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Usi ancora il foglio presenze in Excel? Dovresti provare un gestionale HR

La rilevazione delle presenze dei dipendenti è un argomento molto serio e delicato. Ovviamente perchè dalle ore lavorate dai lavoratori dipendende anche la creazione della busta paga. Sono molte le aziende che ad oggi ancora utilizzano il cosiddetto “foglio presenze in excel” per conteggiare le ore lavorate dai dipendenti.

Il foglio presenze in Excel non è altro che un documento generalmente condiviso con il manager delle risorse umane che permettere di tenere tracciate le ore lavorate. Al giorno d’oggi esistono molte soluzioni per la rilevazione delle presenze dei dipendenti. In questo articolo capiremo meglio come si effettua il controllo delle presenze con i fogli Excel e possibili soluzioni sostitutive a queste metodologia.

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Il tuo modello per il foglio presenze Excel

Tutti conosciamo Excel, e tutti bene o male lo abbiamo utilizzato almeno una volta nella nostra vita. Per alcuni rimane uno strumento indecifrabile, troppo complicato da utilizzare. Per altri invece rappresenta una mano destra quando si tratta di fare calcoli e creare dei veri e propri database.

Infatti, non è raro che nei reparti delle risorse umane venga utilizzato un foglio presenze in Excel. Normalmente si tratta di un foglio presenze mensile che i dipendenti compilano di volta in volta e che viene rivisto dal responsabile delle risorse umane prima di mandare tutte le informazioni al proprio contabile affinchè venga elaborata la busta paga.

Oltre agli orari di entrata e uscita questi fogli normalmente presentano quantomeno dei campi in cui inserire le giornate di ferie, assenze, malattie, permessi e così via. Senza dubbio dovranno essere presenti gli elementi anagrafici del dipendente e dell’azienda, oltre all’indicazione del mese a cui la compilazione si riferisce.

Se cerchi idee su come costruire il foglio presenze in Excel mensile per i tuoi dipendenti abbiamo qualcosa che fa per te.
Qui puoi scaricare il nostro foglio presenze in Excel standard a cui aggiungere tutti i campi di cui hai bisogno per monitorare l’orario dei tuoi dipendenti.

Chi utilizza il foglio presenze Excel

Chi lavora nelle risorse umane sa che i compiti di cui occuparsi sono tanti. Dalla selezione dei candidati, all’onboarding e il training dei dipendenti, la gestione delle buste paga, la monitorazione di ferie e assenze e così via.

A volte, soprattutto nelle piccole imprese, tutti questi compiti vengono svolti da una sola persona. Tra queste attività quella del controllo dell’orario è assolutamente fondamentale ed è importante che sia il più precisa possibile. Questo perchè dalle ore lavorate dai dipendenti dipenderanno gli stipendi e quindi la quantità di denaro che l’azienda dovrà pagare. Dall’altra parte è l’unico modo perchè i dipendenti possano assicurarsi che eventuali ore di straordinario vengano conteggiate e correttamente pagate.

Il sistema per la rilevazione delle presenze tramite compilazione di fogli excel viene utilizzato specialmente dalle piccole e medie imprese con pochi dipendenti, generalmente meno di 50. Dopodichè la situazione si fa difficile da gestire con un foglio di calcolo.

Viste tutte le responsabilità di cui i manager HR devono farsi carico avere un sistema su cui fare affidamento è essenziale. Un modello per il controllo orario su Excel fornisce le basi per il monitoraggio dell’orario di lavoro dei dipendenti.

Convincere i dipendenti a compilare il foglio presenze Excel

Creare un foglio per le presenze in Excel non è poi così difficile. Il nostro modello base può essere scaricato e adattato in base alle esigenze specifiche di ciascuna azienda. La parte più difficile probabilmente sta nel convincere i dipendenti a compilare il foglio excel abitualmente, così da non doverli rincorrere a fine mese per avere tutte le carte in regola.

Per evitare situazioni di questo tipo è essenziale comunicare l’importanza della compilazione, da effettuare possibilmente giorno per giorno. Questo perchè in questo modo il compito richiederà solo pochi secondi al giorno, invece che mezz’ora o più a fine mese, dovendo completare un foglio presenze intero da zero se non si è compilato nulla.

Inoltre, se la timbratura tramite Excel non viene effettuata in maniera costante, la probabilità che l’orario inserito non sia preciso aumenta senza dubbio.

Vediamo quali tecniche possono essere messe in pratica per convincere i dipendenti a compilare il foglio presenze Excel con regolarità:

1. Offrire incentivi per la compilazione del foglio presenze

A volte i tuoi dipendenti hanno solo bisogno di un piccolo incentivo per essere più precisi ed efficienti. Offrire una ricompensa ai membri del personale affinchè si ricordino costantemente di fare il clock-in e il clock-out può incoraggiare e motivare il tuo team a impegnarsi di più in questo compito.

2. Suggerire ai dipendenti di impostare un promemoria

E se bastasse suggerire ai tuoi dipendenti di impostare promemoria? A volte basta una notifica o un pop-up che ci ricordi le cose importanti. Potrebbe essere un promemoria sul telefono o anche un elenco sul calendario che apparirà sullo schermo del tuo computer e ti ricorderà quando dovresti segnare la presenza sul foglio di calcolo.

La maggior parte dei tuoi dipendenti avrà il telefono sempre a disposizione durante la giornata o quantomeno lo controllerà diverse volte durante il giorno. O molto probabilmente controllerà la posta elettronica per prima cosa al mattino. Quindi questo può essere un ottimo modo per assicurarsi che abbiano un promemoria e che la compilazione del foglio presenze avvenga in maniera regolare.

3. Creare un sistema di aiuto reciproco

Incoraggiare i dipendenti a prendersi cura gli uni degli altri può aiutare a garantire che tutti siano sulla stessa pagina.

Considera la possibilità che tutti formino un team, per ricordarsi a vicenda di registrare gli ingressi e le uscite. Da Manager HR puoi anche creare o suggerire di creare un gruppo su WhatsApp, uno strumento di azione immediata pieno di emoticon efficaci. Oppure puoi consigliare di creare un messaggio automatico in uno strumento di comunicazione interna come Slack.

4. Enfatizzare i vantaggi di una timbratura dell’orario precisa

Spiegare i vantaggi di una corretta registrazione dell’ingresso e dell’uscita ai dipendenti è importante. Bisogna cercare di lavorare alla creazione di un cultura basata sulla consapevolezza dell’importanza del controllo dell’orario di lavoro.

Hai bisogno di suggerimenti sui vantaggi da mettere in rilevanza?

  1. Innanzitutto se tutti timbrano la propria presenza in modo corretto sarà più facile capire chi è in ufficio. Quando si dispone di un record di check-in e check-out, sarà molto facile sapere se un dipendente è al lavoro e disponibile per un’attività.
  2. Sarà più facile individuare le ore in cui il lavoratore è più produttivo. In questo modo si potranno organizzare per svolgere i compiti più importanti nelle ore di maggiore concentrazione per ottenere migliori risultati.
  3. Trasmettere un senso di trasparenza e fiducia. Il controllo dell’orario aiuta i dipendenti a essere consapevoli del tempo lavorato in ogni momento. Loro stessi possono avere il record di straordinari, che saranno valutati con il pagamento dello stipendio corrispondente.

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Problemi nell’utilizzo di Excel per la rilevazione delle presenze

Per quanto a prima vista l’utilizzo di un foglio Excel per la rilevazione delle presenze possa sembrare un metodo sicuro e intuitivo non sempre è così. Anzi.

I problemi che possono sorgere quando si utilizza un foglio di calcolo per monitorare l’orario di lavoro sono diversi. Partendo dal fatto che si tratta di un’applicazione che necessita di licenza, è difficile capire chi può avere accesso e chi no ai fogli presenze. Garantire la privacy dei dipendenti è essenziale, e non rispettare la legge che la tutela può far incorrere le aziende in multe sostanziose.

Inoltre, se si utilizza l’applicazione Excel e non un documento online come Google sheets, cosa succede se il foglio di calcolo per sbaglio viene cancellato dal computer, o se i dati vengono modificati per sbaglio? Pensate che sia qualcosa di così raro o che non sia mai successo a nessuno?

Recentemente i media britannici hanno comunicato che proprio a causa del famoso programma Excel sono stati persi i dati riguardanti quasi 16.000 contagi di coronavirus. Excel può essere uno strumento utile per creare database di informazioni, ma quando si tratta di dati sensibili ed estremamente importanti forse è il caso di pensare a uno strumento più adeguato ed efficiente.

Altri metodi per rilevare le presenze

Ovviamente Excel è soltanto una delle tante opzioni a disposizione delle aziende per monitorare l’orario dei dipendenti. Esistono molti modi per rendere timbrare ingresso e uscita al lavoro che rendono il processo efficiente e qui ve ne mostreremo alcuni. Naturalmente, la prima domanda da porsi sarà: è applicabile alla tua attività? In questo modo, puoi scegliere la soluzione corretta.

Una volta implementato un nuovo sistema, dai ai dipendenti il tempo necessario per integrarsi completamente con lo strumento adottato. Monitorare il loro utilizzo da parte dei dipendenti e individuare eventuali limiti che possono sorgere sarà di aiuto nel capire come supportare i lavoratori nella corretta timbratura.

Quali sono gli altri medi per la rilevazione delle presenze?

1. Tenere traccia dei dipendenti da remoto con un sistema di assistenza mobile

Tenere traccia delle ore dei dipendenti quando si lavora fuori dall’ufficio o dalla struttura è difficile senza un sistema di time tracking mobile.

Il satellite di posizionamento globale, comunemente chiamato GPS, funziona sui telefoni cellulari. I datori di lavoro possono confermare le ore dai dati raccolti tramite un telefono aziendale con GPS in modo che i movimenti siano legalmente tracciati.

2. Utilizzare i cartellini per timbrare

Di certo non vogliamo rimanere ai tempi in cui le schede perforate indicavano presenza e assenza con i fori in posizioni predefinite. Oggi, invece di un cartellino, i dipendenti possono usare la loro identificazione per entrare e uscire. I dati vengono trasferiti automaticamente a un computer dove vengono calcolate le ore lavorate.

Qual è la versione più aggiornata della macchina tipica per accedere al lavoro che utilizza la tecnologia più recente? Dai il benvenuto alla scansione dei codici QR. Alcuni sistemi di check-in sono costituiti da un codice QR che il lavoratore ha sul suo dispositivo mobile, e questo viene scansionato dagli schermi situati all’ingresso dell’ufficio. In questo modo l’entrata e l’uscita dal lavoro vengono perfettamente registrate.

Il software HR all-in-one di Factorial per esempio possiede questa funzionalità, un’app che consente di timbrare l’ingresso in ufficio. Ai dipendenti potranno avere un’app comodamente a portata di mano con cui scansionare il codice QR direttamente dal dispositivo mobile.

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3. Installare un software per registrare la presenza dal computer

I software disponibili per registrare la presenza dal computer sono molti e perciò vale la pena dare un’occhiata ad alcune opzioni prima di decidere quale è il migliore per la tua azienda.

Questi metodi sono generalmente intuitivi, il che significa che i tuoi dipendenti non avranno bisogno di alcuna formazione per utilizzarli quotidianamente. Oltre a segnare la propria presenza al lavoro, con un software i dipendenti possono rivedere le ore lavorate, il tempo accumulato e le assenze per malattia disponibili. Queste funzionalità aiutano a rendere il software facile da adottare per i dipendenti.

La difficoltà per la maggior parte delle aziende sta nell’adottare software che siano facili e intuitivi da utilizzare per i dipendenti. La buona notizia è che la maggior parte dei sistemi viene fornita con una demo gratuita, che offre alle aziende l’opportunità di provare diverse funzioni.

4. Familiarizza con i software in cloud

Per una registrazione accurata delle presenze le aziende devono disporre del miglior sistema senza acquistare costosi software. Pertanto, i costosi hardware interni stanno diventando obsoleti poiché sempre più aziende cercano una soluzione più economica. Questa soluzione si può ottenere adottando un sistema di monitoraggio dell’orario in cloud.

Il software ospitato nel cloud, ovvero a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo semplicemente con una connessione internet, offre soluzioni efficaci per l’accesso. I risultati ottenuti coprono tutti gli aspetti dell’orario dei dipendenti: la retribuzione facile, tempestiva e accurata e le questioni normative sono risolte.

Inoltre, il personale può accedervi tramite telefono, laptop, tablet o computer desktop. Molto più accessibile di un programma che ogni lavoratore deve scaricare sui propri dispositivi. In questo caso basterà entrare nel sito web dello strumento, inserire le credenziali e il problema della timbratura sarà risolto!

5. Tecnologie avanzate che utilizzano impronte digitali e scansioni retiniche

Se vuoi fare un ulteriore passo avanti (e vuoi che il tuo ufficio sia high-tech), puoi ottenere un timbratore biometrico.

Questo metodo utilizza impronte digitali o impronte dell’intera mano per consentire al dipendente di entrare e uscire. Esistono anche metodi che utilizzano il riconoscimento vocale o le scansioni retiniche, se quel tipo di metodo pensi possa essere utile per la tua azienda.

I sistemi di timbratura biometrica forniscono una maggiore sicurezza, poiché è impossibile replicare l’impronta digitale di un collega (sebbene esista già molta tecnologia non così raffinata che risolve questo problema). Lo svantaggio di questo metodo sono le implicazioni sulla privacy, poiché richiederà ai dipendenti di fornire informazioni personali altamente riservate, di cui sarai responsabile.

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Conclusioni sull’utilizzo del foglio presenze

Alcune aziende con poco personale potrebbero non voler utilizzare un software cloud o un sistema più completo così velocemente, né vogliono una macchina per il clock-in obbligatorio.

Continuare a inserire le ore in un foglio presenze Excel può funzionare come soluzione nell’immediato, ma richiederà anche metodi alternativi per poter essere in regola con le autorità governative.

Per concludere, la gestione di un’impresa, comprese le PMI, implica l’esecuzione di una moltitudine di compiti complessi e che richiedono tempo. Per essere più produttivi ed efficienti in questa gestione, è fondamentale disporre del miglior software per la gestione quotidiana dei compiti delle risorse umane.

Non è facile sceglierli tra tutte le possibilità offerte che si vendono sul mercato. Per facilitare questa scelta, si consiglia di conoscere quali sono le esigenze di uno specifico progetto imprenditoriale e quindi di poter scegliere quelle più adatte a tali esigenze.

Factorial offre una soluzione su misura che comprende diverse delle funzionalità citate qui sopra che ti permetteranno di tenere traccia degli orari di ingresso e uscita dei dipendenti in maniera semplice. Non solo per te, ma anche per i dipendenti.

Non hai ancora provato un gestionale HR per la rilevazione delle presenze? Factorial ha una prova gratuita di 14 giorni che ti permetterà di capire se si tratta della soluzione che fa per te e la tua azienda.

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