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Performance review: come migliorare le prestazioni di lavoro

La performance review è uno degli aspetti più importanti in un’azienda poiché misurerà le prestazioni dei dipendenti che ovviamente incidono direttamente sulla possibilità di raggiungere (o meno) gli obiettivi di business.

Di solito, quando le aziende iniziano a crescere e con essa viene incorporato sempre più personale, è normale che dal punto di vista delle risorse umane si perda il focus su quale sia la qualità che ogni persona aggiunge all’organizzazione o qual è il livello di produttività. Questo è il motivo per cui migliorare le prestazioni lavorative è essenziale e qui entra in gioco la performance review.

I contributi individuali di ogni persona che compone un’organizzazione sono determinanti per il successo di qualsiasi azienda. Il contributo di ciascun lavoratore, uomo o donna che sia, ha il potenziale di far avvicinare o allontanare un’azienda dal raggiungimento dei propri obiettivi.

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Cos’è la prestazione lavorativa?

La prestazione lavorativa può essere intesa come la qualità del lavoro che ciascun dipendente dimostra nelle proprie attività quotidiane, durante un determinato periodo di tempo. È un concetto che nelle risorse umane serve a capire come una persona svolge il suo ruolo.

Qui entrano in gioco vari fattori, come l’efficienza e l’efficacia con cui una persona svolge il proprio lavoro nella propria posizione, tenendo conto degli obblighi, delle aspettative e delle responsabilità che le corrispondono.

Per avere una visione chiara dello stato di funzionamento di un’azienda, è necessario misurare le prestazioni lavorative individuali e di gruppo, a tutti i livelli, dai lavoratori ai supervisori e persino alle posizioni dirigenziali con una performance review.

Affinché ciò avvenga, ogni azienda metterà in atto criteri diversi in merito a quali caratteristiche verranno prese in considerazione per calcolare o meno la prestazione del lavoratore, nonché la periodicità con cui verrà effettuato questo tipo di procedura, la metodologia e le persone coinvolte.

Cos’è la performance review o valutazione delle prestazioni lavorative?

Come indica la parola, una performance review è una metodologia che serve a misurare i contributi individuali o di gruppo di uno o più lavoratori all’interno di un’azienda durante un certo periodo di tempo.

Per fare ciò, vengono presi in considerazione diversi fattori, come le capacità del dipendente, le sue abilità, il livello di crescita e gli obiettivi che ha raggiunto (o meno).

In generale, le valutazioni delle prestazioni considerano tre dimensioni quando si analizza ciò che ogni persona apporta all’azienda.

  • Caratteristiche personali: questo tipo di valutazione si concentra sul misurare se la persona in questione ha le capacità e le attitudini necessarie per soddisfare le aspettative del proprio ruolo.
  • Basato sul comportamento: questo metodo viene utilizzato per stabilire e monitorare azioni specifiche che avvicinano o allontanano il lavoratore dalla sua prestazione ideale.
  • Focus sui risultati: si tratta proprio di misurare i risultati di un lavoratore in modo quantificato. Basandosi su statistiche e metriche specifiche, è considerato un metodo più oggettivo rispetto agli altri.

A cosa serve fare una performance review?

Oltre a poter prevenire e comunque porre rimedio ai possibili problemi che riguardano la prestazione lavorativa, come tutti i processi nelle risorse umane, le performance review o valutazioni delle prestazioni sono uno strumento fondamentale che aiuta principalmente ad ottenere informazioni chiave per il processo decisionale quali:

  • Promuovere / far salire di ruolo un dipendente.
  • Concedere un aumento di stipendio al lavoratore.
  • Incorporare o licenziare personale.
  • Comprendere le dinamiche di gruppo tra team o capi e subordinati.
  • Fornire feedback.
  • Rilevare la necessità di formazione.

D’altra parte, e come grande vantaggio che deriva dell’implementazione di questo tipo di pratica, la performance review dei lavoratori serve a capire come funziona ogni ruolo, se è necessario modificare i compiti e / o le responsabilità associate o generare nuove posizioni da ricoprire in base alle esigenze dell’azienda.

Allo stesso modo, poter avere valutazioni scritte e tangibili sulle prestazioni lavorative di uno o più dipendenti, è uno strumento fondamentale per poter verificare la loro evoluzione e decidere come premiare quella persona, contribuendo al miglioramento del benessere lavorativo.

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Cosa sono gli indicatori di prestazione lavorativa?

Come accennato in precedenza, ogni azienda stabilisce i parametri che ritiene validi per valutare una persona in relazione a come adempie alle proprie funzioni all’interno di una determinata posizione lavorativa.

Questi parametri o criteri di valutazione sono chiamati indicatori o, per utilizzando l’acronimo in inglese, KPI (indicatori chiave di prestazione).

Gli indicatori sono valori misurabili o quantificabili all’interno di un’organizzazione, che servono ad avere una visione chiara su come obiettivi di business vengono raggiunti.

I KPI sono presenti praticamente in tutti gli ambiti che compongono un’azienda, sono adattabili e anche personalizzabili, a seconda del tipo di aspetto, ruolo o capacità che si vuole misurare.

I più importanti KPI nelle performance review

Quando ci riferiamo esclusivamente alle risorse umane, questa è probabilmente l’area in cui si vede più frequentemente l’utilizzo di indicatori o KPI. Questo perché la valutazione e la misurazione delle prestazioni della forza lavoro è un compito che riguarda esclusivamente quest’area.

Sebbene le variabili siano molteplici, in generale, ogni area HR dovrebbe sempre, quasi necessariamente, tenere conto di questi KPI:

Tasso di turnover: il tasso di turnover è un indicatore che rispecchia la frequenza con cui il personale deve essere assunto per ricoprire una posizione specifica. Indipendentemente dal fatto che i dipendenti decidano di andarsene di loro spontanea volontà o meno, questo è fondamentale per capire cosa c’è di sbagliato nel lavoro. Potrebbe essere troppo impegnativo, la paga non è adeguata o potrebbero esserci dei problemi con i membri del team che interagisce con quel ruolo.
Assenteismo: quante volte i tuoi lavoratori non si presentano al lavoro senza una giustificazione? Quanti di loro hanno problemi di salute che li spingono a richiedere un congedo medico? Quanti avvisano se entrano più tardi del dovuto? Questo indicatore può far luce su problemi di stress, disaccordo con la posizione, malattie professionali o semplicemente, scarsa predisposizione o responsabilità di uno o più dipendenti.
Tempo medio per il raggiungimento degli obiettivi: indipendentemente dalla posizione, ogni ruolo in un’azienda implica un certo grado di competenza e compiti che devono essere completati per considerare che il lavoratore svolga i propri incarichi in modo soddisfacente, indipendentemente dal numero di vendite che effettua, dal numero di chiamate risposte o quanti progetti vengono completati. È fondamentale poter misurare in quale periodo di tempo un lavoratore risponde in modo ottimale agli obblighi che gli corrispondono.

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Come migliorare le prestazioni lavorative nelle aziende

Come prima cosa e per una questione logica, per migliorare le prestazioni, prima di tutto dobbiamo avere una visione completa di ciò che non sta funzionando nel caso in cui gli obiettivi aziendali o le aspettative di determinate aree o di alcuni dipendenti non vengano raggiunti.

Fatto ciò, cioè una volta che una o più performance review sono state attuate, dobbiamo analizzare i risultati e da lì prendere decisioni rilevanti per la funzione delle risorse umane, che contribuiscono a invertire una tendenza negativa.

Ci sono almeno cinque azioni che possono essere intraprese immediatamente, con strumenti pertinenti come un software HR, per aiutarci in questo:

  • Comunica aspettative chiare.
    Nella stragrande maggioranza dei casi, una comunicazione inefficiente è la causa di molti problemi aziendali. I lavoratori devono sapere esattamente cosa ci si aspetta da loro, come dovrebbero lavorare e qual è il funzionamento, quali sono i valori e la cultura dell’azienda. Per questo, scaricare tutte le informazioni su un portale dei dipendenti o una piattaforma di comunicazione interna è fondamentale.
  • Sii coerente con le revisioni delle prestazioni.
    I risultati misurabili sono efficaci finché esiste un parametro su cui confrontare l’evoluzione di ogni reparto, squadra e lavoratore. Questo è il motivo per cui richiedere questo tipo di informazioni ai lavoratori dovrebbe essere fatto regolarmente e in modo rigoroso, idealmente, utilizzando un programma specializzato per questo scopo.
  • Usa la tecnologia appropriata.
    Affidati all’implementazione di piattaforme che aiutano a migliorare le prestazioni e il coinvolgimento dei lavoratori. Ciò significa utilizzare una tecnologia che consente di automatizzare i processi quotidiani come la gestione dei documenti, le firme dei documenti e persino l’ottimizzazione dei metodi di timbratura e la rilevazione delle presenze.

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Quando è una buona idea effettuare una performance review?

Come sempre, non ci sono soluzioni magiche applicabili a tutte le aziende. Pertanto, a seconda della politica interna delle risorse umane e dello stato operativo dell’organizzazione in generale, la frequenza con cui vengono effettuate queste misurazioni può variare.

Tuttavia, si raccomanda di effettuare delle performance review almeno ogni sei mesi. Questo perché è più facile, in seguito, poter effettuare un efficace monitoraggio della performance dei dipendenti durante tutto l’anno.

In ogni caso, se si parla di miglioramento della performance, non sono sufficienti solo le valutazioni semestrali. Con il passare dei mesi i lavoratori hanno bisogno di rafforzare diversi aspetti del loro ruolo.

Ciò significa stimolarli a raggiungere nuovi obiettivi, proporre nuove sfide, comunicare in modo efficiente se c’è qualcosa che devono rafforzare nella loro attività quotidiana e, fondamentalmente, fornire loro un feedback efficiente ogni volta che è rilevante.

Chi valuta le prestazioni lavorative dei dipendenti?

A seconda del tipo di metodologia che utilizziamo per effettuare la performance review, le persone coinvolte in tale processo possono variare in modo significativo. Da un punto di vista qualitativo, le prestazioni vengono misurate continuamente, quotidianamente, con ogni azione.

Dal modo di interagire con colleghi, superiori o subordinati, clienti o fornitori (a seconda dei casi), possiamo avere già segnali chiari su quanto una persona può essere coinvolta nell’azienda con il proprio ruolo.

Tuttavia, quando parliamo di quantitativo facciamo riferimento alle valutazioni delle prestazioni, coloro che valutano possono essere: il lavoratore stesso, altri colleghi, clienti, supervisori o l’intera organizzazione. Ciò dipenderà dal tipo di performance review che viene eseguita.

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4 esempi di performance review

Attualmente esistono diversi modelli di performance review che vengono effettuati regolarmente nelle aziende. Ognuno serve a rivelare diversi aspetti del ruolo o del lavoratore da monitorare.

  • Valutazione a 360°.
    Questo metodo è uno strumento che offre ad ogni dipendente l’opportunità di ricevere feedback da tutte le persone coinvolte nell’azienda. Dai supervisori o manager ai colleghi. Allo stesso tempo e poiché si tratta di una metodologia “circolare”, anche il lavoratore stesso può dare la sua opinione.
  • Autovalutazione.
    Come indica la parola, l’autovalutazione è svolta individualmente dal lavoratore stesso che ha il compito di misurare la propria prestazione. In genere include risultati, obiettivi raggiunti, sfide e qualsiasi metrica su come ha contribuito al business.
  • Valutazione a 90° (o dei manager).
    È il modo più comune e forse fondamentale per misurare le prestazioni. Qui è semplicemente il supervisore incaricato di valutare e implementare i KPI su un particolare lavoratore.
  • Valutazione a 180° (o tra pari).
    Questo metodo, simile al 360° ma con uno scopo minore, include un’autovalutazione, tenendo conto del feedback e degli indicatori proposti dal diretto superiore e da alcuni colleghi.

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Le valutazioni delle prestazioni dei lavoratori sono fondamentali per garantire il successo di qualsiasi azienda. Disporre di strumenti per eseguire questo tipo di procedure è fondamentale per risparmiare risorse preziose e per potersi concentrare nell’ottimizzazione e il miglioramento costante delle diverse aree della nostra azienda.

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