Una buona comunicazione interna aziendale: come ottenerla

Quando si parla di comunicazione interna ci si riferisce alla gestione delle relazioni interne di un’azienda. Se gestita in maniera corretta, può trasformarsi in un importante vantaggio competitivo. Questo perché una buona comunicazione interna aziendale è legata a una maggiore soddisfazione dei dipendenti e anche un aumentato livello di impegno e coinvolgimento.

Affinché tutto funzioni al meglio in azienda, la comunicazione interna deve essere gestita in maniera efficace e strategica. Solo così l’azienda potrà assicurare il benessere dei propri dipendenti che si rifletterà nella soddisfazione dei clienti.

Comunicazione top down e bottom up

La comunicazione all’interno di un’azienda può partire sia dall’altro verso il basso che viceversa. La comunicazione top down, dall’alto verso il basso, è solitamente più diffusa nelle imprese. Avviene sotto forma di comunicati, regole o notizie diffuse dai manager o dai responsabili HR. Inoltre, è associata a un approccio più formale.

La comunicazione bottom up è tipica di quelle aziende che forniscono ai dipendenti canali e strumenti dove esprimere la loro opinione, dare consigli, suggerimenti, lasciare commenti e critiche. Questo approccio vede i dipendenti come valide fonti di informazione e li sprona a contribuire al miglioramento del prodotto o servizio.

Entrambe le modalità di comunicazione sono molto importanti. Oggi le aziende sono sempre più orientate verso l’integrazione della comunicazione bottom up. Questo perché permette di valorizzare il punto di vista dei dipendenti e di coinvolgerli maggiormente. Le probabilità che un dipendente si senta più motivato aumentano quando è spronato a partecipare attivamente allo sviluppo dell’azienda.

canali di comunicazione interna

Conoscere i dipendenti per una migliore comunicazione interna

Per poter comunicare in maniera appropriata con i propri dipendenti l’azienda deve prima di tutto conoscere le loro esigenze. Uno dei modi più semplici per fare ciò è dividere i dipendenti della propria azienda in gruppi di persone. Come? Tenendo presenti le loro peculiarità per identificare la forma migliore di comunicazione, in base alle esigenze di ciascun gruppo.

In passato le comunicazioni avvenivano principalmente tramite comunicati stampa o riunioni. Al giorno d’oggi le aziende dispongono di diversi strumenti tramite i quali possono comunicare informazioni ai dipendenti.

Ancora prima di scegliere la forma di comunicazione è importante riconoscere quali sono i bisogni dei diversi gruppi di lavoratori. Normalmente un’azienda si compone di almeno tre gruppi:

Operatori in prima linea

Sono di solito coloro che eseguono il lavoro manuale e hanno maggiore contatto con i clienti. Proprio perché possono direttamente incidere e influenzare la percezione del cliente sull’azienda è fondamentale che questi dipendenti siano felici e soddisfatti.

Non è sempre facile mantenere buoni livelli di comunicazione con questi dipendenti. Molto spesso si trovano dispersi geograficamente, impedendo così una comunicazione diretta.

Proprio per questo motivo è ancora più importante adottare una buona strategia di comunicazione aziendale affinché questi lavoratori possano ottenere informazioni precise e corrette.

Manager medio livello

I manager di livello intermedio trasmettono le informazioni dai vertici ai manager in prima linea (quando presenti in azienda). Sono responsabili di spiegare la logica delle regole e delle politiche e di renderle concrete e specifiche abbastanza perché vengano interpretate dai dipendenti. Pertanto, spesso si occupano di relazioni tra pari e comunicano in modo orizzontale con altri manager di livello medio.

Top management

Internamente, i top manager dovrebbero essere dei modelli di riferimento e motivare i dipendenti. Il top management definisce il tono per la comunicazione interna, aiuta a stabilire la filosofia di comunicazione dell’organizzazione e alloca le risorse.

Altri modi di raggruppare il personale per determinare la comunicazione interna

I dipendenti possono essere segmentati sulla base di variabili che riguardano il comportamento. Tra questi possiamo individuale abitudini generali di consumo dei media, livello di coinvolgimento con l’azienda o comportamenti all’interno dell’organizzazione.

Come sappiamo, non tutti i dipendenti sono coinvolti e devoti all’azienda allo stesso modo. Ci saranno dipendenti più attenti che ricercheranno personalmente informazioni sull’azienda.

Sono quei dipendenti che non si limitano a finire il loro turno e portare a termine il lavoro. Ma si interessano all’azienda, ai suoi obiettivi, le iniziative, ecc. Questi dipendenti rientreranno nel cosiddetto “pubblico attivo”.

Ma ci saranno anche quelli che si attiveranno solo dopo aver ricevuto l’informazione. O quelli che rimarranno passivi o scettici in merito al contributo che possono apportare.

La comunicazione all’interno dell’organizzazione può anche essere indirizzata ai dipendenti segmentati in base a variabili come età, sesso, istruzione, qualifiche, etnia, durata del lavoro, ecc. Ad esempio, millennial, baby boomer, generazione X e generazione Y possono dare la priorità a diversi aspetti del loro lavoro.

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Canali di comunicazione interna

Una volta analizzati a fondo i dipendenti per stabilire delle variabili con cui segmentali si può passare ai canali di comunicazione interna. È importante per le imprese conoscere le dinamiche di ciascun mezzo di comunicazione. Il canale scelto può influire sul tono, la formalità, la chiarezza del messaggio.

Prima di analizzare i diversi canali bisogna fare una distinzione significativa. Esistono dei canali di comunicazione interna formali e informali. Normalmente canali informali sono quelli gestiti in maniera esclusiva dall’azienda che ne controlla i contenuti. Nei canali informali invece viene permesso ai dipendenti di contribuire nel processo di creazione e diffusione delle informazioni.

Passiamo quindi in rassegna i mezzi di comunicazione interna a disposizione delle aziende:

Pubblicazioni cartacee

Questo è sicuramente il metodo che ha distinto la comunicazione interna delle aziende per più tempo. Le pubblicazioni cartacee presentano il vantaggio di garantire il pieno controllo sull’informazione da parte dell’azienda. Ma non dobbiamo dimenticare i contro.

Al giorno d’oggi i riflettori sono puntati sulla capacità delle aziende di offrire soluzioni eco friendly. La soluzione di stampare le comunicazioni su carta viene mal vista da quella generazione di dipendenti molto attenta alla salvaguardia dell’ambiente per esempio.

Inoltre, è un mezzo che manca di immediatezza soprattutto per quando riguarda la possibilità di fornire feedback. Per questo motivo si raccomanda di utilizzare questo canale di comunicazione con attenzione. E soprattutto per informazioni che non siano immediate.

Consiglio: tenere sempre presenti gli obiettivi di comunicazione. Questo servirà per scrivere dei documenti che siano facilmente fruibili e comprensibili dai dipendenti.

Comunicazione face-to-face

Si tratta forse del mezzo di comunicazione interna più efficace e più utilizzato in caso di comunicazioni importanti. Questo perché permette di cogliere alcuni particolari come il tono di voce, il linguaggio del corpo e altre espressioni emotive.

Un altro aspetto importante è l’interattività consentita dalle comunicazioni faccia a faccia. In un meeting generalmente si possono fare domande dirette che ricevono risposta subito. Si possono fare commenti e creare un vero e proprio dialogo.

Proprio per questo motivo è il mezzo di comunicazione interna più utilizzato quando bisogna fare comunicazioni complesse che possono generare dubbi o equivoci.

Strumenti elettronici

Materiali audio o video come delle guide o presentazioni dell’impresa possono essere utilizzate per educare i dipendenti alla cultura aziendale.

Anche la posta elettronica è ritenuta tra i mezzi preferiti dai dipendenti per ricevere informazioni dall’azienda. Le e-mail possono raggiungere un vasto pubblico contemporaneamente e in modo semplice.

Dobbiamo ricordarci che si tratta comunque di un mezzo di comunicazione abbastanza impersonale. Qui andranno a mancare le espressioni facciali e il linguaggio del corpo. Per questo la posta elettronica potrebbe non essere l’ideale per comunicare informazioni con un carico emotivo importante.

Social media

I social media hanno cambiato la dinamica della comunicazione interna. Al giorno d’oggi i dipendenti possono creare flussi di conversazione che vanno al di là delle gerarchie e della distanza geografica fra colleghi.

I social media sono un ottimo strumento per favorire sia la comunicazione bottom up che quella orizzontale. Inoltre, l’interattività dei social media consente di maturare relazioni ed esprimere opinioni in maniera naturale.

Inoltre, i social media consentono ai dirigenti di essere percepiti come persone reali con costruire una connessione umana. In questo modo viene ridotta la distanza di potere.

Rete interna aziendale

Si tratta di un canale di comunicazione interna più formale rispetto ai social media. Viene utilizzato specialmente per scopi strategici come rafforzare i valori, le politiche e la cultura aziendale.

Per di più, aziende che presentano delle reti interne dove tutti i dipendenti possono partecipare sono generalmente percepite da questi ultimi come più trasparenti.

Se progettato in maniera adeguata può svolgere un ruolo cruciale per il successo della comunicazione interna dell’organizzazione.

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Seleziona il giusto canale di comunicazione interna

Non esiste un canale aziendale che sia adatto a tutte le situazioni e i messaggi da comunicare. Al fine di raggiungere gli obiettivi di comunicazione interna le aziende devono tenere presente diversi aspetti tra cui:

  • Esigenze di chi riceve le informazioni: per pianificare una comunicazione di successo non si possono ignorare i bisogni di chi riceverà le informazioni
  • Risorse disponibili
  • Urgenza della comunicazione

Inoltre, bisognerà considerare quali canali funzionano bene per comunicare messaggi formali, semplici e meno ambigui. E quali canali invece sono più efficaci nel comunicare messaggi personali, complessi e più ambigui.

In secondo luogo, canali diversi richiedono competenze diverse: la scrittura di e-mail per esempio richiede brevità e chiarezza. Tenere riunioni richiede buone capacità retoriche.

Più di tutto, bisogna avere sempre chiari chi sono i destinatari della comunicazione. I canali di comunicazione interna devono essere gestiti in modo compatibile con le caratteristiche dei gruppi di dipendenti.

La posta elettronica è uno strumento che permette di abbattere la distanza e anche i fusi orari. I social media invece possono garantire una comunicazione efficace con i dipendenti più giovani ed esperti del digitale. Tutto ruota intorno alle esigenze dei dipendenti.

Non esiste un canale di comunicazione interna migliore di tutti. Per selezionare i canali più appropriati, è richiesta una comprensione completa dei vari strumenti di comunicazione, dei dipendenti e degli obiettivi di comunicazione.

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Facilita la comunicazione interna con un software HR

Quando si parla di comunicazione interna si parla anche di chiarezza di informazioni in merito a elementi che influenzano personalmente i dipendenti. Ci riferiamo a buste paga, ferie, assenze, orari di lavoro, ecc.

Con la diffusione dello smartworking e del telealvoro, le comunicazioni face-to-face con il proprio responsabile per esprimere dubbi e incertezze non sono più possibili. I dipendenti ora devono rivolgersi alla via telematica.

Molti si affidano alle mail. Ma rispondere a tutte le richieste può diventare un processo lungo e faticoso per i responsabili delle risorse umane.

Avere una piattaforma dove i dipendenti possano controllare tutte le informazioni riguardanti contratto, turni, assenze proprie e dei colleghi può aiutare a evitare equivoci e incomprensioni.

Inoltre Factorial può essere integrato con strumenti di comunicazione interna per facilitare il flusso di informazioni in azienda.

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