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KPI aziendali Risorse Umane: caratteristiche report e analisi [+ Modello]

kpi aziendali

I KPI aziendali, anche detti key performance indicators, sono già una pratica standard nel marketing e nelle vendite. Ma negli ultimi due anni, un numero maggiore di dipartimenti delle risorse umane ha iniziato a integrare i KPI nelle sue attività quotidiane. I KPI sono un modo affidabile per misurare le prestazioni e definire gli obiettivi. In questo post, ti forniremo tutto ciò che devi sapere su questo strumento efficace. Se preferisci iniziare a lavorare sui tuoi obiettivi ora, vai direttamente al modello. 👇

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Cosa sono i KPI aziendali?

KPI è appunto l’abbreviazione di Key Performance Indicator. Questa è una metrica utilizzata per misurare le prestazioni di un’attività o di un processo. Serve come riferimento che mostra i progressi compiuti nel raggiungimento di un obiettivo. Sulla base dei KPI aziendali, l’organizzazione può decidere se è necessario ridefinire o modificare la strategia per poter raggiungere il proprio obiettivo.

Si tratta quindi di indici di performance quantificabili che devono essere stabiliti in base a quelli che sono gli scopi di business dell’azienda. Per intenderci, i kpi possono variare di azienda in azienda, non esistono dei valori predefiniti che siano uguali per tutti.

Un esempio di kpi per un’azienda che vende prodotti può essere un aumento delle vendite del 10% nel primo trimestre dell’anno. Inoltre, anche per quanto riguarda il numero di KPI aziendali non esiste una quantità specifica di KPI da individuare per poter raggiungere il successo aziendale. Normalmente si consiglia di definire perlomeno quattro KPI aziendali, quelli assolutamente imprescindibili per poter portare il proprio business ad un livello superiore.

Caratteristiche dei KPI aziendali

Esistono diversi KPI aziendali che si possono utilizzare, di seguito sono riportati alcuni degli indicatori chiave di prestazione più comuni:

  • Quantitativi: possono essere presentati in numeri.
  • Qualitativi: non possono essere presentati in numeri.
  • Processuali: rappresenta la produttività e l’efficienza del processo.
  • Direzionali: presenta il miglioramento di un’azienda.

Per garantire che gli indicatori chiave di prestazione siano efficaci e comprensibili per tutti i dipendenti, devono essere definiti con l’uso dei criteri SMART:

  • Specifico: l’indicatore KPI dovrebbe essere tangibile e avere un obiettivo specifico.
  • Misurabile: se non è possibile misurare l’indicatore KPI, non è un buon indicatore.
  • Raggiungibile: il KPI deve essere realistico, affinché abbia successo.
  • Rilevante: monitorare solo le attività importanti per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
  • Intervallo di tempo: imposta un periodo di tempo in cui desideri raggiungere l’obiettivo.

È fondamentale avere un’idea chiara di quali sono e come avvengono i processi aziendali, così da poter definire gli obiettivi strategici  e tenerli sotto controllo. Anche se ci sono dei KPI che vengono adottati dalla maggioranza delle aziende del settore questo non significa che anche la tua azienda debba adottare quei kpis.

Inoltre, affinchè tutti siano allineati e possano veicolare i propri sforzi verso gli obiettivi comuni è essenziale che i kpi aziendali vengano comunicati ai dipendenti. Per fornire informazioni che siano chiare, ricevute in maniera semplice e interpretate senza possibili fraintendimenti, bisogna far sì che questi indicatori di performance siano concisi. Per dare visibilità ai KPI aziendali potrebbe essere utile anche installare dei monitor in ufficio che indichino il progresso che sta effettivamente avvenendo e il valore medio che si vuole raggiungere. Oppure è possibile creare delle dashboard online che possono essere consultate in qualsiasi momento dai dipendenti per individuare i kpi aziendali con facilità.

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Come usare i KPI aziendali?

Dopo aver definito gli indicatori KPI aziendali per l’organizzazione, è possibile iniziare a organizzarli. Crea il tuo foglio di calcolo Excel o usa il nostro modello per iniziare a misurare i tuoi KPI aziendali. Abbiamo creato indicatori di prestazione per le seguenti aree: reclutamento, fidelizzazione dei dipendenti, istruzione e formazione, produttività e prestazioni. I KPI aziendali che abbiamo fornito sono indicatori quantitativi, questo significa che devono essere misurati in numeri.

Il KPI deve essere misurato in base al suo significato. È possibile dividere gli indicatori chiave di prestazione per 100 o creare la propria scala di priorità. L’obiettivo descrive i numeri previsti per l’obiettivo, che si basano su dati precedenti. È possibile scrivere i risultati effettivi nella colonna successiva. Il punteggio si basa sulla percentuale della prestazione ottenuta. L’indicatore KPI finale mostra il punteggio effettivo. Sulla base di queste informazioni è possibile apportare modifiche alla propria strategia al fine di raggiungere il proprio obiettivo.

Report e analisi dei kpi aziendali

Hai bisogno di qualcosa di più di un semplice foglio di calcolo? Prova i nostri report e le funzionalità di analisi. Crea report personalizzati selezionando i dati di cui hai bisogno e scegli il modo in cui desideri visualizzare le informazioni. La dashboard non solo organizza i tuoi dati in tempo reale, ma mostra anche tutti i grafici, le figure e i grafici di cui hai bisogno in una rapida occhiata.

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KPI aziendali vs. OKR

Mentre i KPI aziendali hanno già acquisito fama da tempo e vengono comunemente utilizzati come strumento di monitoraggio dei parametri aziendali, ci sono altri indicatori di cui sente parlare sempre di più. Stiamo parlando degli OKR (objectives and key results), decisamente tanto importanti quanto i kpi aziendali. Nonostante le due sigle siano molto simili e ci sono delle differenze. Gli OKR servono a fornire una visione più ampia degli obiettivi futuri, mentre i kpi aziendali sono per così dire degli obiettivi più a breve termine e specifici.

Se volessimo fare un esempio concreto potremmo pensare all’obiettivo di rinnovare l’ufficio entro fine anno per renderlo idoneo al ritorno dei dipendenti in azienda. Ora, comprare nuovi mobili e attrezzature per separare le scrivanie non sarà esattamente il tuo obiettivo, ma si tratta di qualcosa che dovrai fare per poter raggiungere il tuo scopo finale. Se impostati correttamente gli OKR ti permetteranno di capire, valutare e stabilire quali sono le tue priorità e come raggiungere più facilmente e velocemente i tuoi obiettivi e automatizzare o delegare laddove possibile così che i tuoi sforzi si possano concentrare su ciò che conta davvero.

In un’interessante guida di datapine vengono suggeriti ben 15 KPIs da tenere sotto controllo se lavori nel reparto delle risorse umane e li riproponiamo e analizziamo qui di seguito i più importanti così che tu possa prendere esempio e ispirazione per applicarli nella tua azienda. Lo scopo sarà quello di poter sviluppare processi di gestione delle risorse umane moderni ed efficaci, che possano essere al passo e rispondere alle esigenze di un mondo del lavoro che cambia in maniera più rapida che mai. 

👉 Potrebbe esserti utile a questo punto dare un’occhiata a questo articolo in cui parliamo di come raggiungere i tuoi obiettivi HR utilizzando un modello OKR.

Tasso di assenteismo

Quello che vogliamo misurare quando stabiliamo questo KPI è quanto i dipendenti si sentono coinvolti con l’azienda. Il tasso medio di assenteismo si rifletterà in una percentuale delle giornate lavorative totali tra tutti i dipendenti. Perchè è importante tenere conto di questo KPI? Perché il grado di coinvolgimento dei dipendenti nei confronti dell’azienda dimostra la motivazione ed è direttamente correlato anche alla soddisfazione del dipendente nei confronti del lavoro che svolge per l’azienda. 

Un’altra riflessione da fare e di cui abbiamo già parlato in altri articoli dedicati proprio alla misurazione della motivazione e del coinvolgimento dei dipendenti è che queste ultime incidono anche sulla probabilità da parte dei dipendenti di ammalarsi o richiedere più frequentemente giorni di malattia. È essenziale concentrare i propri sforzi affinché questa metrica venga tenuta molto bassa e lavorare per ridurla in continuazione perchè avrà un impatto su altri aspetti del lavoro e sulla produttività complessiva e quindi anche sulla “salute” dell’azienda.

👉 Ti cosigliamo la lettura di questo articolo se sei alla ricerca di suggerimenti su come dare una spinta ai tuoi dipendenti per trovare la loro motivazione lavorativa.

Ore di straordinario 

Con questo KPI aziendale vogliamo misurare il carico di lavoro dei dipendenti. Dobbiamo fare molta attenzione quando misuriamo questo indicatore chiave in quanto può essere interpretato in maniera differente a seconda del contesto di riferimento. Per esempio, se lavoriamo in un’azienda che fornisce servizi o prodotti stagionali potrebbero esserci periodi in cui il numero di ore di straordinari aumenta notevolmente proprio a causa di una maggiore richiesta da parte del mercato. Quando questi eventi si verificano al di fuori dei periodi previsti dei cosiddetti “picchi di richieste” oppure sono una tendenza costante durante tutto l’anno potrebbe essere segno che c’è qualcosa che non va. 

Se da una parte questo indicatore potrebbe dimostrare una particolare dedizione dei nostri dipendenti nei confronti del lavoro, dall’altra potrebbe accendere i riflettori su alcuni difetti presenti nei processi di lavoro o una mancanza di personale per poter svolgere il lavoro necessario. Se si trattasse di quest’ultimo caso nello specifico sarà importante ricorrere all’acquisizione di un numero maggiore di dipendenti il prima possibile in quanto ciò starà a significare che l’attuale forza lavoro è sottoposta a una grande pressione e questo ovviamente può avere ripercussioni, anche in questo caso, sulla produttività e sul tasso di assenteismo.

Non è difficile intuire che sottoporre i dipendenti a un alto carico di lavoro per un periodo prolungato non possa che avere impatti negativi su ciò che quei dipendenti saranno in grado di produrre e sulla loro motivazione generale. 

👉 Ti chiedi sempre come funzioni la tassazione degli straordinari? Scoprilo in questo articolo dedicato!

Costi di formazione

Un’azienda che vuole mantenere i propri dipendenti è un’azienda che sarà in grado di offrire loro gli strumenti e la formazione necessaria per poter continuare a crescere e svilupparsi dal punto di vista professionale.

Oltre alle nozioni essenziali che vengono fornite durante i processi di onboarding per esempio, dalle risorse umane è importante investire anche in corsi di aggiornamento dei propri collaboratori. Molto spesso i corsi di formazioni all’interno delle aziende sono gratuiti in quanto vengono forniti dai dipendenti stessi dopo anni di specializzazione nel proprio ruolo.

Altre volte invece si tratta di corsi specifici legati all’adattamento a nuove leggi per esempio o soggetti che devono essere spiegati da professionisti esterni all’azienda, e questi di norma hanno un costo. Tenere in considerazione questo kpi ci permette di tracciare i costi di sviluppo dei dipendenti, soprattutto nel contesto attuale dove i dipendenti desiderano sempre di più poter apprendere e specializzarsi; si tratta del cosiddetto longlife learning. Se forniamo i giusti training a chi ne ha bisogno, potremmo dare per certo che il ritorno sui costi di formazione sarà maggiore rispetto all’investimento iniziale.

👉 Non sai come monitorare e gestire la formazione aziendale dei tuoi dipendenti? Abbiamo creato una guida apposta per te.

👉 Leggi anche l’articolo “Lifelong learning: cos’è e come applicarlo nella formazione aziendale”.

Produttività dei dipendenti

In particolare ora che molti dipendenti si trovano a dover lavorare da remoto e molti capi non possono più “controllare” con i propri occhi cosa stanno facendo i lavoratori dalle loro case, il KPI della produttività si rivela più utile che mai.

La produttività può essere misurata a livello di azienda, dividendo cifre come per esempio il numero di vendite per il numero totale di dipendenti; è anche possibile misurare la produttività per team o per singolo dipendente per capire dove è possibile migliorare per essere più produttivi. Si può tenere in conto la quantità di lavoro che viene svolta, ma anche la qualità di ciò che si è fatto per essere sempre sicuri che il lavoro non sia solo efficiente ma anche efficace. 

Si tratta di un KPI importante di cui tener conto in quanto ci permette di aiutare i dipendenti a capire se stanno facendo bene o male il loro lavoro e individuare eventuali colli di bottiglia o aspetti da migliorare. 

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Soddisfazione dei dipendenti

Ricordiamoci che le aziende sono fatte di persone, la principale e più importante risorsa che un’impresa può avere a disposizione. Affinchè i dipendenti scelgano di investire il loro talento e la loro energia nella nostra azienda invece che presso uno dei nostri competitor è importante garantire la loro soddisfazione dall’inizio alla fine, dalla fase di attraction al momento dell’offboarding. 

Al fine di mantenere alta la soddisfazione dei dipendenti, nel contesto in cui viviamo, potrebbe essere utile adottare internamente delle politiche che consentano una buona conciliazione tra vita privata e lavoro, orari flessibili e benefit aziendali che rispondano alle esigenze dei nostri lavoratori. È bene quindi introdurre sondaggi periodici in cui viene misurata la soddisfazione utilizzando il famoso NPS (net promoter score) che valuta come si trovano i dipendenti nella nostra azienda.

Costo per assunzione

Quanto costa nella tua azienda in termini di risorse riuscire a trovare il candidato perfetto?

Qui abbiamo uno dei KPI aziendali che misura la quantità di risorse che investi per ogni nuovo dipendente di cui hai bisogno e include tutti quei costi che fanno parte del processo di recruiting e quindi la pubblicità sui siti di job posting, il tempo necessario per esaminare e selezionare i CV, per fare i colloqui ecc. 

Si tratta di costi che possono andare a sommarsi e incidere in maniera piuttosto importante sul budget aziendale. Anche per questo motivo le assunzioni non dovrebbero essere prese alla leggera. 

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Tasso di turnover

Gli sforzi che il tuo team delle risorse umane effettua per mantenere i talenti nella tua azienda funzionano o sono vani?

Tra i diversi KPI aziendali, quello del tasso di turnover in particolare misura quanti dei tuoi dipendenti lasciano l’azienda, volontariamente o meno. Indica il successo della tua azienda in termini di sforzi di fidelizzazione.

A volte i rapporti di lavoro non funzionano da entrambe le parti e se c’è bisogno di concludere l’accordo sarà meglio per entrambe le parti. A volte invece è necessario ricorrere a un licenziamento, oppure il dipendente se ne va perchè trova una migliore offerta da un’altra parte.

Un tasso di turnover alto è un indice negativo, che influisce anche su come l’azienda viene percepita all’esterno. Inoltre, essere al corrente di questa cifra ci permette di individuare dove la nostra azienda deve migliorare per poter ridurre il tasso di turnover e migliorare quello di retention. 

Questi sono soltanto alcuni dei kpi aziendali che potresti decidere di adottare nella tua azienda, ma come specificato durante questo articolo non esistono kpi predefiniti che vadano bene per tutte le realtà. Per cui prenditi il tempo per analizzare i tuoi processi aziendali così da definire in maniera chiara i tuoi obiettivi di business.

👉 Leggi anche il focus “Riduci il tasso di turnover del personale con un software HR“.

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Questo articolo è disponibile anche in: English US, English UK

Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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