Cos’è un software per la gestione documentale o HRMS?

Uno dei compiti più importanti del reparto delle Risorse Umane di qualsiasi azienda consiste nel prendersi cura della gestione documentale e di tutte le informazioni necessarie per ogni lavoratore per svolgere il suo ruolo nell’azienda.

Pur essendo un compito cruciale, non è di certo l’unica cosa di cui questo reparto deve prendersi cura. Eppure impiega la maggior parte delle ore che il responsabile delle risorse umane dedica all’azienda.

Parliamo delle cosiddette (e temute) scartoffie, la cui gestione è obbligatoria, e spesso impedisce di dedicarsi a ciò che fa la differenza: i dipendenti. Come si può risolvere questo problema che pesa anche sul tuo reparto risorse umane? Con un software per la gestione delle Risorse Umane o HRMS.

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Grazie alle nuove tecnologie, la gestione di questi compiti sta cambiando e le aziende possono automatizzare alcuni processi che richiedevano ore. Vuoi sapere come sbarazzarti dei compiti più faticosi e digitalizzarli per risparmiare tempo ed evitare errori umani? Continua la lettura.

HRMS si riferisce a “Human Resources Management System”. Si tratta di un sistema o un software per gestire tutte le informazioni relative alle Risorse Umane. La tua azienda ha già un programma simile? Se la risposta è no, cosa devi sapere per scegliere quello più conveniente?

• Che cos’è la gestione documentale nelle aziende?
• Che cos’è un software per la gestione documentale o HRMS?
• Vantaggi della gestione documentale utilizzando un software o HRMS
  • Non solo gestione documentale
• Come scegliere un buon software per la gestione dei documenti
  • Migliorare la produttività con un software HR
• ✅Test gratuito del software di gestione documentale dell’azienda

Che cos’è la gestione documentale nelle aziende?

La quantità di informazioni accumulate da un’azienda nel corso dei mesi e degli anni è molto estesa. Contratti, buste paga, report, licenziamenti, registri per rispettare le leggi sul lavoro… La gestione dei documenti ha lo scopo di dare ordine e organizzazione a tutti questi documenti per conservarli in modo sicuro, accessibile e aggiornato.

Indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, gli strumenti di gestione dei documenti diventano prima o poi una necessità. Inoltre, le tendenze nelle risorse umane sembrano andare proprio in questa direzione. L’automazione dei processi per renderli più efficienti è già stata implementata in molte aziende, e alcune di esse utilizzano anche l’intelligenza artificiale (AI) e la realtà virtuale ad esempio porre fine alle molestie sessuali o organizzare colloqui in cui il datore di lavoro può avere un’idea migliore delle competenze del candidato.

Un’altra tendenza che si propaga velocemente è l’analisi delle risorse umane o “HR Analytics“, con la quale dobbiamo effettuare un monitoraggio delle statistiche che devono essere raccolte. Ovvero, ulteriori informazioni per il reparto Risorse Umane.

Cos’è un software per la gestione documentale o HRMS?

Prima della trasformazione digitale, HRMS era conosciuto come un sistema per la gestione delle risorse umane. Oggi, HRMS sono software che servono a collegare la gestione delle persone in azienda con strumenti per gestire le informazioni e la comunicazione tra di loro: memorizzano, elaborano e controllano tutti i tipi di dati dei dipendenti. Pertanto, tutte le attività e i processi relativi alle Risorse Umane possono essere svolti in formato digitale ed elettronico.

Centralizzando tutte le informazioni sui dipendenti in un unico deposito, è più semplice gestire i processi correlati a questo reparto. Sono come banche dati intelligenti con le informazioni delle persone. Migliorano l’interazione, elaborazione e la visualizzazione di queste informazioni. Le rendono preziose, accessibili e più facili da usare nel processo decisionale, nell’analisi delle tendenze e nella vita di tutti i giorni.

Un altro modo di vedere gli HRMS è immaginarli come una piattaforma che consente a un’azienda di pianificare i costi delle risorse umane in modo più efficace e migliorare la qualità e la produttività di tutti i membri dell’organizzazione. Come? Con un programma di gestione delle risorse umane! Consente di controllare attività quali contabilità, gestione del personale, assunzioni e retribuzioni e utilizzare meno personale per attività amministrative.

Inoltre, un software per la gestione dei documenti fornisce anche qualcosa che un reparto delle risorse umane, senza di esso, non avrebbe: la trasparenza. Se il programma memorizza le informazioni nel cloud (i software che lo permettono sono di solito i più efficaci), queste possono essere consultate e anche gestite da tutti i lavoratori (oppure si possono impostare dei sistemi di permesso).

Vantaggi dell’utilizzo del software per la gestione documentale o HRMS

Perché dovresti avere un HRMS nella tua azienda? Riassumendolo, un software per la gestione dei documenti garantirà tutti questi vantaggi:

• Migliora l’organizzazione dell’azienda
• Ti aiuta a rimanere aggiornato su normative e regolamenti
• Risparmi tempo
• Puoi concentrarti sulla strategia HR (che ha a che fare con la gestione diretta dei lavoratori)
• Migliora l’esperienza dei dipendenti
• È uno strumento facile e pratico, oltre che intuitivo per te e i dipendenti
• Rende trasparente il trattamento delle informazioni

Che tu abbia una piccola o media impresa e indipendentemente dal settore o dal tipo di attività, il software di gestione delle risorse umane semplificherà il tuo lavoro quotidiano.

La gestione dei documenti su carta diventa obsoleta già dopo pochi mesi di attività di un’azienda. O quando l’azienda avrà più di due lavoratori (cioè immediatamente). I documenti cartacei sono sempre a rischio di danneggiamento, smarrimento, e ci vuole molto tempo per trovare un documento specifico. Soprattutto se è archiviato con molti altri!

Non solo gestione documentale

Quando la gestione dei documenti è digitalizzata, bastano pochi clic. L’accumulo di documenti porta solo al caos e a un uso non ottimale degli spazi in ufficio.
Con il software, invece, tutte le informazioni sarebbero centralizzate e, inoltre, non occuperebbero spazio fisico.

Un software di gestione documentale risolverebbe anche i problemi di privacy che invece caratterizzano i documenti cartacei; tutti possono accedervi facilmente, anche le persone che non dovrebbero. Consentire l’accesso a determinati dati solo a determinati lavoratori migliorerà l’affidabilità nella gestione delle informazioni e la loro sicurezza e protezione. Ciò è particolarmente importante al giorno d’oggi, in quanto non vi sono mai state così tante normative sulla protezione dei dati.

E non finisce qui; un HRMS migliora anche l’efficienza, in quanto farà guadagnare ore al reparto delle Risorse Umane.
Quest’ultimo sarà in grado di investire in altre funzioni e progetti strategici, al di là del lato amministrativo della gestione del personale. Allo stesso modo, i dipendenti saranno in grado di accedere più facilmente alle proprie informazioni, gestendole più attivamente, essendo in grado di aggiornarle. Spesso dalla comodità del proprio cellulare!

In breve, un programma specializzato semplificherà le attività ripetitive e renderà il lavoro più efficiente nel suo complesso. Ad esempio, quando un dipendente deve richiedere il rimborso chilometrico. Con un programma di gestione delle risorse umane completo, può farlo senza la necessità che qualcun altro debba intervenire e senza supervisioni.
Creando procedure standard, è molto più facile per l’intera organizzazione imparare come funzionano queste attività e ridurre gli errori nelle scartoffie.

Come scegliere un buon software per la gestione dei documenti

La maggior parte degli HRMS professionali offre progetti flessibili.
Questi consentono di lavorare con i database e integrare diverse funzionalità, tra cui la creazione di report e l’analisi delle informazioni in modo accurato e rapido. Ma c’è di più.

Se la tua azienda vuole investire in un HRMS, ci sono due aspetti chiave che bisogna considerare.
Da un lato, bisogna chiedersi se semplifica davvero l’amministrazione dei documenti e, dall’altro, se accelera la gestione delle risorse umane. Sembra ovvio, vero? Non lasciare che altre funzionalità extra ti accechino.

Migliorare la produttività con un software HR

Ciò di cui la tua azienda ha realmente bisogno è un programma di gestione dei documenti e di HR che abbia strumenti per migliorare la produttività, come per esempio:

• Gestione del personale e delle candidature
• Report delle assenze e giorni di malattia
• Ricezione di avvisi tramite posta elettronica
• Autogestione da parte dei dipendenti
• Organigramma
• Gestione degli stipendi fissi e variabili
• Pianificazione della carriera
• Creazione rapida di report
• Tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti.

Tuttavia, se si desidera approfondire e scegliere un software per la gestione dei documenti che diventi lo strumento chiave del reparto Risorse umane dell’azienda, è necessario assicurarsi che soddisfi i seguenti requisiti:

• Deve permettere la sincronizzazione con il tuo software delle assenze, se presente, al fine di gestire le ferie, i permessi e tutte le informazioni relative a quest’area. Allo stesso modo, deve integrarsi con qualsiasi strumento che si sta utilizzando nel reparto HR (e si desidera continuare a utilizzare in futuro).
• Deve rendere visibili al lavoratore le buste paga e tutte le informazioni relative al dipendente stesso.
• Deve disporre di un sistema di autorizzazioni che consenta di rispettare la privacy dei lavoratori. Ovvero, un’area solo per ogni dipendente, in cui il lavoratore possa accedere a tutti i suoi documenti.
• Deve essere disponibile su qualsiasi dispositivo (cioè è necessario avere un’app mobile), online e senza installare o scaricare nulla.
• Deve essere compatibile con qualsiasi tipo di file, in modo che le informazioni possano sempre essere caricate nel database.
• È fondamentale che consenta la comunicazione interna con l’intera azienda e lo scambio di documenti.
• È necessario che rispetti le norme di sicurezza.

Cosa offre Factorial HR?

In Factorial abbiamo focalizzato lo sviluppo delle nostre soluzioni online su due moduli essenziali. Questi ultimi riuniscono tutti gli strumenti di cui sopra.
L’obiettivo è quello di migliorare e ottimizzare la gestione delle risorse umane in generale, e la gestione dei documenti:

1. Factorial HR: Si tratta di un software di risorse umane progettato per gestire ferie, assenze, giorni di malattia, report avanzati sull’assenteismo, stipendi, ricambio del personale, gestione del piano di retribuzione, e molto altro ancora. E non dimentichiamo il portale del dipendente che permette al lavoratore di gestire e consultare tutte le informazioni!
2. Factorial e la busta paga: Si tratta di un programma per la gestione automatizzata e online delle buste paga (contrattazione, pagamenti, contabilità, remunerazione, ecc.) e gestione fiscale e assicurazione sociale.

Se la tua azienda si impegnerà per scegliere il giusto HRMS, quello che si adatta ai suoi obiettivi, missione e valori, investirà nel suo futuro e nel suo successo.

Con il periodo di prova gratuito di Factorial puoi scoprire se il nostro software si adatta alle tue esigenze di gestione dei documenti.