Onboarding dipendenti: concetto, processo e strumenti

Ogni lavoratore, nel suo primo giorno di lavoro, è nervoso e pieno di dubbi: cosa devo chiedere? A chi mi devo rivolgere? cosa devo fare esattamente? dove vado?

Dobbiamo rispondere a tutte queste domande se vogliamo che il nuovo dipendente abbia un’ottima impressione dell’azienda sin da subito. Il processo di inserimento è anche noto come Onboarding process dei dipendenti.

La Onboarding deve facilitare il processo di incorporazione e integrazione dei nuovi lavoratori in modo che siano soddisfatti dell’azienda e più produttivi nel lavoro.

Questo concetto esiste dagli anni ’80, ma ora viene implementato sempre di più nelle aziende. È molto importante che i responsabili delle risorse umane siano consapevoli dell’importanza di questo processo e che siano in grado di elaborare un buon piano di integrazione per i nuovi dipendenti.

A tal fine, ci sono alcuni strumenti digitali che ti aiuteranno ad attuare questo processo in modo ottimale.

Sai come creare un buon piano di onboarding per incorporare nuovi dipendenti? E gli strumenti ideali per eseguirlo? Se sei interessato ad approfondire questo argomento, continua a leggere questo articolo.

Onboarding dei dipendenti: tutto ciò che c’è da sapere

  1. Vantaggi di onboarding per dipendenti e aziende
  2. Onboarding e Offboarding
  3. Obiettivi del processo di inserimento di nuovi dipendenti in azienda

Che cos’è la Onboarding dei dipendenti?

La Onboarding dei dipendenti è il processo di incorporazione e inserimento di nuove persone in un’azienda. Durante questo processo, i nuovi dipendenti comprenderanno l’organizzazione dell’azienda, la loro posizione lavorativa, conosceranno i nuovi colleghi, i valori e la filosofia aziendale. Inoltre, è importante spiegare loro i processi interni, le attività quotidiane e i programmi che si utilizzano.

È stato dimostrato che nei primi mesi il 90% dei lavoratori decide se vuole o meno lasciare l’azienda. Pertanto, è necessario che, sin dal primo momento l’azienda faccia in modo che il lavoratore si senta a proprio agio in ufficio.

Inoltre quando un dipendente decide di licenziarsi nei primi sei mesi di lavoro, ciò rappresenta un costo economico per l’azienda dato che che sono stati investiti tempo, denaro e lavoro per il reclutamento, la selezione e la formazione.

I motivi per cui un dipendente decide di lasciare il nuovo lavoro possono essere i seguenti:

  • Un processo di selezione del personale fallimentare o
  • Un piano di inserimento non adeguato. In questo caso il lavoratore non comprende bene la cultura aziendale e non sa svolgere bene il lavoro.

Per quanto riguarda la durata, può essere 1 giorno, 1 mese, 3 mesi, 6 mesi o anche un anno. La durata dipenderà dal tipo di gestione aziendale.

In breve, il processo di onboarding è composto da azioni che l’azienda deve intraprendere per facilitare l’inserimento del nuovo dipendente. Oltre all’integrazione con il team e all’adattamento al nuovo lavoro. È un ottimo strumento di business per migliorare la produttività, trattenere i migliori professionisti in azienda e ridurre i costi delle risorse umane.

Ecco i vantaggi della Onboarding sia per le aziende che per i lavoratori

✔ I vantaggi dell’onboarding per le aziende:

  • Trattenere lavoratori di talento. Se i dipendenti con qualifiche professionali elevate si trovano bene in ufficio non lasceranno l’azienda, ma daranno il meglio a lavoro in ogni area aziendale, contribuendo a rendere l’ambiente lavorativo più gradevole e produttivo.
  • Maggiore produttività. Se i nuovi dipendenti si sentono integrati nei team di lavoro, hanno obiettivi chiari e condividono i valori aziendali, saranno più produttivi e motivati. La società può raggiungere fino al 54% in più di produttività con nuovi dipendenti.

 

  • Buona impressione. Se i nuovi dipendenti si sentiranno a loro agio fin dal primo giorno, svilupperanno un maggiore senso di appartenenza all’azienda.

 

  • Minori costi di assunzione. Il fatto che i dipendenti lascino il lavoro nei primi mesi rappresenta un grande costo economico per l’azienda, perché deve assumere un’altra persona.

✔ I vantaggi per il lavoratore sono:

  • Si sentono parte dell’azienda
  • Sono meglio informati sui loro compiti e su come lavora l’azienda
  • Hanno maggiore motivazione per mostrare il loro valore
  • Saranno soddisfatti e decideranno di continuare a lavorare per l’impresa

onboarding dei dipendenti

 

Onboarding e Offboarding

Abbiamo già visto che l’onboarding è il processo di inserimento del lavoratore nel suo nuovo lavoro, mentre l’offboarding è il processo da eseguire quando un dipendente lascia l’azienda. Ed è sicuramente un processo più complesso dell’onboarding.

Durante l’offboarding, devi spiegare ai tuoi colleghi perché sei stato licenziato o perchè hai deciso di lasciare l’azienda, oltre ad effettuare tutte le pratiche burocratiche e legali come firmare documenti e annullare l’iscrizione ai sistemi aziendali. È importante modificare le password in modo che gli ex dipendenti non accedano ai sistemi interni dell’impresa.

Obiettivi del processo di inserimento di nuovi lavoratori in azienda

I principali obiettivi di questo processo sono:

  • Rispettare le politiche interne dell’azienda. Il nuovo dipendente deve conoscere tutte le regole relative al suo lavoro, dalle politiche legali e sociali agli standard di sicurezza.
  • Conoscere la posizione di un lavoratore e le sue funzioni. Bisogna spiegare le tecniche, i metodi e gli strumenti necessari per eseguire correttamente i lavoro.
  • Far conoscere i valori aziendali. Il nuovo dipendente deve comprendere quali sono i valori, gli obiettivi, la mission e la visione dell’azienda.
  • Mostrare la collocazione del dipendente nell’organigramma aziendale. È necessario comprendere la posizione di ciascuno all’interno della struttura dell’azienda. Per questo, si dovrebbe aiutare il lavoratore a stabilire relazioni con altri colleghi, al fine di agevolare l’attuazione quotidiana dei loro compiti.

Processo di onboarding per le imprese

Il processo di onboarding per le aziende è composto da due parti:

Prima parte: amministrativa

Riguarda tutta la documentazione che deve essere preparata e firmata prima dell’arrivo di un nuovo dipendente, come ad esempio il contratto di lavoro. È correlato a qualsiasi domanda che si potrebbe avere sul funzionamento dell’azienda, come i giorni di ferie che spettano a ciascuno, il codice di abbigliamento, l’orario di lavoro, ecc.

Seconda parte: formativa

Si riferisce a tutta la formazione che viene impartita al nuovo dipendente riguardo al suo nuovo lavoro.

Ecco come creare un piano di inserimento per i nuovi dipendenti

Non esiste un modello generale per la onboarding dei dipendenti. Il piano di incorporazione E inserimento dei nuovi lavoratori dipenderà dal tipo di impresa, dal management e dal team che lo compone. Questo processo inizia prima che il dipendente si unisca all’ azienda e prevede diverse fasi:

Prima fase: il processo di selezione del personale

Quando si scrive l’offerta di lavoro, bisogna spiegare sin da subito qual è la filosofia dell’azienda, i suoi valori e gli obiettivi.

Durante il colloquio con il candidato, bisogna fare tutto il possibile per fare una buona impressione e far pensare che la nostra azienda è un’ottima realtà professionale.

Bisogna spiegare al candidato le regole quotidiane da seguire, in cosa consiste esattamente il lavoro, mostrare l’ufficio e presentarlo ai colleghi, per far si che si senta a proprio agio e apprezzi l’ambiente lavorativo.

Subito dopo che il candidato accetta la proposta di lavoro, inizia con i documenti essenziali. Ciò significa registrarlo sui programmi che deve utilizzare al lavoro ecc.

Seconda fase: 1 ° giorno di lavoro

Il primo giorno il candidato arriverà entusiasmo ma anche con molti dubbi. Per accogliere nel migliore dei modi il nuovo membro del team, puoi dargli una lettera firmata da tutti i colleghi con dei cioccolatini o persino fiori. Oppure al giorno d’oggi, con le nuove tecnologie, molte aziende realizzano video di benvenuto per i nuovi dipendenti.

Una pratica che tutte le aziende dovrebbero fare è inviare un’e-mail a tutto il team per avvisare dell’arrivo di un nuovo collega, oppure, puoi pubblicarlo sui social network con una foto del nuovo dipendente e una breve biografia.

Oltre all’accoglienza, è anche estremamente importante il processo di formazione del nuovo dipendente. Indica quali sono i suoi doveri, cosa ci si aspetta da lui e quali sono gli strumenti necessari per svolgere il suo lavoro. Attribuisci a un manager il ruolo di tutor per aiutarlo nel lavoro, e presentalo ai nuovi colleghi in modo che possa ricevere supporto anche da loro.

Per facilitare questo processo, crea video tutorial esplicativi con tutte le istruzioni in modo che possa accedere alle informazioni quando vuole.

Terza fase: 1a settimana

Avere feedback sull’azienda e sulla posizione lavorativa è molto importante in questa fase di assunzione dei dipendenti. Chiedi loro se hanno ricevuto tutte le informazioni di cui hanno bisogno, se dispongono delle risorse necessarie e se hanno accesso a tutti i programmi aziendali. Si tratta di sapere se i nuovi dipendenti sono felice e soddisfatti del lavoro. In caso contrario, apportare le modifiche necessarie.

Quarta fase: 1 mese in poi

Dopo il primo mese, assicurati di parlare frequentemente con il nuovo dipendente e di chiedere come sta trovando il lavoro in azienda. Coinvolgilo nelle attività in modo che si senta più motivato.

👉 Come avrai notato, un piano di assunzione dei dipendenti è qualcosa di importante. Questo processo di inserimento non è predeterminato ma cambia in base al feedback dei lavoratori.

Tipi di strumenti per la Onbording digitale

Eseguire alcune attività del processo di onboarding può richiedere settimane. Gli strumenti digitali consentono di accelerare e automatizzare tale processo e migliorare l’inserimento dei nuovi dipendenti. Per questo motivo, è sempre più comune ricorrere all’ Onboarding digitale.

Gli strumenti digitali semplificano l’accesso dei dipendenti alle informazioni che devono consultare. Dal momento che possono farlo quando vogliono e da qualsiasi dispositivo, che si tratti di un tablet, PC o smartphone. È possibile accedervi anche prima del primo giorno di lavoro, in modo da abituarsi all’ambiente aziendale.

Di seguito, esamineremo i diversi tipi di strumenti digitali che possono essere utilizzati quando viene assunto un nuovo dipendente:

onboarding processo

 

Checklist:

Sono spesso utilizzati per fornire le informazioni di cui il lavoratore ha bisogno prima di iniziare il suo nuovo lavoro. Può essere inviato un file Excel via e-mail al nuovo dipendente, che sarà sempre disponibile per la consultazione.

Un esempio di strumenti per la checklist è Trello, un’applicazione ampiamente utilizzata nel mondo del business. Se hai bisogno di una piattaforma ancora più semplice, utilizza Google Keeps, integrato con Gmail.

Strumenti specializzati:

Questi tipi di strumenti sono specializzati per eseguire solo l’ onboarding dei dipendenti nelle aziende. Un esempio di uno strumento specifico per l’onboarding dei dipendenti è Talmundo. Questa piattaforma trasforma il processo di assunzione dei lavoratori in un’esperienza strutturata e intuitiva per tutti.

Strumenti integrati – HRMS:

Si tratta di sistemi che integrano molti processi: onboarding, formazione e persino firma elettronica. Ne è un esempio il software Factorial HR, che integra diverse funzioni per facilitare la gestione delle risorse umane. Con un’unica piattaforma è possibile risparmiare tempo e denaro durante l’esecuzione di attività amministrative.

Firma digitale:

Il software di firma digitale automatizza i processi, poiché non è necessario essere fisicamente in ufficio per firmare documenti e contratti. Soprattutto se i dipendenti lavorano in remoto.

Sistemi di gestione dell’apprendimento:

Sono strumenti molto costosi e difficili da implementare, ma aiutano molto nella formazione. La tua scelta dipenderà dal budget dell’azienda. Un esempio di questo tipo di strumento è la pietra angolare che promuove l’apprendimento sociale per ottenere una migliore comunicazione.

Chatbots:

Esistono già aziende che applicano questo nuovo strumento che consente ai lavoratori di porre le loro domande direttamente al chatbot.

Strumenti multimediali gratuiti:

Attualmente, ci sono alcune app gratuite che ti consentono di registrare video, come Loom. Avere video tutorial sui programmi aziendali può essere molto utile per un nuovo dipendente.

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Vantaggi dell’onboarding digitale

Risparmio di tempo impiegato in attività amministrative:

L’ onboarding digitale consente di risparmiare tempo in attività amministrative e concentrarsi maggiormente nella creazione di un’esperienza di lavoro positiva per il nuovo dipendente.

Ridurre al minimo il rischio che si dimentichi di inviare un documento:

La Onboarding digitale funziona molto bene per i lavoratori che lavorano da remoto, da casa o in diversi paesi e l’inserimento avviene rispettando i tempi dei nuovi dipendenti.

Contenuto aggiornato:

Grazie agli strumenti digitali, è possibile fornire ai dipendenti informazioni aggiornate sul proprio lavoro.

Facilita il monitoraggio delle performance dei nuovi dipendenti

Le informazioni sono condivise:

l’azienda condivide le informazioni con il nuovo dipendente, il quale può accedere al suo database e consultare le informazioni, come ad esempio vedere il suo contratto di lavoro.

Le informazioni sono sempre disponibili. I dipendenti saranno in grado di consultarli quando vogliono, a seconda delle proprie esigenze.

Il costo dell’assunzione è ridotto.

Avere accesso alle informazioni necessarie ogni volta che ne hai bisogno è un ottimo servizio per i dipendenti e contribuisce a migliorare l’immagine aziendale ed evitare che i lavoratori abbandonino l’azienda. In caso contrario, sarà necessario investire ulteriori soldi per assumere un altro lavoratore.

Riassunto finale

L’onboarding dei dipendenti è uno strumento molto potente per i responsabili delle risorse umane. È stato dimostrato che se un dipendente ha un’esperienza positiva fin dal primo giorno, le probabilità che lascerà l’azienda nei primi mesi sono inferiori.

Affinché il dipendente si senta a proprio agio, è necessario fornirgli tutte le informazioni e le risorse necessarie. È anche importante che si senta integrato nel team e riceva un piacevole benvenuto da parte dell’azienda e dei colleghi. Oltre a ricevere feedback costanti.

L’onboarding digitale accelera il processo di integrazione per il nuovo dipendente e contribuisce a un’esperienza più positiva.

Come manager delle risorse umane, devi essere pronto a fare un buon piano di onbording. Ciò implica sapere quali passaggi e strumenti digitali sono necessari per accelerare e migliorare questo processo.

Con le informazioni fornite in questo articolo, sarai più che preparato a preparare un buon piano di assunzione dei dipendenti.

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