Ferie non godute: tassazione, sanzioni e quando vanno fruite

Cosa succede in caso di ferie maturate ma non godute? È possibile monetizzare le ferie non godute? Qual è la tassazione applicata? A queste e altre domande risponderemo in questo articolo. 

Leggendolo troverai tutte le informazioni da sapere riguardo un tema molto sentito in azienda. È un tema sentito dai lavoratori che aspettano con ansia le ferie estive o invernali, è ugualmente sentito dai responsabili HR, i quali spesso, devono fare dei veri e propri miracoli per far coniugare al meglio le esigenze dell’impresa con quelle dei lavoratori. 

Sommario

• Ferie non godute: cosa dice la normativa
• Si possono pagare le ferie non godute
• Tassazione ferie non godute
• Permessi non goduti: tassazione e pagamento dei ROL
• Ferie non godute dimissioni e pagamento
• Come si maturano le ferie
• Ferie non godute: in quali sanzioni può incorrere l’azienda
• Come evitare l’accumulo di ferie non godute con una buona pianificazione
• Strumenti per la pianificazione ferie
• Digitalizzare il piano ferie con un software HR
• Ferie non godute: le conclusioni
• Gestisci le ferie non godute dei tuoi dipendenti con Factorial 🌴

Ferie non godute: cosa dice la normativa

Partiamo dalla normativa relativa alle ferie non godute. Come ben sai, è la nostra Costituzione a specificare che le ferie sono un diritto che spetta a tutti i lavoratori. Si tratta di un diritto irrinunciabile. Già questo aspetto pone un primo ma fondamentale paletto: i dipendenti devono obbligatoriamente fruire delle ferie retribuite. 

Oltre alla Costituzione, il Codice Civile, articolo 2109, ci informa che almeno due delle quattro settimane obbligatorie è bene siano fruite in maniera continuata. E il d.lgs. 66/2003 tra le altre cose specifica che le ferie sono un diritto da esercitare nell’anno stesso in cui vengono maturate o al massimo entro i 18 mesi successivi.

Riepilogando e integrando, la normativa vigente ti obbliga a: 

• Garantire a tutti almeno 4 settimane di ferie retribuite durante l’anno 
• Far fruire almeno 2 settimane di ferie in maniera continuata 
• Tenere conto anche delle esigenze dei lavoratori prima di determinare il piano ferie 

Rispettare queste poche indicazioni ti mette al riparo da ogni possibile illecito e sanzione. Tuttavia, come ben sappiamo, la realtà è ben diversa. Talvolta possono verificarsi situazioni in cui un lavoratore viene licenziato o si dimette ed è in questi casi che la legge ti permette il pagamento delle ferie non godute.

In tutti gli altri casi, vige la regola secondo cui le ferie non sono monetizzabili. 

👉 Qui puoi trovare un esaustivo articolo su come funziona la tassazione degli straordinari.

Si possono pagare le ferie non godute

Come anticipato è possibile pagare le ferie non godute sono quando il rapporto di lavoro s’interrompe. Ad onor del vero è possibile anche liquidare un’indennità nel caso in cui il CCNL applicato preveda un numero maggiore di ferie rispetto alle 4 settimane  canoniche stabilite dalla legge.

Tuttavia, in quest’ultimo caso, l’indennità può solo coprire i periodi eccedenti alle 4 settimane. 

Sulla base di quanto detto finora sono solo due i casi previsti dalla legge che ti permettono di pagare le ferie non godute:

• Cessazione del rapporto di lavoro: rientrano tutti i motivi che hanno portato a interrompere il rapporto, dimissioni, licenziamento, risoluzione consensuale, scadenza del contratto di lavoro a tempo determinato. 
• Ferie oltre le 4 settimane: qui bisogna verificare il CCNL applicato. Se prevede più di 4 settimane di ferie l’anno per i lavoratori, allora il dipendente ha facoltà di chiedere la monetizzazione dei giorni di ferie successivi alle 4 settimane. 

In tutti gli altri casi vige il divieto di pagamento delle ferie non godute. Come datore di lavoro è tuo compito assicurarti che tutti i lavoratori abbiano la possibilità di godere di un diritto irrinunciabile. 

👉 Se vuoi sapere di più sul diritto alle ferie per i dipendenti privati, scopri questo speciale sulle ferie forzate.

Ferie non godute: quanto vengono pagate?

La domanda che molti si pongono riguarda l’ammontare spettante al lavoratore relativo all’indennità sostitutiva. Insomma, quanto vengono pagate le ferie non godute?

Essendo equiparabili ad un giorno lavorativo normale, le ferie non godute vengono liquidate al pari di un giorno lavorativo. Come vedremo fra poco, la natura retributiva delle stesse concorre a formare il reddito imponibile del lavoratore.

👉 Troverai interessante questo articolo su come calcolare lo stipendio netto e lordo dei dipendenti.

Tassazione ferie non godute

Vediamo ora alcuni importanti aspetti fiscali, riportando cosa devi sapere riguardo la tassazione delle ferie non godute.

Il primo aspetto da sottolineare è che in caso d’interruzione del rapporto di lavoro allora l’indennità corrisposta va assoggettata alla tassazione dell’anno corrente nel caso in cui le ferie non godute siano relative all’anno corrente. 

Qualora invece si tratti di un’indennità che va a coprire un periodo di tempo più ampio allora l’indennità è soggetta a tassazione separata. 

Sul tema però ti invitiamo a confrontarti con il tuo commercialista o con il tuo consulente fiscale. Se pochi dubbi ci sono riguardo la tassazione delle ferie non godute maturate nell’anno corrente, ben diverso è il discorso per quanto riguarda le ferie maturate e non godute relative agli anni precedenti. 

Diversi tribunali hanno evidenziato come in questo secondo caso l’indennità assume una valenza risarcitoria e non retributiva e pertanto non dovrebbe essere soggetta a tassazione. Altri tribunali invece propendono per l’applicazione di una tassazione mista, in parte risarcitoria in parte retributiva. 

Infine, è rilevante anche il parere dell’Agenzia delle Entrate la quale ritiene che sia giusto applicare la normale tassazione fiscale anche sull’indennità corrisposta per le ferie non godute.  

👉 Oppure il focus “Ferie maturate in un mese: quanti giorni ed ore si maturano in un mese?”.

Trattenuta per ferie non godute: cos’è?

La trattenuta per ferie non godute riguarda i contributi INPS e si applica quando il lavoratore, trascorsi 18 mesi previsti dalla norma dall’anno di maturazione, non abbia ancora goduto delle ferie spettanti.

In questo caso il datore di lavoro trattiene i contributi versati per le ferie corrisposte e non ancora godute.
I quali verranno poi restituiti al momento della fruizione delle stesse.

Permessi non goduti: tassazione e pagamento dei ROL

Quanto abbiamo visto fino ad ora per la tassazione ferie non godute non è invece applicabile quando si parla di permessi non goduti.

I permessi ROL (Riduzione Orario di Lavoro) sono permessi retribuiti che il lavoratore accumula ogni mese e che, possono essere liquidati.

Il datore di lavoro è tenuto al pagamento in busta paga dei ROL non goduti dal lavoratore, se non goduti entro i termini previsti dal CCNL di riferimento. Questi termini sono solitamente di 12 o 24 mesi, trascorsi i quali i permessi non goduti non vengono persi ma liquidati in busta paga.

La tassazione dei permessi non goduti in busta paga comprende la parte contributiva ai fini INPS come anche la parte relativa all’IRPEF in base allo scaglione di appartenenza.

Ferie non godute dimissioni e pagamento

Le ferie non godute dimissioni sono state storicamente argomento di tantissime contestazioni fra aziende e i dipendenti dimissionari.

In molti casi di dipendenti dimissionari le aziende hanno ritenuto contestare e complicare il pagamento di questa indennità, per proteggere i propri interessi e con un evidente sentimento di “vendetta” nei confronti del dipendente che rassegna le dimissioni.

La vertenza delle ferie durante il preavviso e il pagamento in caso di dimissioni è stata risolta una volta per tutte dalla Corte di Giustizia Europea: il pagamento delle ferie non godute dimissioni spetta al dipendente anche se è stato lui volontariamente ed in maniera unilaterale a terminare il rapporto di lavoro.

Ovviamente il diritto alle ferie non godute dimissioni spetta al dipendente se rispetta tutte le condizioni previste nel suo contratto alla voce “Dimissioni”: per esempio il preavviso e un eventuale clausola di patto di non concorrenza.

Come si maturano le ferie

Ogni lavoratore indipendentemente dal ruolo e dalla posizione in azienda matura giorni di ferie che poi deve obbligatoriamente fruire preferibilmente nell’anno stesso in cui le ha maturate. 

Le ferie si maturano semplicemente lavorando. Inoltre, anche alcune tipologie di permesso retribuite concorrono ugualmente alla maturazione dei giorni di ferie. Ne sono un esempio: 

• Congedi matrimoniali e di maternità 
• Infortuni sul lavoro 
• Incarichi ai seggi elettorali

Altre tipologie di assenze invece non concorrono alla maturazione delle ferie. Ci stiamo riferendo ai periodi di aspettativa, alla sospensione del lavoro per cassa integrazione, al congedo parentale. 

Il lavoro da fare è quindi abbastanza complesso poiché richiede di volta in volta di valutare i giorni lavorati dal lavoratore e tenendo conto della tipologia di assenze fruite.

In linea generale, un lavoratore con contratto full time, matura circa 2,16 giorni di ferie in un mese. Il doppio di un lavoratore con contratto part-time. 

Ferie non godute: in quali sanzioni può incorrere l’azienda

Ma cosa succede in caso di ferie non godute dai lavoratori? In quali sanzioni puoi incorrere? Diciamo subito che questa eventualità è assolutamente da evitare. Non permettere ai lavoratori di andare in ferie significa violare la Costituzione e le leggi.

I dipendenti inoltre potrebbero indispettirsi e a buona ragione rivolgersi a un giudice con l’obiettivo di ottenere un risarcimento non solo dei giorni di ferie non goduti ma anche del danno morale causato. 

Chiaramente spetta al giudice stabilire la gravità del fatto e agire di conseguenza. Qualora si tratti di una svista, o di un episodio sporadico, rischi una sanzione pecuniaria fino a 600 euro e sei obbligato a far godere delle ferie il lavoratore.

Se invece il giudice dovesse accertare che sono molti i lavoratori a non aver fruito delle ferie, allora le cose si complicano.

Rischi: 

• Una sanzione che può arrivare a 4.500 euro 
• Di dover risarcire il lavoratore 
• Un danno d’immagine e un’esposizione mediatica assolutamente da evitare 

È proprio per non trovarsi in situazioni poco piacevoli che risulta indispensabile avere sempre sotto controllo la situazione ferie in azienda, accertandosi che tutti i lavoratori possano godere di un diritto inalienabile. 

Come scoprirai proseguendo la lettura, utilizzare un software HR in grado di gestire per te il piano ferie e monitorare la situazione ferie e permessi di ogni singolo dipendente, si rivela estremamente utile per migliorare la gestione delle risorse umane in azienda. 

Come evitare l’accumulo di ferie non godute con una buona pianificazione

Come riportato nel paragrafo precedente, una perfetta gestione delle ferie ti evita numerosi problemi. Non appesantisci il lavoro del dipartimento preposto al calcolo delle imposte da pagare e delle tasse da versare, non rischi sanzioni e soprattutto promuovi in azienda un clima trasparente offrendo a tutti la possibilità d​​i godere delle ferie spettanti.

Così facendo dovrai procedere con il calcolo dell’indennità per le ferie non godute solo nei in caso di licenziamento o dimissioni

Ma come pianificare al meglio la gestione delle ferie?

Ecco alcune buone pratiche che sicuramente ti torneranno utili: 

• Definisci un piano ferie in anticipo: stilare un piano ferie chiaro e con sufficiente anticipo permette a tutti i lavoratori di organizzarsi al meglio. Il piano ferie è bene riporti anche i periodi di chiusura aziendale, i quali rientrano nel conteggio delle ferie fruite. 
• Monitora le ferie maturate e residue: tieni sempre sotto controllo la situazione in azienda, evitando per quanto possibile che uno o più lavoratori arrivino alla fine dell’anno con troppi giorni di ferie maturati ma non fruiti. 
• Sii flessibile: cerca di venire incontro alle esigenze dei dipendenti proponendo loro diversi periodi dell’anno in cui possono concedersi uno o più giorni di ferie. Così facendo riesci facilmente a far smaltire tutte le ferie maturate 
• Utilizza la tecnologia: appositi software HR possono aiutarti a monitorare e automatizzare diversi processi. Possono creare per te il piano ferie, conteggiare i giorni maturati e residui dei lavoratori, permetterti di comunicare in tempo reale ogni modifica al piano ferie. 

Queste poche attenzioni ti permettono di migliorare la gestione delle ferie non godute, ti sollevano da ogni responsabilità e i tuoi dipendenti sicuramente apprezzeranno la cura che l’azienda mette al fine di garantire a tutte le risorse umane di poter fruire delle 4 o più settimane previste nel contratto di lavoro. 

Strumenti per la pianificazione ferie

Nel corso degli anni tutte le aziende hanno profondamente cambiato il modo in cui gestiscono le ferie. Il progresso tecnologico offre oggi soluzioni che permettono di gestire meglio i periodi di ferie e di permesso. 

Si è passati da una difficoltosa gestione mediante l’utilizzo di poco pratici moduli cartacei, a una migliore e più snella gestione delle ferie mediante fogli elettronici elaborati in Excel. 

Già questo primo passaggio ha rappresentano un notevole passo in avanti. I piani ferie in digitale possono essere facilmente aggiornati e condivisi. Inoltre la possibilità d’inserire formule ha evitato di svolgere tutti i calcoli a mano. 

Essere riusciti ad automatizzare il calcolo delle ferie non godute, mediante i fogli in Excel, tuttavia ha risolto solo parzialmente il problema. Excel infatti non è un programma specifico per il calcolo delle ferie arretrate e non godute. Inoltre, la comunicazione tra i lavoratori e il reparto HR, deve comunque avvenire fuori Excel, via e-mail o mediante moduli cartacei. 

Ed è per questi motivi che le PMI innovative stanno rapidamente implementando altre soluzioni, più avanzate ed efficienti. In particolare, la tendenza è quella di servirsi di software HR all in one, pensati per digitalizzare e automatizzare completamente il processo. Grazie a questi software non devi più: 

• Calcolare a mano le ferie maturate e fruite 
• Compilare moduli e visionare a mano le richieste 
• Perdere tempo nel creare un nuovo piano ferie ogni anno 

Digitalizzare il piano ferie con un software HR

Dopo aver visto in quali casi e come vengono pagate le ferie non godute, alcuni aspetti relativi alla tassazione e quali strumenti puoi utilizzare per gestire al meglio l’intero processo, concentriamoci sull’importanza e su tutti i vantaggi che può portare alla tua azienda l’utilizzo di un software HR. 

La prima cosa da fare è scegliere correttamente il software. Factorial in tal senso rappresenta una delle migliori opzioni attualmente disponibili sul mercato. 

Il software vanta tantissime funzionalità che ti permettono di digitalizzare tutto ciò che riguarda la gestione HR in azienda. Relativamente alle ferie, puoi utilizzare il software o la relativa app Factorial per: 

• Creare e condividere il piano ferie 
• Approvare o rifiutare le richieste con un click 
• Verificare la situazione ferie e permessi di ogni lavoratore 
• Verificare la tipologia di permesso richiesta 

Inoltre Factorial calcola per te le ferie maturate e quelle non godute. All’occorrenza puoi anche elaborare dei report così da aver ancor più chiara la situazione ferie e permessi di un singolo lavoratore, di un team o di un intero dipartimento. 

Digitalizzare l’intero processo porta un risparmio considerevole di tempo stimato in ben 8 ore di lavoro ogni settimana! 

Factorial non è solo un software per digitalizzare e automatizzare la gestione delle ferie e dei permessi. Provalo gratis per 14 giorni e scopri anche le altre funzionalità, tra cui: 

• Valutazione delle performance 
• Rilevazione delle presenze 
• Gestione dei turni di lavoro 
• Gestione dei documenti in digitale 

Ferie non godute: le conclusioni

In questo approfondimento abbiamo visto quanto sia importante monitorare e digitalizzare la gestione delle ferie maturate e non godute di ogni singolo lavoratore. Non garantire l’esercizio del diritto alle ferie può portarti a fronteggiare situazioni spiacevoli, assolutamente da evitare. 

Per fortuna la tecnologia mette a disposizione software HR completi e funzionali come Factorial. Grazie a questi applicativi scoprirai un nuovo modo per gestire la tua organizzazione. 

Non solo risparmierai tante ore di lavoro ma riuscirai anche a venire incontro alle esigenze dei lavoratori e a garantire più trasparenza in azienda. Prova Factorial e unisciti alle oltre 60.000 persone che hanno deciso di utilizzarlo rivoluzionando in meglio la gestione delle risorse umane in azienda.