8 consigli per migliorare la produttività durante lo smart working

Con la crisi del coronavirus, il graduale ritorno alla normalità, lo smart working è ancora una volta la modalità adottata da molte aziende, una realtà che è aggravata dalla necessità di mantenere e migliorare la produttività del lavoro da remoto.

Questo concetto ha diversi punti che possono essere analizzati, come il modo in cui le attività sono distribuite durante il giorno, come gestire un team da remoto con il quale lavoravi a stretto contatto ogni giorno, la flessibilità del tempo che permetteva di essere fuori dall’ufficio, motivazione interna, e tanti gli altri.

Lavorare da casa può sembrare semplice e comodo, ma dovremo tener conto del fatto che potrebbero esserci più distrazioni che hanno un impatto negativo sulle prestazioni lavorative delle squadre.

In questo articolo proponiamo 8 suggerimenti da applicare al fine di migliorare la produttività del lavoro, attraverso strumenti e azioni che possono essere messi in pratica e che aiuteranno a ridurre la procrastinazione mentre soddisfano tutti i compiti che devono essere eseguiti.

1 Organizza il tuo spazio di lavoro e usa attrezzature adeguate durante lo smart working

Qui troviamo il punto di partenza. Sebbene possa sembrare di scarsa importanza, progettare e definire con cura il luogo che assegneremo come nostro ufficio mentre lavoriamo in remoto, avrà un grande impatto sulla produttività del lavoro e ci consentirà di separare il lavoro dalla vita personale o familiare.

Con la bozza preliminare della regolamentazione del lavoro a distanza, l’obbligo delle aziende di fornire ai propri lavoratori le attrezzature tecnologiche necessarie per il corretto sviluppo dei loro compiti è già stato reso esplicito.

Prova a utilizzare una sedia ergonomica che supporti tutta la schiena e fornisca il supporto necessario. Usa un tavolo o uno spazio solo per i tuoi oggetti di lavoro in modo che quando ti sposti da lì, puoi fare un “taglio mentale” e non portare il lavoro nel resto della tua giornata e nello spazio personale.

Cerca la luce naturale e, se possibile, aggiungi una pianta. Ciò influenza direttamente l’energia, la circolazione dell’aria e la riduzione dell’ansia o dello stress.

Un altro punto importante sarà cambiare posizione di volta in volta. Naturalmente, questo sarà più facile da applicare se il tempo, le condizioni sanitarie, la natura del tuo lavoro o il layout della tua casa lo consentono. Tuttavia, trova un altro posto per disconnetterti ed evita di rimanere tutto il giorno nello stesso luogo senza muoverti.

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2 Lascia spazio alle conversazioni umane con il tuo team

Questi sono tempi difficili e il morale della tua squadra potrebbe essere influenzato. Preoccupazioni, disagi, angoscia, incertezza, sono normali reazioni ai cambiamenti che stiamo vivendo.

Qui vorrei fermarmi ed evidenziare l’importanza della qualità degli incontri che si svolgono, rispetto alla quantità. Dopo la scomparsa dei meeting faccia a faccia, la mediazione degli incontri deve contemplare uno spazio di riflessione e domande umane che facciano sentire a tutti i lavoratori che sono compresi e accompagnati.

Naturalmente, potrebbero esserci situazioni in cui un dipendente impiega più tempo del normale a rispondere o ha problemi di connettività che lo ritardano per una riunione o non partecipa attivamente alle molteplici piattaforme di comunicazione.

Anche in questo caso, i team leader dovranno essere pronti ad avere conversazioni difficili sulla bassa produttività del lavoro, senza trascurare di informarsi su come si sente quel lavoratore. Alcune domande che possono essere poste sono: Come ti senti riguardo alla situazione attuale? Possiamo fare qualcosa per farti sentire più a tuo agio e motivato? Come organizzi la tua giornata? Cosa potresti fare di meglio o diversamente?

3 Considera la flessibilità del tempo per aumentare la produttività durante lo smart working

Tra i vantaggi dello smart working, troviamo la flessibilità oraria che insieme al risparmio di tempo nel pendolarismo e in ufficio possono diventare fattori di miglioramento della produttività del lavoro.

La flessibilità è di grande importanza per bilanciare l’equilibrio tra lavoro e vita personale, specialmente quando queste due cose sviluppate vengono trasposte nello stesso campo.

L’uso di uno strumento di rilevazione del tempo ti consentirà di conoscere il tempo che ciascun dipendente impiega a svolgere le proprie attività, contribuendo a stabilire la flessibilità e facilitando la riconciliazione.

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4 Non dimenticare interruzioni e disconnessioni

Il rispetto dei momenti di riposo e disconnessione contribuirà inoltre ad aumentare la produttività e le prestazioni. Se prendiamo in considerazione che durante lo smart working siamo interrotti meno frequentemente, può accadere che in uno stato di concentrazione stiamo lavorando da molte ore senza un pausa.

La cosa consigliabile sarebbe che ogni 2 ore prendiamo una pausa tra 10 o 15 minuti, iniziamo a muoverci e allontaniamoci dal computer (qui l’importanza degli spazi delimitati). È dimostrato che il nostro cervello può mantenere un certo tempo di concentrazione, quindi queste pause dovrebbero anche essere programmate nell’agenda del giorno per liberare la mente e mantenere i livelli di prestazione durante il giorno.

D’altra parte, dobbiamo tenere presente che alla fine della giornata lavorativa, i lavoratori hanno il diritto di disconnettersi dal lavoro, quindi tutte le aziende dovrebbero rispettare e far rispettare il tempo di riposo entro i limiti legali.

5 Pianifica la tua giornata ed evita le distrazioni

Controlla la tua agenda per il giorno, controlla la tua casella di posta e cerca quelli più urgenti. Un buon esercizio consiste nel definire i due o tre compiti più importanti o che impiegheranno più tempo prima di iniziare la giornata. Quando li finiamo, possiamo aggiungerne altri secondari.

Avere un piano per come sarà la giornata eviterà la procrastinazione e la perdita della vista su ciò che è importante e urgente, facendo diminuire la produttività del lavoro.

D’altra parte troviamo distrazioni, grandi ladri di tempo che possono manifestarsi in modi diversi se pensiamo alla molteplicità di stimoli che ci circondano nella nostra casa. Sicuramente i cellulari e altri dispositivi tecnologici prenderanno gran parte della nostra concentrazione e capacità di attenzione. Dobbiamo imparare a gestirne l’uso, anche riservandoli ai momenti di svago e riposo che abbiamo pianificato.

Allo stesso modo, i social network che possono interrompere con notifiche costanti, acquisti online o piattaforme video come YouTube o Netflix dovrebbero essere riservati esclusivamente per il termine delle attività assegnate.

produttività durante lo smart working

 

6 Preparati per la tua giornata di lavoro

Anche se non devi alzarti e prepararti per andare in ufficio, ciò non significa che la nuova norma sia quella di rimanere in pigiama e deprogrammare tutte le abitudini che hai avuto.

Sì, la tentazione può essere grande se siamo anche nel comfort della nostra casa, ma può diventare una cattiva abitudine molto rapidamente.

Indossa abiti comodi, siediti nello spazio di lavoro e organizza la tua giornata. Continuare con gli stessi rituali che hai quando vai in ufficio impedirà alla pigrizia di guadagnare spazi.

Stabilisci quali saranno le ore per mangiare e riposare e, soprattutto, evitare di svolgere attività che non sarebbero tipiche del tuo posto di lavoro, come “scappare” per fare la spesa, pulire, mettere in ordine la stanza o lavare i vestiti.

la produttività nello smart working

7 Applicare tecniche di produttività del lavoro

Esistono numerose pratiche che possono essere applicate durante le sessioni di smart working e che mirano a gestire il tempo lontano dall’ufficio, mantenendo la produttività e assicurando che svolgiamo un gran numero di compiti.

Certo, non tutte le tecniche di produttività funzioneranno per tutti, ma è importante testare e riconoscere quale si applica meglio alla natura del lavoro. Qui condividiamo 5 esempi dei più noti:

Smart working

Lo Smart Working è una metodologia di lavoro basata sulla fiducia dei lavoratori, sebbene sia anche di grande importanza che il personale sappia perfettamente quali sono i loro obiettivi.

Pertanto, ciò che lo Smart Working intende non è che il dipendente lavori un certo numero di ore, ma piuttosto che il dipendente raggiunga determinati obiettivi e utilizzi la tecnologia per esso.

Mangiarsi una rana

Creato da Brian Tracy e basato su una famosa citazione di Mark Twain (“mangia una rana al mattino e non ti accadrà nulla di peggio durante il giorno”), la tecnica di cercare di distribuire compiti nel tempo in base al loro ordine di importanza, rendendo prima il più complicato.

Generalmente tendiamo a lasciare quei compiti più complessi e meno piacevoli, ma con la stanchezza di fine giornata, come regola generale finiscono per essere svolti il giorno seguente. Pertanto, se utilizziamo i momenti di maggiore energia al mattino per questi compiti, il resto sembrerà più facile.

Pomodoro

Sviluppata da Francesco Cirillo, questa tecnica aiuta a gestire il tempo durante il giorno, dividendolo in intervalli di 25 minuti, con una pausa di 5 minuti.

In questi frammenti di tempo si propone che il lavoratore si dedichi a un solo compito, con la massima concentrazione e senza distrazioni. Ogni quattro blocchi o intervalli, ci sarà un periodo di riposo più lungo (circa 15-20 minuti). In questo modo è possibile migliorare le prestazioni e l’agilità mentale.

Kanban

Questa tecnica che riconosce la qualità sulla velocità, propone di dividere o frammentare ogni processo in fasi o sotto-attività definite che devono essere completate prima che inizi quella successiva.

Creato in Toyota, viene utilizzato per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori, visualizzare l’intero processo, determinare i lavori in corso e misurare il tempo necessario per completare un’attività.

 

Getting Things Done

Concepito da David Allen, questo metodo propone di smettere di pensare e scrivere i compiti che devono essere svolti e semplicemente svolgerli. Si basa sul principio secondo cui “una persona ha bisogno di liberare la mente dai compiti in sospeso mantenendoli in un luogo specifico. In questo modo, non è necessario ricordare cosa fare e puoi concentrarti sulla sua realizzazione ”.

Non si concentra sulla definizione di priorità, ma piuttosto propone la creazione di elenchi contestuali in cui i compiti saranno raggruppati in base alla loro tipologia. Allo stesso tempo, suggerisce che le attività che potrebbero richiedere non più di 2 minuti dovrebbero essere eseguite immediatamente.

 

8 Usa gli strumenti che ti aiutino durante il smart working

Esistono diversi strumenti che aiutano a migliorare la produttività e l’efficacia durante il telelavoro. Oltre ad essere facili da usare, consentono una comunicazione senza interruzioni tra i membri del team.

Ad esempio, nel campo della messaggistica, applicazioni come Slack o Teams consentono un’ottima integrazione generando gruppi o chat personalizzate. Per quanto riguarda le videochiamate, troviamo il già noto Zoom e Google Meet come un’ottima alternativa.

Lo scambio di documenti di ogni tipo può essere effettuato in modo sicuro e gratuito con piattaforme come Google Drive o WeTransfer che consentono la condivisione di file tra utenti diversi e possono essere facilmente integrati.

Un software per le risorse umane può anche essere il grande alleato quando organizzi e gestisci i team da remoto. Tra alcune delle funzionalità troviamo l’assegnazione di compiti, la rilevazione delle presenze e la valutazione delle prestazioni.

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