Chiusura aziendale: come gestirla per le ferie, prepararla e comunicarla

Come funziona la chiusura aziendale? Quali sono gli aspetti più importanti da considerare per manager e responsabili HR?

Il periodo che precede la chiusura aziendale è generalmente molto intenso. Gli adempimenti e gli aspetti da considerare sono molteplici.

Dovrai comunicare la decisione ai dipendenti, verificare che ognuno abbia ancora giorni disponibili e rivolgerti al commercialista, o al tuo consulente del lavoro, per trovare la soluzione migliore considerando anche tutti coloro che già sono a casa per malattia, congedo di maternità, cassa integrazione o altri motivi.

Generalmente la chiusura aziendale comporta la sospensione dell’attività durante il periodo natalizio e il periodo estivo. Non è raro però che molte aziende decidano per altri periodi, soprattutto quando le festività rappresentano un momento florido per i guadagni.  

Indipendentemente dal periodo scelto, prima di apporre il cartello “chiuso per ferie”, vediamo come muoversi evidenziando gli aspetti normativi, le buone pratiche da seguire e come la tecnologia oggi può semplificare l’operazione.

Preavviso e ferie per chiusura aziendale

Una volta che hai deciso di chiudere l’azienda, anche tutti i tuoi dipendenti automaticamente sono considerati in ferie.

Si tratta di ferie forzate e collettive. In quanto tali, non è detto che tutto il personale le accetti di buon grado. Questo è il primo aspetto che ti invitiamo a considerare.

Onde evitare malcontenti puoi pensare di coinvolgere i dipendenti prendendo così la decisione anche in base alle loro esigenze.

È indicato preparare un documento o utilizzare software specifici per la pianificazione delle vacanze. In questo modo potrai

• Raccogliere le opinioni di tutti con largo anticipo
• Evidenziare quali sono i periodi favorevoli per chiudere l’azienda
• Verificare in anticipo chi ha già maturato le ferie.

Così facendo hai la certezza di aver rispettato l’obbligo sancito dall’articolo 2109 del Codice civile.

L’articolo evidenzia che è un tuo diritto stabilire le ferie tenendo conto delle esigenze aziendali, ma anche obbliga a comunicare in anticipo il periodo in cui i lavoratori potranno godere delle ferie.

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Chiusura aziendale: quali norme rispettare   

Oltre a dover informare in anticipo riguardo la decisione di chiudere l’azienda, sia questa natalizia o estiva, ci sono altri aspetti da considerare.

Iniziamo esaminando di quali diritti godono i dipendenti.

Il primo articolo da considerare è il 36 della Costituzione, il quale sancisce che ogni lavoratore non può rinunciare al diritto di godere delle ferie annuali e retribuite.

Inoltre, il D.Lgs. 08/04/2003, n. 66, CAPO III, specifica che:

• Ogni anno i lavoratori devono godere delle ferie per un periodo non inferiore alle 4 settimane
• Il periodo non può essere sostituito con un’indennità
• I CCNL possono solo estendere i giorni di ferie.

Esistono tre diversi periodi di ferie di cui necessariamente dovrai tenere conto prima della chiusura aziendale:

• I tuoi dipendenti dovranno godere di un periodo di ferie di almeno due settimane durante l’anno stesso in cui sono state maturate.
• Il secondo periodo di due settimane dev’essere fruito entro 18 mesi dal periodo in cui sono state maturate.
• Talvolta il CCNL può prevedere un terzo periodo di ferie che i dipendenti possono usufruire in maniera frazionata, previa comunicazione.

È bene inoltre sapere che i tuoi dipendenti spesso maturano le ferie anche in caso di assenza. In particolare, le ferie maturano durante:

• I congedi di maternità o paternità
• Il congedo matrimoniale
• In caso d’infortunio o malattia
• Lo svolgimento di incarichi ai seggi elettorali.

👉 Leggi questo articolo sulle ferie matrimoniali.

Chiusura aziendale e ferie non maturate

Un caso molto comune che potresti affrontare prima della chiusura aziendale si presenta quando alcuni dipendenti non dispongono di sufficienti giorni di ferie maturate per coprire il periodo.

Questo scenario si verifica quando, ad esempio, hai da poco assunto nuovi dipendenti.

Cosa fare in questo caso? Le possibilità sono due.

• Retribuire i dipendenti solo i giorni residui
• Retribuire l’intero periodo.

Nel secondo caso il dipendente matura le cosiddette ferie in negativo, dei giorni cioè già retribuiti, di cui ha già goduto. Le ferie in negativo devono poi essere recuperate nei mesi successivi.

👉 Sai come funzionano tassazione e pagamento delle ferie non godute? Consulta questa guida per capire meglio il tema.

Chiusura aziendale per ferie e permessi

Gli aspetti da considerare non finiscono qui. Oltre ad accertarti che ogni lavoratore, prima di chiudere l’attività, disponga effettivamente dei giorni di ferie, dovresti considerare altri scenari.

Ad esempio, cosa succede in caso di maternità, malattia, permessi concessi dalla legge 104 o se hai alcuni o tutti i lavoratori in cassa integrazione?

Malattia

Come anticipato, la malattia permette al lavoratore di assentarsi dal lavoro.

Durante questo periodo, egli maturerà comunque le ferie. In caso di malattia possono presentarsi due scenari.

• Il lavoratore è in malattia durante il periodo di chiusura aziendale

In questo caso, pur restando a casa, il dipendente matura giorni di ferie non goduti. Il lavoratore così, previo accordo, godrà dei giorni di ferie in futuro.

• Il lavoratore è in malattia prima delle ferie

Anche in questo caso, il diritto a godere delle ferie rimane. Dopo che il lavoratore sarà guarito, potrà godere dei giorni spettanti.

Maternità

I cinque mesi di maternità previsti per le donne lavoratrici non sono considerati come giorni di ferie. 

Pertanto, al rientro dalla maternità, la lavoratrice deve godere ugualmente delle 4 settimane di ferie previste dalla legge.

Congedo parentale

Diversamente, in caso di congedo parentale il nostro ordinamento considera tale periodo come un’astensione facoltativa. 

Di conseguenza il lavoratore o la lavoratrice non maturano ferie. Tuttavia, il lavoratore matura ugualmente le ferie se durante il mese risulta presente al lavoro per almeno 15 giorni lavorativi.  

Legge 104

Alcuni lavoratori potrebbero usufruire dei permessi per la legge 104. Quando le ferie coincidono con uno o più giorni in cui il dipendente deve occuparsi dell’assistenza a un familiare in stato di disabilità, allora il giorno non rientra tra le ferie. 

Di conseguenza, dovrai garantire il recupero del o dei giorni persi in futuro.   

Cassa integrazione

Chiusura aziendale per ferie e cassa integrazione è un tema spinoso da considerare.

In questo caso, bisogna fare due distinzioni.

Se alcuni dei tuoi lavoratori sono in totale cassa integrazione allora non maturano giorni di ferie. Nel caso abbiano comunque dei giorni di ferie residui potranno goderne dopo essere tornati in attività.

Se invece i lavoratori sono in cassa integrazione parziale – riduzione dell’orario di lavoro, allora risultano assegnati i  medesimi giorni maturati in caso di lavoro a tempo pieno. Di conseguenza i lavoratori dispongono del medesimo numero di giorni per le ferie.

Chiusura aziendale per festività natalizie e in estate

Arrivati a questo punto hai tutte le informazioni di cui tener conto per elaborare un piano ferie correttamente e chiudere l’azienda durante il periodo natalizio e in estate.

Come abbiamo visto sono molti gli aspetti da considerare. Dal confronto con i dipendenti alla verifica delle ferie maturate già godute e quindi residue di ogni lavoratore.

In tal senso ricordiamo che per:

• Ferie dell’anno precedente s’intende l’ammontare di giorni maturati fino al 31 dicembre dell’anno precedente.
• Ferie maturate si fa riferimento al numero di giorni accumulati nell’anno corrente. Ad esempio, nel mese di giugno, il lavoratore avrà maturato le ferie a partire da gennaio dello stesso anno.
• Ferie godute sono l’insieme di giorni di riposo già richiesti e utilizzati dai dipendenti
• Ferie residue si riferiscono all’insieme di giorni di cui il lavoratore ha ancora diritto.

Ricordiamo inoltre l’importanza di calcolare eventuali giorni di ferie in negativo. Questi sono una sorta di debito che i lavoratori salderanno nei mesi successivi.

E infine, non meno importante, è bene tener sempre presente che le ferie sono un diritto e non possono essere compensate con il denaro. L’unica eccezione si presenta in caso di risoluzione del contratto di lavoro.

Come gestire la chiusura aziendale

Più sono i dipendenti più la gestione della chiusura aziendale è complessa. Fortunatamente la tecnologia, con i suoi moderni software, oggi aiuta.

Utilizzare un software specifico per la gestione delle ferie e per la chiusura aziendale semplifica enormemente la gestione di tutti gli aspetti riportati in questo articolo.

In questo modo potrai evitare di commettere errori, grazie alla possibilità di:

• Creare piani ferie personalizzati per ogni dipendente
• Registrare le ferie maturate e le ferie residue
• Tenere sotto controllo i giorni di permesso fruiti dai lavoratori
•  Condividere le schede con i dipendenti e con il commercialista.

Conclusioni

Come abbiamo visto prima di andare in vacanza e chiudere per ferie estive o natalizie l’attività, bisogna mettere in conto molteplici aspetti.

Ogni lavoratore ha diverse esigenze e bisogna trovare il modo di farle coniugare con le esigenze dell’azienda.

Inoltre, la gestione dei permessi, dei giorni di ferie già maturati, delle eventuali maternità o dei periodi di malattia, possono rendere davvero complesso l’elaborazione di un piano ferie.

Utilizzare appositi software semplifica enormemente il lavoro, snellisce un’operazione che si presenta più volte all’anno e in definitiva permette a tutti di godere al meglio del periodo di meritato riposo.

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