Oggi si parla spesso di lavoro da remoto usando termini diversi: lavoro agile, smart working, telelavoro, work from home e “lavoro flessibile”. Il problema è che non sempre significano la stessa cosa, e usare le parole sbagliate può creare confusione su regole, organizzazione e diritti.
In questo articolo chiariamo le differenze tra lavoro agile e smart working, partendo dalle definizioni e dalla normativa di riferimento. Vedremo anche quali linee guida seguire e cosa cambia nella gestione pratica, soprattutto per chi si occupa di HR.
- Il significato di lavoro agile
- Caratteristiche del lavoro agile
- La definizione di smart working
- Caratteristiche dello smart working
- Normativa lavoro agile
- Lavoro agile proroga: cosa cambia?
- Differenza tra lavoro agile e smart working: le distinzioni chiave
- Protocollo lavoro agile: cos’è e cosa s’intende?
- Pro e contro di smart working e lavoro agile
- Gestione del personale da remoto
- Cosa significa lavorare in smart working
- Perché implementare lo smart working in azienda
- Come fare smart working in azienda?
- Vantaggi e svantaggi dello smart working
- Conclusioni su lavoro agile e smart working
- Factorial: il software che rende il lavoro smart
- Domande frequenti sul lavoro agile
Il significato di lavoro agile
Il lavoro agile e lo smart working sono regolati dalla stessa normativa (Legge 81/2017) e, di fatto, vengono utilizzati come sinonimi, sebbene possano esserci sfumature legate all’approccio aziendale.
Lavoro agile, sottintende anche che, prima di invitare un lavoratore a lavorare da casa, o da un qualsiasi luogo diverso dall’ufficio, dovrai raggiungere un accordo con il dipendente, accordandoti con la persona riguardo a come poter effettivamente lavorare fuori dai locali aziendali.
Raggiungere un accordo con il lavoratore è un aspetto quanto mai importante. L’obiettivo, infatti, è mettere a disposizione del dipendente una tipologia di lavoro che, rispetto alle forme di lavoro classiche, permette di:
- Conciliare meglio la vita privata con la vita lavorativa
- Favorire la crescita professionale del dipendente
- Aumentare la produttività dell’organizzazione
Caratteristiche del lavoro agile
Innanzitutto, dobbiamo sottolineare che “lavoro agile” non è che la traduzione letterale dell’inglese smart working. Perciò le categorie si riducono a due, in quanto lavoro agile è soltanto un adattamento in lingua italiana. Risolta questa prima questione possiamo procedere. Concentriamoci ora sulla differenza ben più sostanziale che esiste tra smart working, o lavoro agile, e il telelavoro.
Entrambe le modalità sono rese possibili grazie all’utilizzo di strumenti informatici e telematici. Questi ultimi consentono di svincolare lo svolgimento del lavoro dalla localizzazione geografica.
La differenza sta in come queste modalità sono regolate e il grado di flessibilità che ne consegue.
Il lavoro agile si definisce come una forma di lavoro da remoto (o a distanza). Su accordo stipulato con l’azienda, il dipendente potrà eseguire le proprie mansioni in luoghi differenti da quelli che normalmente si prestano allo svolgimento del lavoro grazie all’utilizzo di strumenti e canali telematici.
In base al tipo di contratto possiamo distinguere almeno tre tipi di lavoro agile, caratterizzati da diverso grado di flessibilità:
- Lavoro agile autonomo: è la tipologia di lavoro agile che prevede maggiore libertà, dal momento che il lavoratore può pianificare in libertà il proprio lavoro.
- Lavoro agile parasubordinato: in questo caso il lavoratore non avrà la possibilità di organizzare il lavoro in maniera libera perché dipenderà, almeno in parte, dalla coordinazione con il committente del lavoro.
- Lavoro agile subordinato: questa è la tipologia che prevede minore flessibilità in quanto il lavoratore si troverà sotto la direzione più stretta del datore di lavoro.
👉 Leggi l’articolo “Lavorare da remoto: consigli di sostenibilità per il benessere lavorativo”.
👉 Oppure “Remote Working vs Smart Working: qual’è il significato e quali differenze”.
Dove si può svolgere il lavoro agile
Un dipendente con contratto di lavoro agile potrà dire addio alla routine che accomuna la maggioranza dei lavoratori. Svegliarsi la mattina, sistemarsi, vestirsi in maniera più o meno formale, prendere la macchina o i mezzi di trasporto e recarsi nel proprio ufficio. Grazie al lavoro agile il dipendente non sarà più obbligato a recarsi tutti i giorni sul luogo di lavoro.
Generalmente, si suppone che un dipendente con contratto di lavoro agile abbia una posizione fissa, che però è diversa dall’ufficio o la sede di lavoro. Infatti, la postazione da cui il lavoratore praticherà il proprio mestiere viene definita e dichiarata nel contratto di lavoro.
Allo stesso modo della postazione, anche l’orario di lavoro viene esplicitato sul contratto.
Il lavoro agile può anche essere discontinuo. Ciò significa che i lavoratori potranno decidere di recarsi a lavorare, uno o più giorni a settimana o al mese, nella sede aziendale.
Come viene svolto il lavoro agile
Normalmente il lavoro agile viene effettuato a domicilio una volta che l’impresa avrà fornito l’accesso al server aziendale e tutti gli strumenti necessari per garantire il corretto svolgimento del lavoro. L’esecuzione del lavoro avviene attraverso l’utilizzo di apparecchiature tecnologiche. Di solito gli strumenti utilizzati sono computer fissi, laptop, tablet, cuffie professionali.
Va ricordato però che esiste anche una tipologia di lavoro agile a cui ci si riferisce prevalentemente definendola “telelavoro offline”. In caso di lavoro agile offline gli strumenti elettronici e la connessione a Internet non saranno dei requisiti fondamentali ai fini dello svolgimento del lavoro. Il lavoratore riceverà incarichi e istruzioni sul lavoro da portare a termine. Una volta ultimato, il prodotto finale del lavoro potrà essere consegnato per via telematica o fisicamente dal lavoratore al richiedente.
La definizione di smart working
Cerchiamo di partire sempre dai concetti di base. Prima di entrare nei dettagli e capire come funziona questa pratica lavorativa e le sue implicazioni, proviamo a dare una definizione di smart working più chiara, che ci aiuti a capire più nello specifico di cosa stiamo parlando quando trattiamo questo tema.
Lo smart working è definito come una modalità di svolgimento del rapporto di lavoro caratterizzata dall’assenza di vincoli relativi al luogo o all’orario di lavoro e da un’organizzazione basata sul raggiungimento di obiettivi, stabiliti mediante l’accordo e il confronto tra il dipendente e il datore di lavoro. Può facilitare il lavoratore nel conciliare il lavoro con la propria vita privata e, contemporaneamente, favorire un aumento della produttività.
I pilastri principali della definizione di smart working
Lo smart working si concentra su quattro concetti principali che, in questo contesto, assumono una nuova dimensione: spazio, tempo, tecnologia e persone.
- Spazio: il lavoro non è più limitato ai confini fisici dell’ufficio, a una scrivania o a una sedia. Compiti e obiettivi diversi possono richiedere spazi e colleghi diversi, anche a distanza. Sono l’obiettivo e il suo raggiungimento ad avere la maggiore importanza, non il luogo in cui il lavoro viene svolto. Con lo smart working, quindi, l’ufficio diventa uno spazio collaborativo, in cui poter condividere le proprie esperienze.
- Tempo: riorganizzare e automatizzare i processi aziendali permette ad ogni lavoratore di concentrarsi sul progetto, sugli obiettivi e su ciascuno dei compiti da eseguire, indipendentemente da dove e quando viene svolto il lavoro vero e proprio. I compiti individuali diventano più flessibili e il tempo dedicato al lavoro di squadra può essere speso per stimolare la propria creatività e la propria innovazione.
- Tecnologia: la tecnologia ha rivoluzionato per sempre gli spazi di lavoro, creando modi più efficienti di collaborare, ottimizzando i processi interni e rendendo più snelle le comunicazioni. La tecnologia è ciò che permette la flessibilità in termini di spazio e tempo di lavoro, ma deve sempre essere allineata con la struttura e il funzionamento dell’azienda per essere efficace.
- Persone: lo smart working come metodologia lavorativa mette le persone al centro. Ripone la fiducia e la responsabilità verso i compiti da portare a termine nel team, non nel singolo individuo. Dove e quando vengono svolti i compiti diventa meno importante, sempre e quando i risultati siano positivi e creativi. Avere la libertà di decidere la modalità di lavoro più adatta a ciascun individuo favorisce anche il benessere dei dipendenti, migliorando il loro impegno e la loro soddisfazione. Ciò diventa un fattore cruciale in un momento in cui attrarre e trattenere i migliori talenti non è mai stato così difficile.
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Caratteristiche dello smart working
Dove, quando e come. Questa formula racchiude a grandi linee ciò che è consentito decidere a un dipendente che lavora in modalità smart working. Certo, non tutto può essere deciso in completa autonomia e di norma è il datore di lavoro a fornire gli estremi per ricorrere a questa soluzione lavorativa. Dal momento però che non si tratta di una forma di lavoro definitiva, viene normalmente consentita maggiore arbitrarietà in merito a dove e quando svolgerlo.
Proprio come da definizione, lo smart working è un una soluzione a cui le aziende possono ricorrere in più situazioni, come in seguito alla chiusura degli uffici a causa dell’emergenza sanitaria. Non essendo pensata come modalità definitiva, le libertà che derivano dall’adottamento occasione dello smart working sono molteplici.
Dove si può svolgere lo smart working
L’aggettivo agile non a caso ci ricorda che questa modalità di lavoro, non prevedendo un luogo fisso, consente di conciliare le esigenze giornaliere dei lavoratori. Le regolari 8 ore di lavoro possono essere svolte in qualsiasi posto venga ritenuto idoneo al fine di poter eseguire il proprio lavoro.
E in genere non è obbligatorio far presente i propri spostamenti al datore di lavoro.
Come viene svolto lo smart working
Anche lo smart working aziendale richiede la dotazione di strumenti informatici e telematici per poter eseguire il lavoro. Per quanto riguarda l’orario di lavoro generalmente si consente una maggiore flessibilità. Gli orari di inizio e fine possono essere definiti con maggiore autonomia, così come l’orario della pausa pranzo per esempio. In ogni caso possono essere accordati con l’azienda per adattarsi meglio alle esigenze individuali.
Normativa lavoro agile
A livello normativo non c’è alcuna differenza tra lavoro agile e smart working. La legge a cui devi fare riferimento è la medesima, la numero 81/2017. Considerando anche le successive modifiche legge 122/2022 e legge 73/2022, si scopre che il lavoro in modalità agile altro non è che una modalità di lavoro flessibile, che puoi pensare d’introdurre in azienda a condizione che:
- Il lavoratore è d’accordo
- Definisci i giorni di riposo
- Garantisci il diritto alla disconnessione
- Il lavoratore abbia gli strumenti per lavorare (PC, Tablet, telefono…)
- Garantisci gli stessi diritti economici e di carriera dei lavoratori in sede
Per dirla in termini ancor più espliciti. Un lavoratore ha pieno diritto di opporsi alla tua richiesta di lavorare in smart working. Nel caso accetti la proposta, dovrai comunque assicurarti che abbia gli strumenti necessari per lavorare senza problemi da remoto e dovrai garantire al dipendente un pari trattamento economico rispetto agli altri lavoratori in sede. Inoltre, sei tenuto a versare i contributi previdenziali e quelli relativi agli infortuni e alle malattie (INAIL).
Oltre a quanto già detto è bene sapere che, in linea generale, devi riconoscere ad alcune categorie di lavoratori la priorità d’accesso alle forme di lavoro agile. In particolare ai lavoratori con disabilità grave oppure con figli di massimo 12 anni o figli disabili di qualsiasi età.
👉 Leggi l’articolo “Diritto alla disconnessione e smart working: come funziona in Italia e in UE”.
In Italia, la disciplina di riferimento è la Legge 81/2017 sul lavoro agile: è la cornice normativa che regola lo “smart working” inteso come modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro, basata su obiettivi e organizzazione per fasi/cicli, con alternanza tra lavoro in sede e fuori sede.
Nel regime ordinario (cioè quello attuale), il lavoro agile si applica su base volontaria e richiede un accordo individuale scritto tra azienda e lavoratore, che definisce aspetti come modalità di svolgimento, strumenti utilizzati, tempi di riposo e diritto alla disconnessione, oltre alle regole su controlli e trattamento dei dati.
Sul piano operativo, l’azienda deve anche effettuare la comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro tramite il modello previsto dal DM 149/2022.
Inoltre, dal 2025 (in applicazione di quanto previsto dalla normativa più recente) la comunicazione va trasmessa entro 5 giorni dall’avvio del periodo di lavoro agile (o dalla modifica/cessazione).
Restano fermi i principi chiave: parità di trattamento economico e normativo rispetto a chi lavora in sede, tutela della salute e sicurezza e coperture assicurative (es. INAIL), oltre al rispetto delle policy aziendali e del CCNL applicato.
Lavoro agile proroga: cosa cambia?
Negli anni dell’emergenza Covid sono state introdotte diverse deroghe temporanee (ad esempio la possibilità, per periodi limitati, di applicare il lavoro agile anche senza accordo individuale). Quelle misure erano legate a un contesto emergenziale e avevano scadenze specifiche.
Oggi, nel 2026, non si ragiona più in termini di “proroga” generalizzata come nel 2022: per la gestione ordinaria vale il quadro della Legge 81/2017, quindi:
- lavoro agile su accordo individuale (regola generale),
- comunicazione obbligatoria al Ministero,
- definizione chiara di diritto alla disconnessione, strumenti, fasce di reperibilità (se previste) e regole su dati e sicurezza.
Se esistono priorità o tutele specifiche per determinate categorie (es. fragilità, genitorialità, ecc.), queste vanno verificate in base alle norme in vigore nel momento in cui scrivi e/o al CCNL applicato: sono aspetti che possono cambiare e non vanno ancorati a decreti emergenziali ormai scaduti.
Differenza tra lavoro agile e smart working: le distinzioni chiave
Lavoro agile e smart working sono spesso confusi, ma sebbene entrambi pongano l’accento sulla flessibilità, le modalità di applicazione sono diverse. Queste due forme di lavoro sono regolate dalla Legge 81/2017, ma il loro impatto organizzativo varia a seconda dell’approccio scelto dall’azienda.
Gestione dell’orario e libertà operativa
La flessibilità è uno degli aspetti chiave che differenzia smart working e lavoro agile, ma il livello di libertà varia. Lo smart working consente un’autonomia totale: i dipendenti possono decidere liberamente quando e dove lavorare, purché siano rispettati gli obiettivi prefissati. In pratica, l’orario e la localizzazione non sono vincolati, e la responsabilità del dipendente è quella di raggiungere i risultati.
Nel lavoro agile, pur essendo prevista una certa flessibilità, l’organizzazione aziendale gioca un ruolo maggiore. Le modalità operative, come orari e luogo di lavoro, sono concordate e organizzate in modo più strutturato, con un maggiore coordinamento tra i membri del team e i manager.
Localizzazione e spazi di lavoro: lavoro agile vs smart working
Un’altra differenza significativa riguarda la localizzazione. Lo smart working offre completa libertà, consentendo ai dipendenti di scegliere il luogo di lavoro, che può essere a casa, in un caffè, o ovunque si desideri, senza necessità di una postazione fisica predefinita. In altre parole, l’indipendenza geografica è totale.
Nel lavoro agile, il dipendente lavora da un luogo prestabilito, solitamente definito nel contratto. Sebbene il lavoro possa essere svolto da remoto, la postazione è comunque fissata e concordata con l’azienda, che garantisce l’accesso agli strumenti necessari per operare efficacemente.
Normative: legge 81/2017 e differenze pratiche
Sia lo smart working che il lavoro agile sono regolati dalla Legge 81/2017, ma la modalità di applicazione varia. Mentre il lavoro agile richiede una certa organizzazione interna per mantenere il coordinamento tra i team, lo smart working si focalizza su un accordo individuale che definisce flessibilità oraria e geografica.
Diversamente, il telelavoro è regolato da un accordo interconfederale del 2004, che impone restrizioni più rigide sul luogo di lavoro e sull’orario. Sebbene le modalità siano simili, il telelavoro si differenzia per un’organizzazione più tradizionale e meno flessibile.
Protocollo lavoro agile: cos’è e cosa s’intende?
Se ti stai chiedendo se esistono delle precise linee guida sul lavoro agile da rispettare, la risposta è affermativa. Il documento, dal quale puoi apprendere ogni dettaglio riguardo lo smart working, è il: “Protocollo Nazionale sul Lavoro in modalità agile”. Il documento è diviso in 16 articoli, che per semplicità possono essere così riassunti:
Parte 1: introduzione alle linee guida sul lavoro agile
La prima parte ribadisce i principi generali. Salvo diverse disposizioni devi sottoscrivere un accordo individuale con il lavoratore stabilendo luoghi, tempi, periodo e garantendo il diritto alla disconnessione.
Il lavoratore può decidere di non accettare l’accordo senza rischiare né il licenziamento, né sanzioni individuali.
Parte 2: piano operativo sul lavoro agile
La parte due dall’articolo 3 del protocollo all’articolo 11 descrive in dettaglio come implementare il lavoro agile in azienda. Il documento riporta quindi a quali norme fare riferimento per regolare aspetti quali:
- Le fasce orarie
- Il lavoro straordinario
- Le assenze per malattie, permesso o infortunio
Un focus è altresì dedicato a come devi organizzare i luoghi di lavoro e riguardo quali strumenti di lavoro che sei tenuto a fornire al dipendente. Proseguendo con la lettura del protocollo sul lavoro agile, gli articoli 6 e 7 sono dedicati alla sicurezza sul lavoro e tutti i diritti da garantire in caso di infortunio e malattia. L’articolo 8, in più, specifica che anche i lavoratori agili hanno diritto a riunirsi in attività sindacali secondo le modalità stabilite dalla legge e dal CCNL.
L’articolo 9 e l’articolo 11 trattano l’importante tema dei diritti, dell’inclusività e delle pari opportunità da garantire ai lavoratori. Sono valide le medesime regole che attui con i lavoratori in sede. Ne consegue che sei tenuto a garantire a tutti le medesime forme di welfare aziendale e i medesimi benefit.
Un focus è dedicato alla parità di genere, in particolare è importante che i lavoratori agili possano condividere tra loro le responsabilità genitoriali e che la forma di lavoro adottata permetta effettivamente di conciliare meglio i tempi di vita con i tempi lavorativi.
L’articolo 10 è invece dedicato ai lavoratori fragili e disabili. Anche in questo caso, l’invito è di porre massima attenzione a queste categorie di lavoratori, impegnandosi a garantire loro di poterne fruire, al pari degli altri lavoratori, tenendo in considerazione la condizione di fragilità e disabilità.
Parte 3: protezione dei dati personali e formazione del personale
La parte tre del Protocollo, dall’articolo 12 all’articolo 16, è dedicata principalmente a due grandi tematiche: come garantire la protezione dei dati personali e la riservatezza ai lavoratori agili e come garantire adeguati piani di formazione, crescita e sviluppo delle competenze.
Come datore in tema di trattamento dei dati personali sei tenuto a fare riferimento a quanto stabilito nel Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR). Mentre, per quanto riguarda le misure di sicurezza informatiche hai il compito di adottare sistemi crittografati e implementare adeguati strumenti per il backup dei dati e di protezione contro virus e malware, conformi ai principi di privacy by design e privacy by default.
Passando alla formazione, è importante garantire ai lavoratori agili le pari opportunità di fare carriera assicurate ai lavoratori in sede. Spetta a te definire come garantire un pari accesso ai corsi di aggiornamento professionale a tutte le risorse umane in azienda.
Pro e contro di smart working e lavoro agile
Nonostante il periodo di confinamento sia alle nostre spalle da qualche mese ormai, sono sempre di più le imprese che hanno scelto di continuare a far lavorare i propri dipendenti da remoto.
I benefici di lavorare da remoto sono indiscutibili, tanto per i dipendenti quanto per le aziende. Vediamo insieme quali sono i vantaggi principali:
Vantaggi di smart working e lavoro agile
Sia aziende che lavoratori potranno contare su dei vantaggi dal punto di vista economico. Le aziende risparmieranno su tutti quei costi aziendali che derivano proprio dalla presenza fisica dei dipendenti in ufficio. I dipendenti potranno risparmiare su abbonamenti ai mezzi di trasporto, benzina, spese per le pause pranzo, ecc.
Sicuramente i dipendenti potranno contare su un maggiore equilibrio tra vita personale e lavoro. Si potrà gestire il tempo in maniera più efficiente risparmiando ore di viaggio spese in macchina o in treno per raggiungere il lavoro. Questi momenti potranno essere sfruttati per le attività preferite dei dipendenti. Si otterranno così effetti positivi anche sull’umore e, di conseguenza, sulla produttività lavorativa.
Svantaggi di smart working e lavoro agile
Se non si è riusciti a creare una forte cultura aziendale, in cui i dipendenti riescono a sentirsi parte dell’azienda e vivere a pieno i suoi valori anche lavorando a distanza, si corre il rischio che il personale si possa sentire isolato, o che pian piano si allontani dall’azienda. Questo è uno dei principali lati negativi del lavoro da remoto che è importante tenere in considerazione per evitare che sfoci in situazioni sgradevoli che possono ritorcersi contro l’azienda.
Inoltre, se non si dispone di canali adatti, la comunicazione interna può diventare un problema. E questo problema potrebbe causarne altri a catena: incomprensioni, confusione sulle scadenze e così via. Una non corretta organizzazione dello smart working aziendale potrebbe aumentare stress, stanchezza e demotivazione nei dipendenti, fino anche allo scenario peggiore cioè il burnout lavorativo.
Gestione del personale da remoto
Lavorare da remoto non significa avere autonomia decisionale. E nemmeno permettersi di avere comportamenti inadeguati solo perché si è nel comfort della propria abitazione. Tutte le regole presenti sul contratto di lavoro firmato in fase di assunzione valgono anche quando si lavora da remoto. Anche in lavoro agile restano validi doveri, policy e obiettivi: cambia il modo in cui si organizza l’attività, non le responsabilità.
Certo, in ufficio la supervisione da parte di manager e datori di lavoro permette di monitorare con maggiore facilità i dipendenti. Ma quando invece lavorano da casa come possiamo assicurarci un corretto processo di performance management? Come facciamo a sapere che stiano portando a termine il lavoro? E che lo facciano rispettando normative e codici aziendali?
In questo caso, software gestionale come Factorial hanno sviluppato funzionalità specifiche per gestire e monitorare il tuo team anche da remoto. Oggi più che mai, un software per la gestione delle risorse umane può rivelarsi la chiave vincente per gestire al meglio team dislocati in diverse città. Tutte le informazioni saranno disponibili in un unico portale.
Cosa significa lavorare in smart working
I lavoratori da remoto sono coloro che possono lavorare da qualsiasi luogo. Spesso (e specialmente durante COVID-19), questi dipendenti lavorano da casa, ma possono anche lavorare da bar locali, da un hotel a Tahiti o per strada purché abbiano un buon segnale e connessione a Internet. Lavorare in smart working in precedenza faceva appello ai dipendenti che desideravano un programma flessibile, nessun tragitto giornaliero ed essere un po’ meno stressati.
Ora che il lavoro a distanza è diventato una pratica standard, molti sono stati in grado di vedere i vantaggi e sembra che non si possa tornare indietro. La definizione dei lavoratori da remoto è stata modificata per comprendere tutti i lavoratori.
Gli smart workers sono dipendenti più produttivi? I critici temono che senza l’occhio vigile di un supervisore, i dipendenti non finiranno i loro compiti. Tuttavia, uno studio del 2019 ha dimostrato che lavorare da casa ha effettivamente aumentato la produttività del lavoro. Coloro che lavorano da casa hanno scoperto di avere meno distrazioni a casa che in ufficio e sono stati in grado di fare di più. Bonus: i lavoratori hanno anche segnalato un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata. Con il tempo risparmiato grazie alla mancanza di spostamenti, sono stati in grado di fare più esercizio fisico e di stare in contatto con la famiglia.
Perché implementare lo smart working in azienda
Alla base dello scetticismo riguardo lo smart working vi sono i dubbi di dirigenti e responsabili HR riguardo agli effettivi vantaggi (dei quali parleremo più avanti). Ti stai ancora chiedendo come fare smart working e perché dovresti adottarlo nella tua azienda? Prima di tutto, ecco i principali benefici:
1. Riduzione dei costi
Il primo vantaggio deriva dalla riduzione (anche se parziale) dei costi generati dal personale. Utilizzando in maniera ridotta (o addirittura nulla) un ufficio, la tua azienda potrà risparmiare una somma sostanziale in termini di costi di utenze, utilizzo di attrezzature e arredamento. I minori consumi di cibo, risorse ed energia garantiranno alla tua azienda un surplus di liquidità da poter reinvestire nel business
2. Più fiducia da parte dei dipendenti
Permettendo ai tuoi dipendenti di lavorare in maniera flessibile non potrà che migliorare la percezione dell’azienda ai loro occhi. Dare fiducia ai propri lavoratori si traduce in un incremento della motivazione, la quale porta sempre a grandi risultati. Un dipendente a cui viene data responsabilità e flessibilità tende ad essere più soddisfatto e voglioso di partecipare al tuo progetto.
3. Riduzione nella perdita dei talenti
Se fornissi ai tuoi dipendenti (nei limiti delle tue possibilità) flessibilità di spostamento, orari di lavoro meno rigidi e la possibilità di organizzare il proprio lavoro… perché dovrebbero lasciarti?
Perdere un dipendente è sempre un costo fastidioso per un’azienda, sia in termini economici che umani. Non lasciare andare i tuoi talenti migliori si traduce in minori costi di assunzione e mantenimento di stabilità all’interno del tuo team di lavoro.
4. Flessibilità nel processo di selezione
Come è ormai ben noto, non è necessaria la presenza fisica dei candidati per condurre un processo di assunzione dato che i principali software per la selezione del personale permettono di gestire il processo interamente online. Al contrario, lo smart working permette al tuo dipartimento delle risorse umane ti attingere ad un bacino di talenti molto più ampio, rispetto a quello dei potenziali candidati che, per questioni di residenza, avrebbero potuto sostenere un colloquio presenziale.
5. Reputazione migliore
Oltre agli altri benefici, offrire ai propri dipendenti la possibilità di sfruttare una politica di smart working metterà la tua azienda in buona luce, sia agli occhi dei tuoi stessi lavoratori, che dei potenziali candidati. Dimostrare il proprio interesse nel mantenimento dell’equilibrio lavoro/vita privata dei tuoi dipendenti unito a un approccio innovativo nei confronti della gestione lavorativa, farà un’ottima impressione a tutti coloro che si interesseranno al tuo business.
Come fare smart working in azienda?
Lo smart working si basa su quattro colonne portanti:
1. Ristrutturazione della cultura organizzativa, non più ancorata alla rigidità ma propensa all’adattabilità.
2. Flessibilità oraria e dei luoghi di lavoro, permettendo agli impiegati di svolgere le proprie mansioni in completa libertà, sempre nel rispetto degli obbiettivi predisposti.
3. Rivoluzione degli spazi fisici, ristrutturati in modo da potersi sentire come a casa all’interno degli uffici.
4. Disposizione di attrezzature tecnologiche, che permettano di lavorare utilizzando i mezzi digitali per ottimizzare i risultati.
Come fare lo smart working in azienda è una delle prime sfide di digitalizzazione che le HR devono affrontare. Uno dei problemi o delle incertezze che hanno i dipartimenti delle risorse umane è come avere il controllo del lavoro svolto dai dipendenti in remoto.
In sintesi, come fare smart working in azienda e quali sono i primi passi fondamentali nella sua gestione:
1 Organizza le attività
Sarà essenziale stabilire le attività da svolgere e assegnarle a ciascun dipendente utilizzando uno strumento precedentemente discusso. Se ci sono progetti con una data chiara, sarà più facile per te determinare come è stato svolto il lavoro in smart working. Se non esiste una data specifica, dobbiamo tenere traccia delle attività e impostare diversi obiettivi settimanali.
2 Digitalizza: come fare lo smart working e gestirlo con un software
Utilizza un software per la rilevazione presenze, come Factorial. Potrai digitalizzare la gestione: timbrare da app, avere la geo-localizzazione dei dipendenti, rilevare le pause, creare politiche personalizzate a seconda dell’inquadramento, la generazione di report HR e molto altro ancora.
3 Valuta la qualità dei tempi di smart working e gli orari di lavoro
Invece di concentrarci così tanto sulle ore di telelavoro, possiamo analizzare meglio la qualità di quel lavoro. Per questo, è consigliabile organizzare riunioni settimanali e avere più di una persona che lavora allo stesso progetto, per essere in grado di confrontare entrambi i lavori e farsi un’idea di quanto tempo ha impiegato ciascuno.
4 Misura i benefici
Per misurare le prestazioni di un dipendente i smart working, è meglio misurarlo in base ai suoi risultati o obiettivi. Questo punto non varierà molto se viene fatto per valutare una persona che lavora da remoto o in ufficio.
5 Istituisci un sistema di incentivi competitivo
Sai, i dipendenti felici danno vita a un’azienda produttiva. Per fare ciò, puoi scegliere di motivarli attraverso un programma di incentivazione. In ogni progetto, possiamo stabilire il tempo stimato nel quale riteniamo debba essere completato e se il dipendente lo termina prima, verrà considerato un lavoratore produttivo. Come misura, può essere usata una scala A-F, in cui quelli con una A saranno quelli che finiscono prima il lavoro. Per premiarli puoi farlo consegnando un bonus basato su una percentuale del loro stipendio base.
Vantaggi e svantaggi dello smart working
Sempre più aziende si chiedono come organizzarsi nel modo giusto e quali sono i vantaggi e svantaggi dello smart working. Il telelavoro ha molti vantaggi sia per l’azienda che per il lavoratore, ma anche alcuni svantaggi che dovresti prendere in considerazione.
Lo Smart Working comprende una maniera di lavorare “intelligente” e concorde allo sviluppo della società odierna, e delle nuove tecnologie.
La flessibilità, la personalizzazione e la digitalizzazione, oltre che alla rimozione di barriere orarie e spaziali, permette di aumentare il benessere dei lavoratori, migliorando l’equilibrio tra vita privata e lavorativa e incrementando il welfare aziendale.
Più i dipendenti si sentono liberi d’organizzare il proprio workflow, più saranno predisposti a ottenere i risultati richiesti, riuscendo a superare i propri limiti e le “limitazioni” che impone un ambiente rigido.
Attraverso un’organizzazione autonoma tanto nello spazio lavorativo quanto nell’orario d’ufficio e utilizzando le modalità e le tecnologie più affini alle proprie abilità, i lavoratori non possono che ottenere benefici.
Tutto ciò si riflette direttamente in un aumento della produttività aziendale, un abbattimento dei costi per gli spazi fisici e una riduzione dell’assenteismo.
Vantaggi dello smart working per l’azienda
- Miglioramento della produttività dei dipendenti grazie a una maggiore flessibilità;
- Riduzione dei costi aziendali perché deriva una parte delle sue spese dal lavoratore (acqua, elettricità, mobili, ecc.);
- Minori problemi di relazione tra colleghi dovuti alla coesistenza in ufficio;
- Eliminazione dell’assenteismo sul lavoro, in quanto possono conciliare meglio vita lavorativa e famiglia;
- Miglioramento della motivazione dei lavoratori e della loro maggiore soddisfazione;
- Migliore la fidelizzazione dei talenti;
- Possibilità di lavorare con professionisti che non si trovano nella stessa località o paese;
- Meno inquinamento ambientale non generando tanti spostamenti;
Svantaggi dello smart working per l’azienda
- Difficoltà nel misurare la produttività non avendo la persona fisicamente in ufficio;
- Problemi con la sicurezza informatica, se ogni lavoratore utilizza una rete diversa, i computer possono soffrire di virus o attacchi informatici;
- Costi più elevati in attrezzature per lavorare da casa, in quei casi in cui i dipendenti non hanno i loro;
- Difficoltà a lavorare in gruppo, se le app e gli strumenti forniti non vengono utilizzati correttamente;
- Maggiore isolamento non avendo contatti con i colleghi;
- Cambiamenti nella cultura e nell’organizzazione dell’azienda;
- I migliori strumenti per lavorare in remoto
Conclusioni su lavoro agile e smart working
Non c’è alcuna differenza dal punto di vista delle norme a cui devi fare riferimento tra lavoro agile e smart working. Entrambe le forme di lavoro poggiano sullo stesso protocollo e sono pensate per garantire i massimi diritti e tutele ai lavoratori e alla tua azienda.
In conclusione, le differenze sono molto sottili e riguardano principalmente il modo in cui decidi o hai deciso di riorganizzare la tua organizzazione, le risorse umane e i team di lavoro in azienda, ora che la tecnologia rende possibile adottare forme di lavoro alternative, che quando ben impostate, garantiscono maggiore produttività e allo stesso tempo assicurano un maggior benessere ai lavoratori.
Arrivati a questo punto è chiaro che flessibilità e la possibilità decisionale di ogni lavoratore è ben diversa tra smart working e lavoro agile. Si potrebbe riassumere definendo il lavoro agile come lo svolgimento del lavoro dislocato dall’ufficio a una postazione predefinita e accordata con il datore di lavoro. Mentre lo smart working è una soluzione temporanea che consente un certo grado di libertà e flessibilità al lavoratore su più fronti.
Avere un software per la pianificazione del personale che consente di gestire i turni, clock in/clock out e monitorare le prestazioni lavorative dei dipendenti porta notevoli benefici alle aziende. Con tutte le informazioni a disposizione in un unico software le aziende (e ogni dipartimento delle Risorse Umane) saranno in grado di prendere decisioni migliori. Come? Basandoti sui dati reali raccolti automaticamente dal software. Avere un software per la gestione delle risorse umane quando il proprio team lavora da remoto diventa essenziale per evitare di mettere l’azienda e i dipendenti stessi in situazioni difficili da recuperare e rovinare il rapporto di lavoro.
Factorial: il software che rende il lavoro smart
Nell’era della digitalizzazione, molte imprese, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore in cui operano, si affidano sempre più ai dati e alla tecnologia per lavorare in modo più efficiente e fornire valore al cliente. Software con funzioni specifiche stanno diventando ogni giorno più popolari, con l’avvento di nuove tecnologie e pratiche che aumentano il loro uso nei progetti. Inoltre, l’implementazione di strategie di smart working si sta diffondendo in diverse aziende, spinta dalla consapevolezza che può migliorare le loro prestazioni. Grazie alla tecnologia dei software, i dipendenti possono accedere agli strumenti di collaborazione ovunque si trovino, aumentando così la produttività di ogni azienda.
Ci sono piattaforme che tutte le aziende possono utilizzare per aiutare i dipendenti nella loro quotidianità. Sono strumenti validi sia per le aziende che hanno applicato il telelavoro e lo smart working sia per quelle che non possono lavorare da remoto. È proprio nel campo di telelavoro e smart working che entra in gioco Factorial. Il nostro software migliora la gestione delle Risorse Umane, grazie alle sue molteplici funzionalità.
Dimenticati di mille scartoffie, calendari segnati a penna e documenti cartacei: tutto sarà ordinato e in un unico posto. Nel nostro cloud potrai trovare tutte le informazioni, le comunicazioni importanti e i documenti aziendali. Con il calendario virtuale potrai facilmente gestire e approvare ferie, assenze e orari di lavoro dei tuoi dipendenti. Inoltre, potrai prendere le migliori decisioni grazie ai report personalizzati e l’organigramma aziendale generato automaticamente dal nostro software.
In poche parole, la funzione primaria di un software gestionale aziendale è quella di snellire le operazioni e i processi interni, migliorando le prestazioni delle singole parti, dei team e del personale in generale. Tutto questo con l’obiettivo ultimo di ottenere un’ottimizzazione delle risorse materiali e immateriali. E ciò significa risparmiare tempo e denaro grazie a un portale dipendenti.
Ottimizza il tuo spazio di lavoro, gestisci la flessibilità oraria dei tuoi dipendenti e utilizza il software innovatore dell’HR Tech: con Factorial lo smart working è a portata di un click.
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Domande frequenti sul lavoro agile
Qual’è il significato di smart working
Lo smart working si definisce come una forma di lavoro a distanza. Su accordo stipulato con l’azienda, il dipendente potrà eseguire le proprie mansioni in luoghi differenti da quelli che normalmente si prestano allo svolgimento del lavoro grazie all’utilizzo di strumenti e canali telematici.
Quali differenze fra smart working e lavoro agile?
Lavoro agile non è che la traduzione letterale dell’inglese smart working. Entrambe le modalità sono rese possibili grazie all’utilizzo di strumenti informatici e telematici. Questi ultimi consentono di svincolare lo svolgimento del lavoro dalla localizzazione geografica. La differenza sta in come queste modalità sono regolate e il grado di flessibilità che ne consegue.
Quali sono le caratteristiche del telelavoro?
Il telelavoro si definisce come una forma di lavoro a distanza. Su accordo stipulato con l’azienda, il dipendente potrà eseguire le proprie mansioni in luoghi differenti da quelli che normalmente si prestano allo svolgimento del lavoro grazie all’utilizzo di strumenti e canali telematici.
