Firma digitale dei documenti: guida pratica e semplice

Negli ultimi anni le imprese hanno acquisito maggiore consapevolezza dei vantaggi che gli strumenti tecnologici di dematerializzazione apportano al business aziendale, poiché rispondono in modo veloce e performante alle diverse attivitá d’impiego. Ad esempio, l’utilizzo della firma digitale dei documenti sta rivoluzionando il lavoro di diversi settori, tra cui quello delle risorse umane, poiché consente a chiunque di firmare documenti e contratti di lavoro in qualsiasi momento e ovunque si trovi. 

Tuttavia i dubbi che le persone hanno a riguardo sono ancora molti: la firma digitale come funziona? A cosa serve? È legale? È sicura? Può sostituire la firma autografa?

Per avere un quadro completo sulla firma digitale, sulla sua validità giuridica e sui benefici che offre, ti invito a continuare a leggere questo articolo, dove troverai tutte le informazioni per rispondere alle tue domande.

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La firma digitale dei documenti è legale?

Per decidere se utilizzare la firma digitale la prima cosa da verificare è la sua legalitá e validità giuridica in Europa e in Italia.

In Italia

Nell’ordinamento giuridico italiano la firma digitale è regolata dal Codice dell’amministrazione digitale o CAD che la definisce come “ un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema crittografato, che consente al titolare e al destinatario di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un contratto/documento informatico”. In altre parole la firma digitale garantisce la provenienza, identità e status di un documento elettronico oltre a riconoscere il consenso informato e l’assenso del firmatario.

In particolare l’articolo 24 del CAD afferma che:   

  1. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.
  2. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
  3. La firma digitale deve adoperarsi su un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso.

In base a quanto riportato si può affermare che la firma digitale ha lo stesso valore legale delle tradizionale firma autografa. Infatti, a differenza di altre tipologie di firma elettronica, essa soddisfa tre principali esigenze, che la rendono legale al 100%:

AUTENTICAZIONE: permette di autenticare il firmatario. Infatti, anche se spesso i documenti stessi includono le informazioni sul mittente potrebbero essere equivocate o non accurate.

NON RIPUDIO: Se un documento viene firmato digitalmente, non è possibile  apportare successive modifiche al contenuto o alla firma. Il firmatario non può disconoscere o negare di averlo firmato.

INTEGRITÀ: allo stesso modo colui che riceve il documento firmato digitalmente non può né modificarlo né falsificare o modificare la firma.

In Europa

Il Regolamento dell’Unione Europea 910/2014 del 23 luglio 2014  fornisce le basi normative da applicare a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri.

Tale regolamento è noto come eIDAS ( “Electronic Identification and Trust Services Regulation”) ed  è entrato in vigore il 1 ° luglio 2016 per regolamentare la firma elettronica, certificazioni digitali e altre tipologie di autenticazione elettronica. L’obiettivo di tale normativa è quello di attribuire ai documenti digitali e alle firme elettroniche, che rispettano determinati standard, lo stesso valore giuridico di quelli cartacei. In tal modo devono essere legalmente riconosciuti come validi  in tutti i paesi dell’ Unione Europea.

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Le tipologie di firma elettronica

Come stabilito dall’eIDAS esistono 3 tipologie di firma digitale:

  • la firma elettronica: che ha il vantaggio di essere la più semplice e veloce da apporre, ma ha il grosso svantaggio di non identificare la persona che ha firmato, quindi se ne sconsiglia l’utilizzo per documenti e certificati importanti.
  • la firma elettronica avanzata (Fea); Questa firma elettronica è più sicura poiché consente di identificare il firmatario e di rilevare eventuali modifiche successive ai dati firmati. 
  • La  firma elettronica qualificata (Feq) o firma digitale: è l’unica tipologia a cui viene attribuito lo stesso valore giuridico delle firme tradizionali autografe. Poiché, come accennato in precedenza, i suoi punti di forza sono l’immodificabilitá del documento firmato, la riconducibilitá al firmatario, l’integritá e l’univocitá della firma, che la rende sicura al 100%.

I vantaggi della firma digitale dei documenti 

La Firma digitale dei documenti e dei contratti di lavoro è alla base della digital transformation dei processi lavorativi, poiché permette di eseguire molte procedure da remoto. Ciò ha determinato l’attuale tendenza delle aziende e delle pubbliche amministrazioni di abbandonare i documenti cartacei con firma autografa ed utilizzare la firma digitale remota, usufruendo dei numerosi vantaggi che offre:

Velocitá e praticitá: grazie all’utilizzo di dispositivi elettronici e software per firma digitale semplici ed intuitivi da usare, firmare digitalmente è veloce e pratico, consente di risparmiare tempo e di automatizzare e semplificare il workflow documentale. La rapiditá e uno dei principali vantaggi della firma digitale online poiché permette di firmare documenti  e stipulare contratti di lavoro anche a grandi distanze, senza che sia necessaria la presenza fisica del lavoratore per apporre la firma.

Sicurezza: garantisce l’inalterabilità del documento firmato.

Comoditá: tramite l’utilizzo di specifici software, i documenti da firmare possono essere inviati facilmente al mittente, che con pochi clic apporrá facilmente la sua firma e rispedirá il documento firmato in modo sicuro e legale.

Abbattimento dei costi di stampa, spedizione e archiviazione dei documenti, oltre a quelli legati al consumo di carta. Firmando digitalmente i documenti, infatti, non è più  necessario stamparli in formato cartaceo, dato che vengono inviati in via telematica. In questo modo non solo si riduce lo spreco di carta, ma anche l’uso dell’inchiostro e delle sostanze nocive per produrlo.

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Come fare la firma digitale e gestire facilmente i contratti e i documenti dei tuoi dipendenti?

Esistono molti provider che offrono servizi avanzati per firmare digitalmente, come Factorial.

  • Permette di raccogliere i dati biometrici del firmatario, con i quali è possibile dimostrare con maggiore garanzia la sua identità.
  • È conforme alla normativa europea sulla protezione dei dati, poiché è richiesta l’approvazione del firmatario prima di raccogliere i propri dati personali e biometrici.
  • Permette  di adottare misure di sicurezza al processo di firma, come i firewall di accesso e le comunicazioni crittografate, in modo da assicurare che la lettura e la firma dei  documenti sia effettuata solo dalle parti designate.
  • Genera un documento probatorio, che contiene le prove del processo di firma.

Factorial, in quanto software HR offre altre funzionalitá per agevolare e automatizzare il lavoro del dipartimento delle risorse umane delle imprese: gestione ferie e permessi, gestione buste paga online, documenti, organigramma aziendale e molto alto. 

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