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software gestionale aziendale

Cosa si può ottenere con un software gestionale aziendale?

Con il progresso della tecnologia, ci sono sempre più possibilità che gli strumenti digitali come un software gestionale aziendale ci offrono per migliorare i processi all’interno della nostra organizzazione.

Come per la nostra stessa vita, pensare a un’azienda senza la presenza di computer, laptop, cellulari, server e connettività è inconcepibile. Ma oggi sempre più organizzazioni delegano le proprie operazioni a un software gestionale aziendale. Ma in cosa consiste questo tipo di innovazione e quali sono le ripercussioni?

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A cosa serve il software gestionale aziendale?

Per comprendere le implicazioni del software gestionale aziendale, dobbiamo prima comprendere il concetto di scalabilità. Quando i modelli di business sono sufficientemente efficienti e le strategie di crescita vengono eseguite correttamente, le aziende diventano scalabili. Cioè, crescono costantemente.

Con una maggiore crescita dell’azienda, si generano ovviamente maggiori benefici ma allo stesso tempo si aprono nuove sfide. Nella stragrande maggioranza dei casi, questi hanno a che fare con il modo in cui vengono gestiti i diversi aspetti dell’azienda.

In altre parole, la funzione primaria del software gestionale aziendale è quella di snellire le operazioni e i processi interni, migliorando le prestazioni delle singole parti, dei team e del personale in generale.

Tutto questo con l’obiettivo ultimo di ottenere un’ottimizzazione delle risorse materiali e immateriali. Cioè tempo e denaro.

👉 Qui ti spieghiamo come può aiutarti un software per startup nella gestione delle risorse umane.

Tipi di software gestionale aziendale ed esempi

Fortunatamente, la tecnologia ci consente una vasta gamma di opzioni in termini di personalizzazione. Ed è proprio per questo motivo che esistono diversi tipi di piattaforme che possiamo utilizzare per la gestione aziendale.

  • SaaS (Software as a Service).
    In italiano, “software come servizio”. Questo tipo di piattaforma fornisce un servizio basato su cloud o cloud computing, il che significa che può essere utilizzato in qualsiasi momento e luogo senza la necessità di scaricare e installare software su un computer. Hai solo bisogno di connettività Internet per sfruttare le sue funzionalità. L’applicazione software può essere qualsiasi cosa, dal software per ufficio alle comunicazioni unificate, tra una vasta gamma di altre applicazioni commerciali disponibili.
    Un esempio di SaaS per le risorse umane è Factorial.
  • CRM (Costumer Relationship Manager).
    O semplicemente “Sistema di gestione del cliente”. Un sistema CRM assicura che il tuo team sia a conoscenza di ogni cliente, delle sue esigenze, degli acquisti e di tutto ciò che implica una relazione con i consumatori. Si basa su un elenco di contatti che ti consente di tenere traccia di come e quando hai interagito con una persona e ti assicura non solo di avere un registro di queste azioni, ma anche di fidelizzare e aumentare le vendite.
    Un esempio di CRM è Salesforce.
  • Marketing automation.
    Conosciuto anche come automazioni di Marketing. Le soluzioni di marketing aiutano a trasformare un cliente abituale in un promotore del marchio. Viene utilizzato per segmentare il pubblico, creare campagne di marketing altamente personalizzate e automatizzare le comunicazioni attraverso i social network.
    Un esempio di automazione del marketing è Hubspot.

👉 In questo articolo ti guidiamo nella scelta del software gestionale HR per la tua azienda.

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Vantaggi del software gestionale aziendale

Quando si prende la decisione di investire effettivamente in un software gestionale aziendale, ci sono molte questioni che dobbiamo prendere in considerazione. Ma la cosa più importante è avere sempre le idee chiare sui vantaggi che questi tipi di strumenti ci forniscono.

  • Migliora la produttività dei lavoratori.
    Chi è a carico del destino di un’organizzazione sa che il raggiungimento degli obiettivi di business è fondamentale per restare a galla. Le piattaforme per la gestione aziendale sono alleati fondamentali che contribuiscono alla sistematizzazione dei processi, al miglioramento della qualità della vita dei dipendenti e al risparmio di risorse. In modo tale che i processi interni siano snelliti e i lavoratori possano concentrarsi sui compiti della loro funzione senza perdere tempo in altre attività.
  • Pone fine all’errore umano.
    Supponiamo di dover modificare, controllare o aggiornare una dozzina di documenti come contratti o buste paga. Se quel compito fosse a carico di una sola persona che, a sua volta, deve prestare attenzione ad altre procedure, molto probabilmente ad un certo punto commetterà un errore che può portare a maggiori disagi. Un software gestionale aziendale è dedicato all’automazione di tutto questo tipo di gestione e alla generazione di flussi di lavoro che evitano il margine di errore che può costarci caro.
  • Facilita la comunicazione.
    Il flusso di informazioni all’interno di un’azienda può significare il successo o il fallimento di un’organizzazione. La comunicazione interna non serve solo a celebrare date ed eventi (che tra l’altro è molto importante), ma a pubblicizzare cambiamenti fondamentali che hanno un impatto diretto sulla vita dei lavoratori:
  • Nuove politiche aziendali.
  • Richiami di regole di comportamento.
  • Cambiamenti di turno.
  • Nuovi appuntamenti d’ufficio.
  • Membri del team e ristrutturazione.
  • Uffici/scrivanie libere in modalità ibrida.

Il software gestionale aziendale ideale include necessariamente strumenti di comunicazione, come centri messaggi, chat system, community, bacheche e visualizzazione delle disponibilità orarie e delle assenze/vacanze del personale.

  • Evita le multe.
    Il rispetto dei requisiti delle leggi sul lavoro è un altro degli enormi vantaggi del software gestionale aziendale. Molti dei requisiti delle normative vigenti hanno a che fare con il mantenimento di un certo livello di rigore e sicurezza all’interno dell’azienda, che garantisca le migliori condizioni per chi li integra.
    Dalla rilevazione delle presenze alla registrazione del salario obbligatorio, il software gestionale aziendale aiuta non solo a ottenere dati vitali per questo tipo di gestione, ma anche a gestirli e conservarli in modo centralizzato, accessibile e sicuro.
  • Migliora il collegamento con terze parti.
    Oltre a quelli che fanno parte dello staff, i software gestionali sono di grande aiuto per migliorare i rapporti che possiamo instaurare con fornitori o clienti. Il software gestionale aziendale appropriato ha funzioni che ti consentono di connetterti direttamente con i consumatori, tramite chat, messaggistica o piattaforma di chiamata.
    Allo stesso tempo, possono essere utilizzati per annunciare nuovi lanci, promozioni o date di consegna degli ordini.

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Come scegliere il software gestionale aziendale

Scegliere un software di gestione aziendale può sembrare un compito semplice, ma la realtà è che comporta grandi responsabilità. Arrivando a questa fase, è di vitale importanza sapere con certezza tutto ciò che accade all’interno dell’azienda, quali sono i punti deboli, i punti di forza, in quale area ci sono i maggiori inconvenienti, per quale motivo e quali altri sono produttivi ed efficienti.

Ciò implica che la scelta della piattaforma più appropriata richiede di prendere in considerazione non solo il budget, le raccomandazioni che possono essere fatte o optare per uno strumento alla moda, ma anche contemplare le reali esigenze dell’organizzazione e gli obiettivi di medio e breve termine che il software può aiutarci a raggiungere. Per questo sarà necessario:

Tenere in considerazione i dipendenti

Quando si tratta degli strumenti della tua azienda, ci sono molti problemi da considerare. Le funzionalità del software necessarie dipenderanno probabilmente dal numero di dipendenti che utilizzeranno il software. E allo stesso modo, molte piattaforme offrono servizi, vantaggi e costi diversi a seconda delle dimensioni dell’azienda.

Allo stesso modo, è fondamentale valutare quale tipo di modalità di lavoro gestiamo. Se si tratta di lavoro al 100% in presenza o a distanza o comunque di lavoro ibrido. E anche, che tipo di giornata (completa o parziale) fanno i dipendenti.

Un’altra cosa che può anche far pendere l’equilibrio è sapere quali altri tipi di piattaforme utilizzano ora i lavoratori e quali risultati danno. Inoltre, se la nuova proposta di software ci fornisce un qualche tipo di supporto per poter istruire i dipendenti, ovvero se avremo accesso o meno all’assistenza clienti, ai servizi di installazione, al follow-up, ecc.

👉 Potrebbe interessarti questo articolo in cui spieghiamo l’utilità di un project management software per la gestione della tua azienda.

Sapere cosa vogliono i nostri clienti

Successivamente, devi pensare alle esigenze dei tuoi clienti e potenziali consumatori. Anche se potrebbero non interagire direttamente con il software selezionato, le loro esigenze detteranno sicuramente la direzione scelta.

A seconda del tipo di attività, ciascuno dei tuoi clienti potrebbe richiedere molta personalizzazione e attenzione individuale o, al contrario, potrebbe essere meglio lavorare su procedure di massa con gli stessi parametri.

Una domanda interessante è anche se il prodotto o servizio che offri ai tuoi clienti richiede che tu dia loro l’accesso a un pannello o profilo. In tal caso, in che modo il software selezionato per la gestione interna influirà su questa esperienza utente?

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Software gestionale aziendale e impatto sulla leadership

Se sei un CEO, supervisore, capo, manager dell’area HR o di qualsiasi altro dipartimento, questa decisione di optare per il software gestionale aziendale avrà un impatto diretto su di te e sugli altri manager.

Per sapere esattamente come scegliere l’opzione migliore, devi pensare se, ad esempio, hai bisogno di un software che sia facile e veloce da capire per i dipendenti, o puoi permetterti di effettuare un training più lungo. Inoltre, cosa puoi ragionevolmente permetterti senza terminare il tuo budget e influenzare la tua gestione delle spese?

Confrontare prezzo e valore

Quando parliamo di software gestionale aziendale, ci riferiamo a una piattaforma in cui centralizzeremo gran parte delle nostre attività e dove verranno scaricati i dati sensibili della nostra attività. Vale la pena optare per l’opzione più economica solo perché non vogliamo puntare a un budget più grande? Dovrei esagerare completamente con le mie finanze solo per avere la migliore piattaforma?

Né una cosa né un’altra. È importante cercare sempre di trovare la migliore opzione qualità-prezzo. E perché ciò accada, dobbiamo dare la priorità a quelle aree che non possiamo, sì o sì, mettere da parte e cercare la piattaforma che sia forte in quegli aspetti e che si adatti a ciò che possiamo investire.

👉 In questa guida ti spieghiamo come convincere il tuo CEO ad adottare un software risorse umane.

Considera l’accessibilità del software aziendale

C’è un’alta probabilità che nella tua azienda coesistano persone di diverse generazioni, da centennials e millennials a boomer. E sappiamo bene che esiste un famigerato gap digitale nel modo di apprendere e assimilare tra i nativi digitali e quelle persone più adulte.

Per questo motivo, dovresti pensare a quanto sia accessibile il tuo nuovo software. È facilmente accessibile a tutti coloro che ne hanno bisogno o è limitato a una manciata di persone? Ancora più importante, è accessibile solo da determinati luoghi/dispositivi o consente la connettività remota? Il suo utilizzo è intuitivo e ha opzioni per persone con qualche tipo di disabilità o limitazione fisica, o richiede un corso introduttivo per imparare a usarlo?

Allo stesso modo, la quantità di collaborazione consentita da una soluzione software è molto importante. In molte situazioni, avrai bisogno della piattaforma per facilitare la comunicazione tra diversi team, clienti, personale di supporto e te stesso. Se la collaborazione è limitata, di tanto in tanto potresti incontrare dei problemi.

La scelta di un software gestionale aziendale è un ottimo passo per migliorare la tecnologia gestionale interna e per poter adattare la nostra azienda alla piena e completa digitalizzazione.

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