Esempi di feedback efficaci per i tuoi dipendenti: nuovi approcci e strumenti per la performance review

Scopri qui cosa significa feedback, con esempi, tecniche e nuovi strumenti per migliorare la tua valutazione delle performance. Sai cos’è e cosa si intende esattamente per feedback? Sei curioso di sapere come migliorare la comunicazione tra te e i lavoratori? 

Confrontarsi con i dipendenti è fondamentale. Dare loro i giusti consigli, guidarli, spiegargli come svolgere al meglio un compito, sono tutte azioni che ti trovi a compiere più volte durante l’anno. 

Tuttavia, è molto difficile riuscire a dare consigli giusti. Bisogna assicurarsi che vengano compresi e messi in pratica ed evitare che il lavoratore li interpreti come una critica o un attacco alla sua persona. 

In questo articolo ci focalizzeremo quindi sul feedback. Ciò che leggerai ti tornerà particolarmente utile se come dirigente, People Manager o responsabile HR, ti trovi spesso dover a fornire feedback ai membri del tuo team. 

Cosa si intende per Feedback?

Ma cosa si intende esattamente per feedback? È un termine inglese utilizzato per descrivere l’insieme di informazioni trasmesse a una persona con l’obiettivo di migliorarla. 

Il feedback può essere positivo o negativo. Dai un feedback positivo quando esalti le qualità o il lavoro di un dipendente. Il feedback positivo serve per motivare ancor di più il lavoratore e per fargli capire che hai notato i risultati che è riuscito a raggiungere. 

Diversamente invii un feedback negativo quando ti confronti con il lavoratore con l’obiettivo di migliorare il modo in cui lavora o il modo in cui si comporta. Qui l’obiettivo è spingere il dipendente a migliorarsi. 

Come vedremo, non è semplice fornire feedback ai dipendenti. Soprattutto quando il feedback è negativo. Bisogna infatti evitare che il dipendente mal interpreti il commento, che lo intenda come un attacco personale e soprattutto è necessario assicurarsi che il feedback fornito porti effettivamente a un cambiamento da parte del lavoratore. 

👉 Leggi l’articolo “Valutazione delle performance dei dipendenti, esempi e tecniche efficaci”.

Perché è importante dare feedback ai tuoi collaboratori 

Dovresti fornire feedback frequenti ai tuoi lavoratori e incoraggiarli a chiederli ogni qualvolta hanno un dubbio.

L’importanza è facile da intuire:  

• Aiuti i lavoratori a migliorarsi: un feedback quando fornito nel modo giusto aumenta la produttività di un lavoratore o di un intero team. Un feedback giusto può anche aiutare il lavoratore a limare alcuni tratti della propria personalità. 
• Motivi i dipendenti: i feedback sono un ottimo strumento per motivare i lavoratori. Un semplice “Continua così!”, o anche inviare un messaggio in cui esprimi la tua gratitudine per il lavoro svolto, aumenta il legame tra te e i tuoi collaboratori.  
• Crei un sano ambiente di lavoro: utilizzare nel modo giusto i feedback migliora il clima in azienda. Tutti i lavoratori sanno che possono rivolgersi a te in caso di necessità e tu sai che puoi contare su persone disposte ad ascoltare e a seguire i consigli che decidi di fornire. 
• Favorisci l’apprendimento continuo: i feedback quando costruttivi, rappresentano un ottimo modo per consolidare il principio che ogni lavoratore debba sempre perseguire l’eccellenza, continuando a migliorarsi e ad apprendere nuove cose durante tutta la carriera professionale. 

Differenza tra feedback e giudizio 

Come abbiamo anticipato fornire un feedback nel modo giusto non è semplice. Un vero leader si distingue anche per le capacità di fornire un feedback costruttivo, evitando che possa essere interpretato come un giudizio. C’è una differenza sostanziale tra feedback e giudizio. 

Con il feedback: 

• Incoraggi 
• Motivi 
• Migliori le relazioni

Diversamente, il giudizio altro non è che una valutazione o un’opinione personale che non sottintende l’obiettivo di migliorare il lavoratore. In altri termini il giudizio non lo si fornisce con l’obiettivo di spingere l’altro a migliorarsi ma rappresenta solo il punto di vista di una persona riguardo un determinata questione. 

Il più delle volte il giudizio non porta ad alcuna conseguenza positiva nel lavoratore, il quale, dovrebbe riuscire in autonomia a trovare una soluzione alla critica mossa ma il più delle volte finisce semplicemente per sentirsi attaccato senza un reale motivo. 

I vantaggi di un feedback positivo 

I feedback possono essere positivi e negativi. I primi li utilizzi per dimostrare tutta la tua attenzione nei confronti dell’operato di un dipendente o del lavoratore, i secondi, invece, li utilizzi per spingere il dipendente o un intero team di lavoro a migliorarsi. 

Una sana ed efficiente organizzazione non può prescindere dall’esistenza di entrambe le tipologie di feedback. Così facendo dimostri di valutare l’operato dei dipendenti a 360°. 

Complimentati con loro quando raggiungono i risultati e guidali verso il miglioramento quando commettono errori o leggerezze. Un feedback positivo risulta importante tanto quanto il feedback negativo. Tutti infatti hanno bisogno di un complimento di tanto in tanto, o almeno di sapere che il proprio impegno non passa inosservato. 

Pensa solo alla situazione in cui un lavoratore, pur impegnandosi al massimo delle proprie capacità, si vede richiamato solo quando commette un errore e al contempo non riceve mai un complimento o un attestato di stima quando trova brillanti soluzioni a un problema complesso. Il feedback positivo porta quindi vantaggi che non puoi trascurare.

Tra questi: 

• Incoraggia le risorse umane a migliorarsi 
• Aiuta i dipendenti a sentirsi più coinvolti 
• Spinge a mantenere prestazioni elevate 

Come rendere positivo un feedback negativo 

Non c’è bisogno di nascondersi. Un vero leader in azienda è colui che ha imparato a trasmetterei feedback negativi. Tutti sappiamo complimentarci con l’altro. Quando invece si tratta di fare un appunto o di muovere una critica, le cose si complicano. 

La vera difficoltà è riuscire a esprimere il proprio disappunto ed evitare che il dipendente interpreti quanto detto come una critica o un giudizio personale. È necessario quindi trovare il modo giusto per esprimere un feedback negativo e talvolta devi necessariamente adattarti al carattere della persona che hai di fronte. 

Alcune potrebbero reagire bene alle critiche, altre invece potrebbero reagire male, arrivando anche a perdere fiducia nelle tue capacità manageriali e di leadership. La domanda quindi è come trasmettere al meglio un feedback negativo? 

• Evita i toni bruschi e termini assoluti: cerca di essere sempre gentile con chi hai di fronte ed evita parole come “sempre” e “mai”. Ad esempio frasi come: “Sei sempre in ritardo” o “Non ascolti mai” andrebbero evitate se vuoi evitare d’iniziare il confronto con il piede sbagliato. 
• Confrontati in privato: non c’è niente di peggio che criticare un lavoratore davanti agli altri. Incontrati con lui in privato, lontano da occhi indiscreti. 
• Sii costruttivo: il feedback deve essere costruttivo. Questo significa che al termine del confronto il lavoratore deve sapere esattamente sia dove ha sbagliato sia cosa deve fare per non ricommettere l’errore. 
• Concentrati sui fatti: evita osservazioni banali e generiche. Il miglior modo per rendere la critica costruttiva consiste nel basarsi sui fatti e sui comportamenti accaduti, senza troppi giri di parole. 
• Lascia spazio per una risposta: indipendentemente dall’errore commesso è sempre bene lasciare al dipendente la possibilità di rispondere. Potrebbe avere bisogno di ulteriori chiarimenti o alcune domande da porti.  

Esempi di feedback positivi 

In azienda sicuramente non mancano le occasioni in cui un lavoratore o un gruppo di lavoro merita un feedback positivo. Ad esempio, pensa quando, nonostante il poco tempo a disposizione, i lavoratori raggiungono gli obiettivi prefissati, oppure pensa a quando ricevi una recensione o un commento positivo da parte di un cliente.

Ecco alcuni esempi concreti di feedback positivi:  

• Ti ringrazio per il tuo impegno. Il tuo contributo è stato determinante per consegnare il progetto nei tempi previsti. 
• Volevo lodarti la passione che metti ogni giorno e per come riesci a trasmettere entusiasmo a tutti i lavoratori.
• Il tuo atteggiamento è perfettamente allineato con i valori dell’organizzazione. In particolare la tua attenzione ai dettagli è molto apprezzata da tutti i dirigenti. 
• La tua capacità di adattarti ai cambiamenti e di fornire soluzioni innovative stanno contribuendo alla crescita di tutta l’azienda. 
• Grazie alle tue abilità di risoluzione dei conflitti abbiamo notato un clima migliore e più disteso in azienda. 

In generale, dovresti pensare di inviare un feedback positivo ogni qual volta un lavoratore o un team di lavoro raggiunge un risultato. Il feedback positivo dimostra che sei sempre attento a come lavorano le risorse umane in azienda sia quando commettono errori o leggerezze sia quando, diversamente, raggiungono importanti risultati. 

💡 Può interessarti l’approfondimento “Come dare feedback? 5 consigli per la valutazione delle prestazioni”.

Esempi di feedback positivi negativi 

Cosa dire dei feedback negativi? Questi sono i più difficili da gestire, tuttavia, il  più delle volte, sono necessari. Quando un lavoratore insiste in un comportamento sbagliato non puoi far altro che farglielo notare. Vediamo quindi alcuni esempi di feedback negativi espressi nel modo giusto: 

• Il team HR mi ha segnalato un calo di produttività. Qualsiasi sia il motivo ti invito a parlarne. Sai che puoi contare sui colleghi e sul mio supporto. 
• Ho notato che hai difficoltà a rispettare gli orari di lavoro. Sono aperto a discutere con te riguardo la possibilità di stabilire un orario più flessibile che possa venire incontro alle tue esigenze. 
• Mi è stato segnalato un comportamento non professionale. Vorrei parlarne con te, così da evitare che in futuro possano nuovamente accadere questi episodi. 
• Sono emerse delle differenti vedute tra te e il team di lavoro. Per noi il confronto è molto importante, ti invito a dialogare con gli altri componenti del gruppo e a trovare una soluzione ai problemi emersi nell’ultimo periodo. 

Feedback, esempi efficaci e consigli

Dare feedback efficaci che davvero permettono al dipendente di crescere e alla tua azienda di risolvere le problematiche è possibile solo mettendo in pratica alcune tecniche e strategie. Utilizzarle ti permette di rendere i feedback forniti davvero efficaci: 

• Stabilisci la frequenza: dovresti utilizzare lo strumento del feedback con parsimonia. Inviare decine di commenti ogni mese non è utile. Diversamente limitarsi a pochi ma concreti consigli aumenta l’efficacia del feedback. 
• Utilizza la tecnica del “sandwich”: invece di mettere subito in risalto l’errore del lavoratore, inizia parlando delle sue qualità e dei suoi punti di forza e solo dopo averlo messo a suo agio, metti in evidenza le aree in cui dovrebbe migliorare. 
• Dai la tua disponibilità: dimostrati comprensivo nei confronti del dipendente. A volte un feedback ha bisogno di tempo prima di essere compreso appieno. Invita quindi il lavoratore a contattarti per qualsiasi ulteriore dubbio. 
• Sii tempestivo: un feedback perde di efficacia se lasci passare troppo tempo. Appena si verifica un qualsiasi evento che merita il tuo intervento, contatta il lavoratore. Chiaramente prepara prima il discorso da fargli seguendo tutti i consigli forniti finora. 
• Concentrati sul fatto non sulla persona: infine, mantieni la conversazione sull’evento che ti ha spinto a fornire il feedback, evita di divagare e di focalizzarti sui tratti della personalità del lavoratore. 

Feedback, esempi di commenti del valutatore 

Più è grande l’azienda più aumentano le figure autorizzate a fornire feedback ai lavoratori. Queste figure prendono il nome di valutatori e spetta a te nominarle. In genere, questi lavoratori sono manager, dirigenti o comunque lavoratori senior che negli anni si sono distinti per abilità comunicative, empatia e capacità di ascolto. 

I valutatori possono confrontarsi con le risorse umane sia invitandole nel proprio studio per un confronto face to face, sia possono inviare un commento scritto direttamente al lavoratore, ad esempio servendosi di un software HR oppure della posta elettronica. Comunemente i commenti del valutatore riguardano ambiti quali: 

• Produttività 
• Obiettivi 
• Comportamenti 
• Competenze 
• Organizzazione 

Il valutatore, pertanto, qualora lo ritenga opportuno, può fornire feedback positivi o negativi. Vediamo qualche feedback ed esempi:

• Il tuo duro lavoro ha portato risultati evidenti, aiutandoci a raggiungere gli obiettivi.
• Le tue capacità comunicative sono state determinanti e hanno avuto un impatto positivo sul nostro brand. 
• Grazie alla tua capacità di prendere le giuste decisioni siamo riusciti a superare un momento molto delicato.
• Ho notato un insolito calo nelle prestazioni, ti invito a parlamene in privato così da trovare insieme una soluzione al problema. 
• Gli ultimi lavori consegnati in ritardo stanno rallentando l’intero processo produttivo, ti invito a rivedere il modo in cui organizzi il lavoro e gestisci le priorità. 

👉 Leggi l’articolo “Competenze trasversali: la lista delle 25 soft skill fondamentali”.

👉 Oppure guarda come fare un bilancio delle competenze in azienda.

Come digitalizzare lo scambio di feedback 

Come abbiamo visto il feedback per essere efficace non solo deve essere costruttivo e focalizzato sui fatti accaduti, ma deve essere anche immediato. Per assicurarti che tutte le risorse umane ricevano tempestivamente un commento, da parte tua o dei valutatori, puoi pensare di avvalerti della tecnologia. 

In particolare, iniziare a utilizzare un software HR può di gran lunga migliorare la comunicazione interna in azienda. Questi strumenti ti permettono d’inviare un immediato feedback al lavoratore, ovunque si trovi, anche se sta lavorando in smart working. 

Digitalizzare il processo lo scambio di feedback ti permette di agire tempestivamente sul problema, evitando che gli errori commessi da uno o più lavoratori possano portare gravi conseguenze a tutta l’organizzazione. 

Inoltre, ti invitiamo a considerare che i più evoluti software HR dispongono di funzionalità per analizzare le performance dei lavoratori, come ad esempio la griglia a 9 caselle. Ciò ti porta ad avere report qualitativi e quantitativi utili per avere una panoramica oggettiva sull’operato del lavoratore. I feedback inviati diventano così supportati dai dati e non sono solo il frutto di un’impressione del valutatore. 

Tutti questi aspetti, messi insieme, migliorano complessivamente i processi di performance management. Ti garantiscono di seguire al meglio la crescita professionale delle risorse umane e ti aiutano a prendere migliori decisioni poiché supportate dai dati.  

👉 Leggi l’articolo “Comunicazione aziendale: definizione, quali tipi e come digitalizzarla”.

Come digitalizzare la valutazione dipendenti con un Software HR

A questo punto non resta che scoprire come digitalizzare il processo di valutazione dei dipendenti in azienda. Un software HR all in one come Factorial è la risposta giusta alle tue esigenze. 

Con Factorial hai finalmente a disposizione uno strumento completo per monitorare, gestire e valutare le performance in azienda. Puoi facilmente assegnare per ogni dipendente uno o più valutatori, i quali esprimono un giudizio sulle prestazioni basandosi sui più importanti e oggettivi indicatori di prestazione (KPI). 

Le funzionalità del software ti permettono di fornire feedback a 360°. I lavoratori dal canto loro possono sapere come valuti le loro prestazioni oltre che ricevere immediati e utili suggerimenti su come migliorarsi. 

Factorial è facile da utilizzare e altamente personalizzabile. Puoi decidere di occuparti in prima persona delle valutazioni, oppure di affidare il compito a uno o più valutatori. Inoltre, ti permette di generare report analitici, i quali si rivelano utilissimi per prendere decisioni cruciali, determinanti per il futuro della tua azienda. 

Prova il software gratuitamente per 14 giorni e scopri anche tutte le altre funzionalità. Factorial è molto di più che un semplice software per le risorse umane. Ti permette di digitalizzare tutti i più importanti processi in ambito HR, aiutando te e i lavoratori a risparmiare tempo e risorse. 

Esempi di feedback: le conclusioni 

La corretta ed efficiente gestione dell’azienda passa oggi anche dal modo in cui fornisci i feedback ai dipendenti. 

Un feedback negativo, quando costruttivo, permette al lavoratore d’identificare i propri punti di debolezza e di sapere cosa deve fare per migliorarsi. Ugualmente anche un feedback positivo è importante. Il dipendente che lo riceve infatti si sente gratificato e stimolato a fare sempre meglio. 

In conclusione, puoi gestire oggi l’intero processo sfruttando i vantaggi della digitalizzazione. Software innovativi come Factorial sono la risposta migliore per te che cerchi uno strumento per aumentare la trasparenza, la produttività e soprattutto fornire informazioni tempestive, utili e di qualità.

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