Smart working: la guida completa per la tua azienda

“Smart working” e “COVID-19” sono due termini che hanno iniziato ad andare di pari passo da quando

Il confinamento è iniziato a causa del Coronavirus. Secondo un rapporto di Infojobs, solo 2 lavoratori italiani su 10 avevano la possibilità di lavorare in smart working. In molte aziende, il telelavoro è stato implementato rapidamente e con poca organizzazione. Ma cosa succede se stabiliamo una buona dinamica del telelavoro per aiutarci ora? e dopo queste restrizioni?

Continua a leggere, qui ti diciamo tutto ciò che la tua azienda deve sapere per implementare lo smart working!

Che cos’è lo smart working?

Secondo la RAE, il telelavoro è “lavoro svolto da un luogo esterno all’azienda utilizzando le reti di telecomunicazione per soddisfare i carichi di lavoro assegnati “. Cioè, è quell’attività che il dipendente sviluppa al di fuori dell’azienda, o nella sua casa o sul posto di lavoro. Almeno il 50% delle attività svolte dal dipendente devono essere fuori dall’ufficio.

In questo modo, il lavoratore gode di una migliore riconciliazione tra il mondo del lavoro e della famiglia.

Che dire del telelavoro?

Lo smart working è un modello di lavoro in cui le ore non vengono misurate, poiché funziona a obiettivi. La chiave della metodologia Smart Working sta nella fiducia nel lavoratore, tenendo sempre presente che il personale sa perfettamente quali sono i loro obiettivi.

Molte aziende non parlano più di telelavoro ma di smart working perché unisce il telelavoro con le nuove tecnologie, che sono esplose per necessità durante il COVID-19.. Ma lo smart working non è solo un modello funzionante; modificare

completamente la filosofia aziendale e quindi solo il 27% delle aziende italiane aveva impiantato in passato. Cosa succederà ora?

incremento produttività durante lo smart working

Tipologie di telelavoro

Attualmente, con il COVID-19, se parliamo di telelavoro, c’è solo la possibilità di lavorare da casa, ma ci sono tre opzioni:

● Lavoro da casa: quell’attività professionale che il dipendente sviluppa dalla sua casa o domicilio.

● Lavoro in telecentro: il lavoratore svolge i suoi compiti in un ufficio abilitato dall’azienda, ma diverso da quello solito.

● Lavoro mobile: questa tipologia unisce il posto di lavoro, alcuni giorni in ufficio e altri a casa.

Cosa dice la legge sul telelavoro?

Il lavoro a distanza è un patto stabilito tra il dipendente e l’azienda. Vale a dire che entrambi devono concordare di sviluppare questo tipo di lavoro.

Se vuoi lavorare in remoto, questo deve essere registrato nell’accordo e in caso contrario,

dovrebbe essere chiarito per iscritto, al momento dell’assunzione o in un allegato dopo.

Esiste una legge sul telelavoro? Anni fa non c’era copertura esclusiva, questo tipo di lavoro e l’opzione di lavorare da casa sono stati contemplati nell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (ET), che faceva riferimento al lavoro a domicilio, ma non faceva alcun riferimento a destra dei lavoratori.

Tutto è cambiato quando è entrato in vigore il regio decreto legge 3/2012 del 10 febbraio, dove hanno introdotto nuovi diritti e doveri. Da qui, il nome lavoro da casa è stato modificato con telelavoro.
Con l’ultima riforma del lavoro, i diritti dei telelavoratori sono stati equiparati quelli che fanno il loro lavoro in ufficio.

Diritti fondamentali dei dipendenti del telelavoro

Questi sarebbero tutti i diritti fondamentali di coloro che svolgono il telelavoro:

  • Il dipendente che svolge il proprio lavoro da casa deve ricevere l’intero stipendio esattamente quanto gli corrisponderebbe se lavorasse dall’ufficio.
  • Le persone che sono in telelavoro hanno gli stessi diritti per ricevere formazione da parte dell’azienda, quindi deve fornire i mezzi necessari affinché possano riceverlo e continuare a promuoversi professionalmente.
  • In caso di posti vacanti nell’azienda, questi lavoratori hanno il diritto di essere informati al fine di facilitare la loro promozione del lavoro all’interno della compagnia.
  • I telelavoratori possono avere una rappresentanza collettiva come previsto al lo statuto dei lavoratori a questo proposito, ma per goderne, devono essere collegato a un posto di lavoro aziendale.

Tutto ciò che le aziende devono sapere quando applicano il telelavoro

Lavorare da remoto ha molti vantaggi sia per l’azienda che per il lavoratore, ma anche alcuni svantaggi che dovresti prendere in considerazione:

Vantaggi dello smart working per l’azienda

  • Miglioramento della produttività dei dipendenti grazie a una maggiore flessibilità;
  • Riduzione dei costi aziendali perché deriva una parte delle sue spese dal lavoratore (acqua, elettricità, mobili, ecc.);
  • Minori problemi di relazione tra colleghi dovuti alla coesistenza in ufficio;
  • Eliminazione dell’assenteismo sul lavoro, in quanto possono conciliare meglio vita lavorativa e famiglia;
  • Miglioramento della motivazione dei lavoratori e della loro maggiore soddisfazione;
  • Migliore la fidelizzazione dei talenti;
  • Possibilità di lavorare con professionisti che non si trovano nella stessa località o paese;
  • Meno inquinamento ambientale non generando tanti spostamenti;

Svantaggi dello smart working per l’azienda

  • Difficoltà nel misurare la produttività non avendo la persona fisicamente in ufficio;
  • Problemi con la sicurezza informatica, se ogni lavoratore utilizza una rete diversa, i computer possono soffrire di virus o attacchi informatici;
  • Costi più elevati in attrezzature per lavorare da casa, in quei casi in cui i dipendenti non hanno i loro;
  • Difficoltà a lavorare in gruppo, se le app e gli strumenti forniti non vengono utilizzati correttamente;
  • Maggiore isolamento non avendo contatti con i colleghi;
  • Cambiamenti nella cultura e nell’organizzazione dell’azienda;
  • I migliori strumenti per lavorare in remoto

Durante queste ultime settimane, molte aziende si sono chieste come riuscire ad organizzarsi nel modo giusto per il telelavoro e pochissimi erano preparati a questo.

Lo smart working è diventato realtà con l’espansione del Coronavirus e con utilizzo di diversi strumenti che aiutano a migliorare la comunicazione tra colleghi, contrassegnare le attività ed essere in grado di mantenere un controllo remoto, è tutto più semplice.

Per la comunicazione tra i team:

Slack – È una chat per gruppi grandi o piccoli. In esso puoi creare gruppi e canali diversi all’interno della stessa azienda. È perfetto per usarlo per l’invio di messaggi rapidi.

Hangouts – È uno strumento molto semplice che viene utilizzato direttamente da Gmail. Può essere usato come una chat per parlare con i colleghi, ma può anche essere usato per effettuare videochiamate.

Discord – È un canale per scambiare informazioni, sia in chat che in video chiamata. A differenza di Hangouts, questa piattaforma consente la condivisione dello schermo con gli altri utenti.

Per avere incontri produttivi:

Skype – È uno dei programmi più noti per effettuare videochiamate, sia nel mondo del lavoro sia nella vita privata. Con Skype possiamo condividere messaggi, inviare link e condividere lo schermo. Tuttavia, la comunicazione qui è più efficace tra due persone.

Zoom – Questa piattaforma è perfetta per avere incontri di lavoro con molti persone. Ad esempio, in Factorial lo usiamo nelle sessioni in cui siamo fino 60 dipendenti! È uno degli strumenti più utilizzato sia da parte delle grandi aziende che in quelle più piccole.

WebEx – Potrebbe essere meno conosciuto dei precedenti, ma è molto utile per i webinar, formazione, incontri aperti al pubblico e supporto remoto.

Per supportare il lavoro da casa:

Logmeln – È un programma che ci consente di accedere ai computer in sicurezza. Possiamo accedere alla scrivania del computer dell’ufficio da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.

TeamViewer – Questo software viene utilizzato per il supporto tecnico remoto e per l’accesso alle informazioni dal computer dell’ufficio.

Per la gestione dei progetti:

Google Keep – Questa applicazione ti consente di gestire le informazioni personali con un file di note.

Trello  – È un software di gestione del progetto per uso singolo o condiviso.

Asana – Questa applicazione è molto utile per migliorare e ottimizzare le attività e la comunicazione con il team.

Airtable – Questo software consente di gestire le attività in modo facile e semplice.Gli utenti possono vedere su quale progetto sta lavorando ogni persona.

Tandem – Questo strumento consente di monitorare i progetti e di eseguirli contemporaneamente. Puoi anche integrare Slack e Asana, condividere lo schermo e vedere di cosa si tratta ogni lavoro.

Per memorizzare informazioni e inviare file:

Google Drive – È un servizio di file hosting, molto utile per la condivisione nel cloud. Con questo puoi creare testi, fogli Excel, presentazioni, ecc. Per condividerlo puoi consentire l’accesso a un utente o lasciarlo come pubblico.

Dropbox – Questo software consente di archiviare documenti e immagini nel cloud, nonché di gestire le cartelle. Puoi accedere a queste informazioni da qualsiasi luogo.

One Drive – Mano nella mano con Microsoft, è possibile archiviare e condividere in modo sicuro documenti nel cloud, anche senza una connessione Internet.

iCloud – Il servizio Apple con il quale è possibile archiviare e gestire la diversità di file, come foto, video, documenti, note e contatti, tra gli altri.

WeTransfer – Con questo strumento puoi condividere file e cartelle in un certo modo semplice, senza dover registrarsi e gratuitamente.

Software per i dipartimenti delle Risorse umane:

Factorial – È un software specifico per le risorse umane che facilita i processi. Con esso, puoi gestire ferie e permessi, inviare buste paga, monitorare gli ingressi dall’esterno dell’ufficio, ecc. Inoltre, in Factorial abbiamo implementato lo strumento della firma digitale, che consente ai lavoratori di firmare documenti rapidamente e senza averli in mano. E non dimenticare la necessità di creare un report delle ore lavorate dai dipendenti in telelavoro! Factorial offre anche opzioni affidabili conformi alla Legge sulla rilevazione delle presenze.

smart working aziendale

Come misurare la produttività durante il telelavoro

Uno dei problemi o delle incertezze che hanno i dipartimenti delle risorse umane è come avere il controllo del lavoro svolto dai dipendenti in remoto. In sintesi, come possiamo misurare la produttività dei nostri lavoratori?

Evidenziamo 6 modi per misurare la produttività del telelavoro dei dipendenti:

1 – Organizza le attività:

Sarà essenziale stabilire le attività da svolgere e assegnarle a ciascun dipendente utilizzando uno strumento precedentemente discusso. Se ci sono progetti con una data chiara, sarà più facile per te determinare come è stato svolto il lavoro in smart working. Se non esiste una data specifica, dobbiamo tenere traccia delle attività e impostare diversi obiettivi settimanali.

2 – Utilizzare il software per misurare la produttività:

Ci sono alcuni software per valutare le prestazioni che ci consentono di analizzare la produttività dei nostri dipendenti, come Factorial. Con questi, possiamo gestire rapporti di attività e produttività, assegnare meglio il carico di lavoro e confrontare i risultati di telelavoro rispetto al lavoro in ufficio.

3 – Valuta la qualità dei tempi di telelavoro:

Invece di concentrarci così tanto sulle ore di telelavoro, possiamo analizzare meglio la qualità di quel lavoro. Per questo, è consigliabile organizzare riunioni settimanali e avere più di una persona che lavora allo stesso progetto, per essere in grado di confrontare entrambi i lavori e farsi un’idea di quanto tempo ha impiegato ciascuno.

4 – Misura i benefici:

Per misurare le prestazioni di un dipendente, è meglio misurarlo in base ai suoi risultati o obiettivi. Questo punto non varierà molto se viene fatto per valutare una persona che lavora da remoto o in ufficio.

5 – Istituire un sistema di incentivi competitivo.

Sai, i dipendenti felici danno vita a un’azienda produttiva. Per fare ciò, puoi scegliere di motivarli attraverso un programma di incentivazione. In ogni progetto, possiamo stabilire il tempo stimato nel quale riteniamo debba essere completato e se il dipendente lo termina prima, verrà considerato un lavoratore produttivo. Come misura, può essere usata una scala A-F, in cui quelli con una A saranno quelli che finiscono prima il lavoro. Per premiarli puoi farlo consegnando un bonus basato su una percentuale del loro stipendio base.

È noto che, delle 8 ore della giornata lavorativa, alcune sono meno produttiva. Pertanto, perché riscaldare la sedia più a lungo se possiamo finire il lavoro in un tempo più breve?

5 consigli per approfittare delle tue riunioni virtuali

Il telelavoro non deve essere un problema, possiamo imparare da questo momento che il mondo sta attraversando e stabilire una metodologia di lavoro a distanza che ci consenta di usarlo anche in futuro.

Ma senza dubbio, una delle principali chiavi per la gestione del telelavoro è quella di avere incontri virtuali con il team. In questo modo, il rapporto tra colleghi non viene perso, l’ambiente dell’ufficio viene mantenuto e viene garantito un maggiore controllo dei compiti.

1 – Scegli un singolo strumento per le riunioni:

Sebbene ci sia una grande varietà di piattaforme con cui avere videochiamate, dobbiamo specificare quale useremo sempre. In questo modo, non ci saranno dubbi. Per fare questo, scopri quale sarebbe il più adatto alla tua squadra.

2 – Creare un ambiente collaborativo prima della riunione:

In alcuni casi, i membri che partecipano a una riunione non hanno avuto una conversazione precedente, quindi è consigliabile aprire canali di comunicazione in cui possano condividere punti di vista prima della riunione virtuale.

3 – Proporre riunioni in tempi non di conflitto:

Se hai dipendenti con diversi fusi orari, puoi utilizzare programmi come World Clock Meeting Planner, che ti aiuta a stabilire l’orario migliore per la tua riunione.

4 – Crea un ordine del giorno e concorda le linee guida per le riunioni.

È essenziale dettagliare gli schemi che la riunione deve seguire, in modo da non dimenticare nulla e assumere un migliore controllo.

5 – Coinvolgere l’intero team durante l’incontro.

Un incontro sarà produttivo se tutti contribuiscono a qualcosa, se non qualcosa che faremo di sbagliato, dal momento che quelle persone che non hanno nulla da dire potrebbero fare qualcos’altro. Per fare questo, puoi avere una conversazione informale all’inizio, porre loro domande o assegnare a tutti un compito da svolgere durante l’incontro in tempo reale.

Come assumere nuovi dipendenti durante il telelavoro

Devi incorporare un nuovo dipendente nell’azienda, ma ti ritrovi in smart working?

Puoi risolvere tutto molto in fretta. Scarica la lista completa di tutte le attività da svolgere per l’Onboarding digitale

Potrebbe non essere sufficiente quello che hai fatto in ufficio… o, direttamente, potresti non essere in grado di farlo.

Quando stai assumendo un nuovo dipendente, la cosa più importante sarà la comunicazione; aggiungere il nuovo dipendente a un gruppo di lavoro online e assicurarsi che possano contattarti ogni volta che ne hai bisogno. Potresti anche dover fare un maggiore follow-up nei suoi primi giorni, oltre a proporre momenti di “team building” con gli altri membri del team, in modo da farti sentire parte dell’azienda.

E non dimenticare di inviare a casa il kit di onboarding! Laptop, schermo aggiuntivo, cuffie… tutto ciò di cui hai bisogno.

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Problemi che sorgono con lo smart working

Non tutte le aziende sono pronte per il telelavoro, e devono essere preparate in modo che i seguenti problemi non diventino i loro peggiori incubi.

Come proteggersi dagli attacchi informatici durante lo smart working
Sei preoccupato per la valanga di hacker che appaiono sulla stampa e per le molte aziende interessate? La digitalizzazione dell’intera azienda migliora la sicurezza, ma possono sorgere altri pericoli completamente nuovi.

Non esiste una formula esatta per proteggersi da un attacco informatico, ma ci sono alcuni suggerimenti che si traducono in barriere molto forti per coloro che vogliono entrare in sistemi di terze parti.

Ma, per poterle applicare, dobbiamo capire quali sono le fasi di un attacco informatico, che iniziano con l’identificazione delle vulnerabilità della possibile vittima, il rilevamento di un guasto del sistema e finiscono con lo sfruttamento di detta vulnerabilità e l’appropriazione indebita di informazioni rubate.

Cosa puoi fare per evitarlo? Segui questi suggerimenti e proteggi la tua azienda e le sue informazioni:

1 – Le password:

Usa password complesse e forti, modificale spesso o, meglio, usa servizi di password come LastPass, 1Password o Dashlane.

2 -Browser evergreen:

Cioè, quelli che si aggiornano automaticamente.

3 – Antivirus e antimalware:

Per rilevare file sospetti.

4 – Protocolli di sicurezza:

Evitiamo di inviare dati attraverso pagine Web sconosciute, connettendoci a qualsiasi rete WiFi o fornendo informazioni personali.

5 – Autenticità delle e-mail:

Gli opportunisti spesso creano profili falsi per rubare dati via e-mail; assicurati che siano conti ufficiali.

6 – Backup:

In modo che possiamo recuperare le informazioni nel caso in cui subiamo un attacco informatico.

Gestione dei documenti … senza documenti fisici

Una delle maggiori sfide che si presentano durante l’implementazione del telelavoro nelle aziende è la gestione dei documenti. Curriculum, informazioni sui dipendenti, valutazioni delle prestazioni, relazioni, buste paga… Queste sono sostanzialmente i compiti che rubano più tempo ai capi dei dipartimenti Risorse umane.

Riesci a fare tutte le pratiche burocratiche necessarie in un’azienda e relative ai documenti senza dipendere dalla carta fisica in qualsiasi momento del processo? Sì, digitalizzando tutti quei processi e archiviando tutte le informazioni in un luogo come il cloud. Con un software per le risorse umane, questo sarà più facile. Salva tutti i documenti in un luogo virtuale miglioreranno anche la sicurezza; non ci sarà nessuno che possa accedervi se non gli hai dato il permesso. Trova un programma che offra ai tuoi lavoratori un portale per i dipendenti; In questo modo, ogni utente avrà un facile accesso ai propri documenti e sarà più facile inviarli a una sola persona o in massa.

Come ottengo la firma dei miei dipendenti?

Continuiamo con i documenti, ma questo punto è particolarmente importante. Durante il telelavoro avrai bisogno che i tuoi dipendenti firmino i documenti, proprio come fanno quando sono in ufficio. Come puoi risolvere questo problema? Con la firma elettronica o digitale.

La firma digitale è semplice da usare, ottimizza i processi di gestione dei documenti, consente di risparmiare carta e tempo ed è più sicura. Inoltre, con essa il tuo dipendente può firmare da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.

Conciliazione vita-lavoro a.k.a. dipendenti con bambino
Qualsiasi problema che un lavoratore ha a casa durante il telelavoro può influire sulla sua relazione con i colleghi.

Aiuta i tuoi dipendenti con i bambini con questi semplici suggerimenti:

1 – Stabilire un flusso di lavoro a casa.

Che i tuoi dipendenti dispongano di uno spazio accessibile solo se stanno lavorando. Dovrebbero comportarsi come se fossero in ufficio; Se qualcuno in casa ha bisogno di qualcosa, può inviare un SMS al tuo dipendente e lo leggerà quando può. È importante che ci sia una distanza mentale tra lavoro e casa!

2 – Regola gli orari.

Offri un programma flessibile in modo che i dipendenti possano adattarsi alle esigenze della propria casa; che possono lavorare prima che i bambini si svegliano o quando sono già a letto.

3 – Aiuta l’organismo.

Dormi bene, idratati… il tutto in modo che la fatica non attacchi il corpo. Forse è una priorità riposare e non inviare quell’e-mail, per evitare di non essere produttivi in ​​seguito.

4 – Migliorare la comunicazione.

I tuoi dipendenti avranno bisogno del supporto delle loro famiglie più che mai, quindi è importante che ti diano ciò di cui hai bisogno durante la loro giornata di lavoro. Distribuisci le faccende domestiche, il silenzio per un paio d’ore durante le  videochiamate, ecc.

5 – Concediti una pausa.

L’orario di lavoro dei tuoi dipendenti con i bambini non sarà sempre perfetto, ed è per questo che è meglio essere concentrati e non scoraggiarsi quando ciò accade.

Nuova realtà, nuovi conflitti di lavoro

Le controversie di lavoro sono normali in molte aziende; è positivo che esistano, se sono gestite bene e la conclusione raggiunta è migliore del punto di partenza che ha dato origine al conflitto. È normale, perché i team devono abituarsi al modo di lavorare, relazionarsi e comunicare con ciascun dipendente.

Quali sono i più comuni e come possono essere gestiti? Ti diamo alcuni esempi.

Problema:

confondere la presenzialità con la produttività (vedere l’impiegato sulla sedia e pensare che sta lavorando). Con il telelavoro, questa falsa sicurezza non esiste.

Soluzione:

migliorare la valutazione delle prestazioni e dare maggiore fiducia ai propri lavoratori. Esistono molti programmi che offrono nuove strategie per misurare la produttività dei tuoi lavoratori a distanza.

Problema:

non riceve una risposta immediata. Questo è in realtà un problema in sé, perché interrompe il lavoro dei dipendenti e può influire sulla loro produttività.

Soluzione:

accettazione; della realtà così com’è. Calcola le scadenze per le risposte dei tuoi dipendenti, invia notifiche in anticipo, usa le videochiamate per le richieste o per le comunicazioni più importanti, ecc.

Problema:

voler usare qualcosa che ha funzionato in ufficio… e fallire.

Soluzione:

adattamento; La gestione dell’azienda e del team dovrà adeguare il proprio modo di lavorare e cambiare le aspettative. Se ciò non viene fatto, possono essere create altre tensioni che rendono il conflitto molto più grande.

Come iniziare ad applicare lo smart working nella tua azienda

Prima della crisi per il Covid-19, il telelavoro era qualcosa che molte aziende italiane avevano respinto e, quindi, la sua regolamentazione era scarsa; Ora tutti abbiamo dovuto seguire un corso intensivo su come lavorare in modo efficiente da casa, e questo cambierà le pratiche in futuro.

Il telelavoro ha molti vantaggi, come l’equilibrio tra lavoro e vita privata o la riduzione delle spese non avendo un ufficio fisico. Con la trasformazione digitale che stanno vivendo molte aziende, lo smart working può diventare parte della cultura di sempre più aziende.

Come è possibile implementare in modo efficiente il telelavoro nella propria azienda? Nella guida che hai appena letto, ti abbiamo dato i consigli di cui ogni manager ha bisogno, per avere successo nel suo lavoro da remoto. Tuttavia, se hai bisogno delle basi per iniziare, abbiamo messo insieme un elenco di elementi essenziali per il telelavoro che puoi scaricare gratuitamente.

Speriamo che la nostra risorsa possa essere utile per i dipartimenti delle Risorse umane e ti abbia aiutato ad adattarti con successo al telelavoro!

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