Hai mai pensato di utilizzare un software per firma digitale? Il tuo business sta crescendo velocemente e non sai come gestire la grande quantità di documenti aziendali e le relative firme? Vorresti risparmiare tempo ed energie?
Potrebbe davvero semplificare il lavoro e aiutarti nell’amministrazione della tua azienda.
La firma elettronica è uno strumento essenziale nelle grandi aziende che hanno bisogno di sicurezza, di continuità su grandi volumi e spesso anche di gestire centinaia di contratti complicati ogni mese.
Nel 2019 – secondo i dati forniti dall’agenzia delle entrate – sono state verificate ben 3 miliardi di firme digitali.
Grazie a software per firme digitali puoi sempre sottoscrivere documenti digitali con pieno valore legale.
Leggi l’articolo per scoprire i numerosi benefici che un software per firme digitali può apportare alla tua azienda.
Sommario
Firma digitale: che cos'è e come si fa
Per capire bene come sfruttare la firma digitale in azienda, partiamo dall’analisi delle caratteristiche essenziali – come la validità legale e l’autenticità.
Si tratta di una firma che ha lo stesso valore di quella fatta con carta e penna.
Infatti, entrambe sono caratterizzate da:
- Validità legale: si tratta di un documento che acquisisce validità legale
- Integrità: assicura che il documento non abbia subito modifiche dopo la firma
- Autenticità: garantisce l’autenticità del firmatario
- Non ripudio: il firmatario non può negare di aver firmato
Si tratta di una firma che si basa su un meccanismo di chiavi crittografiche.
La definizione riportata nel CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, articolo 24, dlgs 82/2005 – afferma che:
“La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui e’ apposta o associata. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.”
In parole semplici, la firma digitale è una tipologia di firma elettronica che garantisce validità legale ai documenti.
In definitiva, la firma digitale ha lo stesso valore della firma autografa.
Le tipologie di firme digitali
Esistono tre tipi di firme digitali, con livelli di sicurezza crescenti:
- Firma Elettronica Semplice (FES): consiste in una serie di dati in forma elettronica
- Firma Elettronica Avanzata (FEA): garantisce maggiore sicurezza rispetto alla precedente, in quanto è connessa unicamente al firmatario
- Firma Elettronica Qualificata (FEQ): questa tipologia di firma è stata pensata per assicurare in modo univoco l’identificazione del titolare
Ma qual è la differenza fra questi tre tipi di firme elettroniche?
Una prima considerazione da fare riguarda la Firma Elettronica Avanzata e quella Elettronica Qualificata.
Infatti, soltanto queste due hanno “valore probatorio”, nel senso che possono essere portate in un tribunale per testimoniare che un documento è stato effettivamente firmato.
La Firma Elettronica Semplice, invece, non è sin da subito equiparata a una firma autografa e per questo spetterà al giudice (eventualmente) stabilire la validità.
La firma elettronica è poi regolamentata sia a livello nazionale che europeo dall’eIDAS, a questo proposito, nell’Art. 25 del regolamento si legge:
“A una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate.”
Insomma, anche in Europa, non ci sono dubbi alcuni sulla validità di una firma elettronica.
Che cos'è un software per firma digitale
I software di firma elettronica sono utilizzati da diverse organizzazioni come istituzioni finanziarie, agenzie governative, assicurazioni e organizzazioni sanitarie.
Anche le imprese possono digitalizzare, automatizzare e snellire i loro processi cartacei esistenti per creare un processo all’avanguardia nella firma dei documenti.
Le firme elettroniche non richiedono carta, stampa, fax o scansione di documenti importanti.
Gli utenti possono firmare documenti digitali in tempo reale utilizzando un’applicazione di firma autonoma o integrare la soluzione nei loro processi e applicazioni aziendali principali.
Le firme elettroniche eliminano gli errori e le sviste contrattuali, e forniscono un livello più alto di garanzia d’identità rispetto alla classica firma su carta.
Un software per firma digitale si può quindi definire come il mezzo con il quale è possibile sottoscrivere una firma digitale in completa autonomia e sicurezza.
Ma come funziona un software di firma digitale?
Da un punto di vista tecnico, un software per firma digitale funziona nel momento in cui colui che lo utilizza ha un certificato digitale.
Tale qualifica può essere ottenuta grazie a un certificatore eIDAS che stabilirà quale sia la crittografia asimmetrica pubblica del richiedente.
La chiave asimmetrica privata sarà generata esclusivamente dal privato.
Preso atto della necessità di tale qualifica è possibile poi inserire i dati nel software e utilizzarlo per inviare documenti con firma digitale.
La gran parte dei software creano un’impronta digitale dei documenti prima di essere firmati, in modo da risultare unici.
Essendo la firma digitale un sistema basato sulla codifica crittografata con chiavi asimmetriche, necessita di un applicativo capace di codificare e decodificare tale messaggio.
👍Leggi anche Una guida pratica e semplice per la firma digitale dei documenti”
Document management e firma digitale
In questo paragrafo approfondiremo la necessità e la comodità di combinare in un solo software la funzione della firma digitale e quella della gestione di documenti.
Innanzitutto, è opportuno introdurre la nozione di “Software HRMS”, ovvero quei software essenziali per la gestione delle risorse umane.
Infatti, scegliendo un software HR puoi ottimizzare risorse, produttività e comunicazione di tutta l’azienda.
Un buon software dovrà avere anche la funzionalità di document management integrata alla firma digitale.
Inoltre, si tratta di una scelta anche eco-friendly, dato il risparmio di carta e dunque la dematerializzazione dei documenti.
Scegliere di utilizzare un software per firma digitale, così da risparmiare carta e sostenere, almeno in parte, l’ambiente, può aiutare a fare una buona prima impressione come datore di lavoro e come azienda – sia agli occhi dei lavoratori che dei clienti.
Infatti, con un sistema di firma digitale e gestione documentale che abolisce l’utilizzo di carta, darai già l’esempio di un’azienda che non solo è sensibile ai temi ambientali, ma agisce anche concretamente volgendo lo sguardo verso l’innovazione.
Ma quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un software di document management?
- Flessibilità: consente ai nuovi assunti di rivedere i documenti richiesti e completare i moduli elettronicamente al proprio tempo e ritmo.
- Automatizzazione: consente di creare automazioni ed elaborare i dati rapidamente.
- Maggiore sicurezza: non c’è il rischio di perdere alcun documento.
- Guadagno di tempo: aiutano a risparmiare ore di lavoro per il dipartimento finance e administration.
👍Leggi anche Esiste un sistema di document management … che non utilizzi carta?
I vantaggi nell'utilizzo di un software per firma digitale
L’impiego di un software di firma digitale può apportare moltissimi vantaggi alla tua azienda in termini di tempi, di costi e di agevolazione del lavoro.
Vediamo quali sono i principali vantaggi e quali quelli più interessanti.
Costi
Un software per firma digitale, sebbene possa avere un costo iniziale nelle versioni più evolute, è facilmente ammortizzabile nel tempo.
Utilizzando un sistema totalmente digitale è logico pensare che verranno ridotti o eliminati del tutto i documenti cartacei, incidendo positivamente sulle spese dei costi di stampa, degli strumenti di stampa, della spedizione e dei costi di manutenzione generale delle attrezzature.
Il risparmio non è solo diretto, con l’eliminazione di carta, spedizioni e stampanti, ma si estende anche a quello indiretto.
L’acquisto di un software dedicato alla firma digitale elimina anche scaffali, tabulari e tutte quelle spese accessorie legate al tracciamento dei dati riservati.
Risparmia tempo
Ogni qualvolta in un’azienda si rende necessaria la firma di un documento, il processo può rivelarsi lento e complicato.
Ancora di più se a distanza (molto comune con lo smart working).
Invece, grazie all’utilizzo della firma digitale online, qualsiasi tipo di documento o contratto può essere firmato in poco tempo e con un semplice clic.
Ad esempio, in un processo di onboarding efficace, dovresti facilitare l’inserimento e integrazione dei nuovi lavoratori il più possibile – in modo che si adattino in azienda e siano più produttivi.
Maggiore efficienza
Il problema della documentazione cartacea è che spesso è molto facile perderla o rovinarla.
Le persone, che siano lavoratori o clienti, possono danneggiare per sbaglio i documenti firmati a penna, incidendo sulla reputazione dell’azienda stessa.
I software per la firma digitale, dato il loro utilizzo online, sono estremamente efficienti e sicuri da questo punto di vista.
L’efficienza è visibile non solo nella semplicità di utilizzo ma anche nella velocità d’impiego e nella facilità di gestione del tracciamento dei file.
Maggior sicurezza
La sicurezza informatica è diventata un beneficio di cui le aziende non possono più fare a meno e perciò necessitano di software capaci di assicurarla.
Tra le problematiche più spinose figura quella della clonazione e contraffazione dei documenti.
Al fine di evitare perizie specifiche e legittimità a posteriori è opportuno avvalersi di un sistema già programmato per la sicurezza e l’autenticità della firma digitale.
I software consentono di proteggere questo aspetto grazie al codice primario che in caso di manomissione o trasformazione avvisa della spiacevole intrusione.
Inoltre, a incrementare tale dinamica troviamo l’utilizzo di un codice PIN, di un OTP, o di una password di verifica che in pochissimi secondi determina se le firme digitali siano autentiche oppure modificate.
Maggior rispetto dell’ambiente
Abbiamo già anticipato quanto sia importante l’impiego di un software per firma digitale al fine di risparmiare sullo spazio occupato dai documenti fisici.
Tuttavia, oltre a questa caratteristica si aggiunge una componente spesso sottovalutata: il salvataggio in cloud.
Sempre più aziende creano una rete locale protetta o in cloud per archiviare i documenti digitali.
Sebbene possa sembrare un aspetto trascurabile, in realtà tutto ciò ha un impatto concreto sull’ecosostenibilità aziendale.
Abbandonare gli archivi fisici, ricchi di schede, moduli e documenti cartacei consente di sfruttare meglio le aree disponibili nell’ufficio e di ridurre notevolmente le emissioni di CO2.
👍Leggi anche “Come convertirsi in un’azienda paperless al 100% con un software di gestione documentale”
Firma digitale dei documenti e gestione documentale durante il lavoro da remoto
Uno dei principali problemi individuati da chi lavora nelle risorse umane in seguito all’implementazione del telelavoro è proprio la gestione documentale. Ciò è avvenuto in tutte quelle aziende che non possedevano un sistema di document management in cloud e svolgevano tutto a mano.
Infatti, dal momento che, anche in base alle direttive amministrative, molti dipendenti sono stati costretti a lavorare da casa la firma a distanza è diventata un problema. E far andare i dipendenti in ufficio soltanto per firmare uno o più documenti nel bel mezzo di una pandemia non sembra proprio un’opzione considerata da parte delle aziende.
Ma non solo. Gli stessi manager e responsabili delle risorse si sono trovati a dover lavorare da casa, senza avere accesso agli archivi fisici aziendali dove andare a reperire di volta in volta i documenti di cui si ha bisogno. Insomma, appare chiaro, anche per il futuro del mondo del lavoro, che l’idea di avere dei documenti cartacei accessibili soltanto dal proprio ufficio non va di pari passo con l’innovazione dei processi aziendali.
👉 Potrebbe interessarti questo articolo in cui analizziamo come ottimizzare la gestione documentale durante il telelavoro.
Come scegliere un software per firma digitale
La firma digitale, e più in generale quella elettronica, è solo una piccola parte del ciclo di vita di un documento.
Per scegliere il migliore software di firma digitale, adotta una visione d’insieme che consideri documenti e processi documentali nella loro interezza.
Quindi, come scegliere il software più adatto che permetta anche di fare firme digitali?
Ecco 4 consigli pratici:
- Considera il documento come un asset vivo
- Verifica automazioni e data compliance
- Metti la collaborazione tra colleghi al centro della tua scelta
- Abilita in modo nativo la pubblicazione dei file da firmare all’interno di internet o portali documentali
Cosa cercare in un software per la firma digitale
A questo punto dell’articolo vediamo cosa cercare in un software per la firma digitale.
Sono varie le peculiarità più importanti per effettuare la scelta di un software per la firma digitale.
Vediamone alcune.
Automazione
Affinché tu possa gestire al meglio i tuoi documenti è importante servirsi di un software capace di fascicolare in modo automatico, o semi-automatico, i documenti primari.
La possibilità di aggregare i documenti inerenti a una determinata persona o categoria può fare la differenza se svolta automaticamente.
Tale condizione permette d’incrociare i dati a disposizione e utilizzarli nel modo migliore.
Ad esempio, il semplice codice fiscale presente in un contratto può essere poi automaticamente ripetuto nei documenti a questi associati.
Abilitazione nativa
Questo è uno degli aspetti più importanti che deve possedere un software per la firma digitale.
Questi software devono essere in grado di abilitare in modo nativo la pubblicazione dei documenti da firmare.
L’abilitazione nativa è importante anche per poter condividere documenti all’interno di una stessa azienda oppure all’esterno – cioè ai clienti, agli investitori e ai vari fornitori.
Processi digitali
Quando sottoscrivi un documento nella tua azienda, che sia gestita in locale o in cloud, troverai coinvolti almeno due individui.
Nel caso di una sottoscrizione non digitale, il numero potrebbe aumentare esponenzialmente.
Questo pone in primo piano l’esigenza di utilizzare un software che possa controllare i processi digitali.
I software migliori per la firma digitale integrano sistemi di Task e Workflow, eliminando il vecchio sistema di e-mail.
Attraverso il software è possibile definire e assegnare le diverse attività digitali e controllare in modo avanzato il lavoro senza necessariamente creare conflitti interni.
Ciclo di vita
Ogni contenuto digitale, sia esso un documento o un file di natura diversa, ha un certo ciclo di vita.
Tale condizione evidenzia come un documento possa rapportarsi ad altri software nel corso del tempo e necessiti di un sistema ciclico capace di velocizzare le operazioni.
Scegliere un software limitato a poche compatibilità o che non possa comunicare direttamente con altri programmi atti alla gestione dell’impresa non è intelligente.
Maggiori sono le integrazioni del software, migliori saranno le prestazioni e le compatibilità nel corso del tempo.
Gestione documentale in cloud e firma digitale
Ad oggi, il modo migliore di gestione documentale è senz’altro quello digitale che permette di risparmiare tempo, spazio e carta.
Per questo motivo lo scopo principale delle aziende è quello di digitalizzare tutti i principali documenti cartacei grazie all’utilizzo di software appositi.
Grazie a certe piattaforme potrai custodire in un cloud sicuro:
- Immagini
- Documenti
- Contratti
- Buste paga
- Promemoria
- Contratti
L’archiviazione digitale documentale in cloud favorisce la catalogazione, la gestione, la condivisione e il controllo dei flussi documentali all’interno o verso l’esterno.
L’archiviazione digitale permette la gestione multi-aziendale attraverso la suddivisione di più archivi digitali.
Questo tipo di software di gestione documentale è un sistema informatico che ti permette di svolgere diverse operazioni pensate per migliorare l’organizzazione e l’archiviazione dei documenti cartacei.
Inoltre, ti permetterà di risparmiare moltissimo tempo!
Vediamo insieme alcuni dei vantaggi principali che un software di gestione documentale digitale può apportare alla tua azienda:
Recupero semplice
Ti è mai capitato di perdere ore e ore di tempo e lavoro per cercare un documento o un contratto?
Se comincerai ad utilizzare un software di gestione documentale in cloud e firma digitale non avrai più questi problemi.
Infatti, potrai cercare i file per nome, data o tipologia – risparmiando tempo ed energie.
Migliore collaborazione
Ogni documento deve risultare leggibile, accessibile, facilmente modificabile e semplice da firmare per tutti.
Perciò, averli in formato digitale aiuterà a condividerli in tempo reale con tutti.
Eviterai così rallentamenti in azienda, incrementando la produttività aziendale.
Riduci i costi
É molto probabile che già ora sei costretto a pagare un canone mensile per l’affitto di un magazzino o di una stanza che utilizzi solo per archiviare i documenti.
Se deciderai d’impiegare un software di digitalizzazione dei documenti non avrai più questo tipo di problema.
La legge italiano infatti impone di conservare alcune tipologie di documenti (estratti conto, 730…) per una media di 10 anni!
Custodire i più importanti documenti in un archivio digitale in tal senso ti permette di eliminare un costo fisso piuttosto impegnativo.
👍Leggi anche “Riduzione dei costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto”
Cosa si intende per dematerializzazione documentale
Che cosa si intende per dematerializzazione documentale?
Si tratta di un’attività volta a rimpiazzare man mano la documentazione cartacea presente ancora negli archivi di molte organizzazione e aziende, scommetto anche nella tua!
La documentazione prodotta attraverso un corretto processo di dematerializzazione mantiene valore giuridico, probatorio e archivistico dei documenti cartacei.
L’accesso e la consultazione a questi documenti, una volta dematerializzati, può avvenire in qualsiasi momento anche da remoto attraverso i diversi dispositivi.
Vediamo assieme la normativa di riferimento per la dematerializzazione.
L’ente di riferimento in Italia per la normativa sulla dematerializzazione dei documenti è l’Agenzia per l’Italia digitale o DigitPa.
Ecco a te un paio di norme sulla dematerializzazione digitale in Italia:
- Il Codice dell’Amministrazione Digitale meglio conosciuto come CAD (Decreto Legislativo n. 82 del 2005) e le relative modifiche.
Uno strumento guida sui metodi e i procedimenti per la digitalizzazione, il CAD dà disposizioni in materia di corretta applicazione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione all’interno della Pubblica Amministrazione in Italia.
Tra queste, sono presenti norme per la corretta gestione, conservazione e condivisione dei documenti digitali.
Esso si basa sui valori di: integrità ed esattezza, disponibilità e accessibilità, riservatezza e sicurezza.
- Il Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (Decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000), nel quale viene introdotto il protocollo informatico e l’obbligo di redigere per le amministrazioni pubbliche, un manuale di gestione del protocollo informatico.
Factorial: il software HR per la firma digitale
Hai già valutato diversi software per la firma digitale e cerchi una soluzione più completa?
Se non vuoi pagare e gestire i documenti su decine di piattaforme, potresti considerare un software HR all-in-one come Factorial.
Ora vediamo nello specifico i benefici che puoi ottenere utilizzando questo software, a partire proprio dalla firma digitale.
Firma elettronica
Con Factorial puoi gestire le firme per migliaia di documenti, contratti o accordi direttamente nella piattaforma.
Puoi richiedere la firma in modo rapido a uno o più dipendenti per ciascun documento e salvarli in automatico dopo la firma.
Inoltre, ogni firma è completamente legale e sicura, in compliance con gli standard eIDAS e la crittografia a 256 bit.
I vantaggi di Factorial per la tua azienda, però, non finiscono qui.
Infatti, questo software HR è davvero all-in-one, per cui potrai:
- Gestire tutti i documenti in un cloud
- Tracciare in automatico tempo, assenze e malattie
- Definire le competenze necessarie
- Valutare le performance dei dipendenti
- Controllare le spese in un batter d’occhio
- Reclutare e gestire i talenti in modo più rapido
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Come creare una firma digitale sul tuo software delle risorse umane
Con il software di gestione delle risorse umane Factorial, è possibile gestire il processo di firma digitale in modo rapido e sicuro. Puoi archiviare tutti i tuoi documenti firmati sulla piattaforma e renderli disponibili in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo digitale. Il portale dei dipendenti offre loro la possibilità di accedere a tutti i documenti che hanno firmato.
Ecco i passaggi da seguire per firmare/far firmare i documenti nel modo più rapido e ottimale:
- Scarica un file e seleziona le persone che vuoi far firmare: i dipendenti riceveranno immediatamente una notifica con il documento.
- Ricevi i documenti in modo sicuro e contrassegnati: non appena i dipendenti avranno firmato, riceverai una notifica via e-mail.
- Rivedi il documento quando tutti hanno firmato: controlla come il software HR ha effettuato l’aggiornamento dei documenti.
