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Portale dipendenti: cos’è e perché averne uno nella tua azienda

Il portale dipendenti, in inglese HR portal, sta diventando uno strumento che si sta usando sempre di più sul posto di lavoro. È una risorsa che offre notevoli vantaggi operativi e garantisce una comunicazione fluida tra il personale e i responsabili di ciascun dipartimento. Ma cos’è davvero un portale dipendenti e quali sono tutti i suoi vantaggi?

Vediamo in quest’articolo l’importanza di avere un portale del dipendente e quali sono tutti i suoi lati positivi, sia per i lavoratori che per l’azienda.

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Cos’è il portale dipendenti

Il portale dipendenti è uno strumento online in cuiazienda e dipendenti scambiano informazioni e documentazione online, in modo sicuro e affidabile. Entrambi sono collegati tramite un sito Web o un’app che consentono una migliore gestione di tali informazioni da entrambe le parti. Il portale dei dipendenti è un canale fondamentale per medie e grandi imprese per stabilire una comunicazione efficace e ufficiale con i propri lavoratori, che consente loro di accedere a molte informazioni indispensabili, come, tra l’altro, buste paga o certificati aziendali. In altre parole, è una risorsa che rappresenta un nuovo modo di lavorare e gestire le informazioni dei lavoratori, promuovendo la produttività dell’azienda e l’accesso alle informazioni personali e alle comunicazioni ufficiali da parte del lavoratore.

Oggi più che mai, sta diventando uno strumento sempre più frequente sul posto di lavoro, anche perché siamo sempre più consapevoli che dovremmo abbandonare gli strumenti tradizionali, i cosiddetti analogici che ci costringono a usare tanta carta, e dovremmo preferire la digitalizzazione aziendale, guadagnando così in efficienza, rapidità e pieno controllo del flusso dei dati.

Proprio per tutti questi motivi, è essenziale che le aziende, in particolare i dipartimenti di gestione delle risorse umane, sappiano come utilizzare queste piattaforme e quali servizi possono offrire. Mettere a disposizione dei dipendenti un portale per i lavoratori offre molte possibilità e vantaggi. Vediamoli più in dettaglio di seguito.

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Motivi per avere un portale dipendenti 

Come abbiamo detto, il compito principale del portale dipendenti è semplificare l’amministrazione del personale per le aziende, in particolare per i professionisti delle risorse umane.

Un grande vantaggio del portale dipendenti sta nella riduzione di errori, poiché il software HR è responsabile della revisione di ogni richiesta e dell’aggiornamento del calendario aziendale. La gestione dei dati e tutte le procedure sono quindi semplificate e gestite al meglio.

Vantaggi per il lavoratore 

In generale, il portale dei dipendenti garantisce una maggiore autonomia a ciascun lavoratore e anche ai vari team dell’azienda. Questi sono i principali vantaggi:

  • Promemoria delle scadenze 

Grazie al portale dei dipendenti, non è necessario che i lavoratori controllino periodicamente le scadenze quando si tratta di fornire ai supervisori le informazioni richieste entro un dato termine. Sarà il software che ricorderà al lavoratore, attraverso notifiche periodiche, di caricare la documentazione richiesta o di aggiornare una sezione quando diventa disponibile.

  • Facile gestione dei documenti

Un portale dei dipendenti, inoltre, consente di centralizzare documenti aziendali e ogni tipo di informazione. Cercare documenti e accedervi velocemente sarà molto più semplice. Normalmente è anche possibile accedere a un riepilogo delle buste paga.

  • Cambiare le informazioni personali

Un altro vantaggio particolarmente apprezzato dal personale sul portale dei dipendenti è la possibilità di gestire qualsiasi aspetto del proprio account personale senza dover interagire con i responsabili HR dentro dell’azienda o senza dover utilizzare i computer dell’azienda. Normalmente, il portale dei dipendenti è compatibile con qualsiasi dispositivo con accesso a Internet.

  • Migliore gestione del tempo e della produttività

Come conseguenza dei due punti precedenti, il lavoratore gode di una maggiore libertà di organizzare il proprio tempo durante la giornata lavorativa e questo può portare a livelli più elevati di produttività, motivazione e soddisfazione.

  • Aumento di responsabilità

Inoltre, il portale dipendenti e la sua struttura consentono al lavoratore di assumere più responsabilità senza comportare un aumento significativo del carico di lavoro.

  • Comunicazione interna bidirezionale

Il portale dipendenti è un canale di comunicazione diretto e discreto con i responsabili dell’azienda. Offre loro un modo per fornire feedback, essenziale per mantenere la motivazione a lavoro.

  • Organigramma aziendale

Questo strumento di grandissima importanza permette in modo chiaro e sintetico di descrivere la struttura organizzativa dell’azienda e di fornire quindi molte informazioni su strutture e relazioni gerarchiche del personale dell’impresa.

  • Crea un senso di appartenenza all’azienda

L’installazione di una piattaforma per i dipendenti aiuta notevolmente a creare una cultura del lavoro comune, in cui viene incoraggiato il senso di appartenenza e vengono trasmessi i valori dell’azienda. La trasparenza e il flusso continuo di informazioni fornite dal portale dei dipendenti generano fiducia e aggiungono così un altro elemento fondamentale alla costruzione di un rapporto efficiente tra azienda e dipendente.

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Vantaggi per l’azienda 

Le aziende ottengono ancora più vantaggi dal portale dei dipendenti rispetto alla forza lavoro stessa. Vediamole di seguito:

  • Monitorare presenze e turni

“Marcare il cartellino” non è mai stato così facile. Con un HR software è possibile rilevare la presenza e gli orari di dipendenti e collaboratori per una visione completa. Inoltre, è possibile timbrare con la geolocalizzazione attiva o attraverso il codice QR direttamente dal proprio telefono. In questo modo si evita che i dipendenti timbrino fuori dall’ufficio.

  • Comunicazione rapida ed efficace

Grazie al portale dipendenti, la comunicazione con tutti i lavoratori sarà molto più efficace e non sarà più soggetta a problemi logistici. Ad esempio, non ci sarà bisogno di fare una riunione sul posto di lavoro o attendere risposte alle e-mail. Tutto ciò che riguarda il lavoratore può essere gestito facilmente attraverso la piattaforma.

  • Controllo di ferie e permessi

Ogni manager può anche gestire e monitorare tutte le ferie e i permessi del suo team, garantendo che le ferie non si sovrappongano e che le assenze influenzino il meno possibile l’attività quotidiana dell’azienda. Grazie al calendario del team, è possibile tenere tutto sotto controllo.

  • Ricerca e selezione del personale

Con un portale dipendenti potrai gestire la procedura di selezione dei candidati, creare offerte di lavoro o realizzare fasi personalizzate.

  • Report e analisi

Automatizzando la gestione della forza lavoro, i responsabili delle risorse umane dovranno solo analizzare i dati e preparare i report. In questo modo sarà molto più facile prendere le decisioni migliori per il proprio business. In molti casi è possibile anche preparare report personalizzati.

  • Valutazione del personale

Le valutazioni periodiche delle prestazioni dei lavoratori possono essere eseguite in remoto tramite il portale dei dipendenti.

  • Facile gestione dei documenti

Anche per l’azienda, tutti i documenti (buste paga, contratti, , malattia, maternità, ecc.) possono essere gestiti facilmente in un unico spazio di lavoro ed essere condivisi con i propri dipendenti con un solo click.

  • Ottimizzazione dei tempi

È ovvio che con questa moderna tecnologia si risparmia e si ottimizza il tempo. Molti processi manuali noiosi e ripetitivi vengono eseguiti in modo più comodo e molto più velocemente.

  • Sicurezza nel trattamento dei dati

I dati che vengono generati sulle prestazioni della forza lavoro o sulle ore lavorate rischiano di essere persi. Il software esegue il backup online dei file e delle cartelle. Inoltre, i dipendenti possono firmare in totale sicurezza con firma digitale.

  • Risparmio assicurato

I costi operativi nella gestione del personale sono evidentemente ridotti.

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Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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