Rilevazione presenze dipendenti: la guida definitiva per la digitalizzazione

Come si gestisce la rilevazione presenze? Oltre ai temi che riguardano i processi di selezione del personale, questa è un’altra delle domande che negli ultimi tempi, HR manager e imprenditori si stanno facendo sempre più spesso.

Il lavoro a distanza è legato all’impegno, e l’impegno è chiaramente legato alla produttività. In un universo perfetto, il lavoro da remoto dovrebbe essere sinonimo di lavoro ad alta produttività e orientato ai risultati, che opera in modo snello e veloce online.

Il tuo team, però, è composto da esseri umani. E gli esseri umani, si sa, non sono perfetti. Dovrai quindi monitorare le presenze e la produttività di ognuno, in modo da avere un’idea chiara sulla direzione del tuo gruppo di lavoro. La rilevazione presenze dei dipendenti per i team che operano in remoto può essere complicata, ma ci sono molte accortezze che puoi implementare per migliorare la produttività generale.

Nella maggioranza dei casi la rilevazione delle presenze viene effettuata tramite timbratura del badge lavoro aziendale. Ma come fare quando i dipendenti non possono recarsi in ufficio per timbrare il cartellino?

Qual è lo scopo della rilevazione delle presenze?

Se sei il responsabile del reparto risorse umane della tua azienda, sicuramente il termine “rilevazione delle presenze” non ti sarà nuovo. Tuttavia, è sempre bene aggiornare le misure che riguardano la nostra quotidianità e che sono relativamente “nuove”.

Il controllo dell’orario di lavoro, chiamato anche “rilevazione delle presenze”, è l’azione che prevede il tracciamento delle ore che ogni dipendente ha svolto durante una giornata lavorativa. Qui vengono prese in considerazione tutte le ore comprese tra l’inizio e la fine della giornata lavorativa, oltre alle ore di straordinario e quelle che non sono state lavorate, per qualsiasi motivo.

L’obiettivo della rilevazione delle presenze è quello di evitare che vengano svolte ore extra non pagate dalle aziende. In questo modo, i dipendenti sono pienamente consapevoli di tutto il tempo lavorato.

Rilevazione presenze dipendenti e smart working: difficoltà e soluzioni

Per risolvere una situazione complessa, è sempre meglio iniziare dagli aspetti più complicati, e capire mano a mano come affrontarli uno ad uno. Iniziamo quindi individuando i principali problemi e le difficoltà di rilevare le presenze in smart working:

• Mancanza di presenza fisica e controllo visivo
• Possibile differenza oraria data dalla flessibilità
• Interazione e comunicazione ridotta
• Confusione nelle aspettative

Ci possono sono sicuramente essere altri elementi di difficoltà ma questi, senz’altro, sono quelli che creano le maggiori preoccupazioni a responsabili delle risorse umane e team leader. Ora che le abbiamo individuate, scopriamo insieme come superarle.

Come gestire efficacemente le presenze in smart working

Secondo una ricerca pubblicata da Forbes, lo smart working sta aumentando la produttività dei lavoratori. Non è un caso, quindi, che sempre più aziende stiano concedendo questa forma lavorativa ai propri dipendenti.

Detto questo, non ci stanchiamo mai di ripeterlo. In qualità di team leader, HR manager o project manager devi sapere come gestire il monitoraggio in smart working e mantenere coinvolti dipendenti a distanza. Se lo farai correttamente, non tarderai notarne i risultati.

Nella tua gestione, dovrai includere metodi per tenere mantenere alto il morale del tuo team dipendenti remoti e desiderosi di lavorare per la vostra azienda. Ecco i nostri suggerimenti per un monitoraggio e una rilevazione delle presenze efficiente per i tuoi dipendenti da remoto.

1. Utilizza un calendario online condiviso

La rilevazione presenze non serve solo a controllare che i dipendenti dedichino al lavoro il giusto tempo. I componenti del tuo team devono poter sapere quando i loro colleghi e manager sono disponibili, in modo da poter comunicare con loro durante il giorno.

Condividere gli orari di tutti online in modo semplice e trasparente è più facile di quanto sembri. Con un calendario online condiviso, tu e il tuo gruppo di lavoro potrete controllare con precisione le disponibilità orarie degli altri, capire a cosa stanno lavorando e quando sono programmate riunioni o eventi. Questo fa sì che tutti siano allineati.

Uno degli strumenti più semplici da usare è Google Calendar. Ogni dipendente ha il proprio calendario colorato in cui segna i propri impegni e su cosa lavorerà. La condivisione del calendario permette di creare facilmente riunioni e tranche di progetto e permette di commentare e comunicare apertamente evitando sorprese dell’ultimo minuto.

2. Sfrutta appieno le videochiamate

Mantenere un contatto costante e “umano” è una delle principali problematiche del lavoro a distanza. La natura solitaria dello smart working può far sentire alcuni dipendenti “isolati” dal resto del team. Per coinvolgere i lavoratori da remoto e farli sentire partecipi, usare spesso le videochiamate è importante.

La videochiamata ha il grande vantaggio di permettere di vedersi in tempo reale, ma senza essere nello stesso posto. Parlarsi e, soprattutto, potersi vedere in faccia mentre lo si fa cambia in maniera radicale la comunicazione fra colleghi e manager.

Anche le riunioni video sono importanti. Aiutano i dipendenti a distanza a sentirsi parte del team, aggiungono un livello di contatto che non può essere eguagliato dai messaggi testuali o dalle e-mail. Il video, inoltre, incoraggia la partecipazione, perché i tutti dovranno essere presenti.

Una bella idea per un team, potrebbe essere quella di organizzare una riunione veloce alla mattina per allinearsi sui prossimi passi da compiere e sulle priorità della giornata. Si possono chiarire dubbi, raccontare i propri progressi o difficoltà e iniziare la giornata con maggiore motivazione.

3. Usa un sistema di time tracking e rilevazione presenze

Uno dei vantaggi dello smart working è che i dipendenti possono costruire i propri orari di lavoro. Un dipendente non deve prendersi del tempo libero per occuparsi di altre cose della sua vita. Per esempio, se ha un appuntamento dal dottore, può organizzare la sua giornata di conseguenza.

Detto questo, per mantenere un certo grado di organizzazione, i dipendenti dovrebbero registrare il proprio orario di lavoro, anche se non “classico”. È importante assicurarsi che i lavoratori da remoto completino i loro compiti. Un time tracking software può aiutare a monitorare presenze e ore lavorate dei tuoi dipendenti a distanza.

Un sistema per sostituire le timbrature in smart working serve anche ad evitare che i dipendenti lavorino troppo. Può essere facile per alcuni lavoratori in remoto perdere la cognizione del tempo quando lavorano a un progetto. Non ci sono altre persone intorno a loro che lasciano l’ufficio, e quindi potrebbero lavorare oltre l’orario normale. Lavorare più ore del previsto può portare al burnout e a uno sbilanciamento tra lavoro e vita privata, con un impatto disastroso sulla performance.

Un software per il controllo orario aiuta inoltre anche pagare con precisione i lavoratori freelance. Questo ti aiuta ad evitare problemi con il pagamento dei vari progetti ed evitare imprecisioni. Pagare in modo impreciso un dipendente potrebbe creare lamentele, problematiche legate alle tasse e altre complicazioni che sarebbe meglio evitare.

Usare un software di gestione del tempo e di rilevazione presenze ti permette anche di risparmiare tempo con le buste paga. Dopo l’invio degli orari dei dipendenti, le informazioni vengono importate automaticamente nel vostro software di gestione del personale e potrai gestire le buste paga senza dover inserire fisicamente le ore lavorate. La documentazione viene poi salvata nel software, in modo da registrare accuratamente la paga di ogni dipendente.

4. Sii presente

Che tu sia un HR manager o un team leader, la tua presenza è fondamentale. Un manager assente o poco presente non incoraggia la partecipazione. È necessario essere un leader presente se ci si aspetta una buona partecipazione dei dipendenti.

È facile perdersi nel proprio lavoro perché i dipendenti non sono lì davanti a te. Fornisci ai ai lavoratori diversi modi per contattarti, come il tuo numero di telefono e e-mail. Sforzati di comunicare regolarmente con ogni dipendente.

Oltre a “controllarli”, chiedi come stanno. Quando una persona si sente apprezzata, è più probabile che si presenti motivata e lavori sodo. Un semplice “Come vanno le cose?” può avere un grandissimo impatto sulla partecipazione dei lavoratori.

I dipendenti vanno “coccolati” e allo stesso tempo incoraggiati ad adottare un approccio proattivo e indipendente al proprio lavoro. Il management deve essere presente e farsi carico della responsabilità, non solo dei risultati, ma anche del benessere dei propri lavoratori.

Rilevazione presenze in azienda: quali sono le migliori soluzioni

Ti stai chiedendo se è arrivato il momento di utilizzare una app o un software per la rilevazione delle presenze? Quali sono le funzionalità e quali sono le attuali norme previste dalle leggi nazionali ed europee? 

Esistono diversi sistemi di rilevazione delle presenze e del controllo degli accessi. In generale hanno una duplice funzione: gestire al meglio sia il personale presente in azienda, sia i lavoratori impiegati in smart o remote work. 

Come scoprirai nel corso di questo articolo, monitorare il personale rientra tra le azioni che puoi intraprendere al fine di una corretta gestione aziendale. Non vuol dire voler controllare i lavoratori ma tutelarli, oltre che massimizzare la produttività, contenere i costi e limitare gli sprechi.   

Vediamo quindi come puoi oggi sfruttare al meglio le potenzialità dei sistemi di rilevazione delle presenze, senza tralasciare le norme attuali da rispettare al fine di garantire ai tuoi lavoratori una corretta tutela dei loro diritti. 

Cosa sono i software di rilevazione delle presenze

I software di rilevazione delle presenze sono dei programmi comunemente utilizzati dal reparto HR che permettono di registrare tutte le ore in cui un lavoratore è presente in azienda o è al lavoro da remoto. L’obiettivo di questi software è automatizzare tutte quelle operazioni di controllo che diversamente i responsabili HR sono tenuti a svolgere manualmente.

Software come Factorial permettono di rilevare le presenze dei dipendenti, anche in smart work. I lavoratori possono timbrare il cartellino in digitale utilizzando l’apposita app e avere così una panoramica completa riguardo l’ammontare di ore lavorate durante il giorno, la settimana e il mese.  

Il grande vantaggio derivante dall’utilizzo di questi software è che in automatico potrai beneficiare di report personalizzati per ogni dipendente. Di ognuno di questi puoi, in qualsiasi momento verificare: 

• I giorni lavorati 
• I giorni di assenza 
• I cambi di turno 
• Il numero di ferie maturate 
• Le ore di straordinario 
• E tanto altro

Come avrai già intuito, le funzionalità incluse nei migliori sistemi di rilevazione presenze ti permettono di accedere a tutte le informazioni inerenti all’attuale situazione lavorativa del lavoratore, facilitando così l’intera organizzazione aziendale. 

Cos’è un’app di rilevazione presenze

La tua ricerca del miglior sistema per la rilevazione presenze dovrebbe concentrarsi su applicativi come Factorial, i quali sono sia dei software sia delle app. Ciò vuol dire che potrai utilizzare il sistema sia da utilizzando un comune PC, sia puoi accedere alle medesime informazioni dallo smartphone, scaricando la relativa app. 

Per app di rilevazione presenze s’intende quindi un software sviluppato anche (o solo) per sistemi operativi compatibili con gli smartphone, Android o iOS. Avvalersi di un sistema utilizzabile anche dallo smartphone è indubbiamente un vantaggio, tanto per te, tanto per i dipendenti. 

Come titolare d’azienda, o People Manager, puoi infatti controllare che tutti i dipendenti siano presenti in azienda anche da remoto, inviare comunicazioni in tempo reale, rispondere tempestivamente a ogni richiesta. 

Allo stesso modo il lavoratore ha la possibilità di accedere in qualsiasi momento al suo profilo e a sua volta, timbrare il cartellino, inviare comunicazioni o ad esempio verificare: il piano di ferie aziendale, il numero di permessi usufruiti e rimanenti e tutte le informazioni di cui ha bisogno. 

👉 Leggi l’articolo “Software HR all-in-one, la chiave per la gestione delle Risorse Umane”.

Sistemi di rilevazione presenze e di controllo degli accessi: attenzione alle differenze 

Un’ultima distinzione che merita di essere approfondita riguarda la differenza tra i sistemi di rilevazione delle presenze e i sistemi di controllo degli accessi. I due sistemi possono essere confusi poiché entrambi possono, in alcuni casi, utilizzare una medesima tecnologia, tuttavia, lo scopo per la quale si utilizza è diverso. 

Per sistema di rilevazione presenze si intendono l’insieme di operazioni che hanno lo scopo di gestire e tutelare i tuoi dipendenti in azienda. Ne sono un esempio: timbrare il cartellino, registrare la presenza tramite badge o impronta biometrica. Questa tipologia di operazioni viene ormai gestita da software specifici collegati alla rete Internet che registrano le informazioni condivise dai lavoratori. 

Rilevare le presenze, come vedremo in dettaglio più avanti, è obbligatorio per le aziende. Lo scopo è raccogliere dati inconfutabili sulle effettive ore lavorate dal dipendente, così da tutelarlo e garantirgli un equo compenso. 

Diversamente per controllo degli accessi si intendono le azioni che puoi intraprendere per controllare il passaggio delle persone (personale, clienti, fornitori) attraverso: 

• Porte 
• Sbarre 
• Cancelli 
• Aree non autorizzate 

La tecnologia utilizzata per monitorare gli accessi è la medesima. Anche in questo caso infatti si utilizzano: 

• Badge 
• Impronte digitali 
• QR Code 
• Codici numerici 

Possiamo quindi concludere che mentre la rilevazione delle presenze ha come scopo principale quello di gestire al meglio le risorse umane in azienda, il controllo degli accessi è una pratica che ha il compito di garantire la sicurezza dei beni mobili e immobili e delle persone stesse. Queste ultime, ad esempio, potrebbero non essere autorizzate a entrare in aree potenzialmente pericolose per la loro incolumità. 

Conoscere la suddetta differenza è utile poiché ti permette di scegliere con maggiore consapevolezza il sistema di cui hai bisogno, implementando così in azienda solo la tecnologia di cui effettivamente necessiti.

👉 Leggi anche “Badge lavoro: tutte le soluzioni per timbrare il cartellino e digitalizzazione”.

Cosa dice la legge sulla rilevazione delle presenze dei dipendenti

Il tema della rilevazione delle presenze e del controllo degli accessi porta sempre molti dubbi da parte dei titolari d’azienda. In particolare, è lecito chiedersi quali aspetti della vita lavorativa dei lavoratori possono essere monitorati, e quali altri invece possono ledere il diritto alla privacy, soprattutto ora che molti dipendenti lavorano da casa. Vediamo quindi cosa attualmente dicono le norme e le leggi sul tema. 

La sentenza a cui puoi fare riferimento è la C-55/18 del 2019, in cui la Corte di Giustizia Europea ha stabilito che tutte le aziende devono dotarsi di un sistema per monitorare le ore di lavoro svolte dai dipendenti, su base giornaliera, settimanale e mensile. 

La sentenza viene incontro ai lavoratori. L’obiettivo è quello di stabilire delle regole condivise tra tutti gli Stati Membri, tali che un dipendente possa avere una prova tangibile delle ore effettivamente svolte, comprese quelle di straordinario, e di conseguenza di beneficiare di un equo trattamento economico e dei giorni di ferie e riposo spettanti. 

Malgrado ciò, sono ancora poche le organizzazioni che effettivamente dispongono di software per la rilevazione delle presenze, nonostante il diffondersi delle forme di lavoro flessibile da remoto. Tra le forme di monitoraggio più utilizzate vi sono ancora l’uso del badge, in formato elettronico o cartaceo, che tuttavia risulta difficilmente fruibile da coloro che lavorano da casa. 

Oltre quanto stabilito dalla Corte di Giustizia Europea, vi sono anche delle norme nazionali a cui fare riferimento e che dovrebbero spingere le organizzazioni a dotarsi di dispositivi per la rilevazione delle presenze del personale dipendente. In particolare, dal 2015, la legge 183/2014, conosciuta come Jobs Act prevede la possibilità di utilizzare gli strumenti tecnologici (PC, tablet) per monitorare le presenze, gli ingressi e le uscite dei lavoratori, a condizione però che non si privi del diritto alla privacy i lavoratori.  

💡 Leggi anche l’articolo “Software timbratura presenze: le caratteristiche essenziali”.

👉 Oppure “Controllo delle presenze e lavoro flessibile possono andare d’accordo”.

La legge (o normativa) sulla rilevazione delle presenze dei dipendenti, entrata in vigore a maggio 2019, ha significato un grande cambiamento negli usi e nei costumi per aziende e dipendenti. La nuova normativa ha sostanzialmente rivelato l’obbligo legale di registrare senza eccezioni l’entrata e l’uscita dal lavoro dei dipendenti con un puntuale sistema di rilevazione delle presenze, che sia oggettivo e affidabile.

Tutto questo al fine di porre fine alle pratiche abusive legate alla precarietà del lavoro, ai rapporti abusivi nei confronti dei lavoratori e anche, per contribuire alla registrazione e al corrispondente pagamento degli straordinari dei dipendenti.

Sebbene la legge (o normativa) non specifichi esattamente come effettuare il controllo orario, le attuali modalità considerate valide spaziano dalla registrazione cartacea, all’uso di fogli di calcolo, codici QR, programmi per le risorse umane e app per rilevare le presenze.

Naturalmente, il mancato rispetto di quanto richiesto dalla legge implica il coinvolgimento in pratiche fraudolente che, in caso di ispezione del lavoro, possono comportare sanzioni punibili con ingenti somme di denaro.

Come rispettare la privacy dei lavoratori 

Seguendo le disposizioni di legge riportate nel paragrafo precedente, onde evitare che un lavoratore possa rivolgersi al Garante della Privacy o a un’associazione sindacale, denunciando il non rispetto della privacy, devi seguire regole differenti a seconda del sistema utilizzato: 

Solo rilevazione delle presenze 

È legittimo utilizzare sistemi per la rilevazione delle presenze ma devi avvisare il lavoratore dell’utilizzo dello strumento oltre a utilizzare le informazioni raccolte solo in ambito lavorativo. In termini giuridici dovrai accertarti che i dati raccolti siano conformi al principio di necessità e proporzionalità. 

Spostamenti del lavoratore 

Se diversamente stai pensando a un sistema in grado di tracciare anche gli spostamenti del lavoratore, allora devi fare più attenzione. Non basta infatti semplicemente informare il dipendente ma dovrai anche stipulare un accordo o con i sindacati o richiedere e ottenere una specifica autorizzazione da parte dell’Ispettorato del lavoro. 

Quest’ultimo prima di concedere l’autorizzazione è tenuto a valutare se il monitoraggio è un’informazione che l’azienda è tenuta o meno a registrare. 

La rilevazione presenze mediante raccolta dati biometrici 

Un’altra soluzione a cui potresti pensare consiste nel rilevare le presenze mediante la raccolta di dati biometrici. La tecnologia è ancora in fase di perfezionamento e il Garante della Privacy si è più volte espresso a riguardo. 

Per dati biometrici si intende l’insieme di caratteristiche (fisiche, comportamentali, fisiologiche) di una persona che possono essere raccolte utilizzando un qualsiasi strumento elettronico. Avvalersi di una tecnologia in grado di scansionare la retina oppure di leggere l’impronta digitale o l’intero volto di un individuo significa raccogliere dati mediante dispositivi biometrici.

Attualmente, nonostante esistano le tecnologie, negli ambienti di lavoro sono limitate le realtà che si avvalgono dei dati biometrici, poiché come evidenziato nel Regolamento generale sulla protezione dei Dati questo tipo di tecnologia va utilizzata solo nel caso in cui non esistano altre possibilità meno invasive per ottenere le medesime informazioni. In ogni caso, la raccolta dei dati mediante tale tecnologia deve sempre avvenire previo consenso dell’interessato. 

L’utilizzo della tecnologia non è dunque vietato, a oggi le medesime informazioni possono essere ottenute in maniera meno invasiva e soprattutto senza causare alcun possibile danno al lavoratore.

Alla luce di quanto riportato, il miglior modo per rilevare le presenze del personale, rimane quello di utilizzare software come Factorial che non prevedono la scansione dell’iride, dell’impronta digitale o del volto per la rilevazione delle presenze in azienda ma di un non invasivo marcatempo digitale che permette ai dipendenti di segnalare l’orario d’ingresso e d’uscita dal lavoro. 

👉 Può interessarti l’articolo “Marcatempo digitale vs metodi tradizionali per la rilevazione delle presenze”.

👉 Oppure “Orario di lavoro e presenze dipendenti: guida alla gestione”.

Quando utilizzare il foglio di rilevazione delle presenze

A questo punto dovresti avere una panoramica completa riguardo i sistemi di rilevazione delle presenze e il controllo degli accessi. Se ancora non ti senti pronto a utilizzare un software HR, puoi pensare di utilizzare i classici fogli di calcolo Excel. 

Così facendo l’operazione di raccolta presenze è più complessa poiché manualmente dovrai inserire ogni giorno il numero di ore lavorate dai dipendenti senza chiaramente dimenticarti di riportare: 

• Ore di permesso
• Giorni di ferie 
• Ore di straordinario 

Riportare manualmente su un foglio Excel le presenze dei lavoratori è un’operazione che puoi pensare di svolgere fin quando il numero dei dipendenti è esiguo. Se la tua attività sta iniziando a crescere, dovresti pensare di automatizzare questa operazione onde evitare d’incorrere in errori. 

Il rischio, infatti, è non riuscire a rivelare tutte le presenze correttamente con conseguenze che possono ripercuotersi sulla busta paga, sul numero di giorni di ferie maturate e da maturare e sul TFR. 

💡 Può interessarti l’approfondimento “Foglio presenze dipendenti: guida con modello gratuito e modificabile”.

Software gestione presenze dipendenti: vantaggi

Utilizzare un software di gestione delle presenze dei dipendenti, è la scelta migliore per te che gestisci una PMI. Ti permette di rispettare le attuali norme, ti supporta in questo delicato periodo di trasformazione verso il digitale, ti permette di rilevare gli orari d’inizio e di fine lavoro di tutti i dipendenti anche in smart working. Vediamo quindi in dettaglio alcuni buoni motivi da considerare: 

Risparmi tempo e denaro 

I responsabili HR ti ringrazieranno. Implementare in azienda un software di gestione per la rilevazione delle presenze, semplifica e ottimizza enormemente le attività in carico al reparto HR. Il maggior tempo a disposizione, ad esempio, può essere utilizzato per: 

• Scegliere con maggiore cura i nuovi profili 
• Seguire più da vicino i nuovi dipendenti durante l’onboarding 
• Concentrarsi sulle politiche rivolte al benessere del personale 

Promuovi la flessibilità lavorativa 

Utilizzando un software e la relativa app dai ai tuoi dipendenti la possibilità di gestire in autonomia il loro lavoro. Probabilmente hai uno o più dipendenti in smart working, che possono così, al pari degli altri timbrare il cartellino con facilità. 

Disporre in azienda di strumenti pensati anche per promuovere la flessibilità lavorativa è di fondamentale importanza. I tuoi lavoratori possono gestire in autonomia le attività senza essere necessariamente vincolati agli orari di apertura e chiusura dell’azienda.

👉 Leggi “Controllo delle presenze e lavoro flessibile possono andare d’accordo”.

👉 Oppure “Smart Working: la guida definitiva e tutte le novità sulla proroga 2022”.

Eviti ogni incomprensione 

I migliori software per le presenze dei dipendenti non registrano passivamente gli orari d’ingresso e di uscita, ma sono uno strumento che a 360° supporta l’azienda, aiutandola a organizzare al meglio il lavoro. Ogni lavoratore conosce con precisione le ore effettivamente lavorate e da queste è possibile ottenere informazioni quali: 

• Giorni di ferie godute e disponibili
• Ore di permesso ROL 
• Ammontare della busta paga del mese 

In altre parole, un dipendente, mediante app, può conoscere ogni aspetto della propria vita lavorativa. Questo evita incomprensioni e aiuta a promuovere un clima disteso e trasparente. 

I limiti di un software presenze dipendenti gratis

Ora che sei a conoscenza delle norme da rispettare in merito alla rilevazione delle presenze dei dipendenti, potresti chiederti, perché non provare a utilizzare un programma gratuito. Cercando in rete sicuramente troverai software basici che ti permettono di registrare gli orari d’ingresso e di uscita dal lavoro dei dipendenti, tuttavia le funzionalità risultano limitate e spesso non portano ad alcun vantaggio in termini di tempo risparmiato. 

Come ben sai la digital transformation oggi mette a disposizione strumenti sofisticati effettivamente sviluppati per aumentare la competitività e l’efficienza dell’azienda. Chiaramente questi software e app richiedono una spesa che tuttavia viene rapidamente assorbita considerando tutti i vantaggi derivanti. 

Un software gratuito per registrare le presenze dei dipendenti deve rispettare alcune caratteristiche, diversamente, non c’è alcun vantaggio rispetto a continuare a segnare manualmente gli orari d’ingresso e di uscita: 

App e software 

Un software realizzato per permettere ai lavoratori di segnalare gli orari d’ingresso e di uscita è necessario sia integrato con la relativa app. L’app permette di gestire a distanza le operazioni, non solo venendo incontro ai lavoratori da remoto, ma anche a datori e People Manager che possono controllare ogni aspetto relativo all’organizzazione anche a distanza. 

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Compatibilità con altri tool  

Un software non compatibile con altri programmi e applicativi chiaramente ha dei limiti di cui dovresti tenere conto. I migliori software hanno la caratteristica d’integrarsi perfettamente con tutte le altre piattaforme comunemente utilizzate dalle PMI e dalle grandi imprese: 

• Google calendar 
• Gmail 
• Outlook 
• Slack 
• Zapier 
• Breezy HR 

Conforme alle norme 

Ti consigliamo inoltre di accertarti che il software da te scelto rispetti quanto stabilito in merito dalle leggi italiane ed europee in termini di rispetto della privacy dei lavoratori. Un dispositivo non conforme alle norme potrebbe esporre la tua azienda a contestazioni da parte dei lavoratori che sicuramente vorrai evitare. 

In cloud  

Infine, è importante che il software da te scelto registri tutte le attività in cloud. Questa funzionalità permette in tempo reale di verificare e intervenire su numerosi aspetti che regolano la vita in azienda di un lavoratore. Puoi infatti non solo verificare l’orario d’ingresso e d’uscita di ogni singolo lavoratore ma anche:

• Inviare comunicazioni 
• Chiedere di firmare documenti 
• Aggiornare in tempo reale il foglio presenze 
• Assegnare nuovi compiti e mansioni 

Factorial il Software HR di rilevazione presenze

I due modi più comuni per eseguire il controllo dell’orario dei lavoratori sono attraverso un modello che possiamo creare noi stessi, ad esempio, in Excel o in uno spreedsheet di Google Drive, oppure optare per un software di rilevazione delle presenze come Factorial.

Prova a fare questo esercizio: pensa al metodo di rilevamento delle presenze che utilizzi, quali sono i suoi difetti? Come vorrei che fosse? Molte aziende optano per la digitalizzazione e modificano tutta la loro gestione dell’orario con un software HR che semplifica le loro attività quitidiane.

Ecco alcuni motivi per fare il grande passo e dire addio ai fogli di calcolo manuali:

• Permette di offrire trasparenza, sia ai propri dipendenti che a un’eventuale ispezione del lavoro.
• Si ottiene una maggiore efficienza rispetto a una tabella Excel, poiché si stima che il reparto Risorse umane possa risparmiare fino al 70% del tempo impiegato nella revisione di un controllo manuale dell’orario su fogli presenze mensili o settimanali.
• Eviti errori umani, non sorprende che un Excel che passa attraverso molte mani possa essere configurato male, con un software per la rilevazione delle presenze del personale avresti il ​​controllo totale.
• Ti assicuri di rispettare la legge. Grazie ai software HR potrai assicurarti che i dati non possano essere modificati dall’esterno e da chiunque non abbia autorizzazione. Inoltre è importante ricordare che bisogna fare particolarmente attenzione anche a garantire la privacy dei dipendenti.

Ora che hai capito gli aspetti più importanti di questo argomento, è arrivato il momento di passare all’azione. Cerchi un software per la rilevazione presenze in smart working?

Factorial HR è la soluzione per la gestione delle risorse umane che fa per te! Il suo sistema include un software di rilevazione presenze che ti permetterà di:

• Firmare, confermare e gestire l’orario di lavoro dei dipendenti da remoto
• Far timbrare online i dipendenti in smart working con l’app di rilevazione presenze
• Controllare le performance con report personalizzati
• Ridurre i casi di assenteismo

Sappiamo quanto sia difficile controllare i tuoi dipendenti da remoto, quindi cosa c’è di meglio del software HR che semplifica le attività più manuali della nostra giornata?

Questi sono i motivi per cui dovresti optare per un software HR:

• Maggiore sicurezza:
• Informazioni sempre aggiornate
•  Gestione dei documenti e firma digitale:
• Disponibilità immediata di qualsiasi documento –
• Monitoraggio e follow-up dei processi –

Vorresti digitalizzare il tuo reparto delle risorse umane? Approfittane subito e prova il nostro software gratuitamente per 14 giorni. Prova il nostro metodo per la gestione dell’orario e la rilevazione delle presenze, la nostra funzione di firma elettronica e l’invio automatico delle buste paga, tra le altre funzioni. La nuova era digitale ti sta aspettando!

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