Come funziona la gestione delle risorse umane in un’azienda? Quali sono il ruolo e l’importanza di un responsabile HR?
La gestione e l’organizzazione delle risorse umane svolgono un ruolo fondamentale nella creazione e nel mantenimento della motivazione lavorativa, della cultura aziendale e non solo. Una gestione delle risorse umane efficace è vitale per la crescita aziendale: definendo sistemi di gestione delle performance e piani di crescita e sviluppo professionale, i dipendenti sono più motivati, felici e coinvolti nel raggiungimento del successo aziendale.
La figura del responsabile HR aiuta lo sviluppo della cultura aziendale e di un clima lavorativo in cui i dipendenti possano sentirsi a proprio agio e messi nelle condizioni di dare il proprio meglio.
In questa guida completa sulla gestione delle risorse umane abbiamo cercato di mettere insieme le informazioni e gli elementi più importanti da tenere a mente, oltre a una serie di consigli e strategie utili per un gestione ottimale dei dipendenti.
- Di cosa si occupano i responsabili delle risorse umane
- Le funzioni più importanti nell’organizzazione e gestione delle risorse umane
- Gestione del personale: perché è importante
- Come migliorare l’organizzazione e la gestione delle risorse umane
- Gli errori da evitare nell’organizzazione e la gestione delle risorse umane
- Come Factorial può aiutare la tua gestione delle risorse umane
- Factorial ti supporta nella gestione delle Risorse Umane 🚀
Di cosa si occupano i responsabili delle risorse umane
Partiamo dalle basi. Qual è il significato di “risorse umane”?
Il risorse umane (in inglese Human Resources, spesso abbreviato in HR) indica tutto il personale aziendale.
L’organizzazione e la gestione delle risorse umane ha come focus principale il dipendente: la sua scelta, il suo sviluppo, la sua produttività, motivazione e crescita all’interno dell’azienda.
Ad occuparse sono figure specifiche: i responsabili HR. Questi lavoratori controllano tutta la sfera della gestione dei dipendenti non solo svolgendo attività amministrative come la generazione di contratti o la gestione delle buste paga, ma anche coltivandone il talento, ad esempio organizzando performance reviews, corsi di formazione o attraverso questionari di soddisfazione aziendale.
Le funzioni più importanti della gestione delle risorse umane
Ora che abbiamo definito con più precisione il fulcro dell’organizzazione e gestione delle risorse umane, andiamo a capire meglio quali sono le funzioni più importanti di un reparto HR.
Cosa fa un responsabile delle risorse umane?
Innanzitutto è necessario fare delle precisazioni. La gestione del personale dipendente può variare moltissimo in base al settore e alle dimensioni dimensioni di ogni azienda, in quanto le necessità organizzative sono chiaramente diverse.
Allo stesso modo, inoltre, la gestione delle risorse umane può essere affidata ad una o più persone. In alcuni casi viene gestita da un unico responsabile HR, mentre in altri vi sono veri e propri dipartimenti delle risorse umane con figure specializzate in ogni singola funzione.
Detto questo, ecco le principali funzioni aziendali nella gestione e organizzazione delle risorse umane.
Recruiting
Ragionando in ordine temporale nel processo di partecipazione di un dipendente, la gestione dei processi di recruiting è sicuramente il primo passo. I responsabili della selezione del personale (spesso definiti recruiter) devono occuparsi della ricerca e selezione dei migliori candidati per sopperire alle esigenze dell’azienda.
I processi di recruiting possono rivelarsi molto lunghi e complessi, ed è per questo che molte aziende decidono di affidarsi ad un software di selezione del personale, per poter gestire le assunzioni in maniera più efficiente ed organizzata.
Onboarding
Dopo il recruiting, anche la fase di onboarding è senz’altro fondamentale.
L’onboarding rappresenta tutto quell’insieme di processi messi in atto dai responsabili HR per far sì che il nuovo assunto cominci la sua esperienza nel miglior modo possibile. Questo include il necessario processo di adattamento al prodotto o servizio dell’azienda, al modus operandi e alle caratteristiche della nuova posizione ma anche l’adattamento sociale.
Gestione dello sviluppo personale e professionale
Uno dei pilastri della gestione delle risorse umane è la ricerca dei modi in cui è possibile creare ed aumentare il valore di un’azienda, attraverso le persone che ci lavorano.
Aggiungere valore significa aiutare i dipendenti nel loro sviluppo personale e professionale. Creare un piano di formazione e sviluppo dei dipendenti che si allinei anche agli obiettivi aziendali.
Parlando dell’uso della tecnologia, strumenti come corsi online, webinar e podcast forniscono possono essere incredibilmente utili per incoraggiare l’apprendimento autonomo e lo sviluppo di nuove competenze.
Gestione e valutazione delle performance
Ogni azienda ha la necessità, in una certa forma, di concentrarsi sulle performance del proprio personale. La gestione e la valutazione delle performance dovrebbe concentrarsi su come i dipendenti possono migliorarsi, incoraggiando i dipendenti a fissare obiettivi intelligenti.
È importante coinvolgere in modo positivo i dipendenti e fare in modo che siano in grado di vedere come i loro risultati contribuiscono al successo dell’azienda, mostrando dove, invece, potrebbero migliorare.
Tramite l’utilizzo di appositi software di valutazione del personale, si può condurre un controllo e una valutazione delle performance lavorative in maniera trasparente e basata su dati reali. Utilizzare un software aiuta i team ad allineare i loro obiettivi ai KPI previsti e facilita la comunicazione a livello aziendale tramite questionari, programmi specifici.
Gestione di stipendi e benefit aziendali nell’organizzazione e gestione delle risorse umane
I responsabili delle risorse umane sono responsabili anche della creazione di una strategia per la retribuzione e i benefit aziendali.
Un generoso programma di benefit può aiutare ad attrarre candidati eccellenti e a ridurre il ricambio dei dipendenti. I benefit sono anche una forma di ricompensa verso i dipendenti che,si sa, influenza positivamente la motivazione.
È anche responsabilità dei responsabili HR garantire che venga mantenuta una documentazione adeguata riguardo a stipendi e benefit. Questo aiuta a garantire la conformità e il rispetto della legge.
Gestione delle relazioni tra dipendenti e manager
Le relazioni tra dipendenti e manager sono forse uno degli elementi più critici nella gestione del personale.
I responsabili delle risorse umane hanno un ruolo chiave nel fornire consulenza e supporto ad entrambe le parti in questo ambito.
È importante che ci sia una comunicazione costante tra manager e dipendenti. I responsabili HR possono aiutare a migliorare la comunicazione e la gestione dei feedback parlando direttamente con dipendenti e manager e inviando questionari per la misurazione del clima aziendale.
Gestione di motivazione, coinvolgimento e soddisfazione del personale
Il coinvolgimento dei dipendenti rappresenta il livello di appartenenza che ogni lavoratore sente per l’azienda per cui lavora.
I responsabili HR hanno il compito di studiare soluzioni per mantenere coinvolti i dipendenti e creare un clima aziendale in cui il personale sente di essere ascoltato e compreso, per influire sui livelli di motivazione e produttività, e sui tassi di retention del personale e i tassi di assenteismo.
Gli HR possono creare strategie mirate come, ad esempio, programmi di formazione e sviluppo, che notoriamente creano una mentalità di crescita tra i dipendenti. Una cultura di feedback costante, inoltre, è molto importante. Incoraggiare manager e team a condividere costantemente e in maniera trasparente la propria opinione funziona.
Gestione del personale: perché è importante
La gestione delle risorse umane è una funzione molto importante in ogni organizzazione, che non sarebbero in grado di reclutare e trattenere efficacemente i talenti, di migliorare e potenziare l’organizzazione e di mantenere una cultura e un ambiente di lavoro sani senza l’apporto fondamentale dei responsabili HR.
La gestione delle risorse umane è tanto importante che molti la definiscono come il dipartimento cuore di un’azienda. Un’azienda non può essere di valore se le persone che ne fanno parte non sono di valore.
Un HR management strategico garantisce la competitività di un’azienda all’interno del proprio mercato di riferimento e allo stesso tempo nel mercato del lavoro per attrarre e mantenere i talenti.
Come migliorare l’organizzazione e la gestione delle risorse umane
Gestire tutte le differenti aree della gestione delle risorse umane non è di certo semplice. Ogni processo ha delle dinamiche particolari e necessita di una particolare attenzione da parte del responsabile di riferimento.
Nonostante questo, esistono dei metodi che ti possono permettere di rendere più efficiente la gestione del personale.
Ecco alcuni modi in cui puoi migliorare la tua gestione delle risorse umane:
- Digitalizza tutti i processi: La maggior parte dei processi HR possono essere digitalizzati. Dalla gestione documentale alla rilevazione delle presenze dei dipendenti, un software HR online al 100% può semplificarti la vita. Questo permetterà al tuo team di risorse umane di concentrarsi su ciò che conta davvero.
- Migliora il tuo employer branding: la tua reputazione aziendale è fondamentale per attrarre e mantenere sempre i migliori talenti disponibili sul mercato.
- Prenditi cura dei tuoi dipendenti: investi nella formazione, nello sviluppo e nella soddisfazione dei tuoi lavoratori. Non dimenticare che le persone fanno le aziende.
- Aggiornati costantemente: rimani aggiornato, iscriviti a newsletter e non perderti nessuna delle novità sul mondo HR che continuamente rivoluzionano il settore
Gli errori da evitare nell’organizzazione e la gestione delle risorse umane
Allo stesso modo in cui dovrai concentrarti sulle strategie disponibili da mettere in atto per migliorare la tua gestione delle risorse umane, dovrai fare attenzione ad alcune situazioni da evitare. Organizzare e gestire efficacemente il personale, come abbiamo detto, è un insieme di processi complesso, che spesso può portare a commettere errori di valutazione o negligenza.
Ecco i principali errori da evitare per una corretta gestione delle tue risorse umane:
- Creare annunci di lavoro poco chiari:
Bisogna sempre dedicare la giusta attenzione a descrivere in maniera chiara ed accurata la posizione che stanno offrendo, per attirare le persone giuste. Le tue job description dovrebbero includere le competenze, il tipo di formazione ed esperienza richieste, l’elenco dei principali compiti che verranno svolti e le aspettative riguardo al ruolo. Per mantenere tutto sotto controllo, una checklist per il recruiting, può esserti d’aiuto. - Assumere persone non adatte al lavoro:
Nel processo di selezione del personale, assumere la persona sbagliata è costoso. Abuso di fiducia nei propri contatti, budget di assunzione inadeguati e negligenza nell’analisi dei candidati possono portare molte aziende ad assumere le persone sbagliate per il tipo di lavoro che stanno offrendo. - Dare poca importanza ad onboarding e formazione:
Dedicare il tempo necessario all’integrazione e alla formazione dei tuoi dipendenti è un investimento utile e prezioso per il futuro della tua azienda. Non aiutare i dipendenti a migliorare le loro competenze, migliorando così risultati aziendali sarebbe un vero autogol. - Dare poca importanza alla privacy e alla gestione delle informazioni nell’organizzazione delle risorse umane:
Il rispetto della privacy e della sicurezza delle informazioni aziendali dovrebbe essere una delle priorità per ogni responsabile delle risorse umane. La chiave per gestire la privacy e la comunicazione di informazioni confidenziali in maniera professionale è avere delle policy molto rigide riguardo sulla condivisione di dati. Le politiche sulla privacy devono essere ufficiali e messe a conoscenza di tutto il personale. - Non affrontare o documentare problemi di performance:
Se hai riscontrato problemi legati alla performance dei dipendenti, non ignorarli sperando che se ne vadano da soli. Implementa un processo di performance management legato ad un piano di people engagement per il dipendente in modo che si senta supportato e capisca come può migliorare. Gestisci sempre correttamente i documenti legati alle performance review e metti tutto per iscritto.
Come Factorial può aiutare la tua gestione delle risorse umane
In vari punti all’interno di questa guida all’organizzazione e gestione delle risorse umane ci siamo soffermati sull’importanza di affidarsi ad un software. L’utilizzo della tecnologia (soprattutto sotto forma di uno strumento specificatamente pensato per la gestione HR) è fondamentale. Pensare di poter gestire manualmente o, ancora peggio, mentalmente tutti gli elementi che compongono questo ambito, i dettagli da ricordare, le scadenze, le normative e le necessità dei dipendenti è pura follia. Per questo, la soluzione migliore per ogni responsabile delle risorse umane è affidarsi ad un gestionale HR.
Un software HR rappresenta una soluzione tutto in uno che permette a manager, recruiter, HR specialist e imprenditori di gestire in maniera centralizzata i propri dipendenti e tutti i processi legati all’organizzazione delle risorse umane. I principali benefici includono:
- Minori costi di amministrazione e gestione semplificata
- Rilevazione delle presenze automatizzata
- Processi di selezione più veloci e monitorabili
- Migliore gestione di ferie, permessi e assenze
- Panoramica completa su documentazione e dati dei dipendenti
- Gestione semplificata di performance management e formazione
Factorial è un gestionale HR completo, online al 100% e facile da usare pensato per soddisfare tutte le esigenze di gestione di piccole e medie imprese. Potrai gestire tutti i tuoi processi HR da un unico posto in maniera centralizzata grazie alle sue numerose funzionalità. Con il software di gestione delle risorse umane di Factorial potrai:
- Gestire ferie, permessi e assenze da un unico calendario
- Controllare e registrare presenze, turni e orari dei dipendenti
- Gestire, modificare e archiviare le tue buste paga in pochi click
- Inviare, firmare digitalmente e archiviare i tuoi documenti aziendali
- Avere una panoramica completa sui tuoi processi di selezione
- Organizzare in maniera efficiente l’onboarding dei dipendenti
- Valutare le performance dei dipendenti in modo chiaro ed efficiente
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