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HR Suite: le funzionalità essenziali per la digitalizzazione dei processi HR

Hai mai sentito parlare di HR Suite? In questo articolo ti spieghiamo tutte le funzionalità essenziali che un software per la gestione delle Risorse Umane deve avere.

Al giorno d’oggi, gli HR Manager e i responsabili delle Risorse Umane hanno bisogno dell’aiuto della tecnologia per svolgere le loro attività nel migliore dei modi. Un software per la gestione delle Risorse Umane è quindi essenziale per districarsi tra le varie responsabilità e per risparmiare tempo e denaro.

Dal recruiting, all’onboarding, passando dalla pianificazione di orari e turni, fino all’analisi delle performance, i software HR, con le loro automazioni, facilitano il lavoro dei Manager HR. Senza questa tecnologia avanzata, il lavoro diventa noioso e impossibile da terminare in una giornata di 8 ore.

Cosa succede se un dipendente chiede informazioni sui giorni di ferie o sull’organigramma aziendale? E se alcuni dei tuoi dipendenti volessero visualizzare una vecchia busta paga? Tutto si riduce all’automazione e alla semplificazione dei workflow delle Risorse Umane, un beneficio sia per il dipartimento che per ogni dipendente coinvolto. Ecco perché, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore, molte aziende hanno iniziato a utilizzare software HR specializzati come Factorial. Questi strumenti semplificano i flussi di lavoro, aumentano l’efficienza e allo stesso tempo migliorano l’esperienza dei dipendenti.

Se vuoi far parte della digital revolution con milioni di altre aziende che usano i software HR, ma ancora non sai bene come funziona, ti aiutiamo noi. In questo articolo parleremo di HR Suite e scoprirai le funzionalità indispensabili che un software per la gestione delle Risorse Umane deve avere.

Software HR Factorial

Che cos’è l’HR Suite?

Un software HR è una soluzione digitale che combina diversi sistemi e processi per gestire e ottimizzare le attività quotidiane delle Risorse Umane e gli obiettivi generali dei dipartimenti HR di una determinata impresa. Dentro del software possiamo trovare inoltre l’HR Suite, ovvero le funzionalità essenziali per la gestione del personale, delle buste paga, delle ferie e molto altro ancora.

 

I vantaggi dell’HR Suite

L’HR Suite è fondamentale per la gestione delle Risorse Umane e presenta vari vantaggi, ma uno dei maggiori è la riduzione del tempo impiegato per attività di amministrazione ripetitive e a basso impatto. In questo modo, i dipartimenti delle Risorse Umane possono concentrarsi maggiormente su altre responsabilità strategiche a lungo termine e, soprattutto, possono investire più tempo in ciò che conta davvero: le persone.

Altri importanti vantaggi dell’HR Suite includono:

  • Processi più snelli
  • Errori ridotti
  • Feedback costruttivo continuo
  • Analisi degli obiettivi migliori e più accurate
  • Organizzazione più ottimale dei documenti e dei dati dei dipendenti
  • Garantire che le organizzazioni rimangano conformi alle normative europee
  • Perfezionamento della strategia aziendale

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HR Suite: principali funzionalità

Prima di vedere le principali funzionalità di un software HR, è importante rimarcare che, ogni giorno, diversi settori e aziende affrontano sfide diverse nei loro dipartimenti di Risorse Umane. Mentre alcune aziende cercano qualcosa di solido e stabile per ferie e controllo orario, altre cercano un sistema affidabile per reclutare, assumere, monitorare e fare l’onboarding a migliaia di nuovi dipendenti ogni mese.

Tuttavia, da un software HR ideale ci si aspettano funzionalità di base specifiche che sono imprescindibili ed essenziali per il corretto funzionamento di un dipartimento HR e per l’organizzazione e la gestione delle Risorse Umane. Considera la situazione della tua organizzazione e valuta ciò di cui hai bisogno e cosa ti aspetti da un software per le Risorse Umane. Di quali funzionalità hai bisogno? Cosa ti aspetti da un software HR? Quali processi potrebbe migliorare nella tua impresa?

Di seguito ti aiutiamo mostrando le principali caratteristiche che un software per le Risorse Umane dovrebbe avere per creare un impatto positivo nella tua azienda.

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1) Gestione di ferie e permessi

Nell’HR Suite è compresa la gestione di ferie e permessi, ovvero un modo per pianificare e controllare le ferie dei tuoi dipendenti in modo semplice e veloce.

Con un software HR puoi:

  • Configurare i diversi tipi di assenze personalizzate nella tua impresa.
  • Monitorare e approvare le assenze dei lavoratori.
  • Vedere un’overview del calendario con tutte le assenze dei dipendenti.
  • Creare varie politiche di ferie e assegnarle ai tuoi dipendenti.

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2) Rilevazione presenze e gestione turni

Fare il clock-in e il clock-out non è mai stato così semplice. Il pack dell’HR Suite include sempre il registro delle ore di lavoro dei dipendenti (rilevazione presenze) e la gestione dei turni di lavoro.

In particolare, puoi:

  • Creare report personalizzati e scaricare un resoconto mensile del totale delle ore lavorate di tutti i tuoi dipendenti.
  • Monitorare le entrate e le uscite giornaliere dei dipendenti sul posto di lavoro.
  • Consentire ai dipendenti di effettuare il clock-in e clock-out scansionando un codice QR dal proprio dispositivo mobile.

💡Una cattiva gestione del tempo rappresenta un enorme ostacolo alla produttività dell’azienda. Scopri in questo articolo alcuni consigli per sviluppare una gestione del tempo efficiente nell’ambiente di lavoro.

3) Gestione dei documenti

Contratti, buste paghe, congedi per malattia, certificati, ecc. I documenti dei responsabili HR possono essere molti ed è importante tenerli ordinati. L’HR Suite deve includere la possibilità di tenere tutti i documenti personali dei dipendenti ordinati in un unico posto.

Inoltre, con la firma digitale direttamente dalla piattaforma è possibile sottoscrivere documenti digitali in modo rapido, semplice e in condizioni di massima sicurezza, con lo stesso valore legale della firma autografa.

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4) Valutazione delle performance

Nell’HR Suite dovrebbero rientrare le valutazioni delle performance dei dipendenti, perché sono importanti per misurare facilmente e periodicamente le prestazioni e prendere così migliori decisioni basate su dati qualitativi. Con un software HR è possibile fare valutazioni delle performance e degli obiettivi OKR in pochi semplici click: valuta, monitora e migliora gli obiettivi che i tuoi dipendenti devono raggiungere ogni mese.

Banner software valutazione performance dipendenti

5) Onboarding/Offboarding

Con la maggior parte dei software HR è possibile pianificare l’onboarding e l’offboarding dei dipendenti in modo personalizzato, semplice e veloce. Inviare l’email di benvenuto, il contratto da firmare, i documenti sui benefit dell’azienda o la lettera di dimissioni non è mai stato così semplice. Inoltre, ogni dipendente potrà vedere nel suo portale tutti questi documenti divisi per categorie.

💡 Se ancora non hai un software HR, ti consigliamo di scaricare gratuitamente la nostra checklist dell’onboarding per gestire al meglio i nuovi arrivati dell’impresa. 👇🏼

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Conclusioni

In generale, uno dei maggiori vantaggi offerti da un software HR è l’automazione delle attività ripetitive per aumentare l’efficienza di un’azienda. Ti consigliamo di cercare un software che automatizzi ed elimini tutto il lavoro manuale quotidiano. Factorial, ad esempio, possiede tutte le funzionalità elencate precedentemente. Con Factorial puoi automatizzare il monitoraggio delle ferie, la richiesta dei permessi, le buste paga, i report aziendali e molto altro ancora. Risparmierai un sacco di soldi e tempo a lungo termine.

Inoltre, i migliori software per le Risorse Umane hanno un’app mobile gratuita. Questa app può essere utilizzata sia dai manager HR che dai dipendenti per utilizzare tutte le funzionalità di cui abbiamo parlato prima. Inoltre, può essere molto utile anche dal punto di vista amministrativo. Con l’app di Factorial puoi scordarti dell’ufficio fisico: i responsabili delle Risorse Umane possono visualizzare, gestire, monitorare e completare le attività in tempo reale da qualsiasi luogo.

✅ Cosa aspetti? Fai una prova gratuita di Factorial e digitalizza tutte le attività della tua azienda.

 

Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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