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Lavorare in smart working: consigli per aumentare la produttività [+Modello]

lavorare in smart working

Lavorare in smart working è sempre più comune fra i lavoratori di oggi. Uno studio ha rilevato che nel 2019, il 99% dei lavoratori desiderava la possibilità di lavorare da remoto almeno una parte del tempo. Nel 2020, viste le sfide poste da COVID-19, molti dipendenti si sono trovati a lavorare in smart working, cambiando completamente la propria realtà lavorativa.

Secondo le statistiche sui lavoratori a distanza del Bureau of Statistics degli Stati Uniti, quasi un quarto degli americani lavorava già da casa prima della crisi. Poiché gli effetti di COVID-19 continuano a farsi sentire, il lavoro a distanza sembra parte del “new normal“.

Qui risponderemo a tutte le tue domande sul lavoro a distanza e ai suggerimenti per i lavoratori remoti e per i manager responsabili del loro benessere. La riapertura degli uffici al 100% sembra ancora molto lontana e per alcune aziende è qualcosa che rimarrà nel passato! È ora di guardare al futuro.

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Cosa significa lavorare in smart working e chi sono i remote workers

I lavoratori da remoto sono coloro che possono lavorare da qualsiasi luogo. Spesso (e specialmente durante COVID-19), questi dipendenti lavorano da casa, ma possono anche lavorare da bar locali, da un hotel a Tahiti o per strada purché abbiano un buon segnale e connessione a Internet. Lavorare in smart working in precedenza faceva appello ai dipendenti che desideravano un programma flessibile, nessun tragitto giornaliero ed essere un po’ meno stressati.

Ora che il lavoro a distanza è diventato una pratica standard, molti sono stati in grado di vedere i vantaggi e sembra che non si possa tornare indietro. La definizione dei lavoratori da remoto è stata modificata per comprendere tutti i lavoratori.

Gli smart workers sono più produttivi? I critici temono che senza l’occhio vigile di un supervisore, i dipendenti non finiranno i loro compiti. Tuttavia, uno studio del 2019 ha dimostrato che lavorare da casa ha effettivamente aumentato la produttività del lavoro. Coloro che lavorano da casa hanno scoperto di avere meno distrazioni a casa che in ufficio e sono stati in grado di fare di più. Bonus: i lavoratori hanno anche segnalato un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata. Con il tempo risparmiato grazie alla mancanza di spostamenti, sono stati in grado di fare più esercizio fisico e di stare in contatto con la famiglia.

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Consigli per lavorare in smart working

Il lavoro a distanza può avere risultati impressionanti, ma ciò non significa che non ci siano sfide importanti da considerare. Essere lontani dall’ufficio può far sentire i lavoratori isolati e fuori dal giro. Possono avere difficoltà ad acquisire le informazioni di cui hanno bisogno o avere problemi a rilassarsi alla fine della giornata. Cosa deve fare un lavoratore da remoto?

Ormai, potresti sentire di aver già ascoltato tutti i classici consigli per lavorare in smart working: crea un ufficio a casa, segui un orario di inizio e fine, ritrova il tuo focus mentre i bambini fanno un sonnellino. Ma sappiamo che probabilmente ti trovi a lavorare in smart working da mesi. Ecco perché i nostri suggerimenti non sono per iniziare da zero, ma per migliorare il tuo sistema già esistente. Ti mostreremo come mantenere la produttività e il coinvolgimento con i nostri 9 migliori suggerimenti:

  • Comunicare molto

Lavorare da casa significa che i dipendenti devono essere molto più coscienziosi riguardo alle proprie abitudini di comunicazione. I colleghi non possono vedere cosa stai facendo o venire a farti una domanda veloce. Per lavorare da remoto bisogna essere seriamente intenzionati a essere in contatto con supervisori e colleghi, inviare aggiornamenti e richiedere in modo proattivo ulteriori informazioni. Questo aiuterà a rimanere sintonizzati sul posto di lavoro e attrezzati per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Comunica con tutti, sempre. Il modo migliore per rimanere coinvolti e creare un senso di community da remoto con i virtual teams è fare regolarmente una riunione di aggiornamento con i propri colleghi e supervisori. Allenarsi a comunicare più di quanto normalmente si farebbe sembra difficile, ma una volta che ti sarai abituato, ti renderà la vita molto, molto più facile.

Comunica con tutti quelli che puoi! Comunica alla tua famiglia i tempi delle tue riunioni video ininterrotte, le tue scadenze e le tue esigenze. Comunica con i tuoi amici per alleviare lo stress.

Ciò è particolarmente importante per lavorare in smart working. Rendi chiare le aspettative e aiuta a mantenere i dipendenti sulla buona strada per raggiungere i loro obiettivi con aggiornamenti regolari.

👉 Scopri come moltiplicare la produttività del tuo team attraverso le riunioni “one-to-one“.

  • Sta tutto nel pranzo

Non sarà sempre possibile. A volte dovrai continuare a preparare i materiali di presentazione o dare il tocco finale a quella copia. Ma quando te lo puoi permettere, usare una pausa pranzo per preparare e mangiare un buon pasto può essere il modo perfetto per ritagliarti un momento per te in una giornata frenetica. Il pranzo non fa per te? Usa il tempo per allenarti velocemente, meditare o semplicemente fare una passeggiata intorno all’isolato. Sedersi davanti al computer dall’alba al tramonto non farà che ostacolare la tua creatività e rendere più difficile essere produttivi.

  • Non occuparti della casa

    I dipendenti che lavorano da casa possono essere tentati di allontanarsi dai loro luoghi di lavoro per qualche minuto per fare il bucato o lavare i piatti della colazione. Anche se eliminare il disordine può sembrare una distrazione innocente, ricorda che tutto quel cambio di marcia mentale ti sta costando tempo ed energia. Il multi-tasking non funziona mai!

    Concediti un breve lasso di tempo, ad esempio 15 minuti, per sistemare e mettere in ordine, ma poi non ripeterlo finché non hai finito di lavorare. Aspettare il ronzio della lavatrice o farti distrarre dal dare una spolverata ti impedirà di concentrarti. Invece, concentrati sul portare a termine il tuo lavoro e conserva le faccende domestiche per dopo.

  • Ascolta alcuni podcast

Può non sembrare così con i bambini che urlano e lo stress del proprio partner, ma lavorare in smart working può essere solitario. I podcast non sono solo ottimi per rimanere aggiornati sulle notizie e trovare storie fantastiche. Possono anche risvegliare la tua voglia di “chattare” con qualcun altro (o far chattare qualcun altro con te).

Ascolta mentre lavi i piatti, pulisci la casa (solo durante le ore di riposo!) o ti mentre stai sdraiato sul divano. Assicurati anche di trovare il tempo per connetterti con i tuoi veri amici!

  • Prova la meditazione

    Questi sono tempi stressanti. Anche se lavori da casa, probabilmente ti sembrerà di stancarti ancora di più cercando di occuparti di tutto. È importante trovare il tempo per sedersi in silenzio e fare ascoltare te stesso. Un po’ di pace interiore può fare la differenza.

    Inizia lentamente ritagliando 3 o 5 minuti al mattino quando ti svegli o la sera quando vai a letto. Gli studi dimostrano che la meditazione può fare miracoli per l’ansia e la depressione. Ti aiuterà a prepararti per affrontare la giornata o a calmarti in tempo per riposarti bene la notte. Il nostro consiglio per il lavoro a distanza: prenditi del tempo per stare tranquillo.

👉 Potrebbe interessarti questo articolo in cui abbiamo individuato diversi modi in cui puoi aiutare i tuoi dipendenti ad evitare ed uscire dal burnout.

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  • Fai una passeggiata

    Gli smart workers potrebbero avere difficoltà a trovare la privacy di cui hanno bisogno. Forse non te ne rendevi conto in quel momento, ma il tragitto per l’ufficio e le ore ininterrotte alla scrivania hanno offerto molto spazio per riflettere. Lavorare in smart working in una casa con altre persone che potrebbero al contempo star lavorando o studiando può accumulare molto stress.

    È ora di fare un giro dell’isolato. Alzati, esci e goditi l’aria fresca. Allunga le gambe e i polmoni e così potrai tornare a lavorare riposato. Le passeggiate sono perfette per qualsiasi momento della tua giornata. 20 minuti prima della riunione? Fai una passeggiata di 15 minuti per schiarirti le idee.

  • Dai priorità ai progetti importanti

    Mentre lavorano in smart working, i lavoratori potrebbero voler dimostrare di essere produttivi dando la priorità a lavori che richiedono meno tempo. Questo li fa sembrare più produttivi, ma può effettivamente essere dannoso a lungo termine. Durante questi tempi incerti, potresti non essere in grado di portare a termine tutto il lavoro che vorresti.

    Sforzati di dare la priorità al lavoro importante e ai progetti a lungo termine anche se non hanno tante ricompense a breve termine. Invece di lavorare di più, lavora in modo intelligente. Concentrati sui compiti che contano. Puoi utilizzare strumenti online per ottimizzare il tuo flusso di lavoro e mantenerti in carreggiata.

  • Utilizza gli strumenti organizzativi

Uno dei motivi per cui lavorare in smart working è diventato così popolare negli ultimi anni è che i progressi della tecnologia hanno reso facile per i dipendenti lavorare da qualsiasi luogo. Sfrutta gli strumenti organizzativi come i gestori di documenti, i timer di produttività e le piattaforme di comunicazione. Un esperto consiglia di avere un calendario del team condiviso con pause fisse per sfruttare al massimo il tempo insieme e fare delle pause quando ce n’è bisogno.

  • Scollegati alla fine della giornata

Non stressarti più del dovuto! La tua casa potrebbe essere diventata il tuo posto di lavoro, ma hai ancora bisogno di limiti mentali per raggiungere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Stabilisci un orario in cui finire di lavorare alla fine della giornata e rispettalo. Cerca di staccarti subito dallo schermo in modo da poter lasciare “l’ufficio” alle spalle per il resto della serata. In questo modo, sarai fresco e produttivo il giorno seguente.

👉 In questo articolo ti ricordiamo come funziona il diritto alla disconnessione durante lo smart working in Italia.

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Problemi e strumenti per lavorare in smart working

Chi lavora da casa ha molte risorse per aiutarlo a fare un ottimo lavoro. La chiave è implementare gli strumenti giusti per ottimizzare l’area di lavoro e non farsi distrarre mentre si fanno cose importanti. Pensiamo ad alcuni problemi comuni che comporta lavorare in smart working e agli strumenti che possono utilizzare per risolverli:

  • Mancanza di accesso alle informazioni

Mentre si lavora da casa, può essere difficile accedere alle informazioni rilevanti per l’attività da svolgere, le ore che si stanno timbrando o anche le scadenze importanti in arrivo. Ora più che mai, le aziende hanno bisogno di piattaforme di condivisione dei documenti efficienti e processi HR trasparenti. Un software HR all-in-one come Factorial può centralizzare le informazioni in modo che siano facili da trovare e sempre accessibili.

  • Isolamento

Gli smart workers perdono un aspetto importante della socializzazione quando sono accampati a casa. Per entrare in contatto con i colleghi, questi dipendenti possono utilizzare Google Calendar per pianificare riunioni, piattaforme video come Zoom per incontrarsi “faccia a faccia” e funzioni di chat su Slack per rimanere in contatto tutto il giorno. Factorial ha integrazioni con molti di questi strumenti, il che lo rende ancora più facile da usare.

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👉 Qui abbiamo creato una lista degli strumenti più insoliti ma efficaci per lavorare in smart working

Lavorare in smart working: gestione dei lavoratori a distanza

Può essere complicato per i manager che non hanno mai supervisionato un team remoto prima riuscire a far funzionare le cose senza intoppi. Ti abbiamo già dato i nostri migliori consigli per gli smart workers. Ecco i nostri tre suggerimenti principali su come i manager possono aumentare la produttività dei lavoratori da remoto.

  • Contatti regolari

La prima priorità di un manager dovrebbe essere assicurarsi che i dipendenti abbiano ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. I supervisori proattivi dovrebbero sviluppare un chiaro piano di comunicazione e una politica per i lavoratori remoti e programmare chiamate regolari per parlare con i dipendenti. Una comunicazione aziendale interna chiara è la chiave per mantenere i dipendenti sulla buona strada per raggiungere i loro obiettivi. Ricorda che è un momento difficile tanto per i dipendenti quanto per i manager per quanto riguarda riuscire a trovare un equilibrio tra l’assistenza ai propri figli, l’assistenza agli anziani, il lavoro e il proprio benessere. Potrebbe valere la pena di fare il un controllo con i dipendenti anche a livello personale.

  • Fornire opzioni di comunicazione per lavorare in smart working

In questi tempi incerti, è importante che i manager si rendano disponibili al personale attraverso una varietà di piattaforme. Possono offrire assistenza tramite messaggio e telefono e organizzare riunioni video per il team. I manager possono prendere in considerazione di fornire un questionario sul lavoro a distanza per scoprire le preferenze dei lavoratori quando si tratta di comunicazione. Ciò aiuterà i dipendenti a rimanere correttamente connessi al proprio lavoro.

  • Pensa ai vantaggi alternativi del lavorare in smart working

In un’epoca in cui i vantaggi tradizionali non bastano, i datori di lavoro potrebbero dover pensare fuori dagli schemi quando si tratta di vantaggi e regali per gli smart workers. Il Wall Street Journal riporta che la società con sede a San Francisco Hewlett Packard ha iniziato a offrire ai dipendenti l’accesso a un’app di meditazione e consapevolezza. Pensa a ciò di cui i dipendenti potrebbero aver bisogno in questi tempi difficili. Far sentire i dipendenti apprezzati è il modo migliore per aumentare i KPI per i lavoratori da remoto.

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Software per lavorare in smart working

Il software è uno strumento fondamentale per supportare i remote workers mentre si adattano al flusso di lavoro da casa. Utilizzando un software HR all-in-one, i manager possono tenere aggiornati i dipendenti e aumentare la trasparenza e il coinvolgimento. Ecco alcune delle caratteristiche che i datori di lavoro apprezzano di più.

  • Gestione documentale

Conserva buste paga, contratti, informazioni sulle ferie e documenti in un unico posto con un software di gestione documentale. Sia il dipendente che il datore di lavoro possono accedere a documenti importanti in qualsiasi momento.

  • Firma elettronica

Le aziende che assumono lavoratori remoti possono utilizzare la funzione di firma digitale dei documenti di Factorial per ottenere contratti legalmente vincolanti firmati digitalmente. Non c’è bisogno di recarsi in ufficio o perdere tempo a spedire documenti sensibili. Gestisci le assunzioni in maniera più velocemente ed efficiente con la firma digitale.

  • Tracciamento digitale dell’orario di lavoro

Monitorare l’orario di lavoro degli smart workers sarà più facile utilizzando le funzioni digitali di timbratura di ingresso e uscita di Factorial.

Con gli strumenti giusti, i lavoratori a distanza potranno godere di tutti i vantaggi di lavorare in smart working e i datori di lavoro apprezzeranno la maggiore produttività.

Il tuo strumento HR all-in-one per gestire gli smart workers.

Questo articolo è disponibile anche in: English US

Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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