Software risorse umane? Come convincere il tuo CEO

Siamo nel 2020 e continui a gestire lo stesso numero di documenti dal 2005? Continui a lavorare con i fogli di calcolo per registrare le presenze, inviando gli stessi documenti più e più volte ai dipendenti e persino seguendoli in modo che li firmino? È giunto il momento in cui hai bisogno di un software per la gestione delle risorse umane.

Sei consapevole che le suddette attività possono essere automatizzate utilizzando un software che ti farà risparmiare tempo e quindi sarai in grado di dedicarlo a compiti di maggior valore nel perseguimento della crescita dell’aziendale?

Come personale delle risorse umane sei chiaro e diretto, ma a volte la barriera è nell’amministratore dell’azienda? Purtroppo, non tutti sono favorevoli all’integrazione di un software per la gestione delle risorse umane. Ora, è possibile convincerli, perché questo tipo di software andrà a beneficio dell’intera azienda.

È possibile e ora vi spiegheremo come contattare il CEO della tua azienda, in modo che possa essere convinto che l’uso del software delle risorse umane avrà un impatto positivo sulla crescita dell’azienda.

Richiedi una riunione con il CEO per convincerlo della necessità di un software

Quando parli con il tuo CEO e vuoi che anche lui consideri ciò che gli dici, devi tenere presente che ciò che conta di più è ottenere più fatturato e più crescita dall’azienda; vale a dire che la “compagnia cresca” in questo senso.

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Pertanto, richiedi un incontro con lui o lei e presenta le informazioni seguendo i tre punti seguenti:

  • Non parlargli solo dei problemi del dipartimento Risorse umane. Spiegali come questi problemi limitano la crescita dell’azienda e che la soluzione è un software adeguato.
  • Spiega i vantaggi del software, non solo per il reparto Risorse umane, ma che può apportare a l’intera azienda.
  • Un software per le Risorse umane comporterà risparmi sui costi e questo deve essere dimostrato.

In breve, dobbiamo parlare di soluzioni a problemi, benefici, costi e numeri. Non improvvisare, presenta tutto ben strutturato e con motivazioni.

Ti consigliamo di iniziare l’incontro parlando dei vantaggi nell’utilizzo del software Risorse umane.

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Vantaggi di un buon software per la gestione delle risorse umane

Il software delle risorse umane gestisce le attività e i processi chiave relativi all’amministrazione dei lavoratori. Di seguito ti mostriamo i vantaggi di cui devi informare il tuo CEO.

1. Automatizzazione dei processi

Il software delle risorse umane elimina l’errore umano automatizzando le funzioni e gli standard, nonché pianifica gli orari, i processi di pagamento e i processi di assunzione.

Non perdere altro tempo per le attività di routine, aumenta la produttività del reparto.

Le ricerche condotte da McKinsey & Company hanno dimostrato che mentre la maggior parte dei team delle risorse umane dedica il 60% del proprio tempo a compiti di routine e improduttivi, i team che utilizzano un software dedicano solo il 40% del proprio tempo a tali attività. L’automazione offre all’area delle Risorse umane il tempo di supportare ulteriormente supervisori e dipendenti.

2. Aumenta la soddisfazione dei tuoi dipendenti

Una soluzione per le risorse umane semplifica i processi e consente l’accesso online alle informazioni, in modo che i lavoratori possano accedere e risolvere facilmente alcuni dei problemi che potrebbero quotidianamente avere.

Pertanto, i dipendenti vedranno l’azienda con più trasparenza, il che li farà sentire più fiduciosi e quindi saranno anche più motivati ​​nel promuoverla in futuro.

3. Analizza i dati e elabora le informazioni

Uno strumento come un software consente di creare report con un solo clic, è anche possibile seguire l’evoluzione di un lavoratore dal processo di selezione alla valutazione delle prestazioni fornite.

Le informazioni fornite dai dati ci consentono di ideare flussi di lavoro, strutture di team e processi migliori per la selezione e l’onboarding di nuovi dipendenti.

4. È essenziale per lo smart working

Al momento ci sono molti dipendenti in smart working a causa della crisi del Coronavirus. Quando non sei in ufficio non c’è altra scelta che passare al software. Nessuno può consegnare documenti, né può firmare documenti o registrare l’ingresso in ufficio.

Se vuoi approfondire questo aspetto, ti lasciamo alcuni articoli del nostro blog in cui ne discutiamo:

Dopo aver spiegato i vantaggi, concentrati su problemi specifici e sulle loro soluzioni. Vedremo alcuni esempi che sicuramente ti aiuteranno nel tuo caso particolare.

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Esempi pratici su come presentare problemi e soluzioni al tuo CEO

In questa sezione ti mostriamo i problemi più frequenti dei dipartimenti Risorse umane e come presentarli al CEO per convincerlo che un software è la soluzione perfetta.

1. Valutazione del personale e KPI

Diversi studi dimostrano che quando le aziende definiscono e tracciano chiaramente i propri obiettivi utilizzando un software, i lavoratori godono di un tempo per migliorare il loro rapporto con i colleghi, 3 volte maggiore rispetto alle aziende che non lo fanno. Spiega al tuo capo quanto puoi risparmiare usando l’analisi dei dati identificando e affrontando i difetti.

Il software per le risorse umane consente di analizzare i dati, la struttura salariale e indicatori di crescita (KPI) del personale. Mostra al tuo capo quanto questo può aiutarlo, perché senza software queste analisi approfondite non verranno mai eseguite.

2. Gestione di ferie e permessi

Avere troppi fogli Excel è inefficiente e può causare confusione ed errori. Con un software di gestione risorse umane avrai tutto nello stesso posto e non perderai tempo nel cercare il file giusto. Software come questo aiutano anche a coordinare gli orari di lavoro tra i reparti per garantire un’adeguata copertura del personale.

Mostra al tuo capo il tempo che risparmierai su queste attività utilizzando il software.

3. Gestione documentale

Quanto tempo viene sprecato per dare ai dipendenti le stesse informazioni più e più volte? Con una soluzione che centralizza tutto, il dipartimento Risorse umane può scrivere documenti e lasciarli consultare a qualsiasi dipendente, in qualsiasi momento.

I documenti possono anche essere inviati per una firma immediata grazie alla firma digitale.

Come nel caso precedente, mostra al tuo capo quanto tempo risparmi utilizzando il software.

4. Processi di selezione e onboarding del personale

Perdi l’acquisizione di nuovi talenti a causa di inefficienze nel processo di selezione? Alcuni dei candidati  potrebbero persino rifiutare l’offerta per aver impiegato troppo tempo a rispondere.

Il software per le risorse umane contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di assunzione pianificati e all’ottimizzazione della gestione dei talenti in azienda.

Obiezioni di un CEO per un software delle risorse umane

L’obiezione numero uno è di solito il denaro. Vediamo come rispondere a questa domanda.

1. Suggerisci una prova gratuita

Se il tuo CEO è ancora insicuro, questo è il momento perfetto per suggerire di provare il software gratuitamente. Alcuni software offrono prove gratuite, che è l’occasione perfetta per vedere quanto gioverà al team delle risorse umane e all’azienda.

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2. Calcola il risparmio di tempo che si ha utilizzandolo

È vero che l’acquisizione e l’implementazione del software costa, ma a lungo termine l’azienda risparmierà tempo e risorse.

Questo risparmio sarà calcolato tenendo conto del ritorno sull’investimento nell’ottimizzare l’assunzione dei dipendenti, l’area amministrativa e le opportunità.

Tutto ciò deve essere discusso anche con le quantità. Ad esempio, è stato dimostrato che l’uso di un software per le Risorse umane riduce il turnover del personale, ovvero meno persone lasciano l’azienda. Calcola il denaro che l’azienda spende per i viaggi di lavoro e i risparmi che rimangano.

Il futuro della gestione delle risorse umane

Tutte queste informazioni dovrebbero essere sufficienti per il CEO per convincersi di tutto ciò che guadagnerà, e anche in questo caso non è facile per lui capirlo appieno. In caso contrario, non perdere la speranza.

 

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