Onboarding digitale dei tuoi dipendenti, come realizzarlo?

Viviamo in tempi di cambiamento in cui abbiamo sempre più lavoratori che vivono in altri paesi, assumiamo più liberi professionisti e, anche nella fase di declassamento di COVID-19, molte aziende stanno lavorando in smart working effettuando processi di onboarding digitale. In sintesi, gran parte della nostra attività e il modo in cui comunichiamo vengono svolti online.

Pertanto, è molto importante esser pronti con l‘onboarding dipendenti, per quando accogliamo un nuovo dipendente nella nostra azienda.

Di seguito, ti mostriamo i suoi benefici e vantaggi, nonché il piano che puoi eseguire e gli strumenti che possono facilitare l’intero processo.

Cos’è l’onboarding digitale?

L’onboarding digitale è un processo di benvenuto che cerca la corretta integrazione di nuovi dipendenti nell’azienda.

Secondo uno studio condotto da Headway Executive Search, il 75% dei professionisti non ha una buona memoria dei loro primi giorni in azienda. Con questo in mente, cosa c’è di meglio che iniziare a creare un piano di accoglienza aziendale se non lo hai ancora…

 

Obiettivi del processo di onboarding digitale in azienda

Il processo di onboarding ha 4 obiettivi chiari:

  • #1 – Informare le politiche interne dell’azienda: È importante che, prima di iniziare il lavoro, il nuovo dipendente conosca le regole relative al proprio lavoro, quelle di natura legale, sociale e persino di sicurezza.
  • #2 – Trasmetti la filosofia dell’azienda: affinché tutti i dipendenti siano sempre allineati, è essenziale che dal momento in cui vengono assunti abbiano la conoscenza dei valori, degli obiettivi, della missione e della visione dell’azienda.
  • #3 – Conoscere le funzioni del lavoro: un buon piano di accoglienza aziendale include anche un piccolo addestramento per spiegare quali saranno i tuoi compiti, nonché le tecniche e i metodi per svolgerli correttamente.
  • #4 – Identifica la sua posizione e quella dei suoi colleghi: é importante che i nuovi dipendenti conoscano la loro posizione all’interno dell’azienda, così come quella dei loro colleghi, fin dall’inizio. Questo punto sarà molto semplice avere un organigramma aziendale.

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Differenze tra onboarding digitale, inboarding e offboarding

All’interno della gestione dei dipendenti troviamo tre termini che, sebbene suonino simili, sono molto diversi.

Onboarding digitale

Come abbiamo visto in precedenza, l’onboarding dei dipendenti è il processo in cui implementiamo un piano di benvenuto per i nuovi membri dell’azienda. Fare un buon onboarding può essere molto vantaggioso per il lavoratore e per l’azienda, poiché il 22% dei lavoratori lascia il suo nuovo lavoro durante i primi 45 giorni.

Inboarding

L’inboarding si riferisce al piano d’azione che viene svolto con i dipendenti che abbiamo già sul personale in modo che possano scalare all’interno dell’azienda.

È un cambiamento di mentalità in cui scommettiamo sul talento che abbiamo già, invece di cercarlo fuori. Siamo in grado di creare piani individuali e investire nella formazione per farli crescere con noi. Ricorda che i dipendenti felici creano un’azienda produttiva.

Offboarding

Se parliamo dell’importanza dell’accoglienza dei dipendenti, dobbiamo anche investire tempo nel offboarding o nel licenziare i lavoratori nel modo giusto.

Sia per evitare possibili perdite finanziarie sia per ottenere il feedback dei dipendenti, è molto importante attuare un corretto piano di offboarding.

Vantaggi del onboarding aziendale

Il piano di onboarding non termina il primo giorno di lavoro, né si limita al firmare il contratto e mostrarti gli uffici. Per questo motivo, lo chiamiamo “processo” perché va ben oltre un semplice benvenuto, si tratta di accompagnare il nuovo dipendente nei suoi inizi e follow-up.

Vediamo cosa ci può fornire:

Conservare il talento

Puntare sull’onboarding è un modo per trattenere i talenti, poiché stiamo investendo in essi e, alla fine, si tradurrà in lealtà da parte dei dipendenti.

Aumentare la produttività

Se realizziamo un buon piano di accoglienza, i nostri nuovi lavoratori impareranno più rapidamente sui loro compiti, sulla filosofia dell’azienda e sui suoi obiettivi. Tanto che possiamo aumentare la produttività dell’azienda del 54% con i nuovi dipendenti.

Migliorare l’employer branding

Un’azienda che si prende cura dei suoi nuovi dipendenti dice molto e lo distingue dal resto. In questo modo, l’employer branding del datore di lavoro ci consentirà di creare un’immagine di marchio molto positiva, sia interna che esterna.

Risparmio nei costi di contrattazione

Il fatto che i nuovi lavoratori se ne vadano nei primi mesi rappresenta un grande costo economico per l’azienda, poiché deve sostenere i costi di assunzione e selezione del personale. Inoltre, dobbiamo anche aggiungere tutte le ore che il team ha investito nella formazione della persona che poi parte.

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7 vantaggi del onboarding digitale

Quando parliamo di digitalizzazione del piano di onboarding, ci riferiamo ad aver controllato tutti i passaggi per ricevere il nuovo dipendente dalla stessa piattaforma online.

1. Risparmio di tempo nelle attività amministrative

Il tempo è denaro, quindi è meglio investirlo in attività che aggiungono valore all’azienda. Se riduciamo il tempo amministrativo necessario per mantenere aggiornate tutte le informazioni dei nuovi dipendenti (archiviare i loro CV, possibili test, i loro documenti, ecc.) Possiamo dedicarci ad altre attività più produttive.

2. Diminuzione del rischio di disattenzione

Se lavoriamo con un software per le risorse umane che ci aiuta con il processo di onboarding, ci assicureremo di svolgere compiti senza paura di essere dimenticati. Ad esempio, il programma può aiutarci a ricordare a noi stessi di licenziare un lavoratore.

3. Integrazione a ritmo del dipendente

La digitalizzazione di tutti i processi che svolgiamo con il nuovo dipendente ci aiuterà molto se lavoriamo con dipendenti che lavorano in remoto, siano essi liberi professionisti o vivono in altri paesi. Avendo una piattaforma digitale possiamo compiere qualsiasi passo senza dover essere nello stesso posto.

4. Aggiornamento automatico dei contenuti

Poiché tutte le informazioni sono integrate nello stesso sistema, possiamo avere tutto il contenuto sempre aggiornato senza preoccuparci di cercare cartelle e file.

5. Facile tracciamento dei progressi dei dipendenti

Possiamo rivedere come sono i primi mesi dei nuovi dipendenti e rilevare possibili errori da migliorare.

6. Condividi le informazioni con chi desideri

Dall’applicazione possiamo avere il controllo su chi rivede i documenti o dà accesso a determinate informazioni.

7. Disponibilità di documenti per i lavoratori

I lavoratori possono consultare i loro documenti ogni volta che lo desiderano su qualsiasi dispositivo, sia esso Tablet, PC o Smartphone. In questo modo, puoi anche aggiornare le tue informazioni ogni volta che vuoi, ad esempio indicando il tuo nuovo indirizzo.

Strumenti per l’onboarding digitale

L’implementazione digitale del piano di hosting aziendale può richiedere settimane. Tuttavia, l’uso di strumenti online può aiutarci ad accelerare e automatizzare tutti i processi di integrazione di un nuovo dipendente.

Successivamente, vedremo i diversi tipi di strumenti digitali che possono aiutarci a pianificare l’onboarding digitale:

Checklists

Siamo in grado di creare un elenco di attività da eseguire per il nostro nuovo dipendente indicando le attività che deve svolgere durante i primi giorni. Uno strumento molto utilizzato per creare checklist è Trello, poiché è molto semplice e intuitivo.

Mediante esta herramienta también podremos saber si se han finalizado las tareas o conocer su estado.

Strumenti e app per l’onboarding

Esistono strumenti specializzati per semplificare i processi di onboarding, rendendoli divertenti e trasformandoli in un’intera esperienza.

Un esempio potrebbe essere Talmundo, che con la sua piattaforma fa sentire i dipendenti al sicuro e sono i migliori ambasciatori dell’azienda.

Tools integrati– HRMS

Questi sistemi consentono di unificare molti processi, come l’onboarding, la formazione e persino le firme elettroniche. Un esempio di uno strumento che applica questa integrazione sarebbe il software Factorial.

Se utilizziamo applicazioni che ci aiutano a lavorare da un unico sistema, faciliteremo la gestione delle risorse umane e questo dipartimento risparmierà molto tempo nello svolgimento delle attività amministrative.

Firma digitale

Oggi datori di lavoro e lavoratori comunicano, sempre più spesso, con mezzi elettronici. Un esempio di ciò è la firma digitale, con la quale è possibile inviare documenti e averli pronti più rapidamente, poiché non è necessario che la persona si presenti fisicamente nei nostri uffici.

Uno strumento che consente di convalidare i documenti con piena validità legale è l’applicazione Aruba, che ci consente di tracciare la firma in tempo reale.

Sistemi di gestione dell’apprendimento

Si tratta di sistemi di apprendimento che aiutano il processo di formazione dei dipendenti. Questi tipi di strumenti di solito hanno un prezzo elevato e il loro utilizzo dipenderà dal budget che l’azienda gestisce.

Un esempio di strumento sarebbe Cornerstone, che promuove l’apprendimento sociale per migliorare la comunicazione e il coinvolgimento dei lavoratori.

Chatbots

I chatbot sono molto utili per risolvere piccole domande che possono sorgere per i dipendenti. Quando vuoi fare una richiesta, invece di chiedere al gestore, puoi chiedere all’assistente virtuale, che lavora come un robot, e ti darà la risposta.

Applicazioni multimediali gratuite

A volte, quando lavoriamo in remoto, dobbiamo parlare di un progetto che mostra lo schermo e spiega qualcosa ad alta voce, come se fossimo in ufficio. Per questi, ci sono applicazioni gratuite che ti consentono di registrare video, come nel caso di Loom.

Hai bisogno di una lista con tutti i passaggi da seguire per ottenere il perfetto Onboarding digitale? Ti proponiamo questo step by step già pronto per la tua azienda

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Progetta il piano di onboarding digitale della tua azienda

Ci sono momenti diversi in cui potremmo dover accogliere un nuovo membro dell’azienda online. O perché vivi all’estero o perché lavori in telelavoro, dovrai implementare un piano di onboarding digitale.

Pensa che, se fino ad ora hai cercato di realizzare personalmente il piano di benvenuto per i nuovi dipendenti, ora dovrai prestare ancora più attenzione prendendoti cura di ogni dettaglio, poiché l’esperienza sarà totalmente diversa.

Vuoi vedere un esempio di un piano di onboarding aziendale digitale? Il processo inizia prima che il lavoratore entri a far parte dell’azienda e consista nei seguenti passaggi:

Step 1: Invio del kit di benvenuto al domicilio dei nuovi dipendenti

Se il dipendente non ha modo di raggiungere gli uffici, dovremo inviare le apparecchiature informatiche e il pacchetto di benvenuto all’indirizzo del lavoratore.

Per garantire che il materiale sia stato ricevuto, si consiglia al lavoratore di inviare una foto e condividerla con il suo superiore o con la persona delle Risorse umane che lo ha contattato.

Step 2: aggiungere il nuovo dipendente ai canali di comunicazione digitale

Anche se non abbiamo fisicamente il nuovo lavoratore negli uffici, dobbiamo essere in grado di comunicare agilmente e rapidamente come se fossimo.

Per questo, è essenziale utilizzare strumenti di comunicazione, come Slack, che ci permettono di dimenticare l’e-mail e sono più professionali di WhatsApp.

Step 3: Preparare una riunione di onboarding digitale con il nuovo dipendente

Nel tuo piano di onboarding, non dimenticare di pianificare un incontro con il nuovo lavoratore, al fine di dargli il benvenuto che merita e di spiegare meglio com’è la compagnia e quali saranno i suoi compiti.

Per fare ciò, è possibile utilizzare applicazioni per chiamate come Skype o Zoom, in cui è possibile attivare la fotocamera e condividere lo schermo.

Ti proponiamo di strutturare l’incontro nei seguenti passaggi:

  • #1 – Cultura, filosofia, missione e visione dell’azienda: anche se sicuramente nel colloquio di lavoro sono state date alcune informazioni su come funziona l’azienda, qui l’importante è approfondire la cultura, la filosofia, la missione e la visione dell’azienda.

Questo punto è importante in modo che dal primo giorno il lavoratore sia a conoscenza degli obiettivi perseguiti dall’azienda e sia coerente con il team.

  • #2 – Organigramma: per mettere il nuovo dipendente in una posizione, sarà essenziale insegnargli l’organigramma dell’azienda, spiegando anche chi saranno i suoi colleghi.
  • #3 – Firma del contratto: per rendere efficace il contratto di lavoro, il dipendente deve firmare. Per questo, ci sono diversi sistemi che funzionano con la firma digitale, come Factorial.
  • #4 – Compiti: qui devi spiegare in dettaglio quali saranno i suoi compiti e come eseguirli. Per fare ciò, forniscigli tutti gli accessi e gli strumenti necessari.
  • #5 – Esercizio: si raccomanda di fare un esempio pratico per spiegare come un compito sarebbe svolto. Un’idea sarebbe quella di prendere come riferimento il prossimo progetto da realizzare. In questo modo, possiamo risolvere le domande che sorgono.

Step 4: stabilire una metodologia di lavoro digitale

A volte lavorare in remoto può suscitare sensazioni di solitudine, isolamento o stress.

Al fine di gestire i lavoratori in remoto, è necessario creare linee guida di lavoro per garantire una buona salute mentale ai propri lavoratori.

Esistono diversi consigli che è possibile trasferire ai dipendenti per facilitare lo smart working:

  • #1 – Stabilire una routine: quando non dobbiamo spostarci da casa, è facile cadere in routine che alterano i nostri programmi. Per questo, è consigliabile stabilire degli orari per alzarsi, non dimenticare il bagno e prepararsi come se stessimo andando in ufficio.
  • #2 –Suggerire buone abitudini alimentari e di esercizio: se lavoriamo seduti tutto il giorno e, inoltre, non ci siamo spostati tutto il giorno, è consigliabile esercitarsi all’aperto o a casa. Inoltre, non dobbiamo dimenticare di mangiare bene per avere abbastanza energia per affrontare la giornata.
  • #3 – Organizza incontri online e invita a utilizzare i canali digitali: puoi continuare a fare una pausa caffè, ma online. Inoltre, l’uso dei canali di comunicazione interna aiuterà a placare la sensazione di solitudine.
  • #4 – Stabilire un buon posto di lavoro: questo punto è molto importante, poiché dobbiamo trovare un luogo confortevole in cui non abbiamo distrazioni.

Sempre più aziende scelgono modelli di lavoro a distanza grazie al telelavoro. Se desideri offrire il vantaggio di lavorare in remoto o desideri incorporare talenti al di fuori della tua città o nazione, è tempo di prendere in considerazione l’idea di creare il tuo piano di onboarding digitale. Per questo, è essenziale aiutarti con i migliori strumenti e software online, poiché semplificheranno la tua giornata.

 

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