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Ecco perché alla tua azienda serve un software per firma digitale

software per firma digitale

Mai pensato di adottare un software per la firma digitale?

All’interno di qualsiasi business, la gestione dei documenti aziendali e delle relative firme da parte di fornitori, dipendenti e collaboratori può rivelarsi assai complicata, soprattutto quando il volume dell’azienda inizia a crescere.

In un mondo del lavoro sempre più virtuale e caratterizzato dalla mancanza di contatto presenziale frequente, avere la possibilità di gestire in maniera rapida e semplice le firme dei documenti di cui abbiamo bisogno diventa fondamentale.

Continua a leggere e scopri perché dovresti adottare al più presto un software per firma digitale nella tua azienda!

Firma digitale online: cos’è?

La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica basata su chiavi crittografiche.

Secondo quanto descritto dall’art.24 del dlgs 82/2005, la firma digitale deve:

“Riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.”

Ha lo stesso valore di una classica firma autografa (ossia una normale firma con carta e penna) in quanto soddisfa tre caratteristiche fondamentali:

  1. Validità legale: garantisce la piena legalità del documento firmato
  2. Autenticità: certifica l’identità del firmatario
  3. Integrità: assicura che il documento non abbia subito modifiche dopo la firma
  4. Non ripudio: il soggetto che firma digitalmente non può negare di aver firmato

In parole più semplici, è un tipo di firma virtuale che non presuppone la presenza congiunta di del documento fisico e del soggetto firmatario, ma che rispetta allo stesso modo le caratteristiche fondamentali di una firma classica.

Come funziona la firma digitale

Ora che abbiamo chiarito meglio la definizione di questo strumento e la sua validità agli occhi della legge, è arrivato il momento di entrare nei dettagli.

Come funziona la firma digitale?

La firma digitale si ottiene tramite un sistema di codifica crittografica a chiavi asimmetriche: a ciascuna delle due parti viene assegnata una coppia di chiavi (due numeri binari di lunghezza pari). Il procedimento è il seguente:

  1. Assegnazione del certificato digitale

Per poter usufruire della firma digitale al soggetto titolare viene assegnato un certificato digitale da parte di un certificatore qualificato elDAS (regolamentato in Italia dall’AGID, l’Agenzia per l’Italia Digitale) che associa una chiave binaria pubblica allo stesso. Questo certificato permette di identificare con certezza il soggetto richiedente.

Allo stesso tempo, viene generata un’altra chiave di pari lunghezza che è invece privata ed a conoscenza esclusiva del titolare. Questa chiave può essere utilizzata esclusivamente attraverso un password, ovvero un codice PIN.

  1. Firma del documento

Per poter firmare, il titolare del certificato tramite un software genera l’impronta digitale del documento usando la cosiddetta funzione di hash. Ogni impronta è univoca e legata a un solo documento.

Una volta creata l’impronta, viene applicata dal firmatario la cifratura con chiave privata dell’impronta digitale appena generata: la firma sarà quindi legata, da un lato al firmatario (tramite la chiave privata), e dall’altro (tramite l’impronta generata) al documento firmato. L’impronta viene così criptata grazie alla chiave privata ottenendo la generazione della firma digitale.

Firma digitale online: perché dovrei adottarla nella mia azienda?

Arrivati a questo punto, dopo aver sviscerato i dettagli di come funziona e in che cosa consiste una firma digitale, andiamo finalmente a rispondere alla domanda più importante.

Perché adottare un software per la firma digitale per la tua azienda? Ecco i principali benefici:

1. Velocizzazione dei processi

Ogni qualvolta in un’azienda si rende necessaria la firma di un documento, il processo può rivelarsi lento e complicato. Ancora di più se a distanza. Bisogna inviare il documento, richiedere la firma al diretto interessato e attendere la restituzione del documento firmato. Utilizzando la firma digitale online qualsiasi tipo di documento o contratto può essere firmato in poco tempo e con un semplice clic.

Il chiaro vantaggio è dato dal risparmio di tempo, in quanto la firma digitale è immediata e sostituisce la firma cartacea con un sistema completamente virtuale, più veloce e meno costoso. Grazie alla firma digitale, i documenti possono essere firmati quasi istantaneamente e dovunque ci si trovi, semplicemente utilizzando un dispositivo mobile o un computer.

2. Risparmio

Implementare la firma digitale nella tua azienda ha un costo che però, nel medio periodo, è facilmente ammortizzabile. Utilizzando una firma digitale su PDF infatti, non dovrai più inviare documenti cartacei. Così facendo, ridurrai i costi di stampa, manutenzione delle stampanti nonché quelli relativi alla spedizione dei documenti.

Potrai ridurre anche altri costi indiretti come quelli per l’archiviazione fisica, la rielaborazione dei dati, il tracciamento e le spese relative al trattamento dei file riservati. Utilizzando la firma digitale contribuirai anche a ridurre gli sprechi ambientali grazie a una drastica riduzione della carta utilizzata nella tua azienda.

3. Maggiore efficienza

Accorciando i tempi di attesa, questo tipo di firme garantiscono una maggiore efficienza dei tuoi processi lavorativi. La gestione e il tracciamento dei documenti sarà più facile e veloce. I processi che impiegavano mesi dal momento della richiesta di un documento fino alla sua ricezione controfirmato, possono essere eseguiti in tempi nettamente più brevi.

Inoltre, firmare in via digitale rende più facile organizzare le informazioni e i documenti, perché non ci sono file fisici fra i quali cercare. La ricerca attraverso i documenti digitali è ovviamente molto più facile e veloce rispetto a quella attraverso documenti cartacei conservati in schedari o scatole. Anche rintracciare i documenti sarà un gioco da ragazzi.

4. Maggiore sicurezza

Le firme digitali riducono drasticamente il rischio di clonazione o contraffazione del documento stesso e garantiscono che le firme siano sempre verificate e legittime, in quanto ognuna di esse è protetta da un codice in grado di evidenziare eventuali manomissioni e che avvisa se una parte del documento è stata modificata dopo la firma.

I firmatari sono inoltre dotati di PIN, password e codici OTP che permettono autenticare e verificare la loro identità. La crittografia digitale mantiene le tue firme al sicuro, proteggendo la tua azienda da possibili truffe e mantenendo le informazioni al sicuro.

5. Più spazio libero

I documenti fisici occupano molto spazio e contribuiscono all’uso eccessivo della carta, che tutti sappiamo avere un elevato impatto ambientale. Oltre a questo però, un’altro vantaggio dei documenti firmati in maniera digitale è che possono essere custoditi in server virtuali collegati alla rete protetta della tua azienda o nel cloud. Non è più necessario tenere armadi e ed archivi pieni di schede e file cartacei. Utilizzando la firma digitale potrai avere più spazio disponibile in ufficio per altre cose.

Firma elettronica semplice e firma digitale immediata: quali sono le differenze?

Parlando di autenticazione e firma dei documenti in maniera virtuale molti tendono a confondere le varie modalità. Fra le più conosciute ci sono la firma elettronica semplice e la firma digitale immediata.

Quali sono le differenze?

La firma elettronica semplice è un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.  Questo secondo il regolamento 910/2014 dell’UE. È la forma più debole di firma virtual, perché non permette una chiara autenticazione del sottoscrittore né garantisce l’integrità del documento firmato

La firma digitale immediata è un particolare tipo di firma elettronica avanzata e qualificata. Richiede l’utilizzo di una tecnologia crittografica a chiavi asimmetriche e garantisce quindi la legalità, l’integrità e l’autenticità del documento firmato.

È importante conoscere la differenza, al momento di decidere quali tipologie di firme accettare per i tuoi documenti aziendali.

Factorial, il tuo software per firma digitale

Adesso siamo sicuri di averti dato la motivazione necessaria a decidere finalmente di utilizzare la firma digitale nella tua azienda. Per iniziare però, è necessario scegliere il giusto programma per firma digitale

Non sai quale software per firma digitale scegliere?

Prova gratis Factorial! La sua soluzione per responsabili delle risorse umane include un software per la firma digitale che ti permetterà di:

  • Firmare e far firmare digitalmente i tuoi documenti in maniera facile e veloce
  • Garantire la legalità delle tue firme secondo gli standard elDAS
  • Proteggere i tuoi documenti attraverso un sistema crittografato

Speriamo di aver risposto in modo esaustivo alle tue domande riguardo all’importanza dei software per firma digitale. Non esitare a farci sapere la tua opinione nei commenti!

Queste funzionalità e tante altre, come il controllo orario o la gestione documentale all’interno di un unico software, Factorial HR! 

Scritto da: Matteo Pizzinato

Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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