Lavoro agile e smart working: differenze, protocollo e normativa [+ Modello]

Ti stai chiedendo quali sono le differenze tra lavoro agile e smart working? Non hai ancora ben chiare quali linee guida seguire? 

Sono tante le terminologie esistenti oggi per indicare le forme di lavoro da remoto: lavoro agile, telelavoro, smart working, work from home, lavoro flessibile e altre. Alcune sono in lingua italiana, altre in lingua inglese. Avere ancora alcuni dubbi è del tutto normale. 

In questo articolo ci focalizzeremo sulle differenze tra lavoro agile e smart working. Vedremo che esiste una sottile differenza ma la buona notizia è che entrambe le forme di lavoro sono regolate dalle medesime norme e leggi. 

Dopo aver definito il lavoro agile, continuando la lettura, scoprirai qual è la differenza tra smart working e lavoro agile, quale la normativa di riferimento, quali sono le ultime leggi e le norme a cui devi fare riferimento.      

C’è chi parla di smart working, telelavoro e lavoro agile utilizzando questi termini come fossero sinonimi. Ma la differenza di significato c’è. È importante imparare a utilizzarli in maniera corretta, soprattutto se alla base ci sono variazioni a livello contrattuale!

Il periodo di quarantena ha portato molte aziende a dover optare per una di queste opzioni lavorative. Questo per garantire la la continuità del lavoro nonostante il confinamento. La chiusura obbligatoria degli uffici ha portato i dipendenti delle imprese italiane a doversi adattare a un sistema di lavoro per alcuni totalmente nuovo.

Per un responsabile delle risorse umane è importante conoscere le differenze che stanno alla base di queste forme di lavoro per la corretta gestione dei turni del personale dell’azienda.

Ma se indicano la stessa cosa, ovvero il lavoro da remoto, perché non si possono usare come sinonimi?

Lo smart working è sempre più comune fra i lavoratori di oggi. Uno studio ha rilevato che nel 2019, il 99% dei lavoratori desiderava la possibilità di lavorare da remoto almeno una parte del tempo. Nel 2020, viste le sfide poste da COVID-19, molti dipendenti si sono trovati a lavorare in smart working, cambiando completamente la propria realtà lavorativa.

Secondo le statistiche sui lavoratori a distanza del Bureau of Statistics degli Stati Uniti, quasi un quarto degli americani lavorava già da casa prima della crisi.

Molti uffici in tutto il mondo sono tuttora chiusi e numerosi team di lavoro operano da remoto pensando seriamente di implementare lo smart working in maniera permanente all’interno della propria cultura lavorativa.

In questo articolo, scopriamo insieme cos’è lo smart working, qual’è il significato di smart working, la definizione, come funziona e come fare smart working e quali sono i principali benefici che le aziende possono ricavare dalla sua adozione.

Il significato di lavoro agile

Il Ministero dell’Istruzione, (MIUR) non evidenzia alcuna differenza tra lavoro agile e smart working. Sulla base della definizione fornita le due terminologie sono utilizzate come sinonimi. Di conseguenza, puoi utilizzare i termini lavoro agile e smart working per indicare una forma di lavoro di tipo subordinato, caratterizzata da una certa flessibilità per quanto concerne: 

• I luoghi dove avviene la prestazione lavorativa
• Gli orari d’ingresso e di uscita dal lavoro
• L’organizzazione del lavoro 

Lavoro agile, sottintende anche che, prima di invitare un lavoratore a lavorare da casa, o da un qualsiasi luogo diverso dall’ufficio, dovrai raggiungere un accordo con il dipendente, accordandoti con la persona riguardo a come poter effettivamente lavorare fuori dai locali aziendali. 

Raggiungere un accordo con il lavoratore è un aspetto quanto mai importante. L’obiettivo, infatti, è mettere a disposizione del dipendente una tipologia di lavoro che, rispetto alle forme di lavoro classiche, permette di: 

• Conciliare meglio la vita privata con la vita lavorativa 
• Favorire la crescita professionale del dipendente 
• Aumentare la produttività dell’organizzazione

Caratteristiche del lavoro agile

Innanzitutto, dobbiamo sottolineare che “lavoro agile” non è che la traduzione letterale dell’inglese smart working. Perciò le categorie si riducono a due, in quanto lavoro agile è soltanto un adattamento in lingua italiana. Risolta questa prima questione possiamo procedere. Concentriamoci ora sulla differenza ben più sostanziale che esiste tra smart working, o lavoro agile, e il telelavoro.

Entrambe le modalità sono rese possibili grazie all’utilizzo di strumenti informatici e telematici. Questi ultimi consentono di svincolare lo svolgimento del lavoro dalla localizzazione geografica.

La differenza sta in come queste modalità sono regolate e il grado di flessibilità che ne consegue.

Il lavoro agile si definisce come una forma di lavoro da remoto (o a distanza). Su accordo stipulato con l’azienda, il dipendente potrà eseguire le proprie mansioni in luoghi differenti da quelli che normalmente si prestano allo svolgimento del lavoro grazie all’utilizzo di strumenti e canali telematici.

In base al tipo di contratto possiamo distinguere almeno tre tipi di lavoro agile, caratterizzati da diverso grado di flessibilità:

1. Lavoro agile autonomo: è la tipologia di lavoro agile che prevede maggiore libertà, dal momento che il lavoratore può pianificare in libertà il proprio lavoro.
2. Lavoro agile parasubordinato: in questo caso il lavoratore non avrà la possibilità di organizzare il lavoro in maniera libera perché dipenderà, almeno in parte, dalla coordinazione con il committente del lavoro.
3. Lavoro agile subordinato: questa è la tipologia che prevede minore flessibilità in quanto il lavoratore si troverà sotto la direzione più stretta del datore di lavoro.

👉 Leggi l’articolo “Lavorare da remoto: consigli di sostenibilità per il benessere lavorativo”.

👉 Oppure “Remote Working vs Smart Working: qual’è il significato e quali differenze”.

Dove si può svolgere il lavoro agile

Un dipendente con contratto di lavoro agile potrà dire addio alla routine che accomuna la maggioranza dei lavoratori. Svegliarsi la mattina, sistemarsi, vestirsi in maniera più o meno formale, prendere la macchina o i mezzi di trasporto e recarsi nel proprio ufficio. Grazie al lavoro agile il dipendente non sarà più obbligato a recarsi tutti i giorni sul luogo di lavoro.

Generalmente, si suppone che un dipendente con contratto di lavoro agile abbia una posizione fissa, che però è diversa dall’ufficio o la sede di lavoro. Infatti, la postazione da cui il lavoratore praticherà il proprio mestiere viene definita e dichiarata nel contratto di lavoro.
Allo stesso modo della postazione, anche l’orario di lavoro viene esplicitato sul contratto.

Il lavoro agile può anche essere discontinuo. Ciò significa che i lavoratori potranno decidere di recarsi a lavorare, uno o più giorni a settimana o al mese, nella sede aziendale.

Come viene svolto il lavoro agile

Normalmente il lavoro agile viene effettuato a domicilio una volta che l’impresa avrà fornito l’accesso al server aziendale e tutti gli strumenti necessari per garantire il corretto svolgimento del lavoro. L’esecuzione del lavoro avviene attraverso l’utilizzo di apparecchiature tecnologiche. Di solito gli strumenti utilizzati sono computer fissi, laptop, tablet, cuffie professionali.

Va ricordato però che esiste anche una tipologia di lavoro agile a cui ci si riferisce prevalentemente definendola “telelavoro offline”. In caso di lavoro agile offline gli strumenti elettronici e la connessione a Internet non saranno dei requisiti fondamentali ai fini dello svolgimento del lavoro. Il lavoratore riceverà incarichi e istruzioni sul lavoro da portare a termine. Una volta ultimato, il prodotto finale del lavoro potrà essere consegnato per via telematica o fisicamente dal lavoratore al richiedente.

Cos’è lo smart working?

Partiamo dalle basi. Prima di addentrarci alla scoperta dei dettagli e dei benefici di questa pratica lavorativa, capiamo meglio nello specifico di cosa stiamo parlando quando trattiamo di smart working.

Questa è la definizione data dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali:

Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

La legge 81/2017, che contiene la definizione, pone l’accento sulla necessità di garantire maggiore flessibilità organizzativa, nel pieno rispetto dell’accordo fra le parti e in un’ottica nella quale il lavoratore viene messo nelle migliori condizioni possibili per svolgere il proprio lavoro.

Quando nasce lo smart working?

Lo smart working è nato inizialmente negli Stati Uniti, per poi diffondersi anche in Europa. In realtà le iniziali forme di applicarlo non erano esattamente definibili smart working, ma più telelavoro. Quest’ultima costituisce anch’essa una modalità di lavoro a distanza ma si differenzia in molti punti dallo smart working di cui parliamo oggi.

La definizione di smart working

Cerchiamo di partire sempre dai concetti di base. Prima di entrare nei dettagli e capire come funziona questa pratica lavorativa e le sue implicazioni, proviamo a dare una definizione di smart working più chiara, che ci aiuti a capire più nello specifico di cosa stiamo parlando quando trattiamo questo tema.

Lo smart working è definito come una modalità di svolgimento del rapporto di lavoro caratterizzata dall’assenza di vincoli relativi al luogo o all’orario di lavoro e da un’organizzazione basata sul raggiungimento di obiettivi, stabiliti mediante l’accordo e il confronto tra il dipendente e il datore di lavoro. Può facilitare il lavoratore nel conciliare il lavoro con la propria vita privata e, contemporaneamente, favorire un aumento della produttività.

I pilastri principali della definizione di smart working

Lo smart working si concentra su quattro concetti principali che, in questo contesto, assumono una nuova dimensione: spazio, tempo, tecnologia e persone.

• Spazio: il lavoro non è più limitato ai confini fisici dell’ufficio, a una scrivania o a una sedia. Compiti e obiettivi diversi possono richiedere spazi e colleghi diversi, anche a distanza. Sono l’obiettivo e il suo raggiungimento ad avere la maggiore importanza, non il luogo in cui il lavoro viene svolto. Con lo smart working, quindi, l’ufficio diventa uno spazio collaborativo, in cui poter condividere le proprie esperienze.
• Tempo: riorganizzare e automatizzare i processi aziendali permette ad ogni lavoratore di concentrarsi sul progetto, sugli obiettivi e su ciascuno dei compiti da eseguire, indipendentemente da dove e quando viene svolto il lavoro vero e proprio. I compiti individuali diventano più flessibili e il tempo dedicato al lavoro di squadra può essere speso per stimolare la propria creatività e la propria innovazione.
• Tecnologia: la tecnologia ha rivoluzionato per sempre gli spazi di lavoro, creando modi più efficienti di collaborare, ottimizzando i processi interni e rendendo più snelle le comunicazioni. La tecnologia è ciò che permette la flessibilità in termini di spazio e tempo di lavoro, ma deve sempre essere allineata con la struttura e il funzionamento dell’azienda per essere efficace.
• Persone: lo smart working come metodologia lavorativa mette le persone al centro. Ripone la fiducia e la responsabilità verso i compiti da portare a termine nel team, non nel singolo individuo. Dove e quando vengono svolti i compiti diventa meno importante, sempre e quando i risultati siano positivi e creativi. Avere la libertà di decidere la modalità di lavoro più adatta a ciascun individuo favorisce anche il benessere dei dipendenti, migliorando il loro impegno e la loro soddisfazione. Ciò diventa un fattore cruciale in un momento in cui attrarre e trattenere i migliori talenti non è mai stato così difficile.

👉  Potrebbero interessarti i nostri consigli di sostenibilità e benessere per lavorare da remoto.

Il significato di smart working

Dopo aver visto la definizione ora analizziamo il significato di smart working.

Smart working significa letteralmente “lavoro intelligente” anche se in italiano viene comunemente indicato come lavoro agile, telelavoro o lavoro da remoto.
Lo Smart working sta diventando una realtà per molti lavoratori in tutto il mondo. Tuttavia, il significato di smart working esatta di questo concetto può essere difficile da stabilire.
In generale, lo smart working può essere definito come qualsiasi forma di lavoro che non richiede la presenza fisica di un dipendente in un singolo posto di lavoro.
Il significato di smart working è che i dipendenti possono svolgere il proprio lavoro da qualsiasi luogo che ritengono opportuno, solitamente da casa propria o da un altro ambiente confortevole.

👉  Leggi anche “Smart Working significato, definizione e come funziona in Italia”.

Caratteristiche dello smart working

Dove, quando e come. Questa formula racchiude a grandi linee ciò che è consentito decidere a un dipendente che lavora in modalità smart working. Certo, non tutto può essere deciso in completa autonomia e di norma è il datore di lavoro a fornire gli estremi per ricorrere a questa soluzione lavorativa. Dal momento però che non si tratta di una forma di lavoro definitiva, viene normalmente consentita maggiore arbitrarietà in merito a dove e quando svolgerlo.

Proprio come da definizione, lo smart working è un una soluzione a cui le aziende possono ricorrere in più situazioni, come in seguito alla chiusura degli uffici a causa dell’emergenza sanitaria. Non essendo pensata come modalità definitiva, le libertà che derivano dall’adottamento occasione dello smart working sono molteplici.

Dove si può svolgere lo smart working

L’aggettivo agile non a caso ci ricorda che questa modalità di lavoro, non prevedendo un luogo fisso, consente di conciliare le esigenze giornaliere dei lavoratori. Le regolari 8 ore di lavoro possono essere svolte a casa. Ma anche da amici, in biblioteca, in spazi di coworking, in piscina, in montagna. Potenzialmente ovunque. Qualsiasi posto venga ritenuto idoneo al fine di poter eseguire il proprio lavoro.
E in genere non è obbligatorio far presente i propri spostamenti al datore di lavoro.

Come viene svolto lo smart working

Anche lo smart working aziendale richiede la dotazione di strumenti informatici e telematici per poter eseguire il lavoro. Per quanto riguarda l’orario di lavoro generalmente si consente una maggiore flessibilità. Gli orari di inizio e fine possono essere definiti con maggiore autonomia, così come l’orario della pausa pranzo per esempio. In ogni caso possono essere accordati con l’azienda per adattarsi meglio alle esigenze individuali.

Normativa lavoro agile 

A livello normativo non c’è alcuna differenza tra lavoro agile e smart working. La legge a cui devi fare riferimento è la medesima, la numero 81/2017. Considerando anche le successive modifiche legge 122/2022 e legge 73/2022, si scopre che il lavoro in modalità agile altro non è che una modalità di lavoro flessibile, che puoi pensare d’introdurre in azienda a condizione che: 

• Il lavoratore è d’accordo 
• Definisci i giorni di riposo 
• Garantisci il diritto alla disconnessione  
• Il lavoratore abbia gli strumenti per lavorare (PC, Tablet, telefono…) 
• Garantisci gli stessi diritti economici e di carriera dei lavoratori in sede 

Per dirla in termini ancor più espliciti. Un lavoratore ha pieno diritto di opporsi alla tua richiesta di lavorare in smart working. Nel caso accetti la proposta, dovrai comunque assicurarti che abbia gli strumenti necessari per lavorare senza problemi da remoto e dovrai garantire al dipendente un pari trattamento economico rispetto agli altri lavoratori in sede. Inoltre, sei tenuto a versare i contributi previdenziali e quelli relativi agli infortuni e alle malattie (INAIL).  

Oltre a quanto già detto è bene sapere che, in linea generale, devi riconoscere ad alcune categorie di lavoratori la priorità d’accesso alle forme di lavoro agile. In particolare ai lavoratori con disabilità grave oppure con figli di massimo 12 anni o figli disabili di qualsiasi età. 

👉 Leggi l’articolo “Diritto alla disconnessione e smart working: come funziona in Italia e in UE”.

Lavoro agile proroga: cosa cambia? 

Probabilmente hai già letto delle recenti modifiche alle linee guida sul lavoro agile. Le ultime disposizioni sul tema, contenute nel decreto Aiuti-bis, prevedono che fino al 31 dicembre 2022 hai la possibilità di adottare forme di lavoro agile senza prima raggiungere un accordo individuale con il lavoratore. Inoltre, è stata ripristinata la possibilità di fruire del lavoro agile per altre categorie di lavoratori: 

• Lavoratori fragili 
• Lavoratori figli fino a 14 anni (precedentemente 12) 
• Lavoratori esposti a rischio Covid 

Ti ricordiamo che per lavoratori fragili si fa riferimento ai dipendenti (anche pubblici) con una disabilità riconosciuta come grave o che siano in possesso di un certificato attestante una condizione di immunodepressione derivante da patologie oncologiche o da cicli terapeutici salvavita. 

Allo stesso modo è bene sapere che non è sufficiente che un lavoratore abbia uno o più figli di massimo 14 anni per poter fruire del lavoro abile, ma le mansioni assegnate devono essere compatibili con le forme di lavoro da remoto. 

👉 Leggi l’articolo “Smart Working proroga: procedura semplificata e tutte le novità da settembre”.

👉 Leggi “Lavoro da remoto: la guida definitiva per lavorare a distanza”.

💡 Può interessarti l’approfondimento “Lavoratori fragili e smart working: chi sono e come funziona il decreto”.

Differenza tra lavoro agile e smart working 

Veniamo ora al focus dell’articolo ponendo l’accento sulle differenze tra lavoro agile e smart working. Diversamente alla netta differenza tra telelavoro e lavoro agile, il telelavoro infatti è regolato da norme diverse tra cui l’accordo interconfederale del 2004, tra lavoro agile e smart working invece le differenze sono molto meno marcate. 

In primo luogo, come abbiamo visto, lavoro agile e smart working poggiano sulle medesime leggi e norme. Ne consegue che utilizzare l’una o l’altra terminologia fondamentalmente è uguale. Tuttavia, a seguito di numerosi dibattiti sul tema, si può pensare di utilizzare l’una o l’altra espressione a seconda di come hai deciso di organizzare il lavoro agile in azienda. 

Più in dettaglio, per smart working si intende la chiara volontà di garantire ai propri lavoratori una gestione autonoma del lavoro. Gli spazi non sono definiti, così come non lo sono gli orari. Inoltre, con smart working si pone un chiaro accento all’esigenza di venire incontro alle necessità personali e lavorative del dipendente e allo stesso tempo, la soluzione adottata deve garantire all’organizzazione una migliore produttività ed efficienza. 

Con lavoro agile non solo s’intende quanto appena riportato, ma sussiste anche il chiaro impegno da parte dell’organizzazione a creare team di lavoro da remoto in grado, grazie alle loro competenze e alla tecnologia disponibile, di migliorare la produttività e l’organizzazione complessiva dell’azienda.  

Si può dire che se decidi di adottare lo smart working in azienda, allora offri ai tuoi dipendenti la possibilità di lavorare per uno o più giorni da remoto, mentre se sposi il principio su cui si fonda il lavoro agile, allora sei chiamato a rivedere in maniera più complessa l’intera organizzazione aziendale, esaminando come i team di lavoro uniti a nuove risorse da remoto possono unirsi e migliorare complessivamente l’efficienza, la produttività e il fatturato dell’azienda.

👉 Ti interesserà “Lavoro ibrido: la guida completa all’implementazione in azienda”.

👉 Oppure “Burnout lavorativo dei dipendenti in smart working: significato e come uscirne”.

Protocollo lavoro agile: cos’è e cosa s’intende? 

Se ti stai chiedendo se esistono delle precise linee guida sul lavoro agile da rispettare, la risposta è affermativa. Il documento, dal quale puoi apprendere ogni dettaglio riguardo lo smart working, è il: “Protocollo Nazionale sul Lavoro in modalità agile”. Il documento è diviso in 16 articoli, che per semplicità possono essere così riassunti: 

Parte 1: introduzione alle linee guida sul lavoro agile 

La prima parte ribadisce i principi generali. Salvo diverse disposizioni devi sottoscrivere un accordo individuale con il lavoratore stabilendo luoghi, tempi, periodo e garantendo il diritto alla disconnessione.  

Il lavoratore può decidere di non accettare l’accordo senza rischiare né il licenziamento, né sanzioni individuali. 

Parte 2: piano operativo sul lavoro agile

La parte due dall’articolo 3 del protocollo all’articolo 11 descrive in dettaglio come implementare il lavoro agile in azienda. Il documento riporta quindi a quali norme fare riferimento per regolare aspetti quali: 

• Le fasce orarie 
• Il lavoro straordinario 
• Le assenze per malattie, permesso o infortunio 

Un focus è altresì dedicato a come devi organizzare i luoghi di lavoro e riguardo quali strumenti di lavoro che sei tenuto a fornire al dipendente.  Proseguendo con la lettura del protocollo sul lavoro agile, gli articoli 6 e 7 sono dedicati alla sicurezza sul lavoro e tutti i diritti da garantire in caso di infortunio e malattia. L’articolo 8, in più, specifica che anche i lavoratori agili hanno diritto a riunirsi in attività sindacali secondo le modalità stabilite dalla legge e dal CCNL. 

L’articolo 9 e l’articolo 11 trattano l’importante tema dei diritti, dell’inclusività e delle pari opportunità da garantire ai lavoratori. Sono valide le medesime regole che attui con i lavoratori in sede. Ne consegue che sei tenuto a garantire a tutti le medesime forme di welfare aziendale e i medesimi benefit. 

Un focus è dedicato alla parità di genere, in particolare è importante che i lavoratori agili possano condividere tra loro le responsabilità genitoriali e che la forma di lavoro adottata permetta effettivamente di conciliare meglio i tempi di vita con i tempi lavorativi. 

L’articolo 10 è invece dedicato ai lavoratori fragili e disabili. Anche in questo caso, l’invito è di porre massima attenzione a queste categorie di lavoratori, impegnandosi a garantire loro di poterne fruire, al pari degli altri lavoratori, tenendo in considerazione la condizione di fragilità e disabilità. 

👉 Oppure come promuovere l’uguaglianza di genere e ridurre il gender pay gap.

Parte 3: protezione dei dati personali e formazione del personale 

La parte tre del Protocollo, dall’articolo 12 all’articolo 16, è dedicata principalmente a due grandi tematiche: come garantire la protezione dei dati personali e la riservatezza ai lavoratori agili e come garantire adeguati piani di formazione, crescita e sviluppo delle competenze. 

Come datore in tema di trattamento dei dati personali sei tenuto a fare riferimento a quanto stabilito nel Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR). Mentre, per quanto riguarda le misure di sicurezza informatiche hai il compito di adottare sistemi crittografati e implementare adeguati strumenti per il backup dei dati e di protezione contro virus e malware, conformi ai principi di privacy by design e privacy by default.  

Passando alla formazione, è importante garantire ai lavoratori agili le pari opportunità di fare carriera assicurate ai lavoratori in sede. Spetta a te definire come garantire un pari accesso ai corsi di aggiornamento professionale a tutte le risorse umane in azienda.  

💡 Può interessarti l’approfondimento “Piattaforma HR: come digitalizzare tutti processi in azienda”.

Pro e contro di smart working e lavoro agile

Nonostante il periodo di confinamento sia alle nostre spalle da qualche mese ormai, sono sempre di più le imprese che hanno scelto di continuare a far lavorare i propri dipendenti da remoto.

I benefici di lavorare da remoto sono indiscutibili, tanto per i dipendenti quanto per le aziende. Vediamo insieme quali sono i vantaggi principali:

Vantaggi di smart working e lavoro agile

Sia aziende che lavoratori potranno contare su dei vantaggi dal punto di vista economico. Le aziende risparmieranno su tutti quei costi aziendali che derivano proprio dalla presenza fisica dei dipendenti in ufficio. I dipendenti potranno risparmiare su abbonamenti ai mezzi di trasporto, benzina, spese per le pause pranzo, ecc.

Sicuramente i dipendenti potranno contare su un maggiore equilibrio tra vita personale e lavoro. Si potrà gestire il tempo in maniera più efficiente risparmiando ore di viaggio spese in macchina o in treno per raggiungere il lavoro. Questi momenti potranno essere sfruttati per le attività preferite dei dipendenti. Si otterranno così effetti positivi anche sull’umore e, di conseguenza, sulla produttività lavorativa.

Svantaggi di smart working e lavoro agile

Se non si è riusciti a creare una forte cultura aziendale, in cui i dipendenti riescono a sentirsi parte dell’azienda e vivere a pieno i suoi valori anche lavorando a distanza, si corre il rischio che il personale si possa sentire isolato, o che pian piano si allontani dall’azienda. Questo è uno dei principali lati negativi del lavoro da remoto che è importante tenere in considerazione per evitare che sfoci in situazioni sgradevoli che possono ritorcersi contro l’azienda.

Inoltre, se non si dispone di canali adatti, la comunicazione interna può diventare un problema. E questo problema potrebbe causarne altri a catena: incomprensioni, confusione sulle scadenze e così via. Una non corretta organizzazione dello smart working aziendale potrebbe aumentare stress, stanchezza e demotivazione nei dipendenti, fino anche allo scenario peggiore cioè il burnout lavorativo.

Gestione del personale da remoto

Lavorare da remoto non significa avere autonomia decisionale. E nemmeno permettersi di avere comportamenti inadeguati solo perché si è nel comfort della propria abitazione. Tutte le regole presenti sul contratto di lavoro firmato in fase di assunzione valgono anche quando si lavora da remoto.

👉 Tutte le regole del telelavoro in Italia

Certo, in ufficio la supervisione da parte di manager e datori di lavoro permette di monitorare con maggiore facilità i dipendenti. Ma quando invece lavorano da casa come possiamo assicurarci un corretto processo di performance management? Come facciamo a sapere che stiano portando a termine il lavoro? E che lo facciano rispettando normative e codici aziendali?

In questo caso, software HR come Factorial hanno sviluppato funzionalità specifiche per gestire e monitorare il tuo team anche da remoto. Oggi più che mai, un software per la gestione delle risorse umane può rivelarsi la chiave vincente per gestire al meglio team dislocati in diverse città. Tutte le informazioni saranno disponibili in un unico portale.

Cosa significa lavorare in smart working

I lavoratori da remoto sono coloro che possono lavorare da qualsiasi luogo. Spesso (e specialmente durante COVID-19), questi dipendenti lavorano da casa, ma possono anche lavorare da bar locali, da un hotel a Tahiti o per strada purché abbiano un buon segnale e connessione a Internet. Lavorare in smart working in precedenza faceva appello ai dipendenti che desideravano un programma flessibile, nessun tragitto giornaliero ed essere un po’ meno stressati.

Ora che il lavoro a distanza è diventato una pratica standard, molti sono stati in grado di vedere i vantaggi e sembra che non si possa tornare indietro. La definizione dei lavoratori da remoto è stata modificata per comprendere tutti i lavoratori.

Gli smart workers sono dipendenti più produttivi? I critici temono che senza l’occhio vigile di un supervisore, i dipendenti non finiranno i loro compiti. Tuttavia, uno studio del 2019 ha dimostrato che lavorare da casa ha effettivamente aumentato la produttività del lavoro. Coloro che lavorano da casa hanno scoperto di avere meno distrazioni a casa che in ufficio e sono stati in grado di fare di più. Bonus: i lavoratori hanno anche segnalato un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata. Con il tempo risparmiato grazie alla mancanza di spostamenti, sono stati in grado di fare più esercizio fisico e di stare in contatto con la famiglia.

Perché implementare lo smart working in azienda

Alla base dello scetticismo riguardo lo smart working vi sono i dubbi di dirigenti e responsabili HR riguardo agli effettivi vantaggi (dei quali parleremo più avanti). Ti stai ancora chiedendo come fare smart working e perché dovresti adottarlo nella tua azienda? Prima di tutto, ecco i principali benefici:

1. Riduzione dei costi

Il primo vantaggio deriva dalla riduzione (anche se parziale) dei costi generati dal personale. Utilizzando in maniera ridotta (o addirittura nulla) un ufficio, la tua azienda potrà risparmiare una somma sostanziale in termini di costi di utenze, utilizzo di attrezzature e arredamento. I minori consumi di cibo, risorse ed energia garantiranno alla tua azienda un surplus di liquidità da poter reinvestire nel business

2. Più fiducia da parte dei dipendenti

Permettendo ai tuoi dipendenti di lavorare in maniera flessibile non potrà che migliorare la percezione dell’azienda ai loro occhi. Dare fiducia ai propri lavoratori si traduce in un incremento della motivazione, la quale porta sempre a grandi risultati. Un dipendente a cui viene data responsabilità e flessibilità tende ad essere più soddisfatto e voglioso di partecipare al tuo progetto.

3. Riduzione nella perdita dei talenti

Se fornissi ai tuoi dipendenti (nei limiti delle tue possibilità) flessibilità di spostamento, orari di lavoro meno rigidi e la possibilità di organizzare il proprio lavoro… perché dovrebbero lasciarti?

Perdere un dipendente è sempre un costo fastidioso per un’azienda, sia in termini economici che umani. Non lasciare andare i tuoi talenti migliori si traduce in minori costi di assunzione e mantenimento di stabilità all’interno del tuo team di lavoro.

4. Flessibilità nel processo di selezione

Come è ormai ben noto, non è necessaria la presenza fisica dei candidati per condurre un processo di assunzione dato che i principali software per la selezione del personale permettono di gestire il processo interamente online. Al contrario, lo smart working permette al tuo dipartimento delle risorse umane ti attingere ad un bacino di talenti molto più ampio, rispetto a quello dei potenziali candidati che, per questioni di residenza, avrebbero potuto sostenere un colloquio presenziale.

5. Reputazione migliore

Oltre agli altri benefici, offrire ai propri dipendenti la possibilità di sfruttare una politica di smart working metterà la tua azienda in buona luce, sia agli occhi dei tuoi stessi lavoratori, che dei potenziali candidati. Dimostrare il proprio interesse nel mantenimento dell’equilibrio lavoro/vita privata dei tuoi dipendenti unito a un approccio innovativo nei confronti della gestione lavorativa, farà un’ottima impressione a tutti coloro che si interesseranno al tuo business.

Come fare smart working in azienda?

Lo smart working si basa su quattro colonne portanti:

1.       Ristrutturazione della cultura organizzativa, non più ancorata alla rigidità ma propensa all’adattabilità.

2.       Flessibilità oraria e dei luoghi di lavoro, permettendo agli impiegati di svolgere le proprie mansioni in completa libertà, sempre nel rispetto degli obbiettivi predisposti.

3.       Rivoluzione degli spazi fisici, ristrutturati in modo da potersi sentire come a casa all’interno degli uffici.

4.       Disposizione di attrezzature tecnologiche, che permettano di lavorare utilizzando i mezzi digitali per ottimizzare i risultati.

Come fare lo smart working in azienda è una delle prime sfide di digitalizzazione che le HR devono affrontare. Uno dei problemi o delle incertezze che hanno i dipartimenti delle risorse umane è come avere il controllo del lavoro svolto dai dipendenti in remoto.

In sintesi, come fare smart working in azienda e quali sono i primi passi fondamentali nella sua gestione:

1 Organizza le attività

Sarà essenziale stabilire le attività da svolgere e assegnarle a ciascun dipendente utilizzando uno strumento precedentemente discusso. Se ci sono progetti con una data chiara, sarà più facile per te determinare come è stato svolto il lavoro in smart working. Se non esiste una data specifica, dobbiamo tenere traccia delle attività e impostare diversi obiettivi settimanali.

2 Digitalizza: come fare lo smart working e gestirlo con un software

Utilizza un software per la rilevazione presenze, come Factorial. Potrai digitalizzare la gestione: timbrare da app, avere la geo-localizzazione dei dipendenti, rilevare le pause, creare politiche personalizzate a seconda dell’inquadramento, la generazione di report HR e molto altro ancora.

3 Valuta la qualità dei tempi di smart working e gli orari di lavoro

Invece di concentrarci così tanto sulle ore di telelavoro, possiamo analizzare meglio la qualità di quel lavoro. Per questo, è consigliabile organizzare riunioni settimanali e avere più di una persona che lavora allo stesso progetto, per essere in grado di confrontare entrambi i lavori e farsi un’idea di quanto tempo ha impiegato ciascuno.

4 Misura i benefici

Per misurare le prestazioni di un dipendente i smart working, è meglio misurarlo in base ai suoi risultati o obiettivi. Questo punto non varierà molto se viene fatto per valutare una persona che lavora da remoto o in ufficio.

5 Istituisci un sistema di incentivi competitivo

Sai, i dipendenti felici danno vita a un’azienda produttiva. Per fare ciò, puoi scegliere di motivarli attraverso un programma di incentivazione. In ogni progetto, possiamo stabilire il tempo stimato nel quale riteniamo debba essere completato e se il dipendente lo termina prima, verrà considerato un lavoratore produttivo. Come misura, può essere usata una scala A-F, in cui quelli con una A saranno quelli che finiscono prima il lavoro. Per premiarli puoi farlo consegnando un bonus basato su una percentuale del loro stipendio base.

Vantaggi e svantaggi dello smart working

Sempre più aziende si chiedono come organizzarsi nel modo giusto e quali sono i vantaggi e svantaggi dello smart working. Il telelavoro ha molti vantaggi sia per l’azienda che per il lavoratore, ma anche alcuni svantaggi che dovresti prendere in considerazione.

Lo Smart Working comprende una maniera di lavorare “intelligente” e concorde allo sviluppo della società odierna, e delle nuove tecnologie.

La flessibilità, la personalizzazione e la digitalizzazione, oltre che alla rimozione di barriere orarie e spaziali, permette di aumentare il benessere dei lavoratori, migliorando l’equilibrio tra vita privata e lavorativa e incrementando il welfare aziendale.

Più i dipendenti si sentono liberi d’organizzare il proprio workflow, più saranno predisposti a ottenere i risultati richiesti, riuscendo a superare i propri limiti e le “limitazioni” che impone un ambiente rigido.

Attraverso un’organizzazione autonoma tanto nello spazio lavorativo quanto nell’orario d’ufficio e utilizzando le modalità e le tecnologie più affini alle proprie abilità, i lavoratori non possono che ottenere benefici.

Tutto ciò si riflette direttamente in un aumento della produttività aziendale, un abbattimento dei costi per gli spazi fisici e una riduzione dell’assenteismo.

Vantaggi dello smart working per l’azienda

• Miglioramento della produttività dei dipendenti grazie a una maggiore flessibilità;
• Riduzione dei costi aziendali perché deriva una parte delle sue spese dal lavoratore (acqua, elettricità, mobili, ecc.);
• Minori problemi di relazione tra colleghi dovuti alla coesistenza in ufficio;
• Eliminazione dell’assenteismo sul lavoro, in quanto possono conciliare meglio vita lavorativa e famiglia;
• Miglioramento della motivazione dei lavoratori e della loro maggiore soddisfazione;
• Migliore la fidelizzazione dei talenti;
• Possibilità di lavorare con professionisti che non si trovano nella stessa località o paese;
• Meno inquinamento ambientale non generando tanti spostamenti;

Svantaggi dello smart working per l’azienda

• Difficoltà nel misurare la produttività non avendo la persona fisicamente in ufficio;
• Problemi con la sicurezza informatica, se ogni lavoratore utilizza una rete diversa, i computer possono soffrire di virus o attacchi informatici;
• Costi più elevati in attrezzature per lavorare da casa, in quei casi in cui i dipendenti non hanno i loro;
• Difficoltà a lavorare in gruppo, se le app e gli strumenti forniti non vengono utilizzati correttamente;
• Maggiore isolamento non avendo contatti con i colleghi;
• Cambiamenti nella cultura e nell’organizzazione dell’azienda;
• I migliori strumenti per lavorare in remoto

Problemi che sorgono con lo smart working

Non tutte le aziende sono pronte per il telelavoro, e devono essere preparate in modo che i seguenti problemi non diventino i loro peggiori incubi utilizzando le giuste tecnologie dell’informazione.

Come proteggersi dagli attacchi informatici durante lo smart working

Sei preoccupato per la valanga di hacker che appaiono sulla stampa e per le molte aziende interessate? La digitalizzazione dell’intera azienda migliora la sicurezza, ma possono sorgere altri pericoli completamente nuovi.

Non esiste una formula esatta per proteggersi da un attacco informatico, ma ci sono alcuni suggerimenti che si traducono in barriere molto forti per coloro che vogliono entrare in sistemi di terze parti.

Ma, per poterle applicare, dobbiamo capire quali sono le fasi di un attacco informatico, che iniziano con l’identificazione delle vulnerabilità della possibile vittima, il rilevamento di un guasto del sistema e finiscono con lo sfruttamento di detta vulnerabilità e l’appropriazione indebita di informazioni rubate.

Cosa puoi fare per evitarlo? Segui questi suggerimenti e proteggi la tua azienda e le sue informazioni:

1 Le password

Usa password complesse e forti, modificale spesso o, meglio, usa servizi di password come LastPass, 1Password o Dashlane.

2 Browser evergreen

Cioè, quelli che si aggiornano automaticamente.

3 Antivirus e antimalware

Per rilevare file sospetti.

4 Protocolli di sicurezza

Evitiamo di inviare dati attraverso pagine Web sconosciute, connettendoci a qualsiasi rete WiFi o fornendo informazioni personali.

5 Autenticità delle e-mail

Gli opportunisti spesso creano profili falsi per rubare dati via e-mail; assicurati che siano conti ufficiali.

6 Backup

In modo che possiamo recuperare le informazioni nel caso in cui subiamo un attacco informatico.

8 consigli per migliorare la produttività durante lo smart working

Con la crisi del coronavirus, il graduale ritorno alla normalità, lo smart working è ancora una volta la modalità adottata da molte aziende, una realtà che è aggravata dalla necessità di mantenere e migliorare la produttività del lavoro da remoto.

Questo concetto ha diversi punti che possono essere analizzati, come il modo in cui le attività sono distribuite durante il giorno, come gestire un team da remoto con il quale lavoravi a stretto contatto ogni giorno, la flessibilità del tempo che permetteva di essere fuori dall’ufficio, motivazione interna, e tanti gli altri.

Lavorare da casa può sembrare semplice e comodo, ma dovremo tener conto del fatto che potrebbero esserci più distrazioni che hanno un impatto negativo sulle prestazioni lavorative delle squadre.

In questo articolo proponiamo 8 suggerimenti da applicare al fine di migliorare la produttività del lavoro, attraverso strumenti e azioni che possono essere messi in pratica e che aiuteranno a ridurre la procrastinazione mentre soddisfano tutti i compiti che devono essere eseguiti.

1 Organizza il tuo spazio di lavoro e usa attrezzature adeguate durante lo smart working

Qui troviamo il punto di partenza. Sebbene possa sembrare di scarsa importanza, progettare e definire con cura il luogo che assegneremo come nostro ufficio mentre lavoriamo in remoto, avrà un grande impatto sulla produttività del lavoro e ci consentirà di separare il lavoro dalla vita personale o familiare.

Con la bozza preliminare della regolamentazione del lavoro a distanza, l’obbligo delle aziende di fornire ai propri lavoratori le attrezzature tecnologiche necessarie per il corretto sviluppo dei loro compiti è già stato reso esplicito.

Prova a utilizzare una sedia ergonomica che supporti tutta la schiena e fornisca il supporto necessario. Usa un tavolo o uno spazio solo per i tuoi oggetti di lavoro in modo che quando ti sposti da lì, puoi fare un “taglio mentale” e non portare il lavoro nel resto della tua giornata e nello spazio personale.

Cerca la luce naturale e, se possibile, aggiungi una pianta. Ciò influenza direttamente l’energia, la circolazione dell’aria e la riduzione dell’ansia o dello stress.

Un altro punto importante sarà cambiare posizione di volta in volta. Naturalmente, questo sarà più facile da applicare se il tempo, le condizioni sanitarie, la natura del tuo lavoro o il layout della tua casa lo consentono. Tuttavia, trova un altro posto per disconnetterti ed evita di rimanere tutto il giorno nello stesso luogo senza muoverti.

2 Lascia spazio alle conversazioni umane con il tuo team

Questi sono tempi difficili e il morale della tua squadra potrebbe essere influenzato. Preoccupazioni, disagi, angoscia, incertezza, sono normali reazioni ai cambiamenti che stiamo vivendo.

Qui vorrei fermarmi ed evidenziare l’importanza della qualità degli incontri che si svolgono, rispetto alla quantità. Dopo la scomparsa dei meeting faccia a faccia, la mediazione degli incontri deve contemplare uno spazio di riflessione e domande umane che facciano sentire a tutti i lavoratori che sono compresi e accompagnati.

Naturalmente, potrebbero esserci situazioni in cui un dipendente impiega più tempo del normale a rispondere o ha problemi di connettività che lo ritardano per una riunione o non partecipa attivamente alle molteplici piattaforme di comunicazione.

Anche in questo caso, i team leader dovranno essere pronti ad avere conversazioni difficili sulla bassa produttività del lavoro, senza trascurare di informarsi su come si sente quel lavoratore. Alcune domande che possono essere poste sono: Come ti senti riguardo alla situazione attuale? Possiamo fare qualcosa per farti sentire più a tuo agio e motivato? Come organizzi la tua giornata? Cosa potresti fare di meglio o diversamente?

3 Considera la flessibilità del tempo per aumentare la produttività durante lo smart working

Tra i vantaggi dello smart working, troviamo la flessibilità oraria che insieme al risparmio di tempo nel pendolarismo e in ufficio possono diventare fattori di miglioramento della produttività del lavoro.

La flessibilità è di grande importanza per bilanciare l’equilibrio tra lavoro e vita personale, specialmente quando queste due cose sviluppate vengono trasposte nello stesso campo.

L’uso di uno strumento di rilevazione delle presenze ti consentirà di conoscere il tempo che ciascun dipendente impiega a svolgere le proprie attività, contribuendo a stabilire la flessibilità e facilitando la riconciliazione.

4 Non dimenticare interruzioni e disconnessioni, l’equilibrio è importante nello smart working

Il rispetto dei momenti di riposo e disconnessione contribuirà inoltre ad aumentare la produttività e le prestazioni. Se prendiamo in considerazione che durante lo smart working siamo interrotti meno frequentemente, può accadere che in uno stato di concentrazione stiamo lavorando da molte ore senza un pausa.

La cosa consigliabile sarebbe che ogni 2 ore prendiamo una pausa tra 10 o 15 minuti, iniziamo a muoverci e allontaniamoci dal computer (qui l’importanza degli spazi delimitati). È dimostrato che il nostro cervello può mantenere un certo tempo di concentrazione, quindi queste pause dovrebbero anche essere programmate nell’agenda del giorno per liberare la mente e mantenere i livelli di prestazione durante il giorno.

D’altra parte, dobbiamo tenere presente che alla fine della giornata lavorativa, i lavoratori hanno il diritto di disconnettersi dal lavoro, quindi tutte le aziende dovrebbero rispettare e far rispettare il tempo di riposo entro i limiti legali.

5 Pianifica la tua giornata in smart working ed evita le distrazioni

Controlla la tua agenda per il giorno, controlla la tua casella di posta e cerca quelli più urgenti. Un buon esercizio consiste nel definire i due o tre compiti più importanti o che impiegheranno più tempo prima di iniziare la giornata. Quando li finiamo, possiamo aggiungerne altri secondari.

Avere un piano per come sarà la giornata eviterà la procrastinazione e la perdita della vista su ciò che è importante e urgente, facendo diminuire la produttività del lavoro.

D’altra parte troviamo distrazioni, grandi ladri di tempo che possono manifestarsi in modi diversi se pensiamo alla molteplicità di stimoli che ci circondano nella nostra casa. Sicuramente i cellulari e altri dispositivi tecnologici prenderanno gran parte della nostra concentrazione e capacità di attenzione. Dobbiamo imparare a gestirne l’uso, anche riservandoli ai momenti di svago e riposo che abbiamo pianificato.

Allo stesso modo, i social network che possono interrompere con notifiche costanti, acquisti online o piattaforme video come YouTube o Netflix dovrebbero essere riservati esclusivamente per il termine delle attività assegnate.

5 Preparati per la tua giornata di lavoro

Anche se non devi alzarti e prepararti per andare in ufficio, ciò non significa che la nuova norma sia quella di rimanere in pigiama ed abbandonare tutte le abitudini che avevi.

Sì, la tentazione può essere grande se siamo anche nel comfort della nostra casa, ma può diventare una cattiva abitudine molto rapidamente.

Indossa abiti comodi, siediti nello spazio di lavoro e organizza la tua giornata. Continuare con gli stessi rituali che hai quando vai in ufficio impedirà alla pigrizia di guadagnare spazi.

Stabilisci quali saranno le ore per mangiare e riposare e, soprattutto, evitare di svolgere attività che non sarebbero tipiche del tuo posto di lavoro, come “scappare” per fare la spesa, pulire, mettere in ordine la stanza o lavare i vestiti.

6 Applicare tecniche di produttività del lavoro

Esistono numerose pratiche che possono essere applicate durante le sessioni di smart working e che mirano a gestire il tempo lontano dall’ufficio, mantenendo la produttività e assicurando che svolgiamo un gran numero di compiti.

Certo, non tutte le tecniche di produttività funzioneranno per tutti, ma è importante testare e riconoscere quale si applica meglio alla natura del lavoro. Qui condividiamo 5 esempi dei più noti:

Smart working

Lo Smart Working è una metodologia di lavoro basata sulla fiducia dei lavoratori, sebbene sia anche di grande importanza che il personale sappia perfettamente quali sono i loro obiettivi.

Pertanto, ciò che lo Smart Working intende non è che il dipendente lavori un certo numero di ore, ma piuttosto che il dipendente raggiunga determinati obiettivi e utilizzi la tecnologia per esso.

Mangiarsi una rana

Creata da Brian Tracy e basato su una famosa citazione di Mark Twain (“mangia una rana al mattino e non ti accadrà nulla di peggio durante il giorno”), la tecnica di cercare di distribuire compiti nel tempo in base al loro ordine di importanza, facendo prima il più complicato.

Generalmente tendiamo a lasciare quei compiti più complessi e meno piacevoli, ma con la stanchezza di fine giornata, come regola generale finiscono per essere svolti il giorno seguente. Pertanto, se utilizziamo i momenti di maggiore energia al mattino per questi compiti, il resto sembrerà più facile.

Pomodoro

Sviluppata da Francesco Cirillo, questa tecnica aiuta a gestire il tempo durante il giorno, dividendolo in intervalli di 25 minuti, con una pausa di 5 minuti.

In questi frammenti di tempo si propone che il lavoratore si dedichi a un solo compito, con la massima concentrazione e senza distrazioni. Ogni quattro blocchi o intervalli, ci sarà un periodo di riposo più lungo (circa 15-20 minuti). In questo modo è possibile migliorare le prestazioni e l’agilità mentale.

Kanban

Questa tecnica che riconosce la qualità sulla velocità, propone di dividere o frammentare ogni processo in fasi o sotto-attività definite che devono essere completate prima che inizi quella successiva.

Creato in Toyota, viene utilizzato per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori, visualizzare l’intero processo, determinare i lavori in corso e misurare il tempo necessario per completare un’attività.

Getting Things Done

Concepito da David Allen, questo metodo propone di smettere di pensare e scrivere i compiti che devono essere svolti e semplicemente svolgerli. Si basa sul principio secondo cui:

Una persona ha bisogno di liberare la mente dai compiti in sospeso mantenendoli in un luogo specifico. In questo modo, non è necessario ricordare cosa fare e puoi concentrarti sulla sua realizzazione.

Non si concentra sulla definizione di priorità, ma piuttosto propone la creazione di elenchi contestuali in cui i compiti saranno raggruppati in base alla loro tipologia. Allo stesso tempo, suggerisce che le attività che potrebbero richiedere non più di 2 minuti dovrebbero essere eseguite immediatamente.

8 Usa gli strumenti che ti aiutino durante il smart working

Esistono diversi strumenti che aiutano a migliorare la produttività e l’efficacia durante il telelavoro. Oltre ad essere facili da usare, consentono una comunicazione senza interruzioni tra i membri del team.

Ad esempio, nel campo della messaggistica, applicazioni come Slack o Teams consentono un’ottima integrazione generando gruppi o chat personalizzate. Per quanto riguarda le videochiamate, troviamo il già noto Zoom e Google Meet come un’ottima alternativa.

Lo scambio di documenti di ogni tipo può essere effettuato in modo sicuro e gratuito con piattaforme come Google Drive o WeTransfer che consentono la condivisione di file tra utenti diversi e possono essere facilmente integrati.

Un software per le risorse umane può anche essere il grande alleato quando organizzi e gestisci i team da remoto. Tra alcune delle funzionalità troviamo l’assegnazione di compiti, la rilevazione delle presenze e la valutazione delle prestazioni.

Vuoi un software che ti aiuti nella gestione delle attività e che ti permetta di misurare le prestazioni dei tuoi dipendenti durante il telelavoro?

Conclusioni su lavoro agile e smart working

Non c’è alcuna differenza dal punto di vista delle norme a cui devi fare riferimento tra lavoro agile e smart working. Entrambe le forme di lavoro poggiano sullo stesso protocollo e sono pensate per garantire i massimi diritti e tutele ai lavoratori e alla tua azienda.

In conclusione, le differenze sono molto sottili e riguardano principalmente il modo in cui decidi o hai deciso di riorganizzare la tua organizzazione, le risorse umane e i team di lavoro in azienda, ora che la tecnologia rende possibile adottare forme di lavoro alternative, che quando ben impostate, garantiscono maggiore produttività e allo stesso tempo assicurano un maggior benessere ai lavoratori. 

Arrivati a questo punto è chiaro che flessibilità e la possibilità decisionale di ogni lavoratore è ben diversa tra smart working e lavoro agile. Si potrebbe riassumere definendo il lavoro agile come lo svolgimento del lavoro dislocato dall’ufficio a una postazione predefinita e accordata con il datore di lavoro. Mentre lo smart working è una soluzione temporanea che consente un certo grado di libertà e flessibilità al lavoratore su più fronti.

Avere un software per la pianificazione del personale che consente di gestire i turni, clock in/clock out e monitorare le prestazioni lavorative dei dipendenti porta notevoli benefici alle aziende. Con tutte le informazioni a disposizione in un unico software le aziende (e ogni dipartimento delle Risorse Umane) saranno in grado di prendere decisioni migliori. Come? Basandoti sui dati reali raccolti automaticamente dal software. Avere un software per la gestione delle risorse umane quando il proprio team lavora da remoto diventa essenziale per evitare di mettere l’azienda e i dipendenti stessi in situazioni difficili da recuperare e rovinare il rapporto di lavoro.

Factorial: il software che rende il lavoro smart

Nell’era della digitalizzazione, molte imprese, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore in cui operano, si affidano sempre più ai dati e alla tecnologia per lavorare in modo più efficiente e fornire valore al cliente. Software con funzioni specifiche stanno diventando ogni giorno più popolari, con l’avvento di nuove tecnologie e pratiche che aumentano il loro uso nei progetti. Inoltre, l’implementazione di strategie di smart working si sta diffondendo in diverse aziende, spinta dalla consapevolezza che può migliorare le loro prestazioni. Grazie alla tecnologia dei software, i dipendenti possono accedere agli strumenti di collaborazione ovunque si trovino, aumentando così la produttività di ogni azienda.

Ci sono piattaforme che tutte le aziende possono utilizzare per aiutare i dipendenti nella loro quotidianità. Sono strumenti validi sia per le aziende che hanno applicato il telelavoro e lo smart working sia per quelle che non possono lavorare da remoto. È proprio nel campo di telelavoro e smart working che entra in gioco Factorial. Il nostro software migliora la gestione delle Risorse Umane, grazie alle sue molteplici funzionalità.

Dimenticati di mille scartoffie, calendari segnati a penna e documenti cartacei: tutto sarà ordinato e in un unico posto. Nel nostro cloud potrai trovare tutte le informazioni, le comunicazioni importanti e i documenti aziendali. Con il calendario virtuale potrai facilmente gestire e approvare ferie, assenze e orari di lavoro dei tuoi dipendenti. Inoltre, potrai prendere le migliori decisioni grazie ai report personalizzati e l’organigramma aziendale generato automaticamente dal nostro software.

In poche parole, la funzione primaria di un software gestionale aziendale è quella di snellire le operazioni e i processi interni, migliorando le prestazioni delle singole parti, dei team e del personale in generale. Tutto questo con l’obiettivo ultimo di ottenere un’ottimizzazione delle risorse materiali e immateriali. E ciò significa risparmiare tempo e denaro grazie a un portale dipendenti.

Ottimizza il tuo spazio di lavoro, gestisci la flessibilità oraria dei tuoi dipendenti e utilizza il software innovatore dell’HR Tech: con Factorial lo smart working è a portata di un click.

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Domande frequenti sullo lavoro agile e smart working

Qual’è il significato di smart working
Lo smart working si definisce come una forma di lavoro a distanza. Su accordo stipulato con l’azienda, il dipendente potrà eseguire le proprie mansioni in luoghi differenti da quelli che normalmente si prestano allo svolgimento del lavoro grazie all’utilizzo di strumenti e canali telematici.

Quali differenze fra smart working e lavoro agile?
Lavoro agile non è che la traduzione letterale dell’inglese smart working. Entrambe le modalità sono rese possibili grazie all’utilizzo di strumenti informatici e telematici. Questi ultimi consentono di svincolare lo svolgimento del lavoro dalla localizzazione geografica. La differenza sta in come queste modalità sono regolate e il grado di flessibilità che ne consegue.

Quali sono le caratteristiche del telelavoro?
Il telelavoro si definisce come una forma di lavoro a distanza. Su accordo stipulato con l’azienda, il dipendente potrà eseguire le proprie mansioni in luoghi differenti da quelli che normalmente si prestano allo svolgimento del lavoro grazie all’utilizzo di strumenti e canali telematici.