Come archiviare e gestire i documenti aziendali in modo efficiente

Scritto da: Matteo Pizzinato

Vuoi saperne di più sull’archiviazione dei documenti aziendali? Se sei un imprenditore o un responsabile delle risorse umane, questo articolo fa al caso tuo.

La gestione amministrativa di un’azienda non è mai cosa semplice. Tra contratti di lavoro, buste paga, congedi di maternità e fatture dei fornitori, mantenere ordine e poter reperire velocemente i documenti che ci servono è tanto complesso quanto fondamentale.

Scopri in questo articolo l’importanza di una corretta archiviazione dei documenti e come un software di gestione documentale può semplificarti la vita.

Cos’è la gestione documentale?

Rifacendoci a quanto spiegato dall’AGID, la gestione documentale consiste nell’insieme dei procedimenti messi in atto per generare, gestire, condividere, organizzare e archiviare i documenti. Riguarda tre macroaree principali, che sono nello specifico:

  1. La creazione dei documenti: ovvero la loro generazione
  2. La condivisione dei documenti: il loro invio ai soggetti interessati
  3. L’archiviazione dei documenti: la conservazione fisica o digitale degli stessi

In parole povere, stiamo parlando di tutto quell’insieme di accorgimenti e di azioni che una persona deputata all’utilizzo dei documenti deve compiere per un’amministrazione snella e legale degli stessi.

Una gestione documentale rapida ed efficiente può permettere alle aziende di ridurre i costi e velocizzare i propri processi di business, evitando colli di bottiglia e imprecisioni che potrebbero portare a inutili rallentamenti o problematiche.

Come mantenere una corretta archiviazione dei documenti aziendali online

L’archiviazione digitale dei documenti in un’azienda è importantissima per mantenere traccia dei propri processi gestionali e degli accordi intercorsi tra soggetti interni ed esterni all’azienda. L’archivio aziendale rappresenta la fonte primaria da cui attingere quando si è alla ricerca di un file. Scopriamo insieme come archiviare correttamente i documenti e perché è importante.

Vantaggi dell’archiviare i documenti online

L’archiviazione documentale online permette di conservare i file importanti per un’azienda rendendoli allo stesso tempo recuperabili in caso di necessità. I principali vantaggi sono:

  • Accesso rapido ai documenti via Internet da parte di personale responsabili
  • Aggiornamento facilitato di tutta la documentazione corrente
  • Riduzione dei costi di stampa e distribuzione dei documenti
  • Riduzione dei costi di archiviazione cartacea fisica
  • Aumento della sicurezza tramite accesso autorizzato

Va da sé che archiviare online in modo corretto i propri documenti può portare innumerevoli vantaggi per le risorse umane nel breve e lungo periodo, sia in termini di tempistiche che di costi.

Come archiviare i documenti aziendali online in modo semplice

Ora che abbiamo visto più da vicino i vantaggi conservazione online dei documenti, è ora di passare alla pratica. Come si archiviano i documenti digitali?

Innanzitutto, prima ancora di passare alla fase di archiviazione, è necessario iniziare con una corretta gestione documentale. Questo include il modo in cui creiamo e determiniamo la tipologia di documento, soprattutto riguardo a:

  • Riferimento temporale del documento: principalmente anno e mese di riferimento
  • Tipo di documento: contratto di lavoro, busta paga, documenti d’identità ecc.
  • Numerazione o catalogazione progressiva: fatta con numeri o lettere
  • Creazione di un database: un contenitore organizzato che faciliti la reperibilità dei documenti

Soprattutto riguardo all’ultimo punto, è importantissimo poter fare affidamento su un sistema che funga da banca dati. Catalogare e organizzare i vari file in modo corretto è infatti fondamentale, ma diventa inutile senza una repository documentale che ti permetta di individuarli, scaricarli e modificarli velocemente. Ecco allora che entra in gioco l’importanza di affidarsi a un software di gestione documentale.

Software per la gestione documentale: il tuo portale di gestione dei documenti

Se hai letto fino a questo punto, quasi certamente non avrai più dubbi sul perché archiviare digitalmente i documenti sia importante. Il pezzo che manca nel puzzle quindi, è solo la scelta di come farlo al meglio.

Il miglior modo per gestire, conservare e archiviare i documenti della tua azienda è affidarsi ad un software di gestione documentale.

Un software per la gestione documentale è un sistema che permette di creare gestire, condividere e archiviare i tuoi documenti in maniera automatizzata. Utilizzare un sistema di gestione documentale online ti permetterà di migliorare l’amministrazione dei tuoi file portando numerosi vantaggi:

  1. Semplicità: un programma per l’archiviazione dei documenti non richiede alcuna conoscenza tecnica
  2. Velocità: utilizzando un sistema digitalizzato la gestione dei documenti sarà molto più veloce
  3. Efficienza: riducendo ritardi, sprechi e smarrimenti l’intero processo amministrativo diventerà più snello ed efficiente

Utilizzando un software per l’archiviazione dei documenti avrai a disposizione il database di cui avevi bisogno. Il che non solo ti permetterà di avere un accedere ad un rapido sistema di conservazione dei tuoi file, ma ti darà anche la possibilità di migliorare il tuo workflow documentale, organizzandoli come meglio preferisci per renderli più ordinati e facili da trovare.

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  • Organizzazione logica ed efficiente
  • Un unico sistema centralizzato
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  • Approvazione o rifiuto automatico dei documenti
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Per qualsiasi dubbio o domanda sull’archivazione dei tuoi documenti e sulla loro gestione, non esitare a scriverci nei commenti!

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