Gestire le assenze retribuite e le ferie pagate dei dipendenti di un’azienda utilizzando un formato Excel è una delle pratiche più comuni nel reparto Risorse Umane. Ed è per questo che vogliamo aiutarti a creare un foglio presenze Excel per controllare le ferie pagate dei dipendenti di cui sei responsabile. Lo ricominceremo da zero e poi deciderai se è più o meno efficace di un software di gestione delle assenze.
Sommario
Le ferie pagate secondo la normativa sulle ferie dei dipendenti
In Italia, le ferie pagate sono un diritto di tutti i lavoratori. Pertanto, ci sono alcune regole e parametri da tenere in considerazione ed è ciò che definiremo in questo articolo. Inoltre, le vacanze sono il periodo di riposo di ogni anno per fare una pausa, uscire dalla routine lavorativa e promuovere la vita familiare.
Le ferie vengono normalmente decise dal datore di lavoro tenendo conto delle esigenze dell’azienda e dei lavoratori, cercando di conciliare le necessità delle due parti. Il numero minimo di ferie viene invece stabilito dal Decreto Legislativo 66 del 2003 secondo cui a chi fornisce il proprio lavoro (il dipendente) deve essere concesso come diritto un periodo annuale di ferie pagate che non può essere inferiore a quattro settimane.
Diritto dei lavoratori di scegliere le ferie
Anche la scelta dei giorni di fruizione di queste ferie pagate è un diritto dei lavoratori, se preventivamente concordato.
Vacanze imposte dall’azienda
Come abbiamo già detto, il fatto che le ferie siano imposte dall’azienda o meno dipende da ciascuna politica di ferie e da ciascuna azienda.
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Come controllare e organizzare le ferie pagate dei dipendenti
I modelli Excel per le risorse umane utilizzati come sistema di controllo delle assenze sono ancora il metodo più utilizzato dai reparti delle risorse umane. Con una conoscenza media o alta di Excel è possibile sviluppare un template funzionale che permetta di contare i giorni in cui ogni dipendente sarà assente in maniera piuttosto rudimentale.
Ovviamente, se utilizzi Excel come sistema di gestione delle assenze, dovrai integrarlo con la tua e-mail per comunicare manualmente con ogni dipendente. Uno dei compiti più difficili per il responsabile delle risorse umane è parlare con ogni dipendente e trasferire la richiesta di ferie pagate nel loro file Excel. In questo modo si evita che tale assenza si sovrapponga ad altre assenze e si riporti il calcolo totale dei giorni di ferie rimanenti che il dipendente può ancora richiedere. Oltre a evitare molti altri errori comuni che commettiamo durante la gestione delle ferie dei dipendenti. A seconda delle dimensioni dell’azienda, potrebbe essere necessario armarsi di pazienza e rivedere alcuni tutorial per aggiornare le proprie capacità di Excel. Vuoi ancora gestire le ferie pagate dei dipendenti in questo modo? Ti aiuteremo e ti forniremo un modello per il piano ferie 2022 in Excel in modo che tu possa adattarlo alle caratteristiche della tua azienda.
Sistemi di gestione e controllo delle ferie pagate per aziende
Per un responsabile delle risorse umane, questo è uno dei compiti più difficili dell’anno. Dipenderà dalla sua capacità di organizzare il calendario dell’intera azienda che i lavoratori possano godersi le ferie senza intaccare la produttività dell’organizzazione.
Man mano che il team di dipendenti cresce, questo compito diventa sempre più complicato e le negoziazioni con ogni dipendente possono interessare un intero reparto. Oltre a Excel, esistono altri sistemi di gestione delle assenze. Questi strumenti possono aiutarti a semplificare e automatizzare questo processo di richiesta delle ferie, come il software di gestione di ferie e assenze di Factorial.
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Cos’è un software per il controllo delle assenze e delle ferie pagate dei dipendenti?
Con un software di controllo delle assenze e delle ferie, i dipendenti saranno in grado di notificare i giorni di ferie attraverso di esso senza la necessità di scambiare un’infinità di e-mail di follow-up. In qualità di responsabile delle risorse umane, puoi facilmente accettare o rifiutare tutte queste richieste. Inoltre, potrai vedere in tempo reale se si sovrappongono alle ferie di un altro dipendente.
Uno dei principali vantaggi di avere una soluzione come questa è che è il lavoratore stesso che può gestire le sue ferie; il manager o il responsabile delle risorse umane deve solo definire una politica per le ferie, rivedere, approvare e/o rifiutare le richieste di ferie. Per questo motivo è importante scegliere un software per le ferie o un programma semplice e intuitivo per i dipendenti. Se decidi di provare e rivoluzionare la gestione delle ferie nella tua azienda e inizi a utilizzare Factorial, potrai anche accedere alla piattaforma direttamente dal tuo browser senza dover scaricare alcun programma o plugin. Il meglio per adattare questo processo all’ufficio domestico durante telelavoro e smart working!
Questo tipo di software normalmente può includere altre funzionalità che ottimizzano altri processi del reparto Risorse Umane come la rilevazione delle presenze, la ricerca e selezione del personale, la gestione documentale… potresti anche offrire ai tuoi dipendenti di timbrare la giornata di lavoro con un codice QR o con il riconoscimento facciale! Tutto ciò ti consentirà di risparmiare molto più tempo e fatica e ti permetterà di concentrarti sulla gestione dei talenti e migliorare la loro soddisfazione, la loro motivazione al lavoro, il tasso di retention della tua azienda, ecc.
Come creare un modello in Excel per controllare le ferie pagate dei dipendenti
Se vuoi creare il tuo modello Excel per controllare le ferie retribuite dei tuoi dipendenti questo 2022, ti spiegherò come farlo passo dopo passo. Prima di tutto, dovrai installare il programma Microsoft Excel o dei programmi simili sul tuo computer. Ricorda che è un programma a pagamento e, a meno che la tua azienda non ti fornisca la licenza corrispondente, puoi utilizzarlo solo per un periodo di tempo limitato. Un’altra opzione è utilizzare lo strumento per fogli di calcolo di Google. Di seguito le istruzioni da seguire, una volta ottenuto il programma corrispondente:
- Crea un nuovo file Excel e dagli un nome facile da ricordare. Sar4à sufficiente dargli un nome come per esempio Controllo delle assenze [CompanyName] 2022.
- Inizia bloccando 4 colonne sul lato sinistro dello schermo.
- Quando hai fatto, unisci le celle nella prima riga. Qui metteremo l’anno in corso (2022).
- Nella seconda riga, fai divisioni di 28, 29, 30 e 31 giorni per ogni mese. Gennaio, febbraio, marzo … così via fino a dicembre.
- Nella terza riga puoi creare una formula che conta il numero precedente + 1 in modo che il giorno appaia automaticamente in numero.
Se hai seguito correttamente i passaggi, dovresti avere qualcosa del genere:
6. Ora torna nella parte sinistra dello schermo, nella sezione che avevamo bloccato all’inizio e aggiungi tutte le informazioni che appaiono in quest’altra schermata. Team, nome del dipendente, giorni di ferie pagate totali disponibili e giorni rimanenti.
Questa prima versione del modello Excel per la gestione delle ferie può aiutarti a contare i giorni di ferie pagate per ogni dipendente. Se hai una maggiore padronanza dello strumento, puoi sempre aggiungere funzioni e formule per migliorarlo.
Dimentica formule, e-mail, conteggi dei giorni … Utilizzando Factorial puoi accettare o rifiutare facilmente le richieste di ferie di ogni dipendente. Puoi anche vedere quanti giorni il lavoratore ha già richiesto o verificare se la richiesta si sovrappone ad altre assenze. Questo può essere fatto automaticamente, senza la necessità di aggiornare i calendari.
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Suggerimenti per una migliore gestione delle ferie dei tuoi dipendenti quest’estate
Tralasciando il metodo che scegli per gestire le assenze dei tuoi lavoratori, ci sono alcune pratiche che vorrai seguire affinché tutto vada per il meglio.
Non importa se gestisci le ferie dei dipendenti che sono in ufficio o a casa. Anche le ferie dei dipendenti pubblici. Ogni team deve bilanciare le proprie assenze e devono adattarsi perfettamente. Di seguito puoi leggere i nostri consigli.
Progetta una politica per le vacanze senza errori
La politica delle ferie è alla base di questo processo, ed è per questo che raccomandiamo che sia ben scritta, pensata e includa tutte le considerazioni importanti ed essenziali. Per fare questo, devi conoscere la legge e i contratti collettivi che riguardano i tuoi lavoratori. Sebbene questo possa sembrare molto ovvio per te, è una fonte molto comune di problemi. Dovresti anche comunicare chiaramente quanti giorni di ferie corrispondono a ciascun dipendente. Oltre alla differenza tra calendario e giorni lavorativi. I dipendenti devono sapere se c’è una data in cui l’azienda chiude e devono essere comunicate anche le festività obbligatorie.
👉 Leggi di più sui tipi di contratto di lavoro in Italia grazie a questa guida completa.
Chiarisci tutti i dubbi ai tuoi lavoratori
Se vuoi comunicare bene e una volta per tutte le ferie dovresti includere i tuoi lavoratori e renderlo il più facile possibile. In questo momento possono sorgere molti dubbi; ed eccoti qui per risolverli. Quanti giorni di ferie ho a disposizione se lavoro da meno di un anno? E se ho un contratto part-time? È possibile che i giorni di ferie vengano pagati se non vengono utilizzati? Cosa succede se sono in malattia durante le ferie? Riceverò lo stesso stipendio? È essenziale che i tuoi dipendenti abbiano molto chiaro tutto ciò che riguarda la gestione delle ferie ed eventuali problematiche che possono sorgere.
Stabilisci un ordine di priorità
Per evitare conflitti con la gestione delle ferie pagate, molte aziende spesso danno loro la priorità. Ma quali sono i criteri su cui si basa questo ordine? Possono essere anzianità aziendale, sistemi a rotazione o essere un dipendente con figli. Noi e altri esperti delle risorse umane consigliamo il sistema a rotazione. Questo perchè è il più giusto poiché dà a tutti l’opportunità di scegliere per primi almeno una volta.
Pianifica in anticipo (ma non esagerare)
Sappiamo che sai che l’anticipazione è la chiave per una buona organizzazione e pianificazione di qualsiasi cosa. Tuttavia, quando si tratta delle vacanze, una pianificazione troppo anticipata può ritorcersi contro e creare problemi. I manager devono chiedere le ferie dei propri dipendenti con almeno due mesi di anticipo. Ma tieni presente che possono verificarsi eventi imprevisti e preparati ad affrontarli senza che l’intero sistema crolli.
Automatizza tutto ciò che puoi
Sì, eccoci qui, ancora una volta, per dirti che la cosa migliore che puoi fare è digitalizzare e automatizzare la gestione delle tue vacanze. Questo può essere fatto facilmente con un software specializzato. Non ripeteremo tutto ciò che questo tipo di programma può fare per te. Tra le altre cose, aiuta a evitare duplicati, fa risparmiare tempo ed evita errori umani.
Guarda questo video sulla gestione delle ferie con Factorial
Se hai altre domande su come gestire i giorni liberi dei tuoi dipendenti, puoi guardare questo breve video in cui ti facciamo vedere come è semplice gestire le ferie con Factorial.
Risolviamo ulteriori dubbi sul controllo delle ferie pagate dei dipendenti
Pur avendo spiegato i punti più rilevanti sulla gestione delle ferie in azienda, gli ultimi mesi hanno sollevato molti più dubbi. Li risolviamo in questa sezione:
Cosa succede alle ferie pagate se c’è un licenziamento?
Qualunque sia la causa del licenziamento, l’azienda è tenuta a versare le ferie non usufruite al dipendente con cui si conclude il contratto.
Ferie per lavoratori part-time
I lavoratori con contratto part-time non hanno la metà dei giorni di ferie; le ferie vengono contate per giorni e non per ore.
Lettera e firma delle ferie godute e da utilizzare
Le aziende con un reparto Risorse umane più tradizionale chiedono ai propri dipendenti di compilare e firmare una lettera di richiesta di ferie non godute. Questa lettera dovrebbe includere:
- I dati del lavoratore.
- I dati dell’azienda.
- Il periodo o i periodi di ferie che si desidera richiedere (con data di inizio e fine).
- I giorni che si utilizzeranno in questi periodi.
- Firma del lavoratore richiedente
Per quanto riguarda l’avviso, dipende da ciascuna azienda e dalla loro politica di ferie.
Ora sei pronto per gestire le tue vacanze aziendali e non morire nel tentativo?
