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Digitalizzazione aziendale: qual è l’impatto della digitalizzazione nei processi?

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20 minuti di lettura
digitalizzazione aziendale

Come la digitalizzazione sta cambiando la tua azienda? Quali impatto sta avendo sul tuo business? Terminologie quali: digitalizzazione, trasformazione digitale, automazione dei processi, sono ormai entrati a far parte del vocabolario di tutte le PMI. Inoltre, cos’è la digitalizzazione aziendale? Perché è così importante per le aziende di oggi?

C’è sempre più consapevolezza riguardo l’attuale periodo storico che stiamo vivendo. È un periodo affascinante per le imprese, nascono nuove opportunità, nuove esigenze e vengono completamente rivisti i vecchi modelli di business.

In questa guida ci focalizziamo sul tema della digitalizzazione. Vedremo cos’è, quali vantaggi sta portando alle PMI e quali sono gli strumenti che puoi utilizzare per digitalizzare i processi. 

Nel mondo del business si sente parlare sempre più spesso di trasformazione digitale e i suoi effetti sono direttamente visibili sia a livello di mercato che a livello organizzativo. Prova a pensare alle più importanti aziende a livello mondiale come quelle inserite nella Fortune 500, ad esempio: hanno impiegato decenni prima di raggiungere il fatidico valore di un miliardo di dollari.

Le startup digitali di oggi, al contrario, riescono ad arrivare a questo risultato in pochi anni dalla loro fondazione. Come? Grazie al potere della digitalizzazione aziendale.

Le tecnologie digitali hanno creato opportunità di guadagno dove prima non esistevano, permettendo alle aziende non solo di guadagnare, ma anche di snellire i propri processi e ottimizzare i progetti aziendali per crescere più rapidamente. Questa enorme trasformazione economica è avvenuta in meno di un decennio e, per il momento, non sembra conoscere fine. Oggi, tutte le imprese che non hanno ancora digitalizzato i propri processi aziendali si trovano di fronte alla necessità di modernizzarsi.

Per questo motivo, abbiamo deciso di creare questa guida completa alla digitalizzazione aziendale: un approfondimento per aiutare la tua azienda a compiere il passo decisivo verso il futuro, scoprendo cos’è la digitalizzazione aziendale, come può essere implementata quali sono gli enormi vantaggi di sfruttare la tecnologia nei propri processi aziendali.

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Che cos’è la digitalizzazione?

Il significato di digitalizzazione aziendale è più ampio di quel che si può pensare. Vuol dire sì introdurre nuove tecnologie digitali in azienda, ma vuol dire anche saper individuare le giuste tecnologie quelle cioè che possono portare un miglioramento complessivo all’organizzazione. 

Digitalizzazione significa quindi: migliorare la gestione aziendale grazie all’utilizzo di nuove tecnologie. La conseguenza è che l’azienda trae un vantaggio dall’innovazione, un vantaggio che si traduce ad esempio in:

  • Automatizzare i processi ripetitivi 
  • Ridurre i costi aziendali 
  • Formare e specializzare facilmente i talenti in azienda 
  • Migliorare il benessere dei lavoratori
  • Aumentare il valore del brand sul mercato 

L’intero processo che porta gradualmente ad adottare sempre più tecnologie in azienda prende il nome di trasformazione digitale, o digital transformation

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💡 In questo articolo vediamo i 6 pilastri fondamentali della digital transformation aziendale.

Cos’è la digitalizzazione aziendale?

Come sempre, quando si approfondisce un argomento è importante partire dalle basi. Iniziamo quindi col definire il tema principale di questa guida: cos’è la digitalizzazione aziendale?

La digitalizzazione aziendale è il cambiamento culturale, organizzativo e operativo di un’azienda, attività o ecosistema economico che avviene attraverso l’integrazione consapevole di tecnologie, processi e competenze digitali attraverso tutti i processi aziendali in modo graduale e strategico.

La trasformazione digitale sfrutta le tecnologie per creare valore e nuovi servizi per tutti i soggetti connessi all’azienda (sia i clienti che i dipendenti), innovare e acquisire nuove capacità per adattarsi rapidamente ad un mondo del business in continua evoluzione.

L’importanza della digitalizzazione aziendale

I valori di velocità, produttività, agilità e scalabilità sono al centro della digitalizzazione delle imprese. Nonostante questo, esistono molti luoghi comuni sulla trasformazione digitale che possono creare confusione alle aziende che stanno considerando questo processo.

Utilizzare le tecnologie digitali non rappresenta più soltanto un vantaggio competitivo o una strategia di crescita volontaria. Rappresenta un must per qualsiasi azienda in tutti i settori, sia lato B2B che B2C. Anche le aziende in settori non tecnologici come l’agricoltura o l’edilizia stanno abbracciando attivamente i progressi tecnologici. E il motivo è ormai evidente.

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Digitalizzazione aziendale: come fare?

Una volta compresa l’essenza della digitalizzazione aziendale è importante passare all’azione e, per farlo, è necessario capire come agire. Le aziende, infatti, non possono introdurre trasformazioni tecnologiche nei loro modelli di business e nei loro mercati da un giorno all’altro. Si tratta di un processo graduale, costruito su analisi ed esperimenti continui. Questo processo è diverso per ogni azienda e dipende da:

  • Tipo di business
  • Posizionamento nel mercato
  • Clientela o dalla nicchia a cui si rivolge
  • Relazioni con i clienti
  • Fase di crescita
  • Struttura del personale

Tuttavia, esiste una strategia unificata che raccoglie i passi chiave della trasformazione digitale, i quali sono più o meno gli stessi per ogni azienda. Si tratta di pietre miliari che permettono alle imprese di creare approcci unici basati sui dati dei loro clienti e dipendenti.

Ecco i 3 pilastri fondamentali su cui basare la trasformazione digitale:

1. Analisi del business

Quando un’azienda inizia il suo viaggio verso la digitalizzazione dei processi, il suo team deve comunque continuare a portare avanti le operazioni quotidiane: assistenza clienti, gestione HR, consegna dei prodotti, elaborazione degli ordini, logistica, ecc. È fondamentale, quindi, assicurarsi che la digitalizzazione non interferisca con l’esperienza di clienti e dipendenti.

Come puoi prepararti ad una transizione digitale in modo efficace e senza problemi?

  • Investi in ricerca: definisci cosa implica la digitalizzazione per la tua azienda quali risorse richiede al tuo team.
  • Individua i tuoi punti deboli: delinea le aree della tua azienda che hanno più bisogno di essere digitalizzate. Molti indizi su come procedere arrivano dopo aver condotto una valutazione approfondita del feedback dei clienti e dipendenti.
  • Prioritizza la soddisfazione di clienti e dipendenti: il fatto che stai puntando crescere e migliorare non dovrebbe distrarre la tua azienda dalle questioni più ordinarie. I clienti hanno bisogno di continuare a ricevere un servizio adeguato e, allo stesso modo, i dipendenti necessitano di supporto e partecipazione continua.

Una volta definiti questi punti chiave, la tua azienda può iniziare a porre le basi per la scelta dei metodi di digitalizzazione aziendale, mantenendo funzionante la struttura operativa.

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2. Preparazione a livello di team

L’errore che molte aziende fanno nel momento di digitalizzare i processi aziendali è la ristrutturazione del personale. Si decide di assumere diversi specialisti con esperienza in aziende digitali e puntare tutto su di loro, lasciando gli altri membri del team sprovvisti di un’idea chiara di quello che sta succedendo.

Come puoi condurre il tuo team attraverso il percorso di digitalizzazione della tua azienda?

  • Sostieni le tue affermazioni con delle statistiche: prima di iniziare a convincere gli altri su una particolare strategia, è necessario assicurarsi che si stia andando nella giusta direzione. Un buon punto di partenza è esplorare le tendenze del mercato, le statistiche dei concorrenti, trovare riferimenti e raccogliere i tuoi dati.
  • Incoraggia i dipendenti a condividere le loro esperienze: i membri dei tuoi team possono aggiungere la loro prospettiva particolare sui punti deboli, quelli che potresti non considerare subito.
  • Assegnare un ruolo nel processo di digitalizzazione ad ogni membro del team: una persona potrà essere responsabile di fornire i dati dei clienti, altri controlleranno la logistica, altri possono tenere sotto controllo l’onboarding digitale per la corretta integrazione dei nuovi dipendenti, mentre qualcuno terrà traccia dei cambiamenti necessari a livello HR durante il processo di trasformazione.

Per tenere traccia dell’opinione dei tuoi dipendenti, assicurati di fissare riunioni regolari con l’intero team, non solo con i più esperti. Ovviamente coinvolgere più persone porta a tempi più dilatati, ma è un investimento a lungo termine che vale davvero la pena fare.

3. Definizione della strategia di digitalizzazione aziendale

Una volta identificate le aree da cui iniziare e dopo aver introdotto il tuo team al processo, è il momento di iniziare a pianificare i cambiamenti reali. È necessario elaborare sia una strategia globale, che punti ad una digitalizzazione completa, sia sottoinsiemi più piccoli e dedicati specificatamente ad aspetti particolari.

Come puoi definire la tua strategia?

  • Definisci i tuoi obiettivi: gli obiettivi dovrebbero essere sia tecnologici (un sito web, un’app o un chatbot) che finanziari (quali saranno il ritorno e la crescita previsti) che organizzativi (miglioramento concreto della gestione di clienti e dipendenti).
  • Discuti i KPI: monitora i compiti di ognuno definendo gli obiettivi, la quantità settimanale di lavoro che vorresti eseguire o controllando se il team soddisfa i KPI aziendali che hai fissato.
  • Tieni d’occhio i concorrenti: è importante analizzare le strategie dei concorrenti che stanno avendo successo e prenderne spunto.

L’importanza di digitalizzare i processi aziendali?

Anche se nel contesto ultra connesso e globalizzato in cui ci troviamo potrebbe sembrare evidente, molte aziende si chiedono ancora perché sia così necessario “abbandonarsi” alla digitalizzazione del proprio business.

E una delle risposte guarda dritta al futuro: i mercati e i competitor non sono gli unici a crescere e cambiare attorno alla tua azienda. Anche i tuoi clienti lo fanno. Con il passare degli anni sono sempre più le nuove generazioni a definire gli equilibri sia del mercato che della gestione delle risorse umane. I millennials continuano ad essere la maggioranza ma, poco a poco, è la Generazione Z ad aver già cominciato a farsi sentire.

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Millennials e generazione Z: cosa si aspettano dalle aziende?

Quando parliamo di queste due generazioni, parliamo di individui cresciute con la tecnologia (alcuni addirittura nati con la tecnologia). Il modo in cui pensano, fanno le loro scelte e comprano è strettamente legato al digitale e se un’azienda non investe online, non può pensare di avere spazio nel mercato di oggi. Allo stesso modo, anche i dipendenti di oggi sono più attenti alla digitalizzazione delle aziende in cui lavorano, e danno molto valore alla gestione digitale dei processi.

Certo è che le aspettative e i bisogni delle nuove generazioni non sono facili da soddisfare: si tratta di individui più consapevoli, che analizzano i valori del marchio, cercano scopo e significato in ciò che comprano e le situazioni con cui interagiscono, senza perdere di vista efficacia e convenienza. Ecco alcuni degli elementi che le nuove generazioni si aspettano dalle aziende:

  • Esperienza cliente innovativa: bisogna offrire nuove possibilità, creare l’effetto WOW che si dimostri un nuovo fattore di scelta, soprattutto per la Generazione Z.
  • Velocità, velocità, velocità: le nuove generazioni sono nate in un mondo che corre, e giudicano i brand anche in base alla velocità con cui operano.
  • Approccio digitale e umano: le nuove generazioni non sono solo clienti, ma anche colleghi. Nella gestione HR, un approccio digitale permette di analizzare meglio i bisogni dei dipendenti per poter fornire una gestione più umana dei loro bisogni.

Il divario generazionale è reale sia nel business che in altri aspetti della vita. È naturale che la Generazione Z sia in migliori rapporti con la tecnologia e che i loro cervelli siano cablati per pensare in modo digitale. Tuttavia, questo non significa che si dovrebbe rinunciare ma piuttosto iniziare a pensare in anticipo e fare il doppio del lavoro per adattarsi alle esigenze di questa generazione dinamica.

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Processi di digitalizzazione: quali sono i più importanti

La digitalizzazione dei processi aziendali non può essere portata a termine in pochi giorni ed è per questo che sei tenuto a valutare quali tecnologie sono più importanti così da introdurle per prime.  

Ma da dove iniziare? Il nostro consiglio è di partire dalla digitalizzazione di quei processi che più di altri oggi impattano sul business. Inizia ponendoti tre macro obiettivi: 

Risparmiare sui costi

Il primo modo che puoi utilizzare per risparmiare sui costi aziendali consiste nel gestire al meglio il tempo a disposizione. Come scoprirai proseguendo la lettura, puoi utilizzare specifici software HR come Factorial, che ti permettono di ottimizzare la tua giornata lavorativa e quella dei lavoratori.

Le risorse umane, infatti, perdono decine di ore ogni anno in operazioni quali:  

Queste operazioni possono essere automatizzate. Con Factorial puoi: 

  • Approvare le richieste in tempo reale con un click 
  • Automatizzare il calcolo delle ferie e dei permessi
  • La timbratura del cartellino può essere effettuata dallo smartphone 
  • I moduli e i fogli presenze sono generati automaticamente dal software

👉 Leggi l’articolo “Riduzione costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto”.

👉 Oppure “Calcolo ferie online: guida ed esempi pratici sul calcolo”.

👉 O infine “Badge lavoro: tutte le soluzioni aziendali per timbrare il cartellino”.

Migliorare la gestione dei documenti 

Quotidianamente potresti trovarti ad affrontare un problema molto comune: la gestione dei documenti. Ogni giorno uno o più lavoratori perdono ore nella stampa e nella distribuzione di moduli e documenti. 

Questi spesso devono essere firmati e conservati in un luogo sicuro, operazioni che fanno perdere altre ore. Con Factorial la digitalizzazione dei documenti cartacei diventa realtà. Puoi facilmente: 

  • Gestire e condividere i documenti con le risorse umane 
  • Chiedere di firmarli digitalmente 
  • Custodirli in un archivio digitale e criptato

Far crescere i talenti in azienda

Il terzo macro processo di digitalizzazione aziendale riguarda la gestione dei talenti in azienda. Probabilmente perdi molte ore in operazioni quali: 

  • Valutazione delle performance dei lavoratori
  • Gestione dei corsi di formazione e apprendimenti 
  • Comprensione delle attuali competenze in azienda
  • Determinazione di un metodo di valutazione oggettivo 

Ancora una volta il software per la valutazione del personale di  Factorial può aiutarti a risparmiare tempo e risorse. In che modo? Con Factorial: 

  • Controlli in tempo reale le performance dei dipendenti 
  • Il processo di valutazione delle performance è basato su dati oggettivi 
  • Puoi personalizzare la valutazione sulla base delle tue esigenze 

Digitalizzazione aziendale e processi: qual’è l’impatto

Iniziare a sfruttare le nuove tecnologie porta a diversi vantaggi per la tua azienda. Secondo l’ultimo rapporto: “The performance of Small and Medium Sized. Businesses in a digital world” grazie alla digitalizzazione puoi: 

  • Ridurre i costi di gestione del personale del 22% 
  • Risparmiare fino a 30 ore di lavoro ogni mese 
  • Beneficiare del 33% in più di produttività dei lavoratori

Questi benefici hanno un impatto enorme sulla tua azienda e si traducono in un fatturato maggiore e migliore competitività sui mercati. L’esistenza di strumenti quali il voucher digitalizzazione o bonus digitalizzazione, confermano come anche le istituzioni siano oggi impegnate nell’assicurare alle PMI le risorse necessarie per una rapida digitalizzazione dei processi.

L’obiettivo è portare rapidamente le PMI in Italia a: 

  • Migliorare l’efficienza 
  • Ridurre la possibilità di errore umano 
  • Dotarsi di strumenti per analizzare i dati 
  • Archiviare i dati in maniera sicura 
  • Utilizzare più canali di comunicazione 
  • Ridurre i costi operativi 

💡 Sai cos’è il voucher per la digitalizzazione delle aziende e come fare istanza? Scoprilo in questo approfondimento.

Le aree interessate dalla digitalizzazione delle aziende

Il processo di digitalizzazione dei processi aziendali risponde alle nuove esigenze sia dei consumatori, che dei dipendenti che dei mercati su molti livelli. Qualsiasi aspetto di un business può essere digitalizzato, ed esistono moltissimi modi per farlo. Vediamo insieme alcune delle aree in cui la digitalizzazione può rivelarsi particolarmente importante.

1. Digitalizzazione dell’assistenza clienti

Le digitalizzazioni più a diretto contatto con l’esterno sono un ottimo punto di partenza. L’assistenza clienti è uno tra gli apparati più direttamente visibili dal cliente finale e tra i più veloci da modificare e implementare. Inoltre, esistono moltissimi modi ed aree specifiche su cui puoi scegliere di lavorare nel modo che più si adatta alla tua azienda, come ad esempio:

  • La comunicazione orizzontale multicanale: app, sito web, email, social ecc.
  • Servizi di self-service e IoT.
  • Segmentazione della clientela per canale di supporto.
  • Chat e bot per la comunicazione in tempo reale.
  • Intelligenza artificiale.

2. Digitalizzazione dei processi HR

Digitalizzare le interazioni con i clienti rappresenta un grande passo avanti, ma non è l’unico aspetto importante in un processo di trasformazione digitale. Il passo successivo è portare la digitalizzazione di tutti i processi a migliorare la gestione aziendale delle risorse umane, le dinamiche di team e la cultura aziendale.

In questo campo, serve ben più di un semplice aggiornamento tecnologico: è necessario allineare la digitalizzazione aziendale con i valori e comportamenti di dipendenti e manager, per creare una cultura aziendale digitale positiva.

Ecco gli elementi positivi portati dalla digitalizzazione dei processi di risorse umane nella creazione di una cultura digitale:

  • Promozione di un orientamento esterno, piuttosto che interno.
  • Incentivo alla delega piuttosto che al controllo.
  • Incoraggiamento al rischio piuttosto che alla cautela.
  • Promozione dell’azione rispetto alla pianificazione eccessiva.
  • Valorizzazione della collaborazione rispetto allo sforzo individuale.

Dirigenti e manager dovrebbero definire in modo chiaro la loro visione riguardo al processo di digitalizzazione e comunicarla efficacemente a tutta l’azienda.

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3. Digitalizzazione del business model

I programmi di digitalizzazione dei processi aziendali spesso includono lo sviluppo di nuovi modelli di business al loro interno. Ad esempio, nel settore dei servizi finanziari, innovazioni come le criptovalute, la blockchain e l’intelligenza artificiale offrono un enorme potenziale di crescita del business. Di conseguenza, alcune istituzioni finanziarie cercano di lanciare nuovi prodotti e servizi digitali che sfruttino queste nuove tecnologie.

Tutto parte dall’approcciare il business con una mentalità “digital-first”, che guardi in primis ai vantaggi della tecnologia applicata al business. Per farlo, la strategia di digitalizzazione del tuo business dovrebbe considerare:

  • Metodologia lean e mentalità da start-up: nello sviluppo di nuovi business, prodotti o servizi, dovresti poter essere continuamente veloce e flessibile. Questo può essere fatto applicando i principi lean allo sviluppo di nuovi prodotti/servizi. In più, costruire una capacità di quantificare, misurare e agire sui dati (come in una vera start-up) è fondamentale per il successo dei nuovi modelli di business. Dovrai avere chiarezza sui tuoi obiettivi di business e definire le metriche appropriate per assicurarti di misurare accuratamente i progressi.
  • Adattabilità al cambiamento: è nella natura umana resistere al cambiamento. Le aziende più innovative devono considerare tutti gli strumenti a disposizione per affrontare le sfide del futuro (compresi il design, le strutture organizzative, i mercati e il modo di comunicare).

I vantaggi della digitalizzazione per le PMI 

Come avrai già capito, la trasformazione digitale è un processo che necessariamente richiede tempo e la volontà di voler accogliere la tecnologia. Non si tratta solo della digitalizzazione dei documenti cartacei, come non vuol dire solo utilizzare un software per fare comunicare meglio i dipendenti tra loro.

La digitalizzazione è molto di più. Vuol dire introdurre la tecnologia nell’HR management ponendosi degli obiettivi ben precisi, lo vediamo in dettaglio.

👉 Leggi l’articolo “Trasformazione Digitale: come sta cambiando i processi HR?”.

👉 Oppure “HR Management: l’importanza per le piccole e medie imprese”.

Maggiore efficienza operativa 

La digitalizzazione dei processi deve necessariamente portare a un miglioramento dell’operatività aziendale. Puoi oggi utilizzare diversi strumenti che combinati tra loro ti permettono di: 

  • Gestire al meglio le vendite 
  • Creare e accedere a banche dati aggiornate in tempo reale 
  • Creare o migliorare i prodotti o i servizi 
  • Migliorare la gestione del personale in azienda

Più clienti e più soddisfatti 

Le tecnologie digitali ti possono aiutare a comprendere meglio ciò di cui i tuoi clienti hanno bisogno, quali cioè sono le loro attuali esigenze e cosa puoi fare per accontentarli.

Sempre la tecnologia si rivela determinante per espandersi sui mercati, anche all’estero. Pensa solo alle infinite possibilità che hai oggi per entrare in contatto con potenziali clienti residenti in qualsiasi parte del mondo. 

Minori costi operativi 

Come già accennato in precedenza, la digitalizzazione richiede d’investire alcune risorse, tuttavia, in breve tempo riuscirai a ridurre le spese aziendali, grazie ai minori costi operativi. Pensa solo ai risparmi derivanti dall’introduzione o adozione di: 

  • Forme di lavoro da casa o ibrido 
  • Sistemi integrati per il marketing e le vendite 
  • Software HR per una migliore gestione delle risorse umane
  • Sistemi per l’accumulo, il controllo e il risparmio energetico  

Secondo l’ultima ricerca a cura di SAP Concur, la digitalizzazione in Italia ha portato un risparmio compreso tra i 10.0000 e i 50.000 euro annui per il 37,7% delle imprese.

Esempi di progetti digitalizzazione aziendale 

La digitalizzazione dei processi aziendali, come abbiamo visto, inizia automatizzando i processi ripetitivi e automatici. Successivamente, grazie anche alle risorse risparmiate, puoi pensare di digitalizzare anche altri processi. 

Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di sfruttare appieno tutte le tecnologie esistenti, combinando tutte quelle azioni che ti porteranno a completare la trasformazione digitale. Puoi lasciarti ispirare da grandi aziende, le quali hanno già introdotto importanti innovazioni. Vediamo alcuni esempi: 

Adobe

La nota società americana specializzata in sviluppo software è profondamente diversa rispetto al 1982, l’anno in cui è stata fondata. La digitalizzazione ha portato Adobe ha indurre un nuovo modello di business basato sul modello Software-as-a-Services (SaaS), nuovi servizi pensati per offrire ai propri clienti migliori esperienze, nuove tecnologie che aiutano i vertici aziendali a prendere migliori decisioni basate sui dati.   

McDonald’s

McDonald’s è un lampante caso di digitalizzazione aziendale ben riuscita. Ordinare e consumare è diventata una vera e propria esperienza per i clienti. In pochi anni sono state sviluppate app mobili intelligenti, chioschi digitali per ordinare direttamente in negozio e ottimizzato il servizio di drive-through per ordinare i prodotti senza neanche scendere dalla macchina. 

IKEA

La trasformazione digitale non ha certo risparmiato IKEA. La società negli ultimi anni ha profondamente cambiato il proprio modello operativo e di business. Si è concentrata nel migliorare i servizi di e-commerce, nell’automatizzare la gestione delle merci in arrivo e in partenza. I negozi, infatti i quali oggi funzionano anche come centri logistici. Infine ha implementato sofisticati software per prendere decisioni basate su dati e analisi. 

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La digitalizzazione aziendale: il contesto in Italia 

La digitalizzazione vede impegnate praticamente tutte le PMI italiane indipendentemente dal settore. Il processo è attentamente monitorato a più livelli. Ad esempio la Commissione Europea dal 2014 ogni anno pubblica il report DESI (Digital Economy and Society Index). 

Dal report emerge l’attuale stato di digitalizzazione di tutti i paesi membri tra cui anche l’Italia. Inoltre, l’UE ha stanziato ingenti risorse, oltre 127 miliardi di euro, destinate ad agevolare la trasformazione digitale. 

Prendendo come riferimento l’indice DESI, l’Italia non compare tra i primi stati dell’Unione Europea, occupando la posizione 18 su 27. L’indice misura il livello di digitalizzazione presente in quattro diverse aree: 

  • Capitale umano
  • Connettività
  • Utilizzo di tecnologie digitali 
  • Servizi digitali accessibili al pubblico 

Per quanto riguarda le sole PMI, circa il 60% di queste ha un livello di digitalizzazione base, nonostante negli ultimi anni vi siano stati dei miglioramenti, soprattutto per quanto concerne: l’adozione di strumenti per la vendita di servizi e prodotti online, l’adozione di servizi in cloud, l’utilizzo di software gestionali. 

Rimanendo in ambito digitalizzazione, è in crescita l’utilizzo delle piattaforme social e dei dispositivi IoT. Questi ultimi sono utilizzati da circa un terzo delle imprese con almeno 10 dipendenti. Risultano invece ancora poche, il 6,2%, le imprese che si affidano a tecnologia di IA. 

In generale la digitalizzazione delle PMI in Italia parte dall’introduzione delle tecnologie per migliorare i processi produttivi. Successivamente le aziende introducono nuovi strumenti per una migliore sicurezza informatica, per gestire il marketing e le vendite e infine per l’analisi dei dati.

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Cos’è il voucher per la digitalizzazione aziendale?

L’importanza della digitalizzazione delle imprese è vista come un argomento importante anche a livello statale. Il Ministero dello Sviluppo Economico infatti prevede degli incentivi alla digitalizzazione delle imprese, chiamati voucher per la digitalizzazione delle PMI, per sostenere le imprese nel processo.

Come funziona il voucher per la digitalizzazione aziendale?

Come riportato dal sito del Ministero, si tratta una misura agevolativa rivolta alle micro, piccole e medie imprese (PMI) che prevede una sovvenzione, sottoforma di voucher di importo non superiore a 10 mila euro, con il fine di supportare l’implementazione di interventi di digitalizzazione dei processi aziendali e di ammodernamento tecnologico.

Il voucher per la digitalizzazione delle aziende è stato introdotto per la prima volta con il decreto interministeriale del 23 settembre 2014.

👉 Consiglio: scopri come fare istanza per la tua azienda per il voucher digitalizzazione in questo articolo dedicato: troverai una guida passo passo da scaricare per richiederlo!

Voucher digitalizzazione aziendale: per cosa può essere usato?

Il voucher per la digitalizzazione delle PMI può essere usato per l’acquisto di software, hardware e/o servizi specialistici che permettano alle aziende di:

  • Migliorare l’efficienza aziendale.
  • Modernizzare l’organizzazione aziendale, mediante l’utilizzo di strumenti tecnologici e forme di flessibilità lavorativa, tra cui il lavoro agile.
  • Sviluppare soluzioni di ecommerce.
  • Fruire della connettività a banda larga e ultralarga o del collegamento alla rete internet mediante la tecnologia satellitare.
  • Realizzare interventi di formazione qualificata del personale nel campo ICT.

Gli acquisti dovranno essere effettuati in seguito alla pubblicazione sul sito web del Ministero per lo Sviluppo Economico del provvedimento cumulativo di prenotazione del Voucher, che viene adottato su base regionale.

Una volta approvato, ogni impresa può beneficiare di un unico voucher di importo non superiore ai 10 mila euro, sempre nella misura massima del 50% del totale delle spese ammissibili.

💡 Per tenere traccia di tutte le tue spese aziendali e dimostrare la costanza dei pagamenti nei confronti dei dipendenti, scopri come ottenere il DURC online, un documento essenziale per la regolarità contributiva.

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Recovery Fund e digitalizzazione aziendale

Dopo l’avvento della pandemia e l’ottenimento da parte del nostro Governo dell’accesso al Recovery Fund europeo, è arrivato il momento per l’esecutivo di definire le destinazioni dei fondi ottenuti dal nostro Paese. E in base a quanto riportato dal PNRR (il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) il supporto all’innovazione del sistema produttivo tramite processi di digitalizzazione sembra rientrare tra le priorità.

👉 Consiglio: vuoi sapere tutto sul Recovery Fund e cosa prevede per la digitalizzazione delle aziende italiane? Qui trovi un focus dedicato.

Recovery Fund e digitalizzazione aziendale delle PMI italiane

Oltre alla definizione del Piano Transizione 4.0, il Governo sta lavorando ad altre soluzioni per incentivare la trasformazione digitale delle PMI. Tra queste troviamo la Nuova Sabatini 2021 e il Bando della Digital Transformation dei processi produttivi rivolta sempre alle piccole e medie imprese italiane.

Oltre a questi si aggiungeranno nuovi contributi pensati per incrementare la cybersecurity delle aziende e sull’aggiornamento o implementazione di soluzioni tecnologiche volte a supportare tutte attività di impresa (dall’HR al business).

Oltre a questo, un altro importante focus è stato messo sul miglioramento della connettività Internet: l’arrivo del 5G darà sicuramente un forte impulso alla diffusione del digitale anche e soprattutto alle imprese che, specialmente nelle aree più isolate del Paese, potranno godere di una connessione più sicura, veloce e stabile. In più, entro il 2026 il Recovery Fund italiano prevede la distribuzione della connessione a 1 Gb su tutto il territorio nazionale, addirittura quattro anni in anticipo rispetto a quanto previsto dal piano europeo.

Come iniziare la digitalizzazione dei processi aziendali 

Finora abbiamo visto cos’è la digitalizzazione, quali sono i più importanti macro ambiti in cui puoi introdurla e quali sono i vantaggi derivanti. Non ci siamo ancora soffermati su quelle operazioni da fare prima di avviare un qualsiasi processo di digitalizzazione. 

Chiaramente ogni azienda è diversa dall’altra e questo aspetto bisogna considerare. Per alcune organizzazioni la priorità potrebbe essere quella di ridurre i costi, per altre di migliorare il servizio clienti, per altre ancora la priorità potrebbe essere digitalizzare il settore della logistica. Da dove partire quindi? 

Rivedi tutti i processi 

Digitalizzazione e sostenibilità. Consigliamo di partire da questi due concetti. Rivedi quindi tutti i processi in azienda e dai priorità a quelli che impattano di più sui costi. 

Se ad esempio, il reparto delle risorse umane ha difficoltà a gestire tutte le richieste dei dipendenti, utilizzare un software HR è una scelta sostenibile. La spesa da affrontare è minima considerato i risparmi derivanti oltre che coerente in un’ottica di sostenibilità aziendale. 

Diversamente, se decidi di sostenere un ingente investimento, ad esempio installando nuovi e costosi macchinari, la scelta potrebbe non essere sostenibile considerando anche gli anni necessari prima di rientrare dall’investimento. 

Procedi per gradi 

Solo dopo aver digitalizzato tutti i processi più impattanti per la tua organizzazione, puoi pensare di digitalizzare i processi che hai valutato importanti per la tua azienda ma non prioritari. Procedere per gradi ti permette di non fare il passo più lungo della gamba e di far adattare pian piano tutti i lavoratori alle novità. 

Monitora la situazione 

Infine, è importante tenere sotto controllo la reale efficacia di tutte le novità introdotte. Qualsiasi innovazione, come detto in precedenza, è importante apporti un miglioramento alla tua azienda. L’innovazione deve quindi portare a un risparmio di tempo, di costi, energetico e così via. 

👉 Può interessarti l’approfondimento “Digital Workplace: cos’è, vantaggi e come crearlo [+ Guida]”.

Strumenti per la digitalizzazione dei processi 

Grazie alla tecnologia puoi rivoluzionare completamente il modo in cui i lavoratori collaborano tra loro, comunicano con la clientela, eseguono le mansioni e i compiti a loro attribuiti. Ma quali sono i principali strumenti che puoi utilizzare?

  • Piattaforme HR: per una corretta gestione del personale in azienda, per automatizzare e digitalizzare tutti i processi ripetitivi in carico al reparto HR. 
  • Suite per il lavoro digitale: ideali per gestire al meglio la comunicazione tra i team di lavoro in sede e da remoto.  
  • Piattaforme CRM in cloud: specifiche per gestire le relazioni con i clienti, i cicli di vendite e per acquisire nuovi lead.  
  • Software per la contabilità: necessari per digitalizzare tutte le operazioni in ambito contabili e finanziario. 
  • Piattaforme CMS: specifiche per la creazione, il caricamento e la pubblicazione dei contenuti sul web (testi, video, immagini). 

Ancora una volta ti invitiamo a introdurre gradualmente le novità in azienda, lasciando così ai dipendenti il tempo necessario per apprendere il funzionamento dei nuovi strumenti. In questo delicato passaggio, inoltre, è necessario organizzare alcuni corsi utili per formare i lavoratori preparandoli così all’utilizzo dei nuovi strumenti.

👉 Scopri qui tutti i vantaggi di un software per la gestione delle Risorse Umane e come contribuisce alla Digital Revolution.

💡 Leggi anche l’articolo “Software gestione aziendale: i migliori software per la digitalizzazione”.

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Factorial: un unico software per la digitalizzazione aziendale

Factorial è uno dei primi e più utilizzati software per digitalizzare infiniti processi. Il software ti permette di risparmiare denaro, tempo e si rivela un valido aiuto ogni qual volta devi prendere un’importante decisione per la tua azienda. 

Utilizzando il software HR di Factorial, puoi iniziare subito a gestire facilmente tante operazioni che fino a oggi probabilmente hai svolto a mano. Ad esempio puoi automatizzare: 

Puoi inoltre valutare le performance dei lavoratori, inviare feedback, incoraggiarli ad acquisire nuove competenze, creare e condividere l’organigramma aziendale, creare report basati su dati qualitativi e quantitativi e tanto altro. 

Sono oltre 7.000 le PMI che già utilizzano Factorial. I benefici sono tangibili e si traducono in oltre 30 ore di lavoro risparmiate ogni mese, ore che puoi utilizzare per far crescere la tua attività, concentrandosi sulle sole cose davvero importanti. 

Digitalizzazione PMI importanza e impatto: le conclusioni

Risparmiare sui costi, valorizzare il talento in azienda, eliminare tutte le operazioni ripetitive, aumentare la competitività sui mercati. Questi sono solo alcuni dei tanti vantaggi della digitalizzazione.

Come abbiamo visto, puoi iniziare subito provando Factorial gratis per 14 giorni. Scopri tutte le funzionalità elencate e inizia subito a sfruttare di una piattaforma innovativa e completa che viene incontro alle esigenze di tutta la forza lavoro: datori di lavoro, People Manager e dipendenti.

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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