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Rilevazione presenze dipendenti: la guida definitiva per la digitalizzazione

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36 minuti di lettura
Rilevazione presenze

Come si gestisce la rilevazione presenze? Oltre ai temi che riguardano i processi di selezione del personale, questa è un’altra delle domande che negli ultimi tempi, HR manager e imprenditori si stanno facendo sempre più spesso.

Il lavoro a distanza è legato all’impegno, e l’impegno è chiaramente legato alla produttività. In un universo perfetto, il lavoro da remoto dovrebbe essere sinonimo di lavoro ad alta produttività e orientato ai risultati, che opera in modo snello e veloce online.

Il tuo team, però, è composto da esseri umani. E gli esseri umani, si sa, non sono perfetti. Dovrai quindi monitorare le presenze e la produttività di ognuno, in modo da avere un’idea chiara sulla direzione del tuo gruppo di lavoro. La rilevazione presenze dei dipendenti per i team che operano in remoto può essere complicata, ma ci sono molte accortezze che puoi implementare per migliorare la produttività generale.

Nella maggioranza dei casi la rilevazione delle presenze viene effettuata tramite timbratura del badge lavoro aziendale. Ma come fare quando i dipendenti non possono recarsi in ufficio per timbrare il cartellino?

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Sommario

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Qual è lo scopo della rilevazione delle presenze?

Se sei il responsabile del reparto risorse umane della tua azienda, sicuramente il termine “rilevazione delle presenze” non ti sarà nuovo. Tuttavia, è sempre bene aggiornare le misure che riguardano la nostra quotidianità e che sono relativamente “nuove”.

Il controllo dell’orario di lavoro, chiamato anche “rilevazione delle presenze”, è l’azione che prevede il tracciamento delle ore che ogni dipendente ha svolto durante una giornata lavorativa. Qui vengono prese in considerazione tutte le ore comprese tra l’inizio e la fine della giornata lavorativa, oltre alle ore di straordinario e quelle che non sono state lavorate, per qualsiasi motivo.

L’obiettivo della rilevazione delle presenze è quello di evitare che vengano svolte ore extra non pagate dalle aziende. In questo modo, i dipendenti sono pienamente consapevoli di tutto il tempo lavorato.

Rilevazione presenze dipendenti e smart working: le difficoltà

Per risolvere una situazione complessa, è sempre meglio iniziare dagli aspetti più complicati, e capire mano a mano come affrontarli uno ad uno. Iniziamo quindi individuando i principali problemi e le difficoltà di rilevare le presenze in smart working:

Ci possono sono sicuramente essere altri elementi di difficoltà ma questi, senz’altro, sono quelli che creano le maggiori preoccupazioni a responsabili delle risorse umane e team leader. Ora che le abbiamo individuate, scopriamo insieme come superarle.

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Come gestire efficacemente le presenze in smart working

Secondo una ricerca pubblicata da Forbes, lo smart working sta aumentando la produttività dei lavoratori. Non è un caso, quindi, che sempre più aziende stiano concedendo questa forma lavorativa ai propri dipendenti.

Detto questo, non ci stanchiamo mai di ripeterlo. In qualità di team leader, HR manager o project manager devi sapere come gestire il monitoraggio in smart working e mantenere coinvolti dipendenti a distanza. Se lo farai correttamente, non tarderai notarne i risultati.

Nella tua gestione, dovrai includere metodi per tenere mantenere alto il morale del tuo team dipendenti remoti e desiderosi di lavorare per la vostra azienda. Ecco i nostri suggerimenti per un monitoraggio e una rilevazione delle presenze efficiente per i tuoi dipendenti da remoto.

1. Utilizza un calendario online condiviso

La rilevazione presenze non serve solo a controllare che i dipendenti dedichino al lavoro il giusto tempo. I componenti del tuo team devono poter sapere quando i loro colleghi e manager sono disponibili, in modo da poter comunicare con loro durante il giorno.

Condividere gli orari di tutti online in modo semplice e trasparente è più facile di quanto sembri. Con un calendario online condiviso, tu e il tuo gruppo di lavoro potrete controllare con precisione le disponibilità orarie degli altri, capire a cosa stanno lavorando e quando sono programmate riunioni o eventi. Questo fa sì che tutti siano allineati.

Uno degli strumenti più semplici da usare è Google Calendar. Ogni dipendente ha il proprio calendario colorato in cui segna i propri impegni e su cosa lavorerà. La condivisione del calendario permette di creare facilmente riunioni e tranche di progetto e permette di commentare e comunicare apertamente evitando sorprese dell’ultimo minuto.

2. Sfrutta appieno le videochiamate

Mantenere un contatto costante e “umano” è una delle principali problematiche del lavoro a distanza. La natura solitaria dello smart working può far sentire alcuni dipendenti “isolati” dal resto del team. Per coinvolgere i lavoratori da remoto e farli sentire partecipi, usare spesso le videochiamate è importante.

La videochiamata ha il grande vantaggio di permettere di vedersi in tempo reale, ma senza essere nello stesso posto. Parlarsi e, soprattutto, potersi vedere in faccia mentre lo si fa cambia in maniera radicale la comunicazione fra colleghi e manager.

Anche le riunioni video sono importanti. Aiutano i dipendenti a distanza a sentirsi parte del team, aggiungono un livello di contatto che non può essere eguagliato dai messaggi testuali o dalle e-mail. I dipendenti possono leggere il linguaggio del corpo di ognuno e stabilire un contatto visivo, creando un’atmosfera più coinvolgente. Il video, inoltre, incoraggia la partecipazione, perché i tutti dovranno essere presenti.

Una bella idea per un team, potrebbe essere quella di organizzare una riunione veloce alla mattina per allinearsi sui prossimi passi da compiere e sulle priorità della giornata. Si possono chiarire dubbi, raccontare i propri progressi o difficoltà e iniziare la giornata con maggiore motivazione.

3. Usa un sistema di time tracking e rilevazione presenze

Uno dei vantaggi dello smart working è che i dipendenti possono costruire i propri orari di lavoro. Un dipendente non deve prendersi del tempo libero per occuparsi di altre cose della sua vita. Per esempio, se ha un appuntamento dal dottore, può organizzare la sua giornata di conseguenza.

Detto questo, per mantenere un certo grado di organizzazione, i dipendenti dovrebbero registrare il proprio orario di lavoro, anche se non “classico”. È importante assicurarsi che i lavoratori da remoto completino i loro compiti. Un time tracking software può aiutare a monitorare presenze e ore lavorate dei tuoi dipendenti a distanza.

Un sistema per sostituire le timbrature in smart working serve anche ad evitare che i dipendenti lavorino troppo. Può essere facile per alcuni lavoratori in remoto perdere la cognizione del tempo quando lavorano a un progetto. Non ci sono altre persone intorno a loro che lasciano l’ufficio, e quindi potrebbero lavorare oltre l’orario normale. Lavorare più ore del previsto può portare al burnout e a uno sbilanciamento tra lavoro e vita privata, con un impatto disastroso sulla performance.

Un software per il controllo orario aiuta inoltre anche pagare con precisione i lavoratori freelance. Questo ti aiuta ad evitare problemi con il pagamento dei vari progetti ed evitare imprecisioni. Pagare in modo impreciso un dipendente potrebbe creare lamentele, problematiche legate alle tasse e altre complicazioni che sarebbe meglio evitare.

Usare un software di gestione del tempo e di rilevazione presenze ti permette anche di risparmiare tempo con le buste paga. Dopo l’invio degli orari dei dipendenti, le informazioni vengono importate automaticamente nel vostro software di gestione del personale e potrai gestire le buste paga senza dover inserire fisicamente le ore lavorate. La documentazione viene poi salvata nel software, in modo da registrare accuratamente la paga di ogni dipendente.

4. Mantieni alto lo spirito di gruppo

Spesso chi lavora da remoto a non ha lo stesso orario di chi lavora in ufficio. La possibilità di lavorare con un orario flessibile può causare problemi di comunicazione. I lavoratori a distanza potrebbero non essere disponibili durante l’orario di lavoro, e quindi contattare manager e colleghi (e viceversa) potrebbe diventare un problema.

Come responsabile delle risorse umane, devi assicurarti che i team leader riuniscano periodicamente il team per parlare di progressi, opinioni e problematiche. Fa in modo che gli orari dei dipendenti in smart working si sovrappongano alle ore d’ufficio per almeno una parte della giornata. Questo creerà una “finestra” di tempo in cui i membri del team possono facilmente mettersi in contatto l’uno con l’altro, creando inclusione e stimolando il senso di appartenenza.

Richiedi ai team leader di programmare degli incontri ricorrenti con i loro team tramite video chat o telefono. Per esempio tutti i giorni, settimanalmente o mensilmente. Invita a creare uno schema di ciò che si vuole discutere, ma lasciando spazio ad una discussione aperta. Dovrebbe esserci un limite di tempo per la riunione in modo che non ci voglia troppo tempo per risolvere i problemi.

Durante la riunione,  ogni membro del team deve avere la possibilità di parlare del proprio lavoro, dei progressi e delle sfide che sta affrontando. Conservare un documento condiviso che annoti ciò di cui ogni persona parla, è un ottima pratica per permettere al team di farvi riferimento in seguito.

5. Sii presente

Che tu sia un HR manager o un team leader, la tua presenza è fondamentale. Un manager assente o poco presente non incoraggia la partecipazione. È necessario essere un leader presente se ci si aspetta una buona partecipazione dei dipendenti.

È facile perdersi nel proprio lavoro perché i dipendenti non sono lì davanti a te. Fornisci ai ai lavoratori diversi modi per contattarti, come il tuo numero di telefono e e-mail. Sforzati di comunicare regolarmente con ogni dipendente.

Oltre a “controllarli”, chiedi come stanno. Quando una persona si sente apprezzata, è più probabile che si presenti motivata e lavori sodo. Un semplice “Come vanno le cose?” può avere un grandissimo impatto sulla partecipazione dei lavoratori.

I dipendenti vanno “coccolati” e allo stesso tempo incoraggiati ad adottare un approccio proattivo e indipendente al proprio lavoro. Il management deve essere presente e farsi carico della responsabilità, non solo dei risultati, ma anche del benessere dei propri lavoratori.

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Rilevazione presenze in azienda: quali sono le migliori soluzioni

Ti stai chiedendo se è arrivato il momento di utilizzare una app o un software per la rilevazione delle presenze? Quali sono le funzionalità e quali sono le attuali norme previste dalle leggi nazionali ed europee? 

Esistono diversi sistemi di rilevazione delle presenze e del controllo degli accessi. In generale hanno una duplice funzione: gestire al meglio sia il personale presente in azienda, sia i lavoratori impiegati in smart o remote work

Come scoprirai nel corso di questo articolo, monitorare il personale rientra tra le azioni che puoi intraprendere al fine di una corretta gestione aziendale. Non vuol dire voler controllare i lavoratori ma tutelarli, oltre che massimizzare la produttività, contenere i costi e limitare gli sprechi.   

Vediamo quindi come puoi oggi sfruttare al meglio le potenzialità dei sistemi di rilevazione delle presenze, senza tralasciare le norme attuali da rispettare al fine di garantire ai tuoi lavoratori una corretta tutela dei loro diritti. 

Cosa sono i software di rilevazione delle presenze

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I software di rilevazione delle presenze sono dei programmi comunemente utilizzati dal reparto HR che permettono di registrare tutte le ore in cui un lavoratore è presente in azienda o è al lavoro da remoto. L’obiettivo di questi software è automatizzare tutte quelle operazioni di controllo che diversamente i responsabili HR sono tenuti a svolgere manualmente.

Software come Factorial permettono di rilevare le presenze dei dipendenti, anche in smart work. I lavoratori possono timbrare il cartellino in digitale utilizzando l’apposita app e avere così una panoramica completa riguardo l’ammontare di ore lavorate durante il giorno, la settimana e il mese.  

Il grande vantaggio derivante dall’utilizzo di questi software è che in automatico potrai beneficiare di report personalizzati per ogni dipendente. Di ognuno di questi puoi, in qualsiasi momento verificare: 

  • I giorni lavorati 
  • I giorni di assenza 
  • I cambi di turno 
  • Il numero di ferie maturate 
  • Le ore di straordinario 
  • E tanto altro

Come avrai già intuito, le funzionalità incluse nei migliori sistemi di rilevazione presenze ti permettono di accedere a tutte le informazioni inerenti all’attuale situazione lavorativa del lavoratore, facilitando così l’intera organizzazione aziendale. 

Scarica QUI il modello Excel

Cos’è un’app di rilevazione presenze

La tua ricerca del miglior sistema per la rilevazione presenze dovrebbe concentrarsi su applicativi come Factorial, i quali sono sia dei software sia delle app. Ciò vuol dire che potrai utilizzare il sistema sia da utilizzando un comune PC, sia puoi accedere alle medesime informazioni dallo smartphone, scaricando la relativa app. 

Per app di rilevazione presenze s’intende quindi un software sviluppato anche (o solo) per sistemi operativi compatibili con gli smartphone, Android o iOS. Avvalersi di un sistema utilizzabile anche dallo smartphone è indubbiamente un vantaggio, tanto per te, tanto per i dipendenti. 

Come titolare d’azienda, o People Manager, puoi infatti controllare che tutti i dipendenti siano presenti in azienda anche da remoto, inviare comunicazioni in tempo reale, rispondere tempestivamente a ogni richiesta. 

Allo stesso modo il lavoratore ha la possibilità di accedere in qualsiasi momento al suo profilo e a sua volta, timbrare il cartellino, inviare comunicazioni o ad esempio verificare: il piano di ferie aziendale, il numero di permessi usufruiti e rimanenti e tutte le informazioni di cui ha bisogno. 

👉 Leggi l’articolo “Software HR all-in-one, la chiave per la gestione delle Risorse Umane”.

Sistemi di rilevazione presenze e di controllo degli accessi: attenzione alle differenze 

Un’ultima distinzione che merita di essere approfondita riguarda la differenza tra i sistemi di rilevazione delle presenze e i sistemi di controllo degli accessi. I due sistemi possono essere confusi poiché entrambi possono, in alcuni casi, utilizzare una medesima tecnologia, tuttavia, lo scopo per la quale si utilizza è diverso. 

Per sistema di rilevazione presenze si intendono l’insieme di operazioni che hanno lo scopo di gestire e tutelare i tuoi dipendenti in azienda. Ne sono un esempio: timbrare il cartellino, registrare la presenza tramite badge o impronta biometrica. Questa tipologia di operazioni viene ormai gestita da software specifici collegati alla rete Internet che registrano le informazioni condivise dai lavoratori. 

Rilevare le presenze, come vedremo in dettaglio più avanti, è obbligatorio per le aziende. Lo scopo è raccogliere dati inconfutabili sulle effettive ore lavorate dal dipendente, così da tutelarlo e garantirgli un equo compenso. 

Diversamente per controllo degli accessi si intendono le azioni che puoi intraprendere per controllare il passaggio delle persone (personale, clienti, fornitori) attraverso: 

  • Porte 
  • Sbarre 
  • Cancelli 
  • Aree non autorizzate 

La tecnologia utilizzata per monitorare gli accessi è la medesima. Anche in questo caso infatti si utilizzano: 

  • Badge 
  • Impronte digitali 
  • QR Code 
  • Codici numerici 

Possiamo quindi concludere che mentre la rilevazione delle presenze ha come scopo principale quello di gestire al meglio le risorse umane in azienda, il controllo degli accessi è una pratica che ha il compito di garantire la sicurezza dei beni mobili e immobili e delle persone stesse. Queste ultime, ad esempio, potrebbero non essere autorizzate a entrare in aree potenzialmente pericolose per la loro incolumità. 

Conoscere la suddetta differenza è utile poiché ti permette di scegliere con maggiore consapevolezza il sistema di cui hai bisogno, implementando così in azienda solo la tecnologia di cui effettivamente necessiti.

👉 Leggi anche “Badge lavoro: tutte le soluzioni per timbrare il cartellino e digitalizzazione”.

Perché è importante la rilevazione presenze dei dipendenti 

Soprattutto se gestisci una micro impresa potresti chiederti perché dotarsi di un programma di rilevazione delle presenze. Probabilmente fino a ora hai semplicemente utilizzato un foglio di rilevazione delle presenze realizzato in Word o in Excel

Non mettiamo in dubbio che la gestione di pochi dipendenti sia possibile anche senza l’ausilio di software specifici, tuttavia, ti invitiamo anche a considerare come la digital transformation rappresenti oggi un’opportunità di crescita tanto per le micro, piccole e medie imprese tanto per le grandi organizzazioni. 

Indipendentemente dalla grandezza dell’azienda da te gestita infatti, esigenze quali: attirare e mantenere nuovi talenti, acquisire quote di mercato, automatizzare i processi, sono molto attuali. 

Garantire ai tuoi lavoratori un ambiente di lavoro gestito automatizzato, snello ed efficiente, porta risvolti positivi sulla cultura e sulla reputazione dell’azienda agli occhi esterni. Inoltre, innovarsi trovando sistemi pensati per automatizzare operazioni noiose e ripetitive, permette alle tue risorse di concentrarsi esclusivamente sul proprio business e di ridurre i costi aziendali

Dotarsi oggi di un software completo HR, in definitiva, ha un impatto positivo sulla tua organizzazione sotto più punti di vista: 

  • Personale più consapevole 
  • Aumento della produttività 
  • Minori tassi di turn over e assenteismo 
  • Processi di onboarding facili da gestire e monitorare 
  • Ottimale gestione dei flussi di lavoro  

👉 Leggi l’articolo “Time sheet: come utilizzarlo per la rilevazione delle presenze”.

👉 Oppure “Portale HR dipendenti: tutte le funzionalità necessarie alla digitalizzazione”.

Cosa dice la legge sulla rilevazione delle presenze dei dipendenti

Il tema della rilevazione delle presenze e del controllo degli accessi porta sempre molti dubbi da parte dei titolari d’azienda. In particolare, è lecito chiedersi quali aspetti della vita lavorativa dei lavoratori possono essere monitorati, e quali altri invece possono ledere il diritto alla privacy, soprattutto ora che molti dipendenti lavorano da casa. Vediamo quindi cosa attualmente dicono le norme e le leggi sul tema. 

La sentenza a cui puoi fare riferimento è la C-55/18 del 2019, in cui la Corte di Giustizia Europea ha stabilito che tutte le aziende devono dotarsi di un sistema per monitorare le ore di lavoro svolte dai dipendenti, su base giornaliera, settimanale e mensile. 

La sentenza viene incontro ai lavoratori. L’obiettivo è quello di stabilire delle regole condivise tra tutti gli Stati Membri, tali che un dipendente possa avere una prova tangibile delle ore effettivamente svolte, comprese quelle di straordinario, e di conseguenza di beneficiare di un equo trattamento economico e dei giorni di ferie e riposo spettanti. 

Malgrado ciò, sono ancora poche le organizzazioni che effettivamente dispongono di software per la rilevazione delle presenze, nonostante il diffondersi delle forme di lavoro flessibile da remoto. Tra le forme di monitoraggio più utilizzate vi sono ancora l’uso del badge, in formato elettronico o cartaceo, che tuttavia risulta difficilmente fruibile da coloro che lavorano da casa. 

Oltre quanto stabilito dalla Corte di Giustizia Europea, vi sono anche delle norme nazionali a cui fare riferimento e che dovrebbero spingere le organizzazioni a dotarsi di dispositivi per la rilevazione delle presenze del personale dipendente. In particolare, dal 2015, la legge 183/2014, conosciuta come Jobs Act prevede la possibilità di utilizzare gli strumenti tecnologici (PC, tablet) per monitorare le presenze, gli ingressi e le uscite dei lavoratori, a condizione però che non si privi del diritto alla privacy i lavoratori.  

💡 Leggi anche l’articolo “Software timbratura presenze: le caratteristiche essenziali”.

👉 Oppure “Controllo delle presenze e lavoro flessibile possono andare d’accordo”.

La legge (o normativa) sulla rilevazione delle presenze dei dipendenti, entrata in vigore a maggio 2019, ha significato un grande cambiamento negli usi e nei costumi per aziende e dipendenti. La nuova normativa ha sostanzialmente rivelato l’obbligo legale di registrare senza eccezioni l’entrata e l’uscita dal lavoro dei dipendenti con un puntuale sistema di rilevazione delle presenze, che sia oggettivo e affidabile.

Tutto questo al fine di porre fine alle pratiche abusive legate alla precarietà del lavoro, ai rapporti abusivi nei confronti dei lavoratori e anche, per contribuire alla registrazione e al corrispondente pagamento degli straordinari dei dipendenti.

Sebbene la legge (o normativa) non specifichi esattamente come effettuare il controllo orario, le attuali modalità considerate valide spaziano dalla registrazione cartacea, all’uso di fogli di calcolo, codici QR, programmi per le risorse umane e app per rilevare le presenze.

Naturalmente, il mancato rispetto di quanto richiesto dalla legge implica il coinvolgimento in pratiche fraudolente che, in caso di ispezione del lavoro, possono comportare sanzioni punibili con ingenti somme di denaro.

Quali cambiamenti ha subito la legge sulla rilevazione delle presenze?

La Corte di Giustizia UE con la sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019 si è espressa in merito alla rilevazione delle presenze dei dipendenti.

Con la sentenza sopra citata la Corte di Giustizia si è esposta a tutela dei lavoratori. Infatti, è stato stabilito l’obbligo per tutti gli Stati membri dell’UE di imporre a tutte le aziende, senza distinzione in merito alla grandezza della stessa, di avere in dotazione un sistema di rilevazione delle presenze dei propri dipendenti.

L’obiettivo dell’introduzione di questa nuove normativa risiede nella possibilità di monitorare in maniera oggettiva, e il più possibile precisa, le ore lavorate dai dipendenti. In questo modo eventuali straordinari potranno essere registrati e regolarmente pagati. Allo stesso modo sarà possibile definire in maniera corretta i turni di riposo.

Come abbiamo detto tutte le aziende sono obbligate a tenere un registro di tutti i loro dipendenti, indipendentemente dal tipo di contratto che hanno.

Con questo nuovo regolamento, sono apparse 2 nuove funzionalità che influenzano il controllo dell’orario di lavoro durante il telelavoro:

  • # 1 Le pause devono essere registrate – Se i dipendenti smettono di lavorare per fumare, fare colazione o prendere un caffè, devono detrarlo come tempo dalla loro giornata lavorativa. Tuttavia, questo dipende da ciascuna azienda, che deve stabilire dei limiti di tempo per questi casi.
    # 2 Lo straordinario deve essere fatto con autorizzazione – Il controllo delle presenze è stato implementato per regolare tutto il lavoro e ammenda le aziende che costringono i propri dipendenti a lavorare di più, quindi, ora se hai bisogno di prolungare la giornata, dovresti prima consultare il manager diretto.

Per coloro che non effettuano il telelavoro, dovrebbero sapere che i viaggi di ritorno dopo una riunione aziendale non verranno conteggiati come lavoro.

Cosa si intende per straordinario?

A volte possono sorgere dubbi su cosa sono e cosa non sono gli straordinari. Tuttavia, conoscere le loro differenze sarà di vitale importanza per controllare il volume di lavoro dei nostri dipendenti e la loro retribuzione.

Successivamente, spieghiamo il concetto di lavoro straordinario:

Straordinari: sono tutte quelle ore che superano il limite di tempo di una giornata lavorativa concordata. Cioè se in base al contratto si specifica che il lavoratore deve lavorare 40 ore settimanali, tutte quelle che vengono effettuate in eccesso verranno conteggiate come straordinarie.

Per quanto riguarda la loro retribuzione, deve essere conforme a quanto stabilito da convenzione o contratto, ma non può mai essere inferiore al valore dell’ora ordinaria.

Per quanto riguarda i lavoratori che svolgono orario part-time le ore di straordinario vengono definite come ore supplementari. Devono comunque rientrare nel limite delle ore stabilite per legge e devono seguire la retribuzione dettata dai CCNL.

Inoltre, dobbiamo tenere presente che i minori di 18 anni non possono fare gli straordinari, nè tantomeno prestare servizio con orario notturno.

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Come rispettare la privacy dei lavoratori 

Seguendo le disposizioni di legge riportate nel paragrafo precedente, onde evitare che un lavoratore possa rivolgersi al Garante della Privacy o a un’associazione sindacale, denunciando il non rispetto della privacy, devi seguire regole differenti a seconda del sistema utilizzato: 

Solo rilevazione delle presenze 

È legittimo utilizzare sistemi per la rilevazione delle presenze ma devi avvisare il lavoratore dell’utilizzo dello strumento oltre a utilizzare le informazioni raccolte solo in ambito lavorativo. In termini giuridici dovrai accertarti che i dati raccolti siano conformi al principio di necessità e proporzionalità. 

Spostamenti del lavoratore 

Se diversamente stai pensando a un sistema in grado di tracciare anche gli spostamenti del lavoratore, allora devi fare più attenzione. Non basta infatti semplicemente informare il dipendente ma dovrai anche stipulare un accordo o con i sindacati o richiedere e ottenere una specifica autorizzazione da parte dell’Ispettorato del lavoro. 

Quest’ultimo prima di concedere l’autorizzazione è tenuto a valutare se il monitoraggio è un’informazione che l’azienda è tenuta o meno a registrare. 

La rilevazione presenze mediante raccolta dati biometrici 

Un’altra soluzione a cui potresti pensare consiste nel rilevare le presenze mediante la raccolta di dati biometrici. La tecnologia è ancora in fase di perfezionamento e il Garante della Privacy si è più volte espresso a riguardo. 

Per dati biometrici si intende l’insieme di caratteristiche (fisiche, comportamentali, fisiologiche) di una persona che possono essere raccolte utilizzando un qualsiasi strumento elettronico. Avvalersi di una tecnologia in grado di scansionare la retina oppure di leggere l’impronta digitale o l’intero volto di un individuo significa raccogliere dati mediante dispositivi biometrici.

Attualmente, nonostante esistano le tecnologie, negli ambienti di lavoro sono limitate le realtà che si avvalgono dei dati biometrici, poiché come evidenziato nel Regolamento generale sulla protezione dei Dati questo tipo di tecnologia va utilizzata solo nel caso in cui non esistano altre possibilità meno invasive per ottenere le medesime informazioni. In ogni caso, la raccolta dei dati mediante tale tecnologia deve sempre avvenire previo consenso dell’interessato. 

L’utilizzo della tecnologia non è dunque vietato, a oggi le medesime informazioni possono essere ottenute in maniera meno invasiva e soprattutto senza causare alcun possibile danno al lavoratore.

Alla luce di quanto riportato, il miglior modo per rilevare le presenze del personale, rimane quello di utilizzare software come Factorial che non prevedono la scansione dell’iride, dell’impronta digitale o del volto per la rilevazione delle presenze in azienda ma di un non invasivo marcatempo digitale che permette ai dipendenti di segnalare l’orario d’ingresso e d’uscita dal lavoro

👉 Può interessarti l’articolo “Marcatempo digitale vs metodi tradizionali per la rilevazione delle presenze”.

👉 Oppure “Orario di lavoro e presenze dipendenti: guida alla gestione”.

Quando utilizzare il foglio di rilevazione delle presenze

A questo punto dovresti avere una panoramica completa riguardo i sistemi di rilevazione delle presenze e il controllo degli accessi. Se ancora non ti senti pronto a utilizzare un software HR, puoi pensare di utilizzare i classici fogli di calcolo Excel. 

Così facendo l’operazione di raccolta presenze è più complessa poiché manualmente dovrai inserire ogni giorno il numero di ore lavorate dai dipendenti senza chiaramente dimenticarti di riportare: 

  • Ore di permesso
  • Giorni di ferie 
  • Ore di straordinario 

Riportare manualmente su un foglio Excel le presenze dei lavoratori è un’operazione che puoi pensare di svolgere fin quando il numero dei dipendenti è esiguo. Se la tua attività sta iniziando a crescere, dovresti pensare di automatizzare questa operazione onde evitare d’incorrere in errori. 

Il rischio, infatti, è non riuscire a rivelare tutte le presenze correttamente con conseguenze che possono ripercuotersi sulla busta paga, sul numero di giorni di ferie maturate e da maturare e sul TFR

💡 Può interessarti l’approfondimento “Foglio presenze dipendenti: guida con modello gratuito e modificabile”.

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Come funziona il controllo dell’orario durante la rilevazione presenze?

Il mondo del lavoro è cambiato e, ora che non lavoriamo nel solito ambiente di lavoro a causa del Coronavirus, è più essenziale che mai mantenere un buon controllo dell’orario.

Come responsabili delle risorse umane dobbiamo comunicare ai nostri dipendenti che devono continuare con l’abitudine di registrare le proprie ore, non solo per questioni legali, ma in qualche modo è anche il loro modo di giustificare le ore di telelavoro ora che nessuno le controlla.

Ma come timbrare il cartellino da casa? Quelle aziende che sono già avanzate a livello tecnologico probabilmente stanno già utilizzando alcuni software delle risorse umane o possiedono un’app per timbrare il cartellino.

Ma nei casi in cui le aziende non dispongono di questi sistemi tecnologici, la legge consente il monitoraggio dell’orario, nei casi in cui non si tratta di telelavoro, da effettuare su carta quando un computer non è disponibile. In questi casi, i fogli scannerizzati devono essere inviati al reparto delle risorse umane o a un superiore, a seconda dei casi.

Ove possibile, le risorse umane devono facilitare la firma dei dipendenti e per questo, scegliere gli strumenti migliori per poterla svolgere, come per esempio la gestione documentale con la firma elettronica.

Suggerimenti per applicare una migliore rilevazione presenze dei tuoi dipendenti

Anche se hai già implementato il controllo del tempo nella tua azienda, è sempre bene continuare a ricordarne l’importanza e motivarli a continuare con questa pratica.

1. Offri incentivi o applica la gamification

In modo divertente, puoi premiare quei lavoratori che rispettano il controllo dell’orario ogni mese. Per farlo, puoi fare un piccolo gesto, come un’e-mail di ringraziamento, o un dettaglio, come delle caramelle.

Puoi anche considerare l’implementazione di progetti di gamification, con i quali puoi trasformare compiti noiosi in divertenti.

2. Crea promemoria per ridurre al minimo le sviste

Esistono diverse teorie che affermano che ci vogliono diversi giorni per creare un’abitudine, ma senza perseveranza è difficile raggiungerla. Pertanto, se vogliamo ricordare qualcosa di importante come la registrazione dell’orario di lavoro, possiamo scegliere di creare dei promemoria, anche automatici.

3. Incoraggia il sostegno reciproco

A volte un gruppo può essere più forte di un individuo da solo. Pertanto, puoi incoraggiare i lavoratori a prendersi cura gli uni degli altri in modo che possano finire la giornata in tempo. Se si ricordano l’un l’altro il compito di registrare le loro ore, ne usciranno tutti vincenti.

Per ricordare ad altri il compito di registrare il proprio orario di lavoro, è possibile creare messaggi automatici in uno strumento di comunicazione interna come Slack.

4. Ricorda quali sono i vantaggi, anche per loro!

Per aumentare la consapevolezza dell’importanza del monitoraggio del tempo, dovremo parlarne e specificarne i benefici, sia per l’azienda che per i dipendenti.

Sai quali sono i vantaggi di cui parliamo?

  • Effettuare la timbratura del cartellino virtuale è un bene per l’azienda, altrimenti sarà sanzionata in caso di ispezione.
  • La rilevazione delle presenze ci dà una visione di chi è disponibile in ogni momento. Avere un registro di check-in e check-out ci aiuterà a trasferire le attività a quei dipendenti che sappiamo che stanno ancora lavorando.
  • Se abbiamo il controllo sulle ore che lavoriamo possiamo anche spostare i compiti, organizzandoci per fare quelli che hanno bisogno di maggiore concentrazione nelle ore più produttive.
  • Il controllo dell’orario ci aiuta a trasmettere trasparenza e fiducia. Inoltre, se hanno effetuato degli straordinari , ora potranno tenerne traccia e verificare se vengono pagati correttamente.

5. Rileva possibili difficoltà durante la firma

Dimostra che tieni al tuo team e scopri perché in alcuni casi i tuoi dipendenti dimenticano di tenere traccia delle ore. A volte può trattarsi di semplici sviste, ma forse c’è qualcosa che ti sfugge.

Parla con i tuoi dipendenti, chiedi loro quando effettuano l’accesso o se apprezzano il metodo utilizzato dall’azienda. È sempre meglio rilevare il problema in tempo per risolverlo il prima possibile.

6. Crea una politica per il manuale dei dipendenti

Per avere il pieno controllo e dimenticare i “clock-in persi”, scrivi una politica per il manuale del tuo dipendente sottolineando quanto segue:

  • Dove, quando e come i lavoratori devono effettuare il check in / out
  • Il protocollo per la segnalazione e la correzione degli errori
  • Come risponderai agli errori ripetuti

7. Prendi provvedimenti disciplinari

Alcuni responsabili delle risorse umane potrebbero pensare, cosa devo fare con quei dipendenti che dimenticano sempre di registrare il proprio orario di lavoro? In primo luogo, sarà consigliabile andare in fondo al caso, cioè sapere perché non viene eseguito.

Se il problema risiede nello strumento, dovresti considerare di cambiarlo. Nei casi in cui si tratti di un problema individuale, sarà necessario intraprendere altre azioni.

Se il problema si aggrava, inizia con un avvertimento verbale e poi uno scritto. Se il problema persiste, prendi in considerazione la sospensione e il licenziamento, nei casi più estremi.

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Vantaggi del controllo delle presenze dei dipendenti

Indipendentemente dal rigore della legge, la verità è che il controllo delle presenze dei dipendenti porta anche altri vantaggi che sono forse più associati alla produttività e al benessere nell’ambiente di lavoro, rispetto a molti altri fattori. Vale a dire:

  • Promuove l’autodisciplina.
    Che ogni dipendente sia responsabile di poter gestire le proprie ore giornaliere, non serve solo a registrare la propria busta paga alla fine di ogni mese, ma fa si che dal singolo ci sia un apprendimento orientato ad ottimizzare le risorse, fare un uso consapevole delle ore della giornata per contribuire a maggiori risultati in meno tempo.
  • Evita lo stress e il burnout lavorativo.
    Se ogni lavoratore e supervisore comprende che l’orario di lavoro quotidiano ha un limite e si rafforza una cultura in cui lo straordinario non è valutato positivamente, ciò contribuisce a un significativo miglioramento dell’equilibrio tra vita personale e professionale del personale. Idealmente, le ore dedicate alla giornata lavorativa dovrebbero essere sufficienti per consentire a ogni persona di raggiungere gli obiettivi che ci si aspetta da lui o lei.
  • Aiuta a dare la priorità alle attività.
    Se ogni lavoratore è consapevole delle ore che deve dedicare alle proprie funzioni quotidiane, allora sarà più facile che ci sia un uso più efficiente della giornata lavorativa. Ciò consentirà a ogni team o reparto di imparare a dare maggiore rilevanza a quei progetti che avranno un maggiore impatto positivo sugli obiettivi di business e, in base a questo, analizzare le ore di cui necessita per portare a termine queste attività.

Svantaggi e problemi più comuni nella gestione delle presenze dei dipendenti

Con l’emergere della legge del 2019 e con il boom del lavoro a distanza emerso nel corso del 2020 a seguito delle restrizioni imposte dalla crisi del Covid-19, sono sorti alcuni inconvenienti molto comuni in tutto il tessuto produttivo.

Tra gli errori o inconvenienti più comuni che possono portare a inefficienza nella gestione delle presenze dei dipendenti troviamo:

  • Non tenere registri delle ore di lavoro dei dipendenti.
    La documentazione associata al controllo orario, indipendentemente dal supporto utilizzato a tal fine, dovrebbe rimanere a disposizione ed essere facilmente reperibile per un periodo di tempo prolungato.
  • Pensare che non sia necessario rilevare le presenze durante il telelavoro.
    È molto comune per le aziende avere la falsa convinzione che la rilevazione delle presenze dei dipendenti debba essere applicato solo a quei lavoratori che si recano effettivamente in ufficio. La realtà è che sia chi lavora a distanza sia chi viaggia al di fuori delle strutture di lavoro, deve segnare il proprio ingresso e uscita dal lavoro.
  • Non condividere i report con i lavoratori.
    Come avviene con le buste paga per esempio, i lavoratori devono avere la possibilità di controllare il proprio registro delle ore lavorate con totale trasparenza.
  • Non contare le pause.
    È importante che, oltre all’ora di inizio e fine della giornata, i lavoratori possano anche indicare le pause che vengono prese durante il loro orario di lavoro. Nello specifico, l’ora della pausa pranzo, che in realtà è la più consueta.
  • Delegare a terzi.
    Questo non solo implica una spesa enorme, ma lascia anche l’azienda e più precisamente l’area risorse umane, priva di informazioni sensibili e preziose. In caso di ispezione del lavoro o di qualsiasi emergenza che si presenta a questo proposito, è meglio avere tutte le registrazioni del controllo dell’orario dei dipendenti a portata di mano o semplicemente a un clic di distanza.

Orari flessibili e il futuro delle giornate di lavoro

Con l’arrivo del Coronavirus sono state molte le aziende che hanno dovuto introdurre la modalità dello smart working e del telelavoro. In molti casi questa decisione si è rivelata un successo. La produttività è aumentata e su Linkedin spopolano i sondaggi in cui si invitano gli utenti a votare se preferiscono lo smart working, lavorare in ufficio o un mix dei due.

Lo smart working funziona così bene che diverse multinazionali come Google hanno annunciato che sarà la modalità di lavoro preferenziale fino al 2021. Tra i professionisti che abbiamo intervistato, Benedetta Laganà prevede che lo smart working sarà uno dei benefit principali da offrire per attirare i candidati e trattenere i dipendenti.

L’introduzione del lavoro agile va di pari passo con degli accorgimenti che possano rendere il lavoro più flessibile. L’idea di una giornata di lavoro con orario fisso 9:00 – 18:00 ormai sta sfumando. Oggi si discute sempre di più su quanto sia effettivamente efficace e produttivo mantenere degli orari fissi. In alcune startup come Glovo possiamo già vedere un cambiamento di tendenza.

In cosa consiste? Semplicemente nella possibilità per i dipendenti di prendere il controllo della propria giornata di lavoro. Ciò consente ai lavoratori di poter gestire al meglio il proprio tempo. Gli impegni di lavoro e quelli personali possono essere bilanciati in modo da mantenere un work-life balance migliorato.

Questo diventa possibile quando le aziende possiedono dei software che consentono ai dipendenti di gestire in maniera semplice e intuitiva il proprio orario di lavoro.

Factorial Software Rilevazione Presenze

5 consigli per risparmiare sul controllo delle presenze dei dipendenti

Oltre al suo obbligo legale, attuare una politica adeguata per il controllo delle presenze dei dipendenti nelle aziende può significare grandi benefici in termini di benessere e produttività del lavoro.

Tuttavia, quando questo aspetto viene trascurato o non è ottimizzato per soddisfare le esigenze della vita lavorativa quotidiana, la gestione del tempo nelle organizzazioni può diventare un’enorme fonte di conflitti e, soprattutto, perdita di denaro, prima di quanto immaginiamo.

Il controllo delle presenze dei dipendenti è senza dubbio uno degli strumenti fondamentali nella gestione di qualsiasi azienda e nello specifico delle risorse umane. In effetti, l’assenteismo, le assenze per malattia o gli arrivi in ​​ritardo dei dipendenti possono essere la principale fonte di conflitto nella tua forza lavoro.

Questo è il motivo per cui ti diamo cinque chiavi che puoi implementare ora per rendere questo compito un po’ più semplice:

  • Usa un modello per la rilevazione delle presenze.
    Il primo modo per registrare l’ingresso e l’uscita dei dipendenti è utilizzare un supporto fisico come un foglio di calcolo progettato in Excel. In questo modo puoi semplificare la firma dei lavoratori e allo stesso tempo facilitare il calcolo degli straordinari (se presenti) alla fine di ogni mese.
  • Rilevazione delle presenze via app.
    Se ciò di cui hai bisogno per la gestione delle risorse umane è una maggiore flessibilità e la possibilità di lavorare con grandi volumi di dati che ti consentono di raccogliere informazioni e, ad esempio, generare report, allora ciò di cui hai bisogno è un software di controllo del tempo che abbia anche la possibilità di accesso da sistemi operativi mobili.
  • Automatizza la registrazione dell’orario lavorativo nella tua azienda.
    Le attività quotidiane ripetitive sono, in linea generale, quelle che possono generare la maggior parte delle frustrazioni. Quando si parla di timbrare il cartellino, la pratica del “timbra per me” è quella in cui un lavoratore che è in ritardo chiede a un altro di firmare il suo foglio di presenza o di passare la sua tessera quando entra in ufficio. Questa è una delle principali cause di perdita di denaro nelle aziende. Ecco perché un’iniziativa ottimale è avere un’app di firma da cui i lavoratori possano contrassegnare il loro ingresso, anche durante il telelavoro.
  • Implementa un sistema di gestione dei turni.
    A seconda del tipo di azienda in cui ti trovi, la generazione di un sistema di turni può essere l’opzione migliore per una maggiore efficienza e redditività delle tue operazioni. Con un sistema di turni a rotazione, puoi sfruttare al meglio le risorse della tua azienda per raggiungere i tuoi obiettivi di business nel medio e lungo termine.
  • Scommetti sulla comunicazione.
    Il modo migliore per ottimizzare il controllo delle presenze dei dipendenti è far sì che i tuoi dipendenti siano a conoscenza di tutte le politiche della tua azienda a questo riguardo, che comprendono lo scopo, il funzionamento e i vantaggi del controllo dell’orario di lavoro sia per l’organizzazione che per se stessi. L’utilizzo di un software di comunicazione interna che consente di centralizzare tutte le informazioni necessarie e le normative interne è sempre un’opzione da considerare.

Il controllo del tempo è senza dubbio uno degli aspetti più importanti da tenere in considerazione nella gestione delle risorse umane. Fortunatamente oggi esistono molte soluzioni per migliorare questo tipo di attività.

Controllo presenze e gestione dei turni

Strettamente correlato al controllo dell’orario di lavoro, la gestione dei turni è un altro elemento che deve essere preso in considerazione in qualsiasi azienda che, considerati i prodotti o servizi che genera, deve continuare a funzionare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno.

In termini strettamente legati agli obiettivi di produzione, la gestione dei turni è uno strumento che facilita notevolmente le possibilità di crescita ed espansione. Questo perché il capitale umano può essere gestito in modo frammentario, tenendo conto di ruoli, compiti e responsabilità.

Allo stesso tempo, la strutturazione della nostra forza lavoro con turni a rotazione, se applicata in modo appropriato, aiuta a contribuire all’equilibrio della vita personale e professionale dei nostri lavoratori nonché a massimizzare il loro contributo all’interno dell’azienda.

👉 Sai come si sono evoluti i sistemi per timbrare il cartellino e la rilevazione delle presenze? Abbiamo un articolo che parla proprio di questo percorso verso l’innovazione.

Perché è necessario implementare sistemi di rilevazione presenze e controllo accessi?

È indubbiamente un aspetto fondamentale per garantire l’operatività delle aziende e ciò che, in larga misura, definisce il raggiungimento o meno dei propri obiettivi di business nel medio e lungo termine. Il controllo delle presenze dei dipendenti consiste semplicemente nella registrazione dell’entrata e l’uscita dei lavoratori dal proprio posto di lavoro o l’inizio e la fine della giornata lavorativa quando viene implementato il telelavoro.

La gestione delle presenze dei dipendenti nelle aziende è un aspetto fondamentale che mira a combattere l’insicurezza, regolamentare la registrazione degli straordinari e soprattutto rispettare la normativa vigente in merito al rilevazione delle presenze dei dipendenti.

Il controllo dell’orario di lavoro dei dipendenti è anche uno strumento fondamentale per organizzare i diversi reparti che compongono un’azienda, favorendo l’autodisciplina e l’ottimizzazione della risorsa immateriale più preziosa di qualsiasi lavoratore.

Factorial Software HR

La tecnologia rivoluziona il lavoro dell’azienda e dei dipendenti

Le aziende, per fronteggiare la crisi che stiamo vivendo in Italia, stanno ragionando sull’effettuare rapidamente una Digital Trasformation. La tecnologia è l’unico strumento per fronteggiare questa situazione di emergenza sociale ed economica. Tutte le aziende devono ragionare come start-up: agire in modo veloce ed efficiente sebbene le risorse a disposizione siano limitate.

Lo Smart Working o Lavoro Agile è un nuovo concetto che ha rivoluzionato il rapporto fra azienda e dipendenti. Sta determinando una digital trasformation nella vita lavorativa delle persone e nella gestione di un’impresa.

Sebbene lo Smart working sia un’attività consolidata nelle aziende di tutto il mondo, l’Italia si sta affacciando solo di recente a questa nuova realtà.

Dato il crescente interesse delle aziende italiane a riguardo è stata emessa la Legge n.81 del 2017 sul Lavoro Agile, che ha eliminato il vincolo per i lavoratori di essere fisicamente presenti nel luogo di lavoro. Così facendo ciascun dipendente ha maggiore libertà organizzativa poiché ha orari più flessibili e può lavorare a distanza e in qualunque posto.

Lavorare tutti i giorni presso lo stesso ufficio non è più un obbligo nè tanto meno la migliore strategia per ottimizzare la produttività lavorativa. A differenza di quanto si possa immaginare, infatti, è stato dimostrato come la digital trasformation migliori sensibilmente le performance dei dipendenti. Le persone, infatti, avendo la possibilità di gestire liberamente le ore da dedicare al lavoro e quelle da dedicare alla vita privata si sentono più motivate a concentrare le proprie energie nel raggiungimento dell’obiettivo finale.

Come gestire le ore di lavoro dei dipendenti che lavorano da remoto?

Con lo smart working, il concetto della timbratura del cartellino d’ufficio diventa obsoleto e inefficace per molti settori aziendali. Ciò lascia spazio a nuovi strumenti tecnologici che permettono di rilevare le ore di lavoro dei dipendenti. Sfruttando la geolocalizzazione e l’App è ormai possibile associare a uno smartphone le stesse funzionalità di un terminale di presenze.

A tal proposito sono nati software di rilevazione presenze del personale che stanno cambiando gli standard di gestione delle aziende:

  • Metodo lavorativo;
  • Orario lavorativo;
  • Controlli da parte del datore di lavoro;
  • Misurazione e analisi dei risultati

Grazie ai nuovi software di rilevazione presenze, gestire gli orari di lavoro dei dipendenti è diventato molto più semplice. Ogni dipendente può segnare l’orario di inizio e di fine dell’attività lavorativa direttamente dal PC o tramite l’App mobile. Così l’ufficio delle risorse umane amministra con maggiore efficacia l’orario lavorativo dei dipendenti che lavorano da casa, riducendo i costi.

Lo Smart Working ha indotto l’attenzione non tanto sulla timbratura in sé ma sul lavoro effettivo che viene svolto. Grazie a questi software le aziende potranno prevenire una cattiva gestione di orari e dei turni per ridurre l’assenteismo. È possibile, raccogliere quotidianamente tutta la documentazione necessaria per certificare le ore effettive di lavoro da casa di ciascun dipendente.

Factorial:

è un software che permette di effettuare la timbratura online dei dipendenti aiutando a gestire in modo “smart” il lavoro da remoto, tramite App mobile o PC personale. Factorial, inoltre, offre funzioni come gestione documentale, organigramma aziendale, gestione buste paga online e molto altro. Tutte queste caratteristiche agevolano notevolmente il lavoro delle risorse umane e in generale di tutti i lavoratori.

Factorial offre un periodo di prova gratuito delle sue funzionalità per la durata di 14 giorni.

Software presenze dipendenti: cos’è?

Sai che sei tenuto a utilizzare un software per la rilevazione delle presenze dei dipendenti? Sai cosa dice la normativa a riguardo? La timbratura del cartellino oggi è un’operazione che può essere portata a termine in molti modi. Dai più classici, mediante l’utilizzo di badge aziendali e timbratrici, fino ai più innovativi, mediante software e app.  

In quest’ultimo caso non hai bisogno di fornire ai lavoratori né una card in formato fisico, né sostenere le spese per le timbratrici. In questo approfondimento dopo aver visto perché dovresti oggi utilizzare un software per registrare le presenze dei dipendenti, il focus si sposterà sulle attuali norme da rispettare e sulle soluzioni che potresti pensare di adottare per la tua organizzazione. 

Un software per la rilevazione delle presenze dei dipendenti può essere definito come l’evoluzione di un’operazione compiuta quotidianamente da migliaia di lavoratori: timbrare il cartellino. 

La timbratura è da molti lavoratori considerata come un gesto automatico, normale e neanche troppo importante. In realtà segnalare, e registrare, l’orario d’ingresso e di uscita dal lavoro permette all’azienda di sapere effettivamente quanti lavoratori sono in sede, e da remoto, e offre ai lavoratori un’importante tutela. Questi ultimi hanno modo di registrare le ore effettivamente lavorate durante il corso della giornata, del mese e dell’anno. 

Un software per le presenze dei dipendenti, come anticipato, permette mediante app a tutti i lavoratori di segnalare l’orario d’ingresso e di uscita dal lavoro, senza alcun bisogno di portare con sé un badge. 

La timbratura del cartellino a sua volta è utile anche per i responsabili di ogni reparto i quali possono così registrare importanti informazioni che permettono di organizzare al meglio alcuni aspetti inerenti al vasto campo della gestione aziendale: 

  • Gestione dei permessi e delle ferie 
  • Conteggio delle ore di straordinario 
  • Preparazione delle buste paga 

Avvalersi di software e app è a oggi il modo più semplice, efficiente ed economico per acquisire le informazioni finora riportate. In alternativa, è possibile utilizzare i badge e le timbratrici, oppure registrare gli orari d’ingresso e di uscita su un foglio di calcolo Excel. Come intuibile quest’ultima operazione è molto dispendiosa in termini di tempo, è laboriosa e spesso porta a commettere errori a cui è difficile porre rimedio.

👉 Oppure “Software timbratura presenze: le caratteristiche essenziali”.

➡️ Foglio Presenze Mensile Excel: scarica il modello modificabile e gratuito.

Software presenze dipendenti cosa dice la normativa 

Finora ci siamo concentrati sugli aspetti pratici derivanti dall’utilizzo di un software per le presenze dei dipendenti. Quello che non tutti sanno è che le presenze vanno obbligatoriamente registrate. 

Sebbene non ci siano norme a livello nazionale sul tema che ti obbligano a registrare gli orari d’inizio e fine lavoro dei dipendenti, esiste una sentenza della Corte di Giustizia Europea, della quale, i giudici in Italia sono obbligati a tenerne conto. 

La sentenza a cui devi fare riferimento è relativa alla causa C-55/18 e risale al 14 maggio 2019. Da questa si apprende che come datore di lavoro sei obbligato a istituire un sistema per la rilevazione delle presenze su base giornaliera di tutti i lavoratori. 

Potresti pensare di utilizzare i classici badge per la timbratura del cartellino, tuttavia, dal 2015, le modifiche introdotte dal Jobs Act hanno reso possibile ottemperare all’obbligo anche mediante l’utilizzo di strumenti tecnologici. 

In altri termini è importante rilevare le presenze, non importa lo strumento utilizzato. Il controllo degli accessi può quindi avvenire anche mediante software e i lavoratori, anche da remoto, possono facilmente segnalare l’orario di lavoro utilizzando la relativa app. 

La normativa non aggiunge altro ma è importante tenere conto quanto stabilito sul tema dal Garante della Privacy. Il Garante sul tema si è espresso più volte, ribadendo l’assoluta necessità di adottare sistemi per la rilevazione delle presenze che non mettano a rischio la privacy dei lavoratori. 

In linea generale, qualsiasi sistema tu decida di adottare, dovresti accertarti che questo rispetti i principi di necessità e proporzionalità. Vuol dire adottare il sistema meno invasivo possibile evitando, quando possibile, di raccogliere le informazioni mediante strumenti biometrici. 

Ti consigliamo inoltre di: verificare in merito quanto contenuto nel CCNL a cui aderisci. Il contratto talvolta contiene disposizioni su quali sono gli strumenti consentiti e quali quelli vietati e di informare sempre i lavoratori riguardo lo strumento che hai deciso di utilizzare.   

👉 Leggi l’articolo “Timbrare il cartellino: tutti i metodi per rilevare le presenze”.

software presenze dipendenti gratis

Software gestione presenze dipendenti: come può aiutare il tuo business

Utilizzare un software di gestione delle presenze dei dipendenti, è la scelta migliore per te che gestisci una PMI. Ti permette di rispettare le attuali norme, ti supporta in questo delicato periodo di trasformazione verso il digitale, ti permette di rilevare gli orari d’inizio e di fine lavoro di tutti i dipendenti anche in smart working. Vediamo quindi in dettaglio alcuni buoni motivi da considerare: 

Risparmi tempo e denaro 

I responsabili HR ti ringrazieranno. Implementare in azienda un software di gestione per la rilevazione delle presenze, semplifica e ottimizza enormemente le attività in carico al reparto HR. Il maggior tempo a disposizione, ad esempio, può essere utilizzato per: 

Promuovi la flessibilità lavorativa 

Utilizzando un software e la relativa app dai ai tuoi dipendenti la possibilità di gestire in autonomia il loro lavoro. Probabilmente hai uno o più dipendenti in smart working, che possono così, al pari degli altri timbrare il cartellino con facilità. 

Disporre in azienda di strumenti pensati anche per promuovere la flessibilità lavorativa è di fondamentale importanza. I tuoi lavoratori possono gestire in autonomia le attività senza essere necessariamente vincolati agli orari di apertura e chiusura dell’azienda.

👉 Leggi “Controllo delle presenze e lavoro flessibile possono andare d’accordo”.

👉 Oppure “Smart Working: la guida definitiva e tutte le novità sulla proroga 2022”.

Eviti ogni incomprensione 

I migliori software per le presenze dei dipendenti non registrano passivamente gli orari d’ingresso e di uscita, ma sono uno strumento che a 360° supporta l’azienda, aiutandola a organizzare al meglio il lavoro. Ogni lavoratore conosce con precisione le ore effettivamente lavorate e da queste è possibile ottenere informazioni quali: 

In altre parole, un dipendente, mediante app, può conoscere ogni aspetto della propria vita lavorativa. Questo evita incomprensioni e aiuta a promuovere un clima disteso e trasparente. 

I limiti di un software presenze dipendenti gratis

Ora che sei a conoscenza delle norme da rispettare in merito alla rilevazione delle presenze dei dipendenti, potresti chiederti, perché non provare a utilizzare un programma gratuito. Cercando in rete sicuramente troverai software basici che ti permettono di registrare gli orari d’ingresso e di uscita dal lavoro dei dipendenti, tuttavia le funzionalità risultano limitate e spesso non portano ad alcun vantaggio in termini di tempo risparmiato. 

Come ben sai la digital transformation oggi mette a disposizione strumenti sofisticati effettivamente sviluppati per aumentare la competitività e l’efficienza dell’azienda. Chiaramente questi software e app richiedono una spesa che tuttavia viene rapidamente assorbita considerando tutti i vantaggi derivanti. 

Un software gratuito per registrare le presenze dei dipendenti deve rispettare alcune caratteristiche, diversamente, non c’è alcun vantaggio rispetto a continuare a segnare manualmente gli orari d’ingresso e di uscita: 

App e software 

Un software realizzato per permettere ai lavoratori di segnalare gli orari d’ingresso e di uscita è necessario sia integrato con la relativa app. L’app permette di gestire a distanza le operazioni, non solo venendo incontro ai lavoratori da remoto, ma anche a datori e People Manager che possono controllare ogni aspetto relativo all’organizzazione anche a distanza. 

💡 Prova la rilevazione presenze con il software di Factorial!

Compatibilità con altri tool  

Un software non compatibile con altri programmi e applicativi chiaramente ha dei limiti di cui dovresti tenere conto. I migliori software hanno la caratteristica d’integrarsi perfettamente con tutte le altre piattaforme comunemente utilizzate dalle PMI e dalle grandi imprese: 

  • Google calendar 
  • Gmail 
  • Outlook 
  • Slack 
  • Zapier 
  • Breezy HR 

Conforme alle norme 

Ti consigliamo inoltre di accertarti che il software da te scelto rispetti quanto stabilito in merito dalle leggi italiane ed europee in termini di rispetto della privacy dei lavoratori. Un dispositivo non conforme alle norme potrebbe esporre la tua azienda a contestazioni da parte dei lavoratori che sicuramente vorrai evitare. 

In cloud  

Infine, è importante che il software da te scelto registri tutte le attività in cloud. Questa funzionalità permette in tempo reale di verificare e intervenire su numerosi aspetti che regolano la vita in azienda di un lavoratore. Puoi infatti non solo verificare l’orario d’ingresso e d’uscita di ogni singolo lavoratore ma anche:

  • Inviare comunicazioni 
  • Chiedere di firmare documenti 
  • Aggiornare in tempo reale il foglio presenze 
  • Assegnare nuovi compiti e mansioni 

Factorial molto più di un software presenze dipendenti 

Factorial è il software HR, con app, pensato per rilevare le presenze del personale, per controllare gli accessi e consentire ai dipendenti la timbratura del cartellino, anche se si trovano fuori sede. 

Grazie alla funzionalità del timbracartellino elettronico puoi in qualsiasi momento disporre di un foglio presenze aggiornato e gestire al meglio i flussi di lavoro a seconda del numero di dipendenti in sede e da remoto e delle priorità. Grazie alle funzionalità di geo localizzazione e di report HR inoltre: 

  • Ricevi una notifica ogni volta che un lavoratore timbra il cartellino 
  • Non hai bisogno di badge e timbratrici ma tutto è gestito tramite app 
  • Tracci con facilità le ore di straordinario e di permesso richieste 

Le funzionalità di Factorial non finiscono qui. Il software è pensato per facilitare tutte le operazioni comunemente svolte dal reparto delle risorse umane. Dalla possibilità di creare l’organigramma aziendale e report personalizzati fino a una gestione di tutti i documenti aziendali, busta paga comprese. 

👉 Leggi l’articolo “Foglio presenze dipendenti: guida con modello gratuito e modificabile”.

👉 Oppure “Portale HR dipendenti: tutte le funzionalità necessarie alla digitalizzazione”.

Software HR rilevazione presenze per digitalizzare il processo

I due modi più comuni per eseguire il controllo dell’orario dei lavoratori sono attraverso un modello che possiamo creare noi stessi, ad esempio, in Excel o in uno spreedsheet di Google Drive, oppure optare per un software di rilevazione delle presenze come Factorial.

Prova a fare questo esercizio: pensa al metodo di rilevamento delle presenze che utilizzi, quali sono i suoi difetti? Come vorrei che fosse? Molte aziende optano per la digitalizzazione e modificano tutta la loro gestione dell’orario con un software HR che semplifica le loro attività quitidiane.

Ecco alcuni motivi per fare il grande passo e dire addio ai fogli di calcolo manuali:

  • Permette di offrire trasparenza, sia ai propri dipendenti che a un’eventuale ispezione del lavoro.
  • Si ottiene una maggiore efficienza rispetto a una tabella Excel, poiché si stima che il reparto Risorse umane possa risparmiare fino al 70% del tempo impiegato nella revisione di un controllo manuale dell’orario su fogli presenze mensili o settimanali.
  • Eviti errori umani, non sorprende che un Excel che passa attraverso molte mani possa essere configurato male, con un software per la rilevazione delle presenze del personale avresti il ​​controllo totale.
  • Ti assicuri di rispettare la legge. Grazie ai software HR potrai assicurarti che i dati non possano essere modificati dall’esterno e da chiunque non abbia autorizzazione. Inoltre è importante ricordare che bisogna fare particolarmente attenzione anche a garantire la privacy dei dipendenti.

Ora che hai capito gli aspetti più importanti di questo argomento, è arrivato il momento di passare all’azione. Cerchi un software per la rilevazione presenze in smart working?

Factorial HR è la soluzione per la gestione delle risorse umane che fa per te! Il suo sistema include un software di rilevazione presenze che ti permetterà di:

  • Firmare, confermare e gestire l’orario di lavoro dei dipendenti da remoto
  • Far timbrare online i dipendenti in smart working con l’app di rilevazione presenze
  • Controllare le performance con report personalizzati
  • Ridurre i casi di assenteismo

Sappiamo quanto sia difficile controllare i tuoi dipendenti da remoto, quindi cosa c’è di meglio del software HR che semplifica le attività più manuali della nostra giornata?

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Questi sono i motivi per cui dovresti optare per un software HR:

  • # 1 Maggiore sicurezza: se la tua azienda dispone di un software per le risorse umane, puoi avere la tranquillità di avere tutti i dati e le informazioni dei tuoi dipendenti sotto controllo. Anche quelli legati alla rilevazione delle presenze!
  • # 2 Informazioni sempre aggiornate: i tuoi dipendenti possono modificare qualsiasi dato, come il loro nuovo indirizzo.
  • # 3 Gestione dei documenti e firma digitale: puoi archiviare tutti i documenti in modo sicuro e persino decidere chi può accedervi. Avere una buona gestione dei documenti digitalmente è importante soprattutto nella situazione attuale con il telelavoro. Inoltre, con il software HR all-in-one puoi utilizzare la firma elettronica che velocizzerà qualsiasi gestione, come i contratti.
  • # 4 Disponibilità immediata di qualsiasi documento – Quando sei fuori ufficio, come attualmente a causa di COVID-19, sarà molto utile avere una piattaforma a cui puoi accedere da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento. Dimentica di dover conservare migliaia di fogli Excel con il record della giornata lavorativa di ogni dipendente … con la possibilità che questi vadano persi.
  • # 5 Monitoraggio e follow-up dei processi – Immagina di avere tutte le informazioni dei tuoi dipendenti: ore lavorate, ferie, assenze per malattia, ecc. Da qui è possibile rilevare possibili problematiche o implementare miglioramenti nella produttività.

Vorresti digitalizzare il tuo reparto delle risorse umane? Approfittane subito e prova il nostro software gratuitamente per 14 giorni. Prova il nostro metodo per la gestione dell’orario e la rilevazione delle presenze, la nostra funzione di firma elettronica e l’invio automatico delle buste paga, tra le altre funzioni. La nuova era digitale ti sta aspettando!

Conclusioni 

Utilizzare software e app per la rilevazione delle presenze vuol dire oggi non solo adeguarsi a quanto stabilito dalla Corte di Giustizia UE, ma anche mettere a disposizione dei tuoi dipendenti un servizio pensato per gestire al meglio le giornate lavorative

Puoi rispettare l’obbligo di registrare le presenze dei lavoratori in azienda oggi semplicemente sfruttando le novità messe a disposizione dal progresso tecnologico. Come abbiamo visto in questo approfondimento, la digitalizzazione ti permette di migliorare enormemente la gestione aziendale a più livelli evitando inutili perdite di tempo, possibili malintesi con il personale e limitando l’errore umano.

Chiaramente anche la tua organizzazione ne beneficia, a partire dal reparto HR che può così organizzare al meglio i turni di lavoro, i permessi, le ferie, le buste paga e molteplici altre operazioni notoriamente ripetitive ma essenziali per un corretto funzionamento dell’azienda.

✅ Prova Factorial 15 giorni gratis e rivoluziona la tua rilevazione presenze!

Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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