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Scheda valutazione personale: cos’è, come funziona e esempi [+ Modello]

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7 minuti di lettura
scheda valutazione personale

Cos’è una scheda di valutazione del personale? Perché è importante per manager e responsabili HR?

Elaborare e compilare una scheda del personale può fornirti numerose e utili indicazioni per effettuare un’adeguata valutazione dei tuoi dipendenti. Probabilmente ne hai già sentito parlare ma ancora non hai ben chiaro come elaborarne una, quali sono i vantaggi e in quali contesti può essere utilizzata.

In questo articolo vedremo: cos’è e perché è importante valutare a cadenza regolare i dipendenti. Vedremo anche che esistono diversi modelli in Excel o in Word, utili perché forniscono delle linee guida essenziali per una corretta preparazione della scheda di valutazione.

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Scheda di valutazione del personale: cos’è?

Per scheda di valutazione del personale si intende lo strumento utilizzato da molteplici organizzazioni, dalle micro alle grandi, per valutare se gli obiettivi di sviluppo e crescita sono in linea con le caratteristiche dei dipendenti, quali:

Si tratta di un documento molto flessibile che può essere utilizzato sia per valutare il personale già presente in azienda, sia durante i colloqui. Ovviamente a seconda dei casi, il documento è elaborato in maniera differente.

Inoltre, risultano diverse anche le modalità di somministrazione della scheda di valutazione. Puoi affidarti a un collaboratore esterno, incaricato di intervistare i lavoratori, come anche chiedere ai dipendenti stessi di compilare la scheda in formato cartaceo o elettronico. In questo secondo caso, il processo è detto di autovalutazione del personale.

A cosa serve una scheda di valutazione del personale

Indipendentemente dai casi e dalle diverse tipologie di schede di valutazione, è importante sottolineare lo scopo dello strumento.

Che si tratti di una valutazione a 360 gradi o più specifica, diciamo subito che l’utilizzo delle schede di valutazione dev’essere considerato attentamente. Si tratta di un processo delicato, poiché i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi costantemente sotto osservazione e analisi e ciò potrebbe non essere benefico per la tua attività.

Come datore di lavoro o responsabile HR dovresti informare i tuoi dipendenti e collaboratori riguardo le finalità ultime del documento: allineare gli obiettivi aziendali con le capacità, le aspettative e le ambizioni dei lavoratori.

In altre parole, la scheda di valutazione del personale ha la funzione principale di informare il lavoratore, riguardo l’impegno dell’organizzazione nel seguire e far crescere le risorse presenti sulla base anche dei risultati evidenziati dalle schede compilate.

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Come preparare una scheda valutazione dei dipendenti

Un classico modello di scheda di valutazione in Excel o in Word mira a fornire tutta una serie d’informazioni relative ai tuoi dipendenti.

Dovrai in primo luogo individuare quali aspetti valutare. Successivamente il consiglio è di selezionare una figura che si occuperà della valutazione individuale o collettiva.

Generalmente gli incaricati sono scelti dal reparto HR, ma non è raro assegnare il compito a una figura esterna. Ad esempio, business coach e talvolta psicologi. Questi ultimi sono indicati quando la valutazione mira a determinare alcuni tratti della personalità.

Riassumendo tutti i passaggi finora elencati, ti lasciamo questi consigli di seguito.

👉 Leggi anche “Valutazione performance individuale: la guida completa 2022”.

👉 Oppure qui trovi una Guida alla valutazione del personale.

Informare i dipendenti sullo scopo della scheda

È importante che i tuoi dipendenti non si sentano valutati perché la tua intenzione è controllarli o, peggio, punirli e licenziarli. È bene far passare il messaggio che verranno valutati per organizzare al meglio le attività da svolgere.

Individuare cosa valutare

Puoi personalizzare il documento scegliendo di valutare in generale i lavoratori, oppure puoi concentrarti solo su punti specifici.

Selezionare un valutatore

Come anticipato, il valutatore può essere selezionato all’interno dell’HR, puoi occupartene in prima persona, come anche affidarti a una figura esterna. L’importante è valutare i dipendenti con professionalità e oggettività.

Analizzare i risultati

E infine non resta che analizzare i risultati ottenuti e preparare tutta una serie di azioni mirate a risolvere le criticità emerse.

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Scheda di valutazione: cosa analizzare

Tendenzialmente il documento ha la funzione di definire alcuni importanti aspetti che, una volta riportati nero su bianco, possono essere utili per avere un quadro definito riguardo lo sviluppo e la crescita della propria attività. Come accennato puoi analizzare e valutare uno o più dei seguenti punti:

Capacità

Una buona parte di domande può incentrarsi sulla valutazione delle capacità del lavoratore, considerando anche le competenze trasversali. L’obiettivo dovrebbe essere riuscire a determinare se i dipendenti riescono a svolgere al meglio le mansioni richieste.

Conoscenze

Talvolta alcuni lavoratori possono non disporre delle conoscenze necessarie per svolgere ciò che gli è richiesto. Avere ben chiaro quali sono le mancanze è utile per pianificare corsi di formazione e aggiornamento. Per farlo puoi affidarti anche ad un bilancio delle competenze.

Motivazioni

Sai bene che disporre di personale motivato è fondamentale per la tua attività. Una scheda di valutazione punta a misurare anche questo parametro evidenziando eventuali cali nelle motivazioni e aiutandoti a riflettere sulle cause e su cosa si potrebbe fare per risolverle.

👉 Sai come incoraggiare e misurare la motivazione al lavoro? Scopri di più in questo articolo.

Personalità

In ultimo, potrai valutare anche le varie personalità e le soft skills presenti in azienda. Tale aspetto è utile perché potrai assegnare con criterio alcuni compiti e mansioni.

Ad esempio, riuscirai meglio a formare gruppi di lavoro eterogenei, come anche assegnare ruoli sulla base dei punti di forza dei tuoi dipendenti e collaboratori.  

💡 Scopri qui tutti i vantaggi della valutazione delle prestazioni dei dipendenti.

👉 Leggi l’articolo “Valutazione Performance Dipendenti: 5 modelli pratici da scaricare”

Come fare una scheda di valutazione del personale: esempio

Ora che hai tutti gli elementi a disposizione, non resta che aprire un foglio in Word o in Excel e preparare il documento.

Un tipico esempio di scheda di valutazione contiene le seguenti informazioni preliminari:

  • Generalità del candidato
  • Posizione in azienda
  • Titolo di studio
  • Data ultima valutazione
  • Data di valutazione attuale

Occorre ora stabilire cosa valutare. Puoi prendere spunto dai punti elencati nel paragrafo precedente. Puoi pensare di attribuire un punteggio da 1 a 5 o da 1 a 10, per ogni campo oggetto di analisi.

Potresti preparare un modello di scheda contenente le seguenti aree di valutazione:

Responsabilità

In questo punto attribuirai un punteggio basso nel caso in cui il lavoratore abbia difficoltà: a rispettare gli orari, a risolvere in autonomia gli imprevisti o, in generale, a organizzare al meglio il lavoro.

Competenze

Qui assegnerai un punteggio basso quando il lavoratore dimostra di non avere le giuste competenze per affrontare il lavoro richiesto. Al contrario, i lavoratori con i punteggi più alti sono anche i più indicati per una promozione.

👉 Leggi qui un approfondimento sull’​​”employability” e le differenze tra le competenze soft e hard.

Impegno

Misurare i livelli d’impegno non è semplice. Tuttavia, potresti valutare la crescita del lavoratore nell’ultimo periodo, verificare le sue motivazioni e il modo in cui si relaziona con gli altri dipendenti.  

Flessibilità

Disporre di lavoratori flessibili è allo stesso modo importante. Un lavoratore flessibile lo si riconosce perché è disposto ad accettare nuove sfide e mansioni o perché è disponibile a lavorare anche fuori orario di lavoro in caso di urgenze e imprevisti.

👉 Scopri qui tutti i vantaggi della flessibilità lavorativa.

Lavoro di gruppo

Spesso la scheda di valutazione include una sezione dedicata alle capacità del lavoratore di gestire i rapporti all’interno di un gruppo di lavoro. Punteggi bassi in questo campo non sono necessariamente da condannare, semplicemente il lavoratore potrebbe esprimersi meglio lavorando da solo o con gruppi ristretti di persone.

Rapporti interpersonali

In ultimo, valutare le capacità relazionali può essere determinante per assegnare correttamente i compiti in azienda.

Ad esempio, coloro che ottengono elevati punteggi potrebbero essere assegnati alla gestione dei rapporti con i clienti e i fornitori.

👉 Leggi anche “Come dare feedback? 5 consigli per la valutazione delle prestazioni”.

“Scarica

Scheda valutazione personale: vantaggi e svantaggi

La scheda di valutazione del personale è uno strumento che, come abbiamo visto, quando utilizzato nel modo giusto può essere utile per i dipendenti e la tua attività.

Tra i vantaggi sottolineiamo due aspetti.

  • I lavoratori sono costantemente informati riguardo gli ambiti in cui devono migliorare e la visione dell’organizzazione.
  • Come titolare d’azienda, puoi disporre di un documento per controllare ancor meglio ogni aspetto del tuo business. È importante in tal senso occuparsi della valutazione a intervalli regolari – ogni sei mesi, od ogni anno, così da confrontare i risultati.

Ci sono però anche alcuni svantaggi, o meglio delle attenzioni, assolutamente da considerare.

  • La scelta del valutatore è estremamente importante. Giudicare non è mai facile. Per questo motivo dovresti scegliere una persona fidata e qualificata che possa effettivamente attribuire punteggi veritieri.
  • Secondariamente, ma non per importanza, ribadiamo l’assoluta necessità di informare i lavoratori riguardo il vero scopo della scheda di valutazione. A nessuno piace la sensazione di essere tornati tra i banchi di scuola e vedersi attribuito un voto alle proprie conoscenze e capacità.

👉 Tutto sul software di valutazione delle prestazioni lavorative.

Factorial, il software per digitalizzare la valutazione del personale

Una scheda di valutazione della performance scritta su Excel è sicuramente un ottimo alleato per la gestione della performance in azienda. Tuttavia l’utilizzo di uno strumento come Excel risulta spesso difficile, macchinoso e poco fruibile, senza contare la possibilità di fare qualche errore nell’inserimento manuale dei dati che porta ad avere risultati completamente sfalsati.

Un software HR come Factorial ti permette di digitalizzare tutti i processi di performance management e di rendere l’attività di valutazione delle performance dei dipendenti più rapida e precisa, eliminando il rischio d’errore. L’utilizzo di una piattaforma di valutazione delle performance ti permette di centralizzare tutte le valutazioni in corso, di avere una visione sullo storico delle valutazioni passate e di programmare quelle future.

Inoltre garantisce una condivisione rapida e simultanea dei dati, in modo tale che tutti, manager e dipendenti, abbiano sotto controllo il raggiungimento dei propri obiettivi e di quelli aziendali.

Con Factorial potrai:

  • Creare schede di valutazione con modelli predefiniti o personalizzate
  • Valutare il personale con la metodologia OKR e KPI
  • Lasciare feedback anonimi sui dipendenti, manager e colleghi
  • Gestire la valutazione in maniera automatica e ricorrente 
  • Definire e monitorare il raggiungimento degli obiettivi 
  • Creare report personalizzati basati sulla valutazione del personale e le performance aziendali.

I vantaggi nell’utilizzo di un software sono molteplici e ti permette fin da subito di avere un grande impatto sui rendimenti aziendali. Avere un modello excel ed infiniti documenti salvati sul dekstop del computer non è un metodo efficiente di lavoro, per questo la soluzione di un Software HR all in one fa davvero la differenza.

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Nata a Firenze e laureata in Scienze Politiche (in particolare Comunicazione e Giornalismo) all’Università di Firenze. In Italia ha lavorato come giornalista ed ha collaborato con diversi siti web dedicati al mondo dell’attualità. Adesso vive a Barcellona ed è Content Marketing Specialist in Factorial e si occupa della creazione dei contenuti del mercato italiano. Il suo obiettivo è dare supporto, ispirazione e strumenti per far conoscere il mondo delle Risorse Umane e far crescere la community HR. Ama l’avventura, la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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