Badge lavoro: che cos’è e come utilizzarlo correttamente in azienda [tutte le soluzioni]

Sai cos’è un badge aziendale? Sai che esistono diverse soluzioni per “timbrare il cartellino” e registrare presenze ed ore lavorate dai dipendenti? 

Dai classici badge in formato PVC a soluzioni più innovative che permettono la timbratura delle presenze semplicemente inquadrando un QR code. 

In questo articolo, vedremo come puoi ottimizzare la gestione della rilevazione delle presenze in azienda con un’alternativa utile, innovativa ed efficace. 

Sommario

• Che cos’è il badge lavoro
• Come funziona la timbratura con il badge lavoro
• Quando utilizzare il badge in azienda: vantaggi e svantaggi
• Tutte le alternative alla timbratura con il badge
• Come funziona la timbratura digitale con Factorial
• Domande frequenti relative al badge di lavoro
• Digitalizza il badge lavoro 📇

Che cos’è il badge lavoro

Per “badge lavoro” o “badge aziendale” si fa riferimento al sistema che l’organizzazione utilizza per registrare le presenze e le ore lavorate dal personale in azienda. 

Generalmente, il badge, nella sua versione classica, è una carta in PVC delle dimensioni 85×54 mm e dotata di banda magnetica o di un chip RFID (Radio Frequency IDentification) o NFC (Near Field Communication). 

Ogni lavoratore ha il suo badge personale che riporta la foto, il nome, il cognome e la posizione in azienda. Non deve far altro che avvicinarlo all’obliteratrice per registrare l’orario d’ingresso e di uscita dal posto di lavoro.

Il software interno all’obliteratrice si occupa poi di tutto il resto, registrando gli orari d’ingresso e le ore effettivamente lavorate. Questo sistema è quindi utilizzato per la rilevazione delle presenze dei dipendenti, ed è utile per numerosi motivi.

In particolare, assicura ai lavoratori la presenza di un sistema per registrare le ore di lavoro e quindi ricevere un compenso equo basato sul tempo effettivamente lavorato. 

Inoltre, permette alle aziende di gestire al meglio il tempo e i turni del personale e di rispettare le varie norme e leggi relative all’organizzazione degli orari e dei turni di lavoro, tra cui il Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66, la Direttiva 2003/88/CE, il Regolamento UE 679/2016, l’articolo 15 dello Statuto dei lavoratori e l’articolo 3 della Costituzione.

Come funziona la timbratura con il badge lavoro

La timbratura con il badge permette ai dipendenti di segnalare l’orario d’ingresso e di uscita dal posto di lavoro.

Semplicemente, ogni lavoratore ha il proprio badge o cartellino aziendale ed è tenuto ad avvicinarlo o strusciarlo sull’obliteratrice, generalmente posizionata all’ingresso dell’azienda.

I dati ottenuti vengono poi processati da un software o manualmente, a seconda del sistema implementato in azienda. 

Sono quindi diversi i processi che si attivano durante l’operazione di timbratura con il badge di lavoro:

1. L’azienda assegna il badge al lavoratore.
2. Il lavoratore convalida la presenza avvicinando il badge all’obliteratrice (lettore di badge).
3. Il lettore di badge legge e registra le informazioni.
4. I dati vengono poi raccolti e utilizzati per generare report sulla presenza e sull’orario di lavoro dei dipendenti.

Questo sistema semplifica il lavoro di registrazione delle ore e dei giorni lavorati da ogni singolo dipendente. 

Tutto ciò consente alle aziende di rispettare le numerose norme relative ai diritti dei lavoratori e contemporaneamente di verificare che i dipendenti abbiano effettivamente lavorato tutte le ore previste nel contratto.

Quando utilizzare il badge in azienda: vantaggi e svantaggi

La timbratura mediante badge è essenzialmente finalizzata a garantire un preciso controllo dei giorni e delle ore lavorate in azienda. 

Tuttavia, questo strumento non rappresenta l’unico mezzo disponibile. Come vedremo, la tecnologia di oggi ha reso possibile l’utilizzo di altri strumenti, più semplici da implementare e spesso in grado di superare le criticità segnalate nel tempo da chi utilizza i classici badge in formato PVC per la rilevazione delle presenze. 

Esaminiamo quindi i principali vantaggi e svantaggi per ottenere una panoramica ancora più esaustiva sulla reale efficacia dei badge aziendali.

Badge dipendenti: vantaggi

L’utilizzo dei classici badge aziendali presenta sicuramente diversi vantaggi. Utilizzarli significa, infatti:

• Controllo degli orari d’ingresso e di uscita: il lavoratore non deve fare altro che ricordarsi di timbrare il cartellino. Dal tuo punto di vista, puoi sapere in qualsiasi momento chi è al lavoro e chi è assente, nonché chi ha rispettato l’orario d’ingresso.
• Calcolo delle ore: i badge aziendali sono estremamente utili per conteggiare le ore lavorate e calcolare le ore di straordinario. Questo strumento permette di determinare con precisione l’ammontare dello stipendio che ogni lavoratore riceverà alla fine del mese.
• Conformità alle leggi: la timbratura mediante badge è conforme alle attuali norme; è un sistema considerato non invasivo che consente sia ai lavoratori sia ai datori di lavoro una tutela ottimale dei propri interessi.

Badge dipendenti: svantaggi

Non solo vantaggi, però. Implementare in azienda un sistema basato su badge aziendali e obliteratrici risulta spesso una soluzione svantaggiosa per molteplici realtà, soprattutto per quelle che registrano pochi dipendenti. 

In Italia, in particolare, con un tessuto d’impresa composto principalmente da microimprese, può risultare comodo e conveniente adottare altri sistemi altrettanto efficienti. Installare obliteratori e stampare badge, infatti, non permette di superare alcuni evidenti problemi:

• Elevati costi: stampare i badge e acquistare gli obliteratrici ha chiaramente un costo molto elevato in confronto ad altri sistemi che consentono ugualmente di ottenere lo stesso, se non migliore, risultato. Inoltre, le carte vengono facilmente smarrite e diventa difficile contrastare il fenomeno che talvolta vede lavoratori timbrare il cartellino al posto del collega.
• Lavoro da remoto: come confermato dal Politecnico di Milano nel 2023 i lavoratori da remoto nel nostro paese sono circa 3,585 milioni, oltre il 500% in più rispetto al periodo pre-COVID. il lavoro da remoto continua ad essere una realtà e richiede oggi l’implementazione di metodi alternativi per rilevare le presenze e le ore di lavoro, anche per coloro che lavorano da casa o adottano altre forme flessibili di lavoro.
• Poca automazione: inoltre, i classici sistemi basati sulla timbratura dei badge lasciano poco spazio all’adozione di nuove tecnologie. Una volta rilevata la presenza, c’è spesso necessità di un addetto HR che si occupa del conteggio delle ore, nonché della verifica sulle motivazioni dell’assenza. Le aziende che intendono oggi automatizzare il più possibile le operazioni manuali dovrebbero abbandonare questi sistemi in favore di applicativi tecnologicamente più avanzati.

Tutte le alternative alla timbratura con il badge

Come abbiamo visto, esistono molteplici alternative per il controllo degli accessi e delle ore lavorate dai dipendenti. 

Si tratta di alternative che ti consigliamo di valutare attentamente per comprendere se possano essere implementate con successo nella tua azienda. 

Vediamo tre strumenti, partendo dal meno pratico fino a giungere al terzo, attualmente quello che meglio risponde alle esigenze dei lavoratori e dei datori:

Timbratura manuale

In questo caso, il dipendente firma un foglio presenze in formato cartaceo o digitale (in Excel). Idealmente, è opportuno inserire anche l’orario d’ingresso e di uscita. 

Effettuata quotidianamente questa operazione, alla fine del mese il responsabile HR deve contare uno per uno i giorni e le ore calcolate, procedendo quindi con il calcolo della busta paga. 

Procedere in questo modo, anche avvalendosi di fogli digitali, è sicuramente laborioso. Non è raro che vengano commessi errori, anche gravi, o che il dipendente si dimentichi di timbrare la propria presenza.

Timbratura tramite impronte digitali o face recognition

In questo caso, la presenza viene registrata mediante strumenti talvolta invasivi, come il riconoscimento dell’impronta digitale, del volto o addirittura dell’iride. 

Questi evoluti sistemi contengono anche elaborati software che si occupano in automatico delle ore lavorate e delle presenze. 

Sicuramente si tratta di sistemi efficienti, tuttavia, oltre a essere costosi da implementare, salvo casi particolari, risultano in contrasto con quanto stabilito dalle norme e dal Garante delle Privacy. 

Non mancano casi in cui aziende sono state condannate per aver violato la privacy dei lavoratori adottando simili sistemi considerati fortemente invasivi. 

In merito, ricordiamo che la Corte di Giustizia Europea ha stabilito che i sistemi per rilevare le presenze non devono essere intrusivi, e in ambito lavorativo (sia pubblico che privato), il trattamento di dati biometrici (di regola vietato) è ammesso solo quando è “necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro”. 

In sostanza, ciò significa che se non hai motivi validi, non dovresti utilizzare questi particolari sistemi per rilevare le presenze.

Timbratura da app o da desktop

Il metodo più semplice e pratico che puoi implementare consiste nell’utilizzo di un’app e di un software per la rilevazione delle presenze. 

Così facendo, avrai a disposizione un badge aziendale in formato elettronico che i dipendenti possono utilizzare sia dal PC sia dallo smartphone. Sfruttare la tecnologia in questo modo ti permette di superare diverse problematiche.

Il sistema è conforme alle leggi, è impossibile perdere il cartellino per timbrare, i costi per l’implementazione sono minimi e soprattutto, scegliendo l’applicativo giusto, puoi utilizzare i dati raccolti per molteplici altri scopi HR, automatizzando e digitalizzando tanti altri processi collegati alla rilevazione delle presenze.

Pensa solo ai vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software che, una volta rilevate le presenze. Alcuni esempi? Crei automaticamente fogli presenze, calcoli le ore di straordinario e utilizzi i dati per monitorare le performance. 

Non ci resta che vedere quale software può fare tutto questo per te.

Come funziona la timbratura digitale con Factorial

In un’epoca in cui le modalità di lavoro diventano sempre più flessibili ed emergono nuove tecnologie efficienti per il controllo delle presenze in smart working, ogni azienda è chiamata a fare un ulteriore passo verso il futuro. 

Tra le varie soluzioni da implementare in azienda, ti consigliamo di dare un’occhiata a Factorial, un software dotato anche di app mobile che ti permette di digitalizzare e semplificare la rilevazione delle presenze e la timbratura del badge aziendale.

Con Factorial, i tuoi dipendenti possono timbrare l’entrata direttamente dal cellulare, ovunque si trovino, sia in sede sia in smartworking. Con i dati raccolti puoi così facilmente:  

• Organizzare turni personalizzati 
• Generare automaticamente report sulle ore lavorative
• Creare fogli presenze
• Generare pratici report HR  

Questo software non solo ti permette di risparmiare oltre 30 ore al mese di lavoro, ma diventa anche un prezioso alleato per ridurre l’assenteismo. 

Dal canto loro, i dipendenti possono facilmente conoscere le ore lavorative, controllare rapidamente i cambi turni, verificare quante ore hanno lavorato durante la settimana o il mese e tanto altro. 

Insomma, digitalizzare i badge di lavoro non può che essere benefico per la produttività e l’efficienza dell’azienda. Non ti resta che provare subito il nostro software! 

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Domande frequenti relative al badge di lavoro

A cosa serve il badge a lavoro?

Il badge di lavoro serve per identificare i dipendenti e il ruolo e registrare le loro entrate e le uscite in azienda. In più può essere utilizzato per altri servizi di identificazione.

Come funziona il cartellino di lavoro?

Con il badge per timbrare, i dipendenti sono in grado di timbrare il cartellino sia in entrata che in uscita. Esistono diversi tipi di cartellini, come per esempio quelli manuali, i badge elettronici o quelli che usano dati biometrici come il riconoscimento facciale.

Grazie al badge di lavoro, si raccolgono dati che servono per calcolare le buste paga dei dipendenti o gestire il numero dei giorni di ferie.

Quali sono i vantaggi di utilizzare il badge al lavoro?

Utilizzare il badge al lavoro comporta diversi vantaggi tra i quali una maggior sicurezza, si riducono gli errori nella registrazione delle ore lavorate e quindi una riduzione nei costi aziendali.