Cosa sono i report aziendali? Sai come utilizzare i dati HR per migliorare la gestione aziendale? Ti interessa sapere come digitalizzare il processo di creazione dei report aziendali? La tecnologia oggi ti permette di acquisire una miriade di dati relativi alla tua azienda.
Creare report aziendali è un’attività essenziale che aiuta a prendere decisioni strategiche supportate dai dati.
Puoi utilizzare i dati per elaborare puntuali report utili per: migliorare le performance dei lavoratori in azienda, i processi di reclutamento e onboarding, inviare feedback tempestivi e tanto altro.
In questo approfondimento ci concentreremo sui report aziendali. Vedremo cosa sono, riporteremo e alcuni esempi. Vedremo inoltre, come crearli e quali software e app puoi utilizzare per digitalizzare e automatizzare il processo di acquisizione dei dati HR.
Sommario
Cosa sono i report aziendali
I report aziendali sono dei documenti riassuntivi e formali in formato cartaceo o digitale. Questi documenti contengono informazioni relative all’organizzazione, determinate dall’insieme dei dati che si è deciso di acquisire.
Puoi elaborare un report relativo alle prestazioni dei dipendenti o di un team di lavoro, oppure un report aziendale relativo ai piani di sviluppo e formazione in azienda. In linea generale, qualsiasi processo aziendale può essere analizzato a fondo e le informazioni derivanti dall’analisi effettuata le puoi riportare in un apposito report.
In altri termini, i report aziendali, sono il risultato del lavoro svolto da uno o più analisti in azienda. Questi analizzano tutta una serie di metriche con l’obiettivo di individuare i punti di debolezza (e di forza) e le inefficienze dell’organizzazione. I risultati emersi sono molto utili perché ti permettono di individuare quali aspetti dell’azienda migliorare.
A cosa servono i report aziendali
Come accennato, i report aziendali servono a riportare nero su bianco l’analisi emersa dai dati e le informazioni raccolte. Il lavoro da svolgere è molto delicato. Necessita di capacità analitiche, di sintesi, oltre che della conoscenza approfondita dell’attività che si è deciso di monitorare.
Inoltre, i report aziendali per essere davvero utili andrebbero elaborati a cadenza regolare. Solo in questo modo è possibile mettere a confronto i risultati e valutare oggettivamente se le decisioni prese stanno effettivamente portando a un miglioramento del processo analizzato. I report aziendali servono quindi a:
- Monitorare una determinata attività in azienda
- Valutare il raggiungimento dei kpi aziendali
- Suggerire quali processi migliorare
- Supportare i processi decisionali
- Prendere decisioni informate e basate sui dati
- Migliorare la trasparenza in azienda
Infine, i report aziendali possono essere sia interni, sia esterni. In questo secondo caso, vengono presentati a soggetti terzi:
- Clienti
- Investitori
- Autorità
Al pari dei report interni anche quelli esterni sono molto importanti. Ad esempio, possono aiutarti a ottenere un finanziamento, a dimostrare la solidità dell’azienda, ad aumentare la trasparenza tra te e gli stakeholders.
Report aziendali: quali modelli utilizzare
Come titolare d’azienda spetta a te individuare quali aspetti dell’organizzazione meritano di essere riassunti in un apposito report aziendale. Tuttavia, in linea generale, esistono alcuni modelli di report trasversalmente elaborati da tutte le organizzazioni, poiché riportano informazioni cruciali indipendentemente dal settore e dalla grandezza dell’azienda.
Vediamo quali sono i più importanti:
- Report HR (Human Resources): sono tra i primi che dovresti pensare di elaborare. Possono fornirti importanti informazioni riguardo le performance dei dipendenti, i tassi di turn over del personale, la qualità dei processi di recruiting e onboarding.
- Report di bilancio: in questo caso l’obiettivo è avere a disposizione un documento che riassuma puntualmente la situazione finanziaria dell’azienda. Elaborando e consultando questi report puoi rapidamente renderti conto delle spese sostenute, dei flussi di cassa, dei costi fissi e variabili, dei ritorni sull’investimento, degli utili generati e così via.
- Report di diversità e inclusione: qui il documento elaborato ti è utile per determinare se l’azienda adotta politiche inclusive e promuove le pari opportunità. Il report ti fornisce quindi informazioni quali la percentuale di lavoratrici, la percentuale di lavoratori appartenenti alle categorie protette, l’efficacia dei programmi di diversity e inclusione promossi e adottati in azienda.
- Report di vendita: da non sottovalutare infine i tanti modelli ed esempi di report aziendali relativi alle vendite. Questi ti sono utili per determinare aspetti quali le tendenze di mercato, i volumi di vendita generati, i tassi di fidelizzazione dei clienti e così via.
Come creare un buon report aziendale
Creare un report aziendale davvero utile per l’organizzazione è probabilmente uno degli aspetti che più frena le piccole e le medie aziende a servirsene con continuità.
È innegabile sia che i report aziendali devono essere creati e gestiti da persone preparate e qualificate, sia che sono necessarie ottime capacità analitiche per riuscire a convertire i risultati emersi in azioni concrete.
Per creare un report aziendale ti consigliamo di:
- Definire gli obiettivi
- Utilizzare software per la raccolta dei dati
- Analizzare con cura i risultati emersi
- Confrontarti con manager e responsabili
Tutto parte quindi dalla definizione degli obiettivi e dalla determinazione di OKR e relativi KPI. Dopo aver individuato i principali processi da analizzare e dopo essermi confrontato con manager e responsabili puoi passare alla seconda fase: la raccolta dei dati.
La raccolta e l’analisi dei dati è un processo molto delicato. Fortunatamente oggi hai a disposizione software che raccolgono per te i dati più importanti e in automatico generano report scaricabili.
Automatizzare questo processo non solo ti permette di risparmiare ore di tempo, ma ti permette anche di disporre di report puntuali, precisi e non condizionati dal possibile errore umano.
Una volta che hai a disposizione il report aziendale, non devi far altro che consultarlo e decidere il da farsi. Ad esempio, il report HR generato dal software potrebbe evidenziare alcune criticità che rendono poco efficaci i processi di recruiting od onboarding. Oppure potresti renderti conto di tassi di turn over troppo elevati in azienda.
Un report aziendale, quando elaborato da un software, può quindi fornirti informazioni chiare e oggettive. È da queste che dovresti partire prendendo tutte le decisioni necessarie così da risolvere nel minor tempo possibile tutte le criticità emerse.
👉 Può interessarti questo articolo in cui parliamo di come raggiungere i tuoi obiettivi HR utilizzando un modello OKR.
Quali informazioni servono per creare i report aziendali
I report aziendali riportano in forma scritta e grafica tutta una serie d’informazioni relative al processo che si è deciso di analizzare. Come puoi immaginare, i risultati emersi dal report dipendono dalle informazioni che hai deciso di analizzare o di far analizzare da un software.
È importante quindi, prima di elaborare qualsiasi tipo di report, sia questo HR, di bilancio o relativo al marketing, scegliere con cura le informazioni da inserire. Di tale compito se ne occupano più figure professionali.
Puoi occupartene personalmente, coinvolgere i manager di ogni reparto, assumere uno o più analisti oppure esternalizzare il servizio affidando così a un’azienda esterna il lavoro di raccolta, elaborazione e interpretazione delle informazioni.
Ad esempio, se desideri creare report HR potrebbero tornarti utili informazioni quali:
- Numero totale dei dipendenti
- Tempi per l’assunzione
- Indicatori di performance
- Tassi di licenziamento
- Livello d’istruzione
- Retribuzioni
- Costi associati alle fasi di recruiting e onboarding
Tutti questi dati sono fondamentali per analizzare a fondo una specifica situazione e permettono di elaborare un report basato sui dati.
👉 Qui trovi un approfondimento dedicato ai report aziendali delle Risorse Umane.
👉 Leggi anche “KPI Risorse Umane: 7 indicatori chiave per i tuoi obbiettivi [+ Modello]”.
Esempi di report aziendali
Dopo aver visto i principali modelli di report aziendale, passiamo ora agli esempi concreti. Quello che è importante sottolineare è che per ogni dipartimento possono essere elaborati decine di report diversi.
Ad esempio, un report HR può essere generale, oppure focalizzarsi su un aspetto:
Lo stesso vale per ogni dipartimento. Ad esempio, un report di bilancio può riportare in maniera la situazione finanziaria dell’organizzazione, oppure focalizzarsi su un solo aspetto:
- Conto economico
- Stato patrimoniale
- Flussi di cassa
Potresti inoltre trovare interessanti i vari report aziendali relativi alle prestazioni ottenute dal reparto marketing e comunicazione. Quindi focalizzarti su aspetti quali:
- Lead generati
- Tassi di conversione
- Qualità delle visite al sito web
- Tempi e costi per acquisire nuovi clienti
In definitiva, puoi creare decine e decine di report aziendali e avere così a disposizione documenti consultabili e utili per prendere decisioni informate. L’importante è tenere sempre a mente che i report aziendali sono utili solo quando le informazioni sono chiare, precise e affidabili.
Ed è per questi motivi che sempre più aziende si avvalgono di software e altri strumenti informatici pensati per collezionare ingenti quantitativi di dati e tradurli in un documento facilmente consultabile.
Report aziendali informativi
I report aziendali informativi sono i più conosciuti e semplici da realizzare. Il documento ha l’obiettivo di presentare l’azienda. I report informativi devono essere elaborati tenendo presente che il lettore generalmente non conosce o conosce poco l’organizzazione. Un comune esempio di report aziendale informativo riporta le seguenti informazioni:
- Riepilogo sull’azienda (sede, cosa produce, attività principale)
- Organigramma aziendale
- Mission e vision
- Insieme di prodotti e servizi
- Analisi del mercato
- Canali di distribuzione
- Punti di forza e opportunità di sviluppo
👉 Vai all’articolo “Organigramma aziendale: crealo online e gratis con Factorial, in 2 minuti!”.
Report aziendali analitici
I report aziendali analitici sono documenti basati sui dati qualitativi, e metriche specifiche. L’obiettivo del report è fornire tutta una serie di informazioni utili per prendere una decisione.
Non esiste un solo report aziendale analitico. Ne esistono diversi a seconda del problema che si ha intenzione di approfondire. Ad esempio, un report aziendale pensato per analizzare la produttività è ottenuto raccogliendo e analizzando i KPI aziendali relativi alle prestazioni.
Ugualmente si può pensare di preparare un report aziendale sulle prestazioni dei dipendenti, oppure orientare il lavoro sulle prestazioni di un reparto in particolare. A seconda delle esigenze si può dunque preparare un report ad hoc, l’importante è che le informazioni riportate siano particolareggiate, esaminate attentamente e sorrette da dati oggettivi.
👉 Leggi l’articolo “KPI aziendali Risorse Umane: caratteristiche report e analisi”.
👉 Oppure “Indicatori di performance dei dipendenti: la guida completa”.
💡Per tenere traccia della produttività dei tuoi lavoratori, puoi eseguire periodicamente o annualmente una valutazione delle prestazioni.
Report aziendali di ricerca
Tra i modelli di report aziendali quello di ricerca è al pari degli altri molto utile. In questo caso l’obiettivo è approfondire una determinata tematica d’interesse per l’organizzazione. Puoi ad esempio pensare di commissionare un report per identificare:
- Nuove opportunità per l’accesso a fondi e finanziamenti
- Possibili canali di marketing non ancora utilizzati
- Come stanno cambiando le esigenze dei lavoratori o dei consumatori
È importante identificare uno scopo, identificare l’area di ricerca e concentrandosi su di questa. Anche in questo caso è importante raccogliere dati oggettivi che possano fornire utili informazioni così da elaborare una nuova possibile strategia da attuare.
Report aziendali esplicativi
Se il report si rivolge a una platea di non addetti del settore, probabilmente hai bisogno di un report esplicativo. La caratteristica di questo documento non è nell’argomento affrontato ma è nel modo in cui dovresti riportare le informazioni.
In questo caso dovresti riuscire a semplificare il più possibile un report (di ricerca, analitico, o sullo stato d’avanzamento) così da renderlo comprensibile a tutti. I dati raccolti, i grafici e le tabelle continuano ad avere un ruolo importante, tuttavia dovresti anche stare attento al linguaggio utilizzato che è bene sia semplice e comprensibile.
Report aziendali sullo stato d’avanzamento
Infine, un ultimo esempio di report aziendale è detto: “sullo stato d’avanzamento”. Questa tipologia di report è comunemente preparata dagli addetti di un determinato reparto (HR, logistica, marketing…).
L’obiettivo è informare responsabili e dirigenti riguardo lo stato di un progetto, se è in linea con le scadenze prefissate, se sono emerse criticità o problematiche. Generalmente questo tipo di report vengono elaborati a cadenza settimanale così che tutti possano monitorare l’avanzamento dei lavori.
👉 Leggi l’articolo “Gestione aziendale: 6 regole per guidare e ottimizzare la propria azienda”.
Come creare report aziendali gratuiti
Puoi pensare di creare uno o più dei modelli di report aziendali riportati nel paragrafo precedente sia utilizzando classici software come Excel, sia software più avanzati e specifici per questo tipo di operazioni.
Creare un report aziendale gratuitamente è sicuramente possibile, a condizione che le figure incaricate abbiano le giuste competenze per analizzare i dati e riportarli. Puoi strutturare un classico report aziendale, indipendentemente dalla tipologia, seguendo le indicazioni qui in basso riportate:
Identifica lo scopo
Il primo lavoro da fare è di tipo preliminare e consiste nell’identificare lo scopo del report aziendale. Al di là delle terminologie dovresti sapere cosa vuoi analizzare e quali sono i risultati da far emergere.
Crea un modello standard
Una buona norma è preparare diversi modelli di report aziendale a seconda della tipologia. Ciò vuol dire preparare un report aziendale informativo, uno esplicativo, uno per la ricerca e uno per lo stato di avanzamento. Disporre di modelli preimpostati aiuterà le figure incaricate nel lavoro da svolgere.
Inizia con titolo, indice e abstract
Ogni report aziendale che si rispetti dovrebbe dare la possibilità al lettore di capire subito qual è il tema trattato. Questo scopo è raggiunto scegliendo con cura il titolo, creando un indice e preparando un abstract (riassunto).
Spiega la metodologia applicata e le fonti utilizzate
I report aziendali sono documenti molto importanti che orientano le decisioni aziendali a più livelli. È importante quindi rendere noto ai lettori qual è la metodologia applicata e i canali utilizzati per raccogliere le informazioni. L’obiettivo è rendere la relazione credibile, evitando che quanto sostenuto sia esclusivamente frutto di opinioni personali.
Suggerisci e raccomanda cosa fare
Non è lo scopo principale di un lavoro di reportistica tuttavia dovresti comunque rendere noto ai lettori del documento quali azioni si potrebbero intraprendere alla luce di quanto emerso dal lavoro.
Se ad esempio dal report aziendale emerge che, rispetto alla concorrenza, si utilizzano meno piattaforme social per le azioni pubblicitarie e di marketing allora è bene evidenziare quali sono le piattaforme non utilizzate o non adeguatamente sfruttate.
Se dal report aziendale emerge un organigramma non ben definito, allora potresti suggerire un nuovo approccio da utilizzare che possa permettere una riorganizzazione dei compiti e delle mansioni dei lavoratori in un’ottica di maggiore produttività.
Correggi e rivedi
Un ultimo passaggio consiste nel rivedere tutte le informazioni riportate. Errori grammaticali, di sintassi, citazioni e fonti non corrette sono tutti piccoli errori che il lettore potrebbe notare. Nella peggiore delle ipotesi gli errori potrebbero compromettere la credibilità dell’intero report. Per questo motivo un lavoro attento di revisione è assolutamente da mettere in conto, prima che il report venga effettivamente condiviso.
Come digitalizzare la creazione di report aziendali
Come abbiamo visto finora, creare report aziendali ti aiuta a prendere decisioni migliori per il futuro della tua organizzazione. Tuttavia, mettere insieme tutte le informazioni ed elaborare un report davvero utile non è semplice senza l’ausilio della tecnologia.
La digitalizzazione dei processi aziendali rende oggi accessibile a tutte le PMI la possibilità di creare report aziendali. In particolare, appositi software e tool svolgono per te tutta una serie di operazioni praticamente impossibili da svolgere a mano.
Pensa solo a funzionalità quali:
- Acquisizione automatica dei dati
- Aggiornamento in tempo reale dei report
- Elaborazione automatica di grafici e tabelle
- Possibilità di condividere istantaneamente i report
Tutte queste operazioni possono essere svolte in automatico da un apposito software. Hai così molto più tempo a disposizione che puoi utilizzare per sfruttare al massimo i risultati emersi dal report. Se in passato impiegavi la maggior parte del tempo a collezionare i dati, a elaborare grafici e tabelle, oggi non devi più occupartene.
Un software può svolgere per te tutte queste operazioni. Si tratta di una svolta non indifferente che oltre a farti risparmiare tempo e risorse, ti permette anche di poter analizzare molti più dati e processi e avere, di conseguenza, un miglior controllo di tutta l’organizzazione.
I vantaggi di un Software per la creazione di report aziendali
Arrivati a questo punto immaginiamo che non vedi l’ora di creare report aziendali. Questi documenti sono così utili che ormai è impossibile farne a meno. Ti permettono di identificare molteplici inefficienze in azienda, ti seguire al meglio il lavoro e i processi di crescita dei lavoratori.
Ecco tutti i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software per la creazione dei report aziendali:
- Risparmi tempo
- Riduci i costi
- Analizzi facilmente grandi quantitativi di dati
- Prendi decisioni basate su dati oggettivi
- Personalizzi i report in base alle tue esigenze
- Condividi rapidamente i risultati con le risorse umane
Inoltre, ti invitiamo a pensare al vantaggio competitivo che puoi acquisire digitalizzando il processo. Molto probabilmente i tuoi concorrenti non hanno ancora implementato alcun sistema simile. Muoversi in anticipo può portarti ad acquisire un vantaggio che i competitor avranno difficoltà a colmare in futuro.
Factorial: perché un software HR è la soluzione perfetta per creare report aziendali
Se stai cercando un software per elaborare report e analisi HR dovresti provare Factorial. Il software all in one viene incontro a tutte le esigenze delle PMI impegnate nei processi di digitalizzazione e automatizzazione.
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- Rilevare le presenze in azienda
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Report aziendali: le conclusioni
In questo approfondimento abbiamo scoperto l’importanza dei report aziendali. Questi documenti possono essere elaborati per vari scopi. Sono utili per migliorare la gestione HR e in generale l’efficienza e la produttività di tutti i dipartimenti.
Abbiamo visto poi quanto sia importante avvalersi di software per la creazione dei report aziendali. La tecnologia oggi ti mette a disposizione strumenti innovativi essenziali per automatizzare i processi, snellire i carichi di lavoro, acquisire ingenti quantitativi di dati.
In conclusione, la decisione di avvalersi di software per generare report aziendali rappresenta un investimento dal sicuro ritorno.
Riuscirai a prendere importanti decisioni con maggior consapevolezza, ad avere una visione precisa della tua situazione aziendale, e infine, ma non per ordine d’importanza, a gestire al meglio i lavoratori, supportandoli nei loro processi di crescita e sviluppo professionale.
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