KPI aziendali: strumenti per digitalizzare la raccolta dei dati per migliorare i risultati aziendali [+ Modello]

Come puoi scegliere i giusti KPI aziendali (Key Performance Indicator)? Quali sono le regole da seguire? Definire i KPI aziendali ti permette di migliorare il management, di avere un miglior controllo dell’organizzazione, di verificare se stai raggiungendo gli obiettivi che ti sei prefissato. 

Viviamo in un mondo sempre più digitalizzato, dove la raccolta e l’analisi dei dati sono diventate fondamentali per il successo aziendale. 

I Key Performance Indicator (KPI) aziendali sono uno strumento fondamentale per monitorare e migliorare la performance aziendale. 

In questo articolo esploreremo diversi esempi di KPI aziendali, perché sono importanti, come definirli efficacemente e alcuni strumenti a tua disposizione per misurarli.

Cos’è un KPI aziendale

Un KPI aziendale è un indicatore chiave di performance che misura il successo di specifiche attività o obiettivi aziendali. 

Questi dati aiutano a valutare la salute della tua azienda e a monitorare i progressi. 

Un KPI ben scelto e monitorato regolarmente può aiutare a prendere decisioni informate e a migliorare la performance aziendale.

Ad esempio, un KPI finanziario può essere il margine di profitto o il tasso di crescita annuale delle vendite. 

Mentre, in ambito HR, un KPI potrebbe essere il tasso di turnover o il tasso di soddisfazione dei dipendenti.

Cosa rappresentano i KPI aziendali?

I KPI aziendali rappresentano la salute e il successo della tua azienda, permettendoti di monitorare i progressi e di prendere decisioni con più dati alla mano. 

I KPI possono mostrare dove l’azienda sta andando bene e dove potrebbe essere necessario apportare cambiamenti. 

Ad esempio, se il tasso di turnover è elevato, potrebbe essere necessario valutare il motivo e prendere misure per migliorare la soddisfazione dei dipendenti – come svolgere un questionario interno per comprendere più a fondo la questione.

Infatti, utilizzando KPI aziendali specifici, come quelli delle risorse umane, puoi migliorare parecchio la gestione delle persone in azienda e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Questo, a sua volta, può portare a una maggiore produttività e alla crescita aziendale.

Come si legge in un articolo di Forbes Italia: “Non basta più semplicemente raccogliere i dati, ma è vitale analizzarli e utilizzarli come guida in quello che viene definito Data Driven Decision Making, ossia quel processo che permettere di prendere decisioni più consapevoli”.

In sintesi, i KPI aziendali sono uno strumento importante per monitorare e migliorare la performance aziendale, sia in termini finanziari che di risorse umane. Ma anche un ottimo strumento di elaborazione dei dati in modo tale che guidino le decisioni in azienda.

KPI aziendali: perché sono importanti

I KPI aziendali sono un’importante chiave per la crescita e il successo della tua azienda. 

In questo capitolo esploreremo perché i KPI sono importanti, i vantaggi dell’utilizzo di KPI aziendali e come questi possono migliorare la performance aziendale.

Importanza dei KPI aziendali per la crescita aziendale

I KPI aziendali sono essenziali, perché ti permettono di tenere sotto controllo il successo delle attività aziendali e di monitorare i progressi. 

Questi indicatori chiave ti danno una visione a 360 gradi della salute della tua azienda, permettendoti di prendere decisioni informate per la crescita e lo sviluppo di diverse aree partendo da pochi ma rilevanti dati.

Vantaggi dell’utilizzo dei KPI aziendali

Utilizzare KPI aziendali offre molti vantaggi, tra cui:

• Monitorare i progressi aziendali: puoi tenere traccia dei progressi della tua azienda, identificando eventuali problematiche.
• Prendere decisioni informate basate sui dati: ti forniscono dati concreti e obiettivi per supportare le decisioni a livello aziendale.
• Identificare opportunità di miglioramento: possono aiutarti a identificare aree in cui la tua azienda può migliorare e a prendere decisioni per ottimizzare le performance.
• Migliorare la trasparenza: l’utilizzo di KPI aziendali aumenta la trasparenza all’interno dell’azienda, permettendo a tutti i dipartimenti di lavorare verso gli stessi obiettivi.
• Ottimizzare i processi:  possono aiutare a identificare processi inefficaci e a trovare soluzioni per migliorarli.

Miglioramento della performance aziendale grazie ai KPI

L’utilizzo di KPI aziendali può portare a un significativo miglioramento della performance aziendale. 

Ad esempio, tenere traccia del tasso di assenteismo può aiutare a identificare eventuali problemi di salute e sicurezza sul lavoro e prendere misure per migliorare l’ambiente di lavoro. 

L’importanza degli indicatori di performance sta nel fatto che essi forniscono dati tangibili e misurabili sull’andamento delle attività aziendali, permettendo alle aziende di prendere decisioni data-driven. 

In questo modo, le aziende possono monitorare i propri progressi, identificare le opportunità di miglioramento e prendere le misure necessarie per raggiungere i loro obiettivi a lungo termine.

Come determinare i KPI aziendali

Probabilmente il primo aspetto che desideri chiarire è come determinare i KPI aziendali. Non è pensabile, infatti, scegliere casualmente tre o quattro indicatori. La scelta dovrebbe essere fatta con cura e ricadere su quelle metriche davvero rilevanti per la tua azienda e per il tuo business. 

Per fare un esempio: alcuni KPI rilevanti per un’azienda nel settore turistico alberghiero, potrebbero essere completamente irrilevanti per un’azienda nel settore dei trasporti. Ne consegue che per determinare i KPI aziendali la prima cosa da tenere a mente è l’unicità della propria organizzazione.

Partendo da questo presupposto, ogni KPI identificato dovrebbe avere le caratteristiche che vediamo di seguito.

Rilevante

La metrica scelta è indispensabile che sia rilevante per la tua azienda. È sufficiente chiedersi, di volta in volta, se l’indicatore trovato fornisce un’informazione utile o non utile. In caso positivo, puoi procedere verificando la presenza della seconda caratteristica. 

Misurabile 

Chiediti a questo punto se il KPI è misurabile. Hai gli strumenti a disposizione per ricavare i dati di cui hai bisogno? In caso di risposta affermativa, allora il KPI può essere quello giusto perché ti permette di monitorare i progressi ottenuti in un periodo di tempo definito. 

Raggiungibile 

L’ultimo punto consiste nel chiedersi se l’indicatore di performance scelto è raggiungibile. È giusto essere ottimisti e ambiziosi, tuttavia, stabilire una metrica impossibile da raggiungere, altro non porta che scoraggiare i lavoratori. 

Se ad esempio desideri misurare l’aumento delle vendite nell’ultimo trimestre, poniti un obiettivo realistico che possa cioè essere oggettivamente raggiunto. 

Come definire KPI aziendali efficaci

Per definire KPI aziendali efficaci, è fondamentale che siano in linea con la mission aziendale e gli obiettivi a lungo termine. 

Questo significa che i KPI selezionati devono essere pertinenti per l’azienda e in grado di misurare il successo nel raggiungimento degli obiettivi.

Passi per definire KPI aziendali efficaci

Definire KPI efficaci è un processo che richiede tempo e attenzione ai dettagli. 

Ecco alcuni passi importanti che puoi seguire per assicurarti di definire KPI che siano veramente rilevanti per la tua azienda:

1. Identifica gli obiettivi aziendali: prima di tutto, è importante capire quali sono gli obiettivi a lungo termine della tua azienda. 

Questi obiettivi ti aiuteranno a capire quali KPI sono più pertinenti.

1. Seleziona i KPI più pertinenti: una volta che hai identificato gli obiettivi aziendali, puoi iniziare a selezionare i KPI più pertinenti per la tua azienda. 

Assicurati di scegliere KPI che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine (fra poco approfondiamo questo aspetto).

1. Definisci i target per ciascun KPI: una volta che hai selezionato i tuoi KPI, è importante definire i target per ciascun KPI. 

Questi target ti daranno un feedback e capirai meglio la tua posizione nel percorso di crescita.

1. Monitora regolarmente i KPI: infine, è importante monitorare regolarmente i tuoi KPI per assicurarti di essere sulla buona strada e agire diversamente in caso contrario.

Come definire KPI aziendali in linea con la mission aziendale

La mission aziendale dovrebbe essere il fulcro di tutte le decisioni che prendi, e i tuoi KPI dovrebbero supportare questa mission. 

Ecco 3 principi per definire KPI che siano veramente in linea con la mission aziendale:

• Assicurati che i tuoi KPI supportino gli obiettivi a lungo termine 

In una strategia a lungo termine, è fondamentale identificare quei parametri che contano davvero oltre all’operatività giornaliera. Spesso, i KPI essenziali sono meno.

• Scegli KPI che si concentrino sui risultati e non sulle attività.

Come esempio, invece di misurare il numero di ore di formazione dei tuoi dipendenti, potresti misurare il loro miglioramento professionale, tramite una valutazione delle competenze.

• Rendi i tuoi KPI più oggettivi possibili

I tuoi indicatori di performance dovrebbero essere basati su dati concreti e misurabili – come le vendite, il tasso di turnover o il tasso di assenteismo – in modo da poter essere facilmente monitorati e valutati. 

Inoltre, evita di utilizzare KPI che siano soggetti a interpretazioni personali, come il “senso di morale” o la “soddisfazione del cliente”, perché questi non possono essere misurati in modo affidabile (a meno che trovi un metodo analitico per farlo).

👍Leggi anche “HR Analytics: tutti gli strumenti per rivoluzionare la raccolta e l’analisi dei dati in azienda“

Mantieni la flessibilità nella definizione dei KPI

Anche se i tuoi KPI sono stati definiti in modo oggettivo e sono in linea con la tua mission aziendale, è importante mantenere una certa flessibilità. 

Ad esempio, se i tuoi obiettivi aziendali cambiano o se raggiungi la tua mission iniziale, potresti di conseguenza dover rivedere e modificare i tuoi indicatori di performance.

Inoltre, è importante tenere presente che i KPI possono cambiare con il tempo anche in base al mercato, al tuo prodotto o servizio e ad altri fattori (come il tipo di esperti a cui ti affidi).

Quindi devi essere pronto ad adattarti ai cambiamenti e a modificare i tuoi KPI di conseguenza.

KPI aziendali vs. OKR

Mentre i KPI aziendali hanno già acquisito fama da tempo e vengono comunemente utilizzati come strumento di monitoraggio dei parametri aziendali, ci sono altri indicatori di cui sente parlare sempre di più. Stiamo parlando degli OKR (objectives and key results), decisamente tanto importanti quanto i kpi aziendali. Nonostante le due sigle siano molto simili e ci sono delle differenze. Gli OKR servono a fornire una visione più ampia degli obiettivi futuri, mentre i kpi aziendali sono per così dire degli obiettivi più a breve termine e specifici.

Se volessimo fare un esempio concreto potremmo pensare all’obiettivo di rinnovare l’ufficio entro fine anno per renderlo idoneo al ritorno dei dipendenti in azienda. Ora, comprare nuovi mobili e attrezzature per separare le scrivanie non sarà esattamente il tuo obiettivo, ma si tratta di qualcosa che dovrai fare per poter raggiungere il tuo scopo finale. Se impostati correttamente gli OKR ti permetteranno di capire, valutare e stabilire quali sono le tue priorità e come raggiungere più facilmente e velocemente i tuoi obiettivi e automatizzare o delegare laddove possibile così che i tuoi sforzi si possano concentrare su ciò che conta davvero.

Quali sono i principali KPI aziendali: esempi

Ora vediamo alcuni dei principali esempi pratici di KPI aziendali, con un focus particolare sui KPI finanziari, delle vendite e infine delle risorse umane.

Nello specifico troverai sempre la formula per poter applicare subito questi concetti all’interno del tuo team o della tua azienda.

KPI finanziari

• Margine di profitto: rappresenta la percentuale del ricavo che viene trasformato in profitto. 

Formula: (Profitto / Ricavo) x 100

• Tasso di crescita annuale delle vendite: misura la crescita delle vendite rispetto all’anno precedente. 

Formula: ((Vendite correnti – Vendite dell’anno precedente) / Vendite dell’anno precedente) x 100

• Tasso di inventory turnover: misura la velocità con cui le scorte vengono vendute. Formula: (Costo delle vendite / Scorte medie) x 365 giorni
• Tasso di ritorno sull’investimento (ROI): misura la redditività dell’investimento.

Formula: (Profitto / Investimento totale) x 100

• Tasso di margine lordo: rappresenta la percentuale del ricavo che viene trasformato in margine lordo.

Formula: (Margine lordo / Ricavo) x 100

KPI delle vendite e del marketing

• Tasso di conversione: misura la percentuale di visitatori del sito che effettuano un acquisto. 

Formula: (Numero di acquisti / Numero di visitatori) x 100

• Valore medio del carrello: misura il valore medio degli acquisti effettuati dai clienti. Formula: Ricavo totale / Numero di acquisti
• Tasso di ritorno dei clienti: misura la percentuale di clienti che effettuano più di un acquisto. 

Formula: (Numero di clienti che hanno effettuato più di un acquisto / Numero totale di clienti) x 100

• Tasso di abbandono del carrello: misura la percentuale di clienti che hanno aggiunto prodotti al carrello ma non li hanno acquistati. 

Formula: (Numero di carrelli abbandonati / Numero di carrelli iniziati) x 100

• Numero di lead generati: misura il numero di lead generati dalle attività di marketing. Formula: Numero di lead generati dalle attività di marketing

KPI delle risorse umane

• Tasso di turnover: numero di dipendenti che lasciano l’azienda durante un determinato periodo di tempo diviso per il numero totale di dipendenti. 

Formula: (numero di dipendenti che hanno lasciato l’azienda / numero totale di dipendenti) * 100

• Tasso di assenteismo: numero di giorni di assenza durante un determinato periodo di tempo diviso per il numero totale di giorni lavorativi.

Formula: (numero di giorni di assenza / numero totale di giorni lavorativi) * 100

• Tasso di soddisfazione dei dipendenti: il livello di soddisfazione dei dipendenti rispetto all’ambiente di lavoro e alle condizioni offerte dall’azienda. 

Formula: (numero di dipendenti soddisfatti / numero totale di dipendenti) * 100

• Retention rate dei dipendenti: la percentuale di dipendenti che rimangono con l’azienda per un determinato periodo di tempo. 

Formula: (numero di dipendenti che rimangono con l’azienda / numero totale di dipendenti al inizio del periodo) * 100

• Tempo medio di reclutamento: il tempo medio che l’azienda impiega per reclutare un nuovo dipendente. 

Formula: (numero totale di giorni di reclutamento / numero di dipendenti reclutati)

In conclusione, i KPI aziendali possono aiutare a monitorare i progressi, prendere decisioni informate e identificare opportunità di miglioramento – in qualsiasi ramo aziendale.

Dalla finanza alla vendita, dalle risorse umane alla produzione, i KPI aziendali sono sicuramente diversi per ogni area dell’azienda. 

Tuttavia, è importante scegliere i giusti KPI per la tua azienda, per il dipartimento e per il team – talvolta con differenze sostanziali così da avere il focus sulla giusta metrica.

Nei prossimi paragrafi vedremo come definire KPI aziendali efficaci e come utilizzarli per ottenere il massimo dalla tua attività.

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KPI aziendali: quali caratteristiche devono avere

I KPI sono uno strumento molto funzionale alle aziende, ma come tutti gli strumenti bisogna usarli al meglio.

Per essere validi e utili, devono avere alcune caratteristiche fondamentali, come misurabilità, pertinenza, obiettività e time-bound.

Best practice per definire KPI aziendali validi

Per definire KPI aziendali validi, ci sono alcune regole che dovresti tenere in considerazione

• Assicurati che i KPI siano misurabili: il valore di un KPI deve essere quantificabile e rilevabile in modo semplice da chiunque lo consulti.

• Scegli KPI pertinenti: devono essere in linea con gli obiettivi aziendali e rilevanti per il tuo business.

• Definisci obiettivi precisi: i KPI devono avere un obiettivo specifico e chiaro da raggiungere. Spesso legato al breve/medio termine (a differenza degli OKR).

• Imposta un tempo limite: i KPI devono essere time-bound, ovvero avere una scadenza precisa per la valutazione. 

Ovviamente non si smette mai di monitorare una certa variabile, ma nel caso delle fasi di test è importante determinare un periodo di validità.

Strumenti utili per misurare i KPI

Per misurare in modo preciso e affidabile i KPI aziendali, hai a tua disposizione diversi strumenti utili.

Dashboard aziendali

Una dashboard aziendale è una rappresentazione visiva e interattiva dei dati aziendali, che ti aiuta a visualizzare informazioni importanti in modo semplice e intuitivo. 

Questi strumenti possono visualizzare dati come il fatturato, il numero di clienti, le performance delle vendite e molto altro. 

Poi ti permettono di mostrarli in modo facilmente comprensibile sotto forma di grafici, tabelle e altre rappresentazioni visive. 

Se hai una dashboard a tua disposizione puoi sempre tenere traccia dei progressi aziendali e identificare rapidamente eventuali problemi o opportunità di miglioramento.

Strumenti di analisi dei dati

Gli strumenti di analisi dei dati sono utilizzati per raccogliere, elaborare e analizzare i dati aziendali. 

Questi strumenti possono aiutare a identificare tendenze e modelli nascosti nei dati, che possono essere utilizzati per prendere decisioni informate.

Ad esempio, uno strumento di analisi dei dati potrebbe essere utilizzato per analizzare i dati sui dipendenti, come il tasso di assenteismo, il tasso di turnover e la soddisfazione dei dipendenti. 

Questo potrebbe aiutarti a identificare eventuali problemi con i dipendenti e a prendere misure per migliorare l’employee engagement.

Inoltre, puoi usare questi strumenti anche per analizzare i dati sulle vendite, come il tasso di conversione e il valore medio del carrello, per identificare opportunità di miglioramento e aumentare le vendite.

Software HR

I software HR sono strumenti progettati per gestire le attività del reparto risorse umane, come la gestione del tempo, delle buste paga e dei dati del personale. 

Molti software HR includono anche funzionalità per la gestione dei KPI aziendali, come la definizione dei target, la raccolta dei dati e la generazione di report. 

Questi strumenti ti aiutano nel monitorare le KPI e nel prendere decisioni sempre informate per migliorare la performance aziendale – oltre a digitalizzare vari processi del reparto HR.

Tuttavia, non tutti i software HR sono accessibili, né tanto meno completi o personalizzabili.

Raccolta dati grazie ad un Software HR

La raccolta dati è un processo cruciale per monitorare i KPI aziendali e valutare il successo delle attività aziendali. 

La soluzione ideale per questo processo è l’utilizzo di un software HR.

Infatti, un software HR ti permette di adattare i metodi di valutazione alle esigenze della tua azienda e di raccogliere dati in modo più efficace e preciso. 

Un software HR sviluppato come si deve, ti offre anche la possibilità di monitorare i KPI in tempo reale e di accedere ai dati in qualsiasi momento.

Automatizzazione del processo di raccolta dati

Grazie a un software HR, il processo di raccolta dati viene automatizzato, eliminando la possibilità di errori umani e aumentando la precisione dei dati raccolti. 

L’automazione dei processi ti permette di concentrarti sulle decisioni aziendali piuttosto che sulla raccolta dei dati.

Aumento della precisione grazie a un software HR

In aggiunta, l’utilizzo di un software HR garantisce una maggiore precisione nella raccolta dei dati, aumentando la qualità delle informazioni che utilizzi per prendere decisioni aziendali. 

Questo può portare a una maggiore trasparenza e a una valutazione più precisa delle performance aziendali.

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Creazione di report e analisi dei KPI con Factorial

L’utilizzo di un software HR come Factorial può semplificare e migliorare la creazione di report e l’analisi dei KPI aziendali – oltre ad automatizzare e digitalizzare tutta una serie di processi aziendali.

Vediamo alcuni vantaggi che ottieni utilizzando Factorial, il software HR all-in-one innovativo che utilizzano più di 60.000 aziende:

Report personalizzati

Con Factorial, puoi creare report personalizzati per tenere traccia dei KPI aziendali in modo efficiente. 

Il software ti permette di selezionare i dati da visualizzare e di creare report dettagliati in pochi clic – puoi creare gruppi, dividere per team e molto altro.

I report ti danno una visione completa e precisa dei progressi aziendali, oltre ad essere facilmente condivisibili con stakeholder e team leader per analisi più approfondite (ma senza le righe infinite dei file excel).

Analisi dei dati HR

Puoi sfruttare i potenti strumenti di analisi dei dati HR, che ti aiuteranno a identificare eventuali tendenze e modelli nei tuoi dati aziendali. 

Il grande beneficio che ottieni è che puoi prendere decisioni data-driven e migliorare la performance della tua azienda con metodo scientifico.

Organigramma aziendale integrato

Factorial offre un organigramma aziendale integrato, che ti permette di visualizzare la struttura della tua azienda in modo semplice e intuitivo. 

Un organigramma ti darà una overview completa della tua organizzazione e ti aiuterà a prendere decisioni considerando tutte le risorse umane presenti in azienda.

Tracciamento dei permessi e della presenza dei dipendenti

Con Factorial ricevi un sistema di tracciamento dei permessi e della presenza dei dipendenti, che ti permette di monitorare e gestire i permessi dei dipendenti in modo efficiente.

Il sistema di tracciamento è utile per migliorare la gestione del personale e per prendere decisioni sempre basandosi su dati concreti monitorati nel tempo.

In definitiva, Factorial è il software HR all-in-one che ti offre una soluzione completa per la gestione delle risorse umane. 

Dalla gestione delle ferie alla valutazione a 360°, passando per recruiting e onboarding – Factorial ti permette di gestire tutti i processi HR in un unico strumento, semplificando la gestione e migliorando le performance aziendali.

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