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Report aziendali: KPI, analisi e report HR per decidere meglio [+ Modello]

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9 minuti di lettura
Report Aziendali

Cosa sono i report aziendali? Come possono aiutarti a conoscere e organizzare meglio la tua azienda?

Creare report aziendali è un’attività essenziale che aiuta a prendere decisioni strategiche supportate dai dati. 

In questo articolo scoprirai quanti tipi di report aziendale esistono, come creare report aziendali gratuiti, ma soprattutto quali sono i vantaggi per la tua organizzazione derivanti da un report creato con criterio e competenza. 

Sempre più dipartimenti di Risorse Umane grazie ai differenti report aziendali comprendono l’importanza di raccogliere dati dalla propria forza lavoro al fine di prendere decisioni importanti. Le relazioni HR sono molto utili per individuare possibili opportunità, carenze o decidere in base a dati oggettivi e aiutano le piccole e medie imprese a prendere le decisioni giuste.

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Cosa sono i report aziendali

Possiamo definire i report aziendali come dei documenti elaborati per analizzare una specifica questione aziendale. Si tratta di documenti formali, a seconda dei casi più o meno complessi, che riportano informazioni e dati statistici in maniera imparziale. Questi documenti vengono elaborati per molteplici scopi.

L’analista o gli analisti incaricati se ne occupano ad esempio per: 

  • Pianificare una nuova attività o processo
  • Rivedere e ottimizzare i processi in essere 
  • Prendere decisioni supportate da dati e ricerche

Il lavoro di reportistica ti permette di evidenziare tutta una serie di punti chiave e di criticità che possono emergere solo grazie a un’indagine approfondita chiara e di qualità. 

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Report processi aziendali quali caratteristiche 

Come scoprirai proseguendo la lettura esistono numerosi esempi e modelli di report aziendali. Ogni modello è pensato per una specifica esigenza. Dai report che raccolgono i più importanti KPI finanziari, a report aziendali HR o pensati per analizzare i principali KPI di vendita.

Indipendentemente dalla tipologia di report aziendale, è importante che il documento rispetti alcune caratteristiche. Conoscerle ti permetterà di creare report aziendali in autonomia e facili da consultare.

Quali sono quindi queste caratteristiche? Cosa devi sapere prima di elaborare un report aziendale?

👉 Qui trovi un approfondimento dedicato ai report aziendali delle Risorse Umane.
👉 Leggi anche “KPI Risorse Umane: 7 indicatori chiave per i tuoi obbiettivi [+ Modello]”.

Cerca di essere il più preciso possibile

Essere precisi vuol dire riportare solo numeri, fatti e dati veritieri e pertinenti. Un report aziendale deve, in una o due pagine, far capire a chi lo legge, investitori, clienti, fornitori, cosa vuoi comunicare. Tutte le informazioni inserite inoltre è bene che non lascino spazio a fraintendimenti e interpretazioni. 

Segui una logica

Ogni modello di report aziendale segue una logica ben precisa. Ciò vuol dire che il documento deve: inquadrare il problema, far capire quali elementi sono stati analizzati, presentare una soluzione

Pensa al lettore

Infine, dovrai adattare il linguaggio e le informazioni a seconda di chi saranno coloro che leggeranno il report. Se ad esempio il lavoro si rivolge a soci e azionisti è possibile che questi non siano a conoscenza del problema affrontato nel report, mentre se il documento è rivolto ai responsabili di un reparto è probabile che questi siano già a conoscenza della questione analizzata nel report.

A seconda dei casi, devi quindi pensare a chi leggerà il documento domandandoti quale linguaggio utilizzare e quanto approfondite dovrebbero essere le tematiche trattate. 

👉 Forse può interessarti questo articolo in cui parliamo di come raggiungere i tuoi obiettivi HR utilizzando un modello OKR.

Esempi di report aziendali

Potresti ora chiederti in quali occasioni preparare un report aziendale. Possiamo individuare cinque diverse tipologie di rapporti che, a seconda dei casi, ti aiuteranno a prendere migliori decisioni: 

Report aziendali informativi 

I report aziendali informativi sono i più conosciuti e semplici da realizzare. Il documento ha l’obiettivo di presentare l’azienda. I report informativi devono essere elaborati tenendo presente che il lettore generalmente non conosce o conosce poco l’organizzazione. Un comune esempio di report aziendale informativo riporta le seguenti informazioni: 

  • Riepilogo sull’azienda (sede, cosa produce, attività principale) 
  • Organigramma aziendale
  • Mission e vision 
  • Insieme di prodotti e servizi 
  • Analisi del mercato 
  • Canali di distribuzione 
  • Punti di forza e opportunità di sviluppo 

👉 Vai all’articolo “Organigramma aziendale: crealo online e gratis con Factorial, in 2 minuti!”.

Report aziendali analitici 

I report aziendali analitici sono documenti basati sui dati qualitativi, e metriche specifiche. L’obiettivo del report è fornire tutta una serie di informazioni utili per prendere una decisione. 

Non esiste un solo report aziendale analitico. Ne esistono diversi a seconda del problema che si ha intenzione di approfondire. Ad esempio, un report aziendale pensato per analizzare la produttività è ottenuto raccogliendo e analizzando i KPI aziendali relativi alle prestazioni

Ugualmente si può pensare di preparare un report aziendale sulle prestazioni dei dipendenti, oppure orientare il lavoro sulle prestazioni di un reparto in particolare. A seconda delle esigenze si può dunque preparare un report ad hoc, l’importante è che le informazioni riportate siano particolareggiate, esaminate attentamente e sorrette da dati oggettivi

👉 Leggi l’articolo “KPI aziendali Risorse Umane: caratteristiche report e analisi”.

👉 Oppure “Indicatori di performance dei dipendenti: la guida completa”.

💡Per tenere traccia della produttività dei tuoi lavoratori, puoi eseguire periodicamente o annualmente una valutazione delle prestazioni.

Report aziendali di ricerca 

Tra i modelli di report aziendali quello di ricerca è al pari degli altri molto utile. In questo caso l’obiettivo è approfondire una determinata tematica d’interesse per l’organizzazione. Puoi ad esempio pensare di commissionare un report per identificare: 

  • Nuove opportunità per l’accesso a fondi e finanziamenti
  • Possibili canali di marketing non ancora utilizzati 
  • Come stanno cambiando le esigenze dei lavoratori o dei consumatori

È importante identificare uno scopo, identificare l’area di ricerca e concentrandosi su di questa. Anche in questo caso è importante raccogliere dati oggettivi che possano fornire utili informazioni così da elaborare una nuova possibile strategia da attuare.  

Report aziendali esplicativi 

Se il report si rivolge a una platea di non addetti del settore, probabilmente hai bisogno di un report esplicativo. La caratteristica di questo documento non è nell’argomento affrontato ma è nel modo in cui dovresti riportare le informazioni. 

In questo caso dovresti riuscire a semplificare il più possibile un report (di ricerca, analitico, o sullo stato d’avanzamento) così da renderlo comprensibile a tutti. I dati raccolti, i grafici e le tabelle continuano ad avere un ruolo importante, tuttavia dovresti anche stare attento al linguaggio utilizzato che è bene sia semplice e comprensibile. 

Report aziendali sullo stato d’avanzamento

Infine, un ultimo esempio di report aziendale è detto: “sullo stato d’avanzamento”. Questa tipologia di report è comunemente preparata dagli addetti di un determinato reparto (HR, logistica, marketing…). 

L’obiettivo è informare responsabili e dirigenti riguardo lo stato di un progetto, se è in linea con le scadenze prefissate, se sono emerse criticità o problematiche. Generalmente questo tipo di report vengono elaborati a cadenza settimanale così che tutti possano monitorare l’avanzamento dei lavori. 

👉 Leggi l’articolo “Gestione aziendale: 6 regole per guidare e ottimizzare la propria azienda”.

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Come creare report aziendali gratuiti 

Puoi pensare di creare uno o più dei modelli di report aziendali riportati nel paragrafo precedente sia utilizzando classici software come Excel, sia software più avanzati e specifici per questo tipo di operazioni. 

Creare un report aziendale gratuitamente è sicuramente possibile, a condizione che le figure incaricate abbiano le giuste competenze per analizzare i dati e riportarli. Puoi strutturare un classico report aziendale, indipendentemente dalla tipologia, seguendo le indicazioni qui in basso riportate: 

Identifica lo scopo 

Il primo lavoro da fare è di tipo preliminare e consiste nell’identificare lo scopo del report aziendale. Al di là delle terminologie dovresti sapere cosa vuoi analizzare e quali sono i risultati da far emergere. 

Crea un modello standard 

Una buona norma è preparare diversi modelli di report aziendale a seconda della tipologia. Ciò vuol dire preparare un report aziendale informativo, uno esplicativo, uno per la ricerca e uno per lo stato di avanzamento. Disporre di modelli preimpostati aiuterà le figure incaricate nel lavoro da svolgere. 

Inizia con titolo, indice e abstract 

Ogni report aziendale che si rispetti dovrebbe dare la possibilità al lettore di capire subito qual è il tema trattato. Questo scopo è raggiunto scegliendo con cura il titolo, creando un indice e preparando un abstract (riassunto). 

Spiega la metodologia applicata e le fonti utilizzate

I report aziendali sono documenti molto importanti che orientano le decisioni aziendali a più livelli. È importante quindi rendere noto ai lettori qual è la metodologia applicata e i canali utilizzati per raccogliere le informazioni. L’obiettivo è rendere la relazione credibile, evitando che quanto sostenuto sia esclusivamente frutto di opinioni personali. 

Suggerisci e raccomanda cosa fare 

Non è lo scopo principale di un lavoro di reportistica tuttavia dovresti comunque rendere noto ai lettori del documento quali azioni si potrebbero intraprendere alla luce di quanto emerso dal lavoro. 

Se ad esempio dal report aziendale emerge che, rispetto alla concorrenza, si utilizzano meno piattaforme social per le azioni pubblicitarie e di marketing allora è bene evidenziare quali sono le piattaforme non utilizzate o non adeguatamente sfruttate. 

Se dal report aziendale emerge un organigramma non ben definito, allora potresti suggerire un nuovo approccio da utilizzare che possa permettere una riorganizzazione dei compiti e delle mansioni dei lavoratori in un’ottica di maggiore produttività. 

Correggi e rivedi 

Un ultimo passaggio consiste nel rivedere tutte le informazioni riportate. Errori grammaticali, di sintassi, citazioni e fonti non corrette sono tutti piccoli errori che il lettore potrebbe notare. Nella peggiore delle ipotesi gli errori potrebbero compromettere la credibilità dell’intero report. Per questo motivo un lavoro attento di revisione è assolutamente da mettere in conto, prima che il report venga effettivamente condiviso. 

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6 tipi di report aziendali avanzati e analisi delle Risorse Umane

Esistono molti tipi di report aziendali e analisi che possono essere utili per il dipartimento delle risorse umane. Ecco alcuni esempi di report e KPI HR e KPI aziendali interessanti per la tua attività:

Report aziendali d’età
I report sull’età mostrano la distribuzione delle diverse fasce d’età all’interno dell’impresa. Sono particolarmente utili per conoscere l’età media dell’azienda e capire la situazione e le esigenze dello staff. Sulla base di questi dati è possibile capire quale profilo dei dipendenti ha l’azienda e prendere decisioni come il tipo di beneficio che può essere offerto a ciascun gruppo di lavoratori; trasporto, assicurazione medica o piani pensionistici.

report aziendali età

Report aziendali salariali

Il report sulle retribuzioni è particolarmente utile per sapere se la tua azienda offre un compenso competitivo corrispondente allo stipendio del mercato per ciascuna posizione. Come nel report sull’età, puoi ottenere una media che ti aiuterà a conoscere lo stipendio medio della tua organizzazione.

Questa cifra aiuta a identificare i modi per ottimizzare il salario medio dell’impresa, ad esempio: offrire un vantaggio per migliorare la retribuzione del dipendente e ridurre il tasso di turnover del personale o semplicemente essere in grado di confrontare ciò che paga la tua azienda in base a quanto viene pagato in media in altre compagnie.

👉 Qui trovi un focus dedicato ai report aziendali delle risorse umane.

👉 Potrebbe interessarti questo approfondimento sul tasso di turnover.

👉 Leggi anche “KPI Risorse Umane: 7 indicatori chiave per i tuoi obbiettivi [+ Modello]”.

report aziendali salario

È importante per il reparto delle Risorse Umane conoscere il rango salariale di ciascun dipartimento, anche in base al genere legale del dipendente.

report aziendali team

Report  sul team

Per le aziende in fase di crescita è interessante vedere il tasso di crescita negli ultimi mesi. Quando il tasso di crescita è elevato, il tuo team potrebbe aver bisogno di un piccolo aiuto per facilitare l’inserimento di nuovi lavoratori o anche per stabilire contatti e incontrare altri colleghi.

Le attività di team building sono solitamente necessarie negli staff che assumono aggressivamente o che in breve tempo sono cresciuti molto. Alcune aziende offrono la colazione una volta alla settimana in ufficio per incoraggiare i dipendenti a conoscersi. Altri organizzano anche attività di gruppo come Escape Rooms o afterwork.

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Report aziendali d’anzianità (seniority)

Il report d’anzianità, noto anche come seniority, consente al dipartimento delle Risorse Umane di sapere quanto tempo un dipendente di solito rimane in azienda. In molte occasioni, l’anzianità ha uno stretto rapporto con la motivazione dei dipendenti. È normale che un dipendente inizi a scoraggiarsi nel tempo.

Se, in media, un dipendente rimane più di due anni nella tua impresa, devi lavorare affinché ciò non avvenga. Si stima che la demotivazione dei dipendenti rappresenti una perdita aziendale del 34%. Conoscendo questi fattori, si può anticipare questa situazione e lavorare sul coinvolgimento dei lavoratori.3

grafico aziendale anzianità

Report di rotazione del personale

Strettamente collegato al report precedente, quello sulla rotazione del personale o (turnover del personale), fornisce una panoramica di quanti dipendenti lasciano l’azienda nell’ultimo anno. Con queste informazioni, grazie ai report aziendali, è facile conoscere il costo mensile dell’azienda per la rotazione dei dipendenti. Oltre ai costi della gestione della partenza di un impiegato, è necessario considerare che si stimano perdite totali da 4 a 6 mesi nel salario del nuovo lavoratore.

Report d’assenze

Report d’assenze e assenteismo possono aiutare a comprendere i picchi d’assenze che si verificano durante l’anno. Con queste informazioni è possibile anticipare eventuali interruzioni della produzione e impedire che un reparto rimanga indietro se tutte le apparecchiature sono assenti.

Un altro fatto interessante che questo report fornisce è il tasso d’assenteismo ingiustificato da parte dei dipendenti. Come probabilmente saprete, l’assenteismo ha un costo per l’impresa ed è il sintomo principale della demotivazione di un lavoratore.

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Come generare report per le Risorse Umane automaticamente

C’è un modo molto semplice per ottenere tutti questi report e molti altri senza la necessità di dedicare ore all’analisi dei dati. Se usi già il software per Risorse Umane di Factorial, puoi accedere alla sezione Report. Lì troverai tutti questi rapporti avanzati pronti per essere consultati. Factorial è in grado di generare tutti questi report dalle informazioni inserite nel software. I report sono una delle tante funzionalità di Factorial.

Report aziendali: le conclusioni

I report aziendali sono di grande aiuto per la tua organizzazione. Disporre di una documentazione sempre aggiornata e basata su dati e metriche ben definite ti permette di compiere orientare le decisioni future e di migliorare complessivamente il funzionamento dell’organizzazione. 

Prendere decisioni basate sui dati, in conclusione, è l’obiettivo primario di qualsiasi report aziendale, indipendentemente dalle finalità. In tal senso, software HR come Factorial rappresentano uno strumento utilissimo per creare un gran numero di report in ambito HR e non solo, dai classici report di rendicontazione delle spese, fino a report economico finanziari avanzati.

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Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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