Human Resource Management (HRM): cos’è e quali sono le funzioni

Human Resource Management significa gestione delle risorse umane. Comprende i processi e le decisioni con cui un’azienda seleziona, amministra, forma, valuta e retribuisce le persone.

L’acronimo HRM indica quindi un ambito più ampio della sola gestione di contratti, presenze e buste paga.

Il suo compito è collegare le esigenze dell’azienda alle competenze e alle condizioni di lavoro delle persone, coordinando attività quotidiane e scelte di lungo periodo.

In questa guida vediamo che cosa comprende l’HRM, quali sono le sue funzioni e che cosa fa un HR manager. Approfondiamo poi l’approccio strategico, i primi passi per le PMI e gli strumenti con cui Factorial può supportare la gestione delle risorse umane all’interno di un sistema più ampio di gestione aziendale.

Human Resource Management: significato e definizione di HRM

L’Human Resource Management è l’insieme delle attività con cui un’azienda gestisce il rapporto con le persone durante tutto il loro percorso lavorativo.

Parte dalla pianificazione del fabbisogno e comprende processi come selezione, inserimento, amministrazione, sviluppo, valutazione e uscita.

HRM e HR management indicano lo stesso ambito generale. Il manuale dell’Organizzazione internazionale del lavoro dedicato all’HRM comprende, tra le altre aree, recruiting, compensation & benefit, performance management e formazione.

Queste funzioni devono lavorare in modo coordinato, invece di procedere come attività separate.

Per capire come si collegano, puoi distinguere tre livelli:

• Operatività: gestisci candidature, documenti, richieste di assenza, informazioni per le paghe e scadenze
• Sviluppo: individui le competenze da rafforzare e organizzi percorsi professionali
• Strategia: pianifichi persone e capacità necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali

Anche HRM e amministrazione del personale non sono sinonimi. L’amministrazione è una componente della gestione delle risorse umane, non l’intero processo.

Un HRIS è invece un sistema informativo che raccoglie e organizza i dati sul personale. Può supportare i processi HRM, ma non stabilisce quali politiche adottare né sostituisce il confronto tra persone, responsabili e direzione.

Le funzioni principali dell’HRM

Le funzioni dell’HRM accompagnano l’intero rapporto tra persona e azienda.

Le informazioni raccolte in una fase dovrebbero essere utili anche nelle successive. La selezione chiarisce le competenze iniziali, l’onboarding rende comprensibili ruolo e aspettative, la valutazione permette di verificare risultati e difficoltà, mentre formazione e politiche retributive trasformano queste informazioni in interventi concreti.

Le cinque aree seguenti costituiscono una buona base per organizzare il lavoro.

1. Selezione del personale e inserimento

Prima di cercare un candidato, devi chiarire quali attività svolgerà, quali risultati dovrà raggiungere e quali competenze servono davvero.

L’HRM coordina questo processo con il responsabile della funzione e con chi approva il budget.

• Profilo: definisci responsabilità, competenze necessarie e requisiti pertinenti alla posizione
• Valutazione: utilizza criteri condivisi, colloqui strutturati ed eventuali prove collegate alle attività
• Decisione: confronta le evidenze raccolte evitando scelte basate soltanto sulle impressioni
• Inserimento: organizza documenti, accessi, affiancamento e primi obiettivi

Accanto alle conoscenze tecniche, considera anche le soft skills necessarie al ruolo.

L’obiettivo non è ricevere il maggior numero possibile di candidature, ma individuare una persona adatta alla posizione e organizzare un ingresso efficace.

2. Formazione e sviluppo delle competenze

La formazione deve rispondere a un fabbisogno professionale concreto.

Prima di scegliere un corso, confronta le competenze richieste dal ruolo con quelle già disponibili e cerca di capire da dove nasce l’eventuale divario.

• Fabbisogno: individua ciò che il dipendente deve imparare o approfondire
• Percorso: scegli corsi, affiancamenti, esercitazioni o mentoring in base all’obiettivo
• Applicazione: crea occasioni per utilizzare le nuove competenze nelle attività quotidiane
• Verifica: controlla i progressi attraverso prove e risultati pertinenti

Per esempio, un percorso su un nuovo gestionale dovrebbe preparare il team a eseguire operazioni precise. La verifica riguarderà quindi la capacità di completarle correttamente, non soltanto il numero di ore di formazione frequentate.

L’HRM collega così formazione, prestazioni e sviluppo professionale, mantenendo distinti i percorsi obbligatori, l’aggiornamento necessario per il ruolo e la preparazione a nuove responsabilità.

3. Amministrazione del personale

L’amministrazione del personale mantiene aggiornate le informazioni necessarie per gestire correttamente il rapporto di lavoro.

Comprende documenti contrattuali, variazioni, presenze, assenze e dati necessari all’elaborazione delle paghe.

Una decorrenza errata o una variazione non comunicata può riflettersi sul cedolino, sulla contabilità e sulla fiducia del dipendente. Per questo servono responsabilità chiare e controlli definiti.

• Contratti: organizza documenti, inquadramento, orario e modifiche concordate
• Tempo di lavoro: raccogli presenze, assenze e altre informazioni pertinenti
• Paghe: verifica e trasmetti le variabili agli incaricati dell’elaborazione
• Fascicoli: conserva la documentazione e assegna accessi coerenti con le responsabilità

In Italia, l’articolo 1 del D.Lgs. 152/1997 disciplina gli obblighi informativi sulle condizioni del rapporto. La gestione HR deve quindi coordinare documentazione e comunicazioni corrette e aggiornate, senza limitarsi ad archiviare il contratto.

La riservatezza richiede la stessa attenzione. Il GDPR stabilisce, tra gli altri, i principi di minimizzazione, esattezza e limitazione della conservazione dei dati.

4. Valutazione delle performance

La valutazione delle performance collega aspettative, risultati e sviluppo.

Serve a capire che cosa funziona, quali ostacoli impediscono di lavorare bene e quali interventi possono migliorare i risultati.

• Obiettivi: definisci risultati comprensibili e coerenti con responsabilità e risorse disponibili
• Evidenze: raccogli informazioni pertinenti distinguendo fatti e impressioni
• Confronto: ascolta il dipendente e verifica eventuali ostacoli organizzativi
• Azioni: concorda priorità, supporto, formazione o nuovi obiettivi

Il manuale ILO richiama l’importanza di aspettative chiare e confronti regolari sulle prestazioni.

La valutazione dovrebbe quindi accompagnare il lavoro nel tempo, invece di comparire soltanto quando emerge un problema.

5. Retribuzione e benefit

L’area compensation & benefit comprende le scelte con cui l’azienda remunera il lavoro e definisce gli altri benefici collegati al rapporto.

Riguarda retribuzione fissa, componenti variabili, incentivi e benefit previsti dalle politiche aziendali.

L’HRM deve definire criteri comprensibili e sostenibili, rispettando gli obblighi applicabili e verificando la coerenza delle decisioni.

• Retribuzione fissa: considera inquadramento, responsabilità e coerenza interna
• Variabile: collega premi e incentivi a condizioni e obiettivi definiti
• Benefit: valuta quali servizi rispondono alle esigenze effettive delle persone
• Budget: considera il costo complessivo per l’azienda e non soltanto il valore nominale del beneficio

Prima di introdurre un premio, chiarisci come viene maturato e misurato. Prima di scegliere un benefit, verifica chi può utilizzarlo e con quali modalità.

Aumentare gli incentivi non produce automaticamente risultati migliori. L’efficacia dipende anche dalla chiarezza, dall’accessibilità e dall’equità delle regole.

Chi è e cosa fa un HR manager

L’HR manager coordina i processi di gestione delle risorse umane.

Le sue responsabilità cambiano in base alle dimensioni e alla struttura dell’azienda. Può guidare specialisti dedicati oppure seguire direttamente più attività.

Il ruolo mette in collegamento direzione, responsabili di funzione, dipendenti e professionisti esterni. Questo non significa che l’HR manager debba svolgere personalmente ogni colloquio, elaborare tutte le buste paga o decidere da solo le assunzioni.

Le responsabilità principali riguardano quattro aree:

• Organizzazione: definisce processi, priorità e responsabilità del lavoro HR
• Persone: coordina selezione, inserimento, sviluppo e gestione delle relazioni
• Decisioni: porta alla direzione informazioni su organico, competenze, costi e criticità
• Verifica: controlla l’avanzamento delle iniziative e coordina gli approfondimenti necessari

La collaborazione con i manager di linea è indispensabile. Sono loro a conoscere attività, risultati e carichi di lavoro del team e a gestire buona parte dell’esperienza quotidiana dei dipendenti.

Per evitare sovrapposizioni, chiarisci chi propone un’assunzione, chi approva il budget e chi valuta le competenze tecniche. La stessa logica vale per aumenti, formazione e cambiamenti organizzativi.

HRM strategico: come allineare la gestione delle persone agli obiettivi aziendali

L’HRM strategico collega le politiche sulle persone agli obiettivi di lungo periodo dell’azienda.

Non sostituisce la gestione operativa. Le dà una direzione, facendo in modo che assunzioni, sviluppo, organizzazione e investimenti sulle persone rispondano a esigenze concrete del business.

Il CIPD definisce lo Strategic Human Resource Management come un quadro che collega gestione e sviluppo delle persone agli obiettivi e ai risultati aziendali di lungo periodo.

Per esempio, un’impresa che vuole aprire una nuova sede deve capire quante persone serviranno, quali competenze dovranno avere e quanto tempo sarà necessario per renderle operative.

Pubblicare gli annunci senza questo lavoro preliminare significa iniziare a gestire il fabbisogno quando è già diventato urgente.

La risposta, inoltre, non è sempre assumere. Il piano può prevedere formazione, mobilità interna, redistribuzione delle attività o revisione di un processo.

Dalla strategia aziendale alle azioni HR

La pianificazione della forza lavoro confronta persone e competenze disponibili con quelle che serviranno in futuro.

Il CIPD la descrive come un processo che analizza la situazione attuale, identifica i bisogni futuri e traduce il divario in azioni.

Per rendere concreto questo collegamento, definisci tre elementi per ogni iniziativa:

• Fabbisogno: specifica quali persone o competenze servono per sostenere l’obiettivo
• Intervento: scegli un’azione coerente con la causa del problema
• Verifica: stabilisci come controllarne gli effetti, oltre al semplice completamento dell’attività

La tabella mostra alcuni esempi:

Questi interventi non garantiscono automaticamente il risultato.

Rendono però esplicito il collegamento tra problema, decisione e risultato atteso, così da poter correggere la strategia quando emergono nuove informazioni.

Quali indicatori utilizzare

Gli indicatori devono aiutare a rispondere a una domanda precisa.

Contare corsi frequentati, colloqui svolti o documenti firmati descrive l’attività del team HR, ma non dimostra da solo che il risultato sia migliorato.

Scegli poche misure e definisci per ciascuna periodo, formula e perimetro.

• Recruiting: affianca ai tempi di copertura la verifica dell’inserimento e della permanenza iniziale
• Formazione: controlla l’applicazione delle competenze oltre alla semplice partecipazione
• Organico: confronta fabbisogno, persone disponibili e costo previsto
• Retention: analizza uscite, ruoli coinvolti e motivazioni disponibili

Rivedi i dati insieme ai responsabili e collega ogni criticità a un approfondimento.

Un report è utile quando aiuta a prendere una decisione, non quando contiene semplicemente molte informazioni.

Human Resource Management nelle PMI: da dove partire

Nelle PMI le responsabilità HR possono essere distribuite tra imprenditore, amministrazione, responsabili e consulente del lavoro.

Non serve replicare immediatamente la struttura di una grande azienda. Bisogna però evitare che i processi dipendano soltanto dalla memoria delle persone o da accordi informali.

Il primo obiettivo è rendere chiari responsabilità, informazioni e passaggi ricorrenti.

Puoi partire da quattro interventi:

• Referente: individua chi coordina i processi e quali decisioni richiedono l’approvazione della direzione
• Dati: organizza documenti contrattuali, ruoli, orari e scadenze in una struttura aggiornata
• Flussi: definisci come gestire assunzioni, assenze, variazioni e comunicazioni al consulente
• Confronto: prevedi momenti regolari su lavoro, ostacoli e sviluppo professionale

Scegli poi una priorità collegata a un problema concreto.

Se l’azienda perde tempo nella gestione delle richieste di ferie, parti da quel processo. Se fatica a coprire posizioni tecniche, lavora invece su profili, selezione e competenze.

Quando confronti i gestionali HR, verifica quali processi vuoi digitalizzare e quali informazioni devono essere scambiate con gli altri strumenti già utilizzati dall’azienda.

Mantieni inoltre il supporto dei professionisti competenti. Delegare alcuni adempimenti non elimina la necessità di avere un referente interno che controlli dati, scadenze e decisioni.

Il passo successivo è collegare il lavoro quotidiano alla pianificazione aziendale.

Anche una PMI deve sapere quali competenze serviranno nei prossimi mesi e se conviene svilupparle internamente o cercarle all’esterno.

Strumenti per l’HRM: come gestire persone e processi aziendali con Factorial

Factorial è un software gestionale aziendale che permette di collegare la gestione delle persone ad altri processi operativi e amministrativi dell’azienda.

Nell’ambito dell’HRM, centralizza attività come amministrazione del personale, recruiting, onboarding, formazione e valutazione delle performance. La piattaforma non si limita però alla funzione HR: integra anche strumenti destinati ad altre aree della gestione aziendale.

La pagina dedicata al software HR raccoglie le funzionalità specifiche per la gestione delle risorse umane.

Per chi si occupa di HRM, il vantaggio è soprattutto la continuità tra i diversi processi. Puoi seguire una candidatura, organizzare l’ingresso della persona e gestire documenti, presenze e sviluppo professionale senza dover ricostruire ogni volta le informazioni tra email, fogli di calcolo e strumenti separati.

Le funzionalità dedicate alla gestione delle persone possono supportare quattro esigenze:

• Centralizzazione: raccogli anagrafiche, documenti e informazioni contrattuali regolando gli accessi in base alle responsabilità
• Organizzazione: assegna attività di onboarding e gestisci approvazioni per ferie, permessi e altre richieste
• Sviluppo: organizza formazione, obiettivi e valutazioni per dare seguito ai confronti tra dipendenti e responsabili
• Analisi: utilizza report e dati aziendali per approfondire andamento e criticità dei processi

Attraverso il portale HR, i lavoratori possono inoltre consultare i documenti condivisi, accedere ai cedolini e inviare richieste secondo le autorizzazioni configurate.

Il team HR può così ridurre le attività ripetitive e mantenere più ordinata anche la preparazione delle informazioni necessarie per le paghe.

L’automazione, però, non sostituisce le decisioni sulle persone. Criteri di selezione, politiche retributive e percorsi di crescita restano responsabilità dell’azienda. Anche dati, decorrenze e autorizzazioni richiedono controlli, mentre le funzionalità disponibili dipendono dalla configurazione scelta.

Factorial può quindi supportare l’HRM all’interno di una gestione aziendale più ampia, collegando dati e processi che altrimenti rischiano di rimanere separati.

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Domande frequenti sull’Human Resource Management

Cosa significa Human Resource Management?

Human Resource Management significa gestione delle risorse umane e si abbrevia con HRM. Comprende politiche, processi e attività con cui un’azienda seleziona, amministra, forma, valuta e retribuisce le persone durante il loro percorso lavorativo.

Qual è la differenza tra HRM e HR management strategico?

L’HRM comprende l’intera gestione delle risorse umane, dalle attività operative alle politiche di sviluppo.

L’HR management strategico mette invece l’accento sul coordinamento di queste attività con gli obiettivi di lungo periodo dell’azienda.

La differenza non è tra una gestione “burocratica” e una gestione dedicata alle persone. L’approccio strategico utilizza anche dati e processi amministrativi per pianificare competenze, organico e investimenti in modo coerente con le priorità aziendali.

Cosa fa un HR manager?

Un HR manager coordina i processi di gestione delle persone e collabora con direzione, responsabili di funzione, dipendenti e consulenti.

Le sue attività possono comprendere selezione, formazione, amministrazione, valutazione delle performance e politiche retributive.

Le responsabilità cambiano in base alla struttura dell’azienda. In una realtà ampia può guidare specialisti dedicati, mentre in una più piccola può seguire direttamente più attività.

Il compito resta collegare processi affidabili e decisioni sulle persone alle esigenze dell’azienda.