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Gestione ferie dei dipendenti, la guida completa con consigli e strumenti

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9 minuti di lettura
Gestione ferie dei dipendenti, la guida completa con consigli e strumenti

Come gestire al meglio le ferie dei dipendenti? Cosa stabilisce la normativa in proposito e quali strumenti possono essere impiegati?

Una gestione ottimale delle ferie in azienda offre benefici significativi, sia ai dipendenti che ai datori di lavoro. Trattare in modo efficiente e professionale questo diritto fondamentale dei lavoratori permette sia di evitare errori di calcolo che possibili incomprensioni. Ma i vantaggi non finiscono qui.

In questa guida ti forniremo una panoramica completa sulla gestione delle ferie dei dipendenti: continua a leggere e scopri tutte le informazioni più importanti da sapere sul tema, come le normative vigenti, gli strumenti da utilizzare e i migliori consigli da mettere subito in pratica.

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Cosa dice la normativa per la gestione ferie dei dipendenti 

Le ferie dei dipendenti sono un tema così cruciale che trova disciplina in diverse leggi e normative. Il legislatore, sin dal periodo della Costituente, ha riconosciuto l’importanza di garantire a tutti i lavoratori subordinati il diritto e l’obbligo di fruire di un periodo di ferie durante l’anno, imponendo precisi paletti che tutti i datori devono rispettare.

Vediamo quindi tutto ciò che la normativa vigente stabilisce in merito.

Costituzione articolo 36: diritto alle ferie retribuite 

La Costituzione all’articolo 36 tra i diritti e doveri dei cittadini e relativamente alle ferie, assicura a tutti i lavoratori il diritto a ferie annuali e retribuite, alle quali non è possibile rinunciare. Strettamente collegato, lo stesso articolo specifica che il lavoratore ha altresì diritto al riposo settimanale.

Codice civile articolo 2109: diritti  e doveri delle parti 

L’articolo 2109 del Codice Civile introduce alcune regole generali riguardanti i periodi di riposo, inclusi quelli delle ferie. 

In dettaglio, il lavoratore, completato l’anno di servizio continuato, ha diritto a un periodo di ferie retribuito, da fruire possibilmente in maniera continuata. 

Tuttavia, è responsabilità del datore di lavoro stabilire quando il dipendente può fruire delle ferie, tenendo conto anche degli interessi del prestatore del lavoro. 

Il codice civile rimanda alle leggi la durata dei periodi di ferie e specifica che il datore di lavoro ha l’obbligo di comunicare preventivamente i periodi stabiliti per il godimento delle ferie.

Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66

Il Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66, disciplina i periodi di ferie. In particolare, l’articolo 10 ribadisce che il lavoratore ha diritto a ferie annuali retribuite, mai inferiori a 4 settimane. 

I Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL), continua l’articolo, possono stabilire periodi più lunghi di ferie, ma mai più brevi. 

Inoltre, non è possibile sostituire le ferie con un’indennità, tranne nel caso di risoluzione del rapporto di lavoro. Per una visione completa su ferie, riposi e pause, consigliamo anche la lettura degli articoli 7-8-9. 

Decreto Legislativo 19 luglio 2004, n. 213

Il Decreto Legislativo 19 luglio 2004, n. 213, fornisce ulteriori precisazioni riguardo alle ferie aziendali. 

Ribadisce quanto previsto dalla legge 66/2003 e dal Codice Civile e specifica che le ferie devono essere godute per almeno 2 settimane consecutive e non oltre i 18 mesi successivi dall’anno in cui sono state maturate.

Perché è importante avere una buona gestione ferie dei dipendenti 

Una buona gestione delle ferie dei dipendenti, rientra nella gestione del tempo aziendale ed è importante per diverse ragioni. Certamente, vuoi evitare di violare quanto stabilito dalle leggi, evitando le relative sanzioni previste, ma ci sono anche altri motivi altrettanto importanti.

Garantire trasparenza e rispetto delle regole 

Seguire e stabilire regole chiare e renderle facilmente accessibili a tutti i lavoratori nell’apposito regolamento aziendale consente una gestione trasparente delle ferie. 

Tutti, infatti, possono così sapere con largo anticipo quando richiedere le ferie e quali sono le modalità, ad esempio se mediante l’invio di una richiesta scritta o utilizzando un apposito software HR. 

Queste attenzioni evitato il crearsi di malintesi e il sospetto di favoritismi, contribuendo a mantenere alto il morale dei dipendenti.

Gestione ottimale dei flussi di lavoro 

Gestire le ferie in azienda ti garantisce un migliore controllo della forza lavoro. In ogni momento, infatti, sai chi è in ferie, chi andrà a breve, nonché chi sono i dipendenti con ferie maturate e da fruire, e coloro, viceversa, che ne hanno già goduto. 

Questo garantisce una gestione più semplice dei flussi di lavoro e riduce il rischio di trovarsi inaspettatamente con organico ridotto, magari proprio nei periodi cruciali dell’anno.

Riduzione dei costi aziendali 

Una gestione accurata delle ferie svolge un ruolo cruciale anche nell’ottimizzazione delle risorse aziendali. Spesso, è proprio un approccio approssimativo alla pianificazione delle ferie a generare disfunzioni all’interno dell’azienda, con una  conseguente diminuzione della produttività e un aumento delle spese operative. 

Il nostro consiglio è di adottare politiche aziendali chiare e condivise. Un approccio che ti aiuterà a mantenere un’efficienza produttiva elevata e a ridurre i costi derivanti da eventuali lacune di personale.

Comunicazione interna più fluida

Abbiamo sottolineato più volte l’importanza di una comunicazione interna impeccabile. Nel contesto della gestione delle ferie, questa può migliorare significativamente, soprattutto quando le comunicazioni, come le richieste di ferie e permessi e le relative approvazioni, avvengono direttamente mediante piattaforme HR. 

Ciò evita di passare attraverso richieste scritte, che causano un’ulteriore mole di lavoro per i responsabili HR e i lavoratori stessi. 

Considera solo i vantaggi che deriverebbero dalla digitalizzazione di tutte le comunicazioni e dalla gestione centralizzata da un’unica piattaforma.

Maggiore produttività

Non è un segreto che i lavoratori abbiano bisogno di ferie anche per staccare la spina e ridurre i livelli di stress. Anziché mediante un abuso degli straordinari, spesso una maggiore produttività è semplicemente ottenuta concedendo un numero aggiuntivo di giorni di ferie. 

I lavoratori che tornano in sede dalle ferie sono tendenzialmente più produttivi motivati. In più, secondo l’Harvard Business Review, concedere le ferie, aumenta anche le possibilità che un lavoratore ottenga una promozione o un aumento proprio in virtù dei migliori risultati raggiunti. E non da ultimo, le probabilità che il dipendente lasci l’azienda si riducono.

Come si dividono le responsabilità nella gestione ferie dipendenti

La gestione delle ferie in azienda è di competenza del dipartimento HR. Figure come il People Manager e i responsabili HR sono coloro che, nelle medio-grandi organizzazioni, si assicurano che tutti i lavoratori fruiscano del diritto alle ferie secondo le modalità stabilite dalla legge, dai CCNL ed eventualmente dagli accordi e regolamenti interni dell’organizzazione. 

Chiaramente, quanto detto vale nel caso in cui l’azienda sia sufficientemente grande da disporre di un reparto HR dedicato; diversamente, in aziende più piccole, la gestione HR può ricadere su altre figure. 

In alcuni casi, è il titolare stesso dell’impresa che si occupa direttamente della gestione del personale, compresa la gestione delle ferie, dei permessi, nonché di maternità, congedi e altri compiti di tipo HR.

In altri casi, le responsabilità possono ricadere su figure come:

  • Responsabile amministrativo: prepara i documenti e assume varie tipologie di responsabilità, garantendo la miglior possibile esperienza di lavoro ai dipendenti.
  • Supervisore: figure non necessariamente inquadrate all’interno di un dipartimento che possono svolgere varie funzioni, tra cui quella di essere responsabili della gestione delle ferie.
  • Figure esterne: infine, esistono anche aziende che affidano l’intera gestione HR, inclusa la ricerca della forza lavoro, l’onboarding, la formazione e tutte le pratiche amministrative a consulenti e società esterne. In questo modo, si esternalizzano tutte una serie di mansioni direttamente a professionisti specializzati.

Indipendentemente dal modo in cui si decide di gestire il personale in azienda, l’importante è seguire con attenzione quanto stabilito dalle leggi e dai CCNL. 

Come abbiamo visto, non si tratta di tantissime regole da rispettare, ma non bisogna mai dimenticare che negare un diritto fondamentale può portare a problematiche e controversie in azienda con conseguenze anche gravi.

Un People Manager o chiunque sia responsabile delle ferie, riassumendo, deve quindi:

  • Assicurarsi che tutti i lavoratori fruiscano delle ferie maturate
  • Stabilire in anticipo un calendario ferie e condividerlo con i lavoratori
  • Dare la possibilità di fruire delle 2 settimane di ferie continue previste dalla legge
  • Garantire la retribuzione dei giorni di ferie
  • Evitare di dover gestire la situazione in cui un lavoratore matura troppi giorni di ferie senza fruirne
  • Garantire un trattamento equo e rispettoso a tutti i lavoratori

Si consiglia inoltre di consultare attentamente il contratto di lavoro, poiché, sebbene le 4 settimane siano il periodo minimo garantito, alcuni CCNL potrebbero prevedere periodi più estesi.

Strumenti di gestione ferie dipendenti 

Ma come puoi gestire al meglio le ferie dei dipendenti, rispettare le leggi e assicurare in azienda una comunicazione interna pianificata al meglio? Hai a disposizione diversi strumenti.

Non tutti allo stesso modo efficaci. Dai modelli in Excel agli innovativi software e app HR. Vediamo più in dettaglio tutti questi strumenti.

Modello Vacanze & Assenze In Excel 

Fin quando i dipendenti in azienda sono pochi, puoi anche pensare di gestire le ferie utilizzando i fogli in digitale realizzati in Excel. 

Non devi neanche preoccuparti di crearli e di inserire le formule. Abbiamo creato per te un Modello Vacanze & Assenze modificabile e gratuito con il quale puoi gestire le assenze e le ferie di tutta la tua azienda o team.

Questo strumento pratico e gratuito ti permette di tenere traccia dei giorni di vacanza disponibili per ogni lavoratore, è altamente personalizzabile e facile da usare. 

All’interno troverai tutto l’occorrente per gestire una piccola azienda, divisione o gruppo, grazie alla presenza di:

  • Un calendario mensile dove poter registrare le ferie di ciascun membro del team
  • Una tabella che calcola automaticamente i giorni disponibili.
  • Una tabella personalizzabile con i giorni di ferie o di chiusura aziendale.

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Software HR per la gestione di ferie e permessi

Se cerchi uno strumento che ti permetta completamente di digitalizzare e automatizzare le ferie dei dipendenti, allora la scelta non può che ricadere su appositi software come Factorial

Con Factorial, gestisci le ferie aziendali e i permessi dei tuoi dipendenti. Perché farlo? 

Risparmierai almeno 8 ore di lavoro alla settimana, avrai sempre sotto controllo la situazione di ogni lavoratore e puoi finalmente:

  • Creare politiche di gestione ferie con pochi clic e condividerle
  • Approvare le richieste anche da app
  • Utilizzare il software per il calcolo automatico delle ferie maturate

Insomma, con Factorial, tutto diventa più facile:

  • Automatizza le richieste di ferie e permessi.
  • Semplifica la richiesta e la modifica delle ferie con un solo clic anche da cellulare.
  • Assegna a ogni manager l’approvazione di ferie e congedi del suo team.

👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.

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 App gestione ferie e permessi

E se una gestione via software non ti soddisfa pienamente, allora perché non fare tutto da app? Così puoi gestire il tutto comodamente dal tuo smartphone o tablet. 

In modo simile al software desktop di Factorial, anche la relativa app per la gestione di ferie e permessi ti permette di avere pieno controllo, di sapere in ogni momento chi è in ferie o in permesso, di approvare e rifiutare ogni richiesta. 

Anche in questo caso, il risparmio di costi e di tempo è notevole e a trarne beneficio sarà sia la produttività ma anche il morale dei dipendenti che potranno così fruire di un’app completa in grado di fornire loro ogni informazione riguardo la loro situazione e posizione in azienda.

Elementi di successo per la gestione ferie dipendenti

Chiudiamo questa guida riportando altre informazioni e consigli tutti inerenti alla gestione delle ferie. 

Da cosa sono e come gestire le ferie anticipate, a cosa fare in caso di ferie non godute fino a come puoi calcolare le ferie maturate. Qui di seguito troverai accesso a tutte le informazioni a qualsiasi possano essere i tuoi dubbi rimasti:

Calcolo delle ferie maturate 

Per determinare il saldo delle ferie accumulate, è necessario tenere conto del totale dei giorni lavorativi effettivamente prestati dal dipendente nel corso dell’anno calendario, solitamente compreso tra il 1° gennaio e il 31 dicembre. Il diritto alle ferie maturate si acquisisce nel corso dell’anno lavorativo.

Ferie collettive 

Per ferie collettive s’intende un periodo di chiusura in cui tutti i dipendenti sono tenuti a fruire delle ferie simultaneamente. 

Questo intervallo è determinato dall’azienda e di solito coincide con un periodo dell’anno in cui l’attività lavorativa subisce una riduzione della mole di lavoro. 

Le ferie collettive consentono all’azienda di ottimizzare le attività e di ridurre i costi operativi. Parallelamente, offrono ai dipendenti l’opportunità di distaccarsi dalla routine lavorativa, concedendosi una pausa che favorisce un ritorno al lavoro con maggiore motivazione.

Ferie illimitate

Le ferie illimitate sono giorni di pausa aggiuntivi rispetto a quelli fissati dal contratto. Fruirne non comporta alcuna detrazione dallo stipendio. 

Questa è una politica contrattuale che offre ai dipendenti la libertà di gestire autonomamente alcuni giorni di ferie durante l’anno. È uno strumento diverso dal classico sistema che prevede che giorni di ferie debbano essere utilizzati entro determinati limiti.

Ferie anticipate 

Le ferie anticipate sono uno strumento che puoi utilizzare per far fruire delle ferie a uno o più lavoratori prima che le abbiano effettivamente maturate. 

I CCNL stabiliscono quanti giorni di ferie anticipate puoi concedere. Queste vengono previste ad esempio quando un nuovo dipendente viene assunto poco prima della chiusura aziendale e non ha dunque ancora maturato le ferie. 

Ad ogni modo, la richiesta o l’invito a prendersi le ferie anticipate sono iniziative che possono partire sia dal datore sia dal dipendente.

Ferie estive

Il termine “ferie estive” si riferisce a un periodo di vacanza o pausa dal lavoro che si verifica durante i mesi estivi, generalmente nel mese di agosto. 

Un’ottimale gestione delle ferie estive è fondamentale per garantire che tutti i lavoratori abbiano la possibilità di godersi alcuni giorni di vacanza nei periodi in cui notoriamente le giornate sono più calde e ideali per allontanarsi e staccare dalla classica routine casa-lavoro.

Ferie di natale 

Gestire al meglio le ferie durante il periodo natalizio è un altro delicato compito in carico ai responsabili HR. 

Se le ferie di Natale non sono state adeguatamente gestite, possono esserci picchi di lavoro che rimangono incustoditi perché mancano molti lavoratori. Se ci sono lavoratori che hanno bisogno di riconciliarsi con la famiglia e non possono farlo, si sentiranno insoddisfatti e questo può influenzare le loro prestazioni.

Ferie non godute

In caso di lavoratori che dispongono di ferie maturate ma non godute, devi agire tempestivamente. 

Le ferie, infatti, vanno sempre godute entro i termini previsti dalla legge e non sono monetizzabili. Onde evitare risvolti negativi per la tua azienda, ti consigliamo di predisporre sin da subito un piano ferie chiaro o definito.

Ferie part time

Le ferie in un contratto part-time variano in base al tipo di contratto; non tutti i tipi di part-time maturano le ferie allo stesso modo. Per calcolare le ferie in un contratto part-time, bisogna innanzitutto conoscere il numero di ore previste dal contratto a tempo pieno di riferimento. In generale, il numero di giorni di ferie spettanti al lavoratore part-time è proporzionale al numero di ore lavorate nell’anno, rapportate al numero di ore del contratto a tempo pieno.

 

Punto di riferimento per le start-up SaaS che vogliono posizionarsi nel mercato italiano, Niccolò è copywriter, scrittore, amante dell’arte e del viaggio. I suoi contenuti aiutano realtà internazionali come Factorial, o strappano un sorriso agli amici quando si tratta di poesie e brevi racconti. Nomade digitale, ama il mondo start-up, stare nella natura e visitare i musei.

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