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Badge lavoro: tutte le soluzioni aziendali per timbrare il cartellino [+App]

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38 minuti di lettura
Badge lavoro

Sai a cosa serve e come funziona il badge aziendale a lavoro? Conosci tutte le regole e le norme riguardo la timbratura del cartellino e il badge lavoro?

Il badge lavoro è uno strumento essenziale per gestire al meglio gli ingressi e le uscite dal lavoro dei dipendenti. Forse non sai che sei obbligato a dotarti di uno strumento per il controllo degli accessi. I vantaggi, come vedremo, sono molti, per la tua azienda ma anche e soprattutto per i lavoratori. 

In questo articolo scoprirai tutto quello che devi sapere riguardo il badge di lavoro: come funziona, le norme vigenti, cosa succede in caso di mancata timbratura e come oggi la tecnologia può aiutarti a gestire al meglio e con semplicità gli ingressi e le uscite

Digitalizza la rilevazione delle presenze e del badge lavoro

Sommario


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Badge lavoro: cos’è e a cosa serve 

Il badge aziendale, in italiano “cartellino identificativo personale” è nella versione classica una tessera che il dipendente utilizza in più occasioni. Principalmente i lavoratori utilizzano il badge ogni qual volta iniziano e terminano la giornata lavorativa così da registrare l’orario d’ingresso e di uscita. Lo strumento è anche utilizzato per registrare un’assenza, un permesso o per consentire l’ingresso in zone aziendale autorizzate solo ad alcuni lavoratori.  

La sentenza della Corte di Giustizia Europea C-55/18 di fatto rende obbligatorio il dotarsi di strumenti che permettano di controllare gli accessi (e le uscite) in azienda dei dipendenti. Puoi adeguarti in diversi modi. Il più classico consiste nel fornire a tutti i lavoratori un badge identificativo e di installare in azienda appositi dispositivi per la timbratura del cartellino. 

In alternativa puoi gestire il tutto anche senza tessere, mediante app e software per la rilevazione presenze. Queste ultime assolvono ugualmente quanto stabilito dalla Corte di Giustizia Europea. Un badge aziendale, in formato fisico o elettronico, è essenziale per identificare il dipendente. È bene quindi che la timbratura permetta di registrare le seguenti informazioni: 

  • Dati anagrafici del dipendente
  • Ruolo in azienda 
  • Numero identificativo dipendenti 
  • Orari d’ingresso e uscita

È importante inoltre far presente ai tuoi lavoratori che il badge di lavoro è assolutamente personale. Solo il proprietario può utilizzarlo, non può essere prestato o scambiato. L’uso illecito del cartellino è un reato, come stabilito dall’articolo 494 del Codice penale. 

👉 Leggi l’articolo “Rilevazione presenze dipendenti: la guida definitiva per la digitalizzazione”.

Come funziona il cartellino lavoro (badge)

Nella pratica, prima di introdurre il badge in azienda, ti consigliamo di comprendere a fondo di cosa hai bisogno. La prima soluzione consiste nel rilevare le assenze e le presenze tramite badge lavoro. 

In questo caso hai bisogno di: 

  • Tessere plastificate (badge lavoro) 
  • Uno o più lettori 
  • Software per la registrazione dei dati 

Ogni lavoratore ha così a disposizione una propria tessera identificativa da timbrare all’entrata e all’uscita. Tale soluzione è sempre meno utilizzata. La scelta infatti tende sempre più verso l’utilizzo di app di timbratura poiché ovviano ai diversi problemi che possono causare i classici lettori di badge. Puoi quindi pensare di rilevare le presenze, le assenze e tanti altri aspetti utilizzando appositi software e app. 

Questi, una volta installati anche sullo smartphone del dipendente, svolgono le medesime funzioni, fungendo da cartellino e permettendo di timbrare ovunque ci si trovi, anche fuori sede, semplicemente aprendo l’app.

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Badge aziendale: come funziona per le PMI

Sai a cosa serve il badge aziendale? Ti stai chiedendo perché la legge ti impone di utilizzarlo? 

Se non l’hai ancora fatto, iniziare ad utilizzare un sistema per la regolazione degli accessi e la rilevazione delle presenze in azienda si rivelerà un’ottima scelta.

Come scoprirai leggendo questo approfondimento, disporre di un badge aziendale ti permette sia di essere in regola con quanto previsto dalle attuali normative, sia di migliorare notevolmente l’organizzazione aziendale. 

Il badge permette di avere un pieno controllo sugli orari d’ingresso e di uscita dei lavoratori, di gestire al meglio le risorse in smart working, di organizzare senza sforzi le ferie e i permessi. 

La tecnologia inoltre, ti viene incontro. Puoi registrare le presenze semplicemente chiedendo ai dipendenti di installare un’app sullo smartphone. Questi ultimi mediante un QR code, possono facilmente segnalare la loro presenza in azienda, il tutto senza alcuno sforzo.

Sono lontani i tempi in cui le medio grandi organizzazioni dovevano installare macchinari timbracartellino in giro per l’azienda e assicurarsi che tutti i lavoratori avessero con loro il badge personale. La regolazione degli accessi, grazie alla tecnologia, è oggi semplice, immediata e soprattutto economica. 

Il badge aziendale esiste fondamentalmente per due grandi motivi. Il primo è che disporre di un sistema per rilevare le presenze facilita il controllo dei flussi di persone in entrata e in uscita. Sapere esattamente a che ora un lavoratore è in azienda, infatti, permette di calcolare le effettive ore di lavoro (e di straordinario) e di conseguenza i giorni di ferie e le ore di permesso maturate, senza alcun margine di errore. 

Il secondo motivo riguarda i lavoratori. Sebbene il badge aziendale possa sembrare uno strumento per controllare i dipendenti, in realtà viene proprio incontro a questi ultimi. Disporre di un sistema per il controllo degli accessi e delle ore di lavoro, premia i lavoratori più ligi al dovere ed evita che eventuali ore di straordinario non vengano conteggiate e quindi retribuite. 

Per quanto riguarda le funzionalità vere e proprie, il badge aziendale altro non è che il cartellino identificativo personale del lavoratore. Questo nella forma classica è una tessera dotata di banda magnetica. Negli ultimi anni però sempre più le tessere sono state sostituite da app per la rilevazione delle presenze che svolgono le medesime funzioni del badge aziendale con la differenza che risultano molto più semplici da utilizzare e da implementare in azienda.

Grazie al badge aziendale su smartphone il lavoratore può segnalare l’orario d’inizio e di fine lavoro. L’operazione può essere compiuta anche da chi svolge il proprio lavoro da remoto. In più, avvalersi di un’app significa avere a disposizione un sistema che in automatico registra le informazioni aggiornando così la scheda personale del lavoratore, in quale a sua volta può in qualsiasi momento accedere a informazioni quali: 

  • Ore lavorate 
  • Giorni di ferie residui e maturati 
  • Ore di permesso disponibili 
  • Ore di straordinario lavorate 

👉Leggi l’articolo “Rilevazione presenze dipendenti: la guida definitiva per la digitalizzazione

👉Può interessarti anche questo approfondimento sul lavoro da remoto o questo focus sul significato di smart working.

Badge aziendale: quale modello

Il badge aziendale sia fisico che digitale deve necessariamente riportare alcune informazioni utili per identificare il lavoratore. Un tipico modello di badge in formato fisico ha le stesse dimensioni di una carta di credito

Si tratta quindi di una tessera con banda magnetica: 85,5 x 54 mm. Lo spessore è di 0,76 mm. Rispettare queste dimensioni non è obbligatorio, ma tessere così realizzate risultano facili da conservare nel portafoglio o in appositi porta badge. Oltre alle dimensioni, il badge aziendale si caratterizza per altri elementi. Non possono mancare: 

  • Nome e cognome del lavoratore
  • Il ruolo in azienda
  • Il numero identificativo

A seconda del badge utilizzato infine, i più recenti badge riportano un QR code così che la timbratura possa avvenire direttamente avvicinando la carta al lettore.

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Badge lavoro: perché è importante timbrare il cartellino 

Se gestisci una micro o piccola impresa con pochi dipendenti, probabilmente non vedi alcun motivo per registrare le presenze dei tuoi lavoratori soprattutto se giornalmente ti impegni a gestire l’attività come una grande famiglia, incoraggiando i principi di fiducia, trasparenza e lealtà.  

Mantenere questo atteggiamento ti fa onore. Comprensibilmente potresti essere restio a introdurre un sistema di controllo degli orari d’ingresso e di uscita dei lavoratori. Tuttavia, ci sono altri aspetti da considerare. 

Il primo e che dal 2019, in virtù della sentenza citata in precedenza, sei obbligato a registrare le presenze in azienda dei tuoi lavoratori. Le sentenze della Corte di Giustizia Europea infatti hanno efficacia vincolante. Vuol dire che i giudici dei singoli paesi UE devono tenere conto di quanto stabilito dalla Corte, anche senza alcuna legge nazionale in merito. 

Ciò implica, nel nostro caso, che un qualsiasi malinteso riguardo le effettive ore di lavoro svolte da un lavoratore, potrebbe portare quest’ultimo a fare riferimento alla sentenza europea creando disagi e problematiche legali che sicuramente vuoi evitare. In altre parole, dotarsi di un sistema in grado di rilevare le presenze, sia questo un badge aziendale, un’app o un software, significa semplicemente rispettare le regole.

Un altro aspetto che spesso si tende a non considerare è che l’obbligo di timbratura del cartellino non è stato introdotto per controllare i lavoratori. L’obiettivo è l’opposto. Garantire ai dipendenti uno strumento che possa misurare le ore effettivamente lavorate, comprese gli straordinari. Si tratta cioè di uno strumento a protezione dei lavoratori che in questo modo ricevono un giusto compenso, sulla base delle ore effettivamente trascorse in azienda.

👉 Leggi l’articolo “Rilevazione delle presenze: guida completa + modello gratuito scaricabile”.

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Badge lavoro o sistemi rilevazione presenze: i vantaggi 

Come titolare d’azienda, o People Manager, implementare in azienda la possibilità di timbrare il cartellino, mediante badge lavoro, app o software, non solo ti permette di essere in regola con le norme, ma è anche molto utile perché migliora l’intera gestione aziendale. Tra i vantaggi a cui spesso non si pensa ci sono: 

Definire al meglio giorni e orari di lavoro 

Sapere esattamente a che ora un lavoratore, anche da remoto, inizia e termina la giornata lavorativa, permette una migliore gestione dei flussi di lavoro. Ad esempio: è più semplice organizzare riunioni in orari comodi a tutti i dipendenti, puoi rapidamente sapere chi è disponibile in un preciso momento della giornata, puoi prontamente intervenire in caso di carenze del personale. 

Gestire facilmente ferie, permessi, buste paga e TFR 

Rilevare le presenze mediante badge aziendale, o altri dispositivi, ti semplifica enormemente la gestione delle ferie, dei permessi e momenti quali: preparazione delle buste paga e TFR. Conoscere la situazione lavorativa di ogni lavoratore è infatti basilare per verificare: 

  • I giorni di ferie maturati e da godere 
  • Le ore di permesso ROL residue 
  • L’ammontare della busta paga comprensiva di straordinari
  • L’ammontare di TFR da corrispondere alla fine del rapporto

Digitalizzare i processi 

Mediante il badge aziendale, utilizzando software o app, o registrando tutto a mano. Indipendentemente dal modo da te scelto non puoi evitare di registrare presenze, ritardi, permessi e tutto ciò che regola la vita del lavoratore in azienda. 

Annotare tutto manualmente in fogli di calcolo cartacei o elettronici, significa svolgere un lavoro quotidiano noioso e ripetitivo. Digitalizzare queste operazioni, diversamente permette di risparmiare tempo, di limitare l’errore umano e di dedicarsi ad attività più importanti per la crescita del tuo business.  

Responsabilizzare i lavoratori 

In ultimo, fornisci ai dipendenti la possibilità di conoscere in ogni momento aspetti fondamentali della loro vita lavorativa. Ognuno infatti è a conoscenza di quante ore ha lavorato in un mese, se può chiedere un permesso o un periodo di ferie. 

Questi aspetti aiutano a responsabilizzare il lavoratore il quale inoltre non deve più rivolgersi alle risorse umane ogni qual volta ha bisogno di un resoconto della sua attuale situazione lavorativa.

Cosa dice la legge sulla rilevazione delle presenze

Ancora prima di parlare dei metodi utilizzati per timbrare il cartellino è bene ricordare cosa dice la legge in merito alla rilevazione delle presenze. Si tratta di un tema molto serio che deve essere gestito con cautela e precisione al fine di non incorrere in infrazioni e conseguenti multe.

Le leggi che regolano la rilevazione delle presenze variano di stato in stato, quindi è bene conoscere le origini e gli aggiornamenti delle leggi nel proprio paese. Infatti, non esiste una legge che stabilisca dei criteri di rilevazione delle presenze validi per tutti.

La situazione in Italia

In Italia, l’articolo 41 della Costituzione permette ai datori di lavoro di controllare che i dipendenti svolgano un’attività lavorativa eseguita in maniera coerente alle istruzioni fornite dallo stesso, ma sempre nel rispetto della libertà e dignità umana. Questo significa che viene stabilito un limite oltre il quale il datore di lavoro non può spingersi nel controllo dei propri dipendenti. Questa limitazione serve a garantire il rispetto del diritto dei lavoratori alla riservatezza e una serie di diritti personali che vengono tutelati dallo Statuto dei Lavoratori.

Proprio lo Statuto dei lavoratori è stato soggetto a una modifica che ha previsto un aggiornamento dell’articolo 4, il 14 settembre 2015, in seguito al famoso Jobs Act, il quale ha stabilito diversi tipi di criteri della regolamentazione in base agli strumenti utilizzati. Questa rivisitazione dell’articolo dello Statuto dei Lavoratori serviva ad adattare il regolamento all’evoluzione delle tecnologie per il controllo dei lavoratori che sono avvenute negli ultimi anni.

Infatti, grazie alle invenzioni tecnologiche al giorno d’oggi è possibile controllare i dipendenti anche da remoto. Per questo motivo si è reso necessario bilanciare i diritti dei lavoratori e quelli delle aziende, specialmente quando si tratta di controlli finalizzati alla tutela dei beni aziendali.

La sentenza della Corte di Giustizia UE

In seguito alla sentenza C-55/18 da parte della Corte di Giustizia UE avvenuta il 14 maggio 2019, è stato ha stabilito che i paesi appartenenti all’Unione Europea saranno obbligati a rilevare le presenze sul lavoro. Tradotto, le aziende devono utilizzare dei sistemi per la rilevazione delle ore che sono state lavorate dai dipendenti.

Grazie al tracciamento delle ore lavorate le imprese potranno essere sempre al corrente di eventuali straordinari o ore di lavoro che non sono state effettuate dai dipendenti. Allo stesso modo anche i dipendenti potranno essere sicuri di poter contare su uno strumento oggettivo che rilevi in maniera precisa il lavoro svolto.

Una volta chiarita la situazione legale possiamo addentrarci nel vivo della questione, ovvero come si timbra il cartellino? Quanti diversi metodi di rilevazione delle presenze esistono? Qual è il migliore?

Vediamo insieme quali sono i sistemi per la timbratura del cartellino più comuni, così da poter identificare i pro e i contro di ciascuno e come si adattano alle esigenze delle nuove modalità di lavoro.

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Badge aziendale e timbratura cartellino presenze: quali altre normative

Oltre alla già vista sentenza europea, inerentemente al tema delle registrazioni presenze mediante badge lavoro o altri strumenti, sei tenuto a rispettare quanto stabilito dall’UE General Data Protection Regulation 2016/679 (GDPR) e da quanto stabilito dal Garante della Privacy in Italia. Entrambi i regolamenti riportano le regole a cui devi attenerti al fine di garantire ai lavoratori una corretta protezione della privacy. 

In dettaglio, a livello europeo, puoi far fede a quanto riportato all’articolo 8 del Regolamento, che impone agli stati di garantire ai lavoratori un’adeguata protezione dei dati forniti all’azienda. Tale protezione deve essere sempre presente: 

  • Quando assumi un dipendente 
  • Nella stipula di un contratto
  • Nell’organizzazione del lavoro 
  • Quando termina il rapporto di lavoro 

Nella pratica, puoi rispettare questi principi generali facendo riferimento alle: Linee guida sul trattamento di dati personali dei lavoratori privati. Il documento, contiene tutto ciò che devi sapere riguardo la tutela dei dati personali dei lavoratori, nonché altri temi di sicuro interesse inerenti alla gestione di aspetti quali: 

  • Dati sensibili  
  • Sistemi di rilevazione dati biometrici 
  • Consenso informato 
  • Misure da adottare per preservare i dati

Per quanto riguarda le normative relative al badge aziendale puoi fare riferimento alla sentenza C-55 del 2018 emanata dalla Corte Europea. I giudici hanno introdotto l’obbligo per le aziende europee di utilizzare il badge aziendale o sistemi dalle simili funzionalità che permettono cioè di rilevare le presenze in azienda.

Attualmente non esiste una legge italiana di riferimento, tuttavia è bene ricordare che le sentenze emesse dalla Corte di Giustizia Europea hanno un valore vincolante per i giudici italiani ed europei. Ciò vuol dire che nel caso la tua azienda dovesse essere accusata di non avere un sistema per la rilevazione degli ingressi e delle uscite del personale, il giudice incaricato di pronunciarsi, deve necessariamente tenere conto di quanto stabilito a livello comunitario. 

Per quanto riguarda altre norme a cui fare riferimento, rilevante è quanto stabilito dall’articolo 494 del Codice penale, il quale stabilisce che i lavoratori non possono scambiarsi tra loro i cartellini. 

Infine, tornando all’insieme di norme che ti interessano come titolare o People Manager, è bene sapere che non è sufficiente dotarsi di un badge aziendale qualsiasi. Dovrai accertarti che il sistema introdotto sia conforme a quanto stabilito dalle normative relative al rispetto della privacy dei lavoratori. In particolare, devi fare riferimento all’articolo 88 relativo al trattamento dei dati sul posto di lavoro.

👉 Oppure “Rilevazione presenze dipendenti: la guida definitiva per la digitalizzazione”.

Badge aziendale legge e sanzioni 

Come anticipato sebbene non esista alcuna legge italiana relativa all’utilizzo del badge aziendale, la sentenza della Corte Europea ha un valore vincolante di cui dovresti tenere conto. Da quanto è stata emessa sono aumentati i controlli da parte delle autorità competenti. Come datore di lavoro, sei tenuto a stare il più attento possibile affinché tutti i dipendenti effettivamente si ricordino di timbrare la propria presenza in azienda. 

In merito a quest’ultimo punto, hai diversi modi per invogliare i dipendenti a timbrare il cartellino. In primo luogo è indispensabile lavorare sulla cultura aziendale. Potresti pensare in tal senso di preparare un regolamento sul badge aziendale, così da informare i lavoratori riguardo l’utilità dello strumento. Il punto focale sul quale concentrarsi è far comprendere a tutti che timbrare il cartellino altro non è che un’ulteriore forma di tutela per i lavoratori

In secondo luogo, è giusto informare che, come stabilito dallo Statuto dei Lavoratori, legge 300/1970, sono previste sanzioni qualora un dipendente dimentichi o si rifiuti di segnalare la propria presenza in azienda. Le sanzioni variano a seconda di quanto grave e ripetuto nel tempo risulta il comportamento. Queste includono: 

  • Richiamo verbale 
  • Richiamo scritto 
  • Multa 
  • Sospensione 
  • Licenziamento 

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Timbratura cartellino e badge aziendale: quali regole seguire 

Come anticipato, indipendentemente dalla tipologia di badge aziendale che utilizzi, è importante preparare un regolamento da condividere con tutti i lavoratori. Il regolamento deve contenere l’insieme di principi, finalità e regole che il lavoratore è tenuto a sapere e rispettare: 

Principi generali 

Puoi partire descrivendo il modo in cui la tua azienda ha deciso di rilevare le presenze: mediante appunto badge aziendale, utilizzando software e servizi per la timbratura elettronica oppure mediante rilevazione manuale delle presenze. 

Le linee guida generali andrebbero quindi condivise con i lavoratori e con i responsabili HR, i quali possono così seguire un regolamento definito.

👉 Leggi l’articolo “Portale HR dipendenti: tutte le funzionalità necessarie alla digitalizzazione”.

Regole per i lavoratori 

Il regolamento deve inoltre contenere tutte le regole che il lavoratore deve sapere. In particolare è bene informarlo riguardo l’obbligo di timbratura specificando che: 

  • Eventuali assenze devono essere giustificate 
  • Dimenticanze ed errori devono essere segnalati al più presto 
  • Le informazioni rilevate certificano le effettive ore lavorate dai lavoratori 

Utilizzo del badge 

Nel caso si opti per l’utilizzo del badge classico, devi ricordare ai lavoratori che il cartellino è personale e non può essere ceduto. Dovrai inoltre specificare cosa un dipendente deve fare in caso di smarrimento del cartellino e quali sono gli eventuali costi previsti nel caso l’amministrazione debba rilasciare un nuovo badge. 

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Cosa succede in caso di timbratura cartellino (badge lavoro) in ritardo e altri casi

Cosa succede quando un dipendente si dimentica di timbrare il cartellino o di segnalare l’orario d’ingresso o uscita dal lavoro mediante app? Il tema non è di poco conto, tanto che ogni CCNL, dal Commercio fino ai Metalmeccanici, contiene disposizioni in merito. 

In linea generale devi sapere che dimenticare di timbrare il cartellino può, in alcuni casi, autorizzarti a prendere provvedimenti. Vediamo caso per caso cosa potrebbe succedere. 

👉 Leggi l’articolo “Timbrare il cartellino: tutti i metodi per rilevare le presenze”.

Cartellino timbrato da un altro 

Il badge lavoro è personale e un lavoratore non dovrebbe mai cederlo a un collega chiedendogli di timbrarlo per lui. In questo caso il dipendente commette un reato (falsa attestazione di presenza) rischiando sanzioni e anche il licenziamento.  

Smarrimento del badge lavoro

Nel caso un lavoratore dovesse smarrire il cartellino, quest’ultimo deve prontamente segnalare l’accaduto. In questo caso dovrai provvedere a fornire un nuovo badge lavoro, i cui costi, eventualmente, possono essere a carico del lavoratore. Lo smarrimento del badge lavoro, chiaramente, non è un evento possibile nel caso in cui la gestione degli ingressi avvenga da app. 

Timbratura cartellino presenze in ritardo 

Nel caso in cui la presenza viene timbrata in ritardo, allora il consiglio è di usare il buon senso. Un ritardo minimo ed eccezionale è tollerabile e non è il caso di prendere alcun provvedimento. Se il lavoratore invece costantemente timbra il cartellino in ritardo allora viene meno il dovere di diligenza e sei autorizzato a prendere provvedimenti.

Timbratrice non funzionante 

Nel caso in cui non funzioni la timbratrice, allora la responsabilità è dell’azienda e il lavoratore non può chiaramente essere richiamato, né sanzionato o licenziato. In questo caso dovrai semplicemente sistemare al più presto il macchinario.

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Mancata timbratura cartellino: sanzioni

La mancata timbratura del cartellino può autorizzarti a sanzionare il lavoratore. Come anticipato, il buon senso dovrebbe guidarti nella scelta della corretta sanzione da applicare. 

Chiaramente la gravità dell’accaduto ha un peso rilevante sulla sanzione. Le sanzioni che puoi applicare sono diverse. 

  • Richiamo verbale: Indicato per fatti di lieve entità. Si tratta di un semplice invito a stare più attenti che non porta alcuna conseguenza al lavoratore. 
  • Richiamo scritto: il richiamo scritto è già più grave e dovresti utilizzarlo dopo aver avvisato verbalmente il dipendente in precedenti occasioni. 
  • Multa: qualora i richiami non dovessero portare a un miglioramento della situazione allora può pensare di multare il lavoratore, decurtando un importo variabile e specificato nel CCNL. 
  • Sospensione: in caso di gravi episodi puoi pensare di sospendere per alcuni giorni il lavoratore. Quest’ultimo non riceverà alcun compenso durante il periodo. 
  • Trasferimento: in alcuni casi il CCNL prevede la possibilità di trasferire il lavoratore in un’altra sede. 

​​👉 Leggi l’articolo “Gestione del personale: le 12 tecniche per rivoluzionare i tuoi processi HR”.

Marcatempo digitale vs metodi tradizionali per la rilevazione delle presenze

Il dibattito su come dovrebbe essere effettuata la rilevazione delle presenze dei dipendenti ha preso piede in particolare dopo la diffusione dello smart working nella maggioranza delle imprese italiane e internazionali. Prima che la crisi sanitaria impedisse ai lavoratori di recarsi in ufficio la timbratura tramite badge lavoro era forse il metodo più utilizzato per controllare gli orari di ingresso e uscita dall’azienda. Ma dopo la rivincita del lavoro flessibile, non sarà ora di quella del marcatempo digitale?

In questo articolo analizziamo i principali metodi di rilevazione delle presenze a disposizione delle aziende per capire quale di adatta meglio al mondo del lavoro di oggi.

Timbrare il cartellino: tutti i metodi per rilevare le presenze

Da dove viene l’espressione timbrare il cartellino? Ma soprattutto, come si è evoluta la rilevazione delle presenze nel tempo?

Per le aziende di oggi, concetti come il controllo orario, la rilevazione delle presenze dei dipendenti e la gestione delle ferie sono ormai dati per scontati. Sia manager che lavoratori sono abituati al fatto che la loro presenza sul posto di lavoro e i loro orari vengano monitorati per garantire il corretto svolgimento del proprio lavoro.

È interessante, però, capire meglio da dove sia nato questo processo che oggi riteniamo tanto ovvio e come si sia evoluto nel tempo. La rilevazione delle presenze come la conosciamo oggi è totalmente diversa da quella fatta agli albori del suo utilizzo, e anche l’esperienza dei lavoratori è cambiata drasticamente. Da metodi fisici e meccanici di un tempo ai software automatizzati di oggi.

Ti va di saperne di più? In questo articolo, scopriamo qualche dettaglio in più sulla storia del timbrare il cartellino, l’evoluzione dei vari metodi di rilevazione delle presenze e le nuove soluzioni presenti oggi sul mercato per aziende e responsabili HR.

Timbrare con il badge aziendale (badge lavoro)

Tra i metodi per rilevare le presenze più diffusi nelle aziende italiane c’è quello della timbratura del badge lavoro. Chi di noi non ha almeno un vecchio badge aziendale sperduto in casa da qualche parte o conservato come ricordo di una bella esperienza lavorativa?

Il badge aziendale è generalmente nominativo e personale, viene consegnato al dipendente il primo giorno di lavoro e disattivato una volta cessato il rapporto tra azienda e lavoratore. Il badge consente di aprire le porte o gli sportelli dell’edificio aziendale e rileva in questo modo quando il dipendente è entrato nel posto di lavoro.

Pro e contro

In molti casi però, l’ingresso in ufficio non coincide con l’inizio del lavoro. Soprattutto se prendiamo in considerazione le aziende in cui raggiungere la propria postazione può impiegare del tempo. Per questo il badge aziendale non rileva in maniera 100% affidabile l’orario di inizio del lavoro. Ed è per questo che molte aziende combinano la timbratura tramite badge con altri sistemi per il controllo orario.

A volte si tratta di un foglio presenze in excel editabile, settimanale o mensile, che il dipendente deve compilare giorno per giorno. Ma cosa succede se il dipendente si dimentica di compilare il documento? Dovrà fare affidamento alla propria memoria.

E peggio ancora, se la dimenticanza è ricorrente? Come potete vedere questo tipo di sistema presenta dei lati negativi che possono creare intoppi anziché favorire un’efficace rilevazione delle presenze.

Inoltre, un’altra difficoltà può sorgere quando il cartellino o badge viene smarrito. Spesso e volentieri i tempi per ricevere un badge lavoro nuovo sono piuttosto lunghi e il dipendente senza badge dovrà dipendere dai colleghi o dal proprio manager per poter accedere alle strutture. Potete immaginare quanto possa essere scomoda questa situazione.

E non dimentichiamo i malfunzionamenti, quando il lettore del badge non funziona e i costi per distribuire questi apparecchi per la rilevazione delle presenze in tutto l’edificio.

Digitalizza la rilevazione delle presenze e del badge lavoro

Timbrare con le impronte digitali

Questo metodo per il controllo dell’orario di lavoro è reso possibile grazie a degli apparecchi dotati di lettori di impronte digitali. Questi sistemi sono in grado di identificare i dipendenti basandosi sulle caratteristiche fisiche che vengono inserite in un database.

Il sistema di rilevazione delle presenze tramite impronte digitali ha preso piede e ha avuto successo specialmente in quelle aziende che avevano dei problemi di abusi di timbratura del cartellino.

Pro e contro

Per molto tempo i telegiornali italiani sono stati inondati di notizie che condannavano il comportamento dei cosiddetti “furbetti del cartellino”.  Parliamo di quei dipendenti che sfruttavano sistemi di timbratura del cartellino antiquati che potevano essere raggirati permettendo così di timbrare l’ingresso al lavoro anche per amici o parenti, contribuendo al fenomeno dell’assenteismo.  Si tratta di una soluzione innovativa che consente un monitoraggio sicuro che non può essere raggirato in quanto basato su una verifica biometrica.

Per questo le irregolarità legate a uno scorretto utilizzo del sistema di timbratura con badge lavoro sarebbero risolte e rese sostanzialmente impossibili.

Oltre a risolvere questo problema, la timbratura con le impronte digitali presenta anche un altro vantaggio rispetto al badge lavoro. Risolve il problema di dover avere sempre con sé il cartellino e quello dello smarrimento proprio perchè servirà soltanto l’impronta.

A proposito di impronta però, non dobbiamo dimenticarci che si tratta di un dato sensibile a tutti gli effetti. Per questo motivo prima di introdurre questo tipo di sistema le aziende devono assicurarsi di rispettare scrupolosamente tutti gli aspetti della privacy dei lavoratori.

Come possiamo immaginare si tratta di apparecchiature piuttosto costose, per cui l’azienda che deciderà di adottare questo sistema si troverà di fronte ad un investimento non da poco.

Siccome i dipendenti devono appoggiare i polpastrelli per poter essere riconosciuti dal sistema, ciò solleva dei problemi di igiene, specialmente se consideriamo l’attuale crisi sanitaria in corso. Questo è un aspetto importantissimo che forse non era stato preso in considerazione prima, ma che ad oggi acquista una rilevanza notevole nella scelta del miglior dispositivo per il monitoraggio dell’orario di lavoro.

Timbrare con il riconoscimento facciale come badge lavoro

Nella scalata verso la ricerca tra i metodi più efficienti per la rilevazione delle presenze troviamo il riconoscimento facciale. Si tratta di qualcosa a cui siamo già abituati. Quasi tutti gli smartphone presentano una funzionalità di riconoscimento facciale che permette di sbloccare il cellulare. Quando questo metodo viene adottato per il monitoraggio di ingressi e uscite in azienda deve assicurarsi di rispettare la legge della privacy e il GDPR.

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Pro e contro

I volti dei dipendenti vengono di fatto memorizzati nel sistema per permettere il riconoscimento. In questo modo viene garantita una rilevazione delle presenze rapida e a prova di abusi.

Le controversie nascono quando si entra in tema privacy dei lavoratori proprio perchè si tratta di un metodo non proprio discreto in quanto il viso dei dipendenti deve essere scannerizzato. Dall’altra parte però risolve il problema di privacy delle aziende in quanto solo le persone autorizzate e riconosciute dal sistema potranno avere accesso agli edifici.

Trattandosi di un metodo sofisticato il prezzo in questo caso cresce.

Presenta però un vantaggio rispetto all’impronta digitale, ovvero l’assenza di contatto con il dispositivo. Infatti il viso dovrà soltanto avvicinarsi senza di fatto toccare l’apparecchio, eliminando così la problematica dell’igiene.

marcatempo presenze

Compilare il foglio presenze excel

La rilevazione delle presenze serve, come abbiamo visto, per poter tenere traccia anche delle malattie, dei permessi tanto quanto delle ore extra lavorate. Il foglio delle presenze dei dipendenti è molto diffuso nelle aziende italiane come metodo principale o complementare ad altri sistemi per il monitoraggio dell’orario di lavoro.

I fogli presenze non sono altro che dei documenti, generalmente creati utilizzando Excel, dove i dipendenti inseriscono il loro orario di lavoro. Essere precisi nella compilazione dei fogli presenze è fondamentale affinchè la retribuzione delle ore lavorate avvenga in modo corretto e per far sì che l’azienda non incorra in irregolarità e multe.

Tuttavia, dovendo compilare il foglio presenze a mano, l’errore è sempre dietro l’angolo. Una svista o un errore nel calcolo possono portare a dei problemi nella contabilità. Anche per questo motivo i fogli presenze da compilare in Excel non sono dei metodi efficienti per la rilevazione delle presenze e tantomeno affidabili.

Inoltre, come abbiamo già menzionato sopra, possono sorgere dei problemi nel momento in cui i dipendenti dimenticano di svolgere l’operazione di inserimento dei dati giornalmente. E anche la privacy qui può costituire un problema, in quanto gli accessi al documento possono essere modificati e diventa anche difficile gestire la riservatezza dei singoli dipendenti.

Possiamo dire che questo sistema risulta piuttosto datato rispetto alle innovazioni in corso nella gestione delle presenze. Infatti, esistono dei software HR che permettono di svolgere le stesse operazioni, ma in maniera automatizzata, rapida e senza il rischio di incorrere in errori.

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Cos’è un marcatempo digitale o badge lavoro digitale

I responsabili delle risorse umane sicuramente sanno già di cosa stiamo parlando e a cosa ci riferiamo quando citiamo il marcatempo digitale. Stiamo parlando di un tool HR, più nello specifico di un software, che le aziende adottano al fine di monitorare l’ingresso e le uscite del personale. Monitorare l’orario di lavoro è molto importante tanto per le aziende quanto per i dipendenti stessi.

Tenere traccia delle ore lavorate significa permette una reciproca trasparenza e fiducia tra lavoratore e azienda.

La timbratura elettronica facilita in maniera notevole la rilevazione delle presenze da parte dei datori di lavoro in quanto consente di rilevare la presenza anche da remoto. Normalmente attraverso questi software vi è la possibilità di effettuare la timbratura sia dal computer che dallo smartphone, a volte con un semplice click.

Timbrare da desktop

Con la timbratura da desktop introduciamo quei sistemi che non richiedono l’adozione di un’apparecchiatura che deve essere adottata e diffusa in tutto l’ufficio, ma utilizzano un marcatempo digitale. Infatti le imprese hanno la possibilità di far timbrare il cartellino ai dipendenti semplicemente dal pc aziendale o dal computer personale con un badge lavoro.

Tra le tante innovazioni apportate dai software HR all’interno dei dipartimenti delle risorse umane delle aziende troviamo senz’altro un miglioramento dei sistemi di rilevazione delle presenze. Le aziende che hanno già attraversato un processo di digitalizzazione sono probabilmente già in possesso di un marcatempo digitale che consente ai dipendenti di timbrare il cartellino comodamente da desktop.

Ovviamente questo tipo di metodologia con marcatempo digitale necessita semplicemente di una connessione internet. Una volta iniziato il proprio lavoro timbrare la presenza sarà semplice quanto aprire il pc e fare un click. Il marcatempo digitale risolve problematiche come quella del monitoraggio del lavoro da casa. Visto che i dipendenti non possono più recarsi in ufficio, ovviamente le metodologie citate sopra non possono essere utilizzate da remoto come badge lavoro.

timbratura digitale

App per timbrare il cartellino

Il marcatempo digitale spesso e volentieri consente la timbratura virtuale anche via smartphone. In questo modo sarà ancora più semplice per i dipendenti fare clock-in e clock-out.

Normalmente questi sistemi permettono una timbratura geolocalizzata. Ciò significa che il marcatempo digitale è in grado di dirci da dove il dipendente sta registrando la sua presenza. Questa funzionalità ormai è prevista in tutti i software di timbratura digitale.

Il software HR all-in-one di Factorial permette alle aziende di consentire ai dipendenti di timbrare il cartellino grazie all’applicazione mobile. Il più grande vantaggio rappresentato da un marcatempo digitale è che consente di sincronizzare in maniera automatica le informazioni sul portale del dipendente. In questo modo i responsabili HR avranno a disposizione le schede attività dei dipendenti che potranno rivedere in qualsiasi momento, potendo contare su informazioni precise e sempre aggiornate.

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Badge aziendale su smartphone 

Hai diversi modi per ottemperare all’obbligo di rilevare le presenze in azienda. Fino a pochi anni fa le soluzioni erano due: 

  • Registrare tutti gli orari a mano riportandoli su un foglio cartaceo o elettronico.
  • Installare dei dispositivi timbra cartellino in azienda e distribuire i relativi badge ai lavoratori

Entrambe le soluzioni hanno diverse criticità. La prima è dispendiosa in termini di tempo e difficile da adottare quando i dipendenti in azienda sono molti. La seconda richiede un investimento non indifferente che sicuramente vorrai evitare. 

Quindi quale altra soluzione puoi adottare? Utilizzare software HR come factorial è la miglior soluzione al problema. Factorial è un software all-in-one che ti permette di rilevare le presenze semplicemente installando l’app. Grazie all’app tutti i lavoratori possono timbrare il cartellino elettronicamente, anche coloro in smart working, senza utilizzare alcun macchinario. 

I lavoratori, appena iniziano la giornata in azienda, devono semplicemente scansionare il QR code. L’app in automatico registra la presenza e le ore lavorate. Così facendo il lavoratore può in qualsiasi momento verificare quante ore ha lavorato durante il mese semplicemente accedendo al portale dipendenti incluso in factorial. Inoltre, i dati raccolti vengono elaborati dal software che li utilizza per generare un foglio presenze. Da un unico software puoi quindi: 

  • Gestire i turni di lavoro 
  • Controllare gli orari d’ingresso e di uscita 
  • Verificare le assenze e sapere il motivo dell’assenza
  • Geolocalizzare i dipendenti 

Il sistema oltre che semplice da utilizzare è conforme alle più recenti normative in merito alla rilevazione delle presenze e ti permette di limitare l’assenteismo in azienda, un problema quest’ultimo, che inizia a presentarsi man mano che aumenta il numero di lavoratori. 

Utilizzare l’app di Factorial, in conclusione, permette di avere una timbratrice portatile installata sullo smartphone che tutti i lavoratori possono utilizzare all’occorrenza, oltre che di semplificare enormemente il lavoro del reparto HR, il quale, può in qualsiasi momento verificare la situazione lavorativa di ogni singolo dipendente. 

👉 Oppure “Controllo delle presenze e lavoro flessibile possono andare d’accordo”.

🚀 Prova l’app di Factorial e consenti ai tuoi dipendenti di timbrare e richiedere ferie e assenze.

Il costo del badge aziendale

Rilevare le presenze in azienda è obbligatorio, ma quanto costa introdurre la novità? Dipende dal tipo di sistema che decidi di adottare. Se stai pensando di installare un timbracartellino economico, sul mercato puoi trovare alcuni macchinari abbastanza a buon mercato. Con circa 100 euro dovresti riuscire ad acquistare una timbratrice. A questa spesa devi semplicemente aggiungere il costo per la stampa del badge. 

Se sei alla ricerca di qualcosa di più sofisticato, ad esempio di una timbratrice che in automatico scansioni il QR code o che rilevi l’impronta digitale e che trasmetta i dati a un software, i prezzi possono aumentare notevolmente, senza considerare la spesa necessaria per formare il personale. 

Ai lavoratori dovrai infatti spiegare come utilizzare al meglio il nuovo sistema. In questo caso il badge aziendale più il relativo software e la timbratrice possono comportare una spesa intorno i 1.000 euro. 

Ci sono alternative? La risposta è affermativa. Come anticipato, la tecnologia oggi ti permette di risparmiare sui costi necessari per acquistare le timbratrici sia sui costi per realizzare i badge aziendali. Con factorial infatti, puoi scegliere tra diversi piani che includono la possibilità di rilevare le presenze semplicemente utilizzando lo smartphone. 

Il piano Business, ad esempio, a partire da 60 euro mensili, ti mette a disposizione una lunga serie di funzionalità che aiuteranno la tua organizzazione nel delicato passaggio verso la digitalizzazione e l’automazione. Con Factorial puoi così facilmente rilevare le presenze di tutti i lavoratori, oltre che: 

E se ne hai bisogno puoi in qualsiasi momento aggiungere altre funzionalità quale ad esempio la funzionalità Recruiting (ATS), pensata per facilitare i processi di assunzione dei dipendenti.

💡 Può interessarti l’approfondimento “Riduzione costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto”.

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Marcatempo digitale (badge lavoro) vs timbratura tradizionale

Siamo arrivati alla conclusione della revisione dei pro e contro delle diverse metodologie per la rilevazione delle presenze. Quello che viene spontaneo chiedersi è “quale si adatta meglio alle esigenze del lavoro e dei lavoratori di oggi“?

Nella scelta di un sistema per controllare l’orario dei dipendenti non possiamo non tener conto il cambiamento che è in corso nel mondo del lavoro. La diffusione dello smart working ha messo in crisi le metodologie di timbratura tradizionale. Dotarsi un marcatempo digitale è fondamentale per le aziende in questo momento. In questo modo si potrà consentire ai dipendenti di effettuare il clock-in e clock-out dal lavoro  in maniera semplice, da qualsiasi luogo.

A prescindere dalla comodità per i dipendenti, essere in possesso di un marcatempo digitale è una grande rivoluzione per i reparti delle risorse umane e i responsabili HR che non dovranno più dipendere da fogli excel o gestire i badge lavoro.  Chi possiede un marcatempo digitale può essere sicuro che la funzione di rilevazione delle presenze sarà effettuata in modo preciso e le schede delle ore lavorate verranno create in maniera automatica senza nessuno sforzo o lavoro aggiuntivo.

I primi metodi di gestione del tempo nell’antichità

La dedizione all’efficienza risale circa al 4000 a.C. con l’invenzione della scrittura cuneiforme. Gli abitanti della Mesopotamia, che si trovavano nel luogo di nascita della civiltà alla confluenza tra il Tigri e l’Eufrate, avevano bisogno di un sistema efficiente per la tenuta dei registri di lavoro e produzione (e per la gestione del tempo di questi) e nacque così la scrittura.

Qualche centinaio d’anni dopo, eccoci arrivare ad uno dei primi tentativi di tenere traccia del tempo. Intorno al 3500 a.C., gli egiziani usavano gli obelischi per seguire le ombre create dal sole, riuscendo per la prima volta a dividere le loro giornate in due metà. Nel corso dei due millenni successivi, hanno poi migliorato questo sistema grazie alla creazione di meridiane, inizialmente rudimentali e poi sempre più tecnologiche.

Le antiche civiltà avevano addirittura già stabilito lo standard per il pagamento di salari ai dipendenti. Già nel 1754 a.C., il Codice di Hammurabi imponeva una retribuzione specifica per determinati tipi di lavoro (una sorta di antenato dei nostri CCNL). All’epoca, ovviamente, tutto era molto più complicato e il salario veniva fissato in base al giorno, ma questo sistema ha senza dubbio posto le basi per il sistema di rilevazione delle presenze sul lavoro che usiamo ancora oggi.

rilevazione presenze personale

Timbrare il cartellino: gli inizi

Facciamo un salto in avanti e arriviamo al XVIII secolo. Si comincia notare un crescente interesse nella gestione efficace del tempo, in un epoca nella quale la forza lavoro stava iniziando a passare da un lavoro per lo più autonomo ad un tipo di sistema basato sulla relazione “datore di lavoro-dipendente”.

Uno dei principali entusiasti della gestione dell’orario lavorativo è stato Benjamin Franklin. Il suo impegno era rivolto all’efficienza intesa come punto di riferimento per il raggiungimento degli obiettivi personali e professionali di ognuno. A Franklin (anche se non vi sono conferme definitive) si attribuisce addirittura il merito di aver coniato l’ormai famosissima frase “il tempo è denaro“, giusto per dare un’idea del personaggio.

Seguendo il punto di vista di B. Franklin sul tempo e sul denaro, i datori di lavoro iniziavano a volere più garanzie. Volevano essere sicuri di pagare solo per il tempo effettivamente lavorato. I dipendenti, d’altro canto, volevano avere la certezza di essere pagati in maniera congrua e corrispondente al tempo speso. Emerse quindi l’esigenza di avere a disposizione metodi più efficienti ed accurati per il monitoraggio del tempo lavorativo e la rilevazione delle presenze.

Anche se all’epoca i registri cartacei rappresentavano già una soluzione, questo sistema portava via troppo tempo, si basava sulla buona fede e sulla precisione dei dipendenti ed era più che soggetto a errori di trascrizione.

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Le prime soluzioni per timbrare il cartellino

Solo alla fine del XIX secolo il mondo si è finalmente avvicinato al metodo di registrazione delle presenze che ha dato la nascita al termine “timbrare il cartellino”.

Il 20 Novembre 1888, Willard Bundy rivoluzionò completamente il modo in cui le aziende gestivano orari e presenze dei propri dipendenti inventando il primo orologio marcatempo. Bundy, insieme a diversi altri inventori in quell’epoca particolarmente fruttuosa, sviluppò una serie di dispositivi meccanici di registrazione del tempo per aiutare le aziende a tenere traccia delle ore dei loro dipendenti.

Un’altro inventore Daniel M. Cooper ricevette nello stesso periodo un brevetto per il suo “Workman’s Time Recorder“, il primo dispositivo ad utilizzare una scheda per registrare l’orario in cui un dipendente timbrava il cartellino in entrata e in uscita dal lavoro.

Cooper vendette poi il suo brevetto a due uomini d’affari newyorkesi di nome Willard e Frick che fondarono, nel 1894, la Willard & Frick Manufacturing Company: la prima azienda di timbratura dei cartellini al mondo. Da quel momento, molti più dipendenti iniziarono finalmente a timbrare il cartellino a lavoro.

Nel 1900, dall’unione di della Willard & Frick Manufacturing Company e dalla Bundy Manufacturing Company di Willard Bundy nacque la International Time Recording Company. 11 anni dopo, il finanziere Charles R. Flint fuse le società sotto la Computing-Tabulating-Recording Company, la cui principale fonte di reddito proveniva dalla registrazione di orari e presenze.

Nel 1924, infine la CTR fu rinominata in International Business Machines, o come più semplicemente la conosciamo tutti oggi, la IBM.

Nel corso del ‘900 poi, sono emerse molte altre aziende che si sono dedicate alla produzione di soluzioni per la rilevazione delle presenze, migliorando l’originale sistema di Bundy. Migliorando costantemente l’efficienza, con il progresso, questi sistemi hanno portato letteralmente dato il via a quello che ora è considerato da tutti la norma.

Non tutte le professioni, nonostante questo, hanno accettato immediatamente i marcatempo. Le professioni basate sui servizi, come l’avvocato ad esempio, hanno continuato a preferire le tariffe a progetto. Solo con la creazione del concetto di “ora fatturabile” il controllo del tempo ha è riuscito ad avere successo anche fra i lavoratori autonomi. L’ora fatturabile ha reso più veritiera la frase “il tempo è denaro“, permettendo di far pagare i servizi in base al tempo impiegato per realizzarli.

timbrare cartellino uscita

Come timbrare il cartellino: l’evoluzione dei metodi per la rilevazione presenze

Come abbiamo visto, la storia della rilevazione di tempo e presenze per i lavoratori ha radici antichissime e si è modificata molte volte nel corso degli anni.

Ma quali sono stati i passaggi più importanti nella storia del “timbrare il cartellino”? Vediamo insieme come si sono evoluti i vari metodi per la rilevazione delle presenze e come hanno influenzato la quotidianità dei lavoratori.

Cartellini cartacei

I cartellini cartacei sono stati lo standard per la rilevazione delle presenze per moltissimi anni. I fogli di carta sono trasportabili, facili da archiviare e da usare, sia sotto forma di template che di carta straccia con alcune note scarabocchiate sopra. Anche se i fogli presenza cartacei sono in circolazione da svariati anni (e, anche se può sembrare strano, sono ancora oggi utilizzati in molte aziende) hanno una numerosa serie di svantaggi. Innanzitutto, possono richiedere molto tempo per essere elaborati, richiedono l’inserimento manuale degli orari per l’elaborazione delle buste paga e i dati dei lavoratori.

Poi, naturalmente, c’è la questione legata alla comprensione. Quando i fogli di carta sono scritti a mano sono notoriamente difficili da decifrare. In più, il fatto che ci sia sempre la possibilità che la carta vada persa, danneggiata, o addirittura distrutta rende inutilmente complesso e inefficiente questo sistema.

I marcatempo come badge lavoro

Come accennavamo sopra, il primo orologio marcatempo fu creato negli anni Ottanta del XIX secolo dal newyorkese Willard Bundy. I marcatempo sono ancora utilizzati in molti uffici in tutto il mondo e permettono a lavoratori e datori di lavoro di gestire ore lavorate e presenze. Anche se il suo primo marcatempo non è nato altro che dall’unione di due tecnologie già esistenti: quella di un normale orologio meccanico e quello della macchina da scrivere che, uniti insieme, permettevano di “registrare” l’orario del lavoratore. Ingegnoso!

Fogli orari con Excel come badge lavoro

I fogli delle presenze creati tramite Excel hanno portato la rilevazione presenze ad un nuovo livello. Praticamente qualsiasi utente con un computer può accedere a dei fogli di calcolo organizzati e facili da usare anche come fogli per le presenze. Molte aziende hanno iniziato a utilizzare Excel per registrare gli orari dei loro dipendenti e molte lo fanno tutt’ora. Pur rappresentando un’opzione accessibile e facile da usare, Excel non è comunque l’ideale.

I dati continuano a dover essere inseriti manualmente, il che richiede tempo e aumenta notevolmente le possibilità di errore. Poi c’è la questione legata all’apprendimento del programma. Anche se Excel non è difficile da imparare, per poter sfruttare alcune delle opzioni di reporting più avanzate, è necessario padroneggiare alcuni degli aspetti più complessi del programma Microsoft.

💡 Leggi anche l’articolo “Time sheet: come utilizzarlo per la rilevazione delle presenze [+ Kit HR]”.

👉 Oppure questo focus dal titolo “Piano Ferie Excel 2022: il modello gratuito, scaricabile e modificabile [+ Piano Ferie]”.

app timbrare cartellino

Software desktop

L’innovazione tecnologica dei computer ha portato alla nascita di alcuni software desktop (quindi utilizzabili da pc) che hanno permesso ai datori di lavoro di tracciare gli orari dei loro dipendenti a partire da un programma installato sul proprio computer personale. Se da un lato questa soluzione rappresenta certamente un miglioramento rispetto a Excel, dall’altro lato nasconde delle insidie. Un software installato su un dispositivo desktop non permette all’utente di sincronizzare le informazioni tra un dispositivo e un altro. Tutte le informazioni sono contenute in un unico computer il che significa che, se non si ha il proprio dispositivo a portata di mano, il sistema risulta totalmente inutilizzabile.

Software in cloud

Mentre Internet ha fatto la sua prima comparsa su questo Pianeta circa 25 anni fa, le applicazioni mobili per dipendenti non hanno visto la luce fino a prima di qualche anno fa. Oggi, sul mercato moltissime aziende che stanno passando all’utilizzo di un software di rilevazione delle presenze in cloud come opzione preferita. Un software di questo tipo, offre flessibilità, consentendo di accedere ai dati indipendentemente dal dispositivo su cui ci si trova, e anche precisione, con funzionalità di accesso verificate, che aiutano a prevenire manomissioni degli orari di lavoro.

Digitalizza la rilevazione delle presenze e del badge lavoro

La rilevazione delle presenze del personale oggi

Al giorno d’oggi lo scenario è molto più variegato rispetto ad un tempo ed esistono sul mercato moltissime opzioni diverse per gestire la rilevazione delle presenze e permettere ai dipendenti di “timbrare il cartellino”. Le due novità più interessanti nel mercato della rilevazione di presenze e orari sono i codici QR e le app di rilevazione presenze. Scopriamo qualcosa in più.

Codice QR per la rilevazione delle presenze come badge lavoro

Con i recenti cambiamenti portati dalla pandemia di Covid 19, i QR code si vedono in giro e vengono utilizzati sempre più spesso. E l’industria HR non è certamente da meno.

Ma cos’è il codice QR?

Il codice QR è un codice a barre univoco, utilizzato per confermare la propria entrata o uscita dal lavoro. Funziona in maniera molto semplice:

  • Il dipendente in arrivo, scannerizza il QR code con lo smartphone timbrando il cartellino in entrata
  • A fine giornata, il dipendente scannerizza un’altra volta il QR per timbrare il cartellino in uscita

Il controllo degli accessi con QR code è da ormai qualche anno parte integrante di molti time tracking software ed è tanto semplice quanto geniale. Permette infatti di controllare accuratamente orari e presenze dei dipendenti evitando sviste o dimenticanze. Basta solo avere con se il telefono!

App rilevazione presenze (badge lavoro)

Se stai pensando a un modo semplice per rilevare le presenze in azienda dei lavoratori, puoi valutare le funzionalità dell’app di Factorial. L’app permette a tutti i lavoratori, anche in smart working, di timbrare il cartellino elettronico, senza alcun badge lavoro fisico e senza installare in azienda costosi macchinari. 

Ai dipendenti è solo richiesto di scansionare il QR code dal proprio smartphone. Così avrai  sotto controllo tutte le attività e i dipendenti a loro volta possono in qualsiasi momento verificare le ore lavorate durante il giorno, la settimana o il mese. L’app, inoltre, grazie ai dati raccolti, elabora in automatico il foglio presenze, oltre che permetterti di: 

  • Geolocalizzare i dipendenti 
  • Controllare le ore di straordinario e le pause 
  • Gestire i turni di lavoro  
  • Controllare gli orari di accesso 
  • Approvare o rifiutare schede attività 
  • Ridurre i tassi di assenteismo 

👉 Può interessarti anche l’approfondimento “Foglio presenze dipendenti: guida con modello gratuito e modificabile”.

👉 Oppure “Time sheet: come utilizzarlo per la rilevazione delle presenze”.

La diffusione ormai globale degli smartphone e delle connessioni Internet veloci ha portato molti fornitori a creare delle applicazioni mobili per la rilevazione di presenze e orari. Esistono app di varia natura, native o di terze parti, che forniscono diverse funzionalità in base alle esigenze di ogni azienda.

Il più grande vantaggio di un app di rilevazione delle presenze è data dalla possibilità di avere praticamente una timbratrice portatile in tasca, con cui poter registrare il proprio orario in tutta facilità tramite lo smartphone. La versatilità di un’app può permettere di unire la rilevazione delle presenze anche ad altri processi, come la gestione di ferie e permessi e la geolocalizzazione delle timbrature per i dipendenti in smart working.

Software timbratura presenze: in cosa consiste?

Tradizionalmente, il monitoraggio dell’orario di lavoro portava l’azienda ad un accumulo di documenti e pratiche svolto tramite processi lenti e macchinosi che, allo stato attuale, non sono affatto utili.

👉 Vuoi conoscere tutto quello che c’è da sapere sulla rilevazione delle presenze? Ecco la nostra guida sull’evoluzione dei metodi per timbrare il cartellino

Un software timbratura presenze è uno dei tanti strumenti che sostituiscono i vecchi cartellini e gli infiniti documenti Excel. Sì, hai letto bene; Non è l’unica soluzione, ma è quella che offre la massima flessibilità, oltre ad essere accolta positivamente dai lavoratori. Perché? Per la trasparenza del proprio funzionamento e per il fatto di non essere così rigidi con le misure di controllo dei dipendenti. Questo tipo di programma offre molte possibilità quando si tratta di visualizzare le ore dedicate al lavoro, e la maggior parte è adattata alla flessibilità del lavoro e ai nuovi modelli di lavoro (una delle preoccupazioni di alcuni gruppi contrari alla riforma del controllo del tempo) lasciando che il lavoratore “effettui il clock-in” senza dover essere fisicamente in ufficio.

Poiché la rilevazione delle presenze è obbligatoria per le aziende, un software timbratura presenze progettato per questo compito impedirà alle aziende di ricevere sanzioni per il mancato adempimento agli obblighi, e lo faranno senza causare un sovraccarico di lavoro per il reparto Risorse umane. Inoltre, questi tipi di applicazioni aiutano anche a controllare i contratti part-time, soprattutto in quelle aziende con un elevato turnover del personale.

Come abbiamo già detto precedentemente nei nostri articoli, il controllo dell’orario di lavoro dei dipendenti di un’azienda consiste nel monitoraggio delle ore che hanno lavorato, così come la distribuzione di queste durante la loro giornata e altre questioni legate al tempo che i dipendenti trascorrono negli uffici.

Il controllo dell’orario di lavoro, nonostante possa essere percepito in maniera negativa (soprattutto per i lavoratori), è vantaggioso per migliorare la produttività dell’azienda, in modo che sia il datore di lavoro che il lavoratore possano avere un conteggio reale delle ore che quest’ultimo spende lavorando. Ciò è fondamentale, ad esempio, per evitare il mancato pagamento degli straordinari.

Perchè utilizzare un software timbratura presenze

Oltre ad essere pienamente compatibile con i requisiti del diritto del lavoro, avere un software timbratura presenze ha molti altri vantaggi e ti spieghiamo perchè sarà utile alla tua azienda.

Per cominciare, puoi registrare l’intera giornata lavorativa dei tuoi dipendenti e creare i modelli che desideri includendo le ore di ingresso e di uscita, nonché gli straordinari. Grazie alla rapida gestione delle tempistiche che ciò comporterà, è possibile semplificare le attività del dipartimento delle Risorse Umane e ottenere orari più flessibili.

Sarà anche uno strumento che ti permetterà di gestire velocemente qualsiasi problematica e di sapere, in tempo reale, quale lavoratore è disponibile e a che ora si trova in ufficio. Tutto diventerà automatizzato e il manager hr avrà accesso diretto e immediato a tutti i dati che il software timbratura presenze sta registrando nel corso delle ore, dei giorni, mesi e anni.

Come distinguere un buon software timbratura presenze

Facile installazione e configurazione intuitiva

Poiché i software timbratura presenze sono destinati a imprenditori di ogni tipo (e non necessariamente solo a quelli con conoscenze di programmazione), il funzionamento dovrebbe essere intuitivo.

Monitoraggio rapido degli orari

Questo tipo di software timbratura presenze può darti la possibilità di visualizzare tutti gli orari e calendari completi della tua azienda. In questo modo, con una sola occhiata potrai consultare le presenze dei dipendenti e come si stanno sviluppando i team che hai creato.

Modelli e report scaricabili

Come abbiamo già accennato, il funzionamento intuitivo di questo tipo di programma facilita la creazione di documenti e report dai template scaricabili. La realizzazione di questi report è una delle caratteristiche più importanti in qualsiasi software di timbratura delle presenze, in quanto ti consentirà di presentare i risultati al lavoratore e a una possibile ispezione del lavoro, nonché di analizzarli a vantaggio della tua azienda.

Possibilità di monitoraggio e pianificazione di giorni, assenze e ferie

Per migliorare la pianificazione del lavoro e tenere traccia degli orari di tutti i dipendenti, della loro disponibilità e dei giorni di ferie. Pertanto, calcolare i giorni o le ore di ferie che il dipendente deve all’azienda (o viceversa) sarà molto più semplice. Se hai un modello di medie dimensioni, questo strumento funzionerà benissimo per te. Se hai un template più o meno grande, questo tipo di soluzione può farti risparmiare molto tempo e grattacapi.

Possibilità di approvare i registri degli orari

Ciò fornirà la trasparenza di cui parliamo quando evidenziamo i vantaggi dell’utilizzo di software timbratura presenze. Perché potresti voler rivedere, approvare e/o rifiutare la registrazione di una o più presenze in qualsiasi giorno.

Supporto nella gestione delle buste paga

Poiché la gestione delle buste paga dei lavoratori viene effettuata con un programma di gestione delle buste paga stesso e totalmente diverso, è fondamentale che possa essere integrato con il software timbratura presenze. In questo modo sarai in grado di trasferire automaticamente i registri delle presenze e le timbrature giornaliere per preparare successivamente i report per il pagamento delle buste paga.

Rilevazione delle presenze geolocalizzata

Chi ha detto che tutti i tuoi dipendenti devono essere in ufficio per lavorare? Avere dipendenti che eseguono i propri compiti da remoto non deve essere incompatibile con questo tipo di soluzioni. Con questo tipo di software timbratura presenze potrai gestire da remoto tutti i dipendenti della tua azienda.

Possibilità di programmare promemoria

Alcune di queste soluzioni offrono anche al datore di lavoro la possibilità di impostare promemoria per team di lavoro o dipendenti specifici. Questi possono essere programmati per apparire giornalmente, settimanalmente o mensilmente. Inoltre, insieme a questo ottimo strumento è solitamente possibile creare sistemi di ricompensa, un buon modo per motivare i dipendenti e garantire che il controllo dell’orario di lavoro non abbia un effetto negativo!

Ora che sai tutto ciò che un buon software timbratura presenze dovrebbe fornire, è tempo di trovare quello più adatto alla tua attività! E ricorda; Questi tipi di programmi di solito hanno un costo mensile o annuale, ma con il tempo che ti faranno risparmiare, ne sarà valsa la pena.

Factorial: la tua soluzione per timbrare il cartellino da dove vuoi

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Iniziare sin da subito a beneficiare del progresso, digitalizzando e automatizzando i processi, porta tangibili ricadute positive sulla tua organizzazione, che può così prepararsi ad accogliere la trasformazione digitale ormai in atto. 

Con così tanti programmi e soluzioni disponibili, l’unico dubbio può derivare dalla difficoltà nella scelta del software più adatto per la tua azienda. Questo tipo di decisione va presa con molta attenzione e assicurandosi sempre di trovare una soluzione che comprenda tutte le caratteristiche che stai cercando.

È anche per questo che vorremmo parlarti di uno strumento che potrebbe dare la svolta alla gestione amministrativa della tua azienda e al mondo in cui rilevi presenze ed orari per i tuoi dipendenti.

Factorial è una soluzione tutto in uno per la gestione delle risorse umane che, tra le varie funzionalità HR, comprende un innovativo software di rilevazione delle presenze in cloud. Questo strumento è stato pensato per ottimizzare la gestione del controllo orario e far sì che timbrare il cartellino si trasformi in un processo rapido ed efficiente.

Il software per la rilevazione di orari e presenze di Factorial potrai:

  • Rilevare con efficienza le ore lavorate: potrai visualizzare gli orari dei tuoi dipendenti in pochi click, monitorare i diversi turni, controllare eventuali ferie o assenze e inserire i tuoi commenti
  • Monitorare tutte le attività: potrai approvare o rifiutare le schede attività dei dipendenti e gestire turni extra e straordinari
  • Ridurre il tasso di assenteismo: potrai ricevere notifiche per le timbrature in entrata e uscita e controllare eventuali assenze ingiustificate
  • Permettere le timbrature tramite app: i tuoi dipendenti potranno timbrare senza bisogno di cartellini timbratrici fisiche e in maniera geolocalizzata
  • Firmare e approvare le ore dei dipendenti: confermare l’orario dei dipendenti sarà facile grazie alla firma digitale per velocizzare l’invio delle buste paga
  • Permettere le timbrature tramite codice QR: con un semplice codice a barre i tuoi dipendenti potranno timbrare in entrata e in uscita in pochissimi secondi e senza rischio di sbagliare
  • Visualizzare report e dati su orari e presenze: potrai scaricare riepiloghi settimanali e tenere sempre sott’occhio la produttività oraria dei dipendenti

Factorial è un software, utilizzabile da PC, e un’app, disponibile per Android e iOS. Utilizzarlo non solo significa semplificare enormemente le operazioni di timbratura cartellino e rilevazione delle presenze, ma significa optare per un software HR completo, sempre aggiornato, pensato per migliorare, velocizzare e automatizzare tante altre operazioni svolte da People Manager e dagli addetti del reparto delle risorse umane. Da un unico software è possibile: 

Se sei ancora indeciso sulla migliore soluzione per timbrare il cartellino nella tua azienda, prova Factorial gratis per 14 giorni e scopri tutte le sue funzionalità!

Speriamo che questo excursus sulla storia del “timbrare il cartellino” sia stato interessante e che possa essere utile per aiutarti a prendere una decisione per la rilevazione delle presenze nella tua azienda. Se dovessi avere qualsiasi dubbio o domanda sulla rilevazione delle presenze lavorative non esitare a scriverci nei commenti!

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Badge lavoro aziendale: le conclusioni

In questo approfondimento abbiamo visto che rilevare le presenze in azienda mediante badge o mediante app, non solo è obbligatorio, ma apporta anche benefici tangibili tanto alla tua organizzazione, tanto ai lavoratori, che possono così avere sempre a disposizione una panoramica delle ore effettivamente lavorate durante la giornata, il mese o l’anno. 

Rispetto al passato, la tecnologia oggi permette mediante software e app dedicate, anche alle PMI di disporre di un innovativo sistema di rilevazione delle presenze senza alcuna necessità di installare macchinari in azienda e di realizzare i badge aziendali.

Iniziare a utilizzare factorial, è in conclusione, una soluzione a cui dovresti pensare, implementando così un sistema all-in-one ideale per la gestione dei turni di lavoro, delle assenze, delle ferie, e di tutto ciò che riguarda i lavoratori.

Abbiamo visto che è obbligatorio munirsi di strumenti per la rilevazione delle presenze. Puoi pensare di utilizzare il classico badge lavoro, tuttavia, il progresso tecnologico mette a disposizione strumenti che ti permettono di assolvere all’obbligo senza doversi preoccupare di realizzare i cartellini e di installare le timbratrici in azienda. 

Le soluzioni proposte consistono in app e software HR, multifunzionali, pensati per migliorare l’azienda sotto più profili: gestionale, pratico, e soprattutto tecnologico. 

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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