I principali costi aziendali e come gestirli [+Modello gratuito]

Conoscere e tenere sotto controllo i costi aziendali, a prescindere dalle dimensioni dell’azienda, è fondamentale per migliorarne le prestazioni e la produttività.

Spesso le imprese, in particolare quelle più piccole, si trovano di fronte a una mancanza di risorse quando si tratta di creare un reparto dedicato a questo compito. Tuttavia, ciò non dovrebbe trasformarsi in una scusa che impedisce di monitorare i costi e le spese derivanti dallo svolgimento dell’attività aziendale.

Eseguire un’analisi dei costi aziendali è fondamentale. Questo ci aiuta a capire come i costi aziendali influiscono sulla redditività e lo sviluppo del business, così da poter prendere decisioni consapevoli in ogni momento.

In questo articolo studieremo a fondo l’argomento costi aziendali per poter comprendere e riconoscere i diversi tipi esistenti e il modo migliore per gestirli. Inoltre, forniremo suggerimenti specifici su come ridurre i costi aziendali e la possibilità di digitalizzare questa funzione con un software di controllo e gestione delle spese.

Come si definiscono i costi generali di un’azienda?

Un costo può essere definito molto semplicemente come l’uscita o il deflusso di denaro, sia in contanti che attraverso altri metodi di pagamento. Allo stesso modo si definisce costo qualsiasi elemento che faccia diminuire il profitto o aumentare la perdita dell’azienda.

Ogni azienda, per il semplice fatto di esistere, deve far fronte una serie di costi. Alcuni derivano direttamente dalla produzione del bene o del servizio offerto, mentre altre entrate e uscite sono indipendenti dalla produzione. Tra queste ultime troviamo i cosiddetti costi generali.

In altre parole, questa categoria racchiude quei costi aziendali che non sono costi diretti di produzione, ma che sono necessarie per far funzionare il proprio business. Qui troviamo tutti i costi che derivano dalla gestione dell’impresa, degli edifici, della logistica e delle buste paga. Rimangono così escluse le spese per le materie prime o i materiali di produzione.

Conoscere e prendere coscienza di questi costi aziendali è il primo compito che ogni azienda dovrebbe svolgere per poterli gestire in maniera corretta. Tra i più comuni e trasversali per i diversi tipi di aziende troviamo:

  1. L’acquisto di materiale per l’ufficio: costi aziendali che vanno dalla cancelleria alla merce e ai mobili acquistati per lo svolgimento delle funzioni quotidiane.
  2. Affitti: inclusi locali, uffici e proprietà in generale.
  3. Marketing, pubblicità e design: qualsiasi costo relativo a questi servizi promozionali e di comunicazione.
  4. Spese di viaggio: sono inclusi i costi di trasferimento, manutenzione, rimborso spese, locomozione ed altre eventuali spese di viaggio dei dipendenti.
  5. Spese finanziarie amministrative: interessi, spese bancarie, sconti applicati alle vendite, ecc.
  6. Servizi: qualsiasi servizio di base come luce, gas, acqua, wifi, telefono, ecc.
  7. Servizi forniti da altre società e professionisti indipendenti: dai servizi di assistenza a quelli di consulenza con contratto esterno.
  8. Manutenzione e riparazioni impreviste: costi aziendali derivanti dalla conservazione e dall’aggiornamento di strutture, edifici, macchine, ecc.
  9. Retribuzioni, stipendi e previdenza sociale: spese relative alla retribuzione e al contributo dei dipendenti all’interno dello staff.
  10. Trasporto e logistica: spese di mobilità tipiche dell’azienda e della sua attività.

risorse umane

Gestione dei costi di rimborso chilometrico e rimborso spese

Molte aziende si trovano ad affrontare costi che non sanno come gestire. Tra questi spesso troviamo quei costi aziendali legati al rimborso chilometrico e il rimborso spese dei dipendenti. Si applicano a quei lavoratori che devono sostenere delle spese extra, generalmente dovute a viaggi o spostamenti che fanno parte del loro lavoro.

Rimborso chilometrico: queste spese derivano da biglietti aerei, carburante, uso di veicoli o qualsiasi altro mezzo di trasporto.

Rimborso spese: si tratta di compensazioni economiche da parte dell’azienda per spese derivanti dal lavoro di un dipendente che possono variare dal cibo all’alloggio. Di solito sono associati ai viaggi di lavoro.

Quando si gestiscono questi costi, in genere le aziende scelgono tra due modelli che si adattano alle loro esigenze e differenti realtà: il modello fisso, o il modello di giustificazione delle spese. Nel primo caso viene impostato un importo per un insieme di spese definite in precedenza, al fine di evitare di dover controllare nel dettaglio ogni movimento. Nel secondo caso, ogni dipendente deve fornire la prova (biglietto, fattura, voucher, ecc.) per richiedere correttamente il rimborso del denaro speso. L’azienda procederà in seguito a valutare la spesa e, dopo averla approvata, pagherà l’importo dichiarato.

Vuoi tenere traccia delle spese della tua azienda? Scarica il nostro modello per la gestione mensile delle spese e controllare la tendenza annuale.

Tipologie di costi aziendali

Una volta compresi i costi generali, dobbiamo immergerci nelle diverse tipologie per ottenere un approccio più dettagliato. Potremo così identificare i costi diretti e indiretti, e i costi fissi e variabili.

Costi Diretti

I costi diretti sono quelli che si riferiscono propriamente alla produzione. Vanno dalle materie prime alle risorse umane e ai materiali utilizzati direttamente per la produzione del prodotto o servizio.

Costi Indiretti

Sebbene anche questi costi risultino in qualche modo necessari per garantire la produzione, non derivano direttamente da essa. Qui troviamo, tra gli altri, i costi derivanti dalle vendite, della gestione e dal commercio dei beni prodotti.

Costi Fissi

Probabilmente sono i più facili da identificare, in quanto sono quelli che rimangono costanti e non cambiano in relazione al numero di clienti o volumi di produzione. Anche in questo caso, l’azienda si troverà ad incorrere in costi fissi semplicemente perché essa esiste ed è in attività.

I costi fissi sono presenti nelle aziende anche se non vi è alcuna attività (intesa come vendita di beni e servizi). Ciò significa che in linea di principio non sono direttamente influenzati e non variano al variare dell’attività commerciale.

Tuttavia, il fatto che siano costi fissi non significa che siano spese mensili, e nemmeno che debbano essere ricorrenti. Significa semplicemente che non dipendono dalla quantità prodotta di beni e servizi. Ciò nonostante, ci sono alcuni costi fissi che sono sempre a carico dell’azienda:

  • Costi per affitto o prestito o mutuo.
  • Imposte e tasse.
  • Costi di fornitura e bollette. In questo caso, c’è chi posiziona questa spesa in una categoria esterna come “costo semifisso”, anche se oggi esiste una certa stabilità negli importi, oltre al carattere fisso e ricorrente.
  • Servizi di società esterne. Si tratta di costi fissi di gestione, manutenzione web, spese per agenzie pubblicitarie o di design, permessi legali, ecc.

Gestione spese aziendali

Costi Variabili

I costi variabili sono quelli direttamente associati all’attività o alla produzione e generalmente aumentano o diminuiscono al variare della quantità prodotta. Questi costi dipenderanno quindi dalle condizioni e dall’attività di ciascuna azienda.

Qui troviamo di tutto, dalla manutenzione di macchinari, imballaggi, mezzi di produzione fino all’acquisto di materie prime. Per questo motivo, il valore dei costi variabili che un piccolo magazzino di quartiere dovrà sostenere sarà molto diverso da quello di una grande fabbrica.

Questi valori possono variare, che lo si voglia voglia o meno, a seconda del grado di controllo che l’azienda ha su di essi.

Nonostante queste peculiarità, ci sono alcuni costi variabili che possiamo trovare in quasi tutte le aziende, come per esempio:

  • Costi del personale: il costo variabile principale che le aziende devono sostenere. Sono inclusi l’assicurazione sociale, gli aumenti, le promozioni e le nuove assunzioni.
  • Materie prime: tutti i materiali necessari per la produzione, l’imballaggio e il confezionamento del prodotto.
  • Tasse specifiche e costi di distribuzione.

Come controllare i costi aziendali

Mantenere un buon controllo delle spese aziendali è essenziale per evitare situazioni di tensione dovute alla contabilità, per trovare soluzioni agli imprevisti e creare politiche sui prezzi di vendita e percentuali per reinvestimenti futuri. In fin dei conti un’azienda esiste per generare profitto, guadagno e redditività.

Per fare ciò è necessario avere un piano di business che contempli tutte le possibili variabili, analizzando eventuali scenari futuri e circostanze avverse che potremmo dover affrontare.

D’altro parte invece bisognerebbe calcolare i costi fissi e variabili a cui dovremo far fronte ogni mese e ogni anno. Questo serve per creare una proiezione di reddito e profitto e far sì che in tutti i casi il bilancio sia positivo, evidenziando la necessità di fare previsioni con una certa periodicità.

Nell’arduo compito di gestire i costi aziendali, ci sono una serie di passi da compiere per poterli tenere sotto controllo:

Digitalizza i costi aziendali e le ricevute

Il primo suggerimento consiste nella possibilità di gestire queste spese, fatture, ricevute e ticket in formato digitale. Gestire una cartella Excel può essere un compito piuttosto complicato. Inoltre, avremo sempre un margine di errore derivante dall’aggiunta manuale dei dati. Esistono programmi specifici che permettono di gestire questi documenti relativi alle spese, contrassegnarli, determinare l’importo e a quale dipendente spettano.

Controlla, verifica e decidi

Con tutti i dati inseriti nel sistema e debitamente classificati, sarai in grado di prendere decisioni basate su informazioni corrette e reali.

Prova a chiederti: Ci sono costi aziendali che potrebbero essere evitati e quindi eliminati? Ci sono costi aziendali che potrebbero essere ridotti cercando nuovi fornitori o delle alternative? È possibile rilevare livelli evidenti di variazione dei costi aziendali da un mese all’altro? A cosa sono dovuti?

Definisci un budget

Ancora una volta, dalle conclusioni e dagli insegnamenti del passato, saremo in grado di imparare a realizzare bilanci annuali sempre più realistici. Generalmente si consiglia di iniziare da una media dei 12 mesi dell’anno e poi analizzare mese per mese e confrontare le due cifre.
budget aziendale

Crea politiche o procedure di compravendita e spese condivise da tutti

A seconda della natura dell’azienda e della sua attività è possibile determinare un budget e un metodo di monitoraggio durante tutto l’anno.

La presenza di procedure standardizzate per qualsiasi attività che comporta costi aziendali consentirà di controllare e assegnare priorità alle spese in base agli obiettivi impostati.

Confronta le previsioni con ciò che sta realmente accadendo

Una volta chiuso l’anno, prenditi il tempo necessario per verificare la conformità delle tue previsioni e le possibili deviazioni riscontrate. Infine, un budget è solo un’ipotesi di ciò che riteniamo accadrà. Il confronto è necessario per trarre conclusioni e migliorare lo sviluppo del proprio business.

Comunica ai tuoi team l’importanza di risparmiare e di evitare deviazioni di budget

Questo processo deve essere svolto giorno per giorno e sarà il compito fondamentale di capi e supervisori. Formare e sensibilizzare i team sull’importanza di controllare i costi aziendali e svolgere correttamente i compiti stabiliti avrà un impatto anche sul controllo delle spese.

Inoltre, coloro che rispettano questa direttiva possono essere premiati, per incoraggiarli e renderli partecipi alla crescita e alla redditività dell’azienda.

Cosa sono i moduli per il rimborso spese?

Se si vuole eseguire un buon controllo dei propri costi aziendali non si potrà di certo ignorare questa definizione. Un modulo per il rimborso spese è il documento cartaceo o digitale che i dipendenti devono completare. Serve per notificare e permettere di elaborare il rimborso di eventuali spese effettuate in relazione allo svolgimento del loro lavoro.

Questi moduli contengono quantomeno il nome del venditore, il titolo della spesa, l’importo, la data e il nome del dipendente che ha sostenuto la spesa.

Il modulo deve prima di tutto essere redatto. Questa operazione che di solito viene effettuata sulla base dei ticket o delle ricevute che il dipendente richiedente ha conservato. Una volta presentato, l’azienda deve verificare la veridicità delle spese e la loro idoneità alle politiche stabilite. Infine, il modulo per il rimborso spese sarà elaborato e incluso nel sistema contabile dell’azienda per procedere finalmente con il rimborso.

Riuscire a tenere sotto controllo i moduli per il rimborso spese può essere un compito complicato. In questo caso bisognerà integrare due diverse prospettive: quella dell’azienda e quella del dipendente. Inoltre, elaborare i rimborsi spese può richiedere molto tempo, ostacolare altri processi e portare a frodi interne se non vengono controllati attentamente.

Portare a termine questo compito sarà molto più semplice se si dispone del software giusto. Un software che consente di gestire i costi della tua azienda e dei dipendenti in modo rapido e agile, grazie alle notifiche automatiche delle nuove spese e alla possibilità di approvarle o rifiutarle subito.

Stai cercando il modo migliore per gestire e controllare i tuoi costi aziendali? Il software Factorial per le Risorse Umane è la soluzione che fa per te.

Ti presentiamo la nuova funzionalità di gestione delle spese. Da qui è possibile centralizzare le spese dei dipendenti, includere informazioni aggiuntive, gestire la loro approvazione ed eseguire un’analisi completa. Inoltre, ora hai la possibilità di usufruire di un periodo di prova gratuito!

✅ Prova Factorial gratis e inizia a gestire le spese dei tuoi dipendenti

This post is also available in: Español Português PT

Leave a Comment