Come creare un piano per le risorse umane di un’azienda per il 2021

Tutte le aziende hanno piani e obiettivi, sia generali che per reparto. Pertanto, anche la funzione Risorse umane ha i suoi piani e obiettivi corrispondenti.

In questo articolo vedremo come sviluppare il piano delle risorse umane di un’azienda per il 2021, che sarà nuovamente contrassegnato da COVID-19.

• Come fare la chiusura annuale 2020
• Domande da considerare prima di creare il piano strategico delle risorse umane
• Piano delle Risorse Umane di un’azienda per l’anno 2021
• Definizione della politica delle risorse umane
• Esempi e casi pratici del piano delle risorse umane di un’azienda
• Piano delle risorse umane di un’impresa di costruzioni
• Piano delle risorse umane di un’azienda tessile
• Piano delle risorse umane di una società tecnologica

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Come fare la chiusura annuale del 2020

Nella chiusura dell’anno 2020, la Direzione Risorse Umane deve tenere conto di due aspetti molto importanti: le ferie di cui i lavoratori hanno goduto e le ore che hanno lavorato.

Questo è il momento per verificare se c’è qualche lavoratore che ha lavorato più ore e se tutti i lavoratori hanno goduto delle ferie che per legge gli corrispondono.

Gli straordinari

Quando si fa il bilancio per chiudere l’anno 2020, il dipartimento Risorse umane dovrebbe capire se ci sono lavoratori che hanno fatto gli straordinari e questi non sono stati ricompensati.

Nel caso in cui vi sia una discrepanza nelle ore lavorate di un dipendente, ora è il momento di risolverlo.

In genere, quando i dipendenti fanno gli straordinari, le aziende scelgono di pagarli o di compensarli con giorni di ferie. Quello che fa l’azienda deve essere scritto nel contratto collettivo.

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Le ferie arretrate

Un altro problema che il dipartimento Risorse umane deve tenere in considerazione sono le vacanze dei dipendenti.

Tutti i lavoratori dipendenti devono godere di 30 giorni di calendario di ferie o 22 giorni lavorativi. Questi giorni devono essere goduti, il che significa che le ferie non possono essere pagate.

Pertanto, dalle Risorse umane bisogna vedere nel mese di dicembre se tutti i lavoratori hanno goduto o meno le ferie. Generalmente devi goderti le vacanze durante l’anno in corso.

A seconda della compagnia, potrebbero esserci delle eccezioni quando si tratta di usufruire delle ferie. Ad esempio, di solito ci sono lavoratori che hanno giorni di ferie arretrati e l’azienda consente loro di prenderli l’anno successivo.

Quando hai giorni in sospeso per il 2020 non puoi prenderli quando vuoi nel 2021. Qui, ogni azienda deve essere chiara su quale politica applica in termini di ferie riportate. I seguenti punti devono essere inclusi in questa politica:

• Quali scadenze sono consentite in modo che le vacanze arretrate possano essere godute.
• Fare attenzione ai giorni in cui vuoi goderti le ferie arretrate perché, se molti dipendenti richiedono le ferie negli stessi giorni, può essere un problema per l’azienda.

Ecco perché le risorse umane devono sapere chi ha ferie arretrate, quando possono godersele e la scadenza per richiederle.

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Domande e obiettivi da considerare prima di creare il piano di lavoro strategico per le risorse umane 2021

L’anno 2020 è stato “strano” in termini professionali. Ci sono attività che si sono dovute interrompere per un po’ e in altre è stato implementato il telelavoro. Insomma, il 2020 ha avuto come protagonisti il ​​telelavoro e la situazione dei lavoratori.

Smart working

Anche se tutto è stato capovolto, è importante continuare a fare valutazioni delle prestazioni, tanto più se i dipendenti lavorano da casa. E non si tratta solo di misurare la produttività, ma di vedere quali difficoltà stanno avendo e quali vantaggi trovano in questa nuova situazione.

La legge sullo smart working è in vigore. Come viene applicata? Questa legge regola i diritti e gli obblighi delle aziende e dei lavoratori e dà spazio a tutte le aziende che vogliono implementare lo smart working per farlo al di là della situazione richiesta dal COVID-19.

Se l’azienda ha molti dipendenti che effettuano lo smart working, la fine del 2020 è il momento per riflettere su come tutto è evoluto. Per questo devi consultare i lavoratori, vedere come si sentono durante lo smart working, rilevare aspetti che non funzionano bene e dare loro una soluzione.

La situazione personale e professionale dei lavoratori

Il 2020 è stato un anno difficile per i lavoratori perché hanno dovuto prendersi cura dei propri figli, fare da insegnanti a casa, prendersi cura dei parenti, lavorare dalla propria abitazione e affrontare una costante incertezza. Qui le aziende devono considerare se sono state flessibili con i lavoratori e se hanno tenuto conto delle loro situazioni personali. La conciliazione fra vita privata e lavoro gioca un ruolo chiave qui.

La fine dell’anno è anche solitamente un momento in cui si discute dei salari. Il 2020 è stato complicato e non tutte le aziende possono permettersi un aumento di stipendio. Ma non è stato un brutto periodo per tutti. Ci sono state aziende che stavano andando bene prima della pandemia e hanno continuato a fare bene, quindi non ci sono scuse per non premiare gli sforzi dei lavoratori.

Tutto indica che il 2021 non sarà un anno tranquillo, quindi le organizzazioni devono essere chiare sugli obiettivi e sulle strategie da seguire.

Che cos’è un piano HR annuale di un’azienda e come farlo nel 2021?

Il piano delle risorse umane dovrebbe riflettere la politica aziendale in tutte le questioni riguardanti i lavoratori. Il piano deve tenere conto di quanto segue:

• Struttura del personale.
• Dimensioni del personale.
• Capacità di ogni lavoratore.
• Funzioni che ogni dipendente può sviluppare.
• Selezione del personale.
• Reclutamento.
• Formazione continua dei lavoratori.
• Protocollo di risoluzione dei conflitti.

La prima cosa da fare per iniziare con questo piano è analizzare il proprio ambiente aziendale.

Analisi dell’ambiente aziendale

All’inizio dell’anno l’azienda creerà un piano strategico generale che stabilirà gli obiettivi chiave dai quali dipenderà il piano delle Risorse Umane.

Per eseguire bene il piano delle risorse umane, deve essere chiaro quanto segue:

• Cosa dovrebbe essere migliorato rispetto all’anno precedente per evitare di trascinare errori.
• Quali sfide ci attendono quest’anno. Per ora, COVID-19 è una sfida per alcuni settori. In ogni caso ci sono sempre cambiamenti, eventi o attività che influenzeranno l’azienda e per i quali bisogna essere preparati.
• Gli elementi all’interno dell’azienda che richiedono maggiore attenzione. Ciò richiede uno studio dettagliato dell’azienda e del suo personale. A questo punto, i report delle Risorse umane forniti dal software appropriato, come Factorial, sono di grande aiuto.

Per ottenere queste informazioni è essenziale che le Risorse Umane comunichino con i manager dell’azienda e che siano trasparenti e onesti con loro.

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Obiettivi del piano annuale delle risorse umane

Gli obiettivi del piano annuale delle risorse umane si dividono in due categorie:

• Obiettivi espliciti: si riferiscono all’attrazione e alla fidelizzazione del talento, alla motivazione dei dipendenti e a tutto ciò che tiene conto di un miglioramento del loro impegno ed esperienza in azienda, come disegnare piani di carriera, processi di onboarding, ecc.
• Obiettivi impliciti: sono quelli che vengono dati dalla filosofia dell’azienda, in modo tale da contribuire a creare la cultura aziendale. In questi obiettivi rientrano anche il miglioramento della produttività e della qualità della vita dei propri dipendenti, nel rispetto di tutte le normative sul lavoro e sulla sicurezza.

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Definizione delle responsabilità

Una volta definiti gli obiettivi dell’azienda e quelli della Direzione Risorse Umane, è il momento di definire il piano Risorse Umane.

Quello che succede è che non tutte le aziende hanno una vera e propria area Risorse umane. Nelle piccole aziende è il CEO che si occupa di tutto, compresa la parte delle risorse umane. Nelle aziende di medie dimensioni ci sono una o due persone incaricate della gestione del personale. Nelle grandi aziende esiste un reparto risorse umane con più persone e diversi profili.

Quello che di solito si fa a questo punto è fare un organigramma dell’azienda che mostrerà:

• La struttura gerarchica dell’azienda.
• Reparti esistenti.
• Le posizioni da coprire.

L’organigramma riflette ciò che l’azienda ha e ciò che serve per raggiungere gli obiettivi.

Individuazione delle posizioni necessarie

L’organigramma mostra quali posizioni devono essere ricoperte per raggiungere gli obiettivi espliciti. Il piano delle risorse umane specificherà:

• La descrizione di ciascuna delle posizioni: funzioni, responsabilità, dipartimento, posto di lavoro, responsabili, persona che supervisiona e volume di lavoro.
• Tipo di profilo: formazione, esperienza e competenze. In questo modo si sa se questa posizione può essere ricoperta da qualcuno dello staff o meglio se viene assunto qualcuno esterno.

Tutti questi passaggi sono soggetti alla politica delle risorse umane dell’azienda.

Definizione della politica delle risorse umane

La politica delle risorse umane segnerà le linee guida della funzione nei compiti quotidiani e comprenderà le istruzioni per la selezione e l’assunzione del personale, le direttive sulla remunerazione e tutte le informazioni per la formazione e lo sviluppo dei dipendenti.

Selezione del personale

A questo punto si tratta di specificare le funzioni, il tipo di contratto e lo stipendio per ogni posizione da ricoprire. Si deciderà inoltre se qualcuno dell’azienda si dedicherà alla selezione del personale o se questo lavoro sarà affidato a qualcuno di esterno.

In genere, le aziende che non hanno un reparto risorse umane differenziato sono quelle che si rivolgono ad altre società quando hanno bisogno di selezionare il personale.

Retribuzione

In termini salariali l’azienda dovrà attenersi al relativo contratto collettivo, ma è libera se vuole migliorare le condizioni di tale contratto. Le condizioni dell’accordo possono essere migliorate in incentivi, supplementi, pagamenti extra, ecc.

Tutte queste condizioni devono essere chiare alla persona che verrà assunta.

Formazione e sviluppo

Il piano Risorse Umane non può dimenticare la crescita personale e professionale dei lavoratori affinché possano realizzare il loro piano di carriera.

All’interno della politica delle risorse umane dovrebbe essere inclusa anche la visione e la missione dell’azienda, le buone pratiche, la disciplina e la risoluzione dei conflitti.

Esempi e casi pratici del Piano delle Risorse Umane di un’azienda

Il piano delle risorse umane di tutte le aziende si basa sulle stesse fondamenta. Tuttavia, ci sono sempre sfumature che cambiano da un’azienda all’altra. Per capirlo, prenderemo in esame 3 esempi: un’impresa di costruzioni, un’azienda tessile e un’azienda tecnologica.

Piano delle risorse umane di un’impresa di costruzioni

Le società di costruzioni hanno due peculiarità. Uno di questi è l’outsourcing e l’altro è l’alto tasso di incidenti.

Per quanto riguarda il tasso di infortuni, l’azienda deve avere una politica di prevenzione dei rischi professionali molto ben definita. Qui devi rispettare le regole che vengono imposte da fuori e che devi anche cercare di migliorare.

Piano delle risorse umane di un’azienda tessile

Le aziende tessili hanno sofferto molto a causa della pandemia. Da un lato la domanda è diminuita, sebbene sia prevista una ripresa. E d’altra parte, ci sono tutte le misure di sicurezza che devono attuare per rendere i luoghi di lavoro sicuri.

All’interno del piano delle risorse umane devono essere incluse le misure di sicurezza che includono mascherina obbligatoria e distanza di sicurezza. Se non è possibile mantenere la distanza, è necessario installare schermi protettivi.

Piano delle risorse umane di un’azienda tecnologica

Le aziende tecnologiche hanno solitamente uffici tradizionali, quindi nel 2020 hanno operato con il telelavoro. In effetti, per gran parte dell’anno non c’era altro modo.

Pertanto, per l’anno 2021 è da considerare quanto segue:

• Se il lavoro a distanza continuerà.
• Se lasciare flessibilità e libertà di scelta ai dipendenti in modo che chi vuole può lavorare da casa e chi vuole può tornare in ufficio.
• Bisognerebbe anche ascoltare i lavoratori per scoprire quali punti positivi e negativi vedono nello smart working e nel telelavoro. Per quanto riguarda i punti meno positivi, l’azienda deve fare ogni sforzo per risolverli.

Inoltre, e indipendentemente dalla situazione COVID, la formazione è essenziale nelle aziende tecnologiche perché la tecnologia avanza a passi da gigante. Ecco perché è così importante sviluppare piani di formazione continua in modo che l’azienda non sia lasciata indietro ed sia sempre competitiva.

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