla disconnessione potrebbe avere un impatto positivo proporzionalmente maggiore rispetto ad altri dipendenti. Oltre a questo, i genitori possono anche avere bisogno di maggiore flessibilità oraria per poter lasciare il lavoro in anticipo ma di riconnettersi poi di notte, quando i loro figli dormono. È quindi importante avere una prospettiva di genere e di pari opportunità in mente quando si introduce un regolamento sul diritto alla disconnessione. Massimizzarne i benefici è importante, per evitare risvolti negativi e tutelare le responsabilità familiari di ognuno.

Comunica i cambiamenti in maniera tempestiva e costante

Come tutti i cambiamenti, anche l’introduzione di un regolamento per il diritto alla disconnessione necessita di tempo per essere assorbito. Comporta in molti casi un cambiamento culturale sia a livello individuale che organizzativo ed è importante gestire le risorse umane coinvolgendo tutti i dipndenti nello sviluppo e nell’implementazione di un nuovo modo di lavorare.

In quanto datore di lavoro o responsabile HR, dovresti sviluppare una strategia di comunicazione completa per informare i dipendenti prima dell’introduzione del progetto e durante il suo sviluppo, in modo che i dipendenti abbiano tempo di capire il contesto e le motivazioni del cambiamento. Una volta che la politica è stata adottata, una comunicazione è necessaria affinché i dipendenti ricordino quale sia la politica e quali le condotte di comportamento da adottare.

È importante che la comunicazione sia chiara e non abbia ambiguità sia nello scopo che nel metodo di attuazione. La comunicazione deve raggiungere tutti i livelli dell’azienda, dai nuovi assunti fino ai membri dirigenziali di alto livello. È importante inoltre ricordare a tutti regolarmente la politica riguardo il diritto alla disconnessione e la sua importanza.

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