Guida completa per la richiesta ferie dei dipendenti

Lavorando nel settore delle risorse umane, è probabile che si verifichino una serie di domande relative alla richiesta ferie sia retribuite che non retribuite. In effetti, una delle domande più comuni poste dai nuovi assunti è legata alla politica di congedo della società. Questo perché a tutti piace avere la libertà di prendersi un congedo in caso di necessità, sia che si tratti di vacanze, malattie o persino problemi personali o familiari. Per poter rispondere alle domande dei dipendenti relative a questo tema, è importante comprendere la differenza tra le assenze non retribuite e retribuite e le diverse tipologie di esso. Di seguito troverai tutto ciò che devi sapere sulle richieste di ferie dei dipendenti.

 

Richieste ferie dei dipendenti

Quando si tratta di gestire le richieste di congedo per i dipendenti, sapere se sono non retribuite o retribuite, è fondamentale per gestire le richieste di congedo per ogni singolo dipendente.

Richiesta ferie: Definizione

La definizione di una richiesta ferie è qualsiasi richiesta di giorni di assenza dal lavoro, effettuata da un dipendente per un determinato periodo di tempo e per un motivo specifico. Il congedo può essere concesso come non retribuito o retribuito. Analizzeremo questo in seguito.

Assenze non retribuite

Le richieste di ferie non retribuite sono in poche parole il tempo lontano dal lavoro senza percepire salari. Esistono diversi motivi per cui un dipendente può optare per questo tipo di congedo, tra cui malattia, obblighi familiari o personali o semplicemente una vacanza. Alcune società possono scegliere di concedere solo le assenze non retribuite, mentre altre lo offrono in aggiunta a un certo numero di giorni di ferie retribuite. Ogni stato ha leggi diverse relative alle assenze non retribuite, quindi è necessario verificare con il Dipartimento del Lavoro le norme applicabili alla propria azienda.

Assenze retribuite

L’assenza retribuita, è quando i lavoratori possono prendere un congedo dal lavoro mentre continuano a percepire il salario. Il congedo concesso ai membri del personale è generalmente limitato a un determinato numero di ore per ogni anno. Dopo che un dipendente ha utilizzato la quantità assegnata di assenze retribuite, di solito può chiedere un congedo non retribuita. È importante notare che alcuni stati richiedono che i datori di lavoro offrano un certo periodo di assenze per i giorni di malattia o personali, quindi controlla con le leggi del tuo stato prima di elaborare una politica per le assenze retribuite.

Moduli di richiesta ferie per i dipendenti 

Hai perso tempo con Excel per gestire le richieste di ferie dei tuoi dipendenti? Chiedere ai dipendenti di compilare un pezzo di carta fisico o persino di inviare una richiesta tramite e-mail, può sembrare semplice e pratico, ma non è né efficiente né efficace. Non solo, ma sei anche in balia dell’errore umano. Questo sistema di vecchia scuola potrebbe aver funzionato bene in passato, ma ci sono modi più facili da gestire rispetto ai moduli di richiesta di riposo.

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Tipologie di richiesta per assenze

Siccome ci sono molte ragioni per cui un dipendente può richiedere del tempo libero, tratteremo i tipi più comuni di seguito. Questi possono essere suddivisi nelle seguenti categorie: congedo per vacanze, spese mediche e familiari o personali.

Assenze 

Le richieste di assenze sono fondamentalmente qualsiasi tipo di vacanza che un dipendente richiede come periodo di riposo. Le ferie, le ferie annuali e le ferie sabbatiche sono alcuni esempi.

Congedo per vacanze

Questo tipo di congedo può essere definito come il tempo concesso a un dipendente per riposare e allontanarsi dal lavoro. Alcune società hanno una politica di ferie retribuite regolamentata, che offre solo una quantità specifica di ferie ogni anno e di solito aumenta in base all’anzianità e al tempo impiegato dal dipendente presso l’azienda. Solitamente, un dipendente con un anno di esperienza riceve undici giorni di ferie retribuiti in media all’anno, mentre un lavoratore con più di dieci anni di esperienza può ricevere in media quindici giorni di ferie retribuite. Il tempo medio richiesto per le indennità per le piccole imprese con più di dieci anni di esperienza è di venti giorni. Naturalmente, la quantità di richieste di ferie assegnate a un dipendente è ammissibile, dipende dalla politica di competenza delle ferie della propria azienda.

Un approccio diverso adottato da alcune aziende è una politica di ferie retribuite illimitata. Il lavoratore può richiedere tante assenze personali quanto desidera a condizione di svolgere il proprio lavoro. Naturalmente, il periodo di ferie richiesto dovrebbe rimanere entro limiti ragionevoli ed essere sempre approvato in anticipo dalla direzione.

Inoltre, alcuni datori di lavoro possono scegliere di offrire al proprio personale festività mobili, che sono un numero fisso di giorni di riposo che possono essere presi in qualsiasi momento dell’anno, a condizione che venga dato preavviso al datore di lavoro. Questi tipi di richieste di congedo sono diversi dai giorni di ferie retribuiti perché non vengono riportati all’anno civile successivo se non vengono utilizzati e non aumentano di durata nel corso degli anni. Molti dipendenti usano le festività mobili per celebrare le osservanze religiose o le date di significato personale, come compleanni o anniversari.

Ferie annuali

Analogamente alle richieste di ferie retribuite, le ferie annuali dei dipendenti sono un determinato numero di giorni di ferie retribuite concesse a un dipendente per quello che desiderano. Le ferie che un dipendente guadagna ma non utilizza, vengono definite ferie maturate. Queste assenze guadagnate sono spesso diviso in due categorie. Le prime sono le ferie retribuite, che possono essere utilizzate per le vacanze o per qualsiasi altra cosa un lavoratore possa desiderare di usarla. Il secondo tipo di assenza retribuita è quella protetta, che un dipendente può utilizzare per emergenze personali o giorni di malattia. Ciò consente ai lavoratori di evitare assenze in caso di eventi imprevisti o incidenti. Mentre la politica delle richieste di ferie di ogni azienda è diversa, i sondaggi indicano che i lavoratori riportano che i giorni medi di ferie retribuite e malattia sono circa dieci ciascuno.

Anno sabbatico

Questo tipo di ferie retribuite viene generalmente concesse a professionisti del settore accademico o del settore privato che hanno lavorato nella stessa società per un lungo periodo di tempo. Può essere utilizzato per la ricerca, lo sviluppo della carriera o altre attività di esplorazione. Alcune aziende concedono un anno di congedo sabbatico per ogni sette anni lavorati, ma questo di solito dipende dalla politica della società.

Congedi per malattia 

Giorni di malattia

Sebbene la maggior parte degli Stati non richieda ai datori di lavoro di concedere ai propri lavoratori un permesso di malattia retribuito, alcuni Stati richiedono questo tipo di congedo di forza di lavoro per legge. In generale, il numero di ore di congedo per malattia concesso a un individuo dipende dal numero di ore lavorate all’anno. In alcuni casi, un numero limitato di queste ore si ripercuote sull’anno successivo. Inoltre, un lavoratore la cui salute è affetta da stress può essere idoneo a presentare richieste di congedo per stress ai sensi della legge sul congedo medico e familiare. Detto questo, la maggior parte delle aziende non offre attualmente indennità per ferie stress. Un membro del personale può essere in grado di utilizzare parte del tempo libero maturato durante questo tipo di congedo.

Disabilità

Questi tipi di richieste di ferie vengono fornite a persone che non sono in grado di svolgere le proprie mansioni lavorative a causa di una disabilità fisica o mentale. Può essere a breve o lungo termine. La disabilità a breve termine non dura in media più di un anno. I piani di disabilità a lungo termine, d’altra parte, possono anche essere disponibili da un datore di lavoro. Questi piani variano notevolmente nella copertura. In generale, più lungo è il periodo di beneficio, maggiore è il premio.

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Richieste ferie familiari o personali

Lutto

Anche i dipendenti che perdono i propri cari, come i familiari stretti, sono coperti! Potrebbero essere idonei a presentare richieste di ferie per lutto. Questa disposizione consente alle persone di prendere le disposizioni funebri necessarie e piangere la perdita di una persona cara. Questo tipo di politica può variare da compagnia a compagnia, ma in alcune circostanze si estende anche a parenti e animali domestici più distanti. Il numero medio di giorni retribuiti offerti è in genere compreso tra uno e cinque, a seconda che l’individuo che è deceduto fosse un parente immediato o distante. Se una società non offre un congedo per lutto, un dipendente può scegliere di assumere un’altra forma di richieste di ferie retribuite o anche di ferie non retribuite.

Congedo parentale

Questo tipo di congedo è specificamente pensato per dare ai genitori il tempo di prendersi cura del proprio neonato. Può estendersi anche ai genitori che si stanno adattando a un nuovo figlio adottivo o all’adozione nella loro famiglia.   Un numero crescente di aziende, tuttavia, concede un congedo materno e paterno retribuito per un periodo di tempo specifico ed esteso.

Permessi

I permessi sono giorni di lavoro non retribuiti, a volte di natura obbligatoria, progettati per risparmiare denaro dell’azienda. A volte un permesso può estendersi per settimane alla volta, ma deve soddisfare determinati criteri per conformarsi alla legge sul lavoro equo.

Assistenza all’infanzia

Nei primi 8 anni di vita del bambino i genitori hanno diritto di assentarsi dal lavoro quando il proprio figlio si ammala, ma non si ha diritto alla retribuzione. La madre lavoratrice gode di un riposo giornaliero per allattamento presentando domanda al datore di lavoro. Al termine del periodo di congedo obbligatorio per maternità -o paternità-, e dei congedi facoltativi se richiesti le lavoratrici e i lavoratori hanno diritto alla conservazione del posto di lavoro.

Violenza domestica

Coloro che hanno subito violenza domestica o qualche tipo di abuso possono beneficiare di un periodo di riposo, generalmente non retribuito, per ricevere cure. I dipendenti possono utilizzare le loro ferie retribuite se non viene concesso loro un permesso di assenza.

Gestire un congedo: considerazioni

Manualmente vs Software

L’organizzazione del calendario aziendale, sebbene sembri scoraggiante, può essere eseguita con successo con gli strumenti adeguati e un po ‘di formazione. Alcuni dipartimenti risorse umane utilizzano file Excel per gestire le loro richieste di riposo. Questo metodo richiede un aggiornamento costante e lascia più spazio agli errori umani rispetto ad alcune delle altre opzioni disponibili per le risorse umane. Se vuoi sbarazzarti della vecchia scuola, puoi gestire il tuo modello di richieste di ferie con Excel.

Un’altra opzione per la gestione delle richieste di ferie è il software e le app di pianificazione, come il software di gestione di ferie e assenze di Factorial. I dipendenti che hanno accesso al software possono facilmente richiedere il loro tempo libero desiderato tramite un’app. Ciò consente di risparmiare tempo per le risorse umane e un dipendente deve discutere e gestire una richiesta, lasciando più tempo per svolgere il lavoro. Puoi anche creare le politiche della tua azienda all’interno dell’app, rendendo molto più facile per i tuoi dipendenti capire il tempo libero a loro disposizione.

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Lavoratori esenti vs lavoratori non esenti

Vale anche la pena notare che, sebbene la gestione delle assenze possa sembrare piuttosto semplice, i tipi di dipendenti che lavorano nella vostra azienda influenzano anche il modo in cui le risorse umane gestiscono le richieste di ferie retribuite. Ad esempio, la richiesta di un dirigente di alto livello e di un lavoratore con orario part-time presso la tua azienda verrà gestita in modo diverso. Un dipendente ad orario (qualcuno che viene pagato a ore e non uno stipendio) deve essere pagato solo per le ore di lavoro e quindi non è esente.

Coloro che ricadono in posizioni dirigenziali, manageriali o di altro tipo rientrano nello stato di esenzione. Pertanto, i congedi richiedono la politica della retribuzioni per i dipendenti esenti bisogna eseguire un’attenta valutazione. Indipendentemente dalla vostra politica per i congedi, deve essere conforme alle leggi locali. I congedi retribuiti per i dipendenti ad orario, possono essere offerti come incentivo al fine di attrarre o mantenere membri del personale che lavorano sodo. Alcune aziende possono anche scegliere di concedere ferie retribuite ai dipendenti non esenti per lo stesso motivo. Tuttavia, se la tua azienda sceglie di non offrire la retribuzione ai lavoratori ad orario, devi impostare una politica di ferie non retribuite per questi dipendenti.

Pro e contro delle ferie retribuite

Quando si crea una nuova policy relativa alle richieste di ferie, si potrebbe desiderare che tutti i lavoratori firmino un contratto. Ciò garantirà che il personale capisca l’importanza della politica di time-off e la segua fino in fondo. Ciò aiuterà anche in caso di controversie, poiché ci sarà sempre un contratto irrefutabile a cui fare riferimento. Lo svantaggio di un contratto può essere semplicemente la maggiore quantità di pratiche burocratiche che dovrai gestire, nonché la responsabilità dell’azienda in caso di violazione del contratto. Tuttavia, avere un contratto in atto aiuterà a gestire meglio le richieste di ferie.

Come impostare una policy di richiesta ferie

Prima di sviluppare la tua policy di ferie retribuite, è importante riflettere attentamente su cosa includere. Alcune regole dovrebbero essere chiaramente stabilite in modo tale che non vi sia spazio per incomprensioni o confusione tra i membri del personale. Una policy di richieste di assenze standard includerebbe quanto segue:

Come devono essere inviate le richieste

Scegli un modo in cui tutti i dipendenti devono inviare le loro richieste, su supporto cartaceo o via software, e attenersi ad esso. Assicurati che i dipendenti comprendano il processo di richiesta, specialmente quando adattano una nuova policy di congedo personale. Questo tipo di coerenza renderà più semplice la gestione delle richieste di ferie. Inoltre, se si utilizzano fogli per la richiesta ferie, assicurati che ci siano copie disponibili in ufficio e che i dipendenti sappiano dove trovarli. Ciò renderà più facile per i dipendenti inviare le loro richieste e, quindi, è più probabile che seguano la procedura corretta quando chiedono delle ferie.

Quando i dipendenti possono o meno richiedere ferie

Per evitare una carenza di personale durante i periodi di elevato lavoro, esiste un blocco di periodi che non possono essere eliminati. Ad esempio, se il mese di novembre la tua azienda è sempre impegnata, ti consigliamo di bloccare questo mese. Informare tutti coloro che lasciano richieste di ferie, che non saranno approvate in questo momento. Per evitare brutte sensazioni tra i tuoi dipendenti, fai sapere loro quando sarebbe accettabile richiedere delle ferie. Ciò è particolarmente importante durante le festività natalizie. Questi sono i tempi in cui è più probabile che i membri dello staff presentino le loro richieste di congedo.

Il preavviso necessario per richiedere le ferie

Una regola generale potrebbe essere con due settimane di anticipo, a seconda della frequenza con cui pianifichi. Questo può essere adattato alle esigenze della tua azienda. Un’altra opzione potrebbe essere la fissazione di una scadenza ogni mese per l’inoltro di una richiesta. Ad esempio, potresti avvisare il tuo staff che il 15 di ogni mese è l’ultimo giorno in cui le loro richieste devono essere presentate per le ferie del mese successivo. Questo ti dà il tempo di fare il programma per il mese successivo senza dover apportare diverse modifiche dell’ultimo minuto.

La frequenza con cui possono essere inviate le richieste di assenze

Al fine di evitare che i lavoratori richiedano congedi troppo spesso, è possibile stabilire una regola empirica in base alla quale è possibile inviare solo tre richieste di permesso al mese. Ancora una volta, il limite impostato dipende da te, ma ciò ti aiuterebbe a evitare di avere uno staff inaffidabile.

Altre rilevanti questioni relative alla tua attività

Dato che ogni azienda è unica e ha le sue circostanze speciali, considera che tipo di scenari relativi al time-off personale potrebbero ostacolare la produttività. Quindi fai un brainstorming su come risolvere ogni problema e definire regole specifiche per tutti i membri dello staff. Per evitare confusione e assicurarsi che il personale sia a conoscenza di ciò che è permesso o previsto da loro, le regole relative alle assenze richieste devono essere delineate nel manuale del dipendente.

Richiesta delle assenze da lavoro: passi che i dipendenti devono seguire

Nel richiedere le ferie, i membri del personale devono informarti secondo le modalità da te richieste, come già detto in precedenza. Devono anche essere disposti a fornire informazioni di base sulla loro richiesta. Dovrebbero includere quanto segue:

  • Nome e cognome
  • Data della richiesta
  • Tempo richiesto (se richiedono solo giorni di riposo parziale, è necessario indicare le ore)
  • La motivazione dell’assenza
  • La loro firma

Quando si esaminano le richieste di ferie, è necessario confermare se vengono approvate o rifiutate. In entrambi gli scenari, è necessario firmare e datare la richiesta. Se non sei in grado di approvare il periodo di ferie pagato richiesto per date specifiche, ci sono ancora opzioni. I dipendenti sanno che il tempo richiesto non sarà sempre approvato. Pertanto, tendono ad essere flessibili in ciò che accetteranno. Spesso è possibile scendere a compromessi, possibilmente offrendo date nelle vicinanze o in un altro momento conveniente sia per l’azienda che per i dipendenti. Evitando i conflitti, ciò non solo crea buoni rapporti tra risorse umane e personale, ma aumenta anche il morale tra i lavoratori.

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Gestire richieste di vacanza insolite

Esistono un numero infinito di possibili scenari, ma ognuno può essere gestito utilizzando i suggerimenti di cui sopra e talvolta ricercando le leggi della propria zona. Consideriamo un paio di scenari che potresti incontrare quando gestisci le richieste di ferie.

Immagina che un consulente della tua azienda stia prendendo una vacanza e ti chieda delle assenze. Sono ammissibili alla retribuzione? In poche parole, un imprenditore non è un dipendente. Pertanto, non ha diritto a nessun pagamento al di fuori dell’orario di lavoro. Questo ovviamente è qualcosa che deve essere gestito nel loro contratto, fin dall’inizio. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, gli appaltatori non possono beneficiare della retribuzione.

Prendiamo in considerazione un altro scenario. Un dipartimento della tua azienda ha un grande progetto in scadenza il mese prossimo e hai già concesso la richiesta di ferie per un membro del team. Un altro membro del team richiede due settimane di riposo personale nello stesso lasso di tempo. Dovresti accettare la loro richiesta? Questa assenza combinata potrebbe compromettere lo svolgimento del progetto. Un altro risultato potrebbe essere un aumento della carenza di personale. In questo caso, potrebbe essere meglio offrire date alternative a un membro del team o semplicemente rifiutare la richiesta se ciò non è possibile.

Calcolo delle assenze maturate

Se la tua azienda utilizza una politica di accumulo delle retribuzioni, come calcolare il tempo libero maturato per un nuovo impiegato? In questo caso, dovrai calcolare il loro tempo libero ripartito. Ad esempio, se hai assunto Marco il 1 ° febbraio, dovrai ripartire i suoi giorni di vacanza. Questo viene fatto dividendo il numero di giorni impiegati per il numero totale di giorni nel periodo di lavoro.

335/365= 0.917

Quando puoi moltiplicare quel numero per il rateo della retribuzione (in questo esempio useremo 10 giorni di ferie all’anno).

0.917 x 10= 9.17

Quindi Marco avrà circa 9,2 giorni di ferie.

Gestione delle richieste di ferie dell’ultimo minuto

Mentre le richieste di un giorno libero personali dell’ultimo minuto possono essere inevitabili a causa di malattie o emergenze, non è sempre così. A volte i dipendenti inviano semplicemente una richiesta in ritardo. Ad esempio, un lavoratore che decide di fare un viaggio dell’ultimo minuto fuori città avrebbe potuto pianificare in anticipo; evitando così all’azienda di dover riorganizzare il proprio calendario di lavoro. Far conoscere ai propri dipendenti l’importanza della responsabilità è molto importante. Assicurati che siano consapevoli di come le loro assenze dell’ultimo minuto influiscono sui loro colleghi. Inoltre, soprattutto se devono lavorare in ritardo o di conseguenza gestire un carico di lavoro più impegnativo.

Un’altra opzione quando si gestiscono le richieste dell’ultimo minuto, possono essere le negoziazioni a turni a discrezione gestionale. Inoltre, avere lo stesso numero di dipendenti previsto ridurrà la possibilità di pagare straordinari ridotti. Pertanto risparmiando i soldi dell’azienda quando si tratta di lavoratori orari.

Gestione delle richieste di assenze per i dipendenti

Senza dubbio, incontrerai molti scenari diversi durante la gestione delle richieste di ferie. Utilizzando gli esempi precedenti e i suggerimenti e gli strumenti discussi in questo articolo, è possibile gestirli senza problemi. Quindi ora è il momento di far rotolare la palla sviluppando la politica di lavoro della retribuzione della tua azienda. Ricorda che ogni azienda è unica e devi adattarti di conseguenza. Accertarsi di avere dimestichezza con il sistema impostato per la gestione delle richieste dei dipendenti, è fondamentale. La tua politica di riposo deve essere chiara e di facile comprensione. Questo semplice sistema assicurerà che i tuoi dipendenti siano tutti sulla stessa pagina e si sentano positivamente nei confronti della tua politica di richiesta ferie.

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