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Lavoro da remoto: la guida definitiva per lavorare a distanza

In alcune aziende il lavoro da remoto è diventato un must a causa delle restrizioni sanitarie per poter proteggere i collaboratori. In altre invece questa modalità di lavoro era già stata implementata prima della diffusione della pandemia Covid-19. A causa del cambiamento repentino in molte circostanze non si ha avuto il tempo di preparare delle linee guida ben definite per i dipendenti in modo da poter effettuare il lavoro da remoto al massimo potenziale.

Anche per questo motivo abbiamo preparato questa guida che potrai utilizzare come supporto per aiutare i tuoi dipendenti a mantenere alta la loro produttività ed evitare di ritrovarsi in situazioni di eccessivo stress o burnout lavorativo.

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Suggerimenti per il lavoro da remoto

Tutto sommato, lavorare completamente da casa è un’esperienza nuova per molti. Pertanto, l’ottimizzazione di una forza lavoro remota può essere piuttosto difficile, soprattutto se si trova nel settore IT. Questo può essere piuttosto impegnativo, quindi non preoccuparti se ti scoraggi lungo il percorso.

Soprattutto, ecco 8 consigli utili per aiutare i lavoratori a prosperare durante il lavoro da remoto.

  • Comunica regolarmente con i tuoi colleghi e il tuo manager per rimanere in contatto tra loro e sentirti più coinvolto con l’azienda
  • Concediti del tempo libero a pranzo per rilassarti e staccare dal lavoro per un’ora
  • Non lasciarti distrarre dalle faccende domestiche che devono essere fatte. Suddividi diversi momenti della giornata per il lavoro e i lavori domestici, altrimenti rischi di distrarti e non sarai produttivo al 100%.
  • È importante concedersi pause regolari dal lavoro: ascolta un podcast, leggi un giornale, fai un rapido allenamento. Questo è fondamentale per migliorare i tuoi livelli di produttività e mantenerti motivato durante il giorno.
  • Prova la meditazione: è stato dimostrato che la meditazione e lo yoga combattono l’ansia e lo stress aumentando i livelli di produttività. In questi tempi difficili, può fare molto per aiutare a combattere le ansie causate dalla pandemia di COVID-19.
  • Fai un po’ di esercizio: è molto importante fare un po’ di esercizio e non rimanere sedentario per tutte le 8 ore della tua giornata lavorativa. L’esercizio ti aiuterà a scollegare e ricaricare le batterie migliorando il flusso cerebrale e i livelli di produttività.
  • Dai priorità ai progetti importanti: lavora in modo intelligente e concentrati sui progetti che contano di più e che hanno la scadenza più breve. Ottimizza il tempo in cui lavori meglio, per alcuni è la mattina e per altri è la sera, ma approfitta di queste ore per portare a termine i tuoi compiti più lunghi e impegnativi.

👉  Prova a dare un’occhiata anche a questo articolo con ben 9 consigli di produttività per lavorare in smart working.

Strumenti per il lavoro da remoto

Il lavoro da remoto può rivelarsi molto meno impegnativo quando hai gli strumenti giusti per rendere il tuo lavoro un po’ più semplice.

Di seguito discutiamo i migliori strumenti necessari per lavorare con successo da casa.

Strumenti per la risoluzione dei problemi

Per assicurare il successo durante il lavoro da remoto è necessario disporre di attrezzature adeguate. Ciò include apparecchiature essenziali come monitor di computer, tastiere e router.

Strumenti per la salute mentale

La salute mentale è una questione molto rilevante, tuttavia, ora è più importante che mai. Secondo il rapporto dei Centri statunitensi per il controllo e la prevenzione delle malattie (CDC), i problemi di salute mentale sono aumentati del 40% a causa della pandemia COVID-19.

I manager possono fornire strumenti per supportare i propri dipendenti, come informare i propri dipendenti su quali consulenti e psicoterapeuti sono coperti dai benefit aziendali.

Anche app di meditazione come headspace e InsightTimer possono aiutare a concentrarsi e a liberare le menti dei dipendenti.

Strumenti per il Brainstorming

Strumenti di mappatura mentale come MindMeister possono aiutare a scambiare idee. I software per la creazione di liste come Workflowy possono aiutarti a esplorare a fondo pensieri e nuove idee, registrando le tue idee in modo sistematico e organizzato.

App per la concentrazione durante il lavoro da remoto

Le app per la concentrazione possono aiutare a migliorare la produttività e i livelli di concentrazione dei dipendenti. Questi includono app come Forest. Questa app fa crescere un albero sullo schermo del tuo telefono e più tempo passi senza controllare il telefono, più diventa grande. Questo ti motiva a rimanere concentrato il più a lungo possibile senza distrarti e ti consente anche di monitorare la frequenza con cui ti distrai.

Strumenti per la comunicazione

Esistono molti eccellenti strumenti di comunicazione che facilitano le riunioni di gruppo come Krisp, con una funzione di cancellazione del rumore in modo da non dover disattivare l’audio nelle riunioni di gruppo. Un’altra fantastica app è Yac, che ti consente di inviare note vocali ai tuoi colleghi, facilitando la comunicazione.

Strumenti per la sicurezza

Le aziende che operano da remoto sono più soggette a violazioni della sicurezza. Ecco perché strumenti di sicurezza come 1password possono essere di grande utilità. Questo strumento di gestione delle password protegge le aziende dalle violazioni della sicurezza fornendo una password non decifrabile per ogni sito Web per il quale si dispone di un account.

Strumenti per migliorare le competenze

Migliorare le competenze dei dipendenti durante il lavoro da remoto può rivelarsi molto utile per le imprese. Qui si includono programmi come Coursera, che ospita lezioni delle migliori università per sviluppare l’apprendimento IT degli utenti. Inoltre, Linkedin Learning può aiutare gli utenti a sviluppare competenze per promuovere la propria carriera.

👉  Se sei interessato a questo argomento puoi leggere anche questo articolo in cui ti svegliamo gli strumenti per lo smartworking più insoliti ma efficaci.

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Consigli per aiutare i dipendenti che iniziano il lavoro da remoto

Ciò che è rimasto abbondantemente chiaro è che il lavoro a distanza è qui per restare, almeno per un bel po’. Ecco 5 consigli per conquistare il telelavoro sostenibile.

Affidare un buddy

Iniziare un nuovo lavoro rappresenta per molti lavoratori un momento carico di tensione e stress. Quando si inizia un lavoro da remoto, a queste sensazioni se ne potrebbero aggiungere altre come la sensazione di isolamento in quanto i dipendenti non hanno modo di fare un tour dell’ufficio, conoscere i colleghi di persona, fare due chiacchiere in una pausa caffè.

Per questo motivo è importante e utile assicurarsi che ci sia qualcuno in azienda pronto a dare sostegno, aiuto o anche semplicemente un po’ di compagnia ai nuovi entrati in azienda. I programmi “buddy” sono fatti apposta proprio per far sentire i nuovi entrati meno soli e disorientati durante i primi tempi.

Potresti considerare di adottare questo programma anche nella tua azienda così che chi si a svolgere il lavoro da remoto si senta meno solo.

Offrire un onboarding completo

Un buon processo di onboarding è sempre importante e ancora di più con il lavoro a distanza. Dobbiamo ricordarci che da remoto molte dinamiche da ufficio vengono a mancare. Per esempio, non è possibile imparare o scoprire qualcosa di nuovo vedendo come il collega di scrivania svolge delle attività.

Se le informazioni vengono a mancare durante il processo di onboarding rischiamo di tagliare fuori i nuovi dipendenti da comunicazioni importanti o di non fornire tutto il sapere necessario perchè possa svolgere il proprio lavoro nel migliore dei modi.

Assicurati di seguire una checklist e non saltare alcun passaggio quando i tuoi dipendenti si trovano nel processo di onboarding.

Incoraggiali a condividere le proprie idee

Quando un dipendente entra a far parte della nostra azienda è importante che possa trovare una cultura in cui gli viene concesso di poter esprimere la propria opinione e punti di vista. In questo modo, non solo potrà crescere dal punto di vista professionale, ma si sentirà anche libero di portare la propria visione in azienda e fornire nuovi spunti e approcci, arricchendo così il team nel suo complesso.

Per questo, a partire dal primo giorno, è importante incoraggiare i dipendenti a condividere le proprie idee, così che possano sentire fin da subito quanto è essenziale il loro contributo.

Offrire orari di lavoro flessibili

Se offri un modello di lavoro da remoto con orari flessibili potrai andare maggiormente incontro alle esigenze dei tuoi dipendenti. Lasciare che i nuovi lavoratori possano individuare quali sono le ore più produttive per loro invece che adottare un orario di lavoro fisso può portare incredibili benefici.

Dare obiettivi coerenti

Se abbiamo assunto quel determinato talento per far parte del nostro team è perchè sicuramente ci aspettiamo che possa complementare gli altri talenti al meglio e portare valore nella squadra. Assicuriamoci però di dare il tempo ai nuovi dipendenti di ambientarsi e capire come contribuire al meglio fissando degli obiettivi coerenti e proponendo un piano di crescita adeguato.

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Software per il lavoro da remoto

Le sfide poste dai dipendenti che si trovano a svolgere il lavoro da remoto sono state numerose.

Lavorare a distanza ha costretto le aziende a passare definitivamente al digitale. E con i manager lontani dai loro dipendenti, è stato difficile assicurarsi che raggiungessero i loro obiettivi. Ecco perché è importante utilizzare un software che faciliti i dipendenti durante il lavoro da remoto.

👉  In questo articolo ti offriamo un focus più specifico sul perchè affidarsi a un software per lo smart working aziendale.

Motivi per cui il software HR per i lavoratori remoti è essenziale

  • Facilita la continuità: Durante questi tempi instabili e incerti, è importante che le aziende continuino a funzionare come prima. Questo è il motivo per cui i sistemi software che offrono funzionalità come la gestione della busta paga continuano a funzionare attraverso un sistema software automatizzato.
  • Promuovere la crescita: l’assunzione di nuovi candidati è un modo essenziale in cui le aziende possono facilitare la crescita. Ciò è facilitato dal software HR grazie alla funzione di monitoraggio dei candidati di Factorial.
  • Misura la soddisfazione dei dipendenti: esegui report sulle risorse umane che misurano i livelli di produttività, il coinvolgimento e lo sviluppo dei progetti, nonché sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti.
  • Gestire meglio le assenze: durante questi periodi difficili i dipendenti possono prendere più assenze per malattia, a causa della pandemia o della necessità di prendersi cura di familiari malati. Avere un software di gestione delle assenze che permetta ai dipendenti di richiedere permessi con facilità sarà quindi indispensabile.

Strumenti software per le risorse umane che facilitano il lavoro da remoto

ATS e onboarding per i lavoratori remoti

Attira i migliori candidati attraverso una pagina carriera aziendale personalizzata. Una pagina che si sincronizza con siti di lavoro come Indeed o LinkedIn è anche un vantaggio. Una volta trovati potenziali dipendenti, puoi semplificare il processo di assunzione attraverso un sistema di tracciamento dei candidati per la selezione dei dipendenti. Quindi puoi inviare facilmente il contratto ai nuovi assunti utilizzando una firma digitale sicura.

Anche il processo di onboarding è semplificato grazie a flussi di lavoro personalizzati. Inoltre, la condivisione dei documenti consente a dipendenti e manager di condividere facilmente materiali importanti.

Rilevazione delle presenze e buste paga

Factorial consente ai manager di gestire facilmente orari e presenze. I manager possono ricevere una notifica quando i dipendenti timbrano l’entrate e l’uscita (se lo desiderano) oltre ad avere accesso alle schede attività che possono rivedere in qualsiasi momento.

La funzione di rilevazione delle presenze è integrata con la busta paga, il che significa che i dipendenti non devono preoccuparsi di timbrature errate o in ritardo.

Gestione ferie e assenze

I manager dovrebbero avere un processo in atto quando i dipendenti hanno bisogno di fare richieste di permessi, specialmente durante questi tempi precari. Con Factorial, i dipendenti possono inviare le loro richieste di ferie in formato digitale e i manager sono in grado di approvarle in modo rapido e semplice. I manager sono anche in grado di visualizzare le assenze sul calendario, pur essendo in grado di eseguire report HR personalizzati per comprendere meglio le assenze e le ripercussioni che ciò sta avendo sull’azienda.

Accesso da qualsiasi luogo

Tutti i dati conservati da Factorial sono nel cloud. Ecco perché tutti i dati che vanno dalla gestione delle prestazioni al monitoraggio del tempo sono facilmente accessibili tramite il portale dei dipendenti o l’app mobile.

 

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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