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Digitalizzazione Aziendale: la guida definitiva 2022 [+Infografica PMI]

Cos’è la digitalizzazione aziendale? Perché è così importante per le aziende di oggi?

Nel mondo del business si sente parlare sempre più spesso di trasformazione digitale e i suoi effetti sono direttamente visibili sia a livello di mercato che a livello organizzativo. Prova a pensare alle più importanti aziende a livello mondiale come quelle inserite nella Fortune 500, ad esempio: hanno impiegato decenni prima di raggiungere il fatidico valore di un miliardo di dollari.

Le startup digitali di oggi, al contrario, riescono ad arrivare a questo risultato in pochi anni dalla loro fondazione. Come? Grazie al potere della digitalizzazione aziendale.

Le tecnologie digitali hanno creato opportunità di guadagno dove prima non esistevano, permettendo alle aziende non solo di guadagnare, ma anche di snellire i propri processi e ottimizzare i progetti aziendali per crescere più rapidamente. Questa enorme trasformazione economica è avvenuta in meno di un decennio e, per il momento, non sembra conoscere fine. Oggi, tutte le imprese che non hanno ancora digitalizzato i propri processi aziendali si trovano di fronte alla necessità di modernizzarsi.

Per questo motivo, abbiamo deciso di creare questa guida completa alla digitalizzazione aziendale: un approfondimento per aiutare la tua azienda a compiere il passo decisivo verso il futuro, scoprendo cos’è la digitalizzazione aziendale, come può essere implementata quali sono gli enormi vantaggi di sfruttare la tecnologia nei propri processi aziendali.

Scarica QUI l’infografica Digitalizzazione PMI

Cos’è la digitalizzazione aziendale?

Come sempre, quando si approfondisce un argomento è importante partire dalle basi. Iniziamo quindi col definire il tema principale di questa guida: cos’è la digitalizzazione aziendale?

La digitalizzazione aziendale è il cambiamento culturale, organizzativo e operativo di un’azienda, attività o ecosistema economico che avviene attraverso l’integrazione consapevole di tecnologie, processi e competenze digitali attraverso tutti i processi aziendali in modo graduale e strategico.

La trasformazione digitale sfrutta le tecnologie per creare valore e nuovi servizi per tutti i soggetti connessi all’azienda (sia i clienti che i dipendenti), innovare e acquisire nuove capacità per adattarsi rapidamente ad un mondo del business in continua evoluzione.

L’importanza della digitalizzazione aziendale

I valori di velocità, produttività, agilità e scalabilità sono al centro della digitalizzazione delle imprese. Nonostante questo, esistono molti luoghi comuni sulla trasformazione digitale che possono creare confusione alle aziende che stanno considerando questo processo.

Utilizzare le tecnologie digitali non rappresenta più soltanto un vantaggio competitivo o una strategia di crescita volontaria. Rappresenta un must per qualsiasi azienda in tutti i settori, sia lato B2B che B2C. Anche le aziende in settori non tecnologici come l’agricoltura o l’edilizia stanno abbracciando attivamente i progressi tecnologici. E il motivo è ormai evidente.

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Digitalizzazione aziendale: come fare?

Una volta compresa l’essenza della digitalizzazione aziendale è importante passare all’azione e, per farlo, è necessario capire come agire. Le aziende, infatti, non possono introdurre trasformazioni tecnologiche nei loro modelli di business e nei loro mercati da un giorno all’altro. Si tratta di un processo graduale, costruito su analisi ed esperimenti continui. Questo processo è diverso per ogni azienda e dipende da:

  • Tipo di business
  • Posizionamento nel mercato
  • Clientela o dalla nicchia a cui si rivolge
  • Relazioni con i clienti
  • Fase di crescita
  • Struttura del personale

Tuttavia, esiste una strategia unificata che raccoglie i passi chiave della trasformazione digitale, i quali sono più o meno gli stessi per ogni azienda. Si tratta di pietre miliari che permettono alle imprese di creare approcci unici basati sui dati dei loro clienti e dipendenti.

Ecco i 3 pilastri fondamentali su cui basare la trasformazione digitale:

1. Analisi del business

Quando un’azienda inizia il suo viaggio verso la digitalizzazione dei processi, il suo team deve comunque continuare a portare avanti le operazioni quotidiane: assistenza clienti, gestione HR, consegna dei prodotti, elaborazione degli ordini, logistica, ecc. È fondamentale, quindi, assicurarsi che la digitalizzazione non interferisca con l’esperienza di clienti e dipendenti.

Come puoi prepararti ad una transizione digitale in modo efficace e senza problemi?

  • Investi in ricerca: definisci cosa implica la digitalizzazione per la tua azienda quali risorse richiede al tuo team.
  • Individua i tuoi punti deboli: delinea le aree della tua azienda che hanno più bisogno di essere digitalizzate. Molti indizi su come procedere arrivano dopo aver condotto una valutazione approfondita del feedback dei clienti e dipendenti.
  • Prioritizza la soddisfazione di clienti e dipendenti: il fatto che stai puntando crescere e migliorare non dovrebbe distrarre la tua azienda dalle questioni più ordinarie. I clienti hanno bisogno di continuare a ricevere un servizio adeguato e, allo stesso modo, i dipendenti necessitano di supporto e partecipazione continua.

Una volta definiti questi punti chiave, la tua azienda può iniziare a porre le basi per la scelta dei metodi di digitalizzazione aziendale, mantenendo funzionante la struttura operativa.

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2. Preparazione a livello di team

L’errore che molte aziende fanno nel momento di digitalizzare i processi aziendali è la ristrutturazione del personale. Si decide di assumere diversi specialisti con esperienza in aziende digitali e puntare tutto su di loro, lasciando gli altri membri del team sprovvisti di un’idea chiara di quello che sta succedendo.

Come puoi condurre il tuo team attraverso il percorso di digitalizzazione della tua azienda?

  • Sostieni le tue affermazioni con delle statistiche: prima di iniziare a convincere gli altri su una particolare strategia, è necessario assicurarsi che si stia andando nella giusta direzione. Un buon punto di partenza è esplorare le tendenze del mercato, le statistiche dei concorrenti, trovare riferimenti e raccogliere i tuoi dati.
  • Incoraggia i dipendenti a condividere le loro esperienze: i membri dei tuoi team possono aggiungere la loro prospettiva particolare sui punti deboli, quelli che potresti non considerare subito.
  • Assegnare un ruolo nel processo di digitalizzazione ad ogni membro del team: una persona potrà essere responsabile di fornire i dati dei clienti, altri controlleranno la logistica, altri possono tenere sotto controllo l’onboarding digitale per la corretta integrazione dei nuovi dipendenti, mentre qualcuno terrà traccia dei cambiamenti necessari a livello HR durante il processo di trasformazione.

Per tenere traccia dell’opinione dei tuoi dipendenti, assicurati di fissare riunioni regolari con l’intero team, non solo con i più esperti. Ovviamente coinvolgere più persone porta a tempi più dilatati, ma è un investimento a lungo termine che vale davvero la pena fare.

3. Definizione della strategia di digitalizzazione aziendale

Una volta identificate le aree da cui iniziare e dopo aver introdotto il tuo team al processo, è il momento di iniziare a pianificare i cambiamenti reali. È necessario elaborare sia una strategia globale, che punti ad una digitalizzazione completa, sia sottoinsiemi più piccoli e dedicati specificatamente ad aspetti particolari.

Come puoi definire la tua strategia?

  • Definisci i tuoi obiettivi: gli obiettivi dovrebbero essere sia tecnologici (un sito web, un’app o un chatbot) che finanziari (quali saranno il ritorno e la crescita previsti) che organizzativi (miglioramento concreto della gestione di clienti e dipendenti).
  • Discuti i KPI: monitora i compiti di ognuno definendo gli obiettivi, la quantità settimanale di lavoro che vorresti eseguire o controllando se il team soddisfa i KPI aziendali che hai fissato.
  • Tieni d’occhio i concorrenti: è importante analizzare le strategie dei concorrenti che stanno avendo successo e prenderne spunto.

L’importanza di digitalizzare i processi aziendali?

Anche se nel contesto ultra connesso e globalizzato in cui ci troviamo potrebbe sembrare evidente, molte aziende si chiedono ancora perché sia così necessario “abbandonarsi” alla digitalizzazione del proprio business.

E una delle risposte guarda dritta al futuro: i mercati e i competitor non sono gli unici a crescere e cambiare attorno alla tua azienda. Anche i tuoi clienti lo fanno. Con il passare degli anni sono sempre più le nuove generazioni a definire gli equilibri sia del mercato che della gestione delle risorse umane. I millennials continuano ad essere la maggioranza ma, poco a poco, è la Generazione Z ad aver già cominciato a farsi sentire.

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Millennials e generazione Z: cosa si aspettano dalle aziende?

Quando parliamo di queste due generazioni, parliamo di individui cresciute con la tecnologia (alcuni addirittura nati con la tecnologia). Il modo in cui pensano, fanno le loro scelte e comprano è strettamente legato al digitale e se un’azienda non investe online, non può pensare di avere spazio nel mercato di oggi. Allo stesso modo, anche i dipendenti di oggi sono più attenti alla digitalizzazione delle aziende in cui lavorano, e danno molto valore alla gestione digitale dei processi.

Certo è che le aspettative e i bisogni delle nuove generazioni non sono facili da soddisfare: si tratta di individui più consapevoli, che analizzano i valori del marchio, cercano scopo e significato in ciò che comprano e le situazioni con cui interagiscono, senza perdere di vista efficacia e convenienza. Ecco alcuni degli elementi che le nuove generazioni si aspettano dalle aziende:

  • Esperienza cliente innovativa: bisogna offrire nuove possibilità, creare l’effetto WOW che si dimostri un nuovo fattore di scelta, soprattutto per la Generazione Z.
  • Velocità, velocità, velocità: le nuove generazioni sono nate in un mondo che corre, e giudicano i brand anche in base alla velocità con cui operano.
  • Approccio digitale e umano: le nuove generazioni non sono solo clienti, ma anche colleghi. Nella gestione HR, un approccio digitale permette di analizzare meglio i bisogni dei dipendenti per poter fornire una gestione più umana dei loro bisogni.

Il divario generazionale è reale sia nel business che in altri aspetti della vita. È naturale che la Generazione Z sia in migliori rapporti con la tecnologia e che i loro cervelli siano cablati per pensare in modo digitale. Tuttavia, questo non significa che si dovrebbe rinunciare ma piuttosto iniziare a pensare in anticipo e fare il doppio del lavoro per adattarsi alle esigenze di questa generazione dinamica.

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Le aree interessate dalla digitalizzazione delle aziende

Il processo di digitalizzazione dei processi aziendali risponde alle nuove esigenze sia dei consumatori, che dei dipendenti che dei mercati su molti livelli. Qualsiasi aspetto di un business può essere digitalizzato, ed esistono moltissimi modi per farlo. Vediamo insieme alcune delle aree in cui la digitalizzazione può rivelarsi particolarmente importante.

1. Digitalizzazione dell’assistenza clienti

Le digitalizzazioni più a diretto contatto con l’esterno sono un ottimo punto di partenza. L’assistenza clienti è uno tra gli apparati più direttamente visibili dal cliente finale e tra i più veloci da modificare e implementare. Inoltre, esistono moltissimi modi ed aree specifiche su cui puoi scegliere di lavorare nel modo che più si adatta alla tua azienda, come ad esempio:

  • La comunicazione orizzontale multicanale: app, sito web, email, social ecc.
  • Servizi di self-service e IoT.
  • Segmentazione della clientela per canale di supporto.
  • Chat e bot per la comunicazione in tempo reale.
  • Intelligenza artificiale.

2. Digitalizzazione dei processi HR

Digitalizzare le interazioni con i clienti rappresenta un grande passo avanti, ma non è l’unico aspetto importante in un processo di trasformazione digitale. Il passo successivo è portare la digitalizzazione di tutti i processi a migliorare la gestione aziendale delle risorse umane, le dinamiche di team e la cultura aziendale.

In questo campo, serve ben più di un semplice aggiornamento tecnologico: è necessario allineare la digitalizzazione aziendale con i valori e comportamenti di dipendenti e manager, per creare una cultura aziendale digitale positiva.

Ecco gli elementi positivi portati dalla digitalizzazione dei processi di risorse umane nella creazione di una cultura digitale:

  • Promozione di un orientamento esterno, piuttosto che interno.
  • Incentivo alla delega piuttosto che al controllo.
  • Incoraggiamento al rischio piuttosto che alla cautela.
  • Promozione dell’azione rispetto alla pianificazione eccessiva.
  • Valorizzazione della collaborazione rispetto allo sforzo individuale.

Dirigenti e manager dovrebbero definire in modo chiaro la loro visione riguardo al processo di digitalizzazione e comunicarla efficacemente a tutta l’azienda.

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3. Digitalizzazione del business model

I programmi di digitalizzazione dei processi aziendali spesso includono lo sviluppo di nuovi modelli di business al loro interno. Ad esempio, nel settore dei servizi finanziari, innovazioni come le criptovalute, la blockchain e l’intelligenza artificiale offrono un enorme potenziale di crescita del business. Di conseguenza, alcune istituzioni finanziarie cercano di lanciare nuovi prodotti e servizi digitali che sfruttino queste nuove tecnologie.

Tutto parte dall’approcciare il business con una mentalità “digital-first”, che guardi in primis ai vantaggi della tecnologia applicata al business. Per farlo, la strategia di digitalizzazione del tuo business dovrebbe considerare:

  • Metodologia lean e mentalità da start-up: nello sviluppo di nuovi business, prodotti o servizi, dovresti poter essere continuamente veloce e flessibile. Questo può essere fatto applicando i principi lean allo sviluppo di nuovi prodotti/servizi. In più, costruire una capacità di quantificare, misurare e agire sui dati (come in una vera start-up) è fondamentale per il successo dei nuovi modelli di business. Dovrai avere chiarezza sui tuoi obiettivi di business e definire le metriche appropriate per assicurarti di misurare accuratamente i progressi.
  • Adattabilità al cambiamento: è nella natura umana resistere al cambiamento. Le aziende più innovative devono considerare tutti gli strumenti a disposizione per affrontare le sfide del futuro (compresi il design, le strutture organizzative, i mercati e il modo di comunicare).

Cos’è il voucher per la digitalizzazione delle aziende?

L’importanza della digitalizzazione delle imprese è vista come un argomento importante anche a livello statale. Il Ministero dello Sviluppo Economico infatti prevede degli incentivi alla digitalizzazione delle imprese, chiamati voucher per la digitalizzazione delle PMI, per sostenere le imprese nel processo.

Come funziona il voucher per la digitalizzazione aziendale?

Come riportato dal sito del Ministero, si tratta una misura agevolativa rivolta alle micro, piccole e medie imprese (PMI) che prevede una sovvenzione, sottoforma di voucher di importo non superiore a 10 mila euro, con il fine di supportare l’implementazione di interventi di digitalizzazione dei processi aziendali e di ammodernamento tecnologico.

Il voucher per la digitalizzazione delle aziende è stato introdotto per la prima volta con il decreto interministeriale del 23 settembre 2014.

👉 Consiglio: scopri come fare istanza per la tua azienda per il voucher digitalizzazione in questo articolo dedicato: troverai una guida passo passo da scaricare per richiederlo!

Voucher digitalizzazione aziendale: per cosa può essere usato?

Il voucher per la digitalizzazione delle PMI può essere usato per l’acquisto di software, hardware e/o servizi specialistici che permettano alle aziende di:

  • Migliorare l’efficienza aziendale.
  • Modernizzare l’organizzazione aziendale, mediante l’utilizzo di strumenti tecnologici e forme di flessibilità lavorativa, tra cui il lavoro agile.
  • Sviluppare soluzioni di ecommerce.
  • Fruire della connettività a banda larga e ultralarga o del collegamento alla rete internet mediante la tecnologia satellitare.
  • Realizzare interventi di formazione qualificata del personale nel campo ICT.

Gli acquisti dovranno essere effettuati in seguito alla pubblicazione sul sito web del Ministero per lo Sviluppo Economico del provvedimento cumulativo di prenotazione del Voucher, che viene adottato su base regionale.

Una volta approvato, ogni impresa può beneficiare di un unico voucher di importo non superiore ai 10 mila euro, sempre nella misura massima del 50% del totale delle spese ammissibili.

💡 Per tenere traccia di tutte le tue spese aziendali e dimostrare la costanza dei pagamenti nei confronti dei dipendenti, scopri come ottenere il DURC online, un documento essenziale per la regolarità contributiva.

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Recovery Fund e digitalizzazione aziendale

Dopo l’avvento della pandemia e l’ottenimento da parte del nostro Governo dell’accesso al Recovery Fund europeo, è arrivato il momento per l’esecutivo di definire le destinazioni dei fondi ottenuti dal nostro Paese. E in base a quanto riportato dal PNRR (il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) il supporto all’innovazione del sistema produttivo tramite processi di digitalizzazione sembra rientrare tra le priorità.

👉 Consiglio: vuoi sapere tutto sul Recovery Fund e cosa prevede per la digitalizzazione delle aziende italiane? Qui trovi un focus dedicato.

Recovery Fund e digitalizzazione delle PMI italiane

Oltre alla definizione del Piano Transizione 4.0, il Governo sta lavorando ad altre soluzioni per incentivare la trasformazione digitale delle PMI. Tra queste troviamo la Nuova Sabatini 2021 e il Bando della Digital Transformation dei processi produttivi rivolta sempre alle piccole e medie imprese italiane.

Oltre a questi si aggiungeranno nuovi contributi pensati per incrementare la cybersecurity delle aziende e sull’aggiornamento o implementazione di soluzioni tecnologiche volte a supportare tutte attività di impresa (dall’HR al business).

Oltre a questo, un altro importante focus è stato messo sul miglioramento della connettività Internet: l’arrivo del 5G darà sicuramente un forte impulso alla diffusione del digitale anche e soprattutto alle imprese che, specialmente nelle aree più isolate del Paese, potranno godere di una connessione più sicura, veloce e stabile. In più, entro il 2026 il Recovery Fund italiano prevede la distribuzione della connessione a 1 Gb su tutto il territorio nazionale, addirittura quattro anni in anticipo rispetto a quanto previsto dal piano europeo.

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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