Smart working: cos’è e perché adottarlo nella tua azienda

Cos’è lo smart working? Come funziona per le aziende?

La pandemia da covid-19 ha portato uno sconvolgimento nella vita di molti di noi soprattutto a livello lavorativo. Dopo un’iniziale fase di necessità di adattarsi al lavoro agile, ora molte aziende hanno cominciato a rendersi completamente conto dei benefici e della flessibilità garantita dallo smart working.

Molti uffici in tutto il mondo sono tuttora chiusi e numerosi team di lavoro operano da remoto pensando seriamente di implementare lo smart working in maniera permanente all’interno della propria cultura lavorativa.

In questo articolo, scopriamo insieme cos’è lo smart working, come funziona e quali sono i principali benefici che le aziende possono ricavare dalla sua adozione.

Cos’è lo smart working?

Partiamo dalle basi. Prima di addentrarci alla scoperta dei dettagli e dei benefici di questa pratica lavorativa, capiamo meglio nello specifico di cosa stiamo parlando quando trattiamo di smart working.

Questa è la definizione data dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali:

Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”

La legge 81/2017, che contiene la definizione, pone l’accento sulla necessità di garantire maggiore flessibilità organizzativa, nel pieno rispetto dell’accordo fra le parti e in un’ottica nella quale il lavoratore viene messo nelle migliori condizioni possibili per svolgere il proprio lavoro.

Quando nasce lo smart working?

Lo smart working è nato inizialmente negli Stati Uniti, per poi diffondersi anche in Europa. In realtà le iniziali forme di applicarlo non erano esattamente definibili smart working, ma più telelavoro. Quest’ultima costituisce anch’essa una modalità di lavoro a distanza ma si differenzia in molti punti dallo smart working di cui parliamo oggi.

Quali sono le regole dello smart working?

Perfetto. Ora che abbiamo più chiaro quello di cui stiamo parlando andiamo a vedere i dettagli. Come funziona lo smart working? Ci sono delle regole per la sua applicazione? Questa è la principale domanda che responsabili delle risorse umane si pongono ancora oggi. Cerchiamo di capirne un po’ di più.

In caso di accordo individuale tra azienda e lavoratore per l’instaurazione di un rapporto lavorativo in smart working sarà necessario produrre un accordo scritto, applicabile sia ai rapporti a tempo determinato che indeterminato. Secondo quanto previsto dalla legge questo accordo non può essere unilateralmente imposto da una delle parti ma preso da entrambe volontariamente.

L’accordo scritto dovrà contenere i seguenti elementi:

  • Eventuale durata dello smart working
  • Preavviso relativo al recesso
  • Supporti tecnologici necessari allo svolgimento del lavoro
  • Modalità di controllo da parte del datore di lavoro

Quanti giorni a settimana si può lavorare in Smart Working?

Come in molti altri casi, non vi è una regola generale. L’indicazione di quanti giorni è possibile lavorare in smart working dipende dallo specifico accordo raggiunto tra datore di lavoro e dipendente. Non ci sono limiti né obblighi particolari, oltre alla necessaria volontarietà dell’accordo fra le parti, come accennavamo poco fa.

Qual è l’orario lavorativo in smart working?

L’orario lavorativo in smart working non subisce alcun tipo di variazione rispetto all’orario normale. Questo, se non diversamente accordato fra le parti che hanno la possibilità di modificare o flessibilizzare l’orario lavorativo grazie allo smart working. Il paletto da non superare riguarda il diritto alla disconnessione del lavoratore, calcolata in almeno 11 ore consecutive di riposo al giorno e 24 consecutive ogni 7 giorni. Ad ogni modo, con un software specifico rilevare le presenze dei dipendenti in smart working è ormai diventato semplicissimo.

Qual’è la retribuzione in smart working?

La modalità di lavoro in smart working non prevede alcun tipo di differenza nella retribuzione rispetto al lavoro in ufficio. Il lavoratore in smart working viene pagato normalmente in base a quanto previsto dal suo contratto di lavoro.

Perché dovrei implementare lo smart working nella mia azienda?

Alla base dello scetticismo riguardo lo smart working vi sono i dubbi di dirigenti e responsabili HR riguardo agli effettivi vantaggi. Ti stai ancora chiedendo perché dovresti adottare lo smart working nella tua azienda? Ecco i principali benefici:

1. Riduzione dei costi

Il primo vantaggio deriva dalla riduzione (anche se parziale) dei costi generati dal personale. Utilizzando in maniera ridotta (o addirittura nulla) un ufficio, la tua azienda potrà risparmiare una somma sostanziale in termini di costi di utenze, utilizzo di attrezzature e arredamento. I minori consumi di cibo, risorse ed energia garantiranno alla tua azienda un surplus di liquidità da poter reinvestire nel business

2. Più fiducia da parte dei dipendenti

Permettendo ai tuoi dipendenti di lavorare in maniera flessibile non potrà che migliorare la percezione dell’azienda ai loro occhi. Dare fiducia ai propri lavoratori si traduce in un incremento della motivazione, la quale porta sempre a grandi risultati. Un dipendente a cui viene data responsabilità e flessibilità tende ad essere più soddisfatto e voglioso di partecipare al tuo progetto.

3. Riduzione nella perdita dei talenti

Se fornissi ai tuoi dipendenti (nei limiti delle tue possibilità) flessibilità di spostamento, orari di lavoro meno rigidi e la possibilità di organizzare il proprio lavoro… perché dovrebbero lasciarti?

Perdere un dipendente è sempre un costo fastidioso per un’azienda, sia in termini economici che umani. Non lasciare andare i tuoi talenti migliori si traduce in minori costi di assunzione e mantenimento di stabilità all’interno del tuo team di lavoro.

4. Flessibilità nel processo di selezione

Come è ormai ben noto, non è necessaria la presenza fisica dei candidati per condurre un processo di assunzione dato che i principali software per la selezione del personale permettono di gestire il processo interamente online. Al contrario, lo smart working permette al tuo dipartimento delle risorse umane ti attingere ad un bacino di talenti molto più ampio, rispetto a quello dei potenziali candidati che, per questioni di residenza, avrebbero potuto sostenere un colloquio presenziale.

5. Reputazione migliore

Oltre agli altri benefici, offrire ai propri dipendenti la possibilità di sfruttare una politica di smart working metterà la tua azienda in buona luce, sia agli occhi dei tuoi stessi lavoratori, che dei potenziali candidati. Dimostrare il proprio interesse nel mantenimento dell’equilibrio lavoro/vita privata dei tuoi dipendenti unito a un approccio innovativo nei confronti della gestione lavorativa, farà un’ottima impressione a tutti coloro che si interesseranno al tuo business.

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