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Come scegliere il software gestionale HR per la tua azienda

Quando un’azienda si espande, tutto sembra aumentare di dimensioni: il budget, il numero dei dipendenti e con esso i compiti del reparto delle risorse umane. A poco a poco, il lavoro di gestione delle persone all’interno dell’azienda inizia ad accumularsi. Anche quei compiti apparentemente semplici richiedono una dedizione che molte volte non possiamo assumerci. Ciò significa che è tempo di optare per il software gestionale HR per migliorare i processi aziendali.

Con la crescita del proprio business e la digitalizzazione in atto, tutto ci porta ad adottare nuove strategie per affrontare i compiti che corrispondono alla gestione dei talenti in azienda. Una di queste strategie è scegliere un software gestionale per le risorse umane che serva a snellire i nostri processi quotidiani.

Affinché tu sappia come prendere la decisione giusta quando scegli un programma di gestione aziendale, controlla cosa abbiamo da dirti da Factorial:

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Cos’è un software gestionale per le risorse umane?

Un software di gestione delle risorse umane ti consente di semplificare tutto ciò che sembra richiedere un’eternità: dalla rilevazione presenze e della gestione dei turni, all’assunzione di nuovi dipendenti, alla performance management e persino all’aggiornamento dei dati dei lavoratori.

Esistono molti software aziendali. Possiamo trovarne, infatti, uno per ogni reparto dell’azienda. Tra questi spicca quello destinato all’area risorse umane. Quale vantaggio può offrire questo tipo di strumento HR? In realtà, il vantaggio non è solo uno, ma sono molti. Ma se dovessimo riassumere in una sola riga cosa fa un software per le risorse umane, diremmo che ci permette di automatizzare i processi dell’area risorse umane.

Prima dell’arrivo di queste applicazioni per la gestione dei talenti, i manager di questi dipartimenti dovevano passare ore a compilare moduli e cercare informazioni in montagne di carta. La tecnologia è venuta a salvarli, offrendo in un unico strumento l’accesso e l’amministrazione di tutti i dati nella loro area in un ambiente totalmente digitale.

Questo è, ovviamente, uno dei principali vantaggi del software gestionale HR. Semplifica le attività quotidiane, ottimizzando i tempi e producendo un miglioramento tangibile nella gestione dell’area.

👉  Se sei una startup e stai cercando di risparmiare nella gestione delle attività amministrative potrebbe interessarti questo articolo in cui parliamo di software per startup per la gestione delle risorse umane.

Tipi di software gestionale per la gestione dei talenti 

A questo punto dobbiamo fare una distinzione fondamentale, perché si tratta di un aspetto essenziale nella scelta del software HR.

Da un lato, possiamo trovare strumenti che offrono una soluzione a problemi specifici del reparto. Ad esempio, il software per la gestione dei documenti consente, tra le altre cose, di organizzare e centralizzare tutti i documenti relativi al dipartimento, come buste paga, contratti e assenze per malattia, tra gli altri.

Esistono molte opzioni di questo tipo e il loro grande vantaggio è che consentono alle aziende di scegliere un supporto per coprire un’esigenza specifica nell’area delle risorse umane.

Possiamo quindi trovare soluzioni complete che ci permettano di coprire tutte o molte delle esigenze che quotidianamente devono essere affrontate nella gestione del personale aziendale. Tra questi, ci sono due tipi di software per le risorse umane:

  • Applicazioni informatiche per la gestione delle risorse umane. Si tratta di software che richiedono il download e l’installazione su un dispositivo. Sono programmi fisici a cui è possibile accedere solo sui computer in cui sono installati.
  • Software di gestione dei talenti nel cloud. È una soluzione online che non necessita di installazione, ovvero è accessibile da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e luogo in cui si trova l’utente.

Scegliere un software per digitalizzare un’azienda implica innanzitutto sapere quale tipo di opzione si adatta meglio alle esigenze dell’azienda. Per fare ciò, è essenziale essere consapevoli di quali sono le necessità dell’azienda.

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Cosa dovresti sapere quando scegli un software gestionale per le risorse umane

La scelta del software gestionale HR può essere una sfida per qualsiasi azienda. Questo può diventare una difficoltà, soprattutto se non sappiamo con certezza cosa vogliamo migliorare.

Per non correre il rischio di scegliere una piattaforma o una soluzione che, in definitiva, non risolve le esigenze del reparto risorse umane della nostra azienda, ti diamo alcuni suggerimenti sul software gestionale hr.

Una cattiva decisione in questo senso ha ripercussioni negative in termini di tempo e denaro, quindi è necessario conoscere in dettaglio quanto segue:

Quali sono le principali problematiche nella gestione dei talenti?

Forse trascorriamo troppo tempo a preparare moduli e firmare i documenti. Forse, ogni mese si verificano le stesse complicazioni quando si carica manualmente ogni busta paga nel sistema. Oppure potrebbe verificarsi un enorme pasticcio con la registrazione dell’orario di lavoro di ciascun dipendente. Di qualsiasi cosa si tratti, i problemi sono all’ordine del giorno.

Tuttavia, non avere il controllo su questi problemi e non sapere in quali attività specifiche si verificano è una complicazione ancora maggiore. Soprattutto se quello che stiamo cercando è trovare il giusto software per le risorse umane per la nostra azienda.

Per prendere una decisione migliore, quindi, è necessario identificare con precisione quali problemi stanno causando la maggiore frustrazione nel nostro dipartimento delle risorse umane. In questo modo, possiamo concentrarci sulle aree che potrebbero necessitare di miglioramento e definire il tipo di strumento di cui abbiamo veramente bisogno.

Quali compiti consumano il nostro tempo e potrebbero essere eliminati o ridotti?

Questa domanda si concentra su una delle risorse più preziose all’interno del dipartimento di gestione dei talenti: il tempo. Trascorriamo regolarmente il nostro tempo in attività che potremmo eliminare o almeno ridurre al minimo?

L’obiettivo è identificare quelle attività e cercare un software che ci consenta di eliminarle quando possibile, ad esempio attraverso l’automazione; Oppure ridurli snellendo i processi.

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Quali sono le esigenze critiche dell’area risorse umane?

L’obiettivo della scelta del software gestionale HR è quello di risolvere i problemi che costano all’azienda più tempo e denaro. Ciò si è aggiunto al miglioramento della gestione dei talenti, per migliorare il benessere dei dipendenti.

Ma tutte le aziende hanno punti critici in cui si verificano delle complicazioni. Non tutte le aziende hanno gli stessi compiti. Ad esempio, in alcuni casi, sarà il reclutamento e la selezione del personale. Quindi, la tua ricerca di un software HR dovrà tenere in considerazione questo punto per decidere fra i vari a strumenti che sono a disposizione sul mercato.

È importante dedicare del tempo per identificare in dettaglio questi punti critici e poi sì, andare alla ricerca del software gestionale per le risorse umane ideale per la nostra azienda.

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Funzionalità che non possono mancare nel software gestionale per le risorse umane

Cosa dovremmo cercare nel software di gestione delle risorse umane? Chiaramente, ciò dipenderà da ciascuna azienda e dalle sue esigenze, come abbiamo visto prima. Ma se sappiamo già di cosa ha bisogno l’azienda, è tempo di considerare le caratteristiche che ha il miglior software gestionale aziendale.

1- Gestione delle ferie e delle assenze con un software gestionale

Un buon software di gestione delle risorse umane dovrebbe offrire la capacità di automatizzare le attività. Immagina di non dover più cercare dipendente per dipendente per gestire ferie e assenze, poiché possono effettuare le richieste di assenza in automatico, in un’interfaccia online comoda e funzionale. E queste informazioni, sempre disponibili e aggiornate, ti vengono notificate rapidamente, affinché tu possa esaminarle e approvarle.

Ciò consente di risparmiare tempo ed elimina il fastidio di compilare moduli cartacei, che possono sempre essere persi o danneggiati. In altre parole, è anche una funzionalità che garantisce la sicurezza dei dati.

2- Rilevazione delle presenze e gestione dei turni

Uno dei modi per aumentare la produttività dei talenti è gestire in modo efficiente il controllo dell’orario di lavoro e il clock-in. In questo senso, i migliori software per le risorse umane consentono una rilevazione delle presenze su misura per ogni azienda.

È possibile, ad esempio, specificare l’orario dei dipendenti, controllare quali lavoratori rispettano l’orario di lavoro, mostrare ferie e assenze, selezionare un sistema di clock-in per ciascun lavoratore o aggiungere osservazioni ai turni di ciascun dipendente, tra le altre attività.

Questo tipo di funzionalità consente di avere un maggiore controllo in tempo reale e di apportare modifiche per aumentare la produttività. Aiutano anche a ridurre l’assenteismo.

3- Report e indicatori delle risorse umane

Avere a disposizione informazioni aggiornate è fondamentale per prendere decisioni accurate per l’azienda. È anche uno dei motivi per utilizzare un software gestionale per le aziende, poiché facilita l’accesso ai dati.

Nel caso di software risorse umane, la creazione di report HR dettagliati e personalizzati di ogni aspetto relativo al reparto risorse umane è un altro punto importante. Allo stesso modo, l’accesso in tempo reale a tutti i dati nell’area hr è fondamentale per il processo decisionale e la pianificazione quotidiana.

4- Gestione dei documenti

Indipendentemente dalle loro dimensioni, tutte le aziende elaborano grandi quantità di documenti: contratti, buste paga, calendari, licenziamenti, assunzioni ecc. Il problema è che per il reparto risorse umane la gestione documentale è solo uno dei tanti compiti da svolgere.

Per questo motivo è fondamentale che il software che scegliamo ci consenta di snellire la gestione dei documenti. Alcuni problemi a cui dobbiamo dare la priorità:

  • Centralizzazione dei documenti dei dipendenti in un unico posto.
  • Possibilità di condividere documenti con i dipendenti.
  • Creazione di flussi di approvazione automatici per i documenti.
  • Configurazione delle autorizzazioni dei documenti per manager e dipendenti.
  • La protezione di tutte quelle informazioni.

5- Firma elettronica

La stampa e la scansione di documenti sono un ricordo del passato. Si spreca molto tempo e questo potrebbe essere utilizzato per altre attività più importanti. Partiamo dal presupposto che tu non voglia che i tuoi dipendenti perdano tempo. Per questo, un’altra delle funzionalità che non può mancare nel software HR che scegli è, appunto, la firma digitale (o elettronica) dei documenti.

Con questo strumento puoi dimenticare la carta e richiedere la firma elettronica di uno o più dipendenti per tutti i documenti di cui hai bisogno.

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6- Variazione sulle buste paga

Un altro dei compiti chiave a carico dei responsabili delle risorse umane è la gestione delle buste paga online dei dipendenti. In questo senso, tra le questioni da gestire possiamo trovare variazioni sui salari.

Molto utili sono gli strumenti che consentono di gestire e condividere i cambiamenti e le variazioni che interessano ogni mese la busta paga dei dipendenti. Questi aiutano ad automatizzare la gestione di variabili, assunzioni, licenziamenti, congedi medici e aggiornamenti. La parte migliore: tutto è centralizzato in un unico posto.

7- Portale dei dipendenti

Con il benessere dei dipendenti come obiettivo principale, i dipartimenti delle risorse umane sono in continua trasformazione. Molto utile è la ricerca di strumenti che permettano loro di gestire in modo ottimale tutte le informazioni riguardanti il ​​proprio organico. Pertanto, il software HR che offre la possibilità di creare un portale del lavoratore è una potente soluzione da tenere in considerazione.

È uno spazio unico per ogni lavoratore. Da lì è possibile gestire tutte le informazioni di un dipendente: dati personali, documenti, ferie e assenze, e altri ancora.

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8- App mobile per le risorse umane

E se potessimo gestire tutto questo da un’app mobile? Questa è un’altra delle funzionalità offerte dal miglior software gestionale cloud per le risorse umane. Si tratta della possibilità di accedere alle principali funzioni che lo strumento offre dal cellulare, per poter gestire le informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

9- Reclutamento e selezione del personale (ATS)

Immagina una soluzione che ti permetta di migliorare il tuo Employer Branding in pochi minuti. Un buon software per le risorse umane dovrebbe considerare anche questo aspetto e includere qualche soluzione per migliorare i processi di recruiting e selezione del personale, attirando più candidati.

Ma non è tutto, la cosa migliore di questo tipo di strumento HR è che ti consente di raccogliere dati in un unico posto. Quindi, quando il candidato diventa un dipendente, non è necessario duplicare informazioni o processi, perché tutto viene aggiornato grazie alle funzionalità del software gestionale.

10- Piano di accoglienza dei dipendenti

Virtuale, da remoto e senza la necessità di utilizzare risorse fisiche, il software per le risorse umane che ha un piano di onboarding (e offboarding) dei dipendenti è un’ottima opzione, non solo per abbreviare le scadenze, ma per adattarsi alla nuova normalità.

Con la funzionalità del piano di accoglienza dei dipendenti o onboarding, è possibile programmare la prima giornata di lavoro dei lavoratori che entrano a far parte del personale aziendale, organizzare i loro compiti, spiegare le loro nuove funzioni e immergerli nella cultura e nei valori dell’azienda .

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Il software perfetto esiste ed è quello che meglio si adatta alle esigenze e ai problemi di ogni azienda. Possiamo affermare che tutte le funzionalità che menzioniamo in questa guida esistono davvero, perché le sviluppiamo e le implementiamo nel nostro software di gestione e amministrazione del capitale umano.

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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