Permessi ROL o Riduzione dell’Orario di Lavoro: tutto quello che serve sapere

Cosa sono i permessi ROL? Come gestire le riduzioni dell’orario di lavoro dei dipendenti?

Tenere traccia di tutte le ferie e i permessi dei propri dipendenti è un compito arduo, che richiede tempo, attenzione e una cura meticolosa.

Difatti, ogni imprenditore o HR manager ha tantissimi tipi di permessi e misure diverse di cui tener conto – da quelli obbligatori per legge a quelli necessari per mantenere i propri dipendenti motivati e coesi fra di loro.

Ebbene, i permessi ROL rientrano esattamente in questa categoria.

Questi congedi – il cui nome è un acronimo – sono regolati da misure specifiche, i cosiddetti contratti collettivi, che ogni azienda è chiamata a rispettare.

Ma non solo.

I ROL variano in base alle categorie lavorative dei dipendenti e possono essere molti diversi di caso in caso – un fattore che rende ancora più importante comprenderne appieno il funzionamento.

Dunque, non solo capire i ROL e le loro dinamiche è fondamentale per tutelare la vita lavorativa (e privata) dei tuoi dipendenti ed il loro rapporto con la tua attività.

Si tratta a tutti gli effetti di provvedimenti con impatti concreti sull’organizzazione della tua azienda, che non devi trascurare se vuoi assicurarti che tutto funzioni a dovere al suo interno.

Perciò, come funzionano nello specifico i permessi ROL e cosa devi sapere a riguardo?

In questa guida ti mostreremo cosa sono i ROL, il significato, quali sono i requisiti che prevedono e come implementarli per assicurarti che tutto fili liscio nella gestione della tua azienda.

Permessi ROL: cosa sono

Il R.O.L. (acronimo di Riduzione dell’Orario di Lavoro) è una concessione fatta dal datore di lavoro al dipendente, che permette a quest’ultimo di astenersi dalla propria prestazione lavorativa senza che la sua retribuzione venga ridotta.

Nel concreto, ciò avviene tramite degli appositi permessi, i cosiddetti permessi ROL.

Ogni dipendente ha a disposizione un diverso numero di permessi ROL, che varia in funzione di fattori come il settore in cui opera e la mansione specifica che ricopre all’interno dell’azienda.

In ogni caso, i permessi ROL sono un vero e proprio diritto, a cui possono accedere tutti i lavoratori subordinati, purché assunti a tempo pieno (per 8 ore al giorno).

Ciò è valido sia per i contratti a tempo indeterminato, che per quelli a tempo determinato.

Va ricordato infine che la durata dei permessi ROL è a sua volta variabile, ma che rientra in genere nell’ordine di qualche ora (spesso sono organizzati in gruppi da 4 o 8 ore).

👉 Sai calcolare quanti giorni di ferie si maturano in un mese? In questo articolo ti facciamo un esempio pratico.

👉 Leggi anche il focus “Piano Ferie Excel: il modello gratuito, scaricabile e modificabile“.

Differenze tra ROL e permessi

Il termine “permessi” indica in maniera generica tutte le categorie di permessi, mentre “permessi ROL” si riferisce a una tipologia specifica e prevista da misure ad hoc.

In particolare, i permessi ROL sono per lo più regolati da contrattazione collettiva (i cosiddetti ‘CCNL’, o Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro).

Questi consistono in dei vincoli e degli accordi stipulati tra i datori di lavoro e le associazioni collettive dei lavoratori, come i sindacati.

Alcune categorie lavorative regolate da CCNL sono, ad esempio, il settore dell’edilizia, quello del commercio e quello dei metalmeccanici.

I CCNL stabiliscono dunque diverse linee guida che regolano i contratti di intere categorie su base nazionale e agiscono su aspetti come orari di lavoro, salario e gli stessi permessi ROL.

Al contrario, mentre i ROL sono regolati da contrattazione collettiva, gran parte degli altri permessi è disciplinata direttamente dalla legge.

Questo fa di ciò un aspetto specifico (ma non unico) dei permessi ROL, che li distingue da diverse altre concessioni lavorative.

Oltre a tale tratto, la principale differenza fra i ROL e gli altri permessi è che i primi permettono di assentarsi dal lavoro senza dover giustificare una motivazione specifica.

Difatti, mentre la maggior parte degli altri permessi (retribuiti o non) sono previsti per eventi specifici (come matrimonio, lutto o maternità), i ROL non prevedono che il lavoratore debba fornire una motivazione specifica per la propria assenza.

Ciò è dovuto alla natura stessa dei permessi ROL, che nascono per permettere al lavoratore di conciliare la propria vita privata con l’attività lavorativa.

Questo rende i ROL utili soprattutto per un ristoro delle energie, per permettere ai propri dipendenti di non perdere liquidità solo perché stanchi ed evitare il cosiddetto burnout.

Qual è la differenza tra permesso e permesso lavorativo ROL?

Se ti abbiamo appena detto che sia i permessi sia la tipologia ROL servono a detrarre ore lavorative dal dipendente, senza incidere sulla sua retribuzione, di conseguenza è legittimo farsi questa domanda. La differenza sostanziale non è neanche nel fatto se sia retribuita l’ora tolta o meno. Tutto dipende dalla tipologia di contratto, infatti, i ROL sono usati maggiormente nei contratti collettivi.

Puoi individuare i permessi ROL in busta paga, così da capire se sono presenti o meno, cercando che non concorrono alla retribuzione. Non a caso in quella zona è possibile trovare anche le altre tipologie di permessi.

Dopo, per controllare quante presenze sono state effettuate nel mese di lavoro pagato, bisogna andare a cercare nel corpo centrale tutti i vari dettagli. Nella stessa zona, inoltre, trovi anche le assenze nell’arco del periodo lavorativo, che sono state comunque retribuite regolarmente, se rispettose delle premesse di qualsiasi contratto. 

Oltre a come trovarli, ti vogliamo anche guidare su come calcolarli. Il calcolo di questi in realtà è abbastanza facile. In sostanza, devi prendere il valore presente nel documento della busta paga, la più recente o semplicemente la prima che hai ricevuto dall’inizio dell’anno lavorativo, e dividerlo per 12. Questo perché il valore indicato come ROL o come altri permessi è un valore indicativo per tutto l’anno. 

💡 Un’attenta pianificazione delle ferie è di vitale importanza per qualsiasi azienda. Leggi qui tutto quello che dovresti sapere al riguardo.

Cosa sono i permessi non retribuiti

Esiste la possibilità per cui in alcuni casi i permessi non vengano retribuiti. Ma non è possibile che un datore si rifiuti di pagare dei permessi che spettano al dipendente. Si tratta in ogni caso di un vincolo contrattuale che deve essere rispettato, per cui non potrai sbagliarti davanti al caso di un permesso non retribuito. 

Un esempio sono alcuni permessi sindacali, per cui il datore di lavoro non ne riconosce la retribuzione e, di conseguenza, anche se voi avrete avuto modo di uscire dalla dimensione lavorativa per compiere attività differenti, il dipendente non riceverà la somma di denaro che avrebbe ottenuto con un turno o un permesso ROL.

👉 Leggi qui per sapere come funzionano le politiche sulle ferie forzate e sullo smaltimento delle ferie arretrate.

Cosa devi sapere sui permessi non goduti

Nell’ipotesi in cui l’anno lavorativo del dipendente non si concluda utilizzando tutti i permessi di lavoro, questi dovranno poi essere corrisposti al dipendente stesso. Questo significa che nell’ipotesi di un trattamento di fine lavoro, questi permessi, saranno caricati durante la liquidazione finale.

I permessi infatti non si dividono solo in goduti o non goduti, ma anche in quelli dell’anno precedente (che ha come riferimento la data del 31 Dicembre), quelli maturati (le ore di permesso acquisite mese per mese e calcolate nella busta paga) e quelli residui (di cui stiamo parlando ora).

Oltre a quelli fino a ora elencati, altri permessi sono quelli delle festività, per cui non dobbiamo ignorare le ex-festività. Sì, perché alcuni contratti lavorativi hanno integrato delle ore di permesso speciali per rispettare alcune vecchie giornate di festa che, nel tempo, sono state trasformate in giornate lavorative. Queste date sarebbero le seguenti:

• San GIuseppe o Festa del Papà (19/03)
• il 39° giorno dopo la domenica di Pasqua
• San Pietro e San Paolo (29/06)
• il 60° giorno dopo la domenica di Pasqua
• Festa dell’Unità nazionale (04/11)

👉 Se vuoi sapere di più sugli obblighi, diritti e sulla normativa delle ferie dipendenti, leggi questo approfondimento. 

👉 Leggi anche l’articolo “Ferie non godute tassazione: come si calcola e dettagli [+ Video-Articolo]“.

Permessi ROL in negativo, cosa sono

Apriamo ora una parentesi nel caso opposto: e se il saldo di ore è negativo? La questione è diversa dagli altri casi fino a ora elencati. Se ti troverai davanti a un lavoratore che avrà svolto le sue ore di lavoro regolarmente, ma a fine mese si ritrova con dei permessi in negativo, questi non saranno riassorbiti in qualche modo. La questione si sposta su un altro periodo del rapporto di lavoro: l’ultimo.

Per essere più precisi, questi permessi in negativo non saranno scalati dal TFR o dall’ultimo stipendio del dipendente, perché si parla di elementi intoccabili. Quando si parla di ore in negativo si dovrebbe, in sostanza, scalarle da quelle ultime della busta paga.

Anche perché è utopico immaginare, sarai d’accordo, il caso di un dipendente che sia in possesso di più ore di permesso in negativo, che di quelle lavorate all’effettivo, nel termine di un rapporto tra dipendente e datore. 

Le indicazioni sui permessi di lavoro con un saldo negativo sono solo queste, per cui la gestione delle ore ROL e degli altri permessi in generale dovrebbe essere più semplice. Quelle elencate fino a ora sono informazioni basilari ed essenziali per poter svolgere il tuo lavoro e identificare, da subito, le informazioni in una qualsiasi busta paga.

Come vengono indicati i ROL in busta paga

I permessi ROL vanno indicati in busta paga, di modo che i lavoratori possano verificare se siano previsti o meno nella loro situazione specifica.

In particolare, i ROL vanno inseriti nella stessa sezione in cui sono elencati gli altri permessi, un fattore che permette ai dipendenti di individuarli in maniera facile e immediata.

In busta paga va inoltre indicato il dettaglio della situazione ROL fino al mese di riferimento, riportando le voci: ‘maturati’, ‘goduti’ e ‘anno precedente’.

Infine, occorre notare che il valore del ROL da includere in busta paga va espresso su base annuale, dunque per 12 mensilità, anziché tramite il corrispettivo per ogni mese. 

ROL in busta paga: come si calcolano

Come abbiamo visto, la disponibilità di ROL per ciascun dipendente è influenzata da diversi fattori, il che rende necessario effettuare un calcolo dei ROL per ogni caso specifico.

Dunque, come si calcolano i ROL in busta paga?

Per capire l’ammontare di permessi ROL a disposizione dei dipendenti occorre tenere conto delle indicazioni fornite dai CCNL, che ne regolano il funzionamento in maniera dettagliata.

In particolare, all’interno del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro sono espressi i criteri specifici di cui tener conto per il calcolo dei ROL, tra cui:

• Il contratto collettivo applicato in maniera specifica (a seconda del settore);
• L’anzianità del lavoratore dipendente;
• Le dimensioni dell’azienda;
• L’inquadramento del lavoratore.
  

Una volta indicato il valore all’interno della busta paga, i lavoratori dipendenti possono a loro volta effettuare un calcolo per verificare l’ammontare di ROL che gli spetta su base mensile.

Per farlo basta dividere per 12 la somma indicata in busta paga, che – come abbiamo visto – va fornita con riferimento annuale.

Come si maturano i permessi ROL e quando devono essere spesi

I ROL sono maturati su base mensile, come le ferie.

Ciò significa che le ore di permessi ROL concesse al lavoratore assunto nel corso dell’anno sono ottenute dividendo la quantità annuale stabilita dal CCNL per i mesi di durata del contratto.

Su base individuale (si può accedere ai ROL anche in maniera collettiva, caso che vedremo tra poco), i permessi ROL maturano:

• Nei mesi in cui il dipendente ha lavorato per almeno 15 giorni;
• Ogni mese in cui il lavoro risulta continuativo, anche se con assenze retribuite.

Una volta maturato il proprio monte ore durante il mese, il lavoratore può usufruire delle proprie ore di ROL a partire dal mese successivo.

Come e quando spendere i permessi ROL

Esistono due modi in cui i lavoratori possono accedere ai ROL: individuale o collettivo.

• Nella modalità individuale, i permessi vengono utilizzati dal singolo lavoratore e in genere goduti in gruppi che variano dalle 4 alle 8 ore.
  
  In questo caso è inoltre prevista la possibilità di sfruttare permessi ROL per concorrenza di uno o più giorni lavorativi.
  
  Va ricordato, comunque, che il lavoratore deve presentare la richiesta con un certo preavviso, anche in base alle regole aziendali.
  
  Il datore di lavoro deve, da parte sua, segnalare la fruizione del permesso ROL sul libro paga.
• Nella modalità collettiva, al contrario, è l’azienda stessa a stabilire una riduzione dell’orario di lavoro per tutti i dipendenti, su base giornaliera o settimanale.
  
  Ciò può risultare utile alle aziende soprattutto per ragioni di contabilità.

La scadenza entro cui i lavoratori possono utilizzare i permessi ROL è regolata dai singoli CCNL.

In linea di massima, i permessi ROL scadono tra i 12 e i 24 mesi dopo la loro maturazione.

Ma cosa avviene quando il lavoratore non usufruisce dei permessi ROL che ha maturato?

Ecco la risposta:

Cosa fare con i permessi ROL non goduti

Il lavoratore dipendente può decidere di non usufruire dei propri permessi ROL nell’anno in cui questi sono maturati.

In tal caso, ovvero quando i ROL non vengono utilizzati entro il 30 giugno dell’anno successivo, essi sono egualmente retribuiti dal datore di lavoro.

In particolare, il datore di lavoro deve corrispondere la somma sotto forma di indennità e inserirla all’interno della busta paga del mese successivo alla scadenza dei permessi.

Questo è un obbligo previsto da contratto e a cui il datore di lavoro non può sottrarsi.

Ferie e permessi ROL: differenze

Per una buona gestione dei propri dipendenti, occorre non confondere ROL e ferie.

Difatti, le ferie e i ROL sono permessi completamenti diversi, che si differenziano per via di alcuni punti specifici:

• Conteggio
  
  A differenza di quanto avviene per le ferie – che sono calcolate a giorni – la durata dei permessi ROL va conteggiata ad ore.
• Limite minimo
  
  La legge non impone alcun limite minimo per l’uso dei permessi ROL.
  
  Difatti, come abbiamo visto il lavoratore dipendente può scegliere di non utilizzare i permessi ROL che gli spettano e di essere ricompensato sotto forma di indennità.
  
  Ciò è l’opposto di quanto accade per le ferie.
  
  Difatti, secondo la legge ogni lavoratore dipendente ha diritto a un minimo di quattro settimane di ferie retribuite all’anno, dalle quali non può astenersi.
• Modalità con cui sono regolati
  
  I permessi ROL, a differenza delle ferie, non sono regolati dalla legge, ma bensì dai contratti collettivi (CCNL).
• Fattori considerati per il calcolo
  
  Ferie e permessi ROL condividono alcuni fattori che contribuiscono al loro calcolo, come il minimo di giorni che il lavoratore deve lavorare in un mese, cioè 15.
  
  Tuttavia, diversi altri fattori variano tra queste due concessioni.
  
  In particolare, i ROL tengono in conto l’anzianità di servizio e il numero di dipendenti in azienda, che non sono considerati per il calcolo delle ferie.

Al di là delle differenze, ferie e ROL condividono lo scopo, ovvero quello di permettere al lavoratore di recuperare energie a livello fisico e mentale.

Digitalizzazione ferie e permessi con un software

Gestire i permessi ROL dei propri dipendenti è un compito lungo e complesso, che richiede tempo ed attenzione.

Difatti, se svolta di fretta e senza la dovuta cura, la gestione dei vari permessi e ferie può risultare in gravi danni per la propria azienda – da sprechi di tempo a problemi organizzativi.

Nel lungo termine, questo può impattare in maniera irreversibile sulla propria attività.

Non a caso, i rischi a cui le aziende sono esposte oggi giorno nella gestione di ferie e permessi sono numerosi e variano da:

• Problemi organizzativi, per via di procedure affrettate e poco curate;
• Impatto negativo sul rapporto coi propri dipendenti, che potrebbero perdere motivazione, ambizione e coesione con il resto del team;
• Danni irreversibili alla reputazione del proprio marchio, per via dell’insoddisfazione dei dipendenti o della disorganizzazione agli occhi dei clienti;
• Perdite economiche, a causa di calcoli errati o imprecisi;
• Sprechi di tempo, per correggere errori quasi certi e causati da sviste a livello gestionale.

D’altro canto, una buona gestione di ferie e permessi richiede decine e decine di ore ogni mese – un costo che toglie risorse preziose alla propria azienda, sia in termini di tempo, che di denaro.

Con premesse così negative, sembra impossibile trovare una via d’uscita.

Per fortuna, però, la soluzione esiste e si chiama Factorial.

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Questi e molti altri vantaggi sono resi possibili da alcune semplici funzionalità:

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• Calcolo 100% automatico di permessi ROL, ferie e giorni di malattia, effettuato in maniera autonoma da parte del software;
• Creazione di politiche e permessi personalizzati, diversi per ciascun caso specifico, che i dipendenti possono scegliere dalla propria app al momento in cui effettuano la richiesta.

Queste e molte altre funzioni rendono Factorial la scelta perfetta per imprenditori e HR manager che vogliono risparmiare tempo, denaro e conflitti all’interno della propria azienda.

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