Portale HR dipendenti: tutte le funzionalità necessarie alla digitalizzazione

Il portale HR dipendenti, in inglese HR portal, sta diventando uno strumento che si sta usando sempre di più sul posto di lavoro. È una risorsa che offre notevoli vantaggi operativi per il dipartimento o team delle risorse umane e garantisce una comunicazione fluida tra il personale e i responsabili di ciascun dipartimento. Ma cos’è davvero un portale HR dipendenti e quali sono tutti i suoi vantaggi?

Vediamo in quest’articolo l’importanza di avere un portale HR del dipendente e quali sono tutti i suoi lati positivi, sia per i lavoratori che per l’azienda.

Cos'è il portale HR dipendenti

Il portale HR dipendenti è uno strumento online in cui l’azienda e i dipendenti scambiano informazioni e documentazione online, in modo sicuro e affidabile. Entrambi sono collegati tramite un sito Web o un’app che consentono una migliore gestione di tali informazioni da entrambe le parti.

Il portale HR dei dipendenti è un canale fondamentale per medie e grandi imprese per stabilire una comunicazione efficace e ufficiale con i propri lavoratori, che consente loro di accedere a molte informazioni indispensabili, come, tra l’altro, buste paga o certificati aziendali. In altre parole, è una risorsa che rappresenta un nuovo modo di lavorare e gestire le informazioni dei lavoratori, promuovendo la produttività dell’azienda e l’accesso alle informazioni personali e alle comunicazioni ufficiali da parte del lavoratore.

Oggi più che mai, sta diventando uno strumento sempre più frequente sul posto di lavoro, anche perché siamo sempre più consapevoli che dovremmo abbandonare gli strumenti tradizionali, i cosiddetti analogici che ci costringono a usare tanta carta, e dovremmo preferire la digitalizzazione aziendale, guadagnando così in efficienza, rapidità e pieno controllo del flusso dei dati.

Proprio per tutti questi motivi, è essenziale che le aziende, in particolare i dipartimenti di gestione delle risorse umane, sappiano come utilizzare queste piattaforme e quali servizi possono offrire. Mettere a disposizione dei dipendenti un portale HR per i lavoratori offre molte possibilità e vantaggi. Vediamoli più in dettaglio di seguito.

Motivi per avere un portale HR dipendenti 

Come abbiamo detto, il compito principale del portale HR dipendenti è semplificare l’amministrazione del personale per le aziende, in particolare per i professionisti delle risorse umane.

Un grande vantaggio del portale HR dipendenti sta nella riduzione di errori, poiché il software HR è responsabile della revisione di ogni richiesta e dell’aggiornamento del calendario aziendale. La gestione dei dati e tutte le procedure sono quindi semplificate e gestite al meglio.

Vantaggi per il lavoratore con un portale HR dipendenti

In generale, il portale HR dei dipendenti garantisce una maggiore autonomia a ciascun lavoratore e anche ai vari team dell’azienda. Questi sono i principali vantaggi:

• Promemoria delle scadenze nel portale HR dipendenti

Grazie al portale HR dei dipendenti, non è necessario che i lavoratori controllino periodicamente le scadenze quando si tratta di fornire ai supervisori le informazioni richieste entro un dato termine. Sarà il software che ricorderà al lavoratore, attraverso notifiche periodiche, di caricare la documentazione richiesta o di aggiornare una sezione quando diventa disponibile.

• Facile gestione dei documenti con un portale HR dipendenti

Un portale HR dei dipendenti, inoltre, consente di centralizzare documenti aziendali e ogni tipo di informazione. Cercare documenti e accedervi velocemente sarà molto più semplice. Normalmente è anche possibile accedere a un riepilogo delle buste paga.

• Cambiare le informazioni personali nel portale HR dipendenti

Un altro vantaggio particolarmente apprezzato dal personale sul portale HR dei dipendenti è la possibilità di gestire qualsiasi aspetto del proprio account personale senza dover interagire con i responsabili HR dentro dell’azienda o senza dover utilizzare i computer dell’azienda. Normalmente, il portale HR dei dipendenti è compatibile con qualsiasi dispositivo con accesso a Internet.

• Migliore gestione del tempo e della produttività

Come conseguenza dei due punti precedenti, il lavoratore gode di una maggiore libertà di organizzare il proprio tempo durante la giornata lavorativa e questo può portare a livelli più elevati di produttività, motivazione e soddisfazione.

• Aumento di responsabilità

Inoltre, il portale HR dipendenti e la sua struttura consentono al lavoratore di assumere più responsabilità senza comportare un aumento significativo del carico di lavoro.

• Comunicazione interna bidirezionale

Il portale HR dipendenti è un canale di comunicazione diretto e discreto con i responsabili dell’azienda. Offre loro un modo per dare feedback, essenziale per mantenere la motivazione a lavoro.

• Organigramma aziendale

L’organigramma aziendale è uno strumento di grandissima importanza permette in modo chiaro e sintetico di descrivere la struttura organizzativa dell’azienda e di fornire quindi molte informazioni su strutture e relazioni gerarchiche del personale dell’impresa.

• Crea un senso di appartenenza all’azienda

L’installazione di una piattaforma per i dipendenti aiuta notevolmente a creare una cultura aziendale del lavoro comune, in cui viene incoraggiato il senso di appartenenza e vengono trasmessi i valori dell’azienda. La trasparenza e il flusso continuo di informazioni fornite dal portale HR dei dipendenti generano fiducia e aggiungono così un altro elemento fondamentale alla costruzione di un rapporto efficiente tra azienda e dipendente.

Vantaggi per l'azienda con un portale HR dipendenti

Le aziende ottengono ancora più vantaggi dal portale HR dei dipendenti rispetto alla forza lavoro stessa. Vediamole di seguito:

• Monitorare presenze e turni

“Timbrare il cartellino” non è mai stato così facile. Con un HR software è possibile rilevare le presenze e gli orari di dipendenti e collaboratori per una visione completa. Inoltre, è possibile timbrare con la geolocalizzazione attiva o attraverso il codice QR direttamente dal proprio telefono. In questo modo si evita che i dipendenti timbrino fuori dall’ufficio.

• Comunicazione rapida ed efficace

Grazie al portale HR dipendenti, la comunicazione con tutti i lavoratori sarà molto più efficace e non sarà più soggetta a problemi logistici. Ad esempio, non ci sarà bisogno di fare una riunione sul posto di lavoro o attendere risposte alle e-mail. Tutto ciò che riguarda il lavoratore può essere gestito facilmente attraverso la piattaforma.

• Controllo di ferie e permessi

Ogni manager può anche gestire e monitorare tutte le ferie e permessi del suo team, garantendo che le ferie non si sovrappongano e che le assenze influenzino il meno possibile l’attività quotidiana dell’azienda. Grazie al calendario del team, è possibile tenere tutto sotto controllo.

• Ricerca e selezione del personale

Con un portale HR dipendenti potrai gestire la procedura di ricerca e selezione dei candidati (anche detta recruiting), creare offerte di lavoro o realizzare fasi personalizzate.

• Report e analisi

Automatizzando la gestione della forza lavoro, i responsabili delle risorse umane dovranno solo analizzare i dati e preparare i report aziendali HR. In questo modo sarà molto più facile prendere le decisioni migliori per il proprio business. In molti casi è possibile anche preparare report personalizzati.

• Valutazione del personale

Le valutazioni del personale periodiche delle prestazioni possono essere eseguite in remoto tramite il portale HR dei dipendenti.

• Facile gestione dei documenti

Anche per l’azienda, la gestione e l’archiviazione dei documenti (busta paga, contratto, malattia, maternità, ecc.) possono essere gestiti facilmente in un unico spazio di lavoro ed essere condivisi con i propri dipendenti con un solo click.

• Ottimizzazione dei tempi

È ovvio che con questa moderna tecnologia si risparmia e si ottimizza il tempo. Molti processi manuali noiosi e ripetitivi vengono eseguiti in modo più comodo e molto più velocemente.

• Sicurezza nel trattamento dei dati

I dati che vengono generati sulle prestazioni della forza lavoro o sulle ore lavorate rischiano di essere persi. Il software esegue il backup online dei file e delle cartelle. Inoltre, i dipendenti possono firmare in totale sicurezza con firma digitale.

• Risparmio assicurato

I costi operativi nella gestione del personale sono evidentemente ridotti.

Cosa si può ottenere con un Portale HR?

Con il progresso della tecnologia, ci sono sempre più possibilità che gli strumenti digitali come un Portale HR ci offrono per migliorare i processi all’interno della nostra organizzazione.

Come per la nostra stessa vita, pensare a un’azienda senza la presenza di computer, laptop, cellulari, server e connettività è inconcepibile. Ma oggi sempre più organizzazioni delegano le proprie operazioni a un Portale HR. Ma in cosa consiste questo tipo di innovazione e quali sono le ripercussioni?

A cosa serve il software gestionale aziendale e il Portale HR?

Per comprendere le implicazioni del software gestionale aziendale, dobbiamo prima comprendere il concetto di scalabilità. Quando i modelli di business sono sufficientemente efficienti e le strategie di crescita vengono eseguite correttamente, le aziende diventano scalabili. Cioè, crescono costantemente.

Con una maggiore crescita dell’azienda, si generano ovviamente maggiori benefici ma allo stesso tempo si aprono nuove sfide. Nella stragrande maggioranza dei casi, questi hanno a che fare con il modo in cui vengono gestiti i diversi aspetti dell’azienda.

In altre parole, la funzione primaria del software gestionale aziendale è quella di snellire le operazioni e i processi interni, migliorando le prestazioni delle singole parti, dei team e del personale in generale.

Tutto questo con l’obiettivo ultimo di ottenere un’ottimizzazione delle risorse materiali e immateriali. Cioè tempo e denaro.

👉 Qui ti spieghiamo come può aiutarti un software per startup nella gestione delle risorse umane.

Tipi di software gestionale aziendale ed esempi

Fortunatamente, la tecnologia ci consente una vasta gamma di opzioni in termini di personalizzazione. Ed è proprio per questo motivo che esistono diversi tipi di piattaforme che possiamo utilizzare per la gestione aziendale.

• SaaS (Software as a Service).
  In italiano, “software come servizio”. Questo tipo di piattaforma fornisce un servizio basato su cloud o cloud computing, il che significa che può essere utilizzato in qualsiasi momento e luogo senza la necessità di scaricare e installare software su un computer. Hai solo bisogno di connettività Internet per sfruttare le sue funzionalità. L’applicazione software può essere qualsiasi cosa, dal software per ufficio alle comunicazioni unificate, tra una vasta gamma di altre applicazioni commerciali disponibili.
  Un esempio di SaaS per le risorse umane è Factorial.
• CRM (Costumer Relationship Manager).
  O semplicemente “Sistema di gestione del cliente”. Un sistema CRM assicura che il tuo team sia a conoscenza di ogni cliente, delle sue esigenze, degli acquisti e di tutto ciò che implica una relazione con i consumatori. Si basa su un elenco di contatti che ti consente di tenere traccia di come e quando hai interagito con una persona e ti assicura non solo di avere un registro di queste azioni, ma anche di fidelizzare e aumentare le vendite.
  Un esempio di CRM è Salesforce.
• Marketing automation.
  Conosciuto anche come automazioni di Marketing. Le soluzioni di marketing aiutano a trasformare un cliente abituale in un promotore del marchio. Viene utilizzato per segmentare il pubblico, creare campagne di marketing altamente personalizzate e automatizzare le comunicazioni attraverso i social network.
  Un esempio di automazione del marketing è Hubspot.

👉 In questo articolo ti guidiamo nella scelta del software gestionale HR per la tua azienda.

Vantaggi del software gestionale aziendale e Portale HR

Quando si prende la decisione di investire effettivamente in un software gestionale aziendale, ci sono molte questioni che dobbiamo prendere in considerazione. Ma la cosa più importante è avere sempre le idee chiare sui vantaggi che questi tipi di strumenti ci forniscono.

• Migliora la produttività dei lavoratori.
  Chi è a carico del destino di un’organizzazione sa che il raggiungimento degli obiettivi di business è fondamentale per restare a galla. Le piattaforme per la gestione aziendale sono alleati fondamentali che contribuiscono alla sistematizzazione dei processi, al miglioramento della qualità della vita dei dipendenti e al risparmio di risorse. In modo tale che i processi interni siano snelliti e i lavoratori possano concentrarsi sui compiti della loro funzione senza perdere tempo in altre attività.
• Pone fine all’errore umano.
  Supponiamo di dover modificare, controllare o aggiornare una dozzina di documenti come contratti o buste paga. Se quel compito fosse a carico di una sola persona che, a sua volta, deve prestare attenzione ad altre procedure, molto probabilmente ad un certo punto commetterà un errore che può portare a maggiori disagi. Un software gestionale aziendale è dedicato all’automazione di tutto questo tipo di gestione e alla generazione di flussi di lavoro che evitano il margine di errore che può costarci caro.
• Facilita la comunicazione.
  Il flusso di informazioni all’interno di un’azienda può significare il successo o il fallimento di un’organizzazione. La comunicazione interna non serve solo a celebrare date ed eventi (che tra l’altro è molto importante), ma a pubblicizzare cambiamenti fondamentali che hanno un impatto diretto sulla vita dei lavoratori:
• Nuove politiche aziendali.
• Richiami di regole di comportamento.
• Cambiamenti di turno.
• Nuovi appuntamenti d’ufficio.
• Membri del team e ristrutturazione.
• Uffici/scrivanie libere in modalità ibrida.

Il software gestionale aziendale ideale include necessariamente strumenti di comunicazione, come centri messaggi, chat system, community, bacheche e visualizzazione delle disponibilità orarie e delle assenze/vacanze del personale.

• Evita le multe.
  Il rispetto dei requisiti delle leggi sul lavoro è un altro degli enormi vantaggi del software gestionale aziendale. Molti dei requisiti delle normative vigenti hanno a che fare con il mantenimento di un certo livello di rigore e sicurezza all’interno dell’azienda, che garantisca le migliori condizioni per chi li integra.
  Dalla rilevazione delle presenze alla registrazione del salario obbligatorio, il software gestionale aziendale aiuta non solo a ottenere dati vitali per questo tipo di gestione, ma anche a gestirli e conservarli in modo centralizzato, accessibile e sicuro.
• Migliora il collegamento con terze parti.
  Oltre a quelli che fanno parte dello staff, i software gestionali sono di grande aiuto per migliorare i rapporti che possiamo instaurare con fornitori o clienti. Il software gestionale aziendale appropriato ha funzioni che ti consentono di connetterti direttamente con i consumatori, tramite chat, messaggistica o piattaforma di chiamata.
  Allo stesso tempo, possono essere utilizzati per annunciare nuovi lanci, promozioni o date di consegna degli ordini.

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Come scegliere il software gestionale aziendale e Portale HR?

Scegliere un software di gestione aziendale e il Portale HR può sembrare un compito semplice, ma la realtà è che comporta grandi responsabilità. Arrivando a questa fase, è di vitale importanza sapere con certezza tutto ciò che accade all’interno dell’azienda, quali sono i punti deboli, i punti di forza, in quale area ci sono i maggiori inconvenienti, per quale motivo e quali altri sono produttivi ed efficienti.

Ciò implica che la scelta della piattaforma più appropriata richiede di prendere in considerazione non solo il budget, le raccomandazioni che possono essere fatte o optare per uno strumento alla moda, ma anche contemplare le reali esigenze dell’organizzazione e gli obiettivi di medio e breve termine che il software può aiutarci a raggiungere. Per questo sarà necessario:

Tenere in considerazione i dipendenti

Quando si tratta degli strumenti della tua azienda, ci sono molti problemi da considerare. Le funzionalità del software necessarie dipenderanno probabilmente dal numero di dipendenti che utilizzeranno il software. E allo stesso modo, molte piattaforme offrono servizi, vantaggi e costi diversi a seconda delle dimensioni dell’azienda.

Allo stesso modo, è fondamentale valutare quale tipo di modalità di lavoro gestiamo. Se si tratta di lavoro al 100% in presenza o a distanza o comunque di lavoro ibrido. E anche, che tipo di giornata (completa o parziale) fanno i dipendenti.

Un’altra cosa che può anche far pendere l’equilibrio è sapere quali altri tipi di piattaforme utilizzano ora i lavoratori e quali risultati danno. Inoltre, se la nuova proposta di software ci fornisce un qualche tipo di supporto per poter istruire i dipendenti, ovvero se avremo accesso o meno all’assistenza clienti, ai servizi di installazione, al follow-up, ecc.

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Sapere cosa vogliono i nostri clienti

Successivamente, devi pensare alle esigenze dei tuoi clienti e potenziali consumatori. Anche se potrebbero non interagire direttamente con il software selezionato, le loro esigenze detteranno sicuramente la direzione scelta.

A seconda del tipo di attività, ciascuno dei tuoi clienti potrebbe richiedere molta personalizzazione e attenzione individuale o, al contrario, potrebbe essere meglio lavorare su procedure di massa con gli stessi parametri.

Una domanda interessante è anche se il prodotto o servizio che offri ai tuoi clienti richiede che tu dia loro l’accesso a un pannello o profilo. In tal caso, in che modo il software selezionato per la gestione interna influirà su questa esperienza utente?

Software gestionale aziendale e Portale HR, impatto sulla leadership

Se sei un CEO, supervisore, capo, manager dell’area HR o di qualsiasi altro dipartimento, questa decisione di optare per il software gestionale aziendale avrà un impatto diretto su di te e sugli altri manager.

Per sapere esattamente come scegliere l’opzione migliore, devi pensare se, ad esempio, hai bisogno di un software che sia facile e veloce da capire per i dipendenti, o puoi permetterti di effettuare un training più lungo. Inoltre, cosa puoi ragionevolmente permetterti senza terminare il tuo budget e influenzare la tua gestione delle spese?

Confrontare prezzo e valor di un Portale HR dipendenti

Quando parliamo di software gestionale aziendale, ci riferiamo a una piattaforma in cui centralizzeremo gran parte delle nostre attività e dove verranno scaricati i dati sensibili della nostra attività. Vale la pena optare per l’opzione più economica solo perché non vogliamo puntare a un budget più grande? Dovrei esagerare completamente con le mie finanze solo per avere la migliore piattaforma?

Né una cosa né un’altra. È importante cercare sempre di trovare la migliore opzione qualità-prezzo. E perché ciò accada, dobbiamo dare la priorità a quelle aree che non possiamo, sì o sì, mettere da parte e cercare la piattaforma che sia forte in quegli aspetti e che si adatti a ciò che possiamo investire.

👉 In questa guida ti spieghiamo come convincere il tuo CEO ad adottare un software risorse umane.

Considera l’accessibilità del software aziendale

C’è un’alta probabilità che nella tua azienda coesistano persone di diverse generazioni, da centennials e millennials a boomer. E sappiamo bene che esiste un famigerato gap digitale nel modo di apprendere e assimilare tra i nativi digitali e quelle persone più adulte.

Per questo motivo, dovresti pensare a quanto sia accessibile il tuo nuovo software. È facilmente accessibile a tutti coloro che ne hanno bisogno o è limitato a una manciata di persone? Ancora più importante, è accessibile solo da determinati luoghi/dispositivi o consente la connettività remota? Il suo utilizzo è intuitivo e ha opzioni per persone con qualche tipo di disabilità o limitazione fisica, o richiede un corso introduttivo per imparare a usarlo?

Allo stesso modo, la quantità di collaborazione consentita da una soluzione software è molto importante. In molte situazioni, avrai bisogno della piattaforma per facilitare la comunicazione tra diversi team, clienti, personale di supporto e te stesso. Se la collaborazione è limitata, di tanto in tanto potresti incontrare dei problemi.

La scelta di un software gestionale aziendale è un ottimo passo per migliorare la tecnologia gestionale interna e per poter adattare la nostra azienda alla piena e completa digitalizzazione.

Portale dipendenti: guida alla scelta

Sei alla ricerca di un portale dipendenti che automatizzi i processi in azienda? La preparazione delle buste paga, la gestione dei turni di lavoro, delle ferie e dei permessi, ti fanno perdere ore preziose?

La tua azienda sta crescendo. I dipendenti sono sempre di più e di conseguenza sono aumentati anche i compiti e le mansioni di cui occuparsi. 

Annotare ogni aspetto che regola la vita in azienda di un lavoratore su un foglio cartaceo o di calcolo, è un’operazione possibile ma dispendiosa in termini di tempo. Oggi la digitalizzazione viene incontro a tutte le PMI e rende possibile utilizzare software e app che ti facilitano e ti aiutano nella gestione delle risorse umane in azienda. 

Factorial è il software HR, con app integrata, scelto da oltre 60.000 organizzazioni nel mondo. Si tratta di un potente strumento per la gestione dei dipendenti, intuitivo e semplice da utilizzare, ma quali sono tutte le funzionalità? 

Uno spazio pensato anche per i lavoratori: il portale dipendenti

Factorial nasce con l’obiettivo di aiutare e facilitare il lavoro delle aziende impegnate nell’automatizzazione e nella digitalizzazione dei processi HR. Il software offre soluzioni che vengono incontro alle tue esigenze e a quelle dei lavoratori. In particolare, il software ti permette di:

• Automatizzare molteplici processi 
• Eliminare il rischio di errore umano 
• Risparmiare denaro 

Grazie al portale dipendenti risolvi tutta una serie di problematiche. Il portale è incluso nel software Factorial ed è separato dal portale riservato ai manager e alla direzione. Utilizzandolo i lavoratori beneficiano di un’area personale da utilizzare per qualsiasi necessità. 

Ad esempio, per le comunicazioni, oppure per l’invio delle richieste. Pensa solo ai vantaggi di non dover più rispondere a decine di e-mail e richieste tutte uguali. Con Factorial infatti, lavoratori possono chiedere uno o più giorni di ferie e permessi direttamente collegandosi dall’app. Ma vediamo in dettaglio come il portale dipendenti può effettivamente migliorare la gestione della tua attività. Tra le principali funzioni è possibile:

• Rilevare le presenze 
• Gestire turni di lavoro, ferie, permessi e assenze 
• Valutare le prestazioni dei dipendenti 
• Trovare e reclutare nuovi talenti
• Gestire rapidamente la comunicazione interna 
• Condividere e firmare digitalmente i documenti 
• …e tanto altro ancora!

Il portale dipendenti Factorial rende semplice la gestione di ferie e permessi

Con Factorial puoi mettere da parte i fogli Excel o cartacei che finora hai utilizzato per annotare le ferie e tutte le tipologie di assenza dei dipendenti (permessi retribuiti e non, aspettative, congedi). 

Tutte queste assenze possono essere facilmente gestite utilizzando il software HR o l’app HR. Il lavoratore non deve far altro che inviare la richiesta di permesso. Una notifica ti avvisa in tempo reale e puoi accettarla o rifiutarla. 

Inoltre, come People Manager o datore di lavoro hai sempre a disposizione un calendario aggiornato per sapere chi sono i dipendenti non presenti in azienda e allo stesso tempo puoi verificare il motivo dell’assenza: 

• Ferie 
• Congedo 
• Viaggio di lavoro 

Per rendere la gestione delle ferie e dei permessi ancora più semplice, puoi inoltre creare e condividere il calendario ferie e permessi così da informare tutti i lavoratori riguardo la politica aziendale stabilita. 

I lavoratori, utilizzando il portale dipendenti a loro riservato, possono, semplicemente utilizzando lo smartphone, sapere in ogni momento quanti giorni di ferie o di permesso hanno a disposizione oltre che inviare la richiesta per fruirne direttamente dall’app. 

Il portale dipendenti per gestire i turni di lavoro e le presenze senza difficoltà

La gestione dei turni di lavoro è notoriamente una delle operazioni più dispendiose in termini di tempo. La diffusione di forme di lavoro quali smart working e lavoro ibrido hanno reso ancor più difficile annotare gli orari d’ingresso e d’uscita e la gestione dei turni. 

A fronte di queste novità, torna utilissimo utilizzare un software HR come Factorial che ti permette di rilevare le presenze, geolocalizzare i lavoratori e scaricare facilmente un resoconto mensile contenente tutte le ore lavorate dai dipendenti. 

Questi ultimi possono utilizzare l’app Factorial per segnalare l’orario d’inizio e fine lavoro, semplicemente inquadrando il QR code (timbra cartellino elettronico), sia se presenti in sede sia fuori sede. 

Come datore, non solo monitorare i turni di lavoro diventa semplice, ma puoi anche inviare comunicazioni in tempo reale a ogni dipendente, intervenendo tempestivamente nel caso hai necessità di cambiare i turni di lavoro. A fine mese o in qualsiasi momento, puoi inoltre accedere al foglio elettronico delle presenze così da monitorare le ore lavorate da ogni dipendente e gli eventuali straordinari. 

👉 Oppure “Smart Working significato, definizione e come funziona in Italia”.

Riepilogo delle buste paga in automatico e sempre aggiornato 

Con Factorial puoi anche gestire le buste paga dei dipendenti. Le funzionalità ti permettono di avere un riepilogo della busta paga¸ da corrispondere al lavoratore, di aggiungere eventuali bonus e straordinari all’importo fisso. Il riepilogo può essere poi esportato su Excel e condiviso con il consulente del lavoro e con il commercialista. 

I lavoratori a loro volta possono in qualsiasi momento accedere al portale dipendenti e verificare tutto ciò che riguarda la loro retribuzione: le ore lavorate nel mese, le ore di straordinario, oltre che, come già detto, gli eventuali giorni di ferie e permessi maturati e residui. 

Disporre di un software che si occupa per te di elaborare le buste paga è un gran vantaggio. Non commetterai più errori, le buste paga riporteranno i corretti importi e come azienda promuovi una politica trasparente poiché permetti ai tuoi dipendenti di avere sempre sotto controllo la loro attuale situazione lavorativa. 

La gestione dei documenti da un unico posto 

Factorial ti permette di gestire e condividere con i dipendenti i documenti aziendali. Tutta la documentazione che vuoi condividere è semplice da gestire e custodita online al sicuro. Puoi assegnare uno o più revisori per ogni documento, oltre che creare: 

• Cartelle personalizzate 
• Caricare documenti in blocco
• Dividere i documenti in ordine d’importanza 
• Impostare diverse tipologie di autorizzazioni

Gestire i documenti da un unico software risolve diversi problemi. Il primo è che inizi finalmente a ridurre, se non eliminare, la carta in azienda, facendoti promotore di una politica aziendale attenta all’ambiente e contro gli sprechi.

Il secondo è che i documenti, una volta caricati online sono impossibili da perdere. Questo vuol dire che puoi finalmente organizzare tutti i documenti, senza più correre il rischio che importanti vengano persi o addirittura cestinati per sbaglio. 

Gestire i documenti diventa quindi semplice e del vantaggio ne approfittano anche i lavoratori che dal portale dipendenti dedicato possono scaricare i documenti e all’occorrenza firmarli digitalmente. 

Factorial è il software HR pensato per facilitarti la gestione delle risorse umane, ma è anche un software pensato per i lavoratori. Grazie al portale dipendenti, ogni lavoratore può controllare e gestire, anche da app, tutte le documentazioni che hai deciso di condividere. 

👉 Leggi l’articolo “Cos’è un software per la gestione documentale o HRMS?”.

Monitora e migliora la produttività

Come datore di lavoro sei sicuramente alla costante ricerca di soluzioni per aumentare la produttività. Factorial può aiutarti anche in questo. Il software, tra le funzionalità, include strumenti che ti permettono di valutare le performance dei dipendenti. 

Questi ultimi, possono dal portale dipendenti, verificare in ogni momento le attività assegnate e le relative valutazioni. Puoi decidere chi tra i lavoratori ha il ruolo di valutatore, (un manager, un responsabile o chi preferisci) . 

In un click puoi così valutare le prestazioni dei lavoratori e dai dati emersi, prendere decisioni migliori per la tua organizzazione basate su dati qualitativi. Con Factorial puoi creare e personalizzare tutte le schede di valutazione che desideri, fissare gli obiettivi da raggiungere, esportare i dati ottenuti e creare dei report HR. 

Accedendo al portale dipendente, i lavoratori hanno la possibilità di verificare gli obiettivi da raggiungere, di seguire gli OKR stabiliti così da allinearsi agli obiettivi da te stabiliti. Il tutto da un unico posto. 

👉 Leggi “Software risorse umane , la rivoluzione digitale inizia con Factorial HR”.

👉 O anche “Software gestionale HR: come scegliere la soluzione migliore e innovativa”.

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Factorial: il portale dipendenti semplifica i processi di assunzione e onboarding 

Sappiamo bene quanto sia complesso scegliere il giusto dipendente da inserire in azienda e seguirlo durante tutto il percorso di onboarding. Ogni nuovo talento in azienda dev’essere selezionato con cura e una volta assunto è fondamentale metterlo nelle migliori condizioni per permettergli di rendere al meglio. Deve imparare in poco tempo il modo in cui l’azienda gestisce il lavoro, allinearsi a una vision e una mission aziendale ben precisa, oltre che ambientarsi e conoscere i colleghi. 

Factorial, da sempre vicina alle esigenze dei lavoratori e delle aziende, mette a disposizione semplici ma efficaci strumenti pensati per facilitarti il lavoro di recruiting e selezione del personale e il futuro lavoro di onboarding e di formazione. 

Per quanto riguarda l’assunzione di nuovi lavoratori hai la possibilità di creare offerte di lavoro personalizzate e basate direttamente sui dati che hai inserito su Factorial. Una volta assunta la nuova risorsa il software HR ti aiuta a gestire l’intero ciclo vita. 

Puoi condividere con il nuovo lavoratore documenti e gestire facilmente le comunicazioni. Il nuovo lavoratore, sin da subito, inizia così a prendere confidenza con il portale dipendenti, che può iniziare a utilizzare già a partire dal primo giorno di lavoro per inviare comunicazioni e seguire il piano di formazione e onboarding a lui dedicato. 

👉 Scopri tutte le funzionalità essenziali (HR Suite) che un software HR deve avere.

L’app HR per gestire l’organizzazione da qualsiasi posto 

Quando hai molti dipendenti in smart working o anche solo impegnati in attività fuori sede è indispensabile avere un modo per gestire le attività aziendali da qualsiasi posto. Sia People Manager, sia i lavoratori, possono accedere al portale dedicato anche da smartphone, grazie all’app Factorial. 

L’app è facilmente scaricabile da Apple Store e dal Play Store a seconda del sistema operativo dello smartphone utilizzato. Dall’App è possibile svolgere molteplici operazioni. Puoi chiaramente, gestire tutta la comunicazione aziendale, approvare o rifiutare qualsiasi tipo di richiesta, monitorare lo stato d’avanzamento dei lavori, verificare quali sono i dipendenti in sede e quali invece da remoto. 

Disporre di un software all-in-one come Factorial, è un vantaggio anche per i dipendenti che possono accedere al portale dedicato ovunque si trovano. Da qui, possono ad esempio: 

• Gestire le notifiche
• Timbrare il cartellino
• Accedere all’elenco dipendenti 
• Verificare i giorni di ferie e permessi residui 
• Accedere ai documenti aziendali 

Crea e condividi l’organigramma aziendale 

Il portale dipendenti torna molto utile anche per condividere e informare tutti i lavoratori riguardo le attuali gerarchie presenti in azienda. In qualsiasi momento, i lavoratori possono verificare l’organigramma aziendale, sapere chi sono i propri diretti superiori e conoscere tutti i vari ruoli che hai previsto in azienda. 

Factorial viene quindi incontro tanto alle esigenze dei lavoratori tanto alle esigenze dell’organizzazione. Usufruire di un applicativo per creare un organigramma aziendale è estremamente vantaggioso. 

Con il software HR puoi creare in pochi minuti l’organigramma, risparmiando tempo e risorse. Inoltre, l’organigramma si aggiorna in automatico ogni qualvolta cambi i ruoli in azienda modificando la gerarchia piramidale in essere. 

Factorial uno strumento in più per rafforzare la cultura in azienda 

Il portale dipendente unito alle tante altre funzionalità del software HR Factorial, ti aiutano a rafforzare la cultura della tua organizzazione. Utilizzando l’app o il software People Manager e lavoratori possono divertirsi a creare delle community con le quali condividere interessi, hobbies e passioni. 

Ad esempio, se hai dipendenti amanti del calcetto post lavoro, perché non creare una community “Club di calcio”? Oppure, se i lavoratori preferiscono concedersi un aperitivo, anche in questo caso, possono accordarsi sempre utilizzando l’app magari creando la community “Afterwork”. 

La possibilità di creare una community interna aiuta a creare un rapporto con gli altri colleghi, ad integrare al meglio i nuovi arrivati, ad instaurare uno spirito amichevole e cordiale. 

👉 Può interessarti l’approfondimento “Cultura aziendale: cos’è, quali tipi con esempi e dettagli”.

Il portale HR dipendenti Factorial HR

Conoscevi tutti i vantaggi che un portale per i dipendenti può apportare alla tua azienda? Stai pensando alla possibilità di adottarne uno nella tua impresa? Ti consigliamo Factorial HR, il Software HR che si adatta perfettamente alle esigenze delle aziende. Troverai tutti i vantaggi elencati precedentemente. Cosa aspetti? Scopri tutte le funzionalità di Factorial e fai subito una prova gratuita!

Factorial è il software all in one, disponibile in varie lingue e realizzato per risolvere molteplici problemi che oggi causano perdite di tempo e di risorse ai datori di lavoro, ai manager e ai dipendenti. 

In questo approfondimento ci siamo concentrati sul portale dipendenti scoprendo come il software e l’App offrono una soluzione a qualsiasi esigenza nell’ambito della gestione HR. 

Factorial in conclusione, è la scelta migliore che puoi fare in questo periodo di grandi cambiamenti. Il software coniuga al meglio l’attuale necessità di automatizzare e digitalizzare i processi in ambito HR, e le attuali necessità dei dipendenti, i quali possono così usufruire di un portale a loro dedicato, dal quale trovare risposta, aiuto e supporto in tempo reale.

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