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firma digitale dei documenti

Firma digitale dei documenti: guida pratica e semplice

Negli ultimi anni le imprese hanno acquisito maggiore consapevolezza dei vantaggi che gli strumenti tecnologici apportano al business aziendale. Rispondono in modo veloce e performante alle diverse attività d’impiego. Ad esempio, l’utilizzo della firma digitale dei documenti sta rivoluzionando il lavoro di diversi settori, tra cui quello delle risorse umane, poiché consente a chiunque di firmare documenti e contratti di lavoro in qualsiasi momento e ovunque si trovi.

Tuttavia i dubbi che le persone hanno a riguardo sono ancora molti: la firma digitale come funziona? A cosa serve? È legale? È sicura? Può sostituire la firma autografa?
Per un quadro completo sulla firma digitale dei documenti, la validità e i benefici che offre, ti invito a  leggere questo articolo. Troverai tutte le informazioni per rispondere alle tue domande.

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La firma digitale dei documenti è legale?

Per decidere se utilizzare la firma digitale la prima cosa da verificare è la sua legalitá e validità giuridica in Europa e in Italia.

Firma digitale dei documenti in Italia

Nell’ordinamento giuridico italiano la firma digitale è regolata dal Codice dell’amministrazione digitale o CAD che la definisce come “ un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema crittografato, che consente al titolare e al destinatario di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un contratto/documento informatico”. In altre parole la firma digitale garantisce la provenienza, identità e status di un documento elettronico oltre a riconoscere il consenso informato e l’assenso del firmatario.

In particolare l’articolo 24 del CAD afferma che:

  1. La firma digitale dei documenti deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.
  2. L’apposizione di firma digitale dei documenti  integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
  3. La firma digitale dei documenti deve adoperarsi su un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso.

In base a quanto riportato si può affermare che la firma digitale dei documenti ha lo stesso valore legale delle tradizionale firma autografa. Infatti, a differenza di altre tipologie di firma elettronica, essa soddisfa tre principali esigenze, che la rendono legale al 100%:

AUTENTICAZIONE: permette di autenticare il firmatario. Infatti, anche se spesso i documenti stessi includono le informazioni sul mittente potrebbero essere equivocate o non accurate.

NON RIPUDIO: Se un documento viene firmato digitalmente, non è possibile  apportare successive modifiche al contenuto o alla firma. Il firmatario non può disconoscere o negare di averlo firmato.
INTEGRITÀ: allo stesso modo colui che riceve il documento firmato digitalmente non può né modificarlo né falsificare o modificare la firma.

👉In questo articolo ti spieghiamo perchè alla tua azienda serve un software per la firma digitale

Firma digitale dei documenti in Europa

Il Regolamento dell’Unione Europea 910/2014 del 23 luglio 2014  fornisce le basi normative da applicare a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri.

Tale regolamento è noto come eIDAS ( “Electronic Identification and Trust Services Regulation”) ed  è entrato in vigore il 1 ° luglio 2016 per regolamentare la firma elettronica, certificazioni digitali e altre tipologie di autenticazione elettronica. L’obiettivo di tale normativa è quello di attribuire ai documenti digitali e alle firme elettroniche, che rispettano determinati standard, lo stesso valore giuridico di quelli cartacei. In tal modo devono essere legalmente riconosciuti come validi  in tutti i paesi dell’ Unione Europea.

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Le tipologie di firma elettronica

Come stabilito dall’eIDAS esistono 3 tipologie di firma digitale dei documenti:

  • la firma elettronica: che ha il vantaggio di essere la più semplice e veloce da apporre, ma ha il grosso svantaggio di non identificare la persona che ha firmato, quindi se ne sconsiglia l’utilizzo per documenti e certificati importanti.
  • la firma elettronica avanzata (Fea); Questa firma elettronica è più sicura poiché consente di identificare il firmatario e di rilevare eventuali modifiche successive ai dati firmati.
  • La  firma elettronica qualificata (Feq) o firma digitale: è l’unica tipologia a cui viene attribuito lo stesso valore giuridico delle firme tradizionali autografe. Poiché, come accennato in precedenza, i suoi punti di forza sono l’immodificabilitá del documento firmato, la riconducibilitá al firmatario, l’integritá e l’univocitá della firma, che la rende sicura al 100%.

I vantaggi della firma digitale dei documenti

La Firma digitale dei documenti è alla base della digital transformation dei processi lavorativi, poiché permette di eseguirle da remoto. Ciò ha determinato l’attuale tendenza delle aziende e delle pubbliche amministrazioni ad abbandonare i documenti cartacei con firma autografa. Per iniziare ad utilizzare la firma digitale dei documenti, usufruendo dei numerosi vantaggi che offre:

Velocitá e praticitá: con dispositivi e software per la firma digitale semplici ed intuitivi da usare, firmare è veloce e pratico. Consente di risparmiare tempo e di automatizzare e semplificare il workflow documentale. La rapiditá e uno dei principali vantaggi della firma digitale online poiché permette di firmare documenti anche a grandi distanze. Senza che sia necessaria la presenza fisica del lavoratore per apporre la firma.

Sicurezza: garantisce l’inalterabilità del documento firmato.

Comoditá: tramite l’utilizzo di specifici software, i documenti da firmare possono essere inviati facilmente al mittente. Con pochi clic apporrá facilmente la sua firma e rispedirá il documento firmato in modo sicuro e legale.
Abbattimento dei costi di stampa, spedizione e archiviazione dei documenti, oltre a quelli legati al consumo di carta. Firmando digitalmente i documenti, infatti, non è più  necessario stamparli in formato cartaceo, dato che vengono inviati in via telematica. In questo modo non solo si riduce lo spreco di carta, ma anche l’uso dell’inchiostro.

firma digitale dei documenti

Firma digitale dei documenti e gestione documentale durante il lavoro da remoto

Uno dei principali problemi individuati da chi lavora nelle risorse umane in seguito all’implementazione del telelavoro è proprio la gestione documentale. Ciò è avvenuto in tutte quelle aziende che non possedevano un sistema di document management in cloud e svolgevano tutto a mano.

Infatti, dal momento che, anche in base alle direttive amministrative, molti dipendenti sono stati costretti a lavorare da casa la firma a distanza è diventata un problema. E far andare i dipendenti in ufficio soltanto per firmare uno o più documenti nel bel mezzo di una pandemia non sembra proprio un’opzione considerata da parte delle aziende.

Ma non solo. Gli stessi manager e responsabili delle risorse si sono trovati a dover lavorare da casa, senza avere accesso agli archivi fisici aziendali dove andare a reperire di volta in volta i documenti di cui si ha bisogno. Insomma, appare chiaro, anche per il futuro del mondo del lavoro, che l’idea di avere dei documenti cartacei accessibili soltanto dal proprio ufficio non va di pari passo con l’innovazione dei processi aziendali.

👉 Potrebbe interessarti questo articolo in cui analizziamo come ottimizzare la gestione documentale durante il telelavoro.

Cos’è un software HRMS

L’acronimo può farlo sembrare qualcosa di complicato, quindi in questa sezione ti spiegheremo nel dettaglio in cosa consiste un HRMS, software per la gestione delle risorse umane.

Grazie all’innovazione tecnologica sono nate e si sono sviluppate diverse soluzioni con lo scopo di risolvere problematiche che possono sorgere all’interno del reparto delle risorse umane, tra cui la gestione documentale.

Un software HRMS consiste, di norma, in una piattaforma che permette di gestire, in maniera efficace, la funzioni interne HR che possono includere l’assunzione e l’onboarding di nuovi dipendenti, la rilevazione delle presenze, delle buste paga, dei turni, della performance, della formazione e così via. 

Tra le problematiche che questi software risolvono dovrebbe esserci anche la gestione documentale e la firma digitale per poterli ritenere dei software completi. Molti software e soluzioni HRMS forniscono soltanto alcune funzionalità più basiche per la gestione delle risorse umane oppure forniscono pacchetti separati che non permettono di raggiungere una copertura dei processi a 360 gradi.

In questo video ti facciamo vedere in pochi secondi come è semplice gestire i tuoi documenti con Factorial! 👇

Cosa cercare in un software HRMS

I software per la gestione del personale dovrebbero essere pensati, studiati e progettati per facilitare la gestione e il lavoro dei professionisti HR, ma non solo. Queste soluzioni gestionali dovrebbero essere in grado di rendere i processi delle risorse umane più semplici anche per i dipendenti.

Infatti, se ci fermiamo a riflettere, introdurre in azienda sistemi gestionali che aiutano i responsabili HR ma non vengono utilizzati dai dipendenti, significa perdere una grande occasione di ottimizzare risorse e comunicazione di tutta l’azienda, e non soltanto di un gruppo ristretto di persone. 

Per questo, quando sei alla ricerca di un software per la gestione delle risorse umane nella tua azienda abbiamo due consigli specifici da darti:

  • Assicurati che si tratti di una soluzione completa che ti consenta di gestire i dipendenti a 360 gradi e non solo funzionalità di base come la busta paga.
  • Scegli una soluzione che sia user friendly per i tuoi dipendenti, così che migliori la comunicazione interna e anche la soddisfazione generale dei collaboratori.

👉 Vuoi approfondire questo tema? Abbiamo una guida che parla proprio dei software per la gestione documentale e HRMS.

dematerializzazione documentale

Passa al document management e la firma digitale dei documenti senza carta

Ora che sai in cosa consiste un software HRMS e cosa quali soluzioni dovrebbe offrirti, sai anche che un buon prodotto avrà senz’altro una funzionalità di document management integrata alla firma digitale.

Esiste un vero e proprio problema ambientale che sempre più aziende si stanno impegnando a combattere, costituito dall’eccessivo e innecessario utilizzo di carta. La dematerializzazione dei documenti sembra costituire un’opportunità per i business per intraprendere quel processo di digitalizzazione ormai indispensabile per poter rimanere competitivi.

L’Italia digitale non ha spazio per piloni di carta rinchiusi in archivi infiniti, difficili da gestire e che costituiscono un’enorme perdita di tempo. Per questo stiamo assistendo ad un passaggio della gestione dei documenti tramite servizi online.  

Cosa si intende per dematerializzazione documentale

La dematerializzazione documentale non è altro che la gestione dei documenti tramite l’utilizzo esclusivo di sistemi digitali, dando l’addio ai documenti in formato cartaceo.

Per iniziare questo processo sarà innanzitutto necessario andare a sostituire tutti quei documenti esistenti in formato cartaceo, scansionandoli e trasformandoli in formati che possono essere archiviati online. In questo modo si può iniziare il percorso per diventare un’azienda paperless.

Diventare paperless ed eco-friendly

Specialmente le nuove generazioni sono molto coscienti e attive per quanto riguarda i temi ambientali. Sono sempre di più i giovani talenti che scelgono l’impresa in cui vogliono lavorare basandosi su caratteristiche che vanno oltre lo stipendio, prendendo in considerazione anche politiche aziendali e valori che sono vicini ai propri.

Potrebbe sembrare una banalità, ma potersi presentare come un’azienda paperless ed eco-friendly può aiutare a fare una buona prima impressione come datore di lavoro e supportare l’Employer Branding. Con un sistema di firma digitale e gestione documentale che abolisce l’utilizzo di carta darai già l’esempio di un’azienda che non solo è sensibile ai temi ambientali, ma agisce anche concretamente volgendo lo sguardo verso l’innovazione.

👉 La soluzione all’utilizzo della carta c’è! In questo articolo ti spieghiamo cosa può fare per te un sistema di document management che non usa carta.

Come fare la firma digitale e gestire facilmente i contratti e i documenti dei tuoi dipendenti?

Esistono molti provider che offrono servizi avanzati per firmare digitalmente, come Factorial.

  • Permette di raccogliere i dati biometrici del firmatario, con i quali è possibile dimostrare con maggiore garanzia la sua identità.
  • È conforme alla normativa europea sulla protezione dei dati, poiché è richiesta l’approvazione del firmatario prima di raccogliere i propri dati personali e biometrici.
  • Permette di adottare misure di sicurezza al processo di firma, come i firewall di accesso e le comunicazioni crittografate. Così si assicura che la lettura e la firma dei  documenti sia effettuata solo dalle parti designate.
  • Genera un documento probatorio, che contiene le prove del processo di firma.

Factorial, in quanto software HR offre altre funzionalitá per agevolare e automatizzare il lavoro del dipartimento delle risorse umane delle imprese: gestione ferie e permessi, gestione buste paga online, documenti, organigramma aziendale e molto alto.

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Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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