Cos’è l’HR Analytics? Perché è utile per la tua azienda?
Storicamente, nella maggior parte delle aziende la gestione delle risorse umane è sempre stata un’area fra le meno analitiche. E questo, da molti punti di vista, è un bene. Il focus principale di un responsabile o di un dipartimento HR di un’azienda sono le persone prima che i numeri. È giusto, quindi, far sì che le valutazioni e le decisioni in questo ambito siano influenzate dal buon senso e da un approccio quanto più umano possibile.
È altrettanto vero, però, che in un contesto lavorativo sempre più competitivo e caratterizzato da numerosi cambiamenti (come l’espandersi dello smart working) prendere decisione basati su dati reali diventa sempre più importante. Per questo motivo, l’HR Analytics e i Big Data giocano oggi un ruolo sempre più importante in tutte le aziende.
In questo articolo, scopriamo insieme cos’è l’HR Analytics, come funziona e come può aiutare la tua azienda a prendere decisioni più consapevoli nella gestione delle risorse umane.
Sommario
Cos’è l’HR Analytics?
Prima di tutto cerchiamo di dare una definizione chiara a questo argomento. L’HR Analytics rappresenta il processo di raccolta, analisi e organizzazione dei dati provenienti dalle risorse umane (HR o Human Resources) con l’intento di migliorare le performance del personale aziendale e ridurne il tasso di ricambio.
Questa locuzione inglese ha vari sinonimi, e viene spesso chiamata anche people analytics o talent analytics. L’HR Analytics prende in considerazione tutti i dati che vengono raccolti periodicamente dal dipartimento delle risorse umane di un’azienda e li mette in relazione con gli obiettivi dell’azienda stessa. In questo modo, è possibile ottenere una visione concreta di come le iniziative dei responsabili HR stiano contribuendo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Per fare un esempio, se un’azienda riscontra un tasso elevato di ricambio del personale (a meno che non sia motivato dalla natura dell’attività stessa) è probabile che stia trascurando dei fattori chiave nella propria organizzazione delle risorse umane.
Di certo non si tratta di un processo semplice. Ci vogliono tempo e investimenti per riuscire a raggiungere la massima soddisfazione e produttività dei dipendenti. L’HR Analytics aiuta proprio in questo, fornendo una strategia per capire ciò che funziona e ciò che non funziona, cosicché le aziende possano migliorare e crescere nella direzione corretta nel futuro.
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HR Analytics: perché può aiutare la tua azienda
Molto spesso quando si parla di HR Analytics, un dubbio sorge spontaneo. Già varie aziende raccolgono regolarmente i dati dei propri dipendenti, quindi qual è il vero vantaggio di analizzarli in una maniera particolare? I responsabili e i dipartimenti delle risorse umane non possono semplicemente guardare ai dati che già hanno a disposizione?
Sulla carta, il ragionamento potrebbe essere corretto. Il problema però sta nel tipo di dati e su come vengono raccolti. La grande maggioranza dei dati raccolti dai responsabili delle risorse umane non sono altro che dati grezzi, generici e decontestualizzati, che da soli non sono in grado di fornire concretamente alcuna informazione utile. Tutto questo equivale a guardare un grande foglio Excel pieno di numeri e parole.
Senza organizzazione e direzione, infatti, i dati appaiono confusi e privi di significato. L’HR Analytics aiuta ad analizzare, organizzare, contestualizzare e confrontare i dati grezzi che sono stati raccolti, fornendo una visione strategica utile da cui trarre gli spunti giusti per passare all’azione.
Un sistema di HR Analytics può aiutare un’azienda a rispondere a domande cruciali per il proprio sviluppo, come ad esempio:
- Quali tendenze o situazioni portano ad un elevato ricambio dei dipendenti?
- Quanto tempo impiega la mia azienda per assumere un dipendente?
- Qual è l’investimento economico necessario per far sì che i dipendenti raggiungano un livello di produttività e soddisfazione ottimale?
- Quanti e quali dei miei dipendenti hanno maggiore probabilità di lasciare il proprio lavoro nei prossimi 12 mesi?
- Le attività di formazione e sviluppo del personale hanno avuto un impatto concreto sulla performance dei miei dipendenti?
Avere a disposizione dati reali, chiari e contestualizzati permette alle aziende di potersi concentrare su tutte le modifiche da mettere in atto per migliorare. E in questo modo correggere o migliorare la direzione futura della propria attività.
Il vantaggio dato dalla capacità strategica di poter rispondere alle domande organizzative più importanti per un’azienda senza far ricorso a ipotesi o sensazioni, sta convincendo sempre più aziende a utilizzare l’HR analytics per migliorare i propri indicatori di performance e i risultati delle proprie iniziative HR.
Esempi di HR Analytics: come sfruttare i Big Data
Arriviamo ora all’aspetto più concreto. Come posso utilizzare l’HR Analytics per migliorare la gestione delle risorse umane nella mia azienda? Su quali aspetti critici in concreto posso intervenire grazie ad una corretta raccolta ed analisi dei dati? Ecco alcuni esempi dell’utilizzo dei Big Data e dell’HR Analytics da cui prendere spunto.
Ricambio del personale
Quando i dipendenti se ne vanno, la maggior parte delle aziende non capisce davvero bene il perché. E questo molto spesso capita perché non vengono poste le domande giuste, non si indaga davvero a fondo e non si archiviano i dati relativi alle ragioni dietro un licenziamento.
In alcuni casi possono esserci delle relazioni scritte o dei dati raccolti su singole situazioni, ma per la grande maggioranza dei casi non c’è modo di sapere se esiste una motivazione specifica e se questa rappresenti una tendenza generale che possa spiegare, ad esempio, un elevato ricambio del personale.
Dato che un alto tasso di turnover è costoso sia termini di tempo che di profitto per un’azienda, comprendere a pieno le ragioni che portano i dipendenti ad andarsene, individuare delle tendenze e mettere in atto le misure necessarie ad evitarlo, è fondamentale per una gestione efficace sia dei costi che della produttività.
Ricerca e selezione del personale
Le aziende che davvero fanno la differenza al giorno d’oggi sono alla ricerca di candidati che non solo abbiano le giuste competenze, ma anche le giuste soft skills e la giusta attitudine. Cercano candidati che siano complementari sia alla cultura aziendale e alle esigenze produttive dell’azienda stessa.
Esaminare centinaia di migliaia di CV e basare la propria strategia di recruiting su informazioni di base è limitativo e controproducente. Questo perché molti ottimi potenziali candidati possono essere trascurati, semplicemente perché non rispecchiano un particolare aspetto legato alle competenze. La verità dei fatti è che le competenze possono essere acquisite, mentre le soft skills no.
Ad esempio, grazie all’HR Analytics, un’azienda potrebbe rendersi conto, dati alla mano, che la capacità di lavorare bene in gruppo e la creatività sono un indicatore di successo e performance migliore rispetto all’esperienza lavorativa. E in questo modo considerare candidati che prima avrebbe escluso.
Analisi della cultura aziendale
La cultura aziendale di un’organizzazione non è solo importantissima a tutti i livelli, ma è anche terribilmente di difficile da cambiare. Molto spesso le consuetudini non scritte, i modi di fare consolidati nel tempo, i modelli di comportamento caratterizzati da poca trasparenza o comunicazione influenzano pesantemente la cultura di un’azienda, ancor più della sua organizzazione o della natura della sua attività.
L’analisi della cultura aziendale grazie all’HR Analytics è un processo fondamentale da compiere per valutare e comprendere meglio che tipo di cultura caratterizza il tuo posto di lavoro. Avendo una profonda conoscenza (anche sotto il profilo analitico) della propria cultura aziendale, è possibile valutare e tenere traccia delle tendenze che si possono osservare.
Questo tracciamento della cultura aiuta a captare i primi segnali che indicano se la cultura aziendale risulta in qualche maniera negativa o tossica. Il che risulta come uno fra i primi fattori di insoddisfazione per ogni dipendente.
Controllo delle competenze
Non c’è dubbio sul fatto che molto del successo di un’azienda dipenda in una certa misura dal livello di competenza dei suoi dipendenti e dalle loro capacità. L’analisi delle competenze si riferisce nello specifico al processo di gestione del proprio talento interno, permettendo di identificare le competenze chiave che caratterizzano la tua organizzazione.
Una volta individuate le competenze chiave di cui hai bisogno, puoi creare una scala delle competenze ideale come punto di riferimento e confrontarla con le capacità e competenze effettivamente apportate dai tuoi dipendenti. In questo modo potrai valutare in maniera più ponderata la presenza e distribuzione delle competenze di cui hai bisogno all’interno del tuo organico, e scovare eventuali lacune.
Gestione del management
Avere un management di basso livello è forse peggio di non aver alcun management. Dei cattivi manager costano denaro, tempo e possono far letteralmente scappare i dipendenti, soprattutto i migliori. Fidelizzare e conservare i propri dipendenti per un’azienda in questo tipo di scenario diventa estremamente difficile e impedisce alla stessa di raggiungere il suo pieno potenziale.
L’HR Analytics permette di analizzare i vari aspetti della performance dei tuoi manager sul posto di lavoro per scoprire chi è effettivamente un buon leader e chi no. I dati possono essere raccolti in vari modi: attraverso questionari di tipo qualitativo (opinione) e quantitativo (votazione), utilizzando un mix di entrambi i metodi oppure tramite sondaggi, focus group o ricerche specifiche.
Come funziona l’HR Analytics?
Veniamo ora alla parte più concreta di questo excursus su questa pratica analitica di gestione delle risorse umane. Come funziona nel concreto l’HR Analytics? Per iniziare è importante ricordare che non si può semplificare mettendo tutto insieme, ma è necessario separare i vari elementi che compongono il processo.
Un processo di HR Analytics è composto da 3 parti principali:
- Raccolta dei dati: va da sé che per poter arrivare a qualsiasi tipo di conclusione è necessario raccogliere i dati relativi all’argomento in analisi
- Monitoraggio e misurazione dei dati: dopo la raccolta i dati vanno osservati, misurati, contestualizzati per poter raggiungere dei risultati corretti
- Analisi dei dati: la fase di analisi permette di giungere alle conclusioni finali e individuare tendenze o problematiche
- Conversione delle conclusioni in azioni: il passo finale consiste nell’agire per soddisfare le esigenze emerse dall’analisi applicando le misure necessarie
Raccolta dei dati
Quando parliamo di HR Analytics e Big Data ci riferiamo alla grande quantità di dati che vengono raccolti ed aggregati dalle risorse umane allo scopo di analizzare e valutare le gli aspetti chiave nella gestione delle risorse umane, tra cui la ricerca e selezione del personale, la gestione dei talenti, la formazione e la performance dei dipendenti.
La raccolta e di dati di alta qualità è la prima componente nell’analisi delle risorse umane. I dati devono essere facili da raccogliere e dovrebbero poter essere integrati in un sistema di reporting. I dati possono provenire da software HR già esistenti, questionari e sondaggi, da nuovi metodi di raccolta dei dati tramite dispositivi mobili o di rilevazione delle presenze.
Il sistema che raccoglie i dati deve anche essere in grado di aggregarli, il che significa che dovrebbe offrire la possibilità di catalogare, organizzare e archiviare i dati per il futuro.
Che tipo di dati puoi raccogliere tramite un sistema di HR Analytics?
- Tipo di posizione lavorativa dei dipendenti
- KPI e altri indicatori di performance
- Dati su salari e promozioni
- Dati demografici
- Dati relativi all’onboarding dei dipendenti
- Dati sull’impatto della formazione aziendale
- Dati relativi all’orario di lavoro
- Dati sul fatturato dell’azienda
- Dati relativi a presenze e assenza
Misurazione dei dati: HR Analytics e KPI
Dopo la raccolta dei dati, in questa fase si passa alla misurazione, comparazione e contestualizzazione dei dati. I dati vengono quindi confrontati con gli indicatori di performance chiave, detti anche KPI dell’HR Analytics.
In poche parole, attraverso la misurazione si confrontano i dati raccolti con l’andamento storico di quegli stessi dati e con gli standard fissati dall’azienda. Ovviamente, questo processo non può basarsi su una singola istantanea dei dati in un dato momento, ma richiede che i dati vengano monitorati in maniera costante nel tempo.
Come abbiamo accennato, i dati necessitano di una linea base di confronto, ovvero dei KPI. Come puoi definire quale quantità di assenze è accettabile se prima non lo definisci?
Le metriche definite più di frequente dai responsabili HR sono:
- Tempo investito nel processo di assunzione
- Costo per assunzione
- Tasso di ricambio del personale
- Tasso di assenteismo
- Soddisfazione aziendale
Analisi dei dati
La fase di analisi dei dati, prende in esame i report e le statistiche relative alle metriche (KPI) per identificare, come dicevamo, particolari tendenze e/o criticità che stiano avendo un impatto sull’attività aziendale.
Parando a livello generale e in base al risultato che si desidera ottenere, esistono 3 metodi principali per poter analizzare i dati raccolti durante un processo di HR Analytics:
- Analisi descrittiva: questo tipo di analisi si focalizza esclusivamente sulla comprensione e valutazione dei dati storici, prendendoli come spunto per capire quali aspetti possono essere migliorati.
- Analisi predittiva: questa analisi consiste nell’utilizzo di modelli statistici di base a fine di analizzare i dati storici per riuscire a prevedere potenziali rischi e/o opportunità da sfruttare in futuro.
- Analisi prescrittiva: quest’ultimo tipo di analisi fa un passo avanti rispetto all’analisi prescrittiva , cercando di prevedere già le conseguenze dei risultati previsti sull’azienda.
Conversione delle conclusioni in azioni
Una volta che i dati sono stati raccolti, le metriche sono state analizzate e confrontate con i relativi KPI e siamo giunti a delle conclusioni concrete, arriva il momento di passare all’azione. Tutto questo processo di analisi e confronto dei dati, infatti, risulta inutile se non utilizzato per andare davvero a migliorare gli elementi della gestione.
Esistono vari aspetti che possono essere migliorati nella gestione delle risorse umane grazie alle conclusioni portate da un efficiente processo di HR Analytics, come ad esempio:
- Alto tasso di ricambio del personale: se dai dati emerge un eccessivo tasso di ricambio del personale causato da una cattiva cultura aziendale, potrai agire sul migliorare i flussi di comunicazione in azienda e proporre la creazione scritta di una lista di valori aziendali a cui attenersi.
- Costo per assunzione troppo elevato: se hai riscontrato una spesa eccessiva per i tuoi processi di recruiting, effettua i tagli necessari e cerca di snellire i processi di selezione limitando passaggi e persone coinvolte
- Orari di lavoro non rispettati: se hai notato che gli orari di lavoro non vengono sempre rispettati, potrai implementare un sistema di rilevazione delle presenze più efficiente
Factorial: il tuo software di HR Analytics
Ora che hai più chiaro come funziona un processo di HR Analytics e di come può aiutare la tua azienda, la domanda sorge spontanea. Come posso fare, nel concreto, ad implementarlo nella mia azienda? La risposta è affidarsi ad un software specifico che possa aiutarti a gestire i tuoi dati HR.
Factorial e il suo software per la gestione delle risorse umane mettono a disposizione un sistema di creazione di report e analisi dei dati HR che ti permetterà di raccogliere e monitorare i tuoi dati per poter prendere decisioni migliori nella gestione dei tuoi dipendenti e della tua attività.
All’interno di uno spazio unico e personalizzabile puoi gestire tutti i dati relativi ai tuoi dipendenti e ognuno dei tuoi manager può gestire uno spazio personale dove monitorare tutti i dati del proprio team e crearsi report in autonomia.
Inoltre, non dovrai preoccuparti della sicurezza dei tuoi dati poiché Factorial è dotato di un potente sistema di sicurezza che protegge tutti i tuoi dati in conformità con le normative vigenti.
Grazie a Factorial potrai:
- Creare report personalizzati su dipendenti, metriche personalizzate e molto altro. Scaricabili e creabili in vari formati e in pochi click
- Gestire i tuoi report in una dashboard con tutti i tuoi KPI HR, per accedere a tutte le informazioni in un unico posto
- Creare e modificare il tuo organigramma aziendale
- Gestire i dati relativi a presenze ed assenze dei tuoi dipendenti per monitorare l’assenteismo
- Proteggere i tuoi dati.
Factorial, è un Software HR all in one, che ti aiuta a gestire facilmente tante operazioni che fino a oggi probabilmente hai svolto a mano.
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