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Richiedere ferie: form automatizzati vs richiesta manuale, qual è meglio?

Tutte le aziende di successo devono disporre di un flusso di lavoro per richiedere ferie, e al tempo stesso approvarle e monitorarle. Tenere traccia delle ferie dei dipendenti non è importante solo per generare correttamente la busta paga. I datori di lavoro devono mantenere un programma equilibrato e assicurarsi di essere conformi alle normative governative e rispettare i rapporti di lavoro. Ecco perché è importante che i manager utilizzino moduli per richiedere ferie che contengono tutte le informazioni pertinenti. 

In questo articolo ti spiegheremo come creare un modello di modulo per richiedere ferie che copre tutte le nozioni di base. Ma non possiamo fare a meno di chiederci, pensi che il processo di richiedere giorni di assenza sarebbe più efficiente se automatizzato? Basta il software HR giusto per rendere la gestione della richiesta di ferie dei dipendenti un gioco da ragazzi! Esaminiamo come richiedere le ferie nella maniera più adeguata per la tua azienda.

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Come creare moduli per richiedere ferie

Quando un dipendente ha bisogno di richiedere ferie per qualsiasi motivo (congedo di malattia, giorni di ferie, ecc…), i manager devono creare una registrazione della loro richiesta di ferie. Se la tua azienda utilizza ancora moduli cartacei, è importante che tu abbia preparato dei modelli per la richiesta di ferie e permessi.

Una richiesta di permesso standard dovrebbe includere la data in cui è stata fatta la richiesta (dovrebbe essere adeguatamente in anticipo rispetto ai giorni effettivi di libero). Dovrebbe anche includere il nome del dipendente e i tipi di richieste di ferie di cui avrà bisogno. I datori di lavoro possono offrire spazio per note aggiuntive insieme alla firma del dipendente.

In seguito, i datori di lavoro potrebbero voler includere una sezione che il supervisore deve compilare. Possono indicare se la richiesta è stata approvata, offrire una spiegazione se è stata rifiutata e firmare.

Sia i datori di lavoro che i dipendenti potrebbero trovare questo sistema un po’ noioso e perditempo. Moduli di richiesta cartacei? Siamo nel 2021! Ma se gestisci ancora tutto manualmente non ti preoccupare, ti aiuteremo a indagare sui processi automatici per richiedere ferie.

👉  In questo articolo ti aiutiamo con la programmazione delle ferie estive dei tuoi dipendenti per gestire al meglio le richieste.

Monitoraggio delle ferie con Excel rispetto al software HR: confronto dei processi

Per chi è stanco dei moduli per richiedere ferie, il software delle risorse umane può aiutare a semplificare il processo per richiedere ferie. Qui, per prima cosa analizzeremo le fasi di gestione di ferie e assenze “alla vecchia maniera” con Excel. Successivamente esploreremo come gestire ferie e permessi con l’automazione. Alla fine sarai tu a decidere quale funziona meglio per te.

Gestione delle ferie con Excel

1. Definire le politiche per richiedere ferie

È ora di stabilire regole ampiamente applicabili in merito alle modalità per richiedere ferie. Di seguito sono riportate alcuni punti che i manager dovrebbero considerare quando creano le politiche per le ferie:

  • Con quanto anticipo e con che frequenza è possibile richiedere ferie o un permesso?
  • Qual è il sistema per la gestione delle richieste sovrapposte? Primo arrivato primo servito? Regole di anzianità?
  • Quali dipendenti sono solitamente disponibili per coprire i turni all’ultimo?
  • Ci sono periodi in cui i dipendenti non possono richiedere ferie, come l’alta stagione?
  • La politica aziendale è conforme alle leggi nazionali e locali?

Tenendo a mente queste regole i datori di lavoro possono includerle nel manuale del dipendente o distribuirle in un altro modo. I dipendenti avranno bisogno di queste linee guida a portata di mano quando pianificano le loro ferie e i permessi.

2. Crea un modello per le vacanze

I datori di lavoro dovrebbero creare o scaricare un modello che includa tutte le informazioni pertinenti. Ad esempio, è una buona idea includere la data, il nome del dipendente, le date in cui desidera tempo libero e il motivo. I manager possono inviarli ai dipendenti tramite e-mail o offrire copie cartacee in una posizione accessibile.

3. I dipendenti inviano una richiesta formale di ferie

Per richiedere ferie, i dipendenti devono compilare e inviare il modulo. I gestori potrebbero scoprire di dover inviare nuovamente le linee guida o il modello di richiesta. Può essere difficile tenere traccia di ciò quando non esiste un sistema centralizzato.

4. Valutare un modulo per le richieste ferie

Ora è il momento per i dipendenti di inviare le loro richieste. I manager devono verificare la richiesta con le linee guida dell’azienda e le direttive legali. Se esiste un conflitto tra le due cose è possibile chiedere al dipendente di ripensare alla loro richiesta e inviare un altro modulo.

5. Invia di nuovo (ad infinitum)

Se negate, i dipendenti dovranno inviare nuovamente le loro richieste ferie … e ancora … e ancora. Può richiedere molto tempo sia per i manager che per i dipendenti. Inoltre, i manager dovranno assicurarsi che la richiesta venga approvata da tutti i supervisori interessati. Se uno di loro manca il promemoria, potrebbe significare che l’intero processo dovrà tornare al punto di partenza.

6. Memorizza la richiesta negli archivi

Phew! Finalmente le richieste ferie sono state programmate con successo. L’ultimo passaggio importante è archiviare la richiesta in caso di controversie successive.

👉  Qui trovi maggiori informazioni sulla gestione delle ferie pagate dei tuoi dipendenti.

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Gestione delle richieste ferie con un software HR

1.Definire le politiche di ferie

Una volta che i manager hanno individuato tutte le informazioni rilevanti sulle policy, possono immetterle direttamente nel software. Ciò significa che il software rifiuterà automaticamente qualsiasi richiesta di assenza non conforme alla politica aziendale. Ciò consentirà di risparmiare tempo per dipendenti e supervisori nella richiesta di ferie dal lavoro.

2. I dipendenti inviano una richiesta

Non dovrai più cercare tempo per richiedere moduli dall’abisso della tua casella di posta. I dipendenti possono inviare richieste direttamente ai loro supervisori tramite un software di monitoraggio delle assenze. Verrà automaticamente inviato a tutti coloro che devono approvarlo.

3. Approvare o rifiutare le richieste

I manager possono comodamente approvare o rifiutare le richieste di ferie e assenze. Il software eliminerà tutte le richieste non conformi alla legge o alla politica aziendale. Ora tutto ciò che resta è la firma di un manager. La richiesta verrà automaticamente archiviata e i dati pertinenti saranno disponibili per le risorse umane per eseguire report personalizzati.

I vantaggi del monitoraggio automatico delle ferie rispetto alla gestione attraverso modelli Excel

Il monitoraggio automatico delle richieste ferie è molto più efficiente di Excel. Esaminiamo alcuni dei grandi vantaggi che puoi aspettarti se effettui questo upgrade.

Più precisione

Automazione significa meno errori. Meno turni persi, meno malintesi e meno controversie nel breve e lungo termine.

Produttività incrementata

Come già sai il software può farti risparmiare molto tempo. Pensa a tutto il lavoro che i manager e il personale potrebbero portare a termine con quelle ore risparmiate! Fa la differenza, eccome.

Grandi risparmi

L’utilizzo di un software per la gestione di ferie e assenze fornirà dati che i manager possono utilizzare per definire strategie e cambiare direzione. I rapporti sulle risorse umane ti aiuteranno a conoscere meglio la tua azienda e a mostrare opportunità di ottimizzazione.

Cultura aziendale più forte

I dipendenti apprezzano la trasparenza. Essere in grado di inviare, monitorare e ricevere risposte tramite software mostrerà loro che vengono trattati in modo equo.

Migliore conformità normativa

Un buon software protegge i datori di lavoro dalla responsabilità legale. Possono controllare meglio l’utilizzo degli straordinari e tenere traccia delle ferie retribuite.

I rischi delle ferie pagate monitorando con Excel

Usare Excel per tenere traccia delle ferie retribuite non è solo inefficiente … è rischioso! Le leggi sono molto serie per quanto riguarda l’accumulo di ferie retribuite. Le aziende che tengono traccia delle ferie pagate in modo non accurato e preciso possono essere soggette a multe o sanzioni legali. Il software HR per la gestione di ferie e assenze può aiutare a proteggere le aziende da responsabilità e fornire ai datori di lavoro registri esaustive per dimostrare la conformità.

richiesta di ferie

Godimento delle ferie

Il periodo di ferie di cui i dipendenti potranno godere sono un minimo di 4 settimane all’anno. Questo è quanto stabilito dall’articolo 2109 del Codice Civile, al fine di prevenire possibili situazioni di sfruttamento e garantire ai dipendenti di potersi prendere del tempo da dedicare alla propria famiglia e soddisfare le proprie esigenze psicologiche fondamentali.

Sappiamo che quello delle ferie arretrate è un argomento parecchio discusso non solo tra i dipendenti ma anche nel reparto delle risorse umane per questo abbiamo deciso di approfondirlo per assicurarci di darti tutte le informazioni cui hai bisogno. Qui di seguito trovi le informazioni principali che ti servono per inquadrare meglio il tema.

👉  Altrimenti qui puoi trovare una vera e propria guida alla comprensione delle ferie maturate, come si calcolano e e dove possono essere trovate in busta paga.

Software HR Factorial Gestione Ferie

Ferie maturate

Ci avviciniamo al periodo estivo e molti dipendenti sono soliti usufruire di questo periodo per assentarsi dal lavoro e andare in vacanza. In questo caso è importante capire come si calcolano e dove trovare in busta paga le ferie maturate.

Non ci è possibile dare una risposta generica per tutti in quanto il numero di ferie che vengono maturate dai dipendenti dipendono dal numero di ore o giornate che sono concesse dal contratto di lavoro. Alcuni datori di lavoro applicano il minimo legale mentre altri decidono di concedere più giorni di ferie ai propri dipendenti per l’assenza dal lavoro.

Bisogna quindi conoscere bene quali sono i propri termini contrattuali per quanto riguarda la gestione delle ferie. Il numero di ferie accumulate a disposizione del dipendente appare ad ogni modo in busta paga. Se prendiamo come riferimento un dipendente che lavora full-time, dopo il primo mese dovrebbe aver accumulato circa 2 giorni di ferie, 4 il secondo mese e così via.

Una domanda che spesso si pongono i lavoratori è se i giorni di ferie vengono accumulati anche quando questi ultimi si trovano in un periodo di prova. La risposta è si, i giorni si accumulano a partire dall’inizio del rapporto di lavoro, anche mentre si è in prova.

A causa della situazione ancora incerta e della restrizioni dovute alla pandemia covid-19 ancora in vigore in molti paesi alcuni dipendenti potrebbero decidere di non utilizzare le proprie ferie quest’estate accumulando cosi delle ferie arretrate.

Vediamo brevemente come comportarsi in caso di ferie arretrate e come funziona il pagamento, il godimento e l’obbligo di fruizione delle ferie. E se ti interessa approfondire maggiormente questo tema abbiamo un intero articolo dedicato alla comprensione della gestione delle ferie arretrate.

Ferie arretrate

Se un dipendente ha molte ferie arretrate è anche importante assicurarsi che ciò non sia dovuto ad un ambiente tossico in cui le ferie vengono sempre negate per necessità organizzative o perchè concedersi una pausa viene mal visto dal proprio team.

A volte semplicemente i dipendenti non ricordano o non sono a conoscenza di avere delle ferie arretrate. Anche per questo se dal reparto delle risorse umane ci accorgiamo che un dipendente ha molte ferie arretrate possiamo invitarlo ad utilizzarle.

Un’altra questione importante da chiarire è la monetizzazione delle ferie. Le ferie che spettano a un dipendente devono essere godute obbligatoriamente da quest’ultimo e non possono essere liquidate in busta paga. Questo divieto viene imposto proprio per garantire che i dipendenti possano effettivamente disconnettersi dal lavoro e ritrovare un equilibrio psico-fisico.

Pronti per richiedere ferie in pochi clic

Pronto a investire nell’automazione del monitoraggio delle richieste ferie? Anche noi pensiamo che sia un’ottima idea. I moduli per le richieste di tempo libero non devono occupare così tanto tempo! Semplifica il processo di richiesta di ferie e molte altre attività HR con il software HR all-in-one di Factorial.

In questo video ti spieghiamo brevemente come è semplice richiedere, accettare/rifiutare e tenere traccia delle ferie dei dipendenti con Factorial! 👇

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Questo articolo è disponibile anche in: English US

Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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