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Gestione ferie estive, i nostri consigli su come risolverla

L’estate sta arrivando e con essa le tanto attese ferie per i tuoi dipendenti, ma anche da parte dell’HR della tua azienda, la gestione delle ferie estive. La cosa più raccomandabile per il dipartimento delle risorse umane è quella di lavorare con un software ferie e permessi per stabilire e gestire le ferie che i tuoi dipendenti hanno.

Successivamente, ti forniamo le chiavi per scegliere il metodo più adatto per una comoda gestione delle ferie aziendali dei tuoi dipendenti.

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La gestione delle ferie in azienda, l’essenziale

Politica di gestione delle ferie, tutto ciò che c’è da sapere

Ogni azienda deve avere la propria politica per le vacanze, ma deve sempre rispettare l’articolo 2109 comma 2 dello statuto dei lavoratori e gli accordi con sindacati e datori di lavoro, oltre agli accordi collettivi (poiché è il quadro normativo che li regola).

Quindi, il dipartimento Risorse umane dovrebbe avere domande chiare su quando il lavoratore può godersi le ferie, quanti giorni di calendario saranno offerti come vacanza, ecc.

3 consigli per una buona gestione ferie

Con l’arrivo dell’estate, la gestione ferie e permessi dei dipendenti deve essere effettuata nel modo più efficiente possibile in modo che l’attività economica non risenta. Cosa puoi fare per ottenerla?

  1. Stabilire la priorità tra i dipendenti. Ad esempio, quelli con bambini, poi quelli con la storia più lunga in azienda, ecc. Si può anche scegliere di farlo a turni.
  2. Tieni presente il contratto e l’accordo.
  3. Utilizzare un programma per gestire le ferie. Se le assenze vengono gestite automaticamente, il margine di errore sarà molto più piccolo.

Il diritto alla disconnessione dal lavoro

Dopo i mesi di confinamento, i tuoi dipendenti devono andare in ferie… per disconnettersi davvero. Questo è ciò che puoi raccomandare loro prima di andare in ferie:

  1. Lascia tutto coordinato prima di partire. Se devi parlare con i tuoi colleghi, per mettere in pausa o terminare qualcosa.
  2. Lascia il tuo computer in azienda. Elimina qualsiasi informazione personale in modo che altri non possano utilizzarla.
  3. Limita la tua disponibilità.
  4. Spegni il telefono aziendale.
  5. Disinstalla slack o simili. In caso contrario, sarai tentato di lavorare su piccole cose e ti sentirai come se non avessi smesso di lavorare durante il periodo di riposo.

Gestione ferie estive, tutto sotto controllo con un software

La stagione con la più alta richiesta di ferie è di solito la più stressante per molti dipartimenti delle risorse umane. Ma non deve essere così!

Riesci a immaginare che i tuoi lavoratori si siano autogestiti le loro vacanze? Quando disponi di un software per le risorse umane, l’unica cosa che un responsabile del personale deve fare è accettare o rifiutare le richieste di assenza. Molto meglio che con un ingombrante foglio Excel, giusto?

Ferie, obbligate, maturate

In Italia, la flessibilità relativa alle ferie dipende dal settore in cui è situata l’azienda e dal numero di dipendenti.

È vero, se il datore di lavoro non vuole, non è obbligato a lasciare che i suoi dipendenti scelgano i giorni di ferie. Tuttavia, questa tendenza sta cambiando; stiamo andando verso una maggiore famiglia e conciliazione di lavoro.

La formula perfetta? Flessibilità senza dimenticare che alla fine di ogni processo c’è un cliente.

Come calcolare i giorni di ferie maturati al mese

Molti dipartimenti delle risorse umane hanno problemi a gestire le ferie; Durante il confinamento a causa del Coronavirus, alcuni hanno perso il conto delle ore lavorate a causa di cassa integrazione, turni orari e così via.

La formula è così semplice:

calcolo giorni ferie

Cosa succede se un lavoratore non usufruisce delle ferie?

Un’altra delle milioni di domande per le ferie 2020 è se i lavoratori possono accumulare vacanze per un’altra volta e non spenderle ora; Con le restrizioni sui voli e sui paesi, l’incertezza… i dipendenti preferiscono godersi una vacanza come quella precedente al Covid-19, e preferiscono attendere che la situazione si normalizzi.

In principio, tutte le vacanze di un anno dovrebbero essere godute nello stesso anno. Tuttavia, se le ferie coincidono con una disabilità, un congedo o una gravidanza, il dipendente la possibilità di usarle per l’anno successivo.

Sarai già pronto per la getione delle ferie di natale

Essere lungimiranti non fa mai male, e nonostante il fatto che ora le ferie più vicine siano quelle estive, puoi iniziare a pensare a come gestire le ferie di Natale; Quest’anno potrebbero esserci più movimenti rispetto agli anno passati.

La particolarità della gestione delle festività natalizie è che devi tenere conto di quale giorno è festivo e quale giorno è un giorno lavorativo, ma il dipendente sarà assente.

Calendario lavorativo e festivo

Questo il calendario dove potrai trovare tutte le date festive e lavorative per il 2020

Calendario lavorativo e festivo 2020

Gestione delle ferie nel 2020, cosa dobbiamo prendere in considerazione?

Con l’arrivo di COVID-19 nella nostra vita, abbiamo già ipotizzato che quest’anno le vacanze saranno molto diverse. Tuttavia, va ricordato che nello specifico la Legge numero 66/2003 stabilisce che è di quattro settimane all’anno il periodo minimo di ferie che il dipendente matura annualmente, che comprende la domenica e le festività. Escludendo le festività e i fine settimana, dobbiamo goderci 22 vacanze all’anno.

Se prendiamo come riferimento che il confinamento è iniziato a marzo, è possibile che pochi lavoratori abbiano goduto di numerose vacanze quest’anno e a causa delle restrizioni sulla mobilità, è molto probabile che si accumuleranno alla fine del calendario 2020. Allo stesso tempo, l’estate è alle porte ed è consigliabile fare una vacanza, anche se è per passare qualche giorno a casa a riposare.

Come creare un modello piano ferie di successo 

In alcune occasioni abbiamo commentato che in alcune società esiste un sistema di priorità o criterio con il quale alcuni lavoratori possono richiedere le vacanze prima di altri. Inoltre, possono anche aiutare le aziende a prendere una decisione in un conflitto. Questi criteri possono essere:

  • Dipendenti con bambini: al fine di promuovere la riconciliazione familiare, potrebbero esserci aziende che decidono di favorire quei dipendenti con bambini in età scolare, per sincronizzare le loro vacanze con quelle del periodo scolastico.
  • Anzianità in azienda: per premiare la lealtà di un dipendente, puoi anche dare loro il vantaggio di poter scegliere le vacanze prima di altri dipendenti.
  • Sistema rotativo: questo sarebbe il sistema più giusto, dal momento che tutti i dipendenti sono valutati allo stesso modo. In questo, a una persona di ciascun dipartimento potrebbe essere data la possibilità di scegliere i giorni in anticipo e di cambiarli ogni anno.

Tuttavia, questo è semplicemente un suggerimento per la gestione delle ferie che può essere applicato o meno. Allo stesso modo, i dipendenti devono conoscere questa operazione per adattarsi ed evitare equivoci.

Come gestire tutte le ferie e permessi durante il Covid-19

È tempo che i tuoi dipendenti inizino a pianificare le loro ferie, ma bisogna sottolineare che solo loro possono decidere quando farlo e in nessun caso il datore di lavoro. Come abbiamo visto in questi mesi, anche le aziende non sono state in grado di costringere i propri lavoratori a fare delle vacanze durante il Coronavirus. Questa misura è stata stabilita solo come alternativa per non applicare la cassa integrazione.

👉 La migliore soluzione per avere il pieno controllo delle ferie, ora più che mai con il telelavoro, è attraverso un software per la gestione ferie. Ciò consentirà ai responsabili delle risorse umane di avere una visione totale delle assenze dell’azienda e di sapere per quanti giorni ogni dipendente ha utilizzato.

Cos’è un software per la gestione di ferie e permessi?

In molte aziende, all’inizio dell’anno vengono stabilite ferie annuali, ma ciò può generare due problemi:

  • Impossibilità di apportare modifiche, poiché possono sempre sorgere nuovi eventi o viaggi.
  • Frustrazione dei dipendenti che può portare all’assenteismo.

Inoltre, di solito vengono eseguiti in un template Excel, che all’inizio può essere utile, ma a lungo termine è meglio automatizzarli. Come? Con software per controllare le vacanze dei tuoi dipendenti.

Avere un software per le risorse umane, come quello di Factorial, che controlla le assenze e le vacanze, è il modo migliore per risparmiare tempo, che si traduce in denaro per l’azienda. Con questo, avrai una piattaforma accessibile per l’intera forza lavoro, che può essere consultata 24/7 da qualsiasi dispositivo.

software controllo ferie

Benefici di utilizzare un software per la gestione delle risorse umane

Se scegli il software Factorial questi sono tutti i vantaggi che puoi trovare:

  • 1 – Autonomia per il lavoratore:

    I lavoratori possono selezionare direttamente i giorni di vacanza o le assenze e apportare eventuali modifiche.

  • 2 – Aggiornamento automatico:

    Le modifiche al programma verranno comunicate a chi di competenza mediante un avviso di revisione. Se accetta giorni di ferie, nel calendario aziendale verrà creato un aggiornamento automatico in modo che tutti i lavoratori possano rimanere aggiornati e adattare il lavoro, se appropriato.

  • 3 – Calendario adattato a te:

    Il calendario di Factorial è adattato ad ogni città in cui si trova la sede dell’azienda. Pertanto, risparmierai tempo nella ricerca di quando cadono le vacanze ogni anno.

  • 4 – Dimentica i calcoli:

    Un software per controllare le ferie dei tuoi dipendenti sarà molto utile per calcolare i giorni di ferie proporzionali di ciascun lavoratore, in base al tipo di contratto e alla data di inizio. Lo stesso sistema rileverà i giorni che ogni dipendente ha lasciato tenendo conto di quelli che sono già stati presi.

  • 5 – Scorda l’errore umano:

    I problemi causati dalla disattenzione di non scrivere i giorni nel modello di Excel non saranno più un problema.

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  • 6 – Gestisci le sostituzioni:

    Possiamo andare avanti e iniziare a lavorarci affinché non influisca sulla produttività dell’azienda.

  • 7 – Elimina la carta:

    Il futuro delle risorse umane è ottimizzare le risorse in modo digitale, in modo da poter dimenticare i modelli stampati.

  • 8 – Risparmia tempo:

    Ora non sono necessarie decine di e-mail per chiedere giorni liberi o per bilanciare i giorni con altri colleghi.

  • 9 – Scegli diverse politiche di ferie:

    Dalla piattaforma è possibile creare politiche di vacanza per ogni tipo di contratto

  • 10 – Crea assenze personalizzate:

    Per facilitare i tuoi lavoratori, aggiungi i tipi di assenze che ritieni appropriate. Ad esempio, congedo medico, ferie, viaggio di lavoro, lavoro a distanza, ecc.

  • 11 – Analizza le assenze con i report:

    Lo stesso software offre la possibilità di creare riepiloghi mensili o annuali che raccolgono i dati delle assenze e delle ferie selezionate dai dipendenti.

  • 12 – Collega il calendario di Factorial con Google Calendar:

    Ora da Google Calendar avrai una visione di tutti i tuoi eventi e, inoltre, delle assenze e delle vacanze dei tuoi lavoratori.

Posso gestire le vacanze con un Excel?

Hai già visto tutti i vantaggi che un software che controlla le ferie dei tuoi dipendenti può offrirti. Tuttavia, puoi anche scegliere di gestire le assenze utilizzando un modello di Excel.

Hai gestito la gestione delle ferie dei tuoi dipendenti con Excel nel 2019? Questo sistema continua ad essere il metodo più utilizzato dai dipartimenti delle risorse umane. Ora dipenderà dalle competenze di ognuno con Excel, ma con una conoscenza medio-alta possiamo creare perfettamente un modello funzionale.

Di seguito, spieghiamo i suoi vantaggi e svantaggi:

Con un modello Excel puoi ottenere:

  • Personalizza il modello con i colori o la tipografia che desideri.
  • Crea una funzione in modo che i giorni vengano scontati man mano che le festività vengono contrassegnate.
  • Salva il modello nel cloud. Ad esempio, con Google Drive e vedi tutte le modifiche in tempo reale.
  • Condividi Excel con l’intero modello.

Con un modello Excel non sarai in grado di ottenere:

  • Evita le catene di e-mail per approvare o rifiutare le vacanze.
  • Evita errori o sviste non scrivendo i giorni.
  • Effettuare il calcolo automatico delle vacanze corrispondenti a ciascun lavoratore.
  • Evita di passare qualche ora all’anno per creare Excel, aggiungere i nomi del modello, rivedere le festività, ecc.
  • Avere rapporti con cui analizzare le assenze e le vacanze dell’azienda.

Passaggi per creare un modello di gestione ferie in Excel

Prima di iniziare a creare il tuo modello in Excel, è importante che tu abbia il programma installato sul tuo computer e che tu abbia la licenza, altrimenti potrebbe darti problemi. Tuttavia, un’altra opzione che puoi considerare è quella di creare un modello con un foglio di calcolo di Google.

Questi sono i passaggi da seguire:

  1. Assegna un nome al file con un nome facile da ricordare. Ad esempio:Gestione ferie [CompanyName] 2020.
  2. Inizia congelando 4 colonne sul lato sinistro dello schermo.
  3. Quando sei pronto, combina le celle nella prima riga. Qui inseriremo l’anno in corso (2020).
  4. Nella seconda riga, dividi 28/29, 30 e 31 giorni per ogni mese dell’anno: gennaio, febbraio, marzo, ecc. Quindi fino a dicembre.
  5. Nella terza riga, crea una formula che conteggi il numero precedente + 1 in modo che il giorno appaia automaticamente.Si has seguido correctamente los pasos, deberías tener una plantilla así:

Ora torna a sinistra dello schermo (nella sezione che avevamo congelato all’inizio) e aggiungi: Squadra, Nome del dipendente, Giorni ferie totali disponibili e Giorni rimanenti.

gestione ferie modello gratis

 

Questa è una versione molto semplice per un primo modello di Excel. Se hai un comando migliore dello strumento, puoi aggiungere più funzioni o formule per renderlo più intelligente. Tuttavia, con questo puoi già controllare senza problemi le assenze e le vacanze dei tuoi dipendenti.

Come scegliere il miglior controllo di gestione delle ferie e assenze

Per scoprire quale sistema può essere più utile per tenere traccia delle assenze e delle vacanze, possiamo porci le seguenti domande:

  • Quanti dipendenti ho?
  • Devo avere il controllo delle ferie nel cloud o in locale?
  • Voglio evitare le e-mail e rendere più agile la selezione delle vacanze?
  • Quante politiche di vacanza ho?
  • Ho bisogno del supporto di sistema?
  • Voglio ricevere segnalazioni con le assenze e le vacanze del mio staff?
  • Voglio che tutto il mio staff abbia una visione delle vacanze?

Tenendo conto di questi problemi, sarai in grado di determinare quale software per gestire le vacanze dei dipendenti è quello che meglio si adatta alle esigenze dell’azienda.

Frequenti dubbi che possono avere i tuoi dipendenti sulla gestione delle ferie

Ogni anno, quando arrivano le ferie estive, appaiono spesso dei dubbi relativi al numero di giorni di cui ciascun dipendente dispone, quando possono organizzare una festa o quanto rientreranno.

Di seguito, cerchiamo di rispondere ad alcune delle domande più frequenti che i tuoi dipendenti possono porre:

Quanto durano le vacanze?

Secondo la legge, le ferie annuali non possono essere inferiori a 30 giorni di calendario. Questa volta può essere migliorato a favore del lavoratore in base al contratto collettivo stipulato.

Quanti giorni di vacanza ho se ho lavorato meno di un anno?

I giorni di ferie che corrispondono alla parte proporzionale del tempo lavorato, a condizione che l’accordo non indichi diversamente. Normalmente vengono generati 2,5 giorni di ferie per ogni mese di lavoro.

Quanto dura la vacanza per i dipendenti part-time?

In questo caso, si applicano le stesse condizioni previste per i dipendenti a tempo pieno. Per legge, ogni lavoratore ha diritto a 30 giorni di calendario di ferie all’anno, indipendentemente dal fatto che abbiano un contratto part-time o full-time. I giorni lavorati sono presi in considerazione, non le ore.

Quando dovrebbero essere prese le vacanze?

Le ferie sono un patto che si stabilisce tra il lavoratore e l’azienda, quindi una decisione non può essere presa senza prendere in considerazione l’altra parte. Per i giorni di vacanza, è necessario consultare il superiore o il responsabile della gestione delle assenze.

Dove sono regolate le ferie e la loro gestione?

Le ferie sono regolate nello statuto dei lavoratori e nel contratto collettivo al quale la società fa riferimento.

È legale per un’azienda costringerti a fare le vacanze?

No, non è legale a meno che il Contratto collettivo non indichi diversamente.

Puoi addebitare i giorni di vacanza invece di goderteli?

No, ma con alcune eccezioni. Sì, le festività possono essere addebitate nei casi in cui il contratto termina senza aver goduto delle ferie o se il contratto è stato gestito da un ETT con una durata inferiore a un anno.

Raccoglierò lo stesso stipendio, anche se sono in vacanza?

Sì, le vacanze sono pagate come il resto dei giorni dell’anno. L’unica cosa che non verrebbe addebitata sarebbe la sussistenza o altre spese come il trasporto che verrebbero escluse.

Chi decide i giorni in cui sarò in vacanza?

È una decisione che deve essere presa tra il dipendente e l’azienda.

Cosa succede se la mia vacanza coincide quando sono in congedo?

In caso di congedo di maternità, avrai diritto a godere delle ferie al termine del periodo di congedo, anche se l’anno civile è terminato. Se si tratta di una situazione di disabilità temporanea, possono essere goduti dopo essere stati dimessi, purché non siano trascorsi 10 mesi dalla fine dell’anno a cui corrispondono le vacanze.

Cosa succede con le vacanze se rimango senza lavoro?

In questo caso, l’azienda deve pagare i giorni di ferie non godute che corrispondono al lavoratore e pagare per quei giorni.

Se si utilizza il software Risorse umane di Factorial, non sarà necessario calcolare ciascun caso, poiché il programma lo fa automaticamente. Questo fa riferimento ai dati dell’inizio dell’incorporazione di ciascun dipendente nella società.

 

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Questo articolo è disponibile anche in: Español, Mexican

Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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