Le tappe della valutazione delle prestazioni lavorative

Una delle funzioni più importanti che devono svolgere i reparti Risorse Umane di qualsiasi azienda è la valutazione delle prestazioni lavorative.

Intuitivamente, puoi avere un’idea di cosa sia la valutazione delle prestazioni lavorative. L’obiettivo di una valutazione delle prestazioni lavorative è quello di, in qualche modo, misurare se i dipendenti stanno facendo il loro lavoro adeguatamente.

La valutazione delle prestazioni lavorative non è affatto semplice, ecco perché le valutazioni delle prestazioni dei dipartimenti Risorse Umane sono molto ben pianificate e strutturate.

Vedremo di seguito in cosa consiste una valutazione delle prestazioni lavorative.

Valutazione delle prestazioni lavorative e gestione delle risorse umane

La valutazione delle prestazioni lavorative è uno strumento che ha il compito di verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi individuali di ciascun dipendente dell’azienda.

Questa definizione di valutazione delle prestazioni lavorative è ciò che molti immaginano come la compilazione di moduli inviati dal dipartimento delle risorse umane. Ma molti aspetti della vita aziendale si sono evoluti nel tempo e uno di questi aspetti è la misurazione delle prestazioni.

Al giorno d’oggi, la valutazione delle prestazioni misura in modo completo e oggettivo ciò che fa il lavoratore, com’è e cosa realizza, e per poterlo valutare è necessario misurare quanto segue:

• Prestazione.
• Produttività.
• Competenze.
• Condotta professionale.

Questa valutazione fa parte della gestione delle risorse umane. Qualsiasi organizzazione che desideri diventare più competitiva ed efficiente esegue valutazioni delle prestazioni sui propri dipendenti.

La valutazione delle prestazioni lavorative e la sua importanza nelle organizzazioni

La valutazione delle prestazioni è importante perché, grazie ad essa, sia i dipendenti che i loro supervisori identificano quegli aspetti in cui la loro esecuzione e performance può essere migliorata.

Ogni dipendente dovrebbe discutere le proprie prestazioni con il proprio supervisore. Questa conversazione può essere un’opportunità per chiarire o rafforzare le aspettative aziendali.

Questa valutazione è importante anche perché fornisce misurazioni quantitative e qualitative finalizzate all’ottenimento di informazioni che consentono di prendere decisioni a favore dell’aumento della produttività.

Inoltre, questo tipo di valutazione è decisivo per definire se le competenze di un dipendente corrispondono al tipo di lavoro che svolge.

Le tre fasi principali della valutazione delle prestazioni lavorative

Quando si discutono le fasi della valutazione delle prestazioni, di solito sono incluse le seguenti:

1. Progettazione della valutazione.
2. Generazione di sondaggi.
3. Invio di sondaggi, monitoraggio e chiusura della valutazione.

Queste sono le fasi classiche, ma qui ti mostreremo una divisione delle fasi più attuale:

1. Formazione e aspettative dei lavoratori.
2. Periodo di osservazione.
3. Feedback costruttivo.

Ora li vedremo in dettaglio.

Formazione e aspettative dei lavoratori

La formazione è sempre importante in qualsiasi azienda e le revisioni delle prestazioni forniscono dettagli al reparto Risorse umane sul tipo di formazione necessaria.

Nella performance vengono valutati i punti di forza e di debolezza di ogni lavoratore. L’analisi dei punti deboli informa su quale formazione è necessaria ad ogni lavoratore per acquisire nuove competenze, migliorare il proprio modo di lavorare e sviluppare le proprie abilità.

Questa valutazione aiuterà anche il lavoratore a parlare con il suo supervisore delle aspettative che ha sul suo lavoro.

Il “modello di riferimento” del lavoratore

Il concetto di “modello di riferimento” è l’idea del sociologo americano Robert K. Merton.

Il modello di riferimento è il lavoratore modello, la figura di cui l’azienda ha bisogno e ciò che l’azienda vuole in un lavoratore che occupa quella posizione nel team.

Molte aziende danno particolare importanza al concetto di figura di riferimento.

Il modello di riferimento è anche una metodologia il cui obiettivo è formare i leader affinché siano coerenti e un esempio per gli altri. Nel fare ciò, si deve tener conto del fatto che non si diventa leader quando raggiunge una posizione elevata, ma che la formazione deve iniziare molto prima.

Periodo di osservazione

Il periodo di osservazione in una valutazione delle prestazioni lavorative è una delle parti più importanti perché è dove vengono raccolte tutte le informazioni sui lavoratori e quindi si traggono conclusioni e si agisce di conseguenza.

Successivamente vedremo quali informazioni possono essere raccolte e come farlo.

Quali informazioni possiamo raccogliere

Le informazioni raccolte riguardano principalmente le soft skills e le hard skills che ci interessano in azienda.

Hard skills che ci interessano: le hard skills sono le competenze più tecniche, che dipendono dal lavoro che ognuno svolge.

In ogni caso, queste hard skills non riguardano solo l’esercizio della professione in quanto tale. Alcune delle caratteristiche delle hard skills sono anche la capacità di organizzazione e la conoscenza di come funziona l’azienda, ad esempio.

Soft skills: in italiano si traduce anche come competenze trasversali e vi lasciamo la definizione che ne fa Wikipedia.

“Le soft skills si possono definire come quelle abilità, abitudini e comportamenti che distinguono due persone che hanno studiato la stessa cosa e ottenuto gli stessi risultati accademici, al momento di intraprendere un progetto, risolvere un conflitto o interagire con gli altri”.

Le soft skills più richieste sono le seguenti:

• Capacità di lavorare in team.
• Adattabilità.
• Comunicazione interpersonale.
• Ascolto attivo.
• Capacità di scrittura.
• Organizzazione.
• Puntualità.
• Auto motivazione.
• Abilità sociali.
• Pensiero critico.
• Creatività.
• Intelligenza emotiva.
• Capacità di ricerca.
• Rispetto.
• Ottimismo.

Strumenti per la raccolta di informazioni

Sappiamo già cosa vogliamo misurare nella valutazione delle prestazioni lavorative, ora dobbiamo sapere come farlo. Ci sono diversi strumenti per questo.

Colloqui individuali: questi colloqui possono essere tenuti da un dipendente con il proprio supervisore o con un membro del team delle risorse umane. Affinché le interviste siano davvero utili, non devono essere spontanee, ma piuttosto devono essere orientate in modo che il lavoratore fornisca le informazioni o le impressioni richieste.

Indagine sul campo: in questo caso il valutatore si immerge nell’area in cui i lavoratori svolgono il loro lavoro e ne analizza direttamente le prestazioni. Questa analisi viene svolta sotto la supervisione di un manager diretto.

L’idea di fare una tale valutazione è identificare le cause dei problemi di prestazioni. Se non ci sono problemi di prestazioni e queste ultime sono eccellenti, la ricerca sul campo servirà a valorizzare ciò che porta all’eccellenza.

Sondaggi: i sondaggi vengono utilizzati per valutare le prestazioni e la qualità del lavoro svolto da un lavoratore durante un periodo di tempo specificato.

Questi sondaggi possono includere un punteggio numerico. Possono anche essere una tavola di valutazione delle attitudini professionali e personali dei dipendenti. Inoltre, i sondaggi possono includere un’area per i commenti in cui i dipendenti possono spiegare cosa vogliono.

Con i sondaggi puoi valutare molti aspetti come:

• Soddisfazione sul lavoro.
• Formazione che vogliono i lavoratori.
• La posizione lavorativa e l’eventuale revisione delle sue caratteristiche.
• Prospettive di promozione.

L’utilizzo dei sondaggi è oggi reso molto semplice grazie all’utilizzo di software HR, in quanto automatizzano il processo e sono in grado di generare report.

Se vuoi saperne di più, ti lasciamo un altro articolo su questo blog che mostra esempi pratici di valutazione delle prestazioni lavorative.

L’idea della “performance 9 box“

Si tratta di uno strumento di valutazione che è a prima vista un grafico a nove quadranti.

In realtà questo grafico è costituito da un asse X e un asse Y.

L’asse X rappresenta le prestazioni di ogni dipendente su tre scale e l’asse Y rappresenta il potenziale di ogni dipendente anche su tre scale.

Qui sarebbe necessario valutare tutti i dipendenti dell’azienda e inserirli nella tabella corrispondente.

Vediamo cosa significa ciascuno dei quadranti.

Dipendente Superstar: un dipendente che è visto come fonte di leadership e qualità per svolgere un lavoro di maggiore responsabilità. È preferibile fornirgli formazione continua per garantirne la crescita.

Dipendente in sviluppo: la leadership si vede ma manca di sviluppo per avere maggiori responsabilità in azienda. È conveniente formarlo in modo che possa avere più responsabilità in futuro.

Impiegato top nella sua zona: è molto bravo nel suo lavoro ma non ha ancora capacità di leadership in aree di maggiore responsabilità. Non perderlo di vista per intraprendere ruoli più attivi e dargli maggiori responsabilità.

Ottimo professionista e molto affidabile: ottimo professionista ed è un collaboratore molto importante per raggiungere gli obiettivi all’interno della sua area, ma non sembra una persona dotata per assumersi maggiori responsabilità ed essere un leader. È importante motivare questo tipo di lavoratore a continuare con l’azienda e insegnare ai nuovi dipendenti.

Enigma: è una persona con le qualità per essere un leader ma presenta una prestazione piuttosto scarsa. Questo tipo di lavoratore potrebbe essere nuovo per l’azienda. Se è nuovo è chiaro che ha bisogno di guida e sviluppo. Se si tratta di un lavoratore che è in azienda da molto tempo va analizzato se c’è un problema.

Dipendente chiave: sono i lavoratori più importanti dell’intera azienda, poiché presentano un equilibrio tra potenziale e sviluppo. I futuri leader possono essere tratti da questo gruppo o il loro sviluppo continuerà.

Buona prestazione professionale: questo lavoratore svolge adeguatamente il suo lavoro ma non mostra le qualità per occupare una posizione di maggiore responsabilità. Potrebbe cambiare posizione se ritieni che si possa sviluppare ulteriormente in un altro reparto dell’azienda.

Dilemma: la performance nelle attività svolte ogni giorno non è buona, ma mostra un potenziale di crescita. Questo lavoratore deve essere motivato in qualsiasi modo per migliorare le sue prestazioni. Se non migliora, puoi provare a ricollocarlo, chiarendo gli obiettivi che deve raggiungere.

Considera il licenziamento: è un lavoratore che mostra scarse prestazioni e poche possibilità di miglioramento. Questo caso può verificarsi perché sei un nuovo dipendente in azienda o un dipendente che lavora da molto tempo ma ha cambiato reparto. Se nessuna di queste circostanze esiste e non ci sono “scuse” per un profilo così basso, nella maggior parte dei casi dovrebbe essere preso in considerazione il licenziamento.

Se la valutazione dei 9 quadranti è ben fatta, ha molti aspetti positivi, poiché è molto visiva e costituisce un ottimo supporto per selezionare sostituzioni e promozioni.

Feedback costruttivo

Il feedback costruttivo è molto importante nelle valutazioni delle prestazioni. Per iniziare bene questo feedback costruttivo, chiedi ai dipendenti di completare un’autovalutazione. Il supervisore esaminerà questa autovalutazione prima di incontrarli, poiché in questo modo sanno in anticipo come percepiscono il loro lavoro.

Parlare con il tuo dipendente ti farà scoprire cose che non sapevi: potrebbero avere problemi con i colleghi che ne ostacolano le prestazioni. O dettagli del lavoro che non conoscevi.

Se si verifica una di queste difficoltà, il supervisore deve essere pronto a fornire soluzioni.

Alcuni punti che il supervisore deve tenere in considerazione quando fornisce un feedback al dipendente:

• Esaltare i propri punti di forza, motivandoli così a dare il meglio dell’azienda e ad affinare le proprie competenze.
• Sii empatico perché tutti abbiamo problemi personali. Fagli vedere che capisci il suo.
• Dai un feedback negativo se necessario, ma con tatto. Il tuo obiettivo è che il tuo dipendente sia produttivo per l’azienda e ottenga il massimo dalla sua carriera professionale.
• Crea un piano d’azione con i passaggi da seguire sempre, e soprattutto se ci sono problemi. Assicurati di fare un buon follow-up in modo che tutto vada liscio.

Il feedback costruttivo richiede tempo, ma se viene ben applicato, con pazienza e comprensione, serve a correggere abitudini e atteggiamenti.

Gli svantaggi di non sapere come dare feedback

Il feedback ha risultati molto positivi, ma la verità è che molti supervisori non lo fanno. Perché?

• Per paura che il lavoratore venga offeso, potrebbe pensare che sia un feedback ingiusto e peggiorare le sue prestazioni.
• I supervisori non percepiscono i benefici dando un feedback perché pensano che le persone non cambieranno.

Questi due motivi di cui sopra sono ciò che previene i supervisor dal dare feedback negativo o positivo. Ma il fatto è che chi non dà feedback negativo non dà nemmeno feedback positivo, il che a prima vista sembra più facile. Perché non lo fanno?

• Molti manager e supervisori ritengono che se un lavoratore riceve un commento positivo, questo fermerà la sua crescita e non vorrà continuare a migliorare.
• Pensano che il lavoratore che riceve un complimento possa cogliere l’occasione per chiedere all’azienda qualcosa che non è in grado di dare.
• Se viene fornito un feedback positivo, è più difficile fornire un feedback negativo. Questo è il motivo per cui molti preferiscono giocare sul sicuro e non dare alcun tipo di feedback.

Dare feedback presenta molti più vantaggi positivi rispetto agli svantaggi. Certo, devi sapere come farlo in modo che contribuisca davvero. E supponi che i risultati non arrivino dall’oggi al domani.

Errori da evitare nella valutazione delle prestazioni lavorative

Ci sono molte discussioni sulla nuova tendenza di valutare le prestazioni dei dipendenti. Tuttavia, coloro che riescono a farlo a volte incorrono in alcuni errori che impediscono loro di andare avanti.

Vediamo quali sono questi errori:

1. Non avere obiettivi chiari

Prima di iniziare qualsiasi progetto, è necessario impostare gli obiettivi. In questo modo, una volta completato il nostro compito, saremo in grado di analizzarlo e vedere se gli obiettivi sono stati raggiunti.

Se parliamo di valutazione delle prestazioni e cerchiamo esempi pratici di obiettivi, eccone elencati alcuni:

• Incoraggiare la comunicazione tra i team
• Stimolare la creatività
• Migliorare la produttività
• Aumentare lo stipendio

2. Non conoscere il dipendente

A volte può accadere che quando si valuta qualcuno non abbiamo tutte le conoscenze per essere in grado di avere un’opinione del lavoro svolto.

Pertanto, la valutazione è un lavoro che, oltre ad analizzare le prestazioni lavorative, cerca anche di creare sinergie tra colleghi per conoscersi meglio.

3. Non offrire soluzioni

Una volta completate le valutazioni, le informazioni devono essere estratte per risolvere gli errori rilevati. Cioè, dobbiamo offrire soluzioni per migliorare.

4. Valutare il lavoro recente

Si può commettere l’errore di valutare qualcuno per il lavoro più recente che ha svolto, ma il risultato finale non sarà significativo. Pertanto, è importante rivedere tutte le attività eseguite dal dipendente durante la permanenza in azienda.

5. Centrare le valutazioni sui punti negativi

Quando creiamo le nostre domande che formeranno la valutazione delle prestazioni lavorative, dobbiamo affrontare sia gli aspetti negativi che quelli positivi. Ovvero, dobbiamo andare a cercare quello che l’impiegato fa di sbagliato, ma anche ciò che fa bene. Entrambe le informazioni ci saranno utili.

6. Mancanza di obiettività

Dobbiamo iniziare il lavoro di valutazione in maniera totalmente obiettiva, senza perderci nelle valutazioni personali. L’importante è analizzare le prestazioni di un dipendente all’interno dell’azienda.

7. Confronto fra dipendenti

Può essere difficile non cadere nei confronti, ma non sarebbe giusto per qualsiasi dipendente. Ogni persona è diversa e il loro sviluppo in azienda non deve essere lo stesso. I confronti fra dipendenti potrebbe portare a un ambiente di lavoro negativo.

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