Vai al contenuto
digitalizzazione aziendale

Digitalizzazione aziendale: la guida completa

Il lavoro in presenza sta diventando sempre più difficile con la riduzione degli ingressi negli uffici a causa delle restrizioni sanitarie dovute alla pandemia Covid-19. La modifica degli orari di lavoro, i nuovi protocolli di sicurezza e la capacità limitata sono alcune delle sfide da affrontare per migliaia di aziende.

Sebbene, naturalmente, alcune industrie siano preparate per questo tipo di imprevisti, ce ne sono alcune che si sono trovate spovviste degli strumenti necessari per far fronte a queste problematiche. Ecco perché abbiamo preparato questa guida per la digitalizzazione aziendali affinchè avvenga in modo rapido, efficiente e sicuro.

💡 Il tuo alleato digitale per telelavoro e smart working 💡
software smart working gratis

Cosa significa digitalizzazione aziendale?

Sì, all’inizio può essere un compito arduo adatto solo ai giganti in uno specifico settore. Ma la verità è che, contrariamente alla credenza popolare, la digitalizzazione delle imprese è molto più semplice di quanto sembri.

Digitalizzazione aziendale significa migrare (per quanto possibile) le operazioni tradizionalmente svolte in forma o tramite supporto fisico, verso il mondo virtuale. Chiaramente il 100% dei compiti di una data azienda non potrà mutare al linguaggio digitale, ma quello di cui siamo sicuri è che almeno la metà dei suoi processi può farlo.

La digitalizzazione aziendale, oltre a implementare l’utilizzo di strumenti tecnologici e digitali, porta nella quasi totalità dei casi ad un ripensamento generale di altri aspetti quali:

  • Il design del modello di business.
  • Strategia di vendita.
  • Acquisto di forniture.
  • Canali di comunicazione con il consumatore finale.
  • Canali di comunicazione interna.
  • Gestione delle risorse umane.
  • Metodi di raccolta e pagamento a clienti e fornitori.
  • Gestione contabile.

software risorse umane

Perché digitalizzare un’azienda?

Da qualche anno si sente parlare costantemente di “rivoluzione digitale” o  di “digital transformation” che si credeva, e apparentemente è così, sarebbe diventata una riedizione della rivoluzione industriale.

Quello che a un certo punto era un optional e si pensava fosse una tendenza nel mondo del lavoro, con l’arrivo della crisi Covid, è diventato una realtà che costringe a cambiamenti drastici. E in molti casi la sopravvivenza di interi settori dipenderà da questi cambiamenti.

Le ragioni per intraprendere il processo di digitalizzazione aziendale hanno essenzialmente a che fare con la possibilità di riconvertire un’impresa per garantire, non solo snellire i processi, risparmiando tempo e denaro, ma anche per garantirne la sopravvivenza.

Vantaggi della digitalizzazione di un’azienda

Oltre al fatto che il processo di passaggio di un’azienda al vituale risponde al contesto attuale, a prescindere da esso, ci sono anche altri vantaggi che si possono ottenere solo dopo aver dato via libera alla digitalizzazione.

Sebbene in primo luogo si possa pensare di utilizzare semplicemente programmi come Excel o Word per le funzioni aziendali, la digitalizzazione è molto più di questo. Si tratta di “spostare” i processi nel “cloud”.

Il cloud non è niente di più e niente di meno che un sistema server in cui sono presenti tutti gli strumenti associati a Internet che utilizziamo quotidianamente. Da Spotify al nostro home banking, tutto “vive” nel cloud. Alcuni dei vantaggi di questo tipo di passaggio sono:

  • Collaborativo e cooperativo.
    I programmi e le applicazioni in cloud sono indicati per digitalizzare un business, poiché consentono l’accesso a tutte le persone coinvolte nel processo per poter svolgere i propri compiti in modo semplice ed efficace.
  • Disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
    Contrariamente a quanto accade con il software tradizionale, il software in cloud non necessita di attrezzature specifiche e ha quasi sempre una versione mobile. Ciò consente di accedere alle funzioni di lavoro da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, purché si disponga di accesso a Internet.
  • Più sicuro.
    Con strumenti come il riconoscimento facciale, l’impronta digitale e la verifica in due passaggi (tutto dal cellulare), le possibilità di perdita di informazioni o attacchi di terze parti sono notevolmente ridotte.
  • Riduce i costi.
    I programmi basati su cloud, anche se a pagamento, hanno spesso opzioni gratuite in quello che è noto come “freemium”. A costo zero forniscono soluzioni utili per le aziende.
  • Migliora la comunicazione.
    Informazioni centralizzate, sicure e accessibili con possibilità di lavoro collaborativo. Questo è uno dei maggiori vantaggi della migrazione dei processi aziendali nel cloud.

trasformazione digitale esempi

Come digitalizzare un’azienda in 5 passaggi

Sappiamo che per quelle aziende che fanno parte di industrie convenzionali o tradizionali, l’idea della digitalizzazione può sembrare un compito arduo, difficile, costoso e senza fine. Ma fortunatamente non è così.

Sebbene possano essere sviluppati numerosi piani di emergenza in base alle esigenze e agli obiettivi di un’azienda, a grandi linee i seguenti cinque elementi saranno essenziali per il passaggio di un’azienda al cloud (parzialmente o totalmente).

Identifica, conosci e rendi partecipi i tuoi clienti

È inutile lanciare un nuovo canale di comunicazione o vendita se il tuo pubblico di destinazione non conosce quello strumento. Tutte le aziende, di qualsiasi tipo e dimensione, sanno chi sono i loro acquirenti. La cosa migliore è concentrarsi sull’interazione con loro, sapere quali sono le loro preferenze al di fuori del consumo stretto e addirittura incoraggiarli a proporre idee, cosa che si può fare tramite i social network per esempio.

Concentrati sulla ricerca di soluzioni immediate ai problemi sottostanti

La digitalizzazione di un’azienda in tempi di crisi ha molti vantaggi. Per garantire la sopravvivenza di un’impresa è necessario prima affrontare il problema più grande. Le vendite, le spedizioni di prodotti o le assunzioni; quali sono oggi gli ostacoli maggiori?

Fai una nuova ricerca di mercato

Nuove realtà guidano nuove abitudini di consumo, e molto probabilmente la tua azienda sarà in grado di applicare cambiamenti che rispondano a queste nuove richieste. Se oltre a realizzare mobili puoi spedirli e consegnarli senza contatto, hai già un punto a favore.

Pensa a risposte creative

Gli strumenti digitali hanno come “mantra” principale la loro flessibilità e possibilità di utilizzo pressoché illimitate. Con questo in mente, è facile “pensare fuori dagli schemi” e riconvertire un’azienda dalla digitalizzazione, fornendo prodotti o servizi unici o una forma di comunicazione fresca e dirompente.

Distinguiti dalla concorrenza

Mai prima d’ora l’individualità è stata celebrata così come ai nostri tempi. Affinchè la digitalizzazione di un’azienda abbia successo, deve contribuire a rendere l’esperienza degli utenti / clienti e dei dipendenti non solo intuitiva e facile da usare, ma anche diversa e piacevole.

digitalizzazione aziendale esempi

Strumenti per digitalizzare un’azienda

Sostanzialmente, possiamo affermare senza paura che ci sono tanti strumenti digitali quante sono le persone nel mondo (o beh, forse non così tanti). Con così tanta varietà tra cui scegliere e supponendo che questo processo sia il primo per una determinata azienda, è facile sentirsi sopraffatti e non sapere esattamente di cosa la propria impresa abbia bisogno.

  • Software per le risorse umane.
    Gestire le buste paga, controllare l’orario di lavoro, richiedere e autorizzare le ferie sono solo alcune delle funzionalità che un software per le risorse umane in cloud possiede per digitalizzare un’azienda. Ciò consentirà non solo di rinunciare a sistemi cartacei e tradizionali, ma anche di ridurre i tempi nei processi HR.
  • Gestore di documenti.
    Se l’azienda lavora con la creazione collaborativa di report o elementi grafici, un document manager gratuito è un’opzione indispensabile da considerare. Google Drive o Dropbox sono i più conosciuti.
  • Piattaforme di comunicazione.
    Whatsapp è troppo invasivo e complesso per tenere traccia delle attività. L’email è obsoleta e poco intuitiva. Ecco perché piattaforme come Slack aiutano a centralizzare tutta la comunicazione di un’azienda in un unico canale. Infatti, è possibile creare argomenti secondari sulla base dell’area o del progetto.
  • Social networks.
    Può sembrare un gioco da ragazzi ma non lo è. Anche a metà 2020 ci sono aziende che non hanno una solida presenza digitale. Questo non significa solo avere un profilo su Facebook o LinkedIn, ma anche poter trasmettere un messaggio forte, creare un’identità del proprio brand e fidelizzare i clienti.
  • E-commerce
    L’ultimo anello della catena fino a raggiungere il consumatore finale. Può essere la tua o una piattaforma adattabile come Shopify o mercati online come Amazon. La verità è che avere una finestra digitale è essenziale per il passaggio di un’azienda verso spazi 3.0.

Come digitalizzare una PMI

Chiaramente con meno risorse rispetto alle grandi aziende, le PMI devono affrontare una vera sfida quando spostano le proprie operazioni nel cloud. Ma la buona notizia è che le limitazioni forzano la creatività. Ed è qui e nell’adattabilità che le PMI possono avere successo.

Con i vincoli imposti dalla crisi sanitaria Covid, ci sono settori ben specifici che hanno sofferto e di fatto sono in pericolo di continuità. Ecco perché la digitalizzazione aziendale è fondamentale, perché consente almeno l’esistenza di una finestra di opportunità per restare a galla.

Digitalizzazione aziendale nei ristoranti

Senza la possibilità di ricevere le persone, ristoranti e bar possono optare per il take away e le opzioni di consegna a domicilio. Per questo, piattaforme come Just Eat o Glovo sono ottimi alleati quando si passa a piattaforme virtuali. Pensare a menù specifici e sponsorizzarli sui social network aiuta a distinguersi dagli altri con un messaggio unico.

Digitalizza una palestra

Certamente le attrezzature e le strutture non possono essere digitalizzate. Anche così e, fintanto che è possibile circolare durante il giorno per esercitarsi, l’attività fisica è ancora richiesta e infatti è di provata efficacia per mantenere una buona salute.

Istruttori e personal trainer possono optare per piattaforme come MeetUp o EventBrite per gestire incontri e lezioni all’aperto, rispettando le misure di sicurezza.

Digitalizza un negozio al dettaglio

Come accennato prima, è impossibile pensare alla digitalizzazione senza l’e-commerce. Averne uno proprio è davvero costoso per una PMI, ma ci sono piattaforme social come Wallapop, Vinted o Woocommerce che ti permettono di connetterti con i clienti senza contatto.

La digitalizzazione delle aziende che non possono optare per il telelavoro o lo smart working è un passaggio non solo necessario e vitale ma anche obbligatorio per sopravvivere al contesto sfavorevole che la crisi economica e sanitaria del Covid-19 ha portato con sé.

Gli strumenti come i software nel cloud sono senza dubbio ottimi alleati per realizzare questa conversione.

✅ Prova il software di Factorial gratuitamente per 14 giorni e sperimenta la digitalizzazione HR!

This post is also available in: Español

Lascia un commento