Ferie forzate: cosa sono, preavviso e quando sono applicabili [+ Modello]

Come funzionano le ferie forzate? Un datore di lavoro può davvero obbligare i dipendenti a fruire delle proprie ferie?

Quando si parla di ferie arretrate la domanda che sorge spontanea per molti datori di lavoro ed HR manager riguarda proprio lo smaltimento coatto delle ferie dei dipendenti: è possibile forzare i dipendenti ad andare in ferie contro la loro volontà? Di chi è la decisione relativa a quando e per quanto tempo i lavoratori debbano assentarsi dal proprio lavoro?

In linea generale la risposta più classica porta verso un no. Obbligare i dipendenti a delle ferie forzate va tendenzialmente contro la legge ma, come avremo modo di vedere all’interno dell’articolo, esistono dei casi nei quali per il datore di lavoro è effettivamente legittimo forzare i dipendenti a prendere le ferie.

Fruire dei giorni di ferie è un diritto inalienabile di ogni dipendente ed è giusto che la legislazione del lavoro sia volta a tutelare in misura maggiore il lavoratore rispetto all’azienda. I periodi di disconnessione dal lavoro sono infatti fondamentali per gestire un corretto equilibrio psico-fisico e mantenere alti i livelli di produttività.

In questo articolo esploreremo più da vicino il tema delle ferie forzate, i casi in cui sono possibili e gli altri temi importanti in relazione alle ferite maturate dai dipendenti.

Sommario

• Ferie forzate: cosa significa?
• Ferie forzate: il diritto alle ferie per i dipendenti privati
• Gestione ferie forzate: chi decide
• Ferie forzate non ancora maturate: come funziona?
• Ferie forzate: quando sono consentite?
• La chiusura aziendale
• Mobbing sul lavoro e ferie
• Ferie forzate e preavviso prima del licenziamento
• Strumenti per la pianificazione delle ferie
• Digitalizzare la gestione delle ferie con un software
• Chiusura aziendale per ferie: comunicarla grazie ad un software HR
• App per gestione ferie e permessi
• Ferie forzate: le conclusioni
• Gestisci le ferie forzate dei tuoi dipendenti con Factorial 🚀

Ferie forzate: cosa significa?

Soprattutto durante il periodo caratterizzato dalla crisi economica portata dal coronavirus, molti imprenditori si sono interrogati sulla possibilità di obbligare i propri dipendenti a delle ferie forzate. Ma cosa si intende esattamente per ferie forzate?

Per ferie forzate si intende un periodo di ferie (ovvero di assenza dal lavoro) che viene letteralmente imposto al dipendente dal datore di lavoro. Relativamente a quanto dicevamo nell’introduzione, questa definizione è decisamente in netto contrasto con l’idea reale del diritto alle ferie prevista dalla legge per i lavoratori dipendenti dipendenti. Infatti, la normativa stabilisce che le esigenze e le preferenze del dipendente devono sempre essere presi in considerazione all’atto di determinare i periodi di fruizione delle ferie.

La legge prevede, infatti, che nel caso in cui il dipendente venga obbligato senza giustificato motivo a prendere dei giorni di ferie retribuite contro la sua volontà, il datore di lavoro incorrerà nell’obbligo di reintegrare il monte ore indebitamente alterato delle ferie maturate dal dipendente stesso.

Le ferie maturate dovrebbero sempre essere concordate mutuamente tra dipendente e datore di lavoro anche se, in mancanza di accordo, ’ultima parola spetta sempre all’azienda, la quale  dovrà tenere in considerazione sia i desideri degli altri dipendenti, che le esigenze produttive e organizzative dell’impresa. Tutti requisiti pongono le basi per una valutazione delle casistiche particolari all’interno delle quali è ammesso un periodo di ferie forzate. Questo riguarda tutte le comuni tipologie di ferie, sia le ferie estive che quelle invernali.

Ferie forzate: il diritto alle ferie per i dipendenti privati

Come abbiamo accennato, il diritto alle ferie rappresenta un diritto inalienabile dei lavoratori che devono poterne fruire per ripristinare e salvaguardare il proprio equilibrio psicofisico, il proprio benessere personale e le proprie relazioni legate alla vita sociale e familiare.

Il diritto alle ferie è sancito dall’articolo 36 della Costituzione italiana, che prevede che “lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi”. Appare evidente come, in un certo senso, anche la legge ponga una sorta di “obbligo” in capo al dipendente riguardo alla fruizione delle ferie, in quanto appunto non può rinunciarvi.

Qual è l’ammontare di ferie previsto dalla legge?

Non esiste una fonte univoca che stabilisca quante ferie vengono maturate dai dipendenti. Basandoci sull’anno lavorativo di 12 mesi, la cosa più logica e semplice è consultare a quanto previsto sia dalla legge che e dai vari CCNL di riferimento (che possono fornire disposizioni aggiuntive, mai in difetto) per determinare il numero esatto.

Come accennavamo, le ferie rappresentano un diritto fondamentale del lavoratore previsto dalla legge e sancito da addirittura 3 testi differenti:

• La Costituzione: la quale, come detto, all’articolo 36 afferma che “Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite e non può rinunziarvi”.
• Il Codice Civile: il quale all’articolo 2109 stabilisce che “il lavoratore ha diritto ad un periodo annuale di ferie retribuito”.
• Il Dlgs. n.66/2003: il quale presenta un’indicazione relativa alla quantità di ferie spettanti annualmente ai lavoratori dipendenti

Per capire meglio la durata delle ferie, in relazione alla quantità, la cosa più opportuna è fare riferimento al D.Lgs. n. 66/2003, il quale determina il numero di giorni in linea generale per i dipendenti privati.

La una durata minima stabilita dal decreto legislativo è pari a 4 settimane per ogni anno di servizio prestato. Come accennavamo, è importante ricordare che i vari CCNL possono prevedere una durata di ferie minima per i dipendenti superiore alle 4 settimane (mai inferiore) e che, allo stesso modo, possono dare indicazioni relativamente ai criteri di calcolo dei giorni da inserire nel computo (ad esempio se debbano essere lavorativi o solari) e anche sulle regole da seguire nei casi nei quali le ferie cadono in giorni già di per sé festivi.

Le 4 settimane di ferie minime previste dalla legge possono essere frazionate in questo modo:

• Una prima parte, di non meno di due settimane, deve essere fruita nel corso del periodo di maturazione (ossia durante l’anno)
• Una seconda parte, solitamente le restanti due settimane, deve essere fruita entro i 18 mesi successivi al termine dell’anno di maturazione (ovvero dalla scadenza dell’anno in corso)
• Una eventuale terza e ultima parte, nel caso le ferie siano superiori al minimo delle quattro settimane grazie alla particolarità della contrattazione collettiva, la quale può essere fruita anche in modo frazionato ed entro il termine stabilito dai CCNL

Gestione ferie forzate: chi decide

La gestione delle ferie forzate in azienda è molto delicata. Come abbiamo visto, ti trovi nella situazione di dover imporre ai dipendenti di fruire di alcuni giorni di ferie. Eccezion fatta per le ferie forzate previste nel caso di chiusura aziendale, in tutti gli altri casi, quando prendi questa decisione, i motivi non sono mai piacevoli. 

Probabilmente stai affrontando un periodo in cui si produce di meno, probabilmente stai temporeggiando prima di avvalerti dello strumento della cassa integrazione. 

Insomma, quando in azienda circola la voce di prossime ferie forzate il clima non è mai dei migliori. Indipendentemente dai casi, come datore di lavoro, è in queste occasioni che devi dimostrarti un vero leader. 

Imporre un periodo di ferie non è necessariamente il preludio a una politica di tagli al personale, né vuol dire che la tua azienda è destinata a una prossima chiusura. Semplicemente stai attraversando un periodo difficile.

L’introduzione fatta, risponde già alla domanda. La decisione di imporre le ferie spetta a te. Sei tu che più di ogni altra persona in azienda è a conoscenza dell’attuale situazione economica e produttiva. 

Le norme in tal senso sono molto chiare. L’articolo 2109 del Codice Civile stabile che devi comunicare le ferie in anticipo dando il tempo ai lavoratori di organizzarsi. Il nostro consiglio è di: 

• Informare i lavoratori sulla situazione attuale
• Consultarsi con i manager 
• Elaborare un piano ferie forzate trasparente 
• Comunicare la decisione con almeno 10 giorni di preavviso 
• Verificare sempre quanto riportato nel CCNL 

Rispettare questi pochi punti permetterà a te e ai dipendenti di affrontare e superare al meglio un periodo sì delicato ma che fa parte della vita di tutte le organizzazioni.   

Ferie forzate non ancora maturate: come funziona?

Soprattutto in un’ottica di forte instabilità e crisi economica come quella portata dal coronavirus, molti dipendenti si sono visti imporre dei periodi di ferie senza averli ancora maturati.

Prendiamo un esempio concreto: data la poca disponibilità di lavoro un’azienda impone ai dipendenti vari giorni di ferie al mese. Pur avendo tutti i requisiti per richiedere l’accesso a degli ammortizzatori sociali, ciò non viene fatto, nemmeno per i dipendenti che non dispongono di ferie maturate e che, di conseguenza, si ritrovano con un saldo ferie in negativo di vari giorni a causa delle ferie forzate e godute ma non ancora maturate.

👉 Clicca qui per tutto quello che c’è da sapere sulle ferie pagate dei dipendenti.

Ferie forzate per mancanza di lavoro

Durante il periodo di emergenza coronavirus, è stato possibile per il datore di lavoro utilizzare una serie di strumenti (come le ferie forzate) per gestire le esigenze lavorative del momento in un periodo così particolare, ma la legge non permette al datore di lavoro di imporre ferie forzate non maturate.

Vero è che, all’atto pratico, in una situazione come quella passata non necessariamente è stato svantaggioso per il dipendente fruire delle ferie forzate. Certamente ha perso il diritto a scegliere quando fare le ferie ma, dall’altro lato, ha mantenuto sia il proprio lavoro che la propria retribuzione invariata.

Le leggi relative all’emergenza Covid prevedevano meccanismi temporanei di flessibilità garantendo la possibilità dell’utilizzo delle ferie arretrate per evitare l’accesso a cassa integrazione e altri strumenti. 

Salvo periodi di emergenza o di oggettiva necessità quindi, costringere il lavoratore a delle ferie forzate rappresenta sicuramente una forzatura, soprattutto se non sono ancora state maturate.

Ferie forzate: quando sono consentite?

Come dicevamo, imporre delle ferie forzate senza preavviso è generalmente vietato per i datori di lavoro. Tuttavia esistono dei casi specifici in cui le aziende sono effettivamente legittimate a farlo. Questi casi includono:

• La chiusura dell’azienda a causa di ristrutturazioni o interventi strutturali improrogabili.
• Cause di forza maggiore
• La chiusura definitiva della società ordinata dalla pubblica autorità.
• La chiusura per ferie obbligatorie nelle festività di Natale, Capodanno e nei giorni di ponte.

In tutti i casi sopra descritti esistono le condizioni necessarie affinché le ferie forzate siano possibili, sempre e quando non sussistano altre opportunità di lavoro significative per il lavoratore.

👉 Fai clic qui per leggere come funziona la tassazione e il pagamento delle ferie non godute.

👉 Qui ti proponiamo una lettura sui 5 benefit dell’utilizzo di un software per gestire le ferie dei tuoi dipendenti.

La chiusura aziendale

Un esempio classico di situazione nella quale è legittimo obbligare i dipendenti a delle ferie forzate è la chiusura aziendale, in quanto i dipendenti sono obbligati ad andare in vacanza quando lo decide l’azienda. Questo è un caso di ferie forzate per esigenze aziendali.

In situazioni di normalità ciò che viene fatto tra dipendente e datore di lavoro è concordare un piano ferie con il quale definire bilateralmente i giorni di ferie affinché soddisfino le esigenze di entrambe le parti.

La possibilità di concordare il piano ferie decade, però, nei casi in cui l’azienda preveda una o più settimane di chiusura aziendale, ovvero nelle quali l’impresa risulta chiusa, non operativa. Nella stragrande maggioranza dei casi il periodo di chiusura aziendale coincide con il momento di minor produttività, che solitamente corrisponde con il mese di agosto.

In questo particolare caso, il dipendente è costretto a fruire di un periodo di ferie forzate in concomitanza dei giorni di chiusura dell’azienda in quanto, secondo quanto previsto dalla legge, le necessità produttive e organizzative dell’azienda hanno maggior peso rispetto alla libertà di scelta e alla preferenza espressa dai singoli lavoratori dipendenti.

L’importante per il datore di lavoro è che vengano garantite ad ogni lavoratore almeno 2 settimane di ferie retribuite e continuative per una corretta disconnessione dal lavoro nei mesi estivi, e altre 2 settimane (anche non continuative) durante la restante parte dell’anno lavorativo.

Mobbing sul lavoro e ferie

Possiamo definire mobbing una situazione nella quale un dipendente viene costretto a delle ferie forzate? Molto spesso questa domanda aleggia attorno a questo tema e la risposta arriva dalla sentenza n.158/2016 della corte di Cassazione.

Secondo la sentenza, non si è in presenza di mobbing nelle situazioni in cui il datore di lavoro pone il dipendente in cassa integrazione o ferie forzate per un periodo di tempo limitato e in assenza di una prova esplicita della volontà di emarginare il dipendente o, in ogni caso, senza un chiaro intento persecutorio.

Ricordiamo, per dovere di completezza, la definizione di mobbing: rappresenta mobbing il comportamento del datore di lavoro tenuto nei confronti del dipendente nell’ambiente di lavoro, sistematico e protratto nel tempo, che si concretizzi sul piano oggettivo in sistematici e reiterati abusi, idonei a costituire il cosiddetto terrorismo psicologico, e che si caratterizzi sul piano soggettivo con la cosciente intenzione da parte del datore di lavoro di arrecare danni, di vario tipo e misura, al dipendente stesso.

Ferie forzate e preavviso prima del licenziamento

Altro caso ricorrente che porta a scatenare dubbi è la fruizione delle ferie prima del licenziamento dei dipendenti o dell’interruzione del rapporto di lavoro. Il tema ferie forzate e licenziamento è molto spinoso, tuttavia, resta sempre valido il principio secondo cui, la fruizione delle ferie non può sostituirsi al preavviso.

Ovviamente nelle ferie durante il preavviso, nulla toglie che tramite un tacito accordo tra azienda privata e dipendente questo possa essere fatto. Ma non deve in alcun modo rappresentare un mero escamotage da parte dell’azienda per evitare di liquidarle al termine del rapporto di lavoro. Le ferie sono un diritto irrinunciabile e non possono quindi essere monetizzate o sostituite.

Per questo motivo, anche senza accordo tra le parti, oltre alla fruizione delle ferie non godute, deve essere riconosciuto al lavoratore dipendente anche il corretto preavviso disciplinato dalla legge e disposto dai vari CCNL di settore, il quale non deve coincidere con periodo di fruizione delle ferie arretrate da parte dei dipendenti.

Infine, nel caso in cui un’azienda obblighi un lavoratore alla fruizione di ferie forzate durante il periodo di preavviso antecedente la fine del rapporto di lavoro, il dipendente ha la facoltà di recedere dal rapporto di lavoro per giusta causa.

Le ferie forzate vengono retribuite dall’azienda?

Trattandosi di giorni di ferie e non di qualsiasi altro espediente contrattuale o ammortizzatore sociale, dato che le ferie forzate imposte dal datore di lavoro vengono detratte dal computo delle ferie annuali spettanti, la retribuzione del lavoratore continuerà ad essere la medesima durante il periodo di ferie forzate.

Un’eccezione a questa situazione è rappresentata dalla ferie obbligatorie non retribuite, per le quali l’obbligo di adempimento può essere sospeso da entrambe le parti. In ogni caso, queste ferie possono essere disposte solo nel caso in cui non esista un modo alternativo di impiegare il dipendente, nel caso in cui questa opzione sia già registrata per iscritto nel contratto o se il dipendente ha già consumato le proprie ferie retribuite.

Questa tipologia di ferie forzate è particolarmente utilizzata nei casi di dipendenti stagionali o ancora quando si viene svolta un’attività che dipende da altre attività complementari e dai relativi periodi di chiusura aziendale.

Strumenti per la pianificazione delle ferie

Dopo aver visto cosa sono le ferie forzate, il preavviso da rispettare e tutto quello che succede in caso di ferie forzate non maturate e in caso di ferie forzate per mancanza di lavoro o per chiusura aziendale, concentriamoci su quali strumenti hai oggi a disposizione per una corretta, veloce e trasparente gestione della situazione.  

• Calendario ferie cartaceo: è lo strumento più semplice ed economico da utilizzare ma anche il meno efficace. Creare un piano ferie utilizzando carta e penna è scomodo e crea confusione. Lo strumento è inoltre difficilmente utilizzabile nel caso tu abbia più di quattro o cinque dipendenti in azienda. 
• Fogli di calcolo in Excel: qui fai un considerevole passo in avanti. La gestione delle ferie avviene mediante fogli elettronici facilmente modificabili che puoi condividere rapidamente con tutte le risorse umane. Le inefficienze tuttavia non mancano. C’è bisogno di una buona conoscenza dell’app ed è sufficiente una dimenticanza o un errore nelle formule per creare scompiglio in azienda. 
• Software HR: il vero passo in avanti che puoi fare consiste nel digitalizzare e centralizzare l’intero processo utilizzando un software e una app per la gestione delle ferie. Così facendo hai pieno controllo della situazione, non devi più inserire formule, né rischi incomprensioni in azienda. 

Riepilogando, i software HR rappresentano oggi la miglior soluzione per gestire tutta la forza lavoro in azienda. Queste app ti permetteranno di risolvere tantissime problematiche, tra cui rientrano anche quelle relative alla gestione delle ferie forzate. 

Ad esempio, grazie a un software HR puoi inviare la comunicazione delle ferie forzate in tempo reale, rispettando con facilità i tempi di preavviso, puoi inoltre verificare chi ha ferie maturate e chi invece ha già esaurito i giorni a disposizione, il tutto da un’unica schermata. 

Digitalizzare la gestione delle ferie con un software

Come può un software digitalizzare la gestione delle ferie? Quale app scegliere? Factorial è il software all in one che ti permette di migliorare notevolmente non solo la gestione delle ferie in azienda ma anche tutti gli altri processi in carico al dipartimento HR. 

Relativamente alla gestione delle ferie e dei permessi, con Factorial riuscirai a risparmiare almeno 8 ore di tempo, ogni settimana, che si traducono in oltre 30 ore ogni mese.

Con Factorial puoi: 

• Creare e condividere un piano ferie 
• Approvare le richieste con un click 
• Inviare la comunicazione di ferie forzate rispettando il preavviso 
• Controllare la situazione ferie e permessi in tempo reale 
• Creare politiche personalizzate a seconda dei contratti di lavoro 

E non è tutto. Factorial in automatico calcola le ferie e i ROL maturati e fruiti da ogni singolo lavoratore. 

Insomma, non dovrai più fare difficili calcoli né ti troverai a gestire situazioni delicate come il dover imporre ferie forzate non maturate, o non rispettare i tempi di preavviso sanciti dalla legge. 

Chiusura aziendale per ferie: comunicarla grazie ad un software HR

La chiusura aziendale rappresenta uno di quei casi in cui le ferie forzate sono legittime. Come datore però hai il compito di rispettare quanto previsto dalle norme comunicando la decisione con sufficiente anticipo, così che tutti i dipendenti possano organizzarsi. 

Normalmente la chiusura aziendale viene stabilita in quei periodi compatibili con le esigenze produttive. Molte aziende optano per 15 giorni di chiusura nel mese di agosto, quando la maggior parte delle attività chiude per ferie. 

Tuttavia, molto dipende dalle tue necessità. Se ad esempio gestisci un albergo o una qualsiasi medio grande attività che opera nel settore turistico, probabilmente è proprio agosto il mese in cui registri le maggiori entrate. 

Pertanto è bene comunicare a tutti i lavoratori la politica aziendale applicata con largo anticipo così da evitare malumori e fraintendimenti. Ma come puoi migliorare la comunicazione e la trasparenza in azienda. 

Ancora una volta Factorial ti viene incontro mettendoti a disposizione tutti gli strumenti per informare tempestivamente i tuoi dipendenti.

Con Factorial, infatti, puoi digitalizzare e centralizzare tutti i processi relativi a: 

• Ferie 
• Permessi 
• Turni di lavoro 

Da un’unica schermata assegni i turni di lavoro sulla base delle esigenze dei dipendenti e della tua organizzazione. Puoi pianificare il tutto con largo anticipo e una notifica avvisa i lavoratori riguardo tutti i cambiamenti che decidi di apportare. 

Così facendo pianifichi ogni aspetto. Dai turni di lavoro alle ferie. Questo ti permette di avere un pieno controllo delle ore lavorate, dei turni fatti, dei giorni di ferie fruiti e residui. Inoltre, il software e l’app Factorial dispongono di vari filtri che ti facilitano la gestione del processo. Ad esempio puoi: 

• Filtrare i dipendenti per team, posizione o ufficio 
• Notare eventuali sovrapposizioni tra turni 
• Eliminare e modificare i turni di lavoro 

Tutto questo ti facilita enormemente il lavoro da svolgere. Elimini il rischio di imporre ferie forzate non maturate, ti assicuri che tutti abbiano ricevuto e letto le ultime comunicazioni, eviti favoritismi e conflitti in azienda. 

App per gestione ferie e permessi

Factorial è il software per la digitalizzazione e l’automatizzazione dei più importanti processi in ambito HR. Come abbiamo visto ti permette di creare e gestire con facilità e da un’unica schermata il piano ferie. 

Puoi inoltre approvare le richieste e monitorare la situazione in tempo reale. Tutto ciò risulta ancora più facile grazie alla presenza dell’app che puoi facilmente scaricare dall’Apple Store o dal Play Store. L’app Factorial per smartphone può essere utilizzata sia dai lavoratori sia da People Manager e datori di lavoro. 

Installarla permette di gestire ogni processo da qualsiasi posto. In più l’app viene incontro anche alle esigenze dei lavoratori in smart working. Puoi così comunicare con loro e integrarli ancor meglio nei progetti e nelle iniziative. 

Con l’app Factorial chiaramente puoi gestire tutti gli aspetti relativi alle ferie e ai permessi. Come datore di lavoro ti basta aprire l’app e accedere alla sezione assenze per verificare la situazione di ogni singolo lavoratore. Ad esempio: 

• I giorni di ferie e di permesso disponibili e già fruiti
• Il totale delle assenze 
• La tipologia di assenza (malattia, studio, sciopero) 

Sempre dall’app puoi inviare tempestivamente ogni modifica al piano ferie o ai turni di lavoro, rispettando così i tempi di preavviso previsti dalla legge relativamente alle ferie forzate. 

Inoltre, l’app Factorial la puoi utilizzare per tanti altri scopi. Ad esempio si rivela utilissima per rilevare le presenze del personale in azienda. I lavoratori infatti possono utilizzare l’app per timbrare il cartellino, senza più dover compilare moduli cartacei o utilizzare il poco pratico badge aziendale.

L’app in più torna utile anche per facilitare la gestione dei documenti. Ogni lavoratore può avere accesso a una o più cartelle e da qui trovare facilmente sia i documenti personali, sia i documenti relativi all’azienda. 

Ferie forzate: le conclusioni

In questo approfondimento abbiamo visto tutto quello che c’è da sapere relativamente alle ferie forzate. Abbiamo scoperto quando sono illegittime, cosa succede in caso di ferie forzate ma non ancora maturate, l’importanza del preavviso e come comunicare al meglio ed efficacemente ogni cambio del piano ferie aziendale. 

Dopo aver introdotto l’argomento ci siamo concentrarti sul come effettivamente gestire le ferie e i permessi in azienda, evidenziando tutti i vantaggi che porta alla tua organizzazione l’utilizzo di un software e una app HR. 

Queste app garantiscono più trasparenza in azienda, riducono l’errore umano, permettono di comunicare in maniera rapida, assicurano un risparmio notevole di tempo e tanto altro. 

Siamo sicuri che utilizzarli possa davvero fare la differenza e ti invitiamo a provare Factorial gratis così che tu possa verificare personalmente tutti i vantaggi riportati in questo articolo.