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Onboarding: guida completa e come digitalizzare il processo [+Checklist]

onboarding

Ogni lavoratore, nel suo primo giorno di lavoro, è nervoso e pieno di dubbi: cosa devo chiedere? A chi mi devo rivolgere? cosa devo fare esattamente? dove vado? In questo articolo capiremo i vantaggi, gli obbiettivi e gli strumenti di tutto il processo di onboarding dei dipendenti.

Dobbiamo rispondere a tutte queste domande se vogliamo che il nuovo dipendente abbia un’ottima impressione dell’azienda sin da subito. Il processo di inserimento è anche noto come Onboarding process dei dipendenti.

L’Onboarding deve facilitare il processo di incorporazione e integrazione dei nuovi lavoratori in modo che siano soddisfatti dell’azienda e più produttivi nel lavoro.

Questo concetto esiste dagli anni ’80, ma ora viene implementato sempre di più nelle aziende. È molto importante che i responsabili delle risorse umane siano consapevoli dell’importanza di questo processo e che siano in grado di elaborare un buon piano di integrazione per i nuovi dipendenti.

A tal fine, ci sono alcuni strumenti digitali che ti aiuteranno ad attuare questo processo in modo ottimale.

Alla fine di questo articolo saprai rispondere alla domanda “Come funziona il processo di onboarding?” Ti stai chiedendo come far acquisire ai nuovi dipendenti le abilità e le conoscenze necessarie per svolgere al meglio le mansioni? Quali altre tecniche puoi utilizzare oltre i noti percorsi di formazione? 

Leggendo questo articolo scoprirai che mirati processi di onboarding e piani di assunzione dei dipendenti permettono alle organizzazioni piccole, medie e grandi, di integrare al meglio le nuove risorse umane. 

I risultati ottenuti sono incoraggianti. I nuovi dipendenti infatti, quando opportunamente formati e seguiti, riescono rapidamente ad integrarsi in azienda, si sentono più soddisfatti, meno stressati e meno propensi a presentare la spesso temuta lettera di dimissioni.

Scarica qui la checklist per l’Onboarding dei dipendenti

Onboarding: definizione e significato 

Ma cos’è l’onboarding in azienda, come possiamo definirlo e perché differisce dal noto periodo di formazione? 

In ambito HR, l’onboarding dei dipendenti, è definito come il processo di familiarizzazione del dipendente con l’organizzazione. Nella pratica puoi avvalerti di tutta una serie di tecniche per mettere a proprio agio il nuovo lavoratore, aiutandolo così ad ambientarsi al più presto, a comprendere la cultura aziendale, a stabilire, sin da subito, un buon rapporto con i colleghi. 

Durante i processi di onboarding le nuove risorse comprendono quindi aspetti quali: 

  • Cosa ti aspetti da loro 
  • Quale attitudine mantenere 
  • Come comunicare con i colleghi, i clienti e i superiori.   

L’efficacia di un processo di onboarding, comprovata da numerosi studi e ricerche, si basa sull’assunto che più un dipendente si sente coinvolto più è efficiente, produttivo e più rapidamente diventa una vera risorsa per l’azienda. 

L’Onboarding dei dipendenti è il processo di incorporazione e inserimento di nuove persone in un’azienda. Durante questo processo, i nuovi dipendenti comprenderanno l’organizzazione dell’azienda, la loro posizione lavorativa, conosceranno i nuovi colleghi, i valori e la filosofia aziendale. Inoltre, è importante spiegare loro i processi interni, le attività quotidiane e i programmi che si utilizzano.

È stato dimostrato che nei primi mesi il 90% dei lavoratori decide se vuole o meno lasciare l’azienda. Pertanto, è necessario che, sin dal primo momento l’azienda faccia in modo che il lavoratore si senta a proprio agio in ufficio.

Inoltre quando un dipendente decide di licenziarsi nei primi sei mesi di lavoro, ciò rappresenta un costo economico per l’azienda dato che che sono stati investiti tempo, denaro e lavoro per il reclutamento, la selezione e la formazione.

I motivi per cui un dipendente decide di lasciare il nuovo lavoro possono essere i seguenti:

  • Un processo di selezione del personale fallimentare o
  • Un piano di inserimento non adeguato. In questo caso il lavoratore non comprende bene la cultura aziendale e non sa svolgere bene il lavoro.

Per quanto riguarda la durata, può essere 1 giorno, 1 mese, 3 mesi, 6 mesi o anche un anno. La durata dipenderà dal tipo di gestione aziendale.

In breve, il processo di onboarding è composto da azioni che l’azienda deve intraprendere per facilitare l’inserimento del nuovo dipendente. Oltre all’integrazione con il team e all’adattamento al nuovo lavoro. È un ottimo strumento di business per migliorare la produttività, trattenere i migliori professionisti in azienda e ridurre i costi delle risorse umane.

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Ecco i vantaggi dell’onboarding dipendenti

✔ I vantaggi dell’onboarding per le aziende:

  • Trattenere lavoratori di talento. Se i dipendenti con qualifiche professionali elevate si trovano bene in ufficio non lasceranno l’azienda, ma daranno il meglio a lavoro in ogni area aziendale, contribuendo a rendere l’ambiente lavorativo più gradevole e produttivo.
  • Maggiore produttività. Se i nuovi dipendenti si sentono integrati nei team di lavoro, hanno obiettivi chiari e condividono i valori aziendali, saranno più produttivi e motivati. La società può raggiungere fino al 54% in più di produttività con nuovi dipendenti.
  • Buona impressione. Se i nuovi dipendenti si sentiranno a loro agio fin dal primo giorno, svilupperanno un maggiore senso di appartenenza all’azienda.
  • Minori costi di assunzione. Il fatto che i dipendenti lascino il lavoro nei primi mesi rappresenta un grande costo economico per l’azienda, perché deve assumere un’altra persona.

✔ I vantaggi per il lavoratore sono:

  • Si sentono parte dell’azienda.
  • Sono meglio informati sui loro compiti e su come lavora l’azienda.
  • Hanno maggiore motivazione per mostrare il loro valore.
  • Saranno soddisfatti e decideranno di continuare a lavorare per l’impresa.

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Onboarding dipendenti e Offboarding

Abbiamo già visto che l’onboarding è il processo di inserimento del lavoratore nel suo nuovo lavoro, mentre l’offboarding è il processo da eseguire quando un dipendente lascia l’azienda. Ed è sicuramente un processo più complesso dell’onboarding.

Durante l’offboarding, devi spiegare ai tuoi colleghi perché sei stato licenziato o perchè hai deciso di lasciare l’azienda, oltre ad effettuare tutte le pratiche burocratiche e legali come firmare documenti e annullare l’iscrizione ai sistemi aziendali. È importante modificare le password in modo che gli ex dipendenti non accedano ai sistemi interni dell’impresa.

Scarica qui la checklist per l’Onboarding dei dipendenti

Obiettivi del processo di inserimento di nuovi lavoratori in azienda

I principali obiettivi di questo processo sono:

  • Rispettare le politiche interne dell’azienda. Il nuovo dipendente deve conoscere tutte le regole relative al suo lavoro, dalle politiche legali e sociali agli standard di sicurezza.
  • Conoscere la posizione di un lavoratore e le sue funzioni. Bisogna spiegare le tecniche, i metodi e gli strumenti necessari per eseguire correttamente i lavoro.
  • Far conoscere i valori aziendali. Il nuovo dipendente deve comprendere quali sono i valori, gli obiettivi, la mission e la visione dell’azienda.
  • Mostrare la collocazione del dipendente nell’organigramma aziendale. È necessario comprendere la posizione di ciascuno all’interno della struttura dell’azienda. Per questo, si dovrebbe aiutare il lavoratore a stabilire relazioni con altri colleghi, al fine di agevolare l’attuazione quotidiana dei loro compiti.

Processo di onboarding per le imprese

Il processo di onboarding per le aziende è composto da due parti:

Prima parte: amministrativa

Riguarda tutta la documentazione che deve essere preparata e firmata prima dell’arrivo di un nuovo dipendente, come ad esempio il contratto di lavoro. È correlato a qualsiasi domanda che si potrebbe avere sul funzionamento dell’azienda, come i giorni di ferie che spettano a ciascuno, il codice di abbigliamento, l’orario di lavoro, ecc.

Seconda parte: formativa

Si riferisce a tutta la formazione che viene impartita al nuovo dipendente riguardo al suo nuovo lavoro.

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Ecco come creare un piano di inserimento per i nuovi dipendenti

Non esiste un modello generale per l’onboarding dei dipendenti. Il piano di incorporazione e inserimento dei nuovi lavoratori dipenderà dal tipo di impresa, dal management e dal team che lo compone. Questo processo inizia prima che il dipendente si unisca all’ azienda e prevede diverse fasi:

Prima fase: il processo di selezione del personale

Quando si scrive l’offerta di lavoro, bisogna spiegare sin da subito qual è la filosofia dell’azienda, i suoi valori e gli obiettivi.

Durante il colloquio con il candidato, bisogna fare tutto il possibile per fare una buona impressione e far pensare che la nostra azienda è un’ottima realtà professionale.

Bisogna spiegare al candidato le regole quotidiane da seguire, in cosa consiste esattamente il lavoro, mostrare l’ufficio e presentarlo ai colleghi, per far si che si senta a proprio agio e apprezzi l’ambiente lavorativo.

Subito dopo che il candidato accetta la proposta di lavoro, inizia con i documenti essenziali. Ciò significa registrarlo sui programmi che deve utilizzare al lavoro ecc.

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Seconda fase: 1 ° giorno di lavoro

Il primo giorno il candidato arriverà entusiasmo ma anche con molti dubbi. Per accogliere nel migliore dei modi il nuovo membro del team, puoi dargli una lettera firmata da tutti i colleghi con dei cioccolatini o persino fiori. Oppure al giorno d’oggi, con le nuove tecnologie, molte aziende realizzano video di benvenuto per i nuovi dipendenti.

Una pratica che tutte le aziende dovrebbero fare è inviare un’e-mail a tutto il team per avvisare dell’arrivo di un nuovo collega, oppure, puoi pubblicarlo sui social network con una foto del nuovo dipendente e una breve biografia.

Oltre all’accoglienza, è anche estremamente importante il processo di formazione del nuovo dipendente. Indica quali sono i suoi doveri, cosa ci si aspetta da lui e quali sono gli strumenti necessari per svolgere il suo lavoro. Attribuisci a un manager il ruolo di tutor per aiutarlo nel lavoro, e presentalo ai nuovi colleghi in modo che possa ricevere supporto anche da loro.

Per facilitare questo processo, crea video tutorial esplicativi con tutte le istruzioni in modo che possa accedere alle informazioni quando vuole.

Terza fase: 1a settimana

Avere feedback sull’azienda e sulla posizione lavorativa è molto importante in questa fase di assunzione dei dipendenti. Chiedi loro se hanno ricevuto tutte le informazioni di cui hanno bisogno, se dispongono delle risorse necessarie e se hanno accesso a tutti i programmi aziendali. Si tratta di sapere se i nuovi dipendenti sono felice e soddisfatti del lavoro. In caso contrario, apportare le modifiche necessarie.

Quarta fase: 1 mese in poi

Dopo il primo mese, assicurati di parlare frequentemente con il nuovo dipendente e di chiedere come sta trovando il lavoro in azienda. Coinvolgilo nelle attività in modo che si senta più motivato.

👉 Come avrai notato, un piano di assunzione dei dipendenti è qualcosa di importante. Questo processo di inserimento non è predeterminato ma cambia in base al feedback dei lavoratori.

👉  Scopri le differenze fra Inboarding vs Onboarding, definizione e concetti.

Onboarding HR: durata 

Potresti chiederti a questo punto quanto dovrebbe durare un processo di onboarding o, in altre parole, quanto tempo ci vuole prima che un nuovo lavoratore risulti perfettamente integrato e pronto per svolgere in autonomia le mansioni richieste. 

Non c’è una risposta univoca. Molto dipende dal tipo di attività che gestisci, dall’efficacia del piano elaborato e dalla capacità di apprendimento del lavoratore.  

Il reparto HR, a cui sono affidati i processi di inserimento, tendenzialmente elabora un piano di durata annuale. L’obiettivo primario è far ambientare il nuovo dipendente. Ad esempio: 

presentando i colleghi, esponendo la mission e la vision aziendale, informandolo riguardo i sistemi di apprendimento disponibili in azienda. Questa operazione ha una durata di circa una settimana. 

Nei mesi successivi, la figura preposta all’onboarding continua a seguire la risorsa, invitandola a fornire feedback, dubbi e affiancandola ogni qual volta ha bisogno di aiuto per svolgere le mansioni in maniera ottimale. 

Trascorsi i primi 6 mesi, il dipendente dovrebbe avere una conoscenza globale dell’azienda. Nei successivi 6 mesi bisogna continuare a seguire la risorsa assicurandosi che il processo d’inserimento continui secondo i piani. 

👉 Leggi l’articolo “Inboarding vs Onboarding: definizioni e differenze con esempi”.

👉 Oppure “Come fare un onboarding successo in 6 passaggi fondamentali”.

Tipi di strumenti per l’Onbording digitale

Eseguire alcune attività del processo di onboarding può richiedere settimane. Gli strumenti digitali consentono di accelerare e automatizzare tale processo e migliorare l’inserimento dei nuovi dipendenti. Per questo motivo, è sempre più comune ricorrere all’ Onboarding digitale dei dipendenti.

👉  Tutto quello che devi sapere sul Digital Onboarding lo trovi qui.

Gli strumenti digitali semplificano l’accesso dei dipendenti alle informazioni che devono consultare. Dal momento che possono farlo quando vogliono e da qualsiasi dispositivo, che si tratti di un tablet, PC o smartphone. È possibile accedervi anche prima del primo giorno di lavoro, in modo da abituarsi all’ambiente aziendale.

Di seguito, esamineremo i diversi tipi di strumenti digitali che possono essere utilizzati quando viene assunto un nuovo dipendente:

Checklist:

Sono spesso utilizzati per fornire le informazioni di cui il lavoratore ha bisogno prima di iniziare il suo nuovo lavoro. Può essere inviato un file Excel via e-mail al nuovo dipendente, che sarà sempre disponibile per la consultazione.

Un esempio di strumenti per la checklist è Trello, un’applicazione ampiamente utilizzata nel mondo del business. Se hai bisogno di una piattaforma ancora più semplice, utilizza Google Keeps, integrato con Gmail.

Strumenti specializzati:

Questi tipi di strumenti sono specializzati per eseguire solo l’ onboarding dei dipendenti nelle aziende. Un esempio di uno strumento specifico per l’onboarding dei dipendenti è Talmundo. Questa piattaforma trasforma il processo di assunzione dei lavoratori in un’esperienza strutturata e intuitiva per tutti.

Strumenti integrati – HRMS:

Si tratta di sistemi che integrano molti processi: onboarding, formazione e persino firma elettronica. Ne è un esempio il software Factorial HR, che integra diverse funzioni per facilitare la gestione delle risorse umane. Con un’unica piattaforma è possibile risparmiare tempo e denaro durante l’esecuzione di attività amministrative.

Firma digitale:

Il software di firma digitale automatizza i processi, poiché non è necessario essere fisicamente in ufficio per firmare documenti e contratti. Soprattutto se i dipendenti lavorano in remoto.

Sistemi di gestione dell’apprendimento:

Sono strumenti molto costosi e difficili da implementare, ma aiutano molto nella formazione. La tua scelta dipenderà dal budget dell’azienda. Un esempio di questo tipo di strumento è la pietra angolare che promuove l’apprendimento sociale per ottenere una migliore comunicazione.

Chatbots:

Esistono già aziende che applicano questo nuovo strumento che consente ai lavoratori di porre le loro domande direttamente al chatbot.

Strumenti multimediali gratuiti:

Attualmente, ci sono alcune app gratuite che ti consentono di registrare video, come Loom. Avere video tutorial sui programmi aziendali può essere molto utile per un nuovo dipendente.

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Vantaggi dell’onboarding digitale

Risparmio di tempo impiegato in attività amministrative:

L’onboarding digitale consente di risparmiare tempo in attività amministrative e concentrarsi maggiormente nella creazione di un’esperienza di lavoro positiva per il nuovo dipendente.

Ridurre al minimo il rischio che si dimentichi di inviare un documento:

L’onboarding digitale funziona molto bene per i lavoratori che lavorano da remoto, da casa o in diversi paesi e l’inserimento avviene rispettando i tempi dei nuovi dipendenti.

Contenuto aggiornato:

Grazie agli strumenti digitali, è possibile fornire ai dipendenti informazioni aggiornate sul proprio lavoro.

Le informazioni sono condivise:

L’azienda condivide le informazioni con il nuovo dipendente, il quale può accedere al suo database e consultare le informazioni, come ad esempio vedere il suo contratto di lavoro.

Le informazioni sono sempre disponibili:

I dipendenti saranno in grado di consultarle quando vogliono, a seconda delle proprie esigenze. Avere accesso alle informazioni necessarie è un ottimo servizio per i dipendenti e contribuisce a migliorare l’immagine aziendale ed evitare che i lavoratori abbandonino l’azienda. In caso contrario, sarà necessario investire ulteriori soldi per assumere un altro lavoratore.

Il costo dell’assunzione è ridotto.

È più facile il monitoraggio delle performance dei nuovi dipendenti.

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Piano di onboarding HR: quali sono i vantaggi?

Impostare un programma di onboarding efficace apporta vantaggi tangibili. Come vedremo in dettaglio in questo paragrafo, elaborare un piano di onboarding è un processo pressoché obbligato per tutte le imprese. 

Le organizzazioni oggi hanno assoluta necessità di mantenere in azienda i migliori talenti, di attuare politiche incentrate sul benessere aziendale e non ultimo di digitalizzarsi in fretta mantenendosi così competitive in un mercato sempre più dinamico e internazionalizzato.  

Oltre ai suddetti vantaggi di tipo generale, ce ne sono tanti altri che ti invitiamo a considerare. Scoprili di seguito.

👉 Leggi l’articolo “Talent management: la gestione dei talenti in azienda dal recruiting alla retention”. 

👉 Oppure leggi qui una guida per ottenere un HR Management di successo.

Scarica QUI la checklist HR Management PMI

Migliore produttività e rapido apprendimento 

I processi di onboarding offrono una soluzione in più a due problemi comuni. L’esigenza di aumentare la produttività e la necessità di formare un neo dipendente nel minor tempo possibile. 

👉 Leggi l’articolo “Lifelong learning: cos’è e come applicarlo nella formazione aziendale”.

Promuovere la comunicazione 

Quante volte la mancanza di comunicazione tra i reparti, tra i dipendenti o tra dipendenti e superiori è stata causa di errori e di rallentamenti nella produzione? Un efficace piano di onboarding stimola e agevola la comunicazione, i processi di tutoraggio risultano più efficaci e ciò porta a migliori rapporti tra le risorse umane, le quali risultano incoraggiate a lavorare più come un team che come un’entità singola. 

👉 Può interessarti l’approfondimento “Comunicazione aziendale interna: come implementarla e migliorarla”.

Meno stress 

Lavorare sotto pressione è ormai richiesto ad ogni dipendente, tuttavia quando la pressione diventa troppa può sfociare nel burnout. Dipendenti stressati sono più propensi a chiedere giorni di permesso o addirittura a mettersi in aspettativa. Inserire gradualmente un nuovo lavoratore, seguirlo e stare attento alle sue esigenze, riduce i suddetti rischi. 

💡 Leggi l’articolo “Burnout lavorativo dei dipendenti in smart working: significato e come uscirne”.

Mantenere e attrarre nuovi talenti 

I primi mesi in azienda per una nuova risorsa sono critici. Il lavoratore infatti d’improvviso cambia le proprie abitudini, non conosce gli altri dipendenti, può sentirsi spaesato ed isolato. Chiaramente meno tempo dedichi al suo inserimento più è probabile che terminato il periodo di prova, il lavoratore decida di provare un’altra esperienza. 

Un efficace onboarding aziendale può scongiurare questo rischio. La conseguenza è che non dovrai continuamente investire risorse nella formazione di nuovi lavoratori che puntualmente presentano le proprie dimissioni dopo pochi mesi.

Un esempio di onboarding in azienda

Ciò che dovrebbe guidarti nello strutturare un processo di onboarding efficace è l’obiettivo finale: garantire al dipendente un’esperienza d’inserimento il quanto più naturale e piacevole possibile. Puoi dividere l’intero processo in 6 step: 

Fase di pre onboarding 

La fase di pre onboarding inizia nel momento in cui il dipendente accetta l’offerta di lavoro. D’ora in poi hai alcuni giorni a disposizione prima che la nuova risorsa prenda effettivamente servizio. Puoi sfruttare questo breve lasso di tempo per preparare l’arrivo del nuovo dipendente. 

Ad esempio, potresti pensare di: 

  • Organizzare un incontro informale con gli altri dipendenti
  • Incoraggiare i lavoratori ad accogliere la nuova risorsa
  • Inviare un’e-mail di benvenuto 
  • Predisporre la scrivania (o il luogo di lavoro) 

Accoglienza 

La seconda fase consiste nell’accogliere, nel miglior modo possibile, l’arrivo della nuova risorsa. Gli obiettivi sostanzialmente sono due: 

  • Evitare la situazione d’imbarazzo dei primi giorni
  • Facilitare l’accesso alle informazioni principali 

Nella pratica potresti preparare un breve documento contenente tutto ciò che il dipendente deve sapere. Molto utili in tal senso potrebbero essere: una mappa dell’ufficio e 

un documento riassuntivo delle politiche aziendali. 

Affianca un mentore 

Prima che il nuovo dipendente sia in grado di svolgere in completa autonomia le mansioni, potrebbero passare diversi mesi. Durante questo periodo sicuramente la risorsa avrà bisogno di confrontarsi, di fare domande e chiedere consigli.

Tuttavia per gli ultimi arrivati potrebbe essere motivo d’imbarazzo il sentirsi non pronti o anche semplicemente interrompere il lavoro degli altri colleghi. 

Onde evitare la situazione è importante individuare tra i propri dipendenti coloro che possono ricoprire il ruolo di mentore durante tutto il periodo dell’onboarding. I profili ideali potresti trovarli tra i dipendenti senior che negli anni hanno dimostrato di avere soft skills quali: leadership ed empatia. 

Coinvolgi i manager 

Un onboarding di successo vede anche il coinvolgimento dei manager. Oltre ad un mentore, come datore, dovresti invitare il nuovo manager del dipendente ad interagire con la nuova risorsa. Il manager (o superiore) dovrebbe seguire il processo d’inserimento, fornire feedback e assicurarsi che tutto proceda al meglio.

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Stabilisci le priorità 

Un nuovo dipendente ha tanto da imparare, tuttavia non puoi pretendere che in pochi giorni riesca a raggiungere lo stesso livello di conoscenze del lavoratore presente in azienda da due, tre o cinque anni. 

Creare una road map o tabella di marcia, ti permetterà d’inserire i nuovi dipendenti in azienda nel minor tempo possibile. Questo approccio è utilizzato da molte aziende tra cui LinkedIn. I nuovi assunti sin dai primi giorni sono invitati al tour aziendale previsto. Durante il tuor le nuove risorse:

  • Visitato gli uffici, la sala pranzo e degli spazi comuni 
  • Conoscono gli altri lavoratori
  • Vengono informati riguardo il dress code e le regole generali 

È importante quindi stabilire delle priorità, prevedendo un percorso di apprendimento per gradi. Così facendo la risorsa ha il tempo adeguato a elaborare e mettere in pratica le nozioni senza sentirsi sovraccaricato e sotto pressione già nei primi giorni di lavoro. 

Non avere fretta 

Un ultimo punto che ti invito a considerare è il fattore tempo. Come riportato in precedenza, i processi di onboarding possono durare anche un anno. Ciò significa che non puoi pensare di formare il dipendente in una settimana. Dovrai concedergli tutto il tempo necessario per adattarsi al meglio, talvolta dovrai essere paziente, talvolta ti troverai a dover ripetere un medesimo concetto. 

Perché digitalizzare il processo di onboarding

Dovresti pensare di digitalizzare i processi di onboarding indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda. Se gestisci una piccola impresa probabilmente non disponi di personale da poter adibire alla sola gestione dell’onboarding. La conseguenza è che il nuovo dipendente, appena arrivato in azienda, ha difficoltà ad orientarsi e a comprendere il tuo modo di gestire l’attività.

Se diversamente gestisci una medio o grande azienda, le figure preposte ai processi di onboarding potrebbero avere molta difficoltà a seguire i processi d’inserimento di ogni singolo dipendente. 

Se stai cercando un modo per automatizzare quante più attività possibili in azienda, digitalizzare i processi di onboarding è uno dei primi passi che dovresti pensare di compiere. Ci sono inoltre alcuni segnali che non puoi permetterti d’ignorare e che dovrebbero spingerti ad adottare un software specifico per l’onboarding. In particolare: 

  • Le risorse umane dedicano la maggior parte del tempo nel facilitare l’inserimento delle nuove risorse trascurando altre attività 
  • Il tasso di turnover è alto tra i dipendenti 
  • Hai molti documenti in formato cartaceo da gestire 
  • Disponi di numerose risorse operanti da remoto
  • La tua azienda sta crescendo in fretta e hai bisogno di assumere diversi dipendenti 
  • Operi in un settore dove sono presenti numerose normative e protocolli da rispettare 
  • In passato sono stati commessi errori.

👉 Leggi l’approfondimento “Onboarding digitale: cos’è e come realizzarlo in azienda”.

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Digitalizzare il processo di onboarding con un software

La digitalizzazione coinvolge ormai ogni processo in azienda. Puoi oggi contare su software HR per la gestione di ferie, permessi e congedi, su software per facilitare la comunicazione tra i reparti aziendali e agevolare il lavoro da remoto e ovviamente su software per snellire i processi di onboarding. 

I software e le app di onboarding sono pensati per garantire una quanto più rapida e naturale integrazione del neo dipendente in azienda. Tipicamente ogni programma è dotato di una dashboard utile sia per i lavoratori sia per i manager, la quale permette di tenere a portata di mano tutte le informazioni necessarie. Le caratteristiche chiave di questi software sono le seguenti.

👉 Leggi l’articolo “Onboarding aziendale: come si può digitalizzare?”.

👉 Oppure “Onboarding digital: cos’è, come funziona e come attuarlo”.

Sezione di benvenuto 

Dopo aver fornito le credenziali, il tuo dipendente si troverà all’interno di una schermata di benvenuto. Si tratta di un hub che permette al dipendente di orientarsi e di comprendere quali azioni intraprendere per inserirsi in azienda. 

Dalla sezione di benvenuto il dipendente può quindi accedere ad altre schermate, iniziando da subito il processo d’inserimento. 

Sezione documenti 

Da qui il lavoratore può agevolmente consultare tutti i moduli inerenti alla sua posizione lavorativa. Ad esempio può: 

  • Consultare il contratto di lavoro 
  • Verificare gli orari di lavoro
  • Accedere al regolamento aziendale 

Sezione feedback e richieste 

Un’apposita sezione è dedicata alle comunicazioni. Il neo lavoratore potrebbe avere esigenza di contattare il proprio mentore, un superiore o un collega. Oppure potrebbero essere i manager o i colleghi stessi ad avere esigenza di inviare un feedback al nuovo lavoratore. 

Sezione formazione e apprendimento 

I processi di onboarding includono anche la formazione del dipendente. La formazione include: 

  • Corsi da seguire
  • Ore di affiancamento 
  • Webinar 

Dalla sezione dedicata il neo lavoratore può seguire il percorso di formazione nei tempi e nelle modalità previste senza rimanere indietro. 

👉 Leggi l’articolo “Coaching aziendale: il trend HR 2022 è puntare su formazione e sviluppo”.

Sezione promemoria e scadenza 

Grazie alla presenza di un promemoria tutte le risorse hanno la possibilità di monitorare l’attività. Il dipendente può verificare le prossime azioni da compiere, il reparto HR di verificare i task già completati e quelli da completare. 

In questo modo, il dipendente può passare da un compito all’altro evitando così che resti in attesa di nuove istruzioni.

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Onboarding aziendale: le conclusioni 

L’onboarding aziendale è molto più di un programma di formazione e di orientamento. Come abbiamo visto in questo approfondimento, la formazione e l’orientamento possono essere considerati due sotto insiemi dell’onboarding. Quest’ultimo infatti è un vero e proprio processo che educa, coinvolge e facilita l’ambientamento dei nuovi dipendenti. 

In questo articolo abbiamo visto come preparare un piano di assunzione dei dipendenti. Realizzarlo al meglio ti permette di fare un ulteriore passo verso la digitalizzazione, oltre che aumentare i tassi di fidelizzazione, la soddisfazione e la percezione del brand agli occhi dei clienti, dei consumatori e degli stessi lavoratori. 

L’onboarding dei dipendenti è uno strumento molto potente per i responsabili delle risorse umane. È stato dimostrato che se un dipendente ha un’esperienza positiva fin dal primo giorno, le probabilità che lascerà l’azienda nei primi mesi sono inferiori.

Affinché il dipendente si senta a proprio agio, è necessario fornirgli tutte le informazioni e le risorse necessarie. È anche importante che si senta integrato nel team e riceva un piacevole benvenuto da parte dell’azienda e dei colleghi. Oltre a ricevere feedback costanti.

L’onboarding digitale accelera il processo di integrazione per il nuovo dipendente e contribuisce a un’esperienza più positiva.

Come manager delle risorse umane, devi essere pronto a fare un buon piano di onboarding. Ciò implica sapere quali passaggi e strumenti digitali sono necessari per accelerare e migliorare questo processo.

Con le informazioni fornite in questo articolo, sarai più che preparato a preparare un buon piano di assunzione dei dipendenti.

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Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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