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organizzazione gestione risorse umane

La guida per organizzazione e gestione delle risorse umane

Come funzionano l’organizzazione e la gestione delle risorse umane in un’azienda? Quali sono il ruolo e l’importanza di un responsabile HR?

La gestione e l’organizzazione delle risorse umane svolgono un ruolo fondamentale nella creazione e nel mantenimento della motivazione lavorativa, della cultura aziendale ma non solo. Se svolta in modo positivo, può contribuire notevolmente alle performance di un’azienda e al raggiungimento dei suoi obiettivi. Oggi più che mai, le aziende di successo hanno bisogno di adattarsi, focalizzate sul cliente e rapide nel cambiare strategia.

In una situazione così articolata, una gestione delle risorse umane efficace è vitale per mantenersi in carreggiata. Definendo sistemi di gestione delle performance e piani di crescita e sviluppo professionale, i dipendenti sono più motivati, felici e coinvolti nel raggiungimento del successo aziendale.

La figura del responsabile HR è importante nello sviluppo di una cultura aiuta lo sviluppo della cultura aziendale e di un clima lavorativo in cui i dipendenti possano sentirsi a proprio agio e messi nelle condizioni di dare il proprio meglio.

In questa guida completa per l’organizzazione e la gestione delle risorse umane abbiamo cercato di mettere insieme le informazioni e gli elementi più importanti nella gestione del personale.

Risorse Umane: definizione e significato

Partiamo dalle basi. Qual è il significato di “risorse umane”?

Le risorse umane (in inglese Human Resources, spesso abbreviato in HR) sono letteralmente il personale. Questa locuzione viene usata in modo generico, infatti, nel mondo della gestione aziendale per indicare le persone che prestano la propria attività lavorativa (sia nel pubblico che nel privato) e, in modo ancora più preciso, i lavoratori dipendenti . Altri sinonimi di “risorse umane” possono essere “capitale umano”, “forza lavoro” e “organico”.

Può sembrare banale, ma identificare subito cosa vuol dire “risorse umane” è invece fondamentale. L’organizzazione e la gestione delle risorse umane ha come focus principale il dipendente: la sua scelta, il suo sviluppo, la sua produttività, motivazione e crescita all’interno dell’azienda. Il lavoratore è l’asset principale per ogni responsabile HR.

Le funzioni più importanti nell’organizzazione e gestione delle risorse umane

Ora che abbiamo definito con più precisione il fulcro dell’organizzazione e gestione delle risorse umane, andiamo a capire meglio quali sono le funzioni più importanti di un reparto HR.

Cosa fa un responsabile delle risorse umane?

Innanzitutto è necessario fare delle precisazioni. La gestione del personale dipendente può variare moltissimo in base al settore e alle dimensioni dimensioni di ogni azienda, in quanto le necessità organizzative sono chiaramente diverse. Immaginiamo di paragonare un’azienda di 10 dipendenti con una di 10.000. O ancora una società petrolifera con una start-up tecnologica. Sarebbe impossibile.

Allo stesso modo, inoltre, la gestione delle risorse umane può essere affidata ad una o più persone proprio in base a queste situazioni. In alcuni casi viene gestita da un unico responsabile HR, mentre in altri vi sono veri e propri dipartimenti delle risorse umane con figure specializzate in ogni singola funzione.

Detto questo, ecco le principali funzioni aziendali nella gestione e organizzazione delle risorse umane.

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Recruiting, selezione del personale e onboarding

Ragionando in ordine temporale nel processo di partecipazione di un dipendente, la gestione dei processi di recruiting è sicuramente il primo passo. I responsabili della selezione del personale (spesso definiti recruiter) devono occuparsi della ricerca e selezione dei migliori candidati per sopperire alle esigenze dell’azienda. Per i recruiter, sono varie le sfide in questo processo. Ecco alcune fra le principali:

  • Come si può essere certi di assumere i migliori talenti?
  • Quali competenze e capacità cercare?
  • Il linguaggio utilizzato nei miei annunci di lavoro è onesto, specifico e comprensibile?
  • La mie politiche di assunzione sono inclusive?
  • Le competenze richieste sono da avere a priori o possono essere (almeno in parte) sviluppate col tempo?
  • Sto raggiungendo un numero di potenziali candidati sufficiente?
  • Sto utilizzando le piattaforme di recruiting adatte al mio target di candidato?
  • Esistono altre possibilità di recruiting che non ho valutato?

I processi di recruiting possono rivelarsi molto complessi, ed è per questo che molte aziende decidono di affidarsi ad un software di selezione del personale, per poter gestire le assunzioni in maniera più efficiente ed organizzata.

Dopo il recruiting, anche la fase di onboarding è senz’altro fondamentale. L’onboarding rappresenta tutto quell’insieme di processi messi in atto dai responsabili HR per far sì che il nuovo assunto cominci la sua esperienza nel miglior modo possibile. Questo include il necessario processo di adattamento al prodotto o servizio dell’azienda, al modus operandi e alle caratteristiche della nuova posizione ma anche l’adattamento sociale.

L’integrazione nel contesto sociale di un azienda è importantissimo e, in tempi di distanziamento sociale, è necessario essere creativi per riuscire a rendere l’onboarding un processo piacevole e far sentire inclusi i nuovi assunti. Un questionario sulla personalità da condividere ai colleghi, un breve video di presentazione o una video call di team possono essere buoni spunti per iniziare.

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Gestione dello sviluppo personale e professionale

I dipendenti in un’azienda non sono macchine, ed è quindi sano e positivo che possano crescere mentre svolgono il proprio lavoro. Uno dei pilastri della gestione delle risorse umane è la ricerca dei modi in cui è possibile creare ed aumentare il valore di un’azienda, attraverso le persone che ci lavorano.

Aggiungere valore significa aiutare i dipendenti nel loro sviluppo personale e professionale. Crea un piano di formazione e di sviluppo che si allinei anche agli obiettivi aziendali. In quali aree la tua azienda vorrebbe crescere? Come possono i tuoi dipendenti aumentare le proprie competenze ed aiutarti a raggiungere gli obiettivi futuri?

Prendersi il tempo necessario per discutere di un piano di sviluppo e formazione con i dipendenti individualmente è un ottimo punto di partenza. Ricordando sempre che ogni persona è diversa ed è sempre consigliabile definire obiettivi tarati su ogni dipendente, misurabili e soprattutto raggiungibili.

Parlando dell’uso della tecnologia, invece, strumenti come corsi online, webinar e podcast forniscono possono essere incredibilmente utili per incoraggiare l’apprendimento autonomo e lo sviluppo di nuove competenze.

Gestione e valutazione delle performance

Ogni azienda ha la necessità, in una certa forma, di concentrarsi sulle performance del proprio personale. La gestione della performance, soprattutto in un contesto storico di smart working, è sempre stata un argomento controverso. Mentre sempre più dipendenti passano al lavoro agile, possono crearsi situazioni nelle quali emergono problemi di comunicazione e fiducia riguardo al mantenimento delle prestazioni lavorative.

Questo ha portato molti esperti del settore ad utilizzare dei software di valutazione del personale, che potessero aiutare a condurre un controllo e una valutazione delle performance lavorative in maniera trasparente e basata su dati reali. Utilizzare un software è sicuramente d’aiuto nei momenti di lavoro da casa. Aiuta i team ad allineare i loro obiettivi ai KPI previsti e facilita la comunicazione a livello aziendale tramite questionari, programmi specifici. Può essere dannoso, invece, se usato solo come strumento di controllo.

La gestione e la valutazione delle performance dovrebbe concentrarsi su come i dipendenti possono migliorarsi. Stabilendo una cultura di comunicazione aperta e trasparente, i manager possono costruire rapporti di fiducia con i dipendenti, affinché questi ultimi possano essere onesti sulle difficoltà che incontrano nel proprio lavoro. Incoraggiare i dipendenti a fissare obiettivi intelligenti, inserendo le attività settimanali in un contesto più ampio di obiettivi aziendali. È importante coinvolgere in modo positivo i dipendenti e fare in modo che siano in grado di vedere come i loro risultati contribuiscono al successo dell’azienda, mostrando dove, invece, potrebbero migliorare.

Gestione di stipendi e benefit aziendali nell’organizzazione e gestione delle risorse umane

I responsabili delle risorse umane sono responsabili anche della creazione di una strategia per la retribuzione e i benefit aziendali. Un generoso programma di benefit può aiutare ad attrarre candidati eccellenti e a ridurre il ricambio dei dipendenti. I benefit sono anche una forma di ricompensa verso i dipendenti che,si sa, influenza positivamente la motivazione.

È anche responsabilità dei responsabili HR garantire che venga mantenuta una documentazione adeguata riguardo a stipendi e benefit. Questo aiuta a garantire la conformità e il rispetto della legge. Al fine il cosiddetto gender pay gap, i responsabili HR dovrebbero fare attenzione nella gestione delle offerte di lavoro e assicurarsi di aver considerato tutte le informazioni.

Adempimenti legislativi a parte, retribuzioni e benefit danno l’opportunità di promuovere una cultura aziendale positiva e gratificante. Una gestione delle ferie flessibile può essere un’altro elemento decisivo nel mantenere la soddisfazione del personale.

Gestione delle relazioni tra dipendenti e manager

Le relazioni tra dipendenti e manager sono forse uno degli elementi più critici nella gestione del personale. I responsabili delle risorse umane hanno un ruolo chiave nel fornire consulenza e supporto ad entrambe le parti in questo ambito. È importante che ci sia una comunicazione costante tra manager e dipendenti (soprattutto lavorando a distanza). In un contesto di smart working, comunicare con i dipendenti diventa più difficile, e i manager possono rischiare di vedere solo gli aspetti negativi. I responsabili HR possono aiutare a migliorare la comunicazione e la gestione dei feedback parlando direttamente con dipendenti e manager e inviando questionari per la misurazione del clima aziendale.

Gestione di motivazione, coinvolgimento e soddisfazione del personale

Il coinvolgimento dei dipendenti rappresenta il livello di appartenenza che ogni lavoratore sente per l’azienda per cui lavora. Passione, soddisfazione, motivazione e iniziativa sono tutti sintomi di impegno.

Mantenere coinvolti i dipendenti e creare un clima aziendale in cui il personale sente di essere ascoltato e compreso porta innumerevoli benefici. Innanzitutto sui livelli di motivazione e produttività, i quali sono sicuramente supportati da un ambiente aziendale positivo e partecipativo. Altro aspetto ad essere influenzato è quello relativo al ricambio del personale (che tende ad essere basso quando la soddisfazione è alta) e il tasso di assenteismo.

È importante, quindi, non sottovalutare il coinvolgimento dei dipendenti. I responsabili HR possono creare strategie mirata come, ad esempio, programmi di formazione e sviluppo, che notoriamente creano una mentalità di crescita tra i dipendenti. Una cultura di feedback costante, inoltre, è molto importante. Incoraggiare manager e team a condividere costantemente e in maniera trasparente la propria opinione funziona.

Pensa anche al benessere psico-fisico dei dipendenti. Proponi attività fisiche di gruppo e metti a disposizione risorse per prendersi cura della propria salute mentale. Cerca di conoscere meglio i tuoi dipendenti, chiedi loro cosa gli piace e cosa gli piacerebbe avere. L’equilibrio tra lavoro e vita privata è importante, e a volte può avere un impatto negativo sulle relazioni in azienda. Assicurati che i manager abbiano le risorse necessarie per effettuare regolarmente confronti con i membri dei propri team e incoraggiarli a programmare riunioni a cadenza programmata.

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Come migliorare l’organizzazione e la gestione delle risorse umane

Gestire tutte le differenti aree dell’organizzazione e gestione delle risorse umane non è di certo semplice. Ogni processo ha delle dinamiche particolari e necessita di una particolare attenzione da parte del responsabile di riferimento. Nonostante questo, esistono dei metodi che ti possono permettere di rendere più efficiente la gestione del personale.

Ecco alcuni modi in cui puoi migliorare la tua gestione delle risorse umane:

  • Digitalizza tutti i processi: La maggior parte dei processi HR possono essere digitalizzati. Dalla gestione documentale alla rilevazione delle presenze dei dipendenti, un software HR online al 100% può semplificarti la vita.
  • Migliora il tuo employer branding: la tua reputazione aziendale è fondamentale per attrarre e mantenere sempre i migliori talenti disponibili sul mercato.
  • Prenditi cura dei tuoi dipendenti: investi nella formazione, nello sviluppo e nella soddisfazione dei tuoi lavoratori. Non dimenticare che le persone fanno le aziende.
  • Aggiornati costantemente: rimani aggiornato, iscriviti a newsletter e non perderti nessuna delle novità sul mondo HR che continuamente rivoluzionano il settore

Gli errori da evitare nell’organizzazione e la gestione delle risorse umane

Allo stesso modo in cui dovrai concentrarti sulle strategie disponibili da mettere in atto per migliorare la tua gestione delle risorse umane, dovrai fare attenzione ad alcune situazioni da evitare. Organizzare e gestire efficacemente il personale, come abbiamo detto, è un insieme di processi complesso, che spesso può portare a commettere errori di valutazione o negligenza.

Ecco i principali errori da evitare per una corretta gestione delle tue risorse umane:

Creare annunci di lavoro poco chiari

Quando si crea un’offerta di lavoro, la prima cosa da fare è pensare alla descrizione di quella posizione. Sfortunatamente, moltissimi recruiter e imprenditori trascurano questa parte, non dedicando la giusta attenzione a descrivere in maniera chiara ed accurata la posizione che stanno offrendo. Scrivere una descrizione chiara e, sopratutto onesta, è fondamentale per attirare le persone giuste. Le tue job descriptions dovrebbero includere le competenze, il tipo di formazione ed esperienza richieste, l’elenco dei principali compiti che verranno svolti e le aspettative riguardo al ruolo. Per mantenere tutto sotto controllo, una checklist per il recruiting, può esserti d’aiuto.

Assumere persone non adatte al lavoro

Può accadere soprattutto nelle piccole e medie imprese, in cui i processi di recruiting sono meno strutturati, ma non è una rarità nemmeno in aziende di grandi dimensioni. Abuso di fiducia nei propri contatti, budget di assunzione inadeguati e negligenza nell’analisi dei candidati possono portare molte aziende ad assumere le persone sbagliate per il tipo di lavoro che stanno offrendo. Devi sempre tenere a mente che, per quanto possa sembrare sensato trovare delle scorciatoie nel processo di selezione, assumere la persona sbagliata è costoso. Non solo, infatti, avrai assunto una persona non qualificata, ma dovrai anche sostituirla, comportando un’altra inutile spesa aggiuntiva che andrà a sommarsi agli altri costi di gestione delle risorse umane.

Dare poca importanza ad onboarding e formazione

Dedicare il tempo necessario all’integrazione e alla formazione dei tuoi dipendenti è un investimento utile e prezioso per il futuro della tua azienda. Includendo una formazione completa nel processo di onboarding i tuoi dipendenti capiranno come utilizzare al meglio le loro competenze e il coinvolgimento sarà alto fin da subito. Dedicare tempo alla formazione regala anche un beneficio indiretto: i dipendenti che si sentono importanti e messi nella posizione di poter fare di più per la tua azienda. Col trascorrere del tempo in azienda, una formazione e dello sviluppo professionale costanti sono altrettanto importanti. Non aiutare i dipendenti a migliorare le loro competenze, migliorando così risultati aziendali sarebbe un vero autogol.

Dare poca importanza alla privacy e alla gestione delle informazioni nell’organizzazione delle risorse umane

Il rispetto della privacy e della sicurezza delle informazioni aziendali dovrebbe essere una delle priorità per ogni responsabile delle risorse umane. Sfortunatamente però, a causa di errori di distrazione, eccessiva negligenza o gestione errata dei flussi di informazioni, in molte aziende si verificano spesso situazioni problematiche. La chiave per gestire la privacy e la comunicazione di informazioni confidenziali in maniera professionale è avere delle policy molto rigide riguardo sulla condivisione di dati, prospetti e informazioni personali e aziendali. Le politiche sulla privacy devono essere ufficiali e messe a conoscenza di tutto il personale, per minimizzare qualsiasi rischio ed avere una base sulla quale prendere provvedimenti in caso di bisogno.

Non affrontare o documentare problemi di performance

Se hai riscontrato problemi legati alla performance dei dipendenti, non ignorarli sperando che se ne vadano da soli. Implementa un processo di performance management legato ad un piano di people engagement per il dipendente in modo che si senta supportato e capisca come può migliorare. Oltre a questo, assicurati di affrontare subito gli eventuali problemi esposti dai dipendenti, piuttosto che aspettare. Gestisci correttamente i documenti legati alle performance review e metti tutto per iscritto, per avere una base sulla quale monitorare i progressi fatti e non dimenticare niente. In questo caso una corretta archiviazione documentale diventa importantissima.

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Gestionale HR: come può aiutare la tua gestione e l’organizzazione nelle risorse umane?

In vari punti all’interno di questa guida all’organizzazione e gestione delle risorse umane ci siamo soffermati sull’importanza di affidarsi ad un software. L’utilizzo della tecnologia (soprattutto sotto forma di uno strumento specificatamente pensato per la gestione HR) è fondamentale. Pensare di poter gestire manualmente o, ancora peggio, mentalmente tutti gli elementi che compongono questo ambito, i dettagli da ricordare, le scadenze, le normative e le necessità dei dipendenti è pura follia. Per questo, la soluzione migliore per ogni responsabile delle risorse umane è affidarsi ad un gestionale HR.

Un software HR rappresenta una soluzione tutto in uno che permette a manager, recruiter, HR specialist e imprenditori di gestire in maniera centralizzata i propri dipendenti e tutti i processi legati all’organizzazione delle risorse umane. I principali benefici includono:

  • Minori costi di amministrazione e gestione semplificata
  • Rilevazione delle presenze automatizzata
  • Processi di selezione più veloci e monitorabili
  • Migliore gestione di ferie, permessi e assenze
  • Panoramica completa su documentazione e dati dei dipendenti
  • Gestione semplificata di performance management e formazione

Factorial è un gestionale HR completo, online al 100% e facile da usare pensato per soddisfare tutte le esigenze di gestione di piccole e medie imprese. Potrai gestire tutti i tuoi processi HR da un unico posto in maniera centralizzata grazie alle sue numerose funzionalità. Con il software di gestione delle risorse umane di Factorial potrai:

  • Gestire ferie, permessi e assenze da un unico calendario
  • Controllare e registrare presenze, turni e orari dei dipendenti
  • Gestire, modificare e archiviare le tue buste paga in pochi click
  • Inviare, firmare digitalmente e archiviare i tuoi documenti aziendali
  • Avere una panoramica completa sui tuoi processi di selezione
  • Organizzare in maniera efficiente l’onboarding dei dipendenti
  • Valutare le performance dei dipendenti in modo chiaro ed efficiente
  • Creare report personalizzati sulle risorse umane
  • …e molto altro ancora!

Speriamo che la nostra guida completa all’organizzazione e gestione delle risorse umane ti sia stata d’aiuto! Se dovessi avere qualche dubbio, suggerimento o semplicemente volessi farci una domanda riguardo alla gestione HR non esitare a scriverci nei commenti!

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