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Ferie di Natale: come organizzarsi per gestire le vacanze dei dipendenti

Dopo le vacanze estive, ci sono altre festività che rendono i lavoratori molto entusiasti, ovvero le ferie di Natale.

Sono vacanze brevi ma molto attese dai lavoratori perché consentono loro di riconciliarsi e di stare con la famiglia, che è la cosa più desiderabile in questo periodo.

Quest’anno è stato piuttosto particolare a causa della pandemia COVID-19 e questo ha influenzato il modo in cui sono state godute le vacanze estive. In questo articolo parleremo della gestione delle ferie di natale, che avranno anche le loro peculiarità.

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Differenza tra vacanze estive e vacanze di Natale

Sia in estate che a Natale le aziende possono regalare ferie ai propri lavoratori, anche se una cosa chiara è che questi due periodi di ferie sono molto diversi.

Le vacanze estive di solito rientrano nei giorni di ferie obbligatori di cui tutti i lavoratori devono godere.

Molti lavoratori sfruttano le ferie estive perché è quando i loro figli sono in vacanza scolastica e anche perché è quando il tempo è bello per i viaggi e le attività all’aperto. Inoltre, molte aziende sono interessate a consentire ai lavoratori di avere giorni di ferie in estate perché è quando c’è meno carico di lavoro.

Le vacanze di Natale sono molto diverse. Per cominciare, ci sono aziende che prevedono di trascorrere alcuni giorni di vacanza in queste date e altre no. Questo molte volte dipende da come cadono le date delle vacanze di Natale.

Anche per questo, è fondamentale parlare di vacanze di Natale perché molti lavoratori vorranno prendersi uno o più giorni per queste date, quindi devi essere molto consapevole di quali lavoratori saranno operativi e quali non lo saranno. Le aziende devono sapere come gestire bene le ferie di natale.

Conseguenze della cattiva gestione delle festività natalizie

Per i reparti delle risorse umane è una sfida bilanciare le vacanze di Natale di tutti i lavoratori. Questo è qualcosa che deve essere fatto bene perché se non viene controllato correttamente l’azienda subirà conseguenze negative. Per esempio:

  • Se le ferie di Natale non sono state adeguatamente gestite, possono esserci picchi di lavoro che rimangono incustoditi perché mancano molti lavoratori.
  • Se ci sono lavoratori che hanno bisogno di riconciliarsi con la famiglia e non possono farlo, si sentiranno insoddisfatti e questo può influenzare le loro prestazioni.

Quando una vacanza finisce, i lavoratori spesso sperimentano quella che noi conosciamo come sindrome post ferie, che non è altro che quella “riluttanza” che i primi giorni di solito hanno in contrasto con il totale relax con il ritorno al lavoro.

Inoltre, nel 2021, molte persone non hanno viaggiato durante le vacanze estive, quindi non sono tornate rilassate dopo una splendida vacanza. Poi ci sono quelli che non vedono l’ora di poter avere, più che mai, qualche giorno libero durante le vacanze di Natale.

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Suggerimenti per una buona gestione delle ferie di Natale

Per gestire correttamente le ferie di Natale, come responsabile del dipartimento Risorse Umane, devi guardare a 4 aspetti fondamentali:

  • Calendario delle festività.
  • Assicurati che la tua politica sia chiara.
  • Utilizza lo strumento più adatto per la gestione delle ferie.
  • Pianifica in anticipo ed evita i conflitti.

Vedremo questi punti uno per uno.

Prendi in considerazione il calendario delle festività

A seconda di come cadono i giorni destinati alle vacanze di Natale, sarà più o meno facile organizzare le ferie.

Il 25 dicembre e il 1 gennaio sono vacanze per tutti. Alcune società non aprono il 24, il 26 o il 31 dicembre. Quindi, la parte più complessa da gestire saranno i giorni  del 28, 29 e 30 dicembre e il 4 e 5 gennaio.

In Italia, bisogna anche tenere conto che il 26 dicembre è un giorno festivo.

Assicurati che la tua politica di ferie sia chiara

Tutti i dipendenti devono avere chiaro come avviene la procedura per richiedere i giorni di ferie.

Dovresti anche essere chiaro su entro quando è possibile richiedere le ferie e chi può avere la priorità se ci sono molti che chiedono le vacanze allo stesso tempo.

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Utilizza lo strumento più adatto per la gestione delle ferie

Affinché tutto sia in ordine e non vi siano malintesi, il reparto Risorse Umane deve essere in grado di registrare correttamente le ferie di Natale dei lavoratori.

Fino a poco tempo fa un’opzione molto utilizzata erano i modelli in Excel. Ma ora ci sono altre opzioni più moderne come il software di gestione delle risorse umane. Questi registrano sia i giorni di ferie che altre informazioni per ogni lavoratore, tutto nella stessa applicazione.

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Pianifica in anticipo ed evita i conflitti

L’azienda deve essere equa con tutti, quindi deve offrire una certa flessibilità in queste date. Non è cosa facile perché l’azienda deve tener conto di:

  • Le circostanze dei lavoratori.
  • La situazione della produzione per quelle date.

Da qui in poi dovremo anche tenere conto di:

  • Quali lavoratori possono sopportare il maggior sovraccarico.
  • Chi ha più bisogno di riconciliazione con la famiglia.
  • Chi ha più anzianità.
  • In quali giorni ci può essere più lavoro.

In questi casi, la situazione ideale prevede che i lavoratori chiedano al più presto le ferie, cercando così un equilibrio nelle esigenze dell’azienda al fine di non trovarci con giorni in cui ci sono poche persone sovraccariche di compiti.

Quindi può darsi che non tutti i lavoratori ottengano i giorni di ferie che desiderano. Da un lato, l’azienda vuole che i lavoratori siano felici, ma dall’altro deve portare a termine il lavoro.

Un’altra possibilità è che alcuni lavoratori possano scegliere le ferie un anno e il prossimo saranno altri ad avere la priorità nella scelta dei giorni.

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L’importanza della disconnessione digitale questo Natale

Oggi molte aziende offrono la possibilità e addirittura raccomandano il telelavoro. Da qui è venuta alla luce la legge del telelavoro in cui si regola il diritto alla disconnessione digitale.

Uno dei pericoli del telelavoro è la mancanza di disconnessione, la non separazione del tempo personale e della giornata lavorativa. Ci sono molti lavoratori dipendenti da telefoni cellulari, computer e che lavorano più a lungo del previsto.

La legislazione sul telelavoro obbliga le aziende a promuovere il diritto di conciliare lavoro e vita familiare.

È quindi importante che l’azienda stabilisca delle linee guida che garantiscano la disconnessione digitale, soprattutto nei giorni festivi e ancor di più a Natale:

  • Spegnere le apparecchiature informatiche al termine dell’orario di lavoro. È anche possibile prevedere la disconnessione automatica delle apparecchiature al di fuori della giornata lavorativa.
  • Non stabilire riunioni al di fuori dell’orario di lavoro o al termine dello stesso.
  • Il reparto Risorse umane può dare consigli sui vantaggi della disconnessione.
  • Usa un software gestionale, poiché con questi programmi le informazioni vengono trasmesse internamente, evitando le solite e-mail che tutti finiscono per guardare.

L’uso del software delle risorse umane non solo favorisce il suddetto dipartimento ma anche i lavoratori perché facilita compiti come la firma digitale e il trasferimento di documenti, tra molte altre funzioni.

Altre considerazioni che incidono sulle ferie di Natale

Finora abbiamo sostanzialmente parlato dell’organizzazione delle ferie dei lavoratori durante le vacanze di Natale, ma non è l’unica cosa che conta in questo periodo. Continua a leggere perché ciò che sta arrivando potrebbe interessarti.

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Paga extra

Sebbene per legge ci siano pagamenti extra in estate e a Natale, ci sono aziende che li ripartiscono proporzionalmente e consegnano i soldi corrispondenti suddivisi in 12 mensilità.

Cesto di Natale

Questo è anche chiamato bonus natalizio. Ecco cosa vuole e può fare ogni azienda. Ci sono aziende che danno più prodotti, altre danno meno e alcune addirittura non regalano prodotti natalizi ma invitano i dipendenti a una cena o all’aperitivo il giorno prima della vigilia di Natale.

Orario ridotto

Durante il periodo natalizio ci sono aziende che possono usufruire di orari ridotti. Questa può essere una buona misura per promuovere la conciliazione vita privata-lavoro. Se l’azienda decide di farlo, deve pianificare in anticipo in modo da distribuire il tempo rimasto per lavorare per il resto dell’anno.

Azioni per promuovere l’equilibrio tra lavoro e vita privata

È molto importante promuovere l’equilibrio tra lavoro e vita privata durante le vacanze di Natale. Questo non è facile per i genitori e ancora di più ora con la pandemia, dal momento che lasciare i bambini con altre persone è complicato.

Per questo motivo, l’azienda deve far sì che sia semplice per i lavoratori prendersi qualche giorno di ferie per queste date.

Tra le misure che le aziende adottano e favoriscono la conciliazione in questi giorni ci sono:

  • Riduzione dell’orario di lavoro (come accennato nella sezione precedente).
  • Lasciare una parte delle ferie annuali per i giorni di Natale.
  • Se l’azienda ha un orario diviso, rendilo continuo.

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Lavori in vacanza?

Ci sono persone che lavorano in vacanza ed è necessario che lo facciano. Normalmente le ore lavorate durante quelle vacanze sono compensate finanziariamente a seconda di come sono contemplate quelle ore lavorate.

  • Se tali ore rientrano nell’orario massimo di lavoro stabilito dal contratto, non viene ricevuto alcun compenso aggiuntivo.
  • Se sono stabiliti nel calendario aziendale della società, il pagamento sarà effettuato secondo il contratto collettivo corrispondente.
  • Se sono considerati straordinari tecnici o organizzativi, saranno retribuiti come ore lavorate durante una vacanza più un minimo del 75%, a meno che non si decida di scambiare quella vacanza con un’altra per compensare.

Il giorno festivo inizia proprio a mezzanotte. Quindi se inizi a lavorare il 24 dicembre di notte, le ore del 25 saranno considerate come lavorate durante una vacanza.

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Suggerimenti per motivare i tuoi lavoratori dopo Natale

Come sappiamo, la motivazione dei lavoratori è essenziale e lo è ancora di più in questi tempi in cui COVID-19 sta influenzando la salute mentale dei lavoratori.

Come possono essere motivati? In questo articolo ti diamo dei consigli per farlo e in ogni caso tieni conto i seguenti suggerimenti:

  • Dai il benvenuto ai lavoratori.
  • Ospita un’assemblea generale, che potrebbe essere online.
  • Approfitta di quel primo incontro per pianificare il lavoro.
  • Stabilisci obiettivi facili da raggiungere.
  • Dai ai tuoi dipendenti tempo e spazio.
  • In qualità di team leader, mantieni un atteggiamento positivo.

Queste sono alcune idee, forse puoi inventarne altre diverse ugualmente efficaci. In ogni caso, speriamo che tutti nella tua azienda apprezzino davvero le ferie di Natale.

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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