Telelavoro, smart working e lavoro agile: facciamo chiarezza

C’è chi parla di smart working, telelavoro e lavoro agile utilizzando questi termini come fossero sinonimi. Ma la differenza di significato c’è. È importante imparare a utilizzarli in maniera corretta, soprattutto se alla base ci sono variazioni a livello contrattuale!

Il periodo di quarantena ha portato molte aziende a dover optare per una di queste opzioni lavorative. Questo per garantire la la continuità del lavoro nonostante il confinamento. La chiusura obbligatoria degli uffici ha portato i dipendenti delle imprese italiane a doversi adattare a un sistema di lavoro per alcuni totalmente nuovo.

Per un responsabile delle risorse umane è importante conoscere le differenze che stanno alla base di queste forme di lavoro per poter gestire correttamente il personale dell’azienda.

Ma se indicano la stessa cosa, ovvero il lavoro da remoto, perché non si possono usare come sinonimi?

vantaggi smartworking

Lavoro agile

Innanzitutto, dobbiamo sottolineare che “lavoro agile” non è che la traduzione letterale dell’inglese smart working. Perciò le categorie si riducono a due, in quanto lavoro agile è soltanto un adattamento in lingua italiana. Risolta questa prima questione possiamo procedere. Concentriamoci ora sulla differenza ben più sostanziale che esiste tra smart working, o lavoro agile, e il telelavoro.

Entrambe le modalità sono rese possibili grazie all’utilizzo di strumenti informatici e telematici. Questi ultimi consentono di svincolare lo svolgimento del lavoro dalla localizzazione geografica.

La differenza sta in come queste modalità sono regolate e il grado di flessibilità che ne consegue.

Caratteristiche del telelavoro

Il telelavoro si definisce come una forma di lavoro a distanza. Su accordo stipulato con l’azienda, il dipendente potrà eseguire le proprie mansioni in luoghi differenti da quelli che normalmente si prestano allo svolgimento del lavoro grazie all’utilizzo di strumenti e canali telematici.

In base al tipo di contratto possiamo distinguere almeno tre tipi di telelavoro, caratterizzati da diverso grado di flessibilità:

  1. Telelavoro autonomo: è la tipologia di telelavoro che prevede maggiore libertà, dal momento che il lavoratore può pianificare in libertà il proprio lavoro.
  2. Telelavoro parasubordinato: in questo caso il lavoratore non avrà la possibilità di organizzare il lavoro in maniera libera perché dipenderà, almeno in parte, dalla coordinazione con il committente del lavoro.
  3. Telelavoro subordinato: questa è la tipologia che prevede minore flessibilità in quanto il lavoratore si troverà sotto la direzione più stretta del datore di lavoro.

Dove si può svolgere il telelavoro

Un dipendente con contratto di telelavoro potrà dire addio alla routine che accomuna la maggioranza dei lavoratori. Svegliarsi la mattina, sistemarsi, vestirsi in maniera più o meno formale, prendere la macchina o i mezzi di trasporto e recarsi nel proprio ufficio. Grazie al telelavoro il dipendente non sarà più obbligato a recarsi tutti i giorni sul luogo di lavoro.

Generalmente, si suppone che un dipendente con contratto di telelavoro abbia una posizione fissa, che però è diversa dall’ufficio o la sede di lavoro. Infatti, la postazione da cui il lavoratore praticherà il proprio mestiere viene definita e dichiarata nel contratto di lavoro.
Allo stesso modo della postazione, anche l’orario di lavoro viene esplicitato sul contratto.

Il telelavoro può anche essere discontinuo. Ciò significa che i lavoratori potranno decidere di recarsi a lavorare, uno o più giorni a settimana o al mese, nella sede aziendale.

Come viene svolto il telelavoro

Normalmente il telelavoro viene effettuato a domicilio una volta che l’impresa avrà fornito l’accesso al server aziendale e tutti gli strumenti necessari per garantire il corretto svolgimento del lavoro. L’esecuzione del lavoro avviene attraverso l’utilizzo di apparecchiature tecnologiche. Di solito gli strumenti utilizzati sono computer fissi, laptop, tablet, cuffie professionali.

Va ricordato però che esiste anche una tipologia di telelavoro a cui ci si riferisce prevalentemente definendola “telelavoro offline”. In caso di telelavoro offline gli strumenti elettronici e la connessione a Internet non saranno dei requisiti fondamentali ai fini dello svolgimento del lavoro. Il lavoratore riceverà incarichi e istruzioni sul lavoro da portare a termine. Una volta ultimato, il prodotto finale del lavoro potrà essere consegnato per via telematica o fisicamente dal lavoratore al richiedente.

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vantaggi telelavoro

Caratteristiche dello smart working

Dove, quando e come. Questa formula racchiude a grandi linee ciò che è consentito decidere a un dipendente che lavora in modalità smart working. Certo, non tutto può essere deciso in completa autonomia e di norma è il datore di lavoro a fornire gli estremi per ricorrere a questa soluzione lavorativa. Dal momento però che non si tratta di una forma di lavoro definitiva, viene normalmente consentita maggiore arbitrarietà in merito a dove e quando svolgerlo.

Proprio come da definizione, lo smart working è un una soluzione a cui le aziende possono ricorrere in più situazioni, come in seguito alla chiusura degli uffici a causa dell’emergenza sanitaria. Non essendo pensata come modalità definitiva, le libertà che derivano dall’adottamento occasione dello smart working sono molteplici.

Dove si può svolgere lo smart working

L’aggettivo agile non a caso ci ricorda che questa modalità di lavoro, non prevedendo un luogo fisso, consente di conciliare le esigenze giornaliere dei lavoratori. Le regolari 8 ore di lavoro possono essere svolte a casa. Ma anche da amici, in biblioteca, in spazi di co-working, in piscina, in montagna. Potenzialmente ovunque. Qualsiasi posto venga ritenuto idoneo al fine di poter eseguire il proprio lavoro.
E in genere non è obbligatorio far presente i propri spostamenti al datore di lavoro.

Come viene svolto lo smart working

Anche lo smart working richiede la dotazione di strumenti informatici e telematici per poter eseguire il lavoro. Per quanto riguarda l’orario di lavoro generalmente si consente una maggiore flessibilità. Gli orari di inizio e fine possono essere definiti con maggiore autonomia, così come l’orario della pausa pranzo per esempio. In ogni caso possono essere accordati con l’azienda per adattarsi meglio alle esigenze individuali.

risorse umane

Pro e contro di smart working e telelavoro

Nonostante il periodo di confinamento sia alle nostre spalle da qualche mese ormai, sono sempre di più le imprese che hanno scelto di continuare a far lavorare i propri dipendenti da remoto.

I benefici di lavorare da remoto sono indiscutibili, tanto per i dipendenti quanto per le aziende. Vediamo insieme quali sono i vantaggi principali:

Vantaggi di smart working e telelavoro

Sia aziende che lavoratori potranno contare su dei vantaggi dal punto di vista economico. Le aziende risparmieranno su tutti quei costi aziendali che derivano proprio dalla presenza fisica dei dipendenti in ufficio. I dipendenti potranno risparmiare su abbonamenti ai mezzi di trasporto, benzina, spese per le pause pranzo, ecc.

Sicuramente i dipendenti potranno contare su un maggiore equilibrio tra vita personale e lavoro. Si potrà gestire il tempo in maniera più efficiente risparmiando ore di viaggio spese in macchina o in treno per raggiungere il lavoro. Questi momenti potranno essere sfruttati per le attività preferite dei dipendenti. Si otterranno così effetti positivi anche sull’umore e, di conseguenza, sulla produttività.

Svantaggi di smart working e telelavoro 

Se non si è riusciti a creare una cultura aziendale forte, in cui i dipendenti riescono a sentirsi parte dell’azienda e vivere a pieno i suoi valori anche lavorando a distanza, si corre il rischio che il personale si possa sentire isolato, o che pian piano si allontani dall’azienda. Questo è uno dei principali lati negativi del lavoro da remoto che è importante tenere in considerazione per evitare che sfoci in situazioni sgradevoli che possono ritorcersi contro l’azienda.

Inoltre, se non si dispone di canali adatti, la comunicazione interna può diventare un problema. E questo problema potrebbe causarne altri a catena: incomprensioni, confusione sulle scadenze e così via.

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Gestione del personale da remoto

Lavorare da remoto non significa avere autonomia decisionale. E nemmeno permettersi di avere comportamenti inadeguati solo perché si è nel comfort della propria abitazione. Tutte le regole presenti sul contratto di lavoro firmato in fase di assunzione valgono anche quando si lavora da remoto.

Certo, in ufficio la supervisione da parte di manager e datori di lavoro permette di monitorare con maggiore facilità i dipendenti. Ma quando invece lavorano da casa come possiamo assicurarci che stiano portando a termine il lavoro? E che lo facciano rispettando normative e codici aziendali?

In questo caso, software HR come Factorial hanno sviluppato funzionalità specifiche per gestire e monitorare il tuo team anche da remoto. Oggi più che mai, un software per la gestione delle risorse umane può rivelarsi la chiave vincente per gestire al meglio team dislocati in diverse città. Tutte le informazioni saranno disponibili in un unico portale.

Conclusioni su telelavoro e smart working

Arrivati a questo punto è chiaro che flessibilità e la possibilità decisionale di ogni lavoratore è ben diversa tra smart working e telelavoro. Si potrebbe riassumere definendo il telelavoro come lo svolgimento del lavoro dislocato dall’ufficio a una postazione predefinita e accordata con il datore di lavoro. Mentre lo smart working è una soluzione temporanea che consente un certo grado di libertà e flessibilità al lavoratore su più fronti.

Avere un software per la pianificazione del personale che consente di gestire i turni, clock in/clock out e monitorare le prestazioni dei dipendenti porta notevoli benefici alle aziende. Con tutte le informazioni a disposizione in un unico software le aziende saranno in grado di prendere decisioni migliori. Come? Basandoti sui dati reali raccolti automaticamente dal software. Avere un software per la gestione delle risorse umane quando il proprio team lavora da remoto diventa essenziale per evitare di mettere l’azienda e i dipendenti stessi in situazioni difficili da recuperare e rovinare il rapporto di lavoro.

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