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Smart Working: la guida definitiva e tutte le novità sulla proroga 2022

smart working

Lo smart working è sempre più comune fra i lavoratori di oggi. Uno studio ha rilevato che nel 2019, il 99% dei lavoratori desiderava la possibilità di lavorare da remoto almeno una parte del tempo. Nel 2020, viste le sfide poste da COVID-19, molti dipendenti si sono trovati a lavorare in smart working, cambiando completamente la propria realtà lavorativa.

Secondo le statistiche sui lavoratori a distanza del Bureau of Statistics degli Stati Uniti, quasi un quarto degli americani lavorava già da casa prima della crisi.

Molti uffici in tutto il mondo sono tuttora chiusi e numerosi team di lavoro operano da remoto pensando seriamente di implementare lo smart working in maniera permanente all’interno della propria cultura lavorativa.

In questo articolo, scopriamo insieme cos’è lo smart working, qual’è il significato di smart working, la definizione, come funziona e come fare smart working e quali sono i principali benefici che le aziende possono ricavare dalla sua adozione.


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Cos’è lo smart working?

Partiamo dalle basi. Prima di addentrarci alla scoperta dei dettagli e dei benefici di questa pratica lavorativa, capiamo meglio nello specifico di cosa stiamo parlando quando trattiamo di smart working.

Questa è la definizione data dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali:

Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

La legge 81/2017, che contiene la definizione, pone l’accento sulla necessità di garantire maggiore flessibilità organizzativa, nel pieno rispetto dell’accordo fra le parti e in un’ottica nella quale il lavoratore viene messo nelle migliori condizioni possibili per svolgere il proprio lavoro.

Quando nasce lo smart working?

Lo smart working è nato inizialmente negli Stati Uniti, per poi diffondersi anche in Europa. In realtà le iniziali forme di applicarlo non erano esattamente definibili smart working, ma più telelavoro. Quest’ultima costituisce anch’essa una modalità di lavoro a distanza ma si differenzia in molti punti dallo smart working di cui parliamo oggi.

smart working cos'è

La definizione di smart working

Cerchiamo di partire sempre dai concetti di base. Prima di entrare nei dettagli e capire come funziona questa pratica lavorativa e le sue implicazioni, proviamo a dare una definizione di smart working più chiara, che ci aiuti a capire più nello specifico di cosa stiamo parlando quando trattiamo questo tema.

Lo smart working è definito come una modalità di svolgimento del rapporto di lavoro caratterizzata dall’assenza di vincoli relativi al luogo o all’orario di lavoro e da un’organizzazione basata sul raggiungimento di obiettivi, stabiliti mediante l’accordo e il confronto tra il dipendente e il datore di lavoro. Può facilitare il lavoratore nel conciliare il lavoro con la propria vita privata e, contemporaneamente, favorire un aumento della produttività.

I pilastri principali della definizione di smart working

Lo smart working si concentra su quattro concetti principali che, in questo contesto, assumono una nuova dimensione: spazio, tempo, tecnologia e persone.

  • Spazio: il lavoro non è più limitato ai confini fisici dell’ufficio, a una scrivania o a una sedia. Compiti e obiettivi diversi possono richiedere spazi e colleghi diversi, anche a distanza. Sono l’obiettivo e il suo raggiungimento ad avere la maggiore importanza, non il luogo in cui il lavoro viene svolto. Con lo smart working, quindi, l’ufficio diventa uno spazio collaborativo, in cui poter condividere le proprie esperienze.
  • Tempo: riorganizzare e automatizzare i processi aziendali permette ad ogni lavoratore di concentrarsi sul progetto, sugli obiettivi e su ciascuno dei compiti da eseguire, indipendentemente da dove e quando viene svolto il lavoro vero e proprio. I compiti individuali diventano più flessibili e il tempo dedicato al lavoro di squadra può essere speso per stimolare la propria creatività e la propria innovazione.
  • Tecnologia: la tecnologia ha rivoluzionato per sempre gli spazi di lavoro, creando modi più efficienti di collaborare, ottimizzando i processi interni e rendendo più snelle le comunicazioni. La tecnologia è ciò che permette la flessibilità in termini di spazio e tempo di lavoro, ma deve sempre essere allineata con la struttura e il funzionamento dell’azienda per essere efficace.
  • Persone: lo smart working come metodologia lavorativa mette le persone al centro. Ripone la fiducia e la responsabilità verso i compiti da portare a termine nel team, non nel singolo individuo. Dove e quando vengono svolti i compiti diventa meno importante, sempre e quando i risultati siano positivi e creativi. Avere la libertà di decidere la modalità di lavoro più adatta a ciascun individuo favorisce anche il benessere dei dipendenti, migliorando il loro impegno e la loro soddisfazione. Ciò diventa un fattore cruciale in un momento in cui attrarre e trattenere i migliori talenti non è mai stato così difficile.

👉  Potrebbero interessarti i nostri consigli di sostenibilità e benessere per lavorare da remoto.

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Il significato di smart working

Dopo aver visto la definizione ora analizziamo il significato di smart working.

Smart working significa letteralmente “lavoro intelligente” anche se in italiano viene comunemente indicato come lavoro agile, telelavoro o lavoro da remoto.

Lo Smart working sta diventando una realtà per molti lavoratori in tutto il mondo. Tuttavia, il significato di smart working esatta di questo concetto può essere difficile da stabilire.

In generale, lo smart working può essere definito come qualsiasi forma di lavoro che non richiede la presenza fisica di un dipendente in un singolo posto di lavoro.

Il significato di smart working è che i dipendenti possono svolgere il proprio lavoro da qualsiasi luogo che ritengono opportuno, solitamente da casa propria o da un altro ambiente confortevole.

👉  Leggi anche “Smart Working significato, definizione e come funziona in Italia”.

smart working definizione

Cosa significa lavorare in smart working

I lavoratori da remoto sono coloro che possono lavorare da qualsiasi luogo. Spesso (e specialmente durante COVID-19), questi dipendenti lavorano da casa, ma possono anche lavorare da bar locali, da un hotel a Tahiti o per strada purché abbiano un buon segnale e connessione a Internet. Lavorare in smart working in precedenza faceva appello ai dipendenti che desideravano un programma flessibile, nessun tragitto giornaliero ed essere un po’ meno stressati.

Ora che il lavoro a distanza è diventato una pratica standard, molti sono stati in grado di vedere i vantaggi e sembra che non si possa tornare indietro. La definizione dei lavoratori da remoto è stata modificata per comprendere tutti i lavoratori.

Gli smart workers sono dipendenti più produttivi? I critici temono che senza l’occhio vigile di un supervisore, i dipendenti non finiranno i loro compiti. Tuttavia, uno studio del 2019 ha dimostrato che lavorare da casa ha effettivamente aumentato la produttività del lavoro. Coloro che lavorano da casa hanno scoperto di avere meno distrazioni a casa che in ufficio e sono stati in grado di fare di più. Bonus: i lavoratori hanno anche segnalato un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata. Con il tempo risparmiato grazie alla mancanza di spostamenti, sono stati in grado di fare più esercizio fisico e di stare in contatto con la famiglia.

Perché implementare lo smart working in azienda

Alla base dello scetticismo riguardo lo smart working vi sono i dubbi di dirigenti e responsabili HR riguardo agli effettivi vantaggi (dei quali parleremo più avanti). Ti stai ancora chiedendo come fare smart working e perché dovresti adottarlo nella tua azienda? Prima di tutto, ecco i principali benefici:

1. Riduzione dei costi

Il primo vantaggio deriva dalla riduzione (anche se parziale) dei costi generati dal personale. Utilizzando in maniera ridotta (o addirittura nulla) un ufficio, la tua azienda potrà risparmiare una somma sostanziale in termini di costi di utenze, utilizzo di attrezzature e arredamento. I minori consumi di cibo, risorse ed energia garantiranno alla tua azienda un surplus di liquidità da poter reinvestire nel business

2. Più fiducia da parte dei dipendenti

Permettendo ai tuoi dipendenti di lavorare in maniera flessibile non potrà che migliorare la percezione dell’azienda ai loro occhi. Dare fiducia ai propri lavoratori si traduce in un incremento della motivazione, la quale porta sempre a grandi risultati. Un dipendente a cui viene data responsabilità e flessibilità tende ad essere più soddisfatto e voglioso di partecipare al tuo progetto.

3. Riduzione nella perdita dei talenti

Se fornissi ai tuoi dipendenti (nei limiti delle tue possibilità) flessibilità di spostamento, orari di lavoro meno rigidi e la possibilità di organizzare il proprio lavoro… perché dovrebbero lasciarti?

Perdere un dipendente è sempre un costo fastidioso per un’azienda, sia in termini economici che umani. Non lasciare andare i tuoi talenti migliori si traduce in minori costi di assunzione e mantenimento di stabilità all’interno del tuo team di lavoro.

4. Flessibilità nel processo di selezione

Come è ormai ben noto, non è necessaria la presenza fisica dei candidati per condurre un processo di assunzione dato che i principali software per la selezione del personale permettono di gestire il processo interamente online. Al contrario, lo smart working permette al tuo dipartimento delle risorse umane ti attingere ad un bacino di talenti molto più ampio, rispetto a quello dei potenziali candidati che, per questioni di residenza, avrebbero potuto sostenere un colloquio presenziale.

5. Reputazione migliore

Oltre agli altri benefici, offrire ai propri dipendenti la possibilità di sfruttare una politica di smart working metterà la tua azienda in buona luce, sia agli occhi dei tuoi stessi lavoratori, che dei potenziali candidati. Dimostrare il proprio interesse nel mantenimento dell’equilibrio lavoro/vita privata dei tuoi dipendenti unito a un approccio innovativo nei confronti della gestione lavorativa, farà un’ottima impressione a tutti coloro che si interesseranno al tuo business.

Come fare smart working in azienda?

Lo smart working si basa su quattro colonne portanti:

1.       Ristrutturazione della cultura organizzativa, non più ancorata alla rigidità ma propensa all’adattabilità.

2.       Flessibilità oraria e dei luoghi di lavoro, permettendo agli impiegati di svolgere le proprie mansioni in completa libertà, sempre nel rispetto degli obbiettivi predisposti.

3.       Rivoluzione degli spazi fisici, ristrutturati in modo da potersi sentire come a casa all’interno degli uffici.

4.       Disposizione di attrezzature tecnologiche, che permettano di lavorare utilizzando i mezzi digitali per ottimizzare i risultati.

Come fare lo smart working in azienda è una delle prime sfide di digitalizzazione che le HR devono affrontare. Uno dei problemi o delle incertezze che hanno i dipartimenti delle risorse umane è come avere il controllo del lavoro svolto dai dipendenti in remoto.

In sintesi, come fare smart working in azienda e quali sono i primi passi fondamentali nella sua gestione:

1 Organizza le attività

Sarà essenziale stabilire le attività da svolgere e assegnarle a ciascun dipendente utilizzando uno strumento precedentemente discusso. Se ci sono progetti con una data chiara, sarà più facile per te determinare come è stato svolto il lavoro in smart working. Se non esiste una data specifica, dobbiamo tenere traccia delle attività e impostare diversi obiettivi settimanali.

2 Digitalizza: come fare lo smart working e gestirlo con un software

Utilizza un software per la rilevazione presenze, come Factorial. Potrai digitalizzare la gestione: timbrare da app, avere la geo-localizzazione dei dipendenti, rilevare le pause, creare politiche personalizzate a seconda dell’inquadramento, la generazione di report HR e molto altro ancora.

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3 Valuta la qualità dei tempi di smart working e gli orari di lavoro

Invece di concentrarci così tanto sulle ore di telelavoro, possiamo analizzare meglio la qualità di quel lavoro. Per questo, è consigliabile organizzare riunioni settimanali e avere più di una persona che lavora allo stesso progetto, per essere in grado di confrontare entrambi i lavori e farsi un’idea di quanto tempo ha impiegato ciascuno.

4 Misura i benefici

Per misurare le prestazioni di un dipendente i smart working, è meglio misurarlo in base ai suoi risultati o obiettivi. Questo punto non varierà molto se viene fatto per valutare una persona che lavora da remoto o in ufficio.

5 Istituisci un sistema di incentivi competitivo

Sai, i dipendenti felici danno vita a un’azienda produttiva. Per fare ciò, puoi scegliere di motivarli attraverso un programma di incentivazione. In ogni progetto, possiamo stabilire il tempo stimato nel quale riteniamo debba essere completato e se il dipendente lo termina prima, verrà considerato un lavoratore produttivo. Come misura, può essere usata una scala A-F, in cui quelli con una A saranno quelli che finiscono prima il lavoro. Per premiarli puoi farlo consegnando un bonus basato su una percentuale del loro stipendio base.

Vantaggi e svantaggi dello smart working

Sempre più aziende si chiedono come organizzarsi nel modo giusto e quali sono i vantaggi e svantaggi dello smart working. Il telelavoro ha molti vantaggi sia per l’azienda che per il lavoratore, ma anche alcuni svantaggi che dovresti prendere in considerazione.

Lo Smart Working comprende una maniera di lavorare “intelligente” e concorde allo sviluppo della società odierna, e delle nuove tecnologie.

La flessibilità, la personalizzazione e la digitalizzazione, oltre che alla rimozione di barriere orarie e spaziali, permette di aumentare il benessere dei lavoratori, migliorando l’equilibrio tra vita privata e lavorativa e incrementando il welfare aziendale.

Più i dipendenti si sentono liberi d’organizzare il proprio workflow, più saranno predisposti a ottenere i risultati richiesti, riuscendo a superare i propri limiti e le “limitazioni” che impone un ambiente rigido.

Attraverso un’organizzazione autonoma tanto nello spazio lavorativo quanto nell’orario d’ufficio e utilizzando le modalità e le tecnologie più affini alle proprie abilità, i lavoratori non possono che ottenere benefici.

Tutto ciò si riflette direttamente in un aumento della produttività aziendale, un abbattimento dei costi per gli spazi fisici e una riduzione dell’assenteismo.

Vantaggi dello smart working per l’azienda

  • Miglioramento della produttività dei dipendenti grazie a una maggiore flessibilità;
  • Riduzione dei costi aziendali perché deriva una parte delle sue spese dal lavoratore (acqua, elettricità, mobili, ecc.);
  • Minori problemi di relazione tra colleghi dovuti alla coesistenza in ufficio;
  • Eliminazione dell’assenteismo sul lavoro, in quanto possono conciliare meglio vita lavorativa e famiglia;
  • Miglioramento della motivazione dei lavoratori e della loro maggiore soddisfazione;
  • Migliore la fidelizzazione dei talenti;
  • Possibilità di lavorare con professionisti che non si trovano nella stessa località o paese;
  • Meno inquinamento ambientale non generando tanti spostamenti;

Svantaggi dello smart working per l’azienda

  • Difficoltà nel misurare la produttività non avendo la persona fisicamente in ufficio;
  • Problemi con la sicurezza informatica, se ogni lavoratore utilizza una rete diversa, i computer possono soffrire di virus o attacchi informatici;
  • Costi più elevati in attrezzature per lavorare da casa, in quei casi in cui i dipendenti non hanno i loro;
  • Difficoltà a lavorare in gruppo, se le app e gli strumenti forniti non vengono utilizzati correttamente;
  • Maggiore isolamento non avendo contatti con i colleghi;
  • Cambiamenti nella cultura e nell’organizzazione dell’azienda;
  • I migliori strumenti per lavorare in remoto

Scarica qui il Kit Rilevazione Presenze

smart working vantaggi e svantaggi

Problemi che sorgono con lo smart working

Non tutte le aziende sono pronte per il telelavoro, e devono essere preparate in modo che i seguenti problemi non diventino i loro peggiori incubi utilizzando le giuste tecnologie dell’informazione.

Come proteggersi dagli attacchi informatici durante lo smart working

Sei preoccupato per la valanga di hacker che appaiono sulla stampa e per le molte aziende interessate? La digitalizzazione dell’intera azienda migliora la sicurezza, ma possono sorgere altri pericoli completamente nuovi.

Non esiste una formula esatta per proteggersi da un attacco informatico, ma ci sono alcuni suggerimenti che si traducono in barriere molto forti per coloro che vogliono entrare in sistemi di terze parti.

Ma, per poterle applicare, dobbiamo capire quali sono le fasi di un attacco informatico, che iniziano con l’identificazione delle vulnerabilità della possibile vittima, il rilevamento di un guasto del sistema e finiscono con lo sfruttamento di detta vulnerabilità e l’appropriazione indebita di informazioni rubate.

Cosa puoi fare per evitarlo? Segui questi suggerimenti e proteggi la tua azienda e le sue informazioni:

1 Le password

Usa password complesse e forti, modificale spesso o, meglio, usa servizi di password come LastPass, 1Password o Dashlane.

2 Browser evergreen

Cioè, quelli che si aggiornano automaticamente.

3 Antivirus e antimalware

Per rilevare file sospetti.

4 Protocolli di sicurezza

Evitiamo di inviare dati attraverso pagine Web sconosciute, connettendoci a qualsiasi rete WiFi o fornendo informazioni personali.

5 Autenticità delle e-mail

Gli opportunisti spesso creano profili falsi per rubare dati via e-mail; assicurati che siano conti ufficiali.

6 Backup

In modo che possiamo recuperare le informazioni nel caso in cui subiamo un attacco informatico.

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8 consigli per migliorare la produttività durante lo smart working

Con la crisi del coronavirus, il graduale ritorno alla normalità, lo smart working è ancora una volta la modalità adottata da molte aziende, una realtà che è aggravata dalla necessità di mantenere e migliorare la produttività del lavoro da remoto.

Questo concetto ha diversi punti che possono essere analizzati, come il modo in cui le attività sono distribuite durante il giorno, come gestire un team da remoto con il quale lavoravi a stretto contatto ogni giorno, la flessibilità del tempo che permetteva di essere fuori dall’ufficio, motivazione interna, e tanti gli altri.

Lavorare da casa può sembrare semplice e comodo, ma dovremo tener conto del fatto che potrebbero esserci più distrazioni che hanno un impatto negativo sulle prestazioni lavorative delle squadre.

In questo articolo proponiamo 8 suggerimenti da applicare al fine di migliorare la produttività del lavoro, attraverso strumenti e azioni che possono essere messi in pratica e che aiuteranno a ridurre la procrastinazione mentre soddisfano tutti i compiti che devono essere eseguiti.

1 Organizza il tuo spazio di lavoro e usa attrezzature adeguate durante lo smart working

Qui troviamo il punto di partenza. Sebbene possa sembrare di scarsa importanza, progettare e definire con cura il luogo che assegneremo come nostro ufficio mentre lavoriamo in remoto, avrà un grande impatto sulla produttività del lavoro e ci consentirà di separare il lavoro dalla vita personale o familiare.

Con la bozza preliminare della regolamentazione del lavoro a distanza, l’obbligo delle aziende di fornire ai propri lavoratori le attrezzature tecnologiche necessarie per il corretto sviluppo dei loro compiti è già stato reso esplicito.

Prova a utilizzare una sedia ergonomica che supporti tutta la schiena e fornisca il supporto necessario. Usa un tavolo o uno spazio solo per i tuoi oggetti di lavoro in modo che quando ti sposti da lì, puoi fare un “taglio mentale” e non portare il lavoro nel resto della tua giornata e nello spazio personale.

Cerca la luce naturale e, se possibile, aggiungi una pianta. Ciò influenza direttamente l’energia, la circolazione dell’aria e la riduzione dell’ansia o dello stress.

Un altro punto importante sarà cambiare posizione di volta in volta. Naturalmente, questo sarà più facile da applicare se il tempo, le condizioni sanitarie, la natura del tuo lavoro o il layout della tua casa lo consentono. Tuttavia, trova un altro posto per disconnetterti ed evita di rimanere tutto il giorno nello stesso luogo senza muoverti.

2 Lascia spazio alle conversazioni umane con il tuo team

Questi sono tempi difficili e il morale della tua squadra potrebbe essere influenzato. Preoccupazioni, disagi, angoscia, incertezza, sono normali reazioni ai cambiamenti che stiamo vivendo.

Qui vorrei fermarmi ed evidenziare l’importanza della qualità degli incontri che si svolgono, rispetto alla quantità. Dopo la scomparsa dei meeting faccia a faccia, la mediazione degli incontri deve contemplare uno spazio di riflessione e domande umane che facciano sentire a tutti i lavoratori che sono compresi e accompagnati.

Naturalmente, potrebbero esserci situazioni in cui un dipendente impiega più tempo del normale a rispondere o ha problemi di connettività che lo ritardano per una riunione o non partecipa attivamente alle molteplici piattaforme di comunicazione.

Anche in questo caso, i team leader dovranno essere pronti ad avere conversazioni difficili sulla bassa produttività del lavoro, senza trascurare di informarsi su come si sente quel lavoratore. Alcune domande che possono essere poste sono: Come ti senti riguardo alla situazione attuale? Possiamo fare qualcosa per farti sentire più a tuo agio e motivato? Come organizzi la tua giornata? Cosa potresti fare di meglio o diversamente?

3 Considera la flessibilità del tempo per aumentare la produttività durante lo smart working

Tra i vantaggi dello smart working, troviamo la flessibilità oraria che insieme al risparmio di tempo nel pendolarismo e in ufficio possono diventare fattori di miglioramento della produttività del lavoro.

La flessibilità è di grande importanza per bilanciare l’equilibrio tra lavoro e vita personale, specialmente quando queste due cose sviluppate vengono trasposte nello stesso campo.

L’uso di uno strumento di rilevazione delle presenze ti consentirà di conoscere il tempo che ciascun dipendente impiega a svolgere le proprie attività, contribuendo a stabilire la flessibilità e facilitando la riconciliazione.

4 Non dimenticare interruzioni e disconnessioni, l’equilibrio è importante nello smart working

Il rispetto dei momenti di riposo e disconnessione contribuirà inoltre ad aumentare la produttività e le prestazioni. Se prendiamo in considerazione che durante lo smart working siamo interrotti meno frequentemente, può accadere che in uno stato di concentrazione stiamo lavorando da molte ore senza un pausa.

La cosa consigliabile sarebbe che ogni 2 ore prendiamo una pausa tra 10 o 15 minuti, iniziamo a muoverci e allontaniamoci dal computer (qui l’importanza degli spazi delimitati). È dimostrato che il nostro cervello può mantenere un certo tempo di concentrazione, quindi queste pause dovrebbero anche essere programmate nell’agenda del giorno per liberare la mente e mantenere i livelli di prestazione durante il giorno.

D’altra parte, dobbiamo tenere presente che alla fine della giornata lavorativa, i lavoratori hanno il diritto di disconnettersi dal lavoro, quindi tutte le aziende dovrebbero rispettare e far rispettare il tempo di riposo entro i limiti legali.

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5 Pianifica la tua giornata in smart working ed evita le distrazioni

Controlla la tua agenda per il giorno, controlla la tua casella di posta e cerca quelli più urgenti. Un buon esercizio consiste nel definire i due o tre compiti più importanti o che impiegheranno più tempo prima di iniziare la giornata. Quando li finiamo, possiamo aggiungerne altri secondari.

Avere un piano per come sarà la giornata eviterà la procrastinazione e la perdita della vista su ciò che è importante e urgente, facendo diminuire la produttività del lavoro.

D’altra parte troviamo distrazioni, grandi ladri di tempo che possono manifestarsi in modi diversi se pensiamo alla molteplicità di stimoli che ci circondano nella nostra casa. Sicuramente i cellulari e altri dispositivi tecnologici prenderanno gran parte della nostra concentrazione e capacità di attenzione. Dobbiamo imparare a gestirne l’uso, anche riservandoli ai momenti di svago e riposo che abbiamo pianificato.

Allo stesso modo, i social network che possono interrompere con notifiche costanti, acquisti online o piattaforme video come YouTube o Netflix dovrebbero essere riservati esclusivamente per il termine delle attività assegnate.

5 Preparati per la tua giornata di lavoro

Anche se non devi alzarti e prepararti per andare in ufficio, ciò non significa che la nuova norma sia quella di rimanere in pigiama ed abbandonare tutte le abitudini che avevi.

Sì, la tentazione può essere grande se siamo anche nel comfort della nostra casa, ma può diventare una cattiva abitudine molto rapidamente.

Indossa abiti comodi, siediti nello spazio di lavoro e organizza la tua giornata. Continuare con gli stessi rituali che hai quando vai in ufficio impedirà alla pigrizia di guadagnare spazi.

Stabilisci quali saranno le ore per mangiare e riposare e, soprattutto, evitare di svolgere attività che non sarebbero tipiche del tuo posto di lavoro, come “scappare” per fare la spesa, pulire, mettere in ordine la stanza o lavare i vestiti.

come fare smart working

6 Applicare tecniche di produttività del lavoro

Esistono numerose pratiche che possono essere applicate durante le sessioni di smart working e che mirano a gestire il tempo lontano dall’ufficio, mantenendo la produttività e assicurando che svolgiamo un gran numero di compiti.

Certo, non tutte le tecniche di produttività funzioneranno per tutti, ma è importante testare e riconoscere quale si applica meglio alla natura del lavoro. Qui condividiamo 5 esempi dei più noti:

Smart working

Lo Smart Working è una metodologia di lavoro basata sulla fiducia dei lavoratori, sebbene sia anche di grande importanza che il personale sappia perfettamente quali sono i loro obiettivi.

Pertanto, ciò che lo Smart Working intende non è che il dipendente lavori un certo numero di ore, ma piuttosto che il dipendente raggiunga determinati obiettivi e utilizzi la tecnologia per esso.

Mangiarsi una rana

Creata da Brian Tracy e basato su una famosa citazione di Mark Twain (“mangia una rana al mattino e non ti accadrà nulla di peggio durante il giorno”), la tecnica di cercare di distribuire compiti nel tempo in base al loro ordine di importanza, facendo prima il più complicato.

Generalmente tendiamo a lasciare quei compiti più complessi e meno piacevoli, ma con la stanchezza di fine giornata, come regola generale finiscono per essere svolti il giorno seguente. Pertanto, se utilizziamo i momenti di maggiore energia al mattino per questi compiti, il resto sembrerà più facile.

Pomodoro

Sviluppata da Francesco Cirillo, questa tecnica aiuta a gestire il tempo durante il giorno, dividendolo in intervalli di 25 minuti, con una pausa di 5 minuti.

In questi frammenti di tempo si propone che il lavoratore si dedichi a un solo compito, con la massima concentrazione e senza distrazioni. Ogni quattro blocchi o intervalli, ci sarà un periodo di riposo più lungo (circa 15-20 minuti). In questo modo è possibile migliorare le prestazioni e l’agilità mentale.

🍅 Scopri qui la Tecnica Del Pomodoro, una delle tecniche più efficaci di gestione del tempo e produttività.

Kanban

Questa tecnica che riconosce la qualità sulla velocità, propone di dividere o frammentare ogni processo in fasi o sotto-attività definite che devono essere completate prima che inizi quella successiva.

Creato in Toyota, viene utilizzato per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori, visualizzare l’intero processo, determinare i lavori in corso e misurare il tempo necessario per completare un’attività.

Getting Things Done

Concepito da David Allen, questo metodo propone di smettere di pensare e scrivere i compiti che devono essere svolti e semplicemente svolgerli. Si basa sul principio secondo cui:

Una persona ha bisogno di liberare la mente dai compiti in sospeso mantenendoli in un luogo specifico. In questo modo, non è necessario ricordare cosa fare e puoi concentrarti sulla sua realizzazione.

Non si concentra sulla definizione di priorità, ma piuttosto propone la creazione di elenchi contestuali in cui i compiti saranno raggruppati in base alla loro tipologia. Allo stesso tempo, suggerisce che le attività che potrebbero richiedere non più di 2 minuti dovrebbero essere eseguite immediatamente.

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8 Usa gli strumenti che ti aiutino durante il smart working

Esistono diversi strumenti che aiutano a migliorare la produttività e l’efficacia durante il telelavoro. Oltre ad essere facili da usare, consentono una comunicazione senza interruzioni tra i membri del team.

Ad esempio, nel campo della messaggistica, applicazioni come Slack o Teams consentono un’ottima integrazione generando gruppi o chat personalizzate. Per quanto riguarda le videochiamate, troviamo il già noto Zoom e Google Meet come un’ottima alternativa.

Lo scambio di documenti di ogni tipo può essere effettuato in modo sicuro e gratuito con piattaforme come Google Drive o WeTransfer che consentono la condivisione di file tra utenti diversi e possono essere facilmente integrati.

Un software per le risorse umane può anche essere il grande alleato quando organizzi e gestisci i team da remoto. Tra alcune delle funzionalità troviamo l’assegnazione di compiti, la rilevazione delle presenze e la valutazione delle prestazioni.

Vuoi un software che ti aiuti nella gestione delle attività e che ti permetta di misurare le prestazioni dei tuoi dipendenti durante il telelavoro?

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Factorial: il software che rende il lavoro smart

Nell’era della digitalizzazione, molte imprese, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore in cui operano, si affidano sempre più ai dati e alla tecnologia per lavorare in modo più efficiente e fornire valore al cliente. Software con funzioni specifiche stanno diventando ogni giorno più popolari, con l’avvento di nuove tecnologie e pratiche che aumentano il loro uso nei progetti. Inoltre, l’implementazione di strategie di smartworking si sta diffondendo in diverse aziende, spinta dalla consapevolezza che può migliorare le loro prestazioni. Grazie alla tecnologia dei software, i dipendenti possono accedere agli strumenti di collaborazione ovunque si trovino, aumentando così la produttività di ogni azienda.

Ci sono piattaforme che tutte le aziende possono utilizzare per aiutare i dipendenti nella loro quotidianità. Sono strumenti validi sia per le aziende che hanno applicato il telelavoro e lo smart working sia per quelle che non possono lavorare da remoto. È proprio nel campo di telelavoro e smart working che entra in gioco Factorial. Il nostro software migliora la gestione delle Risorse Umane, grazie alle sue molteplici funzionalità.

Dimenticati di mille scartoffie, calendari segnati a penna e documenti cartacei: tutto sarà ordinato e in un unico posto. Nel nostro cloud potrai trovare tutte le informazioni, le comunicazioni importanti e i documenti aziendali. Con il calendario virtuale potrai facilmente gestire e approvare ferie, assenze e orari di lavoro dei tuoi dipendenti. Inoltre, potrai prendere le migliori decisioni grazie ai report personalizzati e l’organigramma aziendale generato automaticamente dal nostro software.

In poche parole, la funzione primaria di un software gestionale aziendale è quella di snellire le operazioni e i processi interni, migliorando le prestazioni delle singole parti, dei team e del personale in generale. Tutto questo con l’obiettivo ultimo di ottenere un’ottimizzazione delle risorse materiali e immateriali. E ciò significa risparmiare tempo e denaro grazie a un portale dipendenti.

Ottimizza il tuo spazio di lavoro, gestisci la flessibilità oraria dei tuoi dipendenti e utilizza il software innovatore dell’HR Tech: con Factorial lo smart working è a portata di un click.

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Questo articolo è disponibile anche in: Colombiano

Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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